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Systemtheoretische Ansätze zum Management von komplexen Projekten

Bachelorarbeit 2014 53 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Zielsetzung
1.2 Aufbau der Arbeit

2. Ganzheitliche Denkansätze
2.1 Allgemeine Systemtheorie
2.1.1 Geschichte
2.1.2 Definition
2.1.3 Teile und Ganzheit
2.1.4 Struktur
2.1.5 Voraussagbarkeit des Verhaltens von Systemen
2.1.6 Offenes System
2.1.7 Dynamik
2.1.8 Zweck und Ziel sozialer Systeme
2.1.9 Stabilität
2.1.10 Autopoiesis
2.1.11 Black Box
2.2 Kybernetik

3. Beherrschung von Komplexität
3.1 Begriffsbestimmung
3.2 Stetige Zunahme von Komplexität
3.2.1 Varietät
3.2.2 Selbstorganisation
3.3 Mechanistisches versus systemisches Weltbild
3.4 Management von Komplexität in Projekten
3.4.1 Ansätze im klassischen Projektmanagement
3.4.2 Was ist ein Projekt?
3.4.3 Projektmanagement
3.4.4 Magisches Dreieck
3.4.5 Das Phasenmodell
3.5 Störfaktoren und Planungsunsicherheiten
3.5.1 Umfeld- und Stakeholderanalyse
3.5.2 Risikomanagement
3.5.3 Szenario - Technik

4. Systemisches Projektmanagement
4.1 Einleitung
4.2 Systemtheoretische Anwendung im Projektmanagement
4.2.1 Abgrenzung Projekt und Umwelt
4.2.2 Projekttypen
4.2.2.1 Klassifizierung
4.3 Elemente des systemischen Projektansatzes
4.3.1 Initiierungsphase
4.3.2 Planungsprozesse
4.3.3 Realisierung
4.3.3.1 Steuerungsinstrumente
4.3.3.2 Führungsmodelle und Kommunikation
4.3.3.2.1 Konstruktivismus
4.3.3.2.2 Führung
4.3.3.2.3 Kommunikation
4.3.3.2.4 Mitarbeitermotivation
4.3.3.2.5 Konflikte
4.4 Projektabschluss

5. Fazit

6. Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das System als geordnete Gesamtheit

Abbildung 2: Das Szenario - Trichtermodell

Abbildung 3: Die systemische Schleife

Abbildung 4: Darstellung einer rollierenden Planung

Abbildung 5: Maslowsche Bedürfnispyramide

1. Einleitung

1.1 Zielsetzung

In den letzten Jahren ist ein stetiger Anstieg der Komplexität in der Wirtschaft zu verzeichnen. Globalisierung, kürzere Produktlebenszyklen und die damit verbundenen zusätzlichen Planungsunsicherheiten erschweren die Aufgabe des Managements. Führungskräfte müssen auf die interne und externe Dynamik und die zunehmende Vernetztheit der Wirtschaftsfaktoren in den Unternehmen und bei Projekten reagieren. Für viele Projektverantwortliche stellt die steigende Komplexität eine Herausforderung dar. Immer häufiger tritt die Frage auf, wie man Unsicherheiten und Unvorhergesehenem effizient begegnen kann. Die klassischen Methoden des Projektmanagements reichen alleine nicht mehr aus, um Projekte erfolgreich leiten zu können. Systemtheoretische Erkenntnisse scheinen hilfreich, um komplexe Projekte erfolgreich zu managen. In den vergangenen Jahren war der systemtheoretische Ansatz Naturwissenschaftlern, Soziologen und auch Therapeuten eine Stütze, um komplexe Sachverhalte besser zu verstehen und analysieren zu können. Seit einigen Jahren hat das systemtheoretische Denken nun auch für die Wirtschaft an Bedeutung gewonnen.

Diese Ausarbeitung thematisiert die systemische Sicht auf komplexe Projekte und zeigt die Unterschiede bzw. Weiterentwicklungen zu veralteten kausalanalytischen Denkweisen auf.

1.2 Aufbau der Arbeit

Diese Ausarbeitung ist in 5 Kapitel unterteilt. Im Folgenden werden diese Abschnitte kurz beschrieben.

Nach der Einleitung werden im zweiten Kapitel einleitend systemtheoretische Grundlagen beschrieben, wie beispielsweise die Definition eines Systems und seiner Teile, die Dynamik, die Eigenschaften und die möglichen Strukturen und Verhaltensweisen von Systemen. Des Weiteren wird in diesem Abschnitt der Begriff der Komplexität erörtert.

In Kapitel drei werden die mechanistische Denkweise, sowie das klassische Projektmanagement von den ganzheitlichen Denkansätzen differenziert. Ferner wird der Umgang mit Planungsunsicherheiten beschrieben.

Kapitel vier behandelt das systemische Projektmanagement, Mitarbeiterführung und die Kommunikation innerhalb des Systems bzw. Projektes, die der Komplexität angepasst sind.

In dem fünften Kapitel, dem Fazit, erfolgt eine bewertende Zusammenfassung der Thematik.

