Betriebswirtschaftliches Konzept zur Gestaltung einer Kostenstellenrechnung für das Bauunternehmen Udo Weber & Co. GmbH

Inhaltsverzeichnis

I. Abbildungsverzeichnis

II. Tabellenverzeichnis

III. Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Einführung in die Thematik
2.1 Prozesskostenrechnung als Weiterentwicklung der Kostenstellenrechnung
2.1.1 Notwendigkeit einer Kostenstellenrechnung
2.1.2 Gründe für den unterentwickelten Status der Kostenstellenrechnung
2.2 Zielsetzung der Arbeit
2.3 Ziele der Kostenstellenrechnung für das Unternehmen

3. Analyse der Effektivität der Kostenstellenrechnung in der Udo Weber & Co. GmbH
3.1 Leistungsspektrum des Ausbildungsbetriebes
3.2 Darstellung des IST- Zustandes
3.2.1 Schwachstellenanalyse
3.2.1.1 Die Baubetriebsrechnung
3.2.1.2 Die Bauauftragsrechnung
3.2.1.3 Die Soll- Ist- Vergleichsrechnung
3.2.1.4 Die Kennzahlenrechnung
3.2.1.5 Softwareausstattung der Udo Weber & Co. GmbH
3.2.2 Schlussfolgerung der Schwachstellenanalyse

4. Darstellung des SOLL- Konzeptes
4.1 Voraussetzungen für die Einführung einer Kostenstellenrechnung
4.1.1 Kostenartenrechnung für das Unternehmen Udo Weber & Co. GmbH
4.2 Ziele der Kostenartenrechnung für das Ausbildungsunternehmen
4.3 Arbeitsschritte zur Kostenartenrechnung
4.4 Kostenstellenrechnung für die Udo Weber & Co. GmbH
4.4.1 Voraussetzung für die Durchführung der Kostenstellenrechnung
4.4.1.1 Kostenstellengliederung
4.4.1.2 Ableitung des Kostenstellenplanes
4.4.1.2.1 Besonderheiten der Kostenstellengliederung im Kostenstellenplan
4.4.2 Anwendung der Kostenstellenrechnung im Unternehmen
4.4.2.1 Der Betriebsabrechnungsbogen
4.4.2.1.1 Arbeitsschritte zur Anwendung des BAB
4.4.2.1.2 Der Betriebsabrechnungsbogen der Firma Udo Weber & Co. GmbH
4.4.2.1.3 Verteilschlüssel im Betriebsabrechnungsbogen des Ausbildungsunternehmens
4.4.2.1.4 Schlussfolgerungen zum Betriebsabrechnungs- bogen
4.5 Konzeptionelle Überlegungen zur Gestaltung einer EDV- gestützten Kostenstellenrechnung im Unternehmen Udo Weber & Co. GmbH
4.5.1 Auswahl des Softwareprogramms
4.5.2 Auswertung des ermittelten Ergebnisses

5. Zusammenfassung

6. Anhang

7. Literaturverzeichnis

I. Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 : Darstellung der Vorgehensweise zur Erzielung der Einführung der Kostenstellenrechnung

Abb. 2 : Flussdiagramm zur Organisationsstruktur

Abb. 3 : Phasen und Aufgaben der Kostenrechnung

Abb. 4 : Kostenartenerfassung

Abb. 5 : Arbeitsschritte zur Kostenartenerfassung

Abb. 6: Regel zur Kostenstellengliederung

Abb. 7 : Kostenstellenplan der Bauunternehmung Udo Weber & Co. GmbH

Abb. 8 : Brückenfunktion der Kostenstellen

Abb. 9 : Kostenumlage anhand der Kostenstellen der Udo Weber & Co. GmbH

Abb.10 : Unterschied zwischen Zuschlags- und Verrechnungssatz

Abb.11 : Anforderungsprofil an die Software

II. Tabellenverzeichnis

Tab. 1 : Verteilungsgrundlagen der Gemeinkostenarten

Tab. 2 : Über- und Unterdeckungen der Hilfsbetriebe der Udo Weber & Co

GmbH

Tab. 3 : Verteilschlüssel im BAB des Unternehmens Udo Weber & Co. GmbH

Tab. 4 : Betriebsabrechnungsbogen des Unternehmens Udo Weber & Co. GmbH im Monat Mai 2001

III. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

In empirischen Untersuchungen begründen kleine und mittelständische Unternehmen ihren Verzicht auf eine Kostenstellenrechnung häufig damit, dass die Daten der Finanzbuchhaltung als Informationsgrundlage ausreichen und auch ohne die Durchführung einer Kostenstellenrechnung überschaubar seien.

