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Projektmanagement 2.0. Herausforderung virtuelles Team

Seminararbeit 2014 32 Seiten

Informatik - Wirtschaftsinformatik

Leseprobe

Inhalt

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis II

1. Einleitung

2. Theoretische Rahmenbedingungen
2.1 Ursprung und Bedeutung des Projektmanagement 2.0
2.2 Tools zur kollaborativen Zusammenarbeit in Projekten
2.3 Virtualität und virtuelles Team

3. Fallstudie der Swiss Re
3.1 Vorstellung der Fallstudie der Swiss Re
3.2 Ergebnisse und interdisziplinare Aspekte der Fallstudie

4. Virtualität und deren Herausforderungen an die Teams und dessen Führung
4.1 Kommunikation
4.2 Selbstorganisation
4.3 Führung
4.4 Führung und Kollaboration mit Web 2.0 - Chancen und Risiken

5. Diskussion der Ergebnisse

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abb. 1: Übersicht Anbieter

Abb. 2: Virtualität

Abb. 3: Ergebnisse der Fallstudie - Interdisziplinäre Phasen

Abb. 4: Ergebnisse der Fallstudie - Interdisziplinäre Aspekte

Abb. 5: Vier Seiten einer Nachricht

Abb. 6: Projektmanagement mit Web 2.0 Technologien: Chancen vs. Risiken

1. Einleitung

Unternehmen in Deutschland nutzen das Internet schon seit langem um sich zu präsen- tieren, Kunden über neue Produkte zu informieren, Support zu leisten und für vieles weitere. Einen rasanten Anstieg hat vor allem die Nutzung des mobilen Internetzugan- ges erfahren. Dieser stieg von 33% im Jahr 2012 auf 60% im Jahr 2013,1 was somit fast eine Verdoppelung darstellt. Dabei gebrauchen auch immer mehr Unternehmen Social Software. Insgesamt nutzen rund 37% der Unternehmen solche Programme, wobei spe- ziell die größeren Unternehmen (>250 Mitarbeiter) diese Medien mit rund 56% stärker nutzen.2 Das zeigt, dass die neuen Medien in den Unternehmen ankommen und vielfäl- tig genutzt werden.

Die Nutzung von Web 2.0 Technologien kann speziell in Projekten von Vorteil sein. Dies veranschaulicht das Beispiel eines Projektes der Swiss Re. Hier drohte ein strate- gisch wichtiges Vorhaben für das Unternehmen zu scheitern, konnte aber mithilfe des Einsatzes einer Web 2.0 Kollaborationssoftware doch noch zum gewünschten Erfolg geführt werden. Da die Projektmitarbeiter weltweit verteilt waren, war die Zusammen- arbeit das Hauptproblem und auch der Grund für das beinahe Scheitern des Projektes. Da es allerdings keine Selbstverständlichkeit ist, dass durch den Einsatz von Web 2.0 Technologien alles Einfacher und Besser wird, stellt sich folgende Frage:

Welche Herausforderungen ergeben sich aus der virtuellen Zusammenarbeit mit Web 2.0 Tools und dessen Führung in Projekten?

Diese Frage wird im Rahmen dieser Seminararbeit beantwortet, wobei an dieser Stelle aber eine klare Abgrenzung des Inhaltes vorzunehmen ist. Die interkulturellen Aspekte und das Design respektive die Usability der eingesetzten Lösung ist nicht Untersuchungsgegenstand dieser Arbeit.

2. Theoretische Rahmenbedingungen

2.1 Ursprung und Bedeutung des Projektmanagement 2.0

Um den Begriff Projektmanagement 2.0 allumfänglich zu verstehen ist es nötig diesen zunächst in seine Bestandteile aufzuteilen. Dadurch ergeben sich drei Teile: „Projekt“, „Management“ und „2.0“.

Beginnend mit der Bezeichnung Projekt lässt sich dies am besten mit der Definition der International Organization for Standardization erläutern. Der Begriff des Projektes ist definiert in der DIN 69 901 und lautet wie folgt:

„Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation (DIN 69 901).““3

Eine allgemeingültige Definition des Begriffes „Management“ existiert nicht, sondern vielmehr eine Vielzahl von Annäherungen. Die Wurzeln liegen im Lateinischen und bedeuten „…mit der Hand führen…“4. Ein Versuch zur Begriffserklärung wurde in den 80ern vom Präsidenten der American Management Association vorgenommen. Dieser verwendete folgende Worte: „…Management is getting things done through other peop- le.“5. Beim Management geht es also im Wesentlichen darum, Leute zu führen damit Dinge erledigt werden.

