Fortbildungsmaßnahmen steuern und verwalten. Analyse und Konzeption einer Software für ein Landratsamt

Inhaltsverzeichnis

ABBILDUN GS VERZEICHNIS

1. EINLEITUNG
1.1 Einfuhrung
1.2 Problemstellung und Ziel der Arbeit
1.3 Vorgehensweise

2. GESCHAFTSPROZESSANALYSE
2.1 Anmeldevorgang
2.2 Vorbereitungsprozess der Veranstaltung
2.3 Nachbereitung und Auswertung

3. KONZEPTION
3.1 Administratives Benutzer Front-End
3.1.1 Grafische Benutzeroberflache
3.1.2 Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung
3.2 Allgemeines Benutzer Front-End
3.2.1 Grafische Benutzeroberflache
3.3 Datenbankbasiertes Back-End
3.3.1 Anforderungen an Performanz
3.3.2 Anforderungen an Datensicherheit und -schutz

4. SCHLUSSBETRACHTUNG
4.1 Schnittstellenmanagement
4.1.1 Vorgelagerte Schnittstellen
4.1.2 Nachgelagerte Schnittstellen
4.2 Auswertungs- und Erweiterungsmoglichkeiten
4.3 Fazit

LITERATURVERZEICHNIS

Abbildunqsverzeichnis

Abbildung 1: ePKAnmeldung

Abbildung 2: ePK Vorbereitung

Abbildung 3: ePK Nachbereitung

Abbildung 4: Screenshot Startbildschirm Admin Front-End

Abbildung 5: Screenshot Bearbeitungsmodus

Abbildung 6: Screenshot Schulung erfassen

Abbildung 7: Screenshot Termine erstellen

Abbildung 8: Codelisting Wiedervorlage Outlook

Abbildung 9: ScreenshotVorbereitung

Abbildung 10: Screenshot Startbildschirm Benutzer Front-End

Abbildung 11: ScreenshotAllgemeine Hinweise

Abbildung 12: ScreenshotAuswahl Themengebiet

Abbildung 13: ScreenshotVeranstaltung Erste Hilfe

Abbildung 14: FormularansichtAnmeldung

Abbildung 15: Entwurfsansicht Anmeldung

Abbildung 16: Screenshot Teilnehmerinformation

Abbildung 17: Codelisting Uberprufung der Eingabe „Art"

Abbildung 18: Screenshot Eingabebestatigung

1. Einleitung

1.1 Einfuhrung

Das Wissen einer jeglichen Institution ist das Grundkapital fur eine gute, soli- de Abwicklung und Sicherung der Geschaftsprozesse. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Behorde Oder ein Wirtschaftsunternehmen handelt. Dieses Wissen zu sichern bzw. weiterzuentwickeln, z.B. durch ein geeigne- tes Fortbildungsmanagement, sind wesentliche Bausteine innerhalb eines guten Wissensmanagements.[1] Durch geeignete MaGnahmen wird gerade das implizite Wissen der Mitarbeiter vertieft, erweitert und konserviert, was wiederum zur besseren Informationsverarbeitung fuhrt und damit zum effi- zienten und effektiveren Arbeiten.

Im Landratsamt X werden diese Aufgaben von den Abteilungen Personal und Organisation (Methodik und Gesundheitsforderung) sowie von der Abtei-lung Gebaude und EDV (EDV-Schulungen) betreut, organisiert und innerhalb des Microsoft Office Bereiches auch selbst durchgefuhrt. Dabei gilt es, so-wohl fur den einzelnen Mitarbeiter als auch fur die Organisierenden eine zu- friedenstellende softwaregestutzte Losung zu entwickeln, welche die Bedurf- nisse beider Seiten befriedigt.

Ein datenbankgestutztes Informations- und Buchungssystem muss gerade in Bereichen mit groGeren Anwenderzahlen eine entsprechende Performanz sowie eine intuitive Bedienmoglichkeit bieten. Nur so wird es dann letztend- lich auch verwendet und kann damit sowohl die Buchung selbst, als auch die erganzenden Arbeiten der Organisation unterstutzen.

