Posteingangsbearbeitung (Unterweisung Bürokaufmann/-frau)

THEMA DER UNTERWEISUNG:

Thema der Ausbildungseinheit ist die Posteingangsbearbeitung anhand firmeninterner Vorgaben.

LERNZIELBESCHREIBUNG:

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BESCHREIBUNG DER AUSZUBILDENDEN

Die Auszubildende ist 16 Jahre alt und hat einen guten Realschulabschluss. Sie befindet sich im ersten Ausbil­dungsjahr. Sie hat sich sehr gut in den Betrieb integriert, ist sehr aufgeschlossen und lernbereit. Ihr erster Ein­satzort ist der Bereich des Office Managements. Hier kommt sie bereits mit der Posteingangsbearbeitung in Berührung, da sie den Briefkasten täglich leert und die Post an die zuständige Kollegin weiterreicht. Sie soll diesen Aufgabenbereich künftig selbständig übernehmen. In der Berufsschule lernen die Auszubildenden der­zeit die bürowirtschaftlichen Abläufe anhand der Postbearbeitung kennen.

MOTIVATION

indirekte (extrinsische) Motivation:

Die Auszubildende trägt mit einer sorgfältigen Postbearbeitung mittelbar zum Betriebsergebnis bei. Sie lernt zu verstehen, dass sie ein Baustein ist, der das Unternehmen stabilisieren oder zum Wackeln bringen kann. Bei gutem Betriebsergebnis zahlt der Ausbildungsbetrieb allen Mitarbeitern und Auszubildenden eine Tantieme.

direkte (intrinsische) Motivation:

Die Auszubildende kann das erlernte Wissen über den Posteingang auch privat nutzen. So lernt sie z. B., dass sie auch privat irrläufige Post aufgrund des Briefgeheimnisses nicht öffnen darf. Hinzu kommt, dass die Postbe­arbeitung Inhalt der IHK-Zwischenprüfung ist. Die Zwischenprüfung hat keine Ergebnisgewichtung, dient aber der Ermittlung des Ausbildungsstandes. Die Auszubildende kann hingegen die Chance nutzen um sich zu profi­lieren und ihrem Arbeitgeber ihren Wissensstand zu präsentieren. Außerdem wird der Auszubildenden durch diese Unterweisung ermöglicht eine selbst- und eigenständige Arbeit zu erlernen und Verantwortung zu über­nehmen, sodass nicht stets ein Ausbildungsbeauftragter sie überwachen und kontrollieren muss. Unter der Voraussetzung, dass die Auszubildende die Unterweisungseinheit „Posteingang" positiv abschließt, kann die nächste Unterweisung zum Thema „Rechnungseingangsbearbeitung" erfolgen.

SCHLÜSSELQUALIFIKATIONEN:

Der schnell fortschreitende Wandel der Anforderungen im Berufsleben macht es erforderlich, neben dem rei­nen Fachwissen auch die individuelle und berufliche Handlungskompetenz einer Person zu fördern. Diese befä­higt die Auszubildende, sich Fachwissen selbständig zu erschließen, sich situativ angemessen zu verhalten und eigenständig Probleme und Aufgabenstellungen zu lösen. Dies geschieht durch die Vermittlung von Schlüssel­qualifikationen.

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LERNBEREICHE:

Mit dieser Unterweisung werden sowohl der kognitive Bereich, als auch der affektive und der psychomotori­sche Bereich angesprochen.

kognitiver Bereich:

Hier stehen Wissen, Erkennen und Begreifen im Vordergrund. Die gewählte Unterweisung schult unter ande­rem auch die Fähigkeit bereits erarbeitetes Wissen wieder hervorzurufen. Ziel der Unterweisung ist es, dass die Auszubildende die einzelnen Schritte der Posteingangsbearbeitung verinnerlicht. Sowohl durch die Eingangs­übung an der Tafel als auch durch das Üben am aktuellen Posteingang sowie durch die Lernerfolgskontrolle am Ende der Unterweisung werden die erarbeiteten Kenntnisse gefestigt. Die Auszubildende kann das angeeignete Wissen später abrufen und somit selbstständig den Posteingang bearbeiten. Des Weiteren soll hierbei vorhan­denes Wissen abgerufen und anschließend mit einer Tätigkeit verknüpft werden. Die Auszubildende wird im Rahmen der Unterweisung befähigt, das erlernte Wissen mit der Hilfe der Arbeitsmittel Brieföffner, Eingangs­stempel und Posteingangsmappe in eine konkrete Handlung umzusetzen.

