Projektplanung: Der Projektstrukturplan am Beispiel der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements

Inhaltsverzeichnis

1. Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

2. Der Projektstrukturplan als Instrument der Projektplanung
2.1 Einordnung in die Projektmanagementphasen
2.2 Aufbau des Projektstrukturplans
2.3 Zweck und Funktion des Projektstrukturplans

3. Entwurf eines Projektstrukturplans
3.1 Vorgehen
3.2 Darstellung Projektstrukturplan „Digitales Dokumentenmanagement“

4. Fazit

Quellenverzeichnis

Anlagen

Hinweise

In der vorliegenden Arbeit erfolgt die Quellenangabe in Fußnoten als Kurzbeleg. Im Quellenverzeichnis wird der Vollbeleg ausgewiesen.

Zur besseren Lesbarkeit wird die männliche Schreibweise verwendet. Soweit nicht explizit ausgewiesen, ist in dieser Schreibweise sowohl die männliche als auch die weibliche Form gemeint.

Verwendete Abkürzungen gelten sowohl für die Verwendung in der Einzahl als auch in der Mehrzahl.

Das gewählte Praxisprojekt orientiert sich an einem realen Projekt einer mittelgroßen Kommune in Deutschland. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wurde in dieser Hausarbeit der Name der Kommune abgeändert und als Bezeichnung „Stadt X“ gewählt.

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Phasenmodell Projektmanagement

Abb. 2: Aufbau Projektstrukturplan

Abb. 3: Nutzenaspekte des Projektstrukturplans

Abb. 4: Übersicht Teilprojekte des Projektstrukturplans

Abb. 5: Teilprojekt „Organisation/Personal“

Abb. 6: Teilprojekt „Software“

Abb. 7: Teilprojekt „Hardware“

Abb. 8: Teilprojekt „Schulungen“

1. Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

Das Projektmanagement gewinnt in den letzten Jahren in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeutung.^[1] Es gilt Projekte zeitig und detailliert zu planen, denn von der Projektplanung kann das Gelingen oder Scheitern des Vorhabens abhängen.^[2]

Im Rahmen dieser Hausarbeit soll die Projektplanung näher betrachtet und anhand eines Praxisbeispiels – der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements in der Stadt X - angewendet werden. Nähere Informationen zur Ausgangslage sind der Anlage zu entnehmen.^[3]

Die gesamte Planung eines Projektes wird in Projektplänen dokumentiert.^[4] Der Thementeil der Verfasserin beschränkt sich auf den Projektstrukturplan (PSP). Die vorliegende Arbeit dient dazu, die Bedeutung des PSP als Planungsinstrument zu untersuchen und einen Strukturplan für das Praxisprojekt zu entwickeln. Dabei wird lediglich das Ergebnis dargestellt. Auf die einzelnen Arbeitsschritte zur Erstellung des PSP wird nicht eingegangen.

Der Aufbau der vorliegenden Hausarbeit ist zielorientiert und untergliedert die Arbeit in vier Kapitel. Im Hauptteil wird zunächst ein theoretischer Bezugsrahmen zur Thematik hergestellt. Dazu wird der PSP als Instrument der Projektplanung vorgestellt. Der Strukturplan wird in das Phasenmodell des Projektmanagements eingeordnet, dessen Aufbau sowie Zweck und Funktion dargelegt. Im Praxisteil dieser Arbeit wird aufgezeigt, wie ein potentieller PSP für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für den Bereich Finanzwesen zur Belegarchivierung aussehen kann. Abschließend werden die wesentlichen Erkenntnisse rückblickend reflektiert und ein Fazit gezogen.

2. Der Projektstrukturplan als Instrument der Projektplanung

In diesem Kapitel wird der PSP in die Projektmanagementphasen eingeordnet und damit eine notwendige Eingrenzung vorgenommen. Weiterhin werden Aufbau, Zweck und Funktion des PSP erläutert.

2.1 Einordnung in die Projektmanagementphasen

Projekte verlaufen grundsätzlich in mehreren Phasen. Daraus werden verschiedene Phasenmodelle für die Projektarbeit abgeleitet. Diese unterscheiden sich im Wesentlichen in der Unterteilung der Stufen, jedoch nicht im Vorgehensprinzip.^[5] Demnach kann ein Grundmodell, wie in Abb. 1 dargestellt, aussehen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Phasenmodell Projektmanagement^[6]

Im Phasenmodell wird zwischen der Grobplanung in der Definitionsphase und der Feinplanung in der eigentlichen Planungsphase unterschieden. Der PSP wird diesen Phasen in der Literatur unterschiedlich zugeordnet.^[7] Im Rahmen dieser Arbeit wird ausschließlich die Projektplanung in der Definitionsphase des Projektes betrachtet.