1.2 Problemstellung und Ziel der Arbeit

Das Ziel dieses Projektberichtes ist es, ein Programm zu konzipieren, wel­ches sowohl die Anforderungen seitens der Benutzer an Bedienbarkeit und Performanz, sowie auf der anderen Seite die Auswertungs-, Steuerungs- und Pflegemoglichkeiten der Organisierenden zufriedenstellt. Dabei sollen zunachst die Grundfunktionen wie das Anmelden zu Fortbildungen und Veran- staltungen sowie das Vor - und Nachbereiten dieser entwickelt und imple- mentiert werden.

In groGeren Kommunen und Betrieben gilt es im Besonderen, gegebene organisatorische Vorgaben zu beachten, da diese gerade im Bereich der Zu- standigkeit differenziert geregelt sind und ebenso separat abgewickelt wer­den mussen. Die Anforderungen an den Datenschutz sind obligatorisch. Da es sich hierbei um ein Programm mit teils sensiblen personlichen Daten han- delt (im Bereich der Gesundheitsforderung und psychologischer Hilfe), sind Zugriffe Dritter entsprechend zu regeln bzw. ganzlich zu unterbinden.

Die entsprechende Integration in das gegebene EDV-technische Umfeld, hier Microsoft Windows mit SQL Server, gilt es insbesondere bei der Gestaltung der Benutzeroberflache (Look and Feel)^[1] sowie der Anbindung an einen Da- tenbankserver zu beachten.

1.3 Vorgehensweise

Bei der Konzeption und Entwicklung von Software ist es wichtig, zunachst die betroffenen Geschaftsprozesse zu ermitteln, zu beleuchten und aufzuarbei- ten. Nur so erhalt man die Ubersicht der beteiligten organisatorischen Einhei- ten bzw. die fur den Betrieb zwingend notwendigen Funktionen des Pro­grammes und kann diese dann entsprechend entwickeln.

Sind die Geschaftsprozesse bekannt, kann mit der eigentlichen Entwicklung begonnen werden. Dabei werden hier zunachst die Anforderungen der Ad- ministratoren in einem passenden grafischen Interface definiert und umge- setzt. Was dieses im Einzelnen konnen soil, ergibt sich aus den entspre- chenden Geschaftsprozessen bzw. erganzenden Wunschen der Mitarbeiter welche die Software spater administrieren sollen. 1st die Entwicklung des administrativen Benutzer Front-End abgeschlossen, kann mit den Anpassun- gen fur den Standardbenutzer fortgefahren werden. Da dieses im Wesentli- chen eine funktionsreduzierte Version des administrativen Benutzer Front- End darstellt, ist es nun von Vorteil, dieses bereits entwickelt zu haben. Die rein fur den administrativen Bereich notwendigen Funktionen werden hier einfach ausgeblendet bzw. zur Reduzierung des Speichervolumens komplett entfernt. Parallel zu den Arbeiten an den GUIs (Graphic User Interfaces) der Benutzer und der Administratoren, werden im Hintergrund die notwendigen Tabellen in der Datenbank angelegt und zur Verfugung gestellt. Die Anzahl und der Aufbau der Tabellen bzw. deren entsprechende Beziehungen und Kardinalitaten ergeben sich ebenfalls aus den Geschaftsprozessen sowie der grundsatzlichen textuellen Aufgabenbeschreibung und der darin enthaltenen, fur den Betrieb notwendigen Informationen.

2. Geschaftsprozessanalyse

Die Prozessanalyse stellt ein sehr wichtiges und notwendiges Instrumentari- um zur Planung urn Umsetzung von Softwareprojekten dar. Wie bereits er- wahnt, konnen durch sie die beteiligten Organisationseinheiten wie auch die Funktionen und notwendigen Bearbeitungsschritte ermittelt und dokumentiert werden. Dabei spielen insbesondere die fachliche Zusammenfassung einzel- ner Aktivitaten und die Beteiligung mehrerer organisatorischer Einheiten eine Rolle.^[2]

Urn die Geschaftsprozesse besser grafisch darzustellen, werden sogenannte ereignisgesteuerte Prozessketten (ePK) verwendet. Diese dienen dazu, die Prozessablaufe lesbar zu machen und Sachverhalte sowie Beziehungen bzw. Entscheidungsmoglichkeiten besser darzustellen als beispielsweise eine reine textuelle Problembeschreibung.^[3]

