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Projektmanagement. Darlegung der Prozesse sowie Methoden zur Vermeidung von Widerständen

Hausarbeit 2015 18 Seiten

BWL - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemstellung / Relevanz
1.2 Ziel und Aufbau

2. Projektmanagement
2.1 Begriffsdefinition
2.1.1 Projekt
2.1.2 Projektmanagement

3. Prozessphasen eines Projektmanagements
3.1 Projektvorbereitung
3.2 Projektsteuerung
3.3 Projektabschluss

4. Methoden des Projektmanagements
4.1 Stakeholdermanagement
4.2 Projektstrukturplan

5. Schlussteil
5.1 Fazit
5.2 Limitationen
5.3 Faktoren / Ausblick

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

1.1 Problemstellung / Relevanz

Das Betrachtungsobjekt dieses Assignments ist das Themengebiet des Projektmanagements, insbesondere der innewohnenden Prozesse und Methoden. Die ersten Schritte des Projektmanagements wurden im Zuge von Rüstungs- und Raumfahrtprojekten vollzogen, nur so war es möglich die vielen unterschiedlichen Ziele der Beteiligten dahingehend zu lenken, um das Gesamtziel zu erreichen[1]. Das Projektmanagement hat in den vergangenen Jahren erheblich an Relevanz gewonnen. Arbeitsprozesse werden immer häufiger in Projekten organisiert, dazu beigetragen haben vor allem die verkürzten Lebenszyklen der Produkte sowie der technische Wandel und die weltweite Vernetzung im Zuge der Globalisierung[2]. Dies führt zu einer ständigen Zunahme der Komplexität. Projektmanagement dient daher als Katalysator, um durch einen strukturierten Ablauf die Komplexität zu reduzieren und die Wettbewerbsposition zu erhalten oder gegebenenfalls sogar zu verbessern[3]. Im Zusammenhang mit der Globalisierung steigt auch die internationale Vernetzung innerhalb von Projekten, die Projektmitglieder werden häufig aus unterschiedlichen Kulturen ausgewählt, in der Hoffnung, dass die unterschiedlichen Erfahrungen und Problemlösungsverfahren der Projektmitglieder, die Innovationsfähigkeit und Effizienz signifikant steigern[4]. Da hierbei verschiedene Kulturkreise aufeinandertreffen, ist ein strukturiertes Projektmanagement in Verbindung von sozialen Kompetenzen der Mitglieder unumgänglich. Der Siegeszug des Internets führte durch die damit verbundene gesunkene Markteintrittsbarriere zu vielen Neugründungen und in diesem Zusammenhang zu höherem Wettbewerb und größerem Zeitdruck für Innovationen und Entwicklungen. Auch hier bietet ein Projektmanagement eine flexible und effiziente Arbeitsform, welche die Produktivität steigern kann[5]. Weiterhin hat der Anteil der Aufgaben in Organisationen zugenommen, welche nicht durch strenge hierarchische Beziehungen der Aufbauorganisation gelöst werden können. Das Projektmanagement verknüpft hierbei funktionsbereichsübergreifend die beteiligten Stellen miteinander[6]. Nur durch ein strukturiertes Projektmanagement ist es Organisationen möglich Rationalisierungspotenziale zu verwirklichen sowie die Innovationsfähigkeit auszuschöpfen um am Markt im Wettbewerb bestehen zu können.

1.2 Ziel und Aufbau

Im Kern verfolgt diese Ausarbeitung das Ziel ein umfassendes Wissen über den Themenkomplex des Projektmanagements zu schaffen, dieses Wissen manifestiert sich über die Teilziele der Vermittlung von Prozessstrukturen, Methoden und deren Nutzen zur Reduktion von Widerständen. Um das dafür benötigte Wissensfundament herzustellen erfolgt in Kapitel 2.1 eine Auseinandersetzung mit den Begriffen des Projekts sowie des Projektmanagements. Aufbauend auf diesem Fundament werden im Kapitel 3 die einzelnen Prozesssäulen dargelegt, welche für ein strukturiertes Projektmanagement benötigt werden. Mit diesem Hintergrundwissen erfolgt in Kapitel 4 eine Darlegung der unterstützenden Methoden sowie eine Erörterung, welche Ziele mit diesen Methoden erreicht werden können. Im Fazit werden die Erkenntnisse zusammengefasst, danach erfolgt eine kritische Auseinandersetzung mit dem Assignment. Abschließend werden ein Ausblick über mögliche Veränderungen sowie die kritischen Faktoren diese Ausarbeitung abrunden.