2. Ganzheitliche Denkansätze

2.1 Allgemeine Systemtheorie

2.1.1 Geschichte

Die Systemtheorie hat ihren Ursprung in naturwissenschaftlichen Fächern, insbesondere in der Biologie und in der Physik. Erste grundlegende Erkenntnisse zu dem Systembegriff wurden um 1900 bekannt. Diese Erkenntnisse wurden angestoßen durch die Erklärungsnotwendigkeit von Ordnung und Unordnung in Systemen. Die damaligen Wissenschaftler benötigten neue Denkansätze um komplexe Sachverhalte von naturwissenschaftlichen Fragestellungen zu erklären und besser zu verstehen, da man „mit althergebrachten mechanistischen Erklärungsmodellen nicht mehr weiterzukommen schien."[1] Die Weiterentwicklung einer anfänglichen Theorie führte dazu, dass sich Wissenschaftler aus verschiedenen Bereichen zusammen fanden und an dem gleichen Problembereich forschten. Die ersten zusammengeführten Forschungsergebnisse waren jedoch noch nicht systemtheoretisch, sondern führten viel mehr zu philosophischen, mathematischen, wirtschaftlichen und politischen Fragen und Diskussionen. Erst im Jahre 1928 wurde aus mehreren abstrakten Denkansätzen von dem Biologen und Philosophen Ludwig von Bertalanffy eine „Allgemeine Systemtheorie" entwickelt. In den 50er -Jahren wurde diese Theorie von Wissenschaftlern in den USA und auch in Europa verfeinert und weiterentwickelt. Große Bedeutung bekam die Systemtheorie nun auch in der Soziologie, der Psychologie und in der Informatik.[2]

Allerdings ist Luhmann der Auffassung, dass es eine allgemeine Systemtheorie nicht gibt. Er vertritt die Ansicht, dass es mehrere allgemeine Systemtheorien gibt, da bei der genauen Betrachtung der verschiedenen Theorien immer klar erkennbar ist, „in welcher Disziplin der Ausgangspunkt dieser Abstraktionen liegt."[3]

2.1.2 Definition

Der aus dem Griechischen stammende Begriff „System" bedeutet „zusammen und stehen und meint ein Ganzes, das im Zusammenwirken von Teilen existiert."[4] Fritz B. Simon beschreibt ein System als eine „zusammen gesetzte Einheit".[5] In den Wirtschaftswissenschaften wurde die Systemtheorie insbesondere durch Hans Ulrich eingeführt und nachhaltig geprägt. Nach Ulrich ist ein System als „eine geordnete Gesamtheit von Elementen, zwischen denen irgendwelche Beziehungen bestehen oder hergestellt werden können"[6] zu verstehen. Geordnet insofern, da immer ein Anordnungsmuster besteht, welches die Ganzheit strukturiert oder organisiert. Fredmund Malik weist darauf hin, dass bei Systemen auch die relevante Umwelt mit in Betracht gezogen werden muss. „Ein System ist jener Ausschnitt der Welt, der uns von einem bestimmten Zweck und die dadurch bestimmte Funktionalität her interessiert oder zu interessieren hat."[7]

2.1.3 Teile und Ganzheit „Ein System ist ein aus Teilen bestehendes Ganzes"

Der Begriff des[8] Systems wird in sehr vielen verschiedenen Lebensbereichen, in unterschiedlichen Zusammenhängen und Dingen verwendet. Beispielsweise spricht man von einem Verkehrssystem, Schulsystem oder auch dem Wirtschaftssystem eines Landes.

Ein System beschreibt eine aus Komponenten aufgebaute Ganzheit. Der Systembegriff ist sehr abstrakt und formal, weshalb ein System nicht immer klar definierbar ist. So kann es sein, dass etwas als ein System definiert wird, obwohl es in der Betrachtung eines größeren Systems nur als Subsystem fungiert.[9]

Ein System ist nach außen von seiner Umwelt abgrenzbar. Das bedeutet, dass es bestimmte Unterscheidungsmerkmale zu seiner Umwelt aufweist und zudem aus unterscheidbaren Teilen aufgebaut ist. Der Begriff Teil beschreibt, dass nicht von etwas Ganzem gesprochen wird, sondern etwas dargestellt wird, dass zu einer Ganzheit zugehörig ist.

Luhmann unterscheidet bei der Betrachtung von Systemen zwischen dem analytischen und dem konkreten Systembegriff. Bei der analytischen Form ist es dem Beobachter überlassen, „was er als System und was er als Umwelt ansieht; welche Aspekte der Realität er zu einem System zusammenfasst und welche er ausschließen will (...) konkret wäre die Systemtheorie dagegen, wenn sie davon ausgeht, dass sich in der Realität selber Systeme bilden und der Systemtheoretiker diese Systeme so, wie sie sind, beschreiben muss ".[10] Für die wirtschaftlichen Betrachtungen sind jedoch nur die analytischen Aspekte von Bedeutung und werden somit auch ausschließlich in dieser Ausarbeitung thematisiert.

Für den systemorientierten Denker gilt es vorab zu klären, was genau das System seiner Betrachtung ist. Er analysiert die Teile, welche als Subsystem fungieren können oder auch die einzelnen Objekte, die als Element bezeichnet werden. Ein Subsystem kann aus anderer Betrachtungsweise als ein System definiert werden. Die Abgrenzung des Subsystems ist erkennbar an einem größeren Beziehungsreichtum der einzelnen internen Elemente, als zu den anderen im System.

