Die Organisation einer Dienstreise (Unterweisung Kaufmann/frau für Büromanagement)

Inhaltsverzeichnis

1. Kurzanalyse der Lerngruppe und Lernvoraussetzungen

2. Einordnung der Stoffauswahl
2.1 Thema der letzten Unterweisung
2.2 Thema der Unterweisung
2.3 Thema der nachfolgenden Unterweisung

3. Handlungskompetenz der Unterweisung
3.1 Fachkompetenz
3.2 Methodenkompetenz
3.3 Sozialkompetenz

4. Methodenwahl

5. Motivation/Problembewusstsein

6. Planungsskizze

Anlagen
Anlage 1 Lernauftrag
Anlage 2 Formblatt >>Arbeitsplan<<
Anlage 3 Bewertungsbogen
Anlage 4 Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan

A. Prüfungsteilnehmerin

Alter-Morali, Nebile

B. Angaben zur Ausbildungseinheit

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

C. Der Entwurf umfasst 12 Seiten und 4 Anlagen

1. Kurzanalyse der Lerngruppe und Lernvoraussetzungen

Die Auszubildende Susanne Muster ist 20 Jahre alt und hat die Realschule mit der Fachoberschulreife abgeschlossen.

Sie befindet sich im ersten Halbjahr des dritten Lehrjahres der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei der XY-Stiftung. Im Ausbildungsvertrag wurden nach § 4 Abs. 2 Abschnitt B der Verordnung über die Berufsausbildung zum/zur Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement als Wahlqualifikationseinheiten „Assistenz und Sekretariat“ sowie „Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement“ festgelegt.

Die Auszubildende ist nach § 38 Absatz 2 Schulgesetz NRW berufsschulpflichtig. Sie besucht das Carl-Severing-Berufskolleg für Wirtschaft und Verwaltung der Stadt Bielefeld. Der Unterricht findet in Teilzeitform, an zwei Tagen in der Woche statt. Der vermittelte Lernstoff in der Berufsschule bereitet der Auszubildenden größtenteils keine Schwierigkeiten, was auch in ihren schulischen Leistungen zum Ausdruck kommt.

In den ersten 15 Monaten der Berufsausbildung wurden der Auszubildenden berufsprofilgebende Pflichtqualifikationen, die Büroprozesse und das Beschaffungswesen vermittelt. Begleitet wurde dies von integrativen Inhalten wie zum Beispiel Arbeitsorganisation und Kommunikation, die sich überwiegend durch die gesamte Berufsausbildung ziehen. Ab dem 16. Monat folgten der Teilbereich Geschäftsprozesse sowie die Wahlqualifikationen. Der Ausbildungsbetrieb steht dabei in enger Kooperation mit der Berufsschule, um eine organisatorische und inhaltliche Abstimmung und damit das Lernen durch aufeinander bezogene didaktische und methodische Entscheidungen zu erleichtern.

Die ihr gestellten Aufgaben erledigt die Auszubildende konzentriert und zuverlässig. Sie geht die stetig steigenden Anforderungen mit Verantwortung und Gewissenhaftigkeit an. Während ihr am Anfang der Ausbildung noch die Fähigkeit fehlte, die ihr übertragene Aufgabe völlig selbstständig zu strukturieren und die verfügbare Zeit passend auf die Teilaufgaben aufzuteilen, prägen sich nun seit Ende des zweiten Ausbildungsjahres diese Fähigkeiten immer weiter aus und sie verinnerlicht neue Verhaltensweisen. Bei Schwierigkeiten nimmt sie gerne Hilfestellung an und zeigt sich dankbar. Die Arbeitsmittel PC mit Internetanschluss, Telefon und Drucker beherrscht sie bereits sicher. Die Berufswahl scheint für die Auszubildende die richtige zu sein, weil sie hochmotiviert bei der Ausbildung ist und Interesse am Ausbildungsverlauf zeigt. Die Kollegen arbeiten gerne mit ihr zusammen.

