Analyse von Stellenbeschreibungen

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Stellenbeschreibung
2.1 Merkmale
2.2 Einsatzmöglichkeiten
2.3 Einführung von Stellenbeschreibungen

3 Analyse der Stellenbeschreibungen zweier FacharbeiterInnen unterschiedlicher Fachrichtung

4 Glossar

5 Abkürzungsverzeichnis

6 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Stellenbeschreibungen sind für ein reibungsloses Funktionieren der Aufbau- und Ablauforganisation eine wesentliche Hilfe; sie vermeiden Überschneidungen bei der Abwicklung der Aufgaben.

Stellenbeschreibungen werden, sofern sie nicht Bestandteil des Arbeitsvertrages sind, von Fachvorgesetzten erstellt. Sie sind vom Stelleninhaber zu unterschreiben und werden durch Unterschrift der Obersten Leitung in Kraft gesetzt.

Diese Vereinbarung sollte mindestens jährlich im Mitarbeitergespräch verifiziert werden.

2 Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung dient dazu, eine einzelne Stelle im Unternehmen zu beschreiben. Unabhängig von der Person, die die Stelle besetzt, wird festgelegt, welche Funktion die Stelle im Betrieb hat und wo sie eingegliedert wird.

Der Einsatz von Stellenbeschreibungen bewährt sich in fast allen Betriebsgrößen und Branchen.

Im Unternehmen stellt die Stellenbeschreibung die höchstentwickelte Form der schriftlichen Festlegung organisatorischer Regelungen dar. Sie hat mehrere Funktionen im Rahmen der Personalwirtschaft:

- Die Personalbedarfsplanung orientiert sich an der Stellenbeschreibung bei der Festlegung von Aufgaben und Kompetenzen.
- In Verbindung mit den Anforderungsprofilen kann die Personalbeschaffung gezielt nach Stellenbewerbern suchen und sie auswählen.
- Innerhalb der Personalfreisetzungsplanung können abzubauende Stellen leichter ermittelt werden.
- In der Personalentwicklungsplanung können die Qualifikationsdefizite bei derzeitigen Stelleninhabern oder zukünftigen Stellenbewerbern mittels der Stellenbeschreibung festgelegt werden.
- Für den Inhaber einer Stelle hat sie einen hohen Informationswert bezüglich der Ziele, Aufgaben und Befugnisse seiner Stelle sowie die organisatorische Einbindung der Tätigkeit.
- In der Personalkostenplanung ist die Stellenbeschreibung Grundlage zur Stellenbewertung. Sie erleichtert und verallgemeinert die Personalkostenplanung und –überwachung.

Eine Stellenbeschreibung kann von verschiedenen Personen erarbeitet werden, wie z.B. von einem Projektteam, dem Vertreter der Organisationsabteilung und der Personalabteilung. Wichtig ist auch, dass die rechtzeitige Einbindung des Betriebsrates erfolgt.

Mit Hilfe eines Fragebogens können die zu benötigten Informationen zur Erarbeitung einer Stellenbeschreibung beim Stelleninhaber und/oder Vorgesetzten eingeholt werden.

Vorteile gegenüber der mündlichen Befragung sind zum einen zeitliche Vorteile, und zum anderen kann sich der Stelleninhaber in Ruhe mit den Fragen auseinandersetzen. Ein ergänzendes Gespräch kann nicht abgedeckte oder ausreichende Beantwortung der Fragen die schriftliche Ausführung erläutern und ggf. erweitern.

Bei der Auswertung der Fragebögen und der Aufstellung der Stellenbeschreibung können Fehler in der Organisation systematisch aufgedeckt werden. Daraus resultiert, dass dann Arbeitsabläufe umorganisiert werden sollten und Aufgabenzuordnungen, Befugnisse und Unterstellungen sind zu überdenken. Man soll unzweckmäßige Arbeitsabläufe und Doppelarbeiten vermeiden.

Die erkannten Mängel, die mit der Erarbeitung von Stellenbeschreibungen auftraten, sind in der Organisation zu beheben.

2.1 Merkmale

In der Stellenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben an einem bestimmten Arbeitsplatz erledigt werden sollen. Diese Aufgaben werden definiert und dann wird daraus abgeleitet, welche Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden sollen.

Wichtig ist, dass die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Bedeutung aufgeführt werden; indem jede Aufgabe prozentual gewichtet wird. Dabei wird betont, welchen Anteil diese Aufgabe an der Gesamttätigkeit hat. Dies gibt einen guten Überblick über die Gesamtbedeutung der Stelle und hilft z.B. bei der Zeugniserstellung.

Die Festlegung der Hauptaufgaben hat sich in Kombination mit einer Öffnungsklausel bewährt. Die Klausel besagt, dass sich der Mitarbeiter bereit erklärt, auch andere zumutbare Aufgaben, die seinen Fähigkeiten entsprechen, nach Weisung der Geschäftsleitung / Vorgesetzten übereinstimmt.

Bestandteile einer Stellenbeschreibung sind:

- Genaue Stellenbezeichnung,
- Stellennummer (wenn diese nicht vorhanden ist, dann Kostenstelle /-art),
- Beschäftigungsumfang (in % auszudrücken),
- Unter- und Überstellung (von wem der Stelleninhaber bei Abwesenheit vertreten wird bzw. wen er vertreten wird),
- Aufgaben und Ziele der Stelle,
- Kompetenzen,
- Verantwortungsbereich,
- Zeichnungsbefugnis,
- Informationsverhalten.

Zu den Bestandteilen sind folgende Überlegungen denkbar:

1. Stellenbezeichnung:

direkter Vergleich mit dem Organigramm möglich

2. Stellennummer:

Stellt den Bezug zum Stellen(besetzungs)plan dar.

3. Beschäftigungsumfang:

In Verbindung mit den Aufgaben schafft diese Aussage einen guten Überblick. Je nach Umfang kann auch die gewünschte Arbeitszeit entnommen werden.

4. Unter-/Überstellung:

Eine klare Regelung beugt Schwierigkeiten vor und regelt die Zusammenarbeit und Informationen.

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