Mit wachsender Betriebsgröße nimmt jedoch auch die Arbeitsteilung zu und dann besteht die Gefahr, dass mittelständische Unternehmen die Schwellen der Unübersichtlichkeit unbewusst überschreiten.

Im Ausbildungsunternehmen Udo Weber & Co. GmbH wird eine Erfassung der Kosten nach der Art ihrer Entstehung ebenfalls nicht systematisch verfolgt. Es wurde festgestellt das die aktuell vorhandene Kostenverrechnung zwar zeit- und personalsparend, wirtschaftlich jedoch nicht effizient genug ist.

In der vorangegangenen Studienarbeit zum Thema „Kostenstellenrechnung als Grundlage einer effizienten Kosten- und Erfolgsrechnung“ wurden die Aufgaben und Grundlagen einer Kostenstellenrechnung ausführlich dargestellt und analysiert.

Die Zielsetzung der vorliegenden Arbeit besteht darin, mit der Entwicklung einer mittelstandsorientierten betriebswirtschaftlichen Konzeption für das Tiefbauunternehmen Udo Weber & Co. GmbH, die zum Ausbau und der Gestaltung einer Kostenstellenrechnung beiträgt, auch eine programmtechnische Umsetzung in ein EDV-gestütztes Instrumentarium, das in der Praxis zum Einsatz kommen kann, zu integrieren.

Um eine Anwendung der hergeleiteten Verfahrensweise in der Praxis zu ermöglichen, heißt es demzufolge ein Softwareprogramm zu finden und abschließend zu bewerten.

Es wird angestrebt, durch einen Entwurf der Kostenplanung im Rahmen der Kostenstellenrechnung, die Kontrollfähigkeit aller gegenwärtigen und zukünftig anfallenden Kosten der Unternehmung zu optimieren.

Die daraus gewonnenen Erkenntnisse dieser Diplomarbeit werden der Ermittlung eines wirtschaftlich günstigeren Systems dienen und damit zu einer qualifizierteren Übersichtlichkeit der anfallenden Kosten im Ausbildungsunternehmen beitragen.

2. Einführung in die Thematik

2.1 Prozesskostenrechnung als Weiterentwicklung der Kostenstellenrechnung

2.1.1 Notwendigkeit einer Kostenstellenrechnung

Die aktuelle betriebswirtschaftliche Diskussion auf dem Gebiet des internen Rechnungswesens wird von einer kritischen Auseinandersetzung mit dem heute in der Praxis verbreiteten Kostenrechnungssystemen und den in diesem Zusammenhang unter der Bezeichnung „Activity-Based-Costing“ beziehungsweise Prozeßkostenrechnung beherrscht.¹

Darunter ist ein Vollkostenrechnungssystem zu verstehen, auf welches die Kostenarten- und die Kostenstellenrechnung zurückgreift und versucht, durch Analyse des Betriebsablaufs Aktivitäten, Tätigkeiten und Hauptprozesse zu bestimmen um daraus Bezugsgrößen abzuleiten, die eine „verursachungsgerechte“ Verteilung von Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenträger erreichen soll.

Den Anstoß zu diesen Überlegungen gaben insbesondere die Arbeiten von JOHNSON und KAPLAN, die in ihrem veröffentlichtem Beitrag unter dem Titel „Relevance Lost – The prise and Fall of Management Accounting“ folgende Aussage formulieren :

„... the cost accounting and management control systems found in most U.S. companies, in the 1980, are of little use for determining product costs, for enhancing cost control, and for encouraging the creation of long-term economic wealth“.²

Den Hauptkern dieser Aussage bildet die Kritik an den einseitig ausgerichteten konventionellen Kostenrechnungsverfahren, die heute in vielen Unternehmen anzutreffen sind und aufgrund ihrer mangelnden Aussagefähigkeit zu strategischen Fehlentscheidungen führen können. Darunter ist zu verstehen, dass Unternehmen oftmals eine uneffiziente Verteilung der Kostenarten auf Kostenstellen vornehmen oder teilweise überhaupt keine Kostenstellengliederung vorgenommen wird und die Kosten nicht systematisch erfasst werden können.