Der Zusatz „2.0“ wird in der heutigen Zeit häufig an etablierte Fachausdrücke gehängt. Der Ursprung dieser Konstellation ist der Begriff des „Web 2.0“. Dieser wurde 2004 in einem vom Verleger Tim O’Reilly veranstaltetem Brainstorming geprägt.6 Die Ergeb- nisse wurden 2005 in einem Artikel veröffentlicht. Hier ging es darum was die Unter- nehmen Richtig machten, die im Herbst 2001 die Dotcom Blase überlebten und seitdem zu den erfolgreichsten Unternehmen im Internet zählten. Die wesentlichen Kernkompetenzen sind demnach folgende:7

- „Nutzung des Webs als Plattform…“
- „Einbeziehung der kollektiven Intelligenz der Nutzer, sei es durch Blogs, von Benutzern geschaffene Strukturen wie die einer Folksonomy oder die Zusammenarbeit von Benutzern mittels Social Software…“
- „Zugang zu Daten, die schwer oder teuer zusammenzustellen sind und die umso wertvoller werden, je häufiger sie genutzt werden…“
- „Eine Vorgehensweise bei der Entwicklung von Software, die auch die Benutzer einbezieht…“
- „„Leichtgewichtige“ Modelle, die sowohl die Programmierung, die Benutzer- schnittstellen als auch die Geschäftsmodelle betreffen…“
- „Software, welche die Grenzen einzelner Geräte überschreitet…“
- „Einbeziehen der sogenannten „Long Tail“ durch Systeme, die einen Self- Service ermöglichen…“

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es bei Projektmanagement darum geht Menschen zu führen, um ein Projektziel zu erreichen. Der Zusatz „2.0“ verdeutlicht dabei die verwendeten Mittel. Im Wesentlichen sollen Tools zur kollaborativen Zusammenarbeit verwendet werden, um so einen zusätzlichen Nutzen zu erzielen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Zusätzlich trägt dies in gewisser Art und Weise zur Motivation der Projektmitarbeiter bei. Ihnen wird dadurch eine erhöhte Verantwortung zuteil, die sich grundsätzlich positiv auf die Motivation auswirkt.

2.2 Tools zur kollaborativen Zusammenarbeit in Projekten

Eine repräsentative Umfrage des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung hatte im Jahre 2010 insgesamt 4.400 Unternehmen dahingehend untersucht, ob und inwieweit Web 2.0 Technologien im Unternehmen eingesetzt werden. Dabei waren die Branchen IT-Dienstleistungen / Telekomunikation mit rund 62%, Mediendienstleistungen mit rund 39% und Unternehmensberatung mit rund 38% die Branchen mit dem stärksten Einsatz.8 Es kann allerdings davon ausgegangen werden, dass dies vier Jahre später auf- grund der Integration der Anwendungen und Verbreitung von Smartphones und Tablets noch stärker der Fall ist.

Bei den in Unternehmen eingesetzten Anwendungen kommen neben Blogs und Wikis überwiegend Kollaborationsplattformen und soziale Online-Netzwerke zum Einsatz. Unternehmen die Web 2.0 Anwendungen einsetzen, tun dies zu 62% für Projekte inner- halb des Unternehmens und zu 46% in Projekten mit externen Partnern oder Kunden.9 Dabei gibt es unterschiedliche Bereitstellungsformen dieser Anwendungen. Zum einen sind dies die klassischen Anwendungen innerhalb des Unternehmens, welche intern „gehostet“ und administriert werden. Sie werden über das lokale Intranet und teils über entsprechend abgesicherte Zugänge über das Extranet den Nutzern zur Verfügung ge- stellt. Zum anderen ist dies die Bereitstellung durch einen externen Provider. Das Schlagwort hierbei ist Cloud Computing. Dabei stellt der Anbieter die Software, die Plattform und die Infrastruktur bereit. Cloud Computing integriert dabei die Service Modelle Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure- as-a-Service (IaaS).10

Bei einem Blick auf den Markt gibt es viele Anbieter von Web 2.0 Tools zur kollabora- tiven Zusammenarbeit. Die folgende Abbildung soll einen kurzen Überblick geben:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten 11 12 13 14 15 16 17 18

Abb. 1: Übersicht Anbieter19

Gerade die etablierten und großen Software Anbieter wie Microsoft und IBM zeigen speziell im Bereich Projektmanagement noch Schwächen. Zwar gibt es die bekannten Kollaborationsplattformen, um Wissen zu dokumentieren und das kollaborative Arbei- ten an Dokumenten zu ermöglichen. Es existiert jedoch kein abgestimmtes Set wie z.B. Aufgabenverwaltung, Projektplanung, Meilensteinplanung etc., um speziell Projekte zu managen. Aus diesem Grund greifen sogar große Unternehmen wie Adidas, Nike oder auch DHL eher zu den innovativen Werkzeugen des Web 2.0, um Projekte effizient zu managen.20

2.3 Virtualität und virtuelles Team

In der heutigen Zeit liegt die Vermutung nahe, dass Projekte aufgrund der Metho- denkompetenz, die wiederum durch professionelle Tools unterstützt wird demnach kei- ne große Herausforderung mehr darstellen. Diese Annahme wird allerdings von der Standish Group wiederlegt, welche IT-Projekte analysiert und die Ergebnisse in ihrem Chaos Summary Report veröffentlichte. Die aktuellsten Zahlen vom Jahre 2012 zeigen deutlich, dass sich ein erfolgreiches IT-Projekt dadurch auszeichnet, das es die drei Kri- terien in-Time, in-Budget und in-Quality erfüllt. Allerdings tun dies nur 39% aller IT- Projekte. 43% werden zwar abgeschlossen, aber liegen nicht im geplanten Rahmen und / oder erfüllen nicht das eigentliche Ziel. Letzten Endes scheitern 18% der IT-Projekte sogar komplett.21

