Erstellung und Implementierung eines Ausfallmanagements im pflegerischen Bereich einer Intermediate Care Station

Inhaltsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Ausgangslage

2. Grundlagen des Projektes
2.1 Rechtliche Rahmenbedingungen
2.2 Begriffsdefinitionen im Ausfallmanagement
2.3 Darstellung des Untersuchungsfeldes

3. Rahmenbed ingungen des Ausfallmanagements
3.1 Steuerungsinstrumente zum Vorbeugen von Ausfall
3.2 Maßnahmen im Ausfallmanagement

4. Evaluation des Ausfallmanagements
4.1 Ziele der Evaluation
4.2 Projektschritte
4.2.1 Projektauftrag
4.2.2 Gründung des Projektteams
4.2.3 Evaluation anhand von Statistiken
4.2.4 Evaluation anhand von Mitarbeiterbefragungen

5. Entwicklung und Implementierung des Ausfallmanagements
5.1 Zeitplan
5. 2 Projektcontrolling
5.3 Einführung des Ausfallmanagements
5.4 Risiken

6. Projektabschluss

Literaturverzeichnis

Softwareverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Projektauftrag

2 Zeitplan

Abbildungsverzeichnis

1 Anforderungen an den Projektleiter

2 Ausfallstatistik 2015

3 Kurzerkrankungen 2015

4 Projektstrukturplan

1 Ausgangslage

Krankenhausleistungen können nicht vorgearbeitet oder gelagert werden. Das ergibt sich aus dem so genannten „uno-actu-prinzip“. Dieses Prinzip beschreibt ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal einer Dienstleistung von einer Sachleistung. Produktion und Konsum fallen hierbei zeitgleich zusammen. Deshalb bedarf es im Krankenhaus ein besonderes Management des Personalausfalls. Denn die Ausfallquoten steigen an, das Einspringen aus dem Frei wird in der Folge überbeansprucht und führt zu Unzufriedenheit und Demotivation unter den Mitarbeitern. Immer weniger Mitarbeiter sind bereit einzuspringen, woraus schlechte Besetzungen resultieren, und die Patientensicherheit nachhaltig gefährdet ist.

Dieses theoretische Projekt widmet sich der Aufgabe, ein verlässliches System zur Kompensation von kurzfristigen Personalausfällen zu entwickeln. Dabei wird auf die rechtlichen Rahmenbedingungen eingegangen, nachdem ein kurzer Überblick über die betroffene Station gegeben wurde.

Zudem werden Möglichkeiten aufgezeigt, einen kurzfristigen Personalausfall zu kompensieren und mögliche Steuerungsinstrumente zur Vorbeugung gegen Ausfall.

Im weiteren Verlauf wird die Arbeit dann auf die einzelnen Schritte im Projektmanagement eingehen. Von der Analyse des IST-Zustandes bis hin zum Projektabschluss.

Am Ende soll ein möglicher Ansatz zur Entwicklung eines Ausfallmanagements entstehen.

2. Grundlagen des Projektes

2.1 Rechtliche Rahmenbedingungen

Um ein Ausfallmanagement zu erstellen und schlussendlich auch zu implementieren, ist es zwingend notwendig, sich mit den rechtlichen Bedingungen, wie dem generellen Arbeitsrecht, der Arbeitszeit und der Stellung des Betriebsrates auseinanderzusetzen.

Während es in vielen Europäischen Ländern, wie Polen, Ungarn, Litauen und Österreich eine Zusammenfassung der einzelnen Arbeitsrechtlichen Regelungen im sogenannten Arbeitsgesetzbuch gibt, finden sich in Deutschland zahlreiche Gesetze, welche Bezug auf das Arbeitsrecht nehmen.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch ist beispielsweise der Dienstvertrag geregelt. Der Kündigungsschutz wird wiederum im Kündigungsschutzgesetz und der Mutterschutz im Mutterschutzgesetz bedient. Ein einheitliches Buch, welches alle Gesetze rund um das Arbeitsrecht regelt, fehlt in Deutschland bisweilen. Darüber hinaus gibt es den Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und die Dienstvereinbarungen.

Aufgrund des fehlenden Arbeitsgesetzbuches ist es deshalb häufig der Fall, dass ein Sachverhalt in mehreren Rechtsquellen bearbeitet wird. Zu nennen seien hier in hierarchischer Reihenfolge:

- das europäische Gemeinschaftsrecht
- das Grundgesetz
- die Rechtsverordnungen
- die Gesetze
- die Tarifverträge und
- die Arbeitsverträge

Als Beispiel sei hier der Urlaubsanspruch zu erwähnen. Das Bundesurlaubsgesetz sieht eine Dauer von mindestens 24 Werktagen vor, während der TVöD 30 Tage gewährt. Normalerweise bricht das Bundesurlaubsgesetz den Tarifvertrag aufgrund der oben genannten hierarchischen Rangfolge.

