Manuelles Erstellen der 3. Mahnung und Berechnung von Verzugszinsen (Unterweisung Industriekaufmann / -frau)

Inhaltsverzeichnis

1. Vorbemerkung zum Thema

2. Sachanalyse
2.1 Didaktische Reduktion
2.2 Didaktische Analyse
2.3 Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

3. Adressatenanalyse
3.1 Vorkenntnisse
3.1.1 Schulische Vorbildung
3.1.2 Ausbildungsstand
3.2 Lerntyp
3.3 Sozialverhalten

4. Lernziele
4.1 Groblernziele
4.2 Feinlernziele
4.2.1 Lernziele im kognitiven Bereich
4.2.2 Lernziele im affektiven Bereich
4.2.3 Lernziele im psychomotorischen Bereich

5. Methodisch – didaktische Analyse
5.1 Methode der Unterweisung
5.1.1 Begründung der Methodenwahl
5.1.2 Unterweisungsablauf
5.1.2.1 1.Stufe - Die Vorbereitung
5.1.2.2 2.Stufe - Vorführung/ Erklärung
5.1.2.3 3.Stufe - Nachmachen/ Ausführung
5.1.2.4 4.Stufe - Üben
5.2 Arbeitszergliederung

6. Lernerfolgskontrolle

7. Ausbildungsmittel

8. Zeitplanung

9. Literatur- und Quellenangaben

10. Anhang

1. Vorbemerkung zum Thema

Der betriebliche Umsatzprozess ist das grundlegende Ziel eines Industriebetriebes wie die IP AG, um seine Existenz zu sichern.

Unter dem betrieblichen Umsatzprozess versteht man den Kreislauf der Beschaffung von Produktionsfaktoren durch geldwerte Mittel, über deren Kombination und Verarbeitung zu eigenen Erzeugnissen bzw. Dienstleistungen und durch die Veräußerung dieser Leistungen wiederum hinzu zur Umwandlung in Geld.

Wird dieser Kreislauf durch einen Zahlungsverzug des Kunden unterbrochen, hat dieses folglich erhebliche Verluste und Beeinträchtigungen des Betriebsablaufes für das Unternehmen zur Folge.

Diesem Umstand entgegenzuwirken ist Aufgabe des Mahnwesens, indem es die Außenstände überwacht und die Einhaltung der Zahlungsfristen kontrolliert.

Gerade in Zeiten schlechter Konjunkturlage und zunehmend miserabler Zahlungsmoral kommt dem innerbetrieblichen Mahnwesen als Teilbereich der Finanzbuchhaltung eine besondere Bedeutung zu.

Das Mahnwesen ist also eine Vorraussetzung für die Zahlungs- und Überlebensfähigkeit eines Unternehmens.

Dem erfolgreichen Mahnverfahren sind eine eindeutige vertragliche Festlegung der Zahlungs-frist und das rechtzeitige Anmahnen von Kunden bei Zahlungsverzug vorausgesetzt.

Obwohl rechtlich nur eine Mahnung erforderlich ist, um seine Ansprüche auch vor Gericht geltend zu machen, für den Fall, dass diese 1. Mahnung nicht zum Ausgleich der offenen Forderung führt, ist in der Praxis jedoch das dreifache Mahnen üblich.

Auch wenn dieses einen größeren Kosten- und Zeitaufwand mit sich bringt, so wahrt diese Vorgehensweise doch die Möglichkeit, die Geschäftbeziehung künftig weiterhin aufrecht zu erhalten.

2. Sachanalyse

Ziel dieser Unterweisung ist es, der Auszubildenden das Vorgehen bei der Mahnung einer Rechnung, deren Zahlungsfrist abgelaufen ist, nahe zu bringen.

Dazu sollte zunächst geprüft werden, ob ein Grund für den Aufschub der Zahlungspflicht durch den Kunden vorliegt. Ein Grund könnte zum Beispiel eine Reklamation des Kunden über die Qualität der Ware oder eine unvollständige Lieferung sein. Um dieses zu klären, sollte Rücksprache mit dem Vertrieb unter Angabe der Auftragsnummer und Liefermenge gehalten werden.

