Möglichkeiten der Softwareunterstützung in der Projektarbeit

Inhaltsverzeichnis:

1. Einleitung

2. Allgemeines zu Projektmanagementsoftware
2.1 Aufgaben und Ziele von PMSW in der Projektarbeit
2.2 Systemanforderungen an PMSW

3. PMSW-Anbieter und Ihre individuellen Programme
3.1 MS Project von Microsoft
3.1.1 Projektunterstützung mit MS Project
3.2 SAP R/3 Projektsystem (PS) von SAP AG
3.2.1 Projektunterstützung mit SAP R/3 PS
3.3 Übersicht über sonstige Anbieter

4. Schlussbemerkung

5. Abbildungsverzeichnis

6. Literaturverzeichnis

1.Einleitung

Software und Projektmanagement

In einem Projekt, welches gegenüber anderen betrieblichen Vorhaben abgegrenzt ist und einer vorgegebenen zeitlichen, finanziellen sowie personellen Begrenzung unterliegt, müssen die durch die Geschäftsleitung vorgegebenen Ziele durch die spezifische Organisation erreicht werden [HAYE93 S.6].

Die Aufgabe des Projektmanagements umfasst daher die Planung und Steuerung der Aufgaben und Prozesse, sowie die Kontrolle der erreichten Ziele in bestimmten zeitlichen Abständen bei der Abwicklung eines Projektes.

Somit ist „ Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes“ [HAYE93 S.10].

Das Projektmanagement darf also nicht als abgegrenzter Teil betrachtet werden, sondern es erfordert eine wirkungsvolle Koordination über die Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinaus. Das bedeutet, operative Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen werden zu eigenständigen Führungskonzeptionen gewandelt mit dem Ziel problemspezifische Faktoren und deren funktionale Relationen einzubeziehen, um sie somit zeit- und kostenoptimiert zu lösen.

Durch den Einsatz von EDV-gestützten Projektinformationssystemen wird die Erreichung der Ziele gesichert, indem die aktuell benötigten Informationen schnell und zielgerichtet bereitgestellt werden [HAYE93 S.2f].

Die Software, die in System- und Anwendersoftware untergliedert wird, stellt den immateriellen Bereich des Computersystems dar. Die Software beinhaltet sämtliche notwenigen Programme (z.B. Betriebssystem) um die Datenverarbeitungsanlage starten und nutzen zu können [HAYE93 S.13].

In der jüngeren Vergangenheit waren jedoch Software (EDV) und Projektmanagement aufgrund einer fehlenden Akzeptanz zwei unvereinbare Begriffe. Diese Haltung wurde mit der Individualität der einzelnen Projekte, mit komplexen Sachverhalten und sich ändernden Unwägbarkeiten begründet und dadurch bedingt die Leistungsfähigkeit der EDV-Programme bemängelt, da entweder die Informationen unvollständig, zu alt oder falsch interpretiert wurden.

Heutzutage wird jedoch vermehrt Projektmanagementsoftware (PMSW) gekauft und betrieblich genutzt, da die fortgeschrittenen Entwicklungen auf diesem Gebiet den Kauf und die Nutzung wirtschaftlich vertretbar machen und technische und organisatorische Änderungen und Anpassungen nicht mehr notwendig sind. Es gilt jedoch zu beachten, dass die benötigte Projektmanagementsoftware aufgabengerecht, systematisch und praxisorientiert ausgewählt und eingeführt wird [LITK95 S.253].

In den nachfolgenden Kapiteln dieser Seminararbeit werden wir deshalb noch näher auf die Projektmanagementsoftware mit ihren Anforderungen und Möglichkeiten eingehen und die unterschiedlichen Marktanbieter mit ihren Programmen beschreiben. Durch eine detaillierte Darstellung von Microsoft Project und SAP PS werden die Möglichkeiten der Softwareunterstützung bei der Projektarbeit charakterisiert.

2. Allgemeines zu Projektmanagementsoftware

Als Basis für die Projektmanagementsoftware wurden durch die wirtschaftlich vertretbare Nutzung und die technisch und organisatorisch problemlose Anpassung unternehmensumfassende Systeme, sog. „ Management-Informationssysteme (MIS), immer mehr durch die Unternehmen befürwortet.