Da aber der Tarifvertrag zu Gunsten des Arbeitnehmers abweichend vom Gesetz regelt,hat er Vorrang. So sieht es das Günstigkeitsprinzip vor:

„Nach dem Günstigkeitsprinzip kann von den Normen eines Tarifvertrages (Mindestbedingungen) lediglich zugunsten des Arbeitnehmers durch Einzelvertrag oder Betriebsvereinbarung abgewichen werden, es sei denn, eine Tariföffnungsklausel lässt ausdrücklich auch negative Abweichungen zu.“

(Dr. Wichert, Joachim: Günstigkeitsprinzip. URL: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/guenstigkeitsprinzip.html [Stand: 14.06.2016])

In Deutschland gibt es derzeit über 70.000 Tarifverträge, wovon knapp 500 allgemeinverbindlich sind. Im ausgewählten Untersuchungsfeld gilt der TvöD, weshalb sich das theoretische Projekt ausschließlich darauf konzentrieren wird.

Die arbeitszeitliche Höchstdauer wird im Arbeitszeitgesetz geregelt. Allerdings lässt es durch §12 Abweichungen durch den Tarifvertrag zu.

Der TVöD sieht folgende Regelungen bezüglich der Arbeitszeit und -pause, welche für die Implementierung des Ausfallmanagements wichtig ist, vor: „Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt ausschließlich der Pausen … durchschnittlich 38,5 Stunden wöchentlich“ (Abschn. 2 § 6 Abs. 1 S. 1 TvöD-K). Gemäß §5 ArbZG müssen Arbeitnehmer „nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben. Die Dauer der Ruhezeit … kann in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen ... um bis zu eine Stunde verkürzt werden .“ (§5 Abs. 1,2 ArbZG)

Bei allen Angelegenheiten im sozialen, wirtschaftlichen und personellen Bereich des Betriebs, wie beispielsweise Überstunden, Einstellung und Versetzung von Mitarbeitern, sowie Personalreduzierung muss unbedingt der Betriebsrat mit seinen Rechten beachtet werden.

Der Betriebsrat ist die Arbeitnehmervertretung in Unternehmen ab einer Größe von mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, wovon drei für den Betriebsrat gewählt werden.

Die Rechte des Betriebsrates sind im Betriebsverfassungsgesetz geregelt.

Diese gliedern sich in Informationsrechte, Anhörungsrechte, Beratungsrechte, Zustimmungsverweigerungsrechte und Mitbestimmungsrechte Die Informationsrechte des Betriebsrates sehen eine Mitteilung seitens des Arbeitgebers vor. Bei personellen Einzelmaßnahmen, wie Einstellung oder Versetzung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber den Betriebsrat zu unterrichten. (Vgl § 99 Abs. 1 BetrVG)

Die Anhörungsrechte finden sich im Kündigungsschutz wieder. Vor jeder Kündigung ist somit der Betriebsrat anzuhören, andernfalls gilt die Kündigung als unwirksam. (Vgl. § 102 Abs. 1 BetrVG)

Vor jeder geplanten Betriebsänderung, die mit Nachteilen für die Mitarbeiter verbunden sind, muss der Arbeitgeber diese nicht nur dem Betriebsrat aufzeigen, sondern diese auch mit ihm beraten (Beratungsrechte) (Vgl. § 111 BetrVG) Vor jeder Einstellung, Ein- und Umgruppierung, sowie bei Versetzung, hat der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrates einzuholen. Dieser kann der geplanten Maßnahme zustimmen, die Frist verstreichen lassen, oder die Zustimmung verweigern (Zustimmungsverweigerungsrecht). (Vgl. § 99 Abs.2 BetrVG)

Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, hat er dies unter Angabe der Gründe dem Arbeitgeber binnen einer Woche schriftlich mitzuteilen. Gründe für eine Zustimmungsverweigerung lassen sich dem § 99 Abs. 2 BetrVG entnehmen. Die Mitbestimmungsrechte sind die stärksten Rechte des Betriebsrates. Entscheidungen des Arbeitgebers sind nur wirksam, wenn der Betriebsrat diesen zugestimmt hat. Sind sich beide Parteien (Arbeitgeber und Betriebsrat) nicht einig, entscheidet die Schiedsstelle.

Mitbestimmungsrechte entfalten bei sozialen Angelegenheiten, wie Verlängerung oder Verkürzung, sowie Beginn und Ende der Arbeitszeit, bei der Gestaltung von Arbeitsplatz, Arbeitsablauf und Arbeitsumgebung, sowie bei personellen Einzelmaßnahmen, wie Kündigung oder Einstellung von Mitarbeitern ihre Wirksamkeit. (Vgl. §87 Abs. 1 BetrVG)

2.2 Begriffsdefinitionen im Ausfallmanagement

Bevor überhaupt ein Konzept zur Kompensation von kurzfristigen Personalausfällen entstehen kann, müssen bestimmte Begriffe definiert werden.