Als Lernort für die Ausbildungseinheit wird der aufgeräumte Büroarbeitsplatz der Auszubildenden genutzt. Dieser Arbeitsplatz verfügt über alle notwendigen Lehr- und Arbeitsmittel. Ein zusätzlicher Stuhl erlaubt ein gemeinsames Gespräch mit der Auszubildenden. Zum Zeitpunkt der Unterweisung ist die notwendige Ruhe vor Störungen durch den alltäglichen betrieblichen Ablauf, wie z. B. Post- oder Paketboten, unangemeldete Besuche, Telefonate und andere Mitarbeiter, gewährleistet. Außerdem ist die Auszubildende vor neugierigen Blicken geschützt, die sie hemmen könnten. Die Kollegen der Ausbilderin sind entsprechend informiert und übernehmen das Telefon der Ausbilderin während der Unterweisung.

Bei der zeitlichen Planung der Unterweisung wurden die im Laufe der Ausbildung bei Susanne gemachten Beobachtungen zu ihrem individuellen Tagesrhythmus und ihrer persönlichen biologischen Leistungskurve berücksichtigt. Die Leistungsspannen, in denen die geistige Aktivität, die Lernbereitschaft und Aufnahmefähigkeit bei Susanne am höchsten sind, sollen zur Maximierung des Lernerfolgs genutzt werden. Als Dauer der Unterweisung sind ca. 13,5 Stunden geplant, die sich wie folgt auf mehrere Tage aufteilen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Bei den Zeitangaben handelt es sich um Circa-Angaben, die der Orientierung dienen. Abweichungen sind möglich und können im Ablauf entsprechend berücksichtigt werden.

2. Einordnung der Stoffauswahl

2.1 Thema der letzten Unterweisung

Informationen und Dokumente für eine Dienstreise inhaltlich zusammenstellen

2.2 Thema der Unterweisung

Die Organisation einer Dienstreise

Richtlernziel: Organisation von Reisen und Veranstaltungen (lfd. Nr. 7.3)

Groblernziel: a) Reisen organisieren, nachbereiten und abrechnen

Feinlernziel: Die Auszubildende ist in der Lage, eine Dienstreise eigenverantwortlich unter Berücksichtigung von Kosten und Nutzen zu organisieren sowie die Reiseunterlagen für die Reiseteilnehmer zusammenzustellen und aufzubereiten.

2.3 Thema der nachfolgenden Unterweisung

Die Nachbereitung und Abrechnung einer Dienstreise

3. Handlungskompetenz der Unterweisung

Die Unterweisung der Ausbildungseinheit soll sowohl die Fach-, Methoden- als auch die Sozialkompetenz fördern und so ihren Teil zur Steigerung der Handlungsfähigkeit der Auszubildenden beitragen.

Dabei ist der Erwerb von sogenannten Schlüsselqualifikationen ein definiertes Ziel. Im Vordergrund stehen insbesondere Qualifikationen wie Auffassungsgabe, Sorgfalt, Entscheidungsfähigkeit, Eigenverantwortung und selbstständiges Arbeiten.

Als personelle Eigenarten einer Person können Schlüsselqualifikationen als solche nicht unterrichtet werden. Vielmehr müssen sie im Rahmen der Unterweisung mit Hilfe anregungsreicher und lernförderlicher Übungssituationen und Methoden antrainiert werden.

3.1 Fachkompetenz

Die Ausbildungseinheit verbindet Aspekte des Lernens mit dem Prozess der Arbeit und ermöglicht der Auszubildenden so ein praxisnahes Lernen der Reiseorganisation und anschließend eine selbstständige, planvolle und sorgfältige Aufgabenübernahme in diesem Bereich.

Im Einzelnen lernt die Auszubildende im Rahmen der realen Aufgabenstellung, die eine Vielzahl von berufstypischen Arbeiten miteinander verbindet, die Rahmenbedingungen und Wünsche der Reisenden an die Dienstreise zu erfassen, mit betriebsinternen Vorgaben in Einklang zu bringen, Angebote für die Unterkunft und Verkehrsmittel zu sondieren, mit den passenden Dienstleistern und Kollegen zusammenzuarbeiten und Reiseunterlagen für die Reiseteilnehmer zusammenzustellen und aufzubereiten.