Die Entwicklung moderner und flexibler Fertigungstechnologien, die immer höher werdenden Anforderungen an Qualität, Variantenvielfalt und der zunehmende Wettbewerbsdruck haben zur Folge das in Betriebsbereichen wie der Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung und Instandhaltung, die anfallenden Gemeinkosten immer stärker ansteigen.

Es wird demzufolge eine Kostenverrechnung gefordert die sämtliche Gemeinkosten, aber auch Einzelkosten, erfasst und verursachungsgerecht verrechnet.

2.1.2 Gründe für den unterentwickelten Status der Kostenstellenrechnung

Ohne die Prozesskostenrechnung hier im Detail erläutern zu wollen, wird bereits deutlich, dass es sich dabei um ein recht aufwendiges Verfahren handelt, das eine systematische und detaillierte Analyse der Gemeinkosten³ voraussetzt und darüber hinaus hohe Anforderungen an das betriebliche Informationssystem, insbesondere an die Betriebsdatenerfassung stellt.⁴ Auf der anderen Seite beklagt die Theorie vielfach die „Planungslücke im Mittelstand und konstatiert ein beträchtliches Defizit in der Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden.“⁵ Für den vorher erwähnten, unterentwickelten Status und die geringe Aussagekraft der Kostenrechnung, speziell der Kostenstellenrechnung in mittelständischen Unternehmen werden in der Literatur vor allem folgende Gründe aufgeführt :

- Die mit der Implementation beziehungsweise Weiterentwicklung von Kostenrechnungssystemen, sowie der laufenden Durchführung verbundenen Kosten, werden als zu hoch angesehen.⁶
Diese Aussage beinhaltet die fehlende Bereitschaft von Unternehmen, durch Personaleinstellungen sowie Investitionen in Software, eine Ausgangsbasis für eine gut funktionierende Kostenrechnung zu schaffen.
- Oftmals sind sich die Führungskräfte mittelständischer Unternehmen über die Vorteile einer ausgebauten Kostenstellenrechnung nicht bewusst, da sie aufgrund ihrer ausgezeichneten Branchenkenntnisse und langjährigen Erfahrungen bisher in der Lage waren, ihr Unternehmen mit Intuition erfolgreich zu führen.

Weiterhin ist zu bemerken das Führungskräfte deren Fachkenntnisse sich hauptsächlich auf dem Gebiet der Technik bewegen und weniger betriebswirtschaftlich orientiert sind, sich häufig nicht über den Nutzen einer aussagefähigen Kostenstellenrechnung bewusst sind. „Noch heute setzt der Mittelstand die Kostenrechnung in erster Linie für die Kalkulation von Verkaufspreisen und weniger als Informationsquelle und Instrument zur Unterstützung des unternehmerischen Entscheidungsprozesses ein.⁷

2.2. Zielsetzung der Arbeit

Zusammengefasst bedeutet das, dass grundlegende Daten, auf die eine aussagefähige Kostenstellenrechnung aufbaut, vielen Unternehmen, so auch dem Ausbildungsbetrieb, nicht zur Verfügung stehen.

Es stellt sich demzufolge konkret die Aufgabe ein theoretisch fundiertes und auf die speziellen Bedürfnisse eines mittelständischen Unternehmens, zugeschnittenes betriebswirtschaftliches Konzept für die Gestaltung einer Kostenstellenrechnung zu erarbeiten und mit Hilfe eines geeigneten Softwareprogramms umzusetzen.