Liegt kein Grund für die Aufschiebung der Mahnung vor, wird die 1. Mahnung erstellt. Dieses geschieht mithilfe des PC unter Verwendung eines Vordrucks. Da ich während der Unterweisung keinen PC und Drucker zur Verfügung haben werde, wird die Auszubildende den Vordruck handschriftlich ausfüllen.

Dabei ist auf folgendes zu achten:

- Ergänzung des Empfängernamens und dessen Faxnummer
- Angabe der Auftrags- bzw. Rechnungsnummer
- Ausweisung des offenen Betrages und des Fälligkeitsdatums, Belegdatums (Datum der Rechnungserstellung) Datum der Mahnungserstellung
- erneute Fristansetzung für den Ausgleich der offenen Forderung (ein Werktag in 5-10 Tagen)
- Prüfung und Unterzeichnung durch den Ausbildenden

Das versenden der Mahnung erfolgt bei der IP AG gewöhnlich per Fax, da dieses Kosten spart und der Empfangsbericht gleichzeitig einen Nachweis für den Erhalt des Schreibens durch den Kunden bietet. Dieser Nachweis wird gemeinsam mit der Mahnung archiviert.

Folgt auf diese 1. Mahnung keine Reaktion des Kunden, sei es die Zahlung oder ein Erklärung für den Zahlungsverzug, wird die 2. Mahnung auf Grundlage des gleichen Schemas wie bei der 1. Mahnung erstellt, wobei zusätzlich auf die 1. Mahnung durch die Angabe des Erstellungsdatums Bezug genommen wird, zudem sollte die erneute Frist nun 10 Tage betragen.

Folgt auch auf dieses Schreiben hin keine Reaktion durch den Schuldner, wird die 3. Mahnung aufgesetzt, die sich ebenfalls auf die 1. und 2. Mahnung bezieht, aber nun mit einem gerichtlichen Mahnbescheid durch den Anwalt droht.

Als Besonderheit gegenüber den vorangegangenen Mahnungen, müssen nun Verzugszinsen in Höhe von 5% des Forderungsbetrages berechnet werden.

Dazu wird folgende Formel genutzt:

Überlauftage: Zählen der Tage ab dem Fälligkeitstag ( ohne diesen) bis einschließlich dem

aktuellen Tag

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Diese errechneten Werte werden im Vordruck für die dritte Mahnung eingetragen, wobei zur besseren Anschaulichkeit der offene Rechnungsbetrag, die Verzugszinsen und die Gesamtforderung jeweils einzeln aufzuführen sind.

Mit allem Weiteren wird ebenfalls wie bei der 1. und 2. Mahnung verfahren.

2.1 Didaktische Reduktion

Wie die Sachanalyse zeigt, ist das innerbetriebliche Mahnverfahren sehr umfangreich.

Daher wurde das Thema in zwei Unterweisungen gegliedert.

Während der vorausgegangenen Unterweisung wurde die Auszubildende über die Bedeutung und dem allgemeinen Ablauf des Mahnwesens unterrichtet. Auch das Erstellen der ersten und zweiten Mahnung war Gegenstand der bereits erteilten Unterweisung. Dabei konnte die Auszubildende bereits den Aufbau unserer Mahnvordrucke kennen lernen.

Daher setzt diese Unterweisung darauf aufbauend den Schwerpunkt auf das manuelle Erstellen der 3. Mahnung mit der Berechnung der Verzugszinsen.

Zur Vereinfachung wird auch nur der deutsche Vordruck genutzt, auf den englischen für ausländische, nicht deutschsprachige Kunden wird verzichtet, da die Auszubildende gute Englischkenntnisse besitzt. Es ist daher davon auszugehen, dass sie das bei dieser Unterweisung Gelernte auch auf englische Vordrucke anwenden kann.

Die Weiterbearbeitung der Mahnung wozu zum Beispiel die Archivierung gehört wird in einer weiteren Unterweisung erklärt. Auch auf ein eventuell folgendes gerichtliches Mahnverfahren gehe ich nicht weiter ein, da dieses Unterrichtsgegenstand der Berufsschule ist.