Das Management-Informationssystem dient nicht nur der Bereitstellung von Informationen, sondern wird auch als Anwendungssystem mit integrierten Datenbanken verstanden mit dem Ziel Abfragen, Auskünfte, Berichtsvergleiche, Anwendungen und Planungssysteme zu optimieren.

Das Management-Informationssystem kann in Subsysteme untergliedert werden, bei diesen sog. Projektmanagement-Informationssystemen (PMIS) richten sich Inhalte, Aufbau und Eigenschaften dieses Systems nach den Anforderungen und Merkmalen des Projektes.

Jedoch werden die PMIS auf dem Softwaremarkt nur als „Standalone“-Programme, die in der Regel nicht mit anderen Programm-Modulen integriert werden können angeboten, da der technische Entwicklungsstand noch unzureichend vorangeschritten ist.

Die PMIS kann ebenfalls in Subsysteme untergliedert werden, die sog. „Projektmanagementsoftware“ (PMSW) wird auf dem Softwaremarkt angeboten und kann somit vom Unternehmen betrieblich genutzt werden. Die PMSW dient dem Unternehmen zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten.

Die Grundlage der PMSW bildet die Netzplantechnik, mit deren Hilfe die Termin-, Ablauf- und Einsatzmittelplanung und somit die Zeit- und Kostenstruktur optimiert wird. Die Kombination von Plan- und Istdaten, Fortschrittsgraden und Arbeitswerten führt zu einer weiteren Optimierung der Projektverfolgung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.1: Aufbauschema und Funktionen von PMSW

Als Ergebnis kann man festhalten, dass bei der heutigen Projektarbeit die benötigte Software einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Abwicklung des Projektes beiträgt.

Die PMSW, Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine, hat jedoch nur eine unterstützende Funktion bei der Abwicklung durch die Projektbeteiligten. Die grundlegenden Methoden und Verfahren des Projektmanagements müssen dem Projektleiter vertraut sein, die PMSW dient zur Unterstützung und als Werkzeug bei der Aufgabenerledigung.

Die Planungs- und Steuerungsqualität wird durch den Projektleiter bestimmt und dann in das System übertragen [HAYE93 S.20 ff.].

2.1 Aufgaben und Ziele von PMSW in der Projektarbeit

Die Aufgaben und Ziele der PMSW bestehen in der unterstützenden Funktion für die Projektteilnehmer. Die PMSW dient dabei als wesentliches Werkzeug, mit dessen Hilfe Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Projekte praxisgerecht, sowie zeit- und kostenoptimiert durchgeführt wird.

Die PMSW kann sowohl als Planungsinstrument für die verschiedenen Teilbereiche des Projektes oder auch als Steuerungsinstrument genutzt werden. Mit Hilfe der PMSW als Planungsinstrument kann die Struktur des Projektes und die daraus resultierenden Zustände und Vorgänge unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Zeiträume geplant werden. Eine höhere Planungsgenauigkeit, eine verbesserte Struktur des Projektes und wohl definierte Vorgaben und daraus resultierende Ziele sind das Ergebnis. Mit Hilfe von einer realistischen Erfassung und schneller Verfügbarkeit der benötigten Daten lässt sich das Projekt straffen und der Aufwand reduzieren. Auch die zu erwartende Kostenentwicklung und die qualitative und quantitative Kapazitätsauslastung, z.B. beim Personal, können so ermittelt und festgehalten werden. Somit ist eine realistische Planung möglich, mit dessen Hilfe der Mitteleinsatz rationalisiert und Engpässe vermieden werden. Durch realistische Budgetkalkulationen können die Planungen eingehalten werden und die Kapitalbindung wird auf ein Minimum gesenkt. Durch Einsatz als Steuerungsinstrument werden die Fortschritte und das Erreichen von Teilzielen aufgezeigt. Mit Hilfe von Prognoserechnungen und dem Durchlauf von Simulationen kann die Kostenstruktur minimiert und die Abwicklung des Projektes zugunsten von Alternativlösungen verbessert werden. Durch diese Steuerung kann die Zeit- und Kostenentwicklung während des Projektablaufes jederzeit optimiert werden, da durch eine erhöhte Transparenz beim Projektablauf schnell auf Veränderungen reagiert werden kann. Eine weitere wichtige Funktion der PMSW ist die Aufgabe als Kontroll- und Dokumentationsinstrument. Mit Hilfe der Software lassen sich Soll und Istzustände und die daraus resultierenden Abweichungen bei der Termin-, Kapazitäts- und Kostenentwicklung zeitnah kontrollieren und dokumentieren und durch Steuerung wieder angleichen. Durch die automatische Erstellung der Informationen über den Projektfortschritt können die Daten dokumentiert, verwaltet und zur späteren Auswertung und Nutzung für andere Projekte verwendet werden.