Dabei können in kleineren und mittleren Betrieben aufgrund der besseren Überschaubarkeit des Leistungsprozesses, teilweise weniger komplexe und einfacher zu handhabende Lösungsansätze zum Einsatz kommen als in Großunternehmen, ohne dass die Auswertungen des internen Rechnungswesens an Aussagekraft verlieren.⁸

Diese Aussage trifft insbesondere auf den Bereich der Kostenplanung und –kontrolle zu.

Der Aufwand den die laufende Durchführung von Kostenrechnungssystemen verursacht, darf den Nutzen, den die durch das Instrumentarium bereitgestellten Informationen erbringen, nicht überschreiten.

2.3 Ziele der Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung verbindet sich zur Realisierung ihrer Hauptziele :

- Kontrolle der Wirtschaftlichkeit
- Kontrolle der Genauigkeit und
- Lieferung relevanter Kosten aus einzelnen Betriebsbereichen des Unternehmens, mit der am Anfang der Kostenrechnung stehenden Kostenartenrechnung.

In dieser wird eine Ermittlung und übersichtliche Zusammenstellung, aller in einer Abrechnungsperiode angefallenen Kosten vorgenommen.

Das Ziel der Kostenartenrechnung ist dabei die „Aufhellung der vertikalen Kostenstruktur des Unternehmens“⁹, dass durch Bildung primärer Kostenartengruppen erreicht wird.

Die Feststellung, welcher Teil der Kosten für die Veränderung des Gesamtkostenbildes verantwortlich ist, dass heißt die reine Anwendung einer Kostenartenrechnung reicht für eine ausdrucksstarke Betriebskontrolle noch nicht aus. Es muss darüber hinaus festgestellt werden, in welchen Betriebsbereichen die Kostenveränderung wirksam geworden ist.

Die nachfolgende Kostenstellenrechnung dient damit zur „Erhellung der horizontalen Kostenstruktur des Unternehmens“¹⁰ und teilt zu diesem Zweck den Betrieb in Kostenstellen ein. Die Kostenstellenrechnung, als Element der Baubetriebsrechnung, stellt durch ihre stellenbezogenen Ermittlungen, der Bauauftragsrechnung Informationen in Form von ermittelten Werten für die Kalkulation zur Verfügung.

Dabei ist wiederum die Importanz der Kostenstellenrechnung als Bindeglied zwischen Baubetriebs- und Bauauftragsrechnung hervorzuheben. Stellt sie doch im Rahmen von Soll-Ist-Vergleichen der Nachkalkulation Zahlen zur Verfügung, die diese wiederum als Kontrolle der Mengen- und Wertansätze der Vorkalkulation nutzen kann.

Weiterhin ist durch die Realisierung der Kostenstellenrechnung die Durchführung der Kostenträgerrechnung möglich, wobei diese nach der Erfassung der Kosten in der Kostenartenrechnung und ihrer Verteilung in der Kostenstellenrechnung, den letzten Teil der Kostenrechnung bildet.

In der Kostenträgerrechnung werden die Kosten dem einzelnen Produkt- beziehungsweise Produktgruppen zugeordnet. Dabei ist allerdings zu bemerken, dass eine zusätzliche Kostenträgerrechnung in der Baubetriebsrechnung nicht erforderlich ist, da die Kosten, welche den Kostengruppen zugeordnet werden, den Charakter eines Kostenträgers erhalten.

In der Bauauftragsrechnung dagegen sind Bauleistungen, die nach Positionen im Leistungsverzeichnis beschrieben sind, die eigentlichen Kostenträger. Die Zuordnung der Kosten erfolgt allerdings nicht in der Baubetriebsrechnung, sondern im Rahmen der Kalkulation.

Mit der Einführung der Kostenstellenrechnung ist das Unternehmen Udo Weber & Co. GmbH bestrebt, ein wirtschaftlich effizienteres System einzuführen, das bei der Realisierung des Unternehmenszieles-, die Erhöhung der Wirtschaftlichkeit des Betriebes-, unterstützen soll.

Zu diesem Zweck wird im Rahmen dieser Arbeit vorerst der Ist-Zustand analysiert, um das einzuführende SOLL-Konzept für die Gestaltung einer Kostenstellenrechnung speziell auf die Bedürfnisse des Tiefbauunternehmens anpassen zu können.