Das Element ist die kleinste Einheit, welche aufgrund von Betrachtungsweisen nicht weiter aufgeteilt wird. Das bedeutet, dass ein Element zwar noch als System definiert werden kann, doch die innere Zusammensetzung ist für die analytische Betrachtung nicht weiter von Interesse. In der Betriebswirtschaftslehre ist die Unternehmung als soziales und produktives System zu sehen, welches in verschiedene Subsysteme (z.B. verschiedene Abteilungen) und Elemente, wie z.B. Mensch oder Maschinen, aufgeteilt ist. Wenn man den Menschen als Element dieses Systems definiert, ist dieses für wirtschaftliche Fragestellungen unter Umständen ausreichend. Betrachtet man den Menschen jedoch aus biologischer Sicht, ist

der Mensch ein hochkomplexes natürliches System, welches als ein „aus verschiedenen Organen bestehendes Individuum"[11] zu betrachten ist. Das Gleiche gilt auch, wenn es um Fragen der Führung in Unternehmen geht. Dann ist der Mensch als komplexes System mit Emotionen, Vernunft, Ängsten, Erfahrungen und Werten zu betrachten, um zu nötigen Erkenntnissen zu gelangen. Die Abgrenzung von System und Umwelt ist dann definiert, wenn innerhalb des Systems mehr Interaktion stattfindet, als Beziehungen zwischen der geordneten Gesamtheit und der Umwelt bestehen.[12]

Die ganzheitliche oder systemische Denkweise besagt, dass eine kleine Änderung bei einem Element direkte oder indirekte Auswirkungen auf einzelne Elemente oder das gesamte System haben kann, da die internen Teile miteinander verbunden sind und somit Einfluss aufeinander nehmen können. Ein Element, das keine Verbindung zu einem oder mehreren Elementen aufweist, ist nicht als Teil des Systems anzusehen, sondern ist schlicht und einfach Umwelt.[13]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Das System als geordnete Gesamtheit

(Quelle: http://www.evolog.de/sites/default/files/systemrelevantes_unternehmen_- _was_ist_das_0. pdf)

„Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile"

(Aristoteles)

Ein System weist Eigenschaften auf, die die einzelnen Teile nicht besitzen und auch nicht in addierter Form besitzen würden. Die Verhaltensspezifikationen und die individuellen Eigenschaften ergeben sich erst aus der Ganzheit und dem Zusammenspiel der Teile.

Das Verhalten eines Systems ist abhängig von der Interaktion und dem Zusammenwirken von allen Teilen. Durch die Verbindungen und das gegenseitige aufeinander Einwirken ergibt sich ein bestimmtes und wahrnehmbares Verhalten. Die Verbindungen können auch als Beziehungen verstanden werden, welche definierbar sind als Interdependenz und Kohärenz. Interdependenz beschreibt eine gegenseitige Abhängigkeit, allerdings muss nicht jedes Element mit einem anderem verknüpft sein, also nicht unmittelbar in Verbindung stehen. Im Fokus steht das System als Ganzheit, welches vom Verhalten seiner Elemente abhängig ist. So ist die interne Dynamik in einem System durch das Verhalten der Elemente bestimmt. Beziehungen können bereits bestehen oder auch noch geschaffen werden. Durch eine solche geplante Verknüpfung von Elementen kann bewusst Einfluss auf das System und seine Eigenschaften ausgeübt werden.[14]

Ein Auto, als Beispiel aus der Technik, besteht aus vielen verschiedenen Teilen, welche in Verbindung stehen und durch das Zusammenwirken das Fahren, Beschleunigen, den Verbrauch von Benzin und weiteren Eigenschaften ermöglicht. Wenn man jedoch ein Teil entfernt, würde es eine systemspezifische Eigenschaft verlieren. Beispielsweise der Motor, welcher die „Antriebsquelle des Autos" darstellt, ist relevant um das Auto zum Fahren zu bringen. Aber auch weitere Teile wie die Reifen, die Kupplung oder das Gaspedal sind wichtige Elemente, um die Funktionstüchtigkeit des Autos zu gewährleisten.

Bei der Betrachtung weiterer Systeme wie z.B. dem Menschen oder einem Unternehmen ist ersichtlich, dass ein Herz allein nicht genügt, um den Menschen abbilden zu können. Doch auch alle Teile des Menschen summiert, ergeben nicht den lebendigen Menschen mit seinen verschiedenen individuellen Eigenschaften. Ebenso ist die Unternehmung ein System, welches definiert wird, durch das Geflecht von Teilen und deren Wechselbeziehungen. Eine Abteilung oder Mitarbeiter alleine sind hingegen nicht dasselbe oder etwa mit der gesamten Unternehmung vergleichbar.[15]

2.1.4 Struktur

Eine Systemstruktur beschreibt, wie und wo ein Element angeordnet ist. Diese Anordnungsstruktur ist jedoch variabel. Ein dynamisches System ist dadurch charakterisiert, dass die Position der einzelnen Elemente nicht stagniert, sondern sich stetig verändert. Durch Veränderungen der Anordnungsstruktur ändert sich auch das Verhalten des gesamten Systems. Im Weiteren definiert sich die Struktur nicht nur räumlich, sondern durch die zeitliche Dimension werden auch Prozessabläufe verändert.

Luhmann weist darauf hin, dass ein System selbst Strukturen schaffen muss, da es keine Strukturen importieren kann.[16]

2.1.5 Voraussagbarkeit des Verhaltens von Systemen

Bei der Voraussagbarkeit des Verhaltens von Systemen unterscheidet man zwischen „determinierten“ und „probabilistischen“ Systemen. Ein System, welches determiniert ist, ist in der Verhaltensweise und den Wechselwirkungen der einzelnen Elemente und den damit verbundenen Zustandsänderungen voraussagbar. Das Verhalten eines probabilistischen Systems ist dagegen nicht genau vorhersehbar und lässt sich nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit bestimmen.[17]