Affektiver Bereich

Der affektive Bereich zielt auf die Einstellung, Gefühle, Werte und Normen der Auszubildenden ab. In dieser Unterweisungseinheit stehen charakterliche Züge im Blickfeld. Die Auszubildende soll verstehen, dass sie den Posteingang gewissenhaft durchführen muss, um einen strukturierten Ablauf der späteren Bearbeitung zu ermöglichen und zu fördern. Sie lernt ggf. die Folgen einer mangelhaften Arbeit kennen. Eine Fehlbearbeitung kann zur Konsequenz haben, dass terminierte Unterlagen (z. B. Rechnungen) nicht fristgerecht bearbeitet wer­den können und so finanzielle Auswirkungen für den Ausbildungsbetrieb entstehen können. Finanzielle Schä­den können wiederum entweder ein ausbleiben von Tantiemen für die Mitarbeiter oder sogar Einsparungen zur Folge haben, sodass unter Umständen Personal entlassen werden muss. Mit diesem Bild vor Augen soll die Auszubildende ein hohes Verantwortungsbewusstsein entwickeln.

Psychomotorischer Bereich

In diesem Bereich werden der Auszubildenden die manuellen motorischen Fähigkeiten beigebracht. Bei dieser Unterweisung steht der sichere Umgang mit dem Brieföffner im Vordergrund.

DIDAKTIK:

Bei dieser Unterweisung kommen daher die Prinzipien der Aktivität, der Praxisnähe, der Verknüpfung und der Erfolgssicherung zum Einsatz.

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BEGRÜNDUNG DER METHODENWAHL

Ich habe für diese Unterweisung die Methode des fragend-entwickelnden Lehrgespräches gewählt, um die Auszubildende aktiv am Lernprozess zu beteiligen. Durch gezielte Fragestellungen wird die Auszubildende gleich von Beginn an mit in die Erarbeitung des Themas einbezogen. Durch den praktischen, aktivierenden Teil erreiche ich ein besseres Verständnis der Auszubildenden für die Wichtigkeit und Tragweite der Tätigkeit der Posteingangsbearbeitung.

ABLAUF DER UNTERWEISUNG

Zeitpunkt und Ort:

Der Zeitpunkt wird so gewählt, dass die Auszubildende in der Regel am aufnahmefähigsten ist. Die Unterwei­sung wird zwischen 08:30 Uhr und 09.00 Uhr stattfinden, so dass sie an den Biorhythmus der Auszubildenden angepasst ist. Da die innerbetrieblichen Tätigkeiten meist erst gegen 09:30 Uhr die volle Aufmerksamkeit auf sich ziehen, bietet es der Auszubildenden und der Ausbilderin ein sehr gutes Zeitfenster.

Als Unterweisungsort wird ein leer stehendes Büro gewählt. Das Telefon wird umgestellt, um Störungen durch interne und externe Anfragen vermeiden, sodass sich die Auszubildende vollkommen der Unterweisungseinheit widmen kann. Zusätzlich soll das Schild „Bitte nicht stören - Betrieblicher Unterricht" an der Tür des Büros für eine ungestörte Lernatmosphäre sorgen.

Eingesetzte Medien

Für die Durchführung der Unterrichtseinheit werden folgende Materialien zum Einsatz kommen:

- Moderationskarten
- Brieföffner,
- Tacker,
- Posteingangsstempel
- Posteingangsmappe
- Post-Ist
- Digital-Kamera

Als Medium kommt eine Tafel zum Einsatz. Hier soll die Auszubildende zu Beginn der Unterrichtseinheit den vermeintlichen Ablauf der Posteingangsbearbeitung mit Hilfe von Moderationskarten an der Tafel sortieren. Im Weiteren Verlauf werden die Auszubildende und die Ausbilderin weitere wichtige Punkte zu den Moderations­karten festhalten.

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