Dabei soll sich der schwerpunktmäßige Hauptteil dieser Arbeit auf die Planung der Kostenstellenrechnung beziehen, wobei jedoch stets Querverbindungen zur Durchführung und Kontrolle geschaffen werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 : Darstellung der Vorgehensweise zur Erzielung der Einführung der Kostenstellenrechnung

3. Analyse der Effektivität der Kostenstellenrechnung in der Udo Weber & Co. GmbH

3.1 Leistungsspektrum der Udo Weber & Co. GmbH

Bei der Udo Weber & Co GmbH handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen der Tiefbaubranche mit Sitz in Aschersleben, im Bundesland Sachsen-Anhalt. Das Unternehmen wurde von den Gesellschaftern Herrn Walter Rothe, Herrn Heinz Schmidt und von dem geschäftsführenden Gesellschafter Herrn Diplom-Ingenieur Udo Weber 1991 gegründet und in der Rechtsform einer GmbH geführt.

Weiterhin verfügt die Unternehmung über ein Stammkapital von 140.000 DM und erzielt einen Jahresumsatz der zwischen 3,0 und 3,5 Millionen DM liegt.

Zum aktuellen Zeitpunkt sind 28 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt, davon 23 Beschäftigte in der Bauproduktion, 3 Angestellte im Bereich der Produktionsplanung- und überwachung, sowie eine Mitarbeiterin im Verwaltungsbereich und ein Mitarbeiter der im Bereich der Kalkulation beschäftigt ist. Das Produktionsprofil umfasst sämtliche Tiefbauleistungen, speziell Kanal-, Rohrleitungs- und Ingenieurbau, Pflasterarbeiten, Maurerarbeiten und Abbrucharbeiten. Zum Kundenkreis gehören im Wesentlichen öffentlich-rechtliche Institutionen wie die Stadtwerke Aschersleben und Privatpersonen.

3.2 Darstellung des IST- Zustandes

3.2.1 Schwachstellenanalyse

Eine bedeutende Aufgabe für eine gut funktionierende Kostenrechnung kommt der Gestaltung des Berichtswesens bei. Es sollte so aufgebaut sein, daß die benötigten Informationen in der gewünschten Menge und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

In der Firma Udo Weber & Co. GmbH wurde die Art der Berichtsführung seit Jahren unverändert beibehalten und weist aufgrund dieser Unflexibilität bezüglich der herrschenden Marktsituationen und anderen externen Einflüssen, wie zum Beispiel das Angebotsverhalten der Öffentlichen und privaten Hand, erhebliche Schwächen auf, die es im Weiteren zu analysieren und anzupassen gilt.

Es existiert keine systematische Erfassung der anfallenden Kosten und ihre verursachungsgerechte Verteilung auf die entsprechenden Kostenstellen. Anhand von manuell geführten Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden erwirtschaftete Erträge beziehungsweise anfallende Kosten registriert und diesbezüglich „Offene-Posten-Listen“ oder ähnliche buchhalterische Formulare angefertigt. An dieser Stelle ist allerdings kritisch zu bemerken, dass das Ausbildungsunternehmen keinerlei fachlich ausgebildete Mitarbeiter besitzt, die sofort in der Lage wären eine solche Verrechnung durchführen zu können.

Die Folge der fehlenden Aufschlüsselung der im Unternehmen Udo Weber & Co. GmbH entstandenen Kosten, ist eine dementsprechende Unübersichtlichkeit der Kosten, die mit dem Umstand einhergeht, die „Wirtschaftlichkeit nicht dort planen und kontrollieren zu können wo beeinflussbare Kosten entstehen und zu verantworten sind“.¹¹

Das bedeutet auf der einen Seite eine Verringerung der Wettbewerbsfähigkeit der GmbH, da preispolitische Maßnahmen des Unternehmens, aufgrund der unsteten Beobachtung der Kostenentstehung, nicht optimal vorgenommen werden können. Auf der anderen Seite kann eine innerbetriebliche Kostenverursachung durch die erwähnte mangelnde Kontrollmöglichkeit der anfallenden Kosten nicht nachvollzogen werden.