2.1.6 Offenes System

Besteht ein Austausch des Systems mit seiner Umwelt, spricht man von einem offenen System; im Gegensatz zu einem geschlossenen System, wo keine Beziehungen zur Umwelt bzw. zu dem Supersystem bestehen. „Nun sind zwar geschlossene Systeme denkbar; die uns interessierenden realen Systeme sind aber in aller Regel offen, d.h. sie weisen irgendwelche Beziehungen zu ihrer Umwelt auf.“[18] Austausch findet in Form von Materie, Energie und/ oder Informationen statt. Besteht zwischen den Input - und Output - Größen ein sichtbarer Zusammenhang, so findet ein Transformationsprozess innerhalb eines Systems statt. Durch In- und Output - Beziehungen des Systems mit seiner Umwelt können sowohl das System als auch die Umwelt beeinflusst bzw. verändert werden. Insofern ist es für das Bestehen des Systems wichtig, diesen Austausch zu kontrollieren. Laut Peter Addor ist in sozialen Systemen vor allem eine pragmatische Information relevant, wenn sie zu Veränderungen bei dem Empfänger führt.[19] So kann eine Information als eine Nachricht verstanden werden, welche Nichtwissen bei dem Empfänger auflöst.[20] Malik betrachtet eine Information als „Signale, Daten und Nachrichten, die Unterschiede darstellen, welche weitere Unterschiede auslösen oder Veränderungen bewirken. In diesem Sinne sind Informationen insbesondere Entscheidungen, Unterscheidungen und neue Erkenntnisse.“[21]

2.1.7 Dynamik

Die Dynamik von Systemen beschreibt jede Form des Verhaltens oder auch jeglichen Bewegungsablauf. Somit ist ein System dynamisch, wenn in ihm etwas passiert oder abläuft. Ausgehend von den Beziehungen der Elemente oder auch von den Subsystemen ist ersichtlich, dass die Interaktion oder das Verhalten der einzelnen Elemente in einer bestimmten Reihenfolge als Prozess bezeichnet werden können. Die Menge an Prozessen in der Relation zum Zeitraum spiegelt den Grad der inneren Dynamik wieder. Äußere Dynamik zeigt auf, wie intensiv das Verhalten und die Beziehungen von System und Umwelt sind.[22] Aufgrund ständiger Weiterentwicklungen im System ist nicht nur der Ist - Zustand relevant, sondern auch die zukünftige Entwicklung. Bedingt durch vielfältige Veränderungen und Komplexität ist Intransparenz somit eine grundsätzliche Eigenschaft von dynamischen komplexen Systemen. Stephanie Borgert beschreibt ferner: „für einen Betrachter ist es immer nur möglich, einen Ausschnitt zu erfassen. Das vollständige System, mit all seinen Elementen und deren Wechselbeziehungen, lässt sich weder ganz erfassen, noch beschreiben. Dies ist eine Quelle der Unbestimmtheit für die Planung und die Entscheidungsfindung."[23]

2.1.8 Zweck und Ziel sozialer Systeme

Soziale Systeme sind künstliche Gebilde, die von Menschen geschaffen werden. Bereits bei der Gründung und der Gestaltung dieser Systeme werden in der Regel Ziele bzw. Zweckorientierungen definiert. Das System soll zielgerichtet sein und sich nicht einfach ohne Richtung entwickeln. Die Begriffe Zweck und Ziel sind wie folgt zu unterscheiden: Zweckorientierte Systeme nehmen Funktionen im Interesse der Umwelt wahr. Ziele sind hingegen autonom angestrebte Zustände des Systems. Insbesondere liegt der Fokus auf dem Output, welcher erzeugt wird. Dieser Output wird anschließend der Umwelt zur Verfügung gestellt. Ein System, welches zweckorientiert ist, tätigt Funktionen, um den Bedarf der Umwelt und damit zugleich auch eigene Ziele (z.B. die Gewinnorientierung einer Unternehmung) zu befriedigen. Es können aber auch Konflikte zwischen eigenen Ziel- und externen Zweckvorstellungen existieren.

Jedes Element innerhalb eines Systems kann jedoch eine eigene Zielvorstellung entwickeln, welche unabhängig sein kann oder eventuell sogar beeinträchtigend für die Zielorientierung des Systems ist. Daher gilt es für Systeme, die sich daraus ergebenden Konflikte rechtzeitig zu erkennen und zu lösen, um Stabilitätsstörungen zu vermeiden.

In der allgemeinen Systemtheorie wird eine solche Zweck - und Zielanalyse nicht in Betracht gezogen. Zum Verständnis von der Wirklichkeit sozialer Systeme ist es aber laut Ulrich durchaus von Bedeutung, die Ziele und Zwecke eines Systems zu verstehen.[24]

2.1.9 Stabilität

Grundsätzlich wird in der Systemtheorie unterstellt, dass Systeme, um überleben zu können, eine gewisse Stabilität aufweisen müssen. Wenn ein System nicht allzu starken Schwankungen von innen oder/und außen ausgesetzt ist, spricht man von einem stabilen System. Außerdem ist ein stabiles System durch sein Bestreben gekennzeichnet, seinen momentanen Zustand beibehalten zu wollen. „Auch nach Störungen von außen versucht es umgehend, in diesen Zustand zurück zu kehren. Ist dies erfolgreich, so spricht man von robusten Systemen."[25]

2.1.10 Autopoiesis

Die Biologen Humberto Maturana und Francisco Varela entwickelten das Konzept der Autopoiesis, mit dem die wesentlichen Eigenschaften von lebenden Systemen mit Hilfe der Systemtheorie beschrieben wurden. Der Begriff Autopoiesis leitet sich vom griechischen Wort autos, „selbst" und poieses, „schöpferische Tätigkeit" und beschreibt den Prozess der Selbsterhaltung eines Systems.[26] Dieser Begriff wurde für den Bereich der sozialen Systeme durch Luhmann übernommen. „Autopoiesis bezeichnet die Reproduktion von Elementen eines Systems durch das System selbst. Die Umwelt hat auf autopoietische Systeme (außer deren Zerstörung) keinen direkten Einfluss, sie kann weder die Elemente konstituieren, noch deren Operationsweise direkt verändern. Autopoietische Systeme bezeichnet man daher auch als operativ geschlossen."[27]

Bezogen auf wirtschaftliche Aspekte, insbesondere soziale Systeme in Wirtschaft und Gesellschaft, aber auch bezogen auf Fragestellungen des Projektmanagements wird m.E. dieses sehr praxisnah durch die Website „4managers.de" erklärt.