2. Projektmanagement

2.1 Begriffsdefinition

2.1.1 Projekt

Der Begriff des Projektes ist sehr geläufig und wird dabei literarisch vielfach interpretiert. Nachfolgend wird eine, für diese Ausarbeitung maßgebliche, Begriffserläuterung dargelegt. In der Literatur wird für die Projektdefinition häufig auf die DIN 69 901 verwiesen, demnach ist das Projekt ein Vorhaben, welches durch die Einmaligkeit in der Gesamtheit der Bedingungen dargestellt wird. Diese Einmaligkeit kann beispielsweise in der Zielstruktur, den verwendeten Organisationsstrukturen, bestimmten zeitlichen, finanziellen sowie sonstigen Restriktionen liegen[7]. Zwischen den einzelnen Definitionen gibt es diverse Schnittpunkte, so wird ein Projekt als Vorhaben bezeichnet, „…welches zur Erreichung bestimmter Ziele in einem vorgegebenen Zeitraum durchgeführt werden soll und zu dessen Durchführung eine Menge knapper Ressourcen benötigt wird“[8]. Projekte sind also keine Routineaufgaben und gehen meist mit erhöhtem Engagement einher. Die Klassifizierung von internen Aufgaben als Projekte ist dabei eine Entscheidung der Unternehmensleitung[9]. Elementares Kennzeichen der vorgenannten Definition ist also die Einmaligkeit in ihren verschiedenen Ausprägungen. Ein Projekt entsteht somit immer aus der Heterogenität der Umstände, die es hervorrufen.

2.1.2 Projektmanagement

Nachdem im Vorfeld der Begriff „Projekt“ definiert wurde, erfolgt in diesem Unterkapitel eine Auseinandersetzung mit der Wortkombination des Projektmanagements. Aufgabe des Projektmanagement ist es, dafür Sorge zu tragen, dass die Vorhaben unter den Kosten-, Zeit- und Qualitätszielen realisiert werden[10]. Wichtig hierbei ist das Bewusstsein für die einzelnen Zusammenhänge sowie die Koordination der Projektmitglieder[11]. In diesem Zusammenhang kann man Projektmanagement als Summe aller „…Leitungsaufgaben und Instrumente für die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projekts…“[12] definieren. Hieraus wird ersichtlich, dass das Projektmanagement eine verantwortungsvolle Aufgabe ist, welche von qualifizierten Topmanagern geplant werden sollte.

3. Prozessphasen eines Projektmanagements

Ein erfolgreiches Projekt bedingt einer festgelegten Struktur, welche im Zuge der Projektlebensphase sukzessiv abgearbeitet werden kann. Im Folgenden werden daher die einzelnen Prozesse des Projektmanagements dargelegt.

3.1 Projektvorbereitung

In den Prozessen der Projektvorbereitung werden grundsätzliche Fragen geklärt auf dessen Ergebnissen die nachfolgenden Prozesse aufgebaut werden. Die Initiierung eines Projektes erfolgt entweder durch geplante innerbetriebliche Vorhaben oder durch externe Aufträge[13]. Spezifizierte Zielvorgaben sind zu diesem Zeitpunkt meist noch nicht bekannt, sodass aus den strategischen Grobzielen im nächsten Schritt die Ziele auf die operative Ebene heruntergebrochen werden[14]. Ausgangspunkt ist das Leistungsziel, dieses beinhaltet den eigentlichen Zweck des Projektes und befindet sich auf der strategischen Ebene. Das Leistungsziel wird dann in Formalziele separiert, diese werden im Einzelnen erläutert[15]:

- Terminziele: Hierbei werden die Rahmentermine für die einzelnen Projektphasen definiert. Es wird ein konkreter Projektendtermin vorgegeben und kritische Phasen in Form von zeitlichen Meilensteinen festgelegt. Essenziell hierbei ist eine realistische Betrachtung der zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie eine durchdachte Priorisierung der Einzelaufgaben[16].
- Kostenziele: Auch die Kostenplanung ist sehr wichtig, um der Gefahr ungeplanter Kosten zu begegnen sollte eine detaillierte Planung erfolgen. Dabei sind die konkreten Ressourcen der Arbeitskraft, Maschinenstunden etc. auf die Verfügbarkeit hin zu untersuchen und mit den entsprechenden Plankosten zu versehen[17].
- Qualitätsziele: In den Qualitätszielen wird das Ausmaß der Zielerreichung festgelegt. Es werden konkrete Vorgaben über den gewünschten Endzustand des Projektes gemacht[18].