Das komplexe Thema ist für die Auszubildende, die sich bereits im dritten Ausbildungsjahr befindet, besonders geeignet. Sie hat bereits Kenntnisse über die Büro- und Geschäftsprozesse, Arbeitsorganisation, Kommunikation und Informationsbeschaffung erworben. Diese kann sie nun anwenden, weiter vertiefen und mit neuem Wissen verknüpfen.

3.2 Methodenkompetenz

Die Auszubildende soll lernen, sich strukturiert vorzubereiten, ihren Arbeitsplatz effektiv zu gestalten, konzentriert und zielorientiert zu arbeiten, kostenbewusste Entscheidungen zu treffen und ihr Ergebnis zu präsentieren.

Das Unterweisungsthema ist nicht an einen einzelnen konkreten Arbeitsprozess gebunden. Einerseits muss die Auszubildende Informationen, die sie im Rahmen der Organisation erhält, richtig festhalten, strukturieren und nachbereiten können, andererseits aber auch eindeutig und klar herausarbeiten und formulieren, was im Einzelnen erforderlich bzw. gewünscht ist. Bei der Reiseorganisation muss sie in der Lage sein, die Ziele und Erwartungen der Geschäftsreisenden zu analysieren, mit den betriebsinternen Vorgaben in Einklang zu bringen und bestmöglich umzusetzen. Durch die Erarbeitung aller buchungsrelevanten Informationen und der Verknüpfung dieser mit dem Ergebnis ihrer Recherche und Auswahl wird neben der Analysefähigkeit auch die Fähigkeit zu vernetztem Denken gefördert. Das bislang angeeignete Wissen über die Informationsbeschaffung, das Vorbereiten und Führen von Telefonaten, das Fertigen von Gesprächsnotizen, die E-Mail-Korrespondenz sowie das Aufbereiten und Weiterleiten von Ergebnissen muss die Auszubildende auf das Gebiet der Reiseorganisation übertragen und dort anwenden. Dies schult ihre Transferfähigkeit, Planungsfähigkeit, Urteilsfähigkeit und Entscheidungsfähigkeit. Die Auszubildende lernt ihre Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten einzusetzen, um Aufgaben und Probleme eigenständig zu bewältigen, die Realisierbarkeit von erkennbaren Lösungen bzw. Alternativen abzuschätzen, sich zu kontrollieren und zu bewerten und den Arbeitsprozess zu beurteilen und auszuwerten.

3.3 Sozialkompetenz

Die Ausbildungseinheit soll schließlich auch die Fähig– und Fertigkeiten der Auszubildenden im Bereich der sozialen Kompetenzen und ihre Motivation für die Ausbildung stärken.

Da es sich um eine reale Dienstreise handelt, die es zu organisieren gilt, muss die Auszubildende bereit sein, die Verantwortung für die erfolgreiche und möglichst selbstständige Durchführung zu übernehmen. Dazu gehört auch, dass sie bei auftretenden Problemen unaufgefordert Hilfe einfordert.

In besonderen Situationen muss sie sich um flexibles Verhalten bemühen, z. B. Improvisation bei nicht vorhersehbaren Schwierigkeiten, Eingehen auf besondere Wünsche, schnelle Reaktion auf kurzfristige Änderungen von Arbeitsabläufen und Aushalten von Terminzwängen. Schließlich muss sie mit anderen Betriebsangehörigen und externen Dienstleistern kooperativ zusammenarbeiten. Durch diese Interaktion werden die Kommunikationsfähigkeit, die Konfliktlösungskompetenz und die Teamfähigkeit der Auszubildenden geschult. Daneben stehen die aktive Selbstorganisation, die Organisationsfähigkeit der Auszubildenden an sich, das aktive Zuhören, höfliche Umgangsformen und die Sensibilität für andere im Vordergrund. Die Auszubildende soll dazu befähigt werden, in Beziehungen zu anderen Menschen situationsadäquat zu handeln und ein freundliches und verbindliches Auftreten verinnerlichen.