Die Autopoiesis ist ein Prozess innerhalb eines Systems, welcher die Autonomie und die Überlebensfähigkeit eines Systems gewährleistet. Das bedeutet insbesondere, dass es die Grenzen zu der Umwelt selbst klar definiert. Ein soziales System weist eigene Kommunikations- und Verhaltensregeln auf, welches die Identifikation des Systems unterstützt. Die Umwelt und das System stehen in einer Wechselbeziehung zueinander, welche durch Austausch und Interaktion des Systems aufgebaut ist. Auf Veränderungen muss ein System reagieren, indem es sich ständig neu anpasst. Wie bereits einst Konfuzius sagte, ist Stagnation Rückschritt. Soziale Systeme, welche in der Wirtschaft überleben wollen, müssen auf Bedrohungen und Veränderungen der Umwelt durch neu angepasste und/oder optimierte Strategien reagieren. Innerhalb der autonomen Subsysteme muss die neu formulierte Strategie akzeptiert, angenommen und umgesetzt werden. Von außen notwendig gewordene Veränderungsprozesse irritieren das System und die Subsysteme. Deshalb ist darauf zu achten, dass ein System rechtzeitig und autonom Veränderungsprozesse in Gang setzt.[28]

2.1.11 Black Box

Die Betrachtung eines Systems von außen stellt den Beobachter häufig vor viele komplizierte Fragestellungen. Je komplexer ein System ist, desto schwieriger ist es auch nachzuvollziehen, wie die internen Prozesse funktionieren. Man kann die Wechselwirkungen nicht genau nachvollziehen, sondern nur teilweise erahnen.[29] Da die zu beobachteten

Größen lediglich der Input und der Output sind, ist es schwierig, den internen Transformationsprozess zu verstehen. Wenn das Innenleben des Systems für den Beobachter von außen nicht transparent ist, spricht man von einer Black Box. Roswitha Königswieser ist der Ansicht, „man könne von außen in das Dunkel des Innengeschehens eines Systems nicht wirklich hineinschauen und verstehen, was darin vor sich geht."[30] Eine weitere Variante um Erkenntnisse über den schwarzen Kasten zu bekommen, ist die Manipulation des Inputs. Treten nun ebenfalls Regelmäßigkeiten bei der Veränderung des Outputs auf, können so Schlüsse über die etwaige innere Struktur und Prozesse des Systems gezogen werden.[31]

Das Black Box Modell ist nach Luhmann allerdings nur als ein Rahmenmodell zu verstehen, „das im Prinzip nicht ausschließt, dass man weiter gehende strukturelle Analysen macht, das aber zunächst einmal die Vorstellung einer starren, maschinenartigen oder mathematischen Kopplung von In-und Output auflöst.“[32]

2.2 Kybernetik

Gründer der kybernetischen Wissenschaft war der Mathematiker Norbert Wiener. Sein Werk „Cybernetics or Control and Communication in the Animal and the Machine“ wurd e im Jahre 1948 veröffentlicht.[33]

Luhmann beschreibt die Kybernetik, welche in den 40er Jahren entstanden ist, als „die Wissenschaft von der Steuerungskunst technischer, vielleicht auch psychischer, in jedem Fall auch sozialer Systeme“. Das Wort Kybernetik leitet sich von Cybernetes ab, we lcher der Steuermann eines Schiffes ist. Dieser hat die Aufgabe, sein Schiff zu lenken und den richtigen Kurs bei jeder Wetterlage beizubehalten. So spricht Luhmann im Weiteren jedoch davon, dass es eine Illusion sei, ein System ausschließlich mit kybernetischen Mechanismen steuern zu können. Um ein gesamtes System steuern zu können, müsste ein gleichsam komplexer Steuerungsapparat geschaffen werden.[34] Fredmund Malik definiert die Kybernetik als „die Wissenschaft von sich selbst regulierenden, sich selbst steuernden und sich selbst organisierenden komplexen, autodynamischen Systemen.“[35]

Die Kybernetischen Techniken sind die Steuerung, Regelung und Anpassung, um ein System zielorientiert lenken zu können. Von Steuerung spricht man, wenn sowohl das Ziel des Systems, als auch die Art und Weise des Verhaltens von außen vorgegeben wird. Insofern setzt Steuerung immer eine „steuernde Instanz“ voraus. Die Regelung ist eine Form, welche auch eine steuernde Instanz voraussetzt, doch hier wird ausschließlich das Ziel von außen diktiert. Die Verhaltensweisen passt das System selbst an, um die Sollvorgaben zu erfüllen. Bei der Anpassung gibt es keine Vorgaben von einem steuernden System. Die Anpassung orientiert sich an der regulären Funktionsweise eines Systems. Das System entwickelt selbst einen Sollwert und passt sich den verändernden Umweltbedingungen an. Hier betrachtet man die Umwelt und die Beziehungen zu dem System. Die Verhaltensänderungen führen „zu einem neuen Gleichgewicht zwischen den internen Zuständen eines Systems und seiner Umwelt".[36] Regelung und Anpassung unterscheiden sich also insofern von der Steuerung, als dass hier von der Selbstregulierung gesprochen werden kann. [37]