Ausloser einer ePK ist i.d.R. immer ein Ereignis (auGer bei extern aufgerufe- nen Prozessen), anschlieGend werden uber Entscheidungsmoglichkeiten diverse Funktionen aufgerufen. Parallel dazu, werden die von den Funktio- nen betroffenen Organisationseinheiten sowie die notwendigen Informations- objekte (lesend und schreibend) dargestellt. Da es sich bei der Entwicklung eines solchen Programmes urn einen sehr komplexen Vorgang mit einer Vielzahl von einzelnen Prozessen handelt, werden hier beispielhaft nur die wesentlichen Funktionen wie das Anmelden sowie das Vor- und Nachberei- ten diskutiert. Wahrend der Umsetzung der grafischen Benutzeroberflachen, werden die weiteren Funktionen - wie auch die Einrichtung der Oberflachen selbst - ausfuhrlich dargestellt. Aufgrund des begrenzten Rahmens dieses Projektberichtes, soil aber in der Geschaftsprozessmodellierung darauf ver- zichtet werden.

Im Folgenden werden die einzelnen Geschaftsprozesse zunachst mittels ei­ner textuellen Beschreibung analysiert und anschlieGend in einer ePK model- liert. Im spateren Entwicklungsstadium werden diese einzelnen Funktionen mittels einer datenbankgestutzten Software realisiert und in eine entspre- chende Benutzeroberflache integriert.

2.1 Anmeldevorgang

DerAnmeldevorgang gestaltet sich in der Beschreibung recht simpel, bedingt aber ein paar notwendig zu integrierende Funktionen. Zunachst soil der Be- nutzer das Programm starten und seine Daten wie z.B. die Schulungsart, den Schulungstitel, Datum und Uhrzeit der Schulung sowie erganzend seinen Namen und die Abteilung angeben. AnschlieGend werden die Eingaben auf Vollstandigkeit und soweit moglich auf Plausibilitat uberpruft. Fehlen noch Angaben, so wird der Benutzer darauf hingewiesen und zur Eingabe der noch ausstehenden Informationen aufgefordert.

Im Folgenden wird dann anhand der bereits angemeldeten Teilnehmer und der in den Seminarparametern hinterlegten maximalen Teilnehmerzahl verifi- ziert, ob uberhaupt noch freie Platze vorhanden sind. 1st dies nicht der Fall, wird dem Benutzer die Wahl gelassen ob er seine Angaben anpassen moch- te, z.B. durch einen anderen Termin/Uhrzeit, Oder ob er das Programm be- endet. Wurde die Buchung dann erfolgreich durchgefuhrt, erhalt der Benutzer eine Bestatigung und die Organisation optional eine Nachricht.

Anhand der Modellierung ergeben sich nun fur das Programm 3 wesentliche Sub - Routinen:

- Uberprufung der Eingaben im Anmeldeformular
- Uberprufung derfreien Platze
- Buchungsvorgang durchfuhren

Bei jeder dieser Funktionen sind Schnittstellen zur Datenbank erforderlich, zum Teil lesend (Eingabe, freie Platze) aber selbstverstandlich auch schrei- bend (Buchung). Zum Ende werden zwei Objekte als Information an den Mit- arbeiter bzw. die Organisation erzeugt und ubermittelt (Dokument o.a.). Er- ganzend sind zwei weitere Funktionsroutinen zu implementieren, welche den nachsten Schritt bei einem ausgebuchten Seminar abfragen bzw. am Ende das Programm ordnungsgemaG beenden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: ePK Anmeldung

2.2 Vorbereitungsprozess der Veranstaltung

Jede Veranstaltung bzw. Fortbildung bedarf einiger vorbereitender MaGnah- men. Nicht nur der jeweilige Dozent muss sich seinen Ablauf, die Themen und eventuelle Aufgabenstellungen uberlegen, sondern auch die administra- tiven Aufgaben im Hintergrund mussen entsprechend gewahrleistet, und wenn moglich, weitestgehend automatisiert abgewickelt werden.