Der PSP stellt den zentralen Schritt der Projektplanung dar.^[8] Nach der DIN 69901-5:2009-01 wird der PSP als die „vollständige hierarchische Darstellung aller [Projektaufgaben] […] als Diagramm oder Liste"^[9] definiert. Demnach ist der PSP ein Instrument, mit dem die Aufgaben zur Erreichung der definierten Projektziele in übersichtlicher Form dargestellt werden. Das Gesamtprojekt wird dabei in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben unterteilt.^[10] Ziel ist die Zusammenstellung planungsrelevanter Informationen, die so fundiert und realistisch sind, dass sie als Basis für die weitere Projektarbeit tauglich sind.^[11]

Auf die Struktur des PSP wird im nächsten Abschnitt näher eingegangen.

2.2 Aufbau des Projektstrukturplans

Im PSP sind die geplanten Projektaufgaben hierarchisch angeordnet. Der Projektgegenstand wird somit in kleinere überschaubare Einzelteile zerlegt.^[12] Die Gliederungstiefe ist situativ in Abhängigkeit von der Komplexität und Größe des Projektes festzulegen.^[13] Entsprechend weichen die Angaben über die Anzahl und Bezeichnungen der Ebenen in der Literatur voneinander ab. In der Praxis hat sich die Strukturierung auf maximal vier Ebenen bewährt.^[14] Schließlich gliedert sich der klassische Aufbau eines PSP in die Gesamtprojektaufgabe, Teilprojekte, Aufgabenbereiche und Arbeitspakete (AP).^[15]

Es stehen unterschiedliche Möglichkeiten der Darstellung zur Verfügung. Die am häufigsten gewählte Form ist, wie in Abb. 2 dargestellt, das Baumdiagramm, alternativ die Listendarstellung.^[16]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Aufbau Projektstrukturplan^[17]

Bei der Erstellung eines Strukturplans stehen verschiedene Verfahrens- und Strukturierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Strukturierung des Projektes kann nach dem Top-down- oder Bottom-up-Verfahren erfolgen.^[18] Optimal ist eine Mischform aus beiden Methoden.^[19] Weiterhin kann ein PSP nach folgenden Prinzipien aufgebaut werden:^[20]

- objektorientiert
- funktions-/verrichtungsorientiert
- phasen-/ablauforientiert

Auch hier findet in der Praxis häufig eine Mischform aus mehreren Gliederungsprinzipien Anwendung.^[21] Dies ist empfehlenswert, da so die vollständige Erfassung sämtlicher zu erledigender Tätigkeiten gewährleistet wird.^[22] Es gibt nicht die eine richtige Projektstrukturierung, sodass individuell darüber zu entscheiden ist, in welcher Logik ein PSP erstellt wird.^[23]

Nähere Erläuterungen zu den genannten Strukturierungsverfahren und -prinzipien können der zitierten Literatur entnommen werden. Im nächsten Abschnitt werden der Zweck und die Funktion des PSP erläutert.

2.3 Zweck und Funktion des Projektstrukturplans

In der Praxis hat es sich bewährt mit dem PSP zu arbeiten. Dieser fasst den Projektinhalt zusammen und legt fest, welche Aufgaben zu erledigen sind.^[24] Mit dem PSP wird das Projekt überschaubar strukturiert und die einzelnen Aufgaben voneinander abgegrenzt.^[25] Er liefert nicht nur einen Überblick über alle zur Zielerreichung notwendigen Bestandteile des Projektes, sondern stellt auch die Beziehungen zwischen diesen dar.^[26] Damit wird eine Transparenz über das Projekt und damit auch gegenüber allen Projektbeteiligten geschaffen.^[27]

Weiterhin ermöglicht der Strukturplan die Übertragung von Projektaufgaben an einzelne Projektteammitglieder.^[28] Zudem sorgt er als Koordinations- und Orientierungssystem dafür, dass das Projektziel kontinuierlich im Blick gehalten wird und auf erkannte Abweichungen reagiert werden kann.^[29] Darüber hinaus wird der PSP als Kommunikationsinstrument des Projektmanagements genutzt. In dieser Funktion schafft er Klarheit für alle Projektbeteiligten über den Projektinhalt.^[30]