Im Rahmen der Kontrolle und Bewertung des Arbeitsergebnisses lernt die Auszubildende sich und ihre Vorgehensweise zu reflektieren.

All diese Kompetenzen müssen durch ein vorbildliches Handeln der Ausbilderin, Kollegen und Vorgesetzten auch indirekt vermittelt werden.

4. Methodenwahl

Die Auszubildende ist in ihrer Ausbildung fortgeschritten. Bürokommunikationssysteme wie Computer, Fax und Telefonanlage gehören zu ihrem Arbeitsalltag. Das Vorbereiten und Führen von Telefonaten, Fertigen von Telefongesprächsnotizen sowie das Aufbereiten und Weiterleiten von Ergebnissen waren bereits Themen vorheriger Unterweisungen.

Das aktuelle Unterweisungsthema bündelt viele Arbeitsprozesse und kann daher neben der Vermittlung von neuem Wissen auch zur Festigung von zuvor Gelerntem genutzt werden.

Zu Beginn wird daher zunächst das Thema der vorherigen Unterweisung, >>Informationen und Dokumente für eine Dienstreise inhaltlich zusammenstellen <<, wiederholt. Das Thema wurde ebenfalls am Beispiel des Deutschen StiftungsTages 2016 behandelt und dient der Auszubildenden als Grundlage für die Bearbeitung des aktuellen Unterweisungsthemas.

Die Wiederholung findet durch ein Lehrgespräch statt. Bei dem fragend-entwickelnden Lehrgespräch steuert die Ausbilderin durch ständige Impulse und möglichst offene Fragen ein Gespräch mit der Auszubildenden. Dabei übernimmt die Ausbilderin zunächst die Führung des Gesprächs und überträgt diese zunehmend der Auszubildenden, um diese zu motivieren und zu aktiveren. Hierdurch wird der Lerninhalt gemeinsam systematisch wiederholt. Durch die Antworten der Auszubildenden erkennt die Ausbilderin, ob die Auszubildende den Sachverhalt verstanden hat und kann bei Bedarf zusätzliche Lernschleifen einbauen. Vorkenntnisse werden auf diesem Weg nochmal abgefragt und gefestigt sowie für den Neuaufbau von Wissen und eine Vernetzung mit diesem vorbereitet. Die Gesprächsbereitschaft wird dabei ebenso geschult wie die rhetorischen Fähigkeiten der Auszubildenden. Das Gespräch bietet außerdem den Vorteil, dass Lernfortschritte offengelegt werden, was auf die Auszubildende motivierend wirkt und die Beziehung zwischen der Ausbilderin und der Auszubildenden stärkt.

Für das neue Unterweisungsthema, >> Die Organisation einer Dienstreise<<, bietet sich als Methode der Lernauftrag an.

Der Lernauftrag eignet sich neben der Vermittlung von Grundfertigkeiten im Rahmen der Reiseorganisation insbesondere auch zur Vernetzung der unterschiedlichen Lerninhalte und Kompetenzen. Er erweitert den Handlungsspielraum der Auszubildenden und fordert sie auf, ihre Arbeitsschritte selbstständig zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren. Damit ist er so konzipiert, dass selbstständiges Handeln und aktives Lernen und die reale Handlungskompetenz der Auszubildenden gefördert werden.

Die Bearbeitung des betrieblichen Lernauftrages erfolgt nach dem Modell der vollständigen Handlung und setzt sich aus folgenden Teilschritten zusammen:

1. Informieren
2. Planen
3. Entscheiden
4. Durchführen
5. Kontrollieren
6. Auswerten

Um eine Unter- bzw. Überforderung zu vermeiden, enthält der Auftrag Handlungsanweisungen zur ausreichenden Orientierung, lässt aber gleichzeitig genügend Entscheidungsspielräume. Zudem ist die reale Aufgabe so gewählt, dass eine termingerechte und selbstständige Durchführung durch die Auszubildende möglich ist und sie die in dem Auftrag geforderten Qualitätsstandards erfüllen kann.