Die Gründe für nicht planmäßig verlaufende Projekte sind sehr unterschiedlich. Die deutsche Gesellschaft für Projektemanagement (GPM) hat hierzu im Jahr 2012 bis 2013 eine Studie durchgeführt. Dabei sind in der Rangliste die ersten fünf Ursachen folgen- de:22

1. Fehlendes Projektcontrolling
2. unvollständiger Ressourcenplan
3. mangelhaftes personenbezogenes Veränderungsmanagement
4. mangelhafte Machbarkeitsanalyse
5. geänderte Anforderungen im Projektverlauf

Dies macht deutlich, dass nach wie vor die klassischen Gründe im Vordergrund stehen. In Zeiten der Globalisierung werden Projektleiter und Projektmitarbeiter allerdings vor eine weitere Herausforderung gestellt. Unterstützt durch die Web 2.0 Technologien und deren Möglichkeiten zur kollaborativen Zusammenarbeit ist es möglich sehr einfach durch entsprechenden Tool Einsatz IT-Projekte weltweit durchzuführen. Die Herausfor- derung, die sich daraus ergibt sind virtuelle Teams. Aber was kennzeichnet ein virtuel- les Team? Dem zugrunde liegt die „Virtualität“. In Zusammenhang mit dem Projekt- team im Projekt gibt es dabei verschiedene Ausprägungen der Zusammenarbeit. Zum einen können Teammitglieder am gleichen Ort zur gleichen Zeit zusammenarbeiten aber auch zu unterschiedlicher Zeit an unterschiedlichen Orten. Die folgende Abbildung zeigt die vier Formen, wobei zusammengefasst ein Arbeiten jederzeit an jedem Ort möglich ist (anytime anyplace).23

Abb. 2: Virtualität24

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Ergebnis ist ein uneingeschränkter Zugriff auf die Projektmitarbeiter, denen durch geeignete Werkzeuge ein selbstbestimmteres Arbeiten möglich ist.25

3. Fallstudie der Swiss Re

Das Arbeiten in verteilten Teams bringt einige Herausforderungen mit sich. In diesem Kapitel sollen solche anhand einer Fallstudie erarbeitet werden.

3.1 Vorstellung der Fallstudie der Swiss Re

Die Fallstudie „Projektmanagement bei verteilten Teams mit Jive - Gruppen im Swiss Re Ourspace“ wurde im Unternehmen Swiss Reinsurance Company AG (Swiss Re) im Jahre 2011 durchgeführt. Die Swiss Re ist eines der führenden Rückversicherungsun- ternehmen und agiert weltweit. Das Unternehmen ist überwiegend im Sach- und Le- bensversicherungsgeschäft vertreten. Im Rahmen der Fallstudie wurde ein Projekt und deren Steuerung untersucht.26

[...]


1 Vgl. Statistisches Bundesamt (2013), S. 6

2 Vgl. Statistisches Bundesamt (2013), S. 7

3 Pfetzing, K.,Rohde, A. (2009), S. 20

4 Weatherly, J. N. (2009), S. 1

5 Montana, P. J.,Charnov, B. H. (2008), S. 2

6 Alby, T. (2008), S. 15

7 Alby, T. (2008), S. 15; O'Reilly, T. (2005), S. 5

8 Vgl. ZEW (2010), S. 1

9 Vgl. ZEW (2010), S. 2

10 Vgl. Alali, F. A.,Yeh, C.-L. (2012), S. 13ff

11 Vgl. Microsoft Corporation (2014a), o. S.

12 Vgl. Microsoft Corporation (2014b), o. S.

13 Vgl. IBM Deutschland (2014), o. S.

14 Vgl. Basecamp (2014b), o. S.

15 Vgl. GroupCamp (2014), o. S.

16 Vgl. Ascensio System SIA (2014), o. S.

17 Vgl. Augeo Software (2014), o. S.

18 Vgl. NorthDocks UG (2014), o. S.

19 Eigene Darstellung

20 Vgl. Basecamp (2014a), o. S.

21 Vgl. Standish Group (2013), S. 1

22 Vgl. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (2013), S. 9

23 Vgl. O'Hara-Devereaux, M.,Johansen, R. (1994), S. 82ff

24 Eigene Darstellung

25 Vgl. Davis, G. B. (2002), S. 73

26 Vgl. Back, A., Gronau, N.,Tochtermann, K. (2012), S. 293

Details

Seiten
32
Jahr
2014
ISBN (eBook)
9783668161733
ISBN (Buch)
9783668161740
Dateigröße
2.8 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v316542
Institution / Hochschule
FOM Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, München früher Fachhochschule
Note
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projektmanagement herausforderung team

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