Insbesondere die Rückkoppelung ist ein Vorgang der Selbstregulierung eines Systems. So werden die äußeren Einwirkungen durch die Rückkoppelungsmechanismen innerhalb eines Systems zwar nicht verhindert, aber ihre Einwirkungen auf das System nachträglich eliminiert. Diese Technik funktioniert durch den Vergleich von Soll - und Ist Werten. Eine Instanz innerhalb eines Systems eruiert die Abweichungen von den Zielvorgaben eines Systems und korrigiert diese mithilfe von systemspezifischen Korrekturmaßnahmen.[38] Stephanie Bogert beschreibt, dass „die Rückkopplung von Information in das System selbst zu verstärkenden (Mitkopplung) oder abschwächenden (Gegenkopplung) Effekten führt."[39] Eine grundsätzliche Aussage ist nach William Ross Ashby, dem Mitbegründer der Kybernetik, dass ein System ein anderes nur kontrollieren oder steuern kann, wenn es mindestens dieselbe Anzahl an Handlungsvarietät aufweist. Aufgrund von selbstorganisatorischen Grundsätzen ist es möglich, dass ein System auf Umwelteinflüsse reagiert und sich selbst erhalten kann. Die Interaktion der verschiedenen Elemente schafft eine Ordnung, welche durch ständige Wechselbeziehungen erhalten wird.[40]

3. Beherrschung von Komplexität

3.1 Begriffsbestimmung

Was bedeutet der Begriff Komplexität? Im allgemeinen Sprachgebrauch wird häufig der Begriff der Kompliziertheit mit dem der Komplexität verwechselt. Sachverhalte sind kompliziert, wenn sie umständlich und schwierig zu verstehen sind. Beispielsweise werden komplizierte Bücher, Baupläne oder Bedienungsanleitungen durch akribisches Bearbeiten mit einem gewissen zeitlichen Aufwand und dem nötigen Fleiß verständlich. Wenn man im Nachhinein etwas vergessen hat, kann man es jederzeit nachlesen, da sie statisch sind.

Komplex ist ein System hingegen, wenn die Zusammensetzung der Teile kompliziert ist und es zudem noch die Zustände ständig verändern kann. Die Komplexität ist laut Ulrich eine Systemeigenschaft, "deren Grad von der Anzahl der Systemelemente, von der Vielzahl der Beziehungen zwischen diesen Elementen sowie der Anzahl möglicher Systemzustände abhängt."[41] Komplexe Systeme, welche eine hohe Dynamik aufweisen, sind nicht vollständig voraussagbar in ihrem zukünftigen Verhalten.

Ein System, welches zwar dynamisch ist, aber nicht kompliziert ist, wird als ein einfaches System bezeichnet. Beispielsweise kann eine Maschine zwar dynamisch, aber nicht kompliziert sein, wenn es immer denselben Output bei dem gleichen Input erzeugt. Das bedeutet, dass der Transformationsprozess determiniert ist. Ein solches einfaches dynamisches System wird triviale Maschine genannt. Innerhalb der Technik sind triviale Systeme durchaus üblich und effektiv.

Soziale Systeme gehören zu dem Bereich der nicht-trivialen Systeme, welche in ihrem Verhalten nicht vorhersehbar und nicht genau planbar sind. Der Transformationsprozess ist nicht immer gleich. Der Grund dafür liegt in der Eigendynamik, die ein solches System in der Regel aufweist. Auf den gleichen Input reagiert das System in verschiedener Form aufgrund verschiedener Zustände und unterschiedlicher Verhaltensweisen, die es aufweisen kann.[42]

Diese Arbeit setzt sich mit Fragestellungen der ansteigenden Komplexität und den damit verbundenen Planungsunsicherheiten auseinander und will Antworten für den Umgang mit komplexen Projekten geben.

3.2 Stetige Zunahme von Komplexität

„Der Umgang mit der steigenden Komplexität ist die vielleicht größte Herausforderung, der sich Organisationen im 21. Jahrhundert stellen müssen ,'[43] (Heinz Peter Wallner)

In Bezug auf Komplexität muss sich ein Unternehmen mit der internen und der externen Komplexität auseinandersetzen. Die Komplexität der Umwelt steht in Wechselbeziehung zu der inneren Komplexität einer Organisation. So ist der Grad der inneren von der äußeren Komplexität abhängig, welcher unternehmensintern verarbeitet werden muss.[44]

Je höher das Maß an Komplexität innerhalb eines Systems ist, umso besser kann es auf Veränderungen der Umwelt mit verschiedenen Verhaltensweisen und diversen Varianten reagieren. Die interne Komplexität ist zwar zum einen hilfreich, jedoch wird es durch den Anstieg der Komplexität ab einem bestimmten Grad immer komplizierter, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um ein System kontrollieren zu können.[45]

Da die Komplexität in der modernen Welt aufgrund von Globalisierung, Zunahme von Anforderungen an Unternehmen oder auch der vermehrten Zunahme von Informationen stetig zunimmt, ist es wichtig, dass ein Unternehmen angemessen auf Komplexität reagiert. Daher ist es erforderlich, dass die Komplexität des sozialen Systems der Komplexität der relevanten Umwelt angepasst ist, um lebensfähig zu sein. Bereiche eines Unternehmens weisen ebenfalls komplexe Strukturen auf und dienen der Überlebensfähigkeit des Systems, da sie benötigt werden, um Aufgaben zu erfüllen. So muss beispielsweise die Marketingabteilung die erforderliche Komplexität aufweisen, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu erhalten. Trotz hoher Komplexität weisen laut Peter Addor derartige Systeme hohe Ordnungsgrade und Stabilität auf.[46]

3.2.1 Varietät

Um die Komplexität eines Systems messen zu können, bedarf es einer spezifischen Messgröße. Diese wird als Varietät bezeichnet. „Varietät ist die Anzahl möglicher unterscheidbarer Zustände, die ein System haben kann."[47] Wobei diese Anzahl abhängig ist von der Menge an Elementen, deren möglichen Zustände und der Beziehungen der Elemente untereinander. Je mehr Elemente und damit auch Zustände und Wechselbeziehungen ein System aufweist, desto komplexer ist es. Die Bedeutung des Begriffs Varietät ergibt sich insbesondere hinsichtlich der Steuerung und Kontrolle von Systemen. Nach dem Gesetz von William Ross Ashby „benötigt das Control-System mindestens ebenso viel Varietät, wie das zu kontrollierende System selbst."[48] Desto komplexer ein System ist, umso schwieriger ist es, das System zu steuern.