Dem Auftrag sind ferner nur wenige Informationsmaterialien hinzugefügt. Stattdessen wird die Auszubildende gezielt auf weitere, auch betriebliche Informationsquellen hingewiesen, um sie zur selbstständigen Informationsbeschaffung anzuregen. Der Auszubildenden wird ausreichend Zeit gegeben, die sie zur selbstständigen Durchführung des Auftrages benötigt. Dazu gehören neben der Informationsbeschaffung auch die eigenständige Entwicklung eines Lösungsweges und notwendige Korrekturen im Laufe des Arbeitsprozesses.

Nach erfolgreichem Abschluss des Lernauftrages wird der Auszubildenden Gelegenheit gegeben, ihre Lösung zu präsentieren. Dies fördert die Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten und verstärkt den Lerneffekt nachhaltig.

Die Ausbilderin steht in allen Phasen lediglich als Lernberaterin zur Verfügung und unterstützt die Auszubildende im Lernprozess. So trägt die Auszubildende Verantwortung für ihre Arbeit und die Selbsttätigkeit wird gefördert. Dabei legt die Ausbilderin Wert auf einen kooperativen Führungsstil, um die Auszubildende zu motivieren und sie von möglichen Hemmungen und Ängsten zu befreien. Sie nimmt die Auszubildende als Partnerin ernst, fordert sie zur aktiven Mitarbeit an der aufgabenbezogenen Zielsetzung auf und unterstützt sie dabei.

5. Motivation/Problembewusstsein

Bei der Ausbildung ist Motivation einer der wichtigsten Aspekte. Um durch Lernerfolge die Motivation der Auszubildenden zu fördern, folgt die Unterweisung dem didaktischen Prinzip. Didaktisch sinnvoll schreitet man vom Bekannten zum Unbekannten, vom Einfachen zum Komplexen und vom Allgemeinen zum Speziellen voran. Außerdem werden möglichst viele Sinne angesprochen — einerseits, um verschiedenen Lerntypen gerecht zu werden und andrerseits, weil so in jedem Fall der höchste Wirkungsgrad erzielt wird.

Ausgangspunkt der Ausbildungseinheit und damit des Lernens ist eine konkrete Realaufgabe:

Die Auszubildende soll für das Vorstandsmitglied XY der XY-Stiftung die Teilnahme an dem Deutschen StiftungsTag 2016 in der Zeit vom 11. bis 13. Mai 2016 in Leipzig organisieren.

Der Arbeitsauftrag macht erkennbar, welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten die Auszubildende am Ende erwerben sollen: Er beschreibt damit das Ergebnis des Lernprozesses.

Da der Auszubildenden bereits zu Beginn der Unterweisung klar ist, wohin die Arbeits- oder Lernaufgabe führen soll, muss sie die betriebliche Realität nicht erst antizipieren. Darüber hinaus handelt es sich um eine Aufgabe, die vom Schwierigkeitsgrad dem Kenntnisstand der Auszubildenden angepasst ist. Damit ist gewährleistet, dass Erfolge beim Lernen die Motivation für das Weiterlernen verstärken.

Schon die klare Zielsetzung, eine für die spätere berufliche Tätigkeit relevante Aufgabe bewältigen zu müssen, motiviert die Auszubildende. Das Formblatt, das Bestandteil des Lernauftrages ist, hilft das Vorgehen zu strukturieren und kann als Grundlage zur (Selbst-)Kontrolle herangezogen werden. Damit nimmt es der Auszubildenden die Angst vor Misserfolg und regt sie zu einem selbstständigen und eigenverantwortlichen Umgang mit der Aufgabe an. Dies führt zu einer hohen Selbstmotivation und sichert den Lernerfolg. Schließlich wirkt auch der kooperative Führungsstil der Ausbilderin motivierend.

Kommt noch ein Erfolgserlebnis über eine gut durchdachte und geplante Dienstreise hinzu, werden damit positive Lernerlebnisse abgespeichert, was wiederum zu einer Stärkung des Leistungsmotivs führt.

6. Planungsskizze

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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