In Abb. 3 sind die wesentlichen Nutzenaspekte des PSP zusammengefasst.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Nutzenaspekte des Projektstrukturplans^[31]

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass der PSP Auskunft darüber gibt, was im Rahmen eines Projektes alles zu tun ist.^[32] Damit ist der Strukturplan die Basis für weitere Planungsschritte im Projektmanagement wie z. B. die Ablauf- und Terminplanung, Kostenplanung und Ressourceneinsatzplanung.^[33]

Im nächsten Kapitel werden die theoretischen Erkenntnisse auf das Praxisprojekt übertragen und angewendet.

3. Entwurf eines Projektstrukturplans

In diesem Kapitel wird für das Praxisprojekt „Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements“ im Bereich Finanzwesen zur Belegarchivierung bei der Stadt X ein potenzieller PSP entworfen. Zunächst wird das Vorgehen bei der Erstellung des PSP beschrieben. Anschließend wird der PSP-Entwurf für das Praxisprojekt erläutert.

Die folgenden Ausführungen basieren auf eigenen Überlegungen der Verfasserin.

3.1 Vorgehen

Zur Erstellung des PSP wurde das Baumdiagramm gewählt. Daneben wurde eine Listendarstellung angefertigt, die bedeutsame Zusatzinformationen liefert. Zudem kann der PSP später einfacher um die Daten aus anderen Projektplänen erweitert werden. Die Gesamtansicht des Strukturplans in beiden Darstellungsformen ist in der Anlage beigefügt.^[34]

Mithilfe eines Brainstormings wurden alle denkbaren Elemente gesammelt und anschließend eine systematische Analyse der Aufgaben durchgeführt. Somit wurde eine Kombination aus den beiden Verfahrensmöglichkeiten - Bottom-up- und Top-down - gewählt.^[35] Bei der Strukturierung des PSP wurde auch ein gemischtorientierter Ansatz angewendet. Auf der zweiten und dritten Ebene zeigt der PSP eine objektorientierte Untergliederung des Projektgegenstandes. Auf der vierten Ebene hingegen werden die Aufgaben zur Erreichung der Projektziele funktionsorientiert dargestellt.^[36] Durch die verschiedenen Sichtweisen auf die Aktivitäten wird eine vollständige Erfassung aller Projektaufgaben gewährleistet.^[37]

Der Aufbau ist klassisch hierarchisch und umfasst vier Gliederungsebenen. Die Gliederungstiefe orientiert sich an der Komplexität und Größe des Projektes sowie an den durch die Auftrag gebende Stadtverwaltung festgelegten Zielen und vorgegebenen Rahmenbedingungen.

Im nächsten Abschnitt wird der PSP für das Projekt „Digitales Dokumentenmanagement“ mit seinen einzelnen Bestandteilen dargelegt.

3.2 Darstellung Projektstrukturplan „Digitales Dokumentenmanagement“

Auf der obersten Ebene des PSP steht der Projektgegenstand, welcher im vorliegenden Praxisprojekt „Digitales Dokumentenmanagement“ lautet. Auf der gleichen Ebene ist in einer Art Koordinationsarbeitspaket das „Projektmanagement“ als Querschnittsaufgabe im PSP aufgeführt. Es wird eigenständig dargestellt, damit der notwendige Aufwand hierfür nicht untergeht.^[38] Es beinhaltet verschiedene projektübergreifende Maßnahmen wie z. B. Projektorganisation, Akzeptanzmanagement, Projektmarketing und die Projektgenehmigung.