Wie sinnvoll der Einsatz der Software zur Unterstützung der Projektarbeit ist zeigt sich hauptsächlich bei der Termin- und Kapazitätsplanung, besonders im Bereich der Zeitrechnung und der Auslastung der eingesetzten Mittel.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.2: Ablaufschema zur DV-Unterstützung der 4 Hauptfunktionen des

Projektmanagementsystems

In der heutigen Praxis kann kein Unternehmen auf eine Softwarenutzung bei der Projektarbeit verzichten.

Denn durch die optimierte Planung, Durchführung und Kontrolle des Projektes mit einer verbesserten Kommunikation und Informationsweitergabe zwischen den Projektteilnehmern wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens verbessert.

Eine Standardisierung und Automatisierung von belastenden Routinetätigkeiten führt zu einer Kosteneinsparung und zu einem Zeitvorteil auf das kein Unternehmen verzichten kann [LITK95 S.255 ff].

2.2 Systemanforderungen an PMSW

Vor dem Zeitpunkt der Entscheidung zum Kauf und der Nutzung der PMSW werden vielfältige Anforderungen und Fähigkeiten gestellt, die durch die Software erfüllt werden müssen. Erst nach dem Erfüllen dieser Anforderungen wird durch das Unternehmen der Kauf getätigt.

Dabei werden die Anforderungen unternehmensspezifisch betrachtet, da die Voraussetzungen betrieblich voneinander abweichen.

Ein wesentliches Kriterium für die Beschaffung der PMSW besteht in der Kosten/Nutzenanalyse, indem der zusätzliche Nutzen (z.B. zusätzlicher Umsatz oder eingesparte Kosten) den Gesamtkosten (z.B. Anschaffungskosten, Lizenz- und Wartungskosten) gegenübergestellt wird und diese übersteigen muss.

Da in den meisten Betrieben schon die Hardware vorgegeben ist, muss aus der Vielzahl der PMSW-Pakete jenes ausgewählt werden, welches die Anforderungen erfüllt und mit dem System kompatibel ist. Die Kombination des fachlichen und technischen Zusammenhangs muss betriebsspezifisch optimiert werden um die Funktionalität zu gewährleisten. Da ein PMSW-Paket lediglich nur ein Teilgebiet der Anforderungen abdeckt, also dem „Standard“ entspricht, muss die Möglichkeit zur Anpassung und zur Erweiterung bestehen. Durch die Anpassbarkeit werden die spezifischen Anforderungen erfüllt und durch die Erweiterung werden benötigte, jedoch nicht vorhandene Funktionen betrieblich verfügbar gemacht. Das entstehende Anpassungsrisiko kann durch mitgelieferte Entwicklungsumgebungen, über die Nutzung offizieller Schnittstellen und die Verwendung von Kommunikationsstandards minimiert werden.

Neben der reinen Funktionalität ist auch die Prüfung der Datenstruktur von großer Bedeutung. Die erforderlichen Entitäten und Attribute müssen abbild- und beschreibbar sein um Mehrfacherfassungen sowie Dateninkonsistenzen zu vermeiden und die Integrationsfähigkeit von PMSW zu sichern [DORR04 S.25ff].

Die Integrationsfähigkeit ist dabei vom Integrationsgrad in ein ERP-System abhängig, mit dem die Daten (Komponenten, Module) auf einer gemeinsamen, einheitlichen Datenbasis zur Verfügung gestellt werden, um allen Unternehmensbereichen einen wechselseitigen Informationszugriff zu ermöglichen.

Dabei lassen sich zwei Gruppen bilden. Zum einen eigenständige PMSW zur Methodenunterstützung (z.B. Microsoft Project, Project Scheduler, Primavera) und zum anderen ein integriertes Modul im Rahmen eines ERP-Systems (z.B. iBaan, SAP R/3).

Die Software muss neben der Abbildung und der Nachvollziehbarkeit von Prozessketten und dem projektübergreifenden Aufbau zur Optimierung des Wissenstransfers verschiedene integrierte Zugänge zu Informationen und Ergebnissen ermöglichen.

[...]