Zunächst stellt sich die Frage was überhaupt ein Ausfall ist.:

Darunter versteht man im wesentlichen die Abwesenheit einer Person vom Arbeitsplatz aufgrund von Urlaub, Fort- und Weiterbildungen oder Krankheit. Ferner ist zwischen kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ausfällen zu unterscheiden, sowie zwischen planbaren und nicht planbaren Ausfällen: Da es keine einheitliche Definition der Begriffe gibt, müssen diese von den Projektmitgliedern für ihr Projekt erarbeitet werden:

Kurzfristiger Ausfall:

- Unter einem kurzfristigen Ausfall wird ein akuter Ausfall, der 1-3 Tage betrifft, verstanden.

Mittelfristiger Ausfall:

- Ausfälle von 4 Tagen bis zu 2 Wochen. Langfristiger Ausfall:

- Ausfälle ab 14 Tagen.

Planbare Ausfälle können, wie der Name schon verrät, bei der Dienstplangestaltung geplant werden. Sie können zwar nicht verhindert werden, jedoch sind sie durch eine gute Planung beherrschbar.

Dazu gehören unter anderem Urlaubszeiten, Zeiten für Fort- und Weiterbildungen und Feiertage. Im Gegensatz dazu sind nicht planbare Ausfälle eben nicht planbar, und deshalb schwierig zu bewerkstelligen. Der häufigste Grund für solche Ausfälle sind Krankheiten.

Wenn es zu einem Personalausfall gekommen ist, hat die zuständige Leitung zu prüfen, ob durch den Ausfall die Mindestbesetzung der betroffenen Station unterschritten wird. Deshalb ist es wichtig überhaupt zu wissen, was eine Mindest-, Soll- und Ist-Besetzung bedeutet:

Unter einer Soll-Besetzung ist die normale Anzahl an Pflegekräften im Früh,- Spät- und Nachtdienst zu verstehen. Die Ist-Besetzung beschreibt den tatsächlichen Bestand an Pflegekräften am jeweiligen Tag und in der jeweiligen Schicht. Und die Mindestbesetzung gibt „den Personalbestand an mit dem gerade eben noch eine sichere Pflege der Patienten erreicht werden kann. [Sie] bezeichnet also eine absolute Untergrenze der Personalbesetzung.“ (Prof. Dr. Dahlgaard, K, ; Kleipoedszus, A. Kompensation von kurzfristigen Personalausfällen, in: das Krankenhaus 04/2014: 318)

2.3 Darstellung des Untersuchungsfeldes

Für das theoretische Projekt wurde ein Universitätsklinikum mit zwei Intensivstationen, einer Intermediate Care Stationen und einer Notaufnahme gewählt. In diesen Bereichen soll das Konzept implementiert werden. Der Blick wird sich dennoch ausschließlich auf die Intermediate Care Station richten. Intermediate Care (kurz: IMC) bezeichnet eine Abteilung in einem Krankenhaus, welche als Bindeglied zwischen der Intensivstation und Normalstation fungiert.

Patienten, welche auf einer IMC liegen, benötigen einen erhöhten Überwachungs- und Betreuungsbedarf, den eine Normalstation aufgrund ihrer niedrigeren Personaldecke nicht bieten kann., jedoch keine intensivpflichtige Versorgung (Beatmung).

Der Vorteil einer IMC Station besteht in ihrer kostengünstigeren Versorgung der Patienten. So betragen die durchschnittlichen Kosten pro Tag auf einer Intensivstation ca. 1100€ im Gegensatz zu ca. 550€ pro Tag auf einer IMC Station (Quelle: Hausinterne Berechnung).

Zumeist sind die Pflegekräfte auf IMC-Stationen fachweitergebildet für Anästhesie- und Intensivpflege und betreuen im Schnitt 3-4 Patienten pro Schicht.

Im ausgewählten Untersuchungsfeld gibt es rund 40 VK-Stellen (Vollkräfte). Davon sind wiederum ungefähr 70% fachweitergebildet.

Die Station kann im Schnitt 1000 Fälle pro Jahr nachweisen, und hat einen hohen Patientendurchlauf. Dies ist durch eine relativ kurze Verweildauer gekennzeichnet.

Die IMC gliedert sich in eine Neurochirurgische und eine Allgemeinchirurgische Abteilung, und hält so neben 14 Allgemeinchirurgischen noch 4 Neurochirurgische Betten bereit.

3. Rahmenbedingungen des Ausfallmanagements

3.1 Steuerungsinstrumente zum Vorbeugen von Ausfall

Wenn man sich mit dem Thema Personalausfall und dessen Vorbeugung auseinandersetzt, ist es im Vorfeld nicht unwichtig nach den Gründen für Ausfallzeiten zu suchen. Diese können sehr vielseitig sein.

Fehlzeiten stellen für alle Mitarbeiter ein schwieriges und kompliziertes Thema dar, nicht zuletzt deswegen, weil sie häufig mit Beschuldigungen und Argwohn einhergehen.

Ausfallzeiten gliedern sich, wie unter 1.2 bereits erwähnt, in vorhersehbare und nicht vorhersehbare Fehlzeiten.

[...]