2.2 Didaktische Analyse

Der Arbeitsablauf der manuellen Erstellung der 3. Mahnung kann also in folgende Schritte gegliedert werden:

a.) Auswahl des richtigen Vordrucks (3.Mahnung)

b.) Berechnung der Verzugszinsen von 5% des Rechnungsbetrages

c.) Ergänzen der Daten in den entsprechenden Feldern:
- Kundendaten (Firmenname und Faxnummer)
- das aktuelle Datum
- jeweiliges Datum der 1. und 2. Mahnung
- betreffende Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Berechnete Zinsen
- Gesamtforderung
- Zahlungsfrist

d.) Prüfung und Unterzeichnung durch den Ausbildenden

2.3 Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

Wie dem Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum/zur Industriekaufmann/ -frau zu entnehmen ist, sind die „Vorgänge des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens“ ein wesentlicher Bestandteil der Berufsausbildung zur Industriekauffrau.

Unter dem Lehrbereich „9. Leistungsabrechnung“ ist diese Thematik als Unterpunkt c.) dem Punkt „9.1 Buchhaltungsvorgänge“ untergeordnet.

Aufbauend auf die sachliche Gliederung ist in der zeitlichen Gliederung des Ausbildungs-rahmenplanes eine Ausbildungsdauer von drei bis fünf Monaten während des 2. Ausbildungs-jahres für den Schwerpunkt „Buchhaltungsvorgänge“ vorgesehen.

Gemäß dieser Leitlinie erfolgt die Unterweisung zum Thema „Manuelle Erstellung der 3.Mahnung und Berechnung von Verzugszinsen“ aufbauend auf vorangegangene Unterweisungen.

3. Adressatenanalyse

Die Auszubildende Jana Müller ist 21 Jahre alt und absolviert in der IP AG eine Ausbildung zur Industriekauffrau.

3.1 Vorkenntnisse

3.1.1 Schulische Vorkenntnisse

Die Auszubildende Jana Müller hat das Allgemeinbildende Gymnasium mit der Allgemeinen Hochschulreife abgeschlossen.

3.1.2 Ausbildungsstand

Die Auszubildende hat ihre Ausbildung im August 2003 begonnen und befindet sich somit im 1. Ausbildungshalbjahr des 2. Ausbildungsjahres.

Jana Müller konnte sich in ihrem ersten Ausbildungsjahr während ihrer Beschäftigung in den Abteilungen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Versand bereits einen groben Überblick über die Betriebsabläufe verschaffen.

Sie ist seit 4 Wochen der Abteilung Buchhaltung zugeteilt und ist daher schon mit dem Aufbau unserer Rechnungsbelege vertraut. Wie bereits geschildert, wurden der Auszubildenden bereits in der vorausgegangen Unterweisung grundlegende Kenntnisse zum Mahnwesen und konkret zum Erstellen der 1. und 2. Mahnung vermittelt. Der Aufbau der Mahnungsvordrucke sollte daher bekannt sein.

Jana Müller kann außerdem außerordentlich gute Englisch-Kenntnisse vorweisen.

Insgesamt absolvierte sie ihre Ausbildung bisher zu unserer vollsten Zufriedenheit.

3.2 Lerntyp

Die Auszubildende ist gemäß ihrem Lernverhalten ein visueller Lerntyp. Ihr fällt das Lernen besonders leicht durch die Verwendung von übersichtlich aufbereiteten Texten, in denen wesentliche Auszüge mit dem Textmarker hervorgehoben sind. Während Unterweisungen macht sie sich gerne selbst Notizen, um den Sachverhalt besser aufnehmen zu können und gegebenenfalls selbstständig zu wiederholen.

Doch neben dieser visuellen Erfassung mit den Augen eignet sich die Auszubildende Jana Müller zu Erlernendes auch gerne durch „selber ausprobieren“ an. Sie ist daher als eine Mischform zwischen dem visuellen und dem haptischen Lerntyp zu beurteilen.

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