Es wird aufgrund der geschilderten Tatbestände ersichtlich, dass das Tiefbauunternehmen zur Verbesserung seiner Kontrollmöglichkeiten in wirtschaftlicher und profilierungstechnischer Hinsicht, welche die verbesserte Behauptung gegenüber Wettbewerbern mit einschließt, Maßnahmen zur Gestaltung und Einführung der Kostenstellenrechnung ergreifen sollte.

Anhand eines Flussdiagramms soll der IST- Zustand des Unternehmens bezüglich seiner organisatorischen Aufgabenbereiche, welche sowohl den Geschäftsbereich und den Technischen und Kaufmännischen Bereich beinhalten dargestellt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 : Flussdiagramm zur Organisationsstruktur

Quelle : in Anlehnung an BAUORG (Ablauforganisation), S. 4

Vordefinierter Daten Daten Prozeß Entscheidung Manuelle Daten Alternativer Prozeß (speziell) (Input) (Verarbeitung) Eingabe (allgemein) Prozeß

3.2.1.1 Die Baubetriebsrechnung

Bei dem vorhergehend dargestellten Flussdiagramms, welches sich an das Organigramm des Unternehmens anlehnt und orientiert, wird besonderes Augenmerk auf die einzelnen Verantwortungsbereiche und Verantwortungsübergänge gelegt. Bei jeder Aufgabenübertragung ändert sich der Kompetenzbereich in der Firma.

Es wird ersichtlich, dass das Unternehmen Udo Weber & Co. GmbH über keine Baubetriebsrechnung verfügt, die stellen- und bereichsbezogene sowie gesamtbetriebliche Ermittlungen in Form einer Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung vornimmt.

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung, als Einheit der Unternehmensrechnung, wird von einem Steuerunternehmen monatlich für den Betrieb angefertigt.

Das Manko der fehlenden Baubetriebsrechnung wird besonders im aufgeführten technischen Bereich sichtbar. Stellt sie doch die notwendigen Daten und Informationen der Bauauftragsrechnung in Form von ermittelten Kalkulationswerten zur Verfügung.

3.2.1.2 Die Bauauftragsrechnung

Einen Teil der Bauauftragsrechnung, dass heißt die Angebots- und die Auftragskalkulation wird dagegen im Unternehmen vom technischen Bereich durchgeführt. Dieser besitzt eine eigenständige Kalkulationsabteilung.

Die Geschäftsleitung arbeitet zu diesem Zweck eng mit dem technischem Bereich zusammen indem sie die speziellen Informationen, die für eine Kalkulation notwendig sind, durch Preisanfragen beschafft.

Probleme hinsichtlich der Zeitgestaltung der Angebotsbearbeitung treten aufgrund der Besetzung dieses Arbeitsbereiches mit nur zwei Bearbeitern auf. Das bedeutet oftmals eine verminderte Anzahl der Teilnahmen an öffentlichen Aufträgen .

Die Kalkulation erfolgt in der Bauunternehmung Udo Weber & Co. GmbH über die Endsumme, dass heißt es werden für jedes Angebot die Einzelkosten der Teilleistung und die Gemeinkosten der Baustelle objektbezogen berechnet. Das ist nur durch eine genaue Besichtigung der Baustelle möglich, was folglich mehr Zeit kostet, aber auch einen positiven Einfluss auf das Ergebnis ausübt.

[...]

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¹ Vgl. FISCHER (Kostenplanung), S. 1

² Vgl. JOHNSON/Kaplan (Cost Accounting), S. 221

³ Vgl. GLASER (Prozesskostenrechnung), S. 225

⁴ Vgl. HORVATH (Kostenrechnung), S. 216 ff.

⁵ Vgl. LACHNIT (Kostenrechnung), S. 2

⁶ Vgl. HENNING (Kostenrechnung), S. 9 ff.

⁷ Vgl. PREISSLER (Kostenrechnung), S. 274

⁸ Vgl. MÄNNEL (Kostenrechnung), S. 13

⁹ Vgl. HABERSTOCK (Kostenrechnung), S. 66

¹⁰ Vgl. HABERSTOCK (Kostenrechnung), S. 66

¹¹ Vgl. EBERT (Kostenrechnung), S. 35