Die vorgenannten Ziele sind nicht isoliert voneinander zu betrachten, sondern beeinflussen sich iterativ gegenseitig, so hat ein geringes Kostenziel Auswirkungen auf die zu erreichende Qualität des Vorhabens.

Nach der Zieldefinition ist die Aufbauorganisation zu klären, da Projekte oftmals quer zur herkömmlichen hierarchischen Organisation ablaufen. Hierbei muss ein effizientes Informationsmanagement gewährleistet sein. Die einzelnen Projektmitarbeiter müssen auf dem gleichen Informationsstand gehalten werden, um zielorientiert miteinander agieren zu können Dabei müssen Daten effizient beschafft und möglichst frühzeitig bereitgestellt werden[19]. Die Mitglieder des Projektes sind anhand der benötigten fachlichen Qualifikationen auszuwählen, auch wird in dieser Phase der Projektmanager bestimmt. Der Projektmanager stellt den Overhead des Projektes dar und muss diesbezüglich besondere fachliche und soziale Kompetenzen aufweisen. Weiterhin sollte er mit den notwendigen Entscheidungsbefugnissen ausgestattet werden[20]. Abschließend ist festzuhalten, dass nur durch eine strukturierte Vorbereitungsphase ein effizientes Vorgehen sowie spätere Ziel- und Risikokontrollen möglich sind.

3.2 Projektsteuerung

Nach Abschluss der Vorbereitungen beginnt die Durchführung des Projektes. Hauptaufgabe des Projektmanagements ist dafür Sorge zu tragen, dass die in der Planung festgelegten Ziele umgesetzt werden. Während des Projektes erfolgt diesbezüglich ein kontinuierlicher Abgleich der Sollleistung mit der jeweiligen erreichten Leistung, daher ist eine zeitnahe und bedarfsgerechte Erfassung der Leistungsdaten unerlässlich[21]. Somit wird das Projektmanagement frühzeitig über Kosten-, Zeit- oder Qualitätsabweichungen informiert und kann entsprechende Maßnahmen zur Gegensteuerung einleiten. Der Terminüberwachung kommt eine besondere Bedeutung zu, hierbei werden für sämtliche Teilbereiche des Projektes die aktuellen Fortschritte ermittelt. Die Fortschrittsanzeigen enthalten den prozentualen Abschluss des Vorgangs und den geplanten zeitlichen Endtermin, diese werden von dem jeweiligen Teilprojektverantwortlichen an den Projektmanager übermittelt. Durch die Erfassung des geplanten Zeitbedarfs sind Trendprojektionen möglich[22]. Anhand dieser sind die Auswirkungen von Abweichungen in frühen Phasen des Projektes auf den Abschluss des Gesamtprojektes ersichtlich. Auch eher geringere zeitliche Abweichungen können sich dabei im Verlauf des Projektes aufschaukeln und kritisch werden. Ein Projekt hat diverse inhärente Risiken, die beispielsweise zu einem starken Anstieg der Kosten führen können, daher wird in der Projektsteuerungsphase auch ein Risikomanagement betrieben. Bei diesem Risikomanagement sind die inhärenten Risiken zyklisch zu betrachten und anhand der Größe sowie Eintrittswahrscheinlichkeit zu erfassen und zu bewerten. Es erfolgt sowohl eine Betrachtung der operativen als auch der strategischen Risiken[23]. Der Projektleiter hat bei der Projektsteuerung eine tragende Rolle, er muss die einzelnen Mitglieder koordinieren, überzeugen und zudem motivieren. Dazu ist eine ausgeprägte Sozialkompetenz von Nöten[24]. Um die Akzeptanz des Projektes zu wahren wird bei größeren Projekten häufig auch ein Projektmarketing in dieser Phase implementiert, welches intern oder extern das Vorhaben kommuniziert und damit die Relevanz unterstreicht[25]. Die Prozesse der Projektsteuerung sind demzufolge überwiegend dispositiver Natur, die einzelnen Arbeitspakete werden dabei während der Steuerung laufend überwacht und von einem Risikomanagement begleitet.

