Bearbeitung des Posteingangs

Gliederung

1 Ausgangssituation

2 Bezug der Ausbildungseinheit zur Ausbildungsordnung

3 Lernziele
3.1 Richtlernziel
3.2 Groblernziel
3.3 Feinlernziel
3.3.1 Kognitive Feinlernziele
3.3.2 Affektive Feinlernziele
3.3.3 Psychomotorische Feinlernziele

4 Arbeits- bzw. Unterweisungsmittel

5 Unterweisungsmethode
5.1 Begründung für die Wahl der 4-Stufen Methode
5.2 Erörterung der 4-Stufen-Methode
5.2.1 Stufe I: Vorbereitung
5.2.2 Stufe II: Vorführung/ Vorzeigen durch den Ausbilder
5.2.3 Stufe III: Nachahmung durch die Auszubildende
5.2.4 Stufe IV: Übung/Kontrolle

6 Arbeits- bzw. Unterweisungsablauf
6.1 Stufe I: Vorbereitung
6.2 Stufe II: Vorführung
6.3 Stufe III: Nachahmung
6.4 Stufe IV: Übung/Kontrolle

7 Lernerfolgskontrolle
7.1 Kontrollfragen
7.2 Zusammenfassung

1 Ausgangssituation

Die Auszubildende (15 Jahre) befindet sich im 1. Ausbildungsjahr zur Bürokauffrau. Für sie beginnt gerade die erste praktische Phase in ihrem Ausbildungsunternehmen xyz.

Nach abgeschlossener mittlerer Reife entschied sich die Auszubildende für den Ausbildungs-beruf „Bürokauffrau“. Trotz dem bisher nur recht kurzen Aufenthalt im Unternehmen konnten bereits folgende Inhalte vermittelt werden:

die Stellung des Unternehmens im Dienstleistungssektor,

Organisationsabläufe und Prozesszusammenhänge,

personelle Strukturen des Unternehmens,

Wording.

Die Auszubildende zeigte von Anfang an sehr großes Interesse im Bereich der Personal-dienstleistungen und kennt sich auf Grund dessen auch sehr gut mit Fachbegriffen und Abläufen aus diesem Bereich aus. Zudem vermittelt das Unternehmen xyz Auszubildenden Inhalte bezüglich des Dienstleistungssektors allgemein, als auch der Zeitarbeit und Personaldienstleistungen im speziellen. Es werden spezifische Informationen vermittelt, die das Wording und die Verhaltensweisen im Unternehmen betreffen. Eben genannte Details werden den Auszubildenden direkt am Anfang der Ausbildung in Semi-naren dargeboten und können so als Basis für den Weiterverlauf der Ausbildung dienen.

Die zu unterweisende Auszubildende zeigt großen Lernwillen und fällt durch ein hohes Maß an Engagement bereits seit dem ersten Tag positiv auf. Sie wirkt äußerst motiviert und

scheut sich nicht, bei Problemen Kollegen um Hilfe zu bitten.

Da sie erst seit wenigen Wochen ihren Aufgabenbereich in der Abteilung Marketing hat, gibt es viele neue Aufgaben, die es zu erlernen gilt. Oftmals ist es nötig, gerade täglich anfal-lende Arbeiten an einen Auszubildenden abzugeben, um als Führungsperson eigene Kapa-zitäten besser nutzen zu können. Ergo wird die Auszubildende im Folgenden lernen, wie bei einem Unternehmen xyz der tägliche Posteingang (im Marketing) zu bearbeiten ist.

2 Bezug der Ausbildungseinheit zur Ausbildungsordnung

Auszug aus der Ausbildungsordnung für Bürokaufleute:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Ausbildungsrahmenplan aus der Ausbildungsordnung für Bürokaufleute (siehe Anhang) führt unter dem Punkt 3 „Bürowirtschaft und Statistik“ den Teilbereich „Bürowirtschaftliche Abläufe“.

Dieser beinhaltet unter „Zu vermittelnde Fertigkeiten und Kenntnisse“ u. a. folgenden Punkt:

Posteingang bearbeiten, Postverteilung durchführen und Postausgang kostenbewusst bearbeiten.

3 Lernziele

Die Lernziele für die Auszubildende sind in Richt-, Grob- und Feinlernziele unterteilt.

3.1 Richtlernziel

Der Auszubildenden sind gemäß Ausbildungsordnung für Bürokaufleute bürowirtschaftliche Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln.

3.2 Groblernziel

Das Ziel der Unterweisung ist es, die Auszubildende zu befähigen den täglichen Posteingang selbständig und korrekt zu bearbeiten, so dass keine allgemeine Kontrolle durch den Vorge-setzten mehr notwendig ist.

3.3 Feinlernziel

Die Auszubildende kann mit Hilfe der Posteingangsbearbeitung sehr schnell einen Gesamt-überblick über die Abteilung bekommen, in der sie sich momentan befindet, da meist mit der Bearbeitung des Posteingangs die anschließende Verteilung der Post einhergeht. Weiterhin sind gerade die zu beachtenden Richtlinien bei der Postbearbeitung durchaus auch hilfreich für die Auszubildende, wenn es um Aufenthalte in anderen Abteilungen des Unternehmens geht, da auch dort Post zu bearbeiten ist.

3.3.1 Kognitive Feinlernziele

Am Ende der Unterweisung soll die Auszubildende dazu in der Lage sein, die eingehenden Mitteilungen, Briefe, Päckchen, Pakete etc. für die jeweiligen Empfänger, deren Namen in der Regel klar ersichtlich sind, ordnungsgemäß zu bearbeiten.

3.3.2 Affektive Feinlernziele

Zu den affektiven Feinlernzielen dieser Unterweisung gehört das Erkennen der Notwendigkeit von alltäglichen, wenig zeitaufwendigen Aufgaben, als auch das Gefühl für administrative Büroabläufe. Der Auszubildenden soll klar werden, dass es durchaus eine Notwendigkeit ist, die Post in einem Unternehmen ordnungsgemäß zu sortieren, so dass sie anschließend auch an die adressierte Person gelangt und somit Arbeitsabläufe fehlerfrei und zeitsparend ablaufen können.

3.3.3 Psychomotorische Feinlernziele

Die psychomotorischen Feinlernziele sind für diese Unterweisung zu vernachlässigen.

4 Arbeits- bzw. Unterweisungsmittel

Zur Bearbeitung der Post sind folgende Arbeitsmittel notwendig:

Rechnungseingangsstempel,

Brieföffner,

A-Z-Mappe,

Rechnungsmappen der betreffenden Rechnungsempfänger,

Hauspostumschläge,

Kugelschreiber bzw. Stift.

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