Meines Erachtens ist die Varietät ein geeignetes Maß für die Komplexität innerhalb technischer Systeme, doch bei sozialen Systemen ist es schwierig, die verschiedenen Zustände zu eruieren. Beispielsweise sind die Zustände von einer Glühlampe als technisches System erkenn- und erklärbar. Bei einer Glühlampe gibt es genau 2 Zustände, nämlich, dass das Licht „an" oder „aus" ist. Bei 5 Glühlampen, welche an oder aus sein können, ergeben sich schon beispielsweise 2Λ5 = 32 Zustände. Die Anzahl der Zustände kann sehr schnell sehr stark ansteigen, da sie sich automatisch bei jeder weiteren Glühlampe verdoppeln wird. In diesem Beispiel haben wir es mit einer Exponentialfunktion zu tun. Egal wie hoch, sie bleibt berechenbar.[49] Doch die Komplexität innerhalb eines sozialen Systems ist weitaus komplizierter und zudem abhängig von mehreren Elementen und Subsystemen, welche zudem durch Wechselbeziehungen miteinander verbunden sind. Zu betrachten ist darüber hinaus noch der Austausch mit der Umwelt. Schon der einzelne Mensch als Element eines sozialen Systems an sich ist äußerst komplex, sodass eine Messung weitaus komplizierter ist, als bei technischen Systemen. Insofern dürfte die Varietät bei komplexen sozialen Systemen -wenn überhaupt- nur schwer messbar sein. Hier gilt es m.E. nach anderen Kriterien zu suchen, die den Komplexitätsgrad von äußerst komplexen Systemen beschreiben.

3.2.2 Selbstorganisation

Innerhalb eines komplexen Systems ist ein wesentlicher Aspekt die Selbstorganisation und die Selbstregulierung. Diese Fähigkeit ist auch bei natürlichen Systemen erkennbar, welche sich selbst, ohne Steuer- bzw. Reglersysteme ordnen und regeln können.[50] Dieser Begriff beschreibt alle Prozesse, bei denen die Elemente in Interaktion bzw. in Wechselbeziehung zueinander stehen und so von selbst Ordnung schaffen und diese auch erhalten. Besonderes Merkmal ist die Robustheit eines Systems, welches sich selbst organisiert, da es auf die veränderten Umweltgegebenheiten ohne zentrale Steuerung reagiert.[51] Der Prozess der Selbstorganisation und den damit verbundenen Regulierungsabläufen wird in der Regel durch Soll-Ist Abweichungen und Prozesse des „Außer - Kontrolle - Geratens"[52] erkannt und ausgelöst. Die Elemente eines sich selbst organisierenden Systems erkennen die Unstimmigkeit und es tritt automatisch ein Regulierungsprozess ein.

Um das Außer - Kontrolle - Geraten innerhalb einer Unternehmung verstehen zu können, ist vernetztes Denken erforderlich. Um Fragen auf den Grund zu gehen, was z.B. zu schlechtem Betriebsklima in Organisationen, zu sinkender Nachfrage und den damit verbundenen gesunkenen Umsätzen geführt hat, ist es hilfreich die Strukturen einer Unternehmung zu analysieren und zu verstehen. In den wenigsten Fällen lassen sich solche Probleme ausschließlich in einzelnen Abteilungen eines Unternehmens lokalisieren. „Probleme dieser Art können in der Regel nur durch sorgfältig koordiniertes Zusammenwirken verschiedenster Maßnahmen, durch Vernetzung der Einflüsse, gelöst werden."[53]

3.3 Mechanistisches versus systemisches Weltbild

"Wir arbeiten in Strukturen von Gestern mit Methoden von heute an Strategien für Morgen vorwiegend mit Menschen, die die Strukturen von gestern geschaffen haben und das Übermorgen in der Unternehmung nicht mehr erleben werden." (Knut Bleicher, Prof. Emeritus für Betriebswirtschaftslehre, St. Gallen)

Die mechanistische Denkweise lässt sich anhand der Konstruktion einer Maschine sehr gut beschreiben. Eine Maschine ist ein Konstrukt von Menschen. Die Definition, Planung und Konstruktion einer Maschine ist äußert detailreich. Diese aus den Ingenieurwissenschaften stammende Denkweise hat in den vergangenen Jahren zu großen Erfolgen in der technischen Entwicklung geführt. Insbesondere sollte an dieser Stelle explizit darauf hingewiesen werden, dass genau diese Art des Denkens bei technischen Fragestellungen erforderlich ist, um das Funktionieren gewährleisten zu können.