3.3 Projektabschluss

Die letzte Phase des Projektes ist gekennzeichnet durch den Abschluss des Vorhabens. Ein Projektende ist nicht immer gleichbedeutend mit dem erfolgreichen Abschluss. Projekte können auch abgebrochen werden, da die Ziele unerreichbar scheinen, Projektmitglieder das Unternehmen verlassen bzw. versetzt werden oder sich die Rahmenbedingungen kritisch geändert haben[26]. Veränderte Rahmenbedingungen ergäben sich beispielsweise bei einem Windkraftprojekt etwa durch den Fund einer bedrohten Tierart im betroffenen Gebiet. Der Projektabschluss sollte dabei offen kommuniziert werden, da den Projektmitgliedern ansonsten der Status des Projektes nicht bewusst ist und die Zuständigkeiten für diverse Restarbeiten nicht abschließend geklärt sind. Auch bietet eine Abschlussveranstaltung die Möglichkeit offene Fragen anzusprechen und ein interdisziplinäres Feedback zu erhalten[27]. Durch den Projektabschluss ergibt sich die Möglichkeit im Zuge einer retrograden Analyse aus den gemachten Erfahrungen zu lernen und dieses Wissen in künftigen Projekten anzuwenden[28]. In diesem Zuge findet eine Evaluierung des Projektnutzens statt, indem qualitative und quantitative Kriterien, wie gestiegene Leistungsbereitschaft, Kundenimage oder ähnliches untersucht werden[29]. Ein zentraler Punkt der Abschlussphase ist die abschließende Projektdokumentation gegenüber dem externen oder internen Auftraggeber. Dieser Bericht enthält eine umfassende Analyse des Vorhabens. Es erfolgt eine Erläuterung der geplanten Projektziele und –kosten im Vergleich zu den tatsächlichen Ergebnissen. Weiterhin werden die Teilnehmer genannt, das Vorgehen sukzessiv dargelegt und eventuell aufgetretene Probleme kommuniziert. Die Abschlussphase endet mit der Übergabe der Projektdokumentation sowie gegebenenfalls Feedbackgesprächen mit den Projektbeteiligten[30].

[...]


[1] Vgl. Heintel; Krainz (2014), S. 7

[2] Vgl. Zimmermann; Stark; Rieck (2005), S. 1

[3] Vgl. Campana (2005), S. 11

[4] Vgl. Berg (2006), S. 216

[5] Vgl. Hagen (2009), S. 24 f.

[6] Vgl. Kraus; Westermann (2014), S. 1 f.

[7] Vgl. Zimmermann; Stark; Rieck (2005), S. 2

[8] Zimmermann; Stark; Rieck (2005), S. 2

[9] Vgl. Kraus; Westermann (2014), S. 3

[10] Vgl. Bergmann; Garrecht (2008), S. 208

[11] Vgl. Vetter (2013), S. 223

[12] Carl; Fiedler; Jórasz; Kiese (2008), S. 184

[13] Vgl. Zimmermann; Stark; Rieck (2005), S. 5

[14] Vgl. Ortner (2015), S. 42 f.

[15] Vgl. Becker; Berning; Kahn (2012), S. 17 f.

[16] Vgl. ebd.

[17] Vgl. Holzbaur (2014), S. 10

[18] Vgl. ebd., S. 3

[19] Vgl. Gätjens (2014), S. 58

[20] Vgl. Bergmann; Garrecht (2008), S. 241

[21] Vgl. Carl; Fiedler; Jòrasz; Kiese (2008), S. 191

[22] Vgl. Zimmermann; Stark; Rieck (2005), S. 107

[23] Vgl. Bergmann; Garrecht (2008), S. 225 f.

[24] Vgl. Vetter (2013), S. 246

[25] Vgl. Ortner (2015), S. 20

[26] Vgl. Wegmann; Winklbauer (2006), S. 245

[27] Vgl. ebd.

[28] Vgl. Bergmann; Garrecht (2008), S. 231 f.

[29] Vgl. Gätjens (2014), S. 74 f.

[30] Vgl. Wegmann; Winklbauer (2006), S. 247 f.

Details

Seiten
18
Jahr
2015
ISBN (eBook)
9783668317499
ISBN (Buch)
9783668317505
Dateigröße
836 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v342060
Institution / Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
1,0
Schlagworte
Projektmanagement Stakeholdermanagement Projektstrukturplan Projektphasen

Autor

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