Das DMS-Projekt wurde in mehrere Teilprojekte untergliedert. Diese sind gemeinsam mit dem Projektgegenstand und Koordinationsarbeitspaket in Abb. 4 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Übersicht Teilprojekte des Projektstrukturplans^[39]

Ein Teilprojekt lautet „Organisation/Personal“. Dieses wurde wiederum in zwei Aufgabenbereiche zerlegt: Personalmanagement und Organisationsmanagement. Das Teilprojekt wird mit seinen Aufgabenbereichen und AP in Abb. 5 auf der folgenden Seite dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5: Teilprojekt „Organisation/Personal“^[40]

Der Aufgabenbereich „Personalmanagement“ umfasst die AP Personalplanung, Benennung von Verantwortlichen sowie das Schaffen eines verwaltungsweiten Grundverständnisses über das DMS-Projekt. Das „Organisationsmanagement“ stellt einen weiteren Aufgabenbereich dar. Es gilt in diesem Zusammenhang zunächst die neue Organisation mit einem digitalen Dokumentenmanagement zu entwickeln, anschließend darüber zu entscheiden und letztlich umzusetzen. Darüber hinaus sind Organisationsanpassungen des laufenden Betriebes vorzunehmen. Nicht zuletzt müssen die räumlichen Kapazitäten geklärt und zur Verfügung gestellt werden.

Im Teilprojekt „Software“ wird deren Auswahl und Implementierung organisiert sowie die Schnittstellenproblematik gelöst. In Abb. 6 sind die Aufgabenbereiche mit den dazugehörigen Aktivitäten dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6: Teilprojekt „Software“^[41]

Der Aufgabenbereich Softwareauswahl unterteilt sich in die AP Vorarbeiten, Ausschreibung und Durchführung. Zunächst müssen u. a. potenzielle Softwareanbieter eruiert und ein Pflichtenheft erarbeitet werden. Anschließend kann das Ausschreibungsverfahren durchgeführt werden. Auf dieser Basis ist letztendlich eine Entscheidung darüber zu treffen, welche Softwarelösung beschafft wird. Ist die effektivste und effizienteste Softwarelösung für die Stadtverwaltung ermittelt und erworben, kann mit der Implementierung fortgefahren werden. Diese stellt einen eigenen Aufgabenbereich mit sechs AP dar. Zunächst ist das Grundkonzept der neuen DMS-Software im Hinblick auf die Realisierungsmöglichkeiten im bestehenden Finanzprogramm abzustimmen. Danach sind die Bereitstellungszeitpunkte festzulegen. Es folgt die Installation mit einem anschließenden Test der Software zur Echtstartvorbereitung. Weiterhin wird ein Customizing zur kundenspezifischen Anpassung der Software durchgeführt. Bevor der Echtbetrieb gestartet werden kann, sollte zudem eine „Fehlerbeseitigung“ erfolgen. Als letzten Aufgabenbereich im Teilprojekt „Software“ wurden die „Schnittstellen“ definiert. Dieser wird als eigenständige Teilaufgabe ausgewiesen, da die Schnittstellenproblematik immer eine hohe Bedeutung bei IT-Projekten hat. Es gilt sicherzustellen, dass das bestehende Finanzprogramm und die DMS-Software untereinander kompatibel sind. Hierzu sind Schnittstellen einzurichten, zum einen für die automatisierte Datenübernahme und zum anderen, um Belege automatisch beim Buchungsvorgang mit abzuspeichern. Zuletzt beinhaltet ein AP Tätigkeiten zur Anpassung bestehender Schnittstellen.

Das dritte Teilprojekt „Hardware“ umfasst, wie in Abb. 7 dargestellt, die AP „Austausch Arbeitsplatz-Hardware“ und „Revisionssicheres Speichermedium“. Die alten Rechner an den betreffenden Arbeitsplätzen sind sukzessive gegen leistungsstärkere auszutauschen. Zudem ist es notwendig eine Langzeitsicherungslösung zur revisionssicheren Speicherung der Daten zu integrieren. Dazu sollte ein Speichermedium zum Einsatz kommen, das zertifiziert und erweiterbar ist. Dieses sollte bereits beim Test- und Echtbetrieb installiert sein, sodass die daraus resultierenden Ergebnisse für das Teilprojekt „Software“ zur Verfügung stehen und damit die IT-Anforderungen erfüllt sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 7: Teilprojekt „Hardware“^[42]

Das letzte Teilprojekt des DMS-Strukturplans sind, wie in Abb. 8 dargestellt, die „Schulungen“. Deren Gesamtkonzept muss auf die anderen Bereiche des PSP abgestimmt sein. Die gründliche Organisation der Schulungen ist damit Voraussetzung. Die AP des Aufgabenbereiches „Organisation“ stehen in einer engen Beziehung und Abhängigkeit zueinander. Am stärksten kommt dieses Verhältnis bei dem AP „Ermittlung Budget“ zum Ausdruck. Mit diesem AP kann erst dann begonnen werden, wenn der AP-Verantwortliche Informationen über das Schulungskonzept hat. Schließlich sind die Kosten abhängig von Kriterien, die in den „Vorgänger-AP“ festgelegt wurden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 8: Teilprojekt „Schulungen“^[43]

[...]