Kritisch ist jedoch -bedingt durch die großen Erfolge in der Technik- der Transport dieser mechanistischen Denkweise auf die sozialen und wirtschaftlichen Organisationen. Mechanistische Denkweise impliziert in der Regel Anordnungen und Befehl.[54] Innerhalb des mechanistischen Weltbildes ist der Instrukteur der Führende, welcher sich auf harte Fakten bezieht und sich an einer formalen Logik orientiert. So sind Fehler mess- und erkennbar anhand von linearen Kausalketten.[55]

Ein soziales System ist jedoch nicht mit einer Maschine vergleichbar, welche programmierbar ist. Der systemische Gedanke betrachtet die ganzheitliche Komplexität und beabsichtigt das Verhalten indirekt zu steuern. Der Mensch, welcher ein natürliches System ist, reagiert nicht zwingend auf Anweisung und Befehl. Um Menschen lenken zu können, sollten die äußeren Gegebenheiten so optimal gestaltet werden, dass sich der Mensch - wenn möglich von selbst- wie gewünscht verhält. Es ist zwar ist nicht sicher, dass das erwünschte Verhalten auch tatsächlich erzielt wird, doch es steigert die Chance auf Erfolg.

[...]


[1] KÖNIGSWIESER, HILLEBRAND (2008): Einführung in die Organisationberatung, Heidelberg, S.22

[2] Vgl. KÖNIGSWIESER, HILLEBRAND (2008): Einführung in die Organisationberatung, Heidelberg, S.22 f.

[3] LUHMANN (2009): Einführung in die Systemtheorie, Heidelberg, S.40

[4] KÖNIGSWIESER, HILLEBRAND (2008): Einführung in die Organisationberatung, Heidelberg, S.22

[5] SIMON (2009): Einführung in die systemische Organisationstheorie, Heidelberg, S.16

[6] ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.105

[7] MALIK (2008): Unternehmenspolitik, Frankfurt/Main, S.26

[8] ULRICH, PROBST (1991) Anleitung zum ganzheitlichen Denken, Bern, S.27

[9] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.106

[10] LUHMANN (2009): Einführung in die Systemtheorie, Heidelberg, S.58

[11] ULRICH, PROBST (1991) Anleitung zum ganzheitlichen Denken, Bern, S.27

[12] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.107 f.

[13] Vgl. BETTMER (2008): Systemrelevantes Unternehmen, S.3

[14] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.112

[15] Vgl. ULRICH, PRoBsT (1991) Anleitung zum ganzheitlichen Denken, Bern, S.30 f.

[16] Vgl. LUHMANN (2009): Einführung in die Systemtheorie, Heidelberg, S.104

[17] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.117

[18] ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.112

[19] Vgl. ADDOR (2010): Projektdynamik, Frauenfeld, S.73

[20] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.129

[21] MALIK (2008): Unternehmenspolitik, Frankfurt/Main, S.24

[22] 2 Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.113

[23] BORGERT (2012): Holistisches Projektmanagement, Wiesbaden, S. 63

[24] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.114 f.

[25] BORGERT (2012): Holistisches Projektmanagement, Wiesbaden, S. 62

[26] Vgl. SIMON (2009): Einführung in die systemische Organisationstheorie, Heidelberg, S.24

[27] GERTH (o.J.): Luhmann-online.de

[28] Vgl. o.A. (o.J.): 4Managers.de

[29] Vgl. BORGERT (2012): Holistisches Projektmanagement, Wiesbaden, S. 62

[30] KÖNIGSWIESER, HILLEBRAND (2008): Einführung in die Organisationberatung, Heidelberg, S. 33

[31] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.132

[32] LUHMANN (2009): Einführung in die Systemtheorie, Heidelberg, S.48

[33] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.100

[34] Vgl. LUHMANN (2009): Einführung in die Systemtheorie, Heidelberg, S.51ff.

[35] MALIK (2008): Unternehmenspolitik, Frankfurt/Main, S.25

[36] ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.125

[37] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.120 ff.

[38] Vgl. ULRICH (1970): Die Unternehmung als produktives soziales System, Stuttgart, S.120 ff.

[39] BORGERT (2012): Holistisches Projektmanagement, Wiesbaden, S.62

[40] Vgl. BORgErT (2012): Holistisches Projektmanagement, Wiesbaden, S.62

[41] MARTENS (2013): managerSeminare - Heft 187, S.25 f.

[42] Vgl. ULRICH, PROBST (1991) Anleitung zum ganzheitlichen Denken, Bern, S.57 ff.

[43] MARTENS (2013): managerSeminare - Heft 187, S.27

[44] Vgl. LATTWEIN (2002): Wertorientierte strategische Steuerung, Wiesbaden S.32 f.

[45] Vgl. o.A. (1988): Fredmund Malik, Komplexität was ist das? S.5

[46] Vgl. ADDOR (2010): Projektdynamik, Frauenfeld, S.95

[47] o.A. (1988): Fredmund Malik, Komplexität was ist das? S.6

[48] MALIK (2009): Systemisches Management, Bern, S.32

[49] Vgl. o.A. (1988): Fredmund Malik, Komplexität was ist das? S.6

[50] Vgl. o.A. (1988): Fredmund Malik, Komplexität was ist das? S.6 ff.

[51] Vgl. BORGERT (2012): Holistisches Projektmanagement, Wiesbaden, S. 65

[52] MALIK (2009): Systemisches Management, Bern, S.32

[53] MALIK (2009): Systemisches Management, Bern, S.32

[54] Vgl. MALIK (2009): Systemisches Management, Bern, S.72 f.

[55] Vgl. KÖNIGSWIESER, HILLEBRAND (2008): Einführung in die Organisationberatung, Heidelberg, S.28

Details

Seiten
53
Jahr
2014
ISBN (eBook)
9783668164222
ISBN (Buch)
9783668164239
Dateigröße
1.1 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v317302
Institution / Hochschule
Technische Fachhochschule Georg Agricola für Rohstoff, Energie und Umwelt zu Bochum
Note
1,7
Schlagworte
Projektmanagement Systemtheorie

Autor

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Titel: Systemtheoretische Ansätze zum Management von komplexen Projekten