Ausloser dieser Prozesskette ist das Ende der Anmeldefrist, sie definiert die an der Veranstaltung teilnehmenden Mitarbeiter final. Ausgehend von dieser Information muss zunachst uberpruft werden ob die geforderte Mindestteil- nehmerzahl erreicht wird. Dieser Parameter wird direkt beim Anlegen der Veranstaltung definiert, die Funktion lasst sich also relativ leicht implementie- ren. Wird die geforderte Teilnehmerzahl nicht erreicht, wird automatisch an die angemeldeten Teilnehmer eine Information versandt, ansonsten werden zwei weitere Funktionen aufgerufen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: ePK Vorbereitung

Zunachst werden die Daten fur Listen, Beurteilungsbogen und Namensschil- der aufbereitet und dann zusammen mit den erweiterten Informationen (Uhr- zeit, Datum, usw.) dem Dozenten zur Verfugung gestellt. Parallel dazu wird innerhalb des Hauses uberpruft, ob entsprechende Raumlichkeiten zur Ver­fugung stehen Oder ob evtl. extern dazu gebucht werden muss. Findet die Veranstaltung innerhalb statt, werden der Hausdienst (Bestuhlung, Pinn- wand, etc.) sowie die Bewirtung zusatzlich uber die Anforderungen informiert.

2.3 Nachbereitung und Auswertung

lm Nachgang jeder Schulung sind ebenfalls diverse Aufgaben zu erfullen. Als Basis fur alle weiteren Arbeiten, ist der Ausgangspunkt der, dass die Veran­staltung auch tatsachlich stattgefunden hat. Ausgehend davon, wird die vom Dozenten abgegebene Teilnehmerliste dahingehend uberpruft,ob die ange- meldeten Teilnehmer auch tatsachlich an der Veranstaltung teilgenommen haben. 1st dies nicht der Fall, werden die Daten in der Datenbank aktualisiert (z.B. nicht anwesende Teilnehmer loschen).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: ePK Nachbereitung

Fur alle anderen werden die Daten aggregiert und fur diverse Bestatigungen und Abrechnungen aufbereitet. Der Teilnehmer erhalt eine Teilnahmebe- scheinigung die parallel dazu als Kopie z.B. uber eine Schnittstelle direkt an die Personalabteilung (Ablage Personalakte) weitergegeben werden kann. Der Dozent erhalt die Abrechnung und Vergutung, ggf. abhangig der Teil- nehmerzahl Oder einen Festpreis. Zum Zwecke der internen Verrechnung (interne Budgetierung der Abteilungen) werden die Kosten der Veranstaltung den Abteilungsbudgets belastet.

Parallel zu den o.g. Aufgaben, gilt es naturlich auch den Raum (bei internen Veranstaltungen) per Anweisung an den Hausdienst wieder in seinen ur- sprunglichen Zustand zu versetzen. Das gleiche gilt ebenfalls fur die Bewir- tung, sofern diese dazu gebucht wurde.

3. Konzeption

Nachdem nun die einzelnen Geschaftsprozesse modelliert sind, beginnt die Entwicklung des Programmes und der einzelnen GUIs. Der Startpunkt ist nach der textuellen Aufgabenbeschreibung grundsatzlich die Ermittlung der Entitaten und des entsprechenden ER Modells (Entity- Relationship-Model) zur Modellierung der Datenbank sowie deren Kardinalitaten. Auf Basis der Datenbank werden dann anschlieGend die Funktionen erzeugt und in eine grafisches Interface implementiert. Entgegen der „normalen" Reihenfolge, mochte ich hier zunachst die beiden Front-End (Benutzer und Administrator) und erst anschlieGend das Back-End naher erlautern.

Da zuerst die einzelnen Veranstaltungen, deren Inhalte sowie die entspre­chenden Termine angelegt und eingegeben werden, mochte ich zunachst mit dem administrativen Front-End beginnen. Die Anwendung wurde auf Basis von Microsoft Access und Visual Basic for Applications (VBA) entwickelt. Das Back-End befindet sich auf einem Microsoft SQL Express Server und wird uber eine ODBC (Open Database Connection) mittels einer im Verfahren integrierten Datei DSN (Data Source Name) angesteuert und verbunden.

[...]

^[1] Vgl. Balzert, Lehrbuch der Software-Technik, Seite 467

^[2] Vgl. Forbig, Objektorientierte Softwareentwicklung, Seite 138

^[3] Vgl. Laudon / Laudon / Schoder, Wirtschaftsinformatik - Eine Einfuhrung, Seite 963