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^[1] Vgl. Schelle (2007), S. 20.

^[2] Vgl. Gächter (2015), S. 21; ebenso Drews et al. (2014), S. 152; ebenso Klein (2012), S. 73.

^[3] Siehe Anlage A 1, S. 19 f.

^[4] Vgl. Burghardt (2012), S. 364 f.

^[5] Vgl. Gächter (2015), S. 50.

^[6] Ebd.

^[7] Siehe u. a. Hemmrich/Harrant (2016), S. 18; Mayerhofer/Meyer (2007), S. 410 (Grobplanung); BMI (Hrsg.) (2012), S. 10 f. (Feinplanung).

^[8] Vgl. Patzak/Rattay (2014), S. 223; ebenso Pfetzing/Rohde (2009), S. 40 f.

^[9] Deutsches Institut für Normung e.V. (Hrsg.) (2009).

^[10] Vgl. Sterrer (2014), S. 81.

^[11] Vgl. Der Bericht (2002), S. 282; sowie BMI (Hrsg.) (2012), S. 23.

^[12] Vgl. Möller/Dörrenberg (2003), S. 16; sowie Litke et al. (2012), S. 70; ebenso Pfetzing/Rohde (2009), S. 172, 220.

^[13] Vgl. Patzak/Rattay (2014), S. 224; sowie Möller/Dörrenberg (2003), S. 51; differenzierter Pfetzing/Rohde (2009), S. 226.

^[14] Vgl. Drews et al. (2014), S. 61.

^[15] Vgl. Pfetzing/Rohde (2009), S. 221, 226.

^[16] Vgl. Angermeier (2014), „o. S.“; ebenso Patzak/Rattay (2014), S. 227.

^[17] Eigene Darstellung.

^[18] Vgl. Bohinc (2010), S. 60 f.; sowie Drews et al. (2014), S. 442, 447 f.; sowie Schiersmann/Thiel (2000), S. 180 ff.

^[19] Vgl. Bruno (2009), S. 149.

^[20] Vgl. u. a. Pfetzing/Rohde (2009), S. 222 f.; sowie Drews et al. (2014), S. 62; sowie Burghardt (2012), S. 183 ff.

^[21] Vgl. Gächter (2015), S. 41; ebenso Burghardt (2012), S. 185.; ebenso Klein (2012), S. 78.

^[22] Vgl. Litke (2007), S. 92.

^[23] Vgl. Gächter (2015), S. 41; auch Patzak/Rattay (2014), S. 233.

^[24] Vgl. Internetmedien (Hrsg.) („o. J.“), „o. S.“.

^[25] Vgl. Drews et al. (2014), S. 61.

^[26] Vgl. BMI (Hrsg.) (2012), S. 24.

^[27] Vgl. Litke et al. (2012), S. 72.

^[28] Vgl. Bohinc (2010), S. 60 f.; ebenso Litke et al. (2012), S. 76; ebenso Gächter (2015), S. 40.

^[29] Vgl. Pfetzing/Rohde (2009), S. 34, 167; sowie Teunissen/Albayrak/Schreiber (2015), S. 37.

^[30] Vgl. Der Betrieb (2002), S. 282.

^[31] In Anlehnung an die in diesem Abschnitt zitierte Literatur.

^[32] Vgl. Patzak/Rattay (2014), S. 233; ebenso Gächter (2015), S. 40.

^[33] Vgl. u. a. Patzak/Rattay (2014), S. 234; auch Litke et al. (2012), S. 195.

^[34] Siehe Anlage A 2, S. 21 ff.

^[35] Siehe Pfetzing/Rohde (2009), S. 227; auch Patzak/Rattay (2014), S. 224.

^[36] Siehe Möller/Dörrenberg (2003), S. 51.

^[37] Vgl. Litke et al. (2012), S. 74.

^[38] Siehe Pfetzing/Rohde (2009), S. 221.

^[39] Eigene Darstellung.

^[40] Eigene Darstellung.

^[41] Eigene Darstellung.

^[42] Eigene Darstellung.

^[43] Eigene Darstellung.