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Erstellung eines Projekthandbuchs für die strategische Planung und Qualitätssicherung studentischer Projektarbeit

Der Kleinverlegertag an der HTWK zu Leipzig

von Mike Demmig (Autor) Stephanie Jordan (Autor)

Seminararbeit 2015 42 Seiten

Medien / Kommunikation - Public Relations, Werbung, Marketing, Social Media

Leseprobe

Inhalt

1. Einleitung und Relevanz

2. Projektbeschreibung
2.1 Projektvision
2.2 Projektzielplanung
2.3 Projektnutzen
2.4 Projektbudget

3. Projektumfeldanalyse
3.1 Umfrage
3.1.1 Lenkungsausschuss
3.1.2 Buchhandlungen
3.1.3 Verlage
3.1.4 Gäste
3.2 Zielgruppen

4. Projektplanung
4.1 Projektwertschöpfung nach Porter à Primäre und Sekundäre Aktivitäten
4.2 Projektphasenplanung
4.3 Projektstrukturplanung
4.4 Termin- und Ablaufplanung/ Kritischer Pfad

5. Projektdurchführung
5.1 Ansprechpartner
5.2 Organigramm
5.3 Projektziele
5.4 Projektregeln
5.4.1 Interne Kommunikationskanäle
5.4.2 Informationsaustausch und Kommunikationsregeln
5.5 Projektauftrag
5.6 Aufgabenverteilung
5.7 Projektfortschritt
5.8 Projektabschlussbericht

6. Übersicht Arbeitsmittel

7. Literaturverzeichnis

8. Abbildungsverzeichnis

9. Tabellenverzeichnis

1. Einleitung und Relevanz

Der Wettbewerb von staatlichen Hochschulen zueinander verschärft sich. Nicht zuletzt bestimmt die Qualität ihrer Wissensvermittlung über die positive Verteilung von Drittmitteln durch die öffentliche oder private Hand. Hochschulen werden durch die teilweise leistungsbezogene Finanzierung gezwungen, ihre Strategien und Qualitätsrichtlinien kontinuierlich weiterzuentwickeln. Auch die Entwicklungsperspektiven von Hochschulabsolventen auf dem Arbeitsmarkt werden hierdurch beeinflusst. Hinzu kommen Auswirkungen des demografischen Wandels, Paradigmenwechsel in der Hochschullandschaft, Konkurrenz zu nichtstaatlichen Hochschulen, Veränderungen der Lehr- und Lernformen durch die Digitalisierung und politische Entscheidungen wie dem avisierten Stellenabbau, die sich positiv wie negativ auf die allgemeine Hochschulpolitik und auf die Qualität der wissenschaftlichen Arbeit auswirken.[1]

Die deutsche Wirtschaft[2] hingegen braucht gut ausgebildete Hochschulabsolventen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Nach einem Strategiepapier der Wirtschaftsverbände zu urteilen, gibt es vielerorts noch Aufholbedarf. Im Kern werden Gestaltung und Durchführung von Studiengängen bis hin zu „unterwickelten“ Austausch- und Kommunikationsstrukturen zwischen Hochschulen und Gesellschaft oder privaten Partnern negativ wahrgenommen. Die „Hochschule der Zukunft“ sollte sich nach Ansicht der Wirtschaftsverbände mit ihren Studienangeboten stärker an den Anforderungen des Arbeitsmarktes orientieren und eine aktivere Rolle in der Gesellschaft einnehmen.[3] Dabei sollten Hochschulen ihre Stakeholder und Studierenden als Kunden wahrnehmen, die Erwartungen an Studieninhalte, -qualität und Services haben. Zur Qualifizierung sollte außerdem die Vermittlung von Fach- und Methodenkompetenzen gehören, mit dem Ziel, den Studierenden neue Kenntnisse und Fertigkeiten praxisnah beizubringen beziehungsweise vorhandene Kompetenzen stets in Beziehung zu den Anforderungen des Arbeitsmarktes weiterzuentwickeln.[4]

Die HTWK zu Leipzig folgt mit ihren Zielstellungen im „Hochschulentwicklungsplan 2012 bis 2020“ diesem Ansatz: Darin bestimmt der Vernetzungsgedanke in seiner jeweiligen fakultativen Profilierung das Leitbild der gesamten Hochschule. Das Ziel ist es, innovative und praxisnahe Studiengänge anzubieten und die curricularen Inhalte den Anforderungen des Arbeitsmarktes entsprechend anzupassen.[5] Mittelfristig soll die HTWK in Lehre und Forschung als vielfältig vernetzte internationale Spitzenhochschule der angewandten Wissenschaften im europäischen Wettbewerbsumfeld etabliert werden. Nach eigenen Angaben ist ein vielfältiges Studienangebot im Bereich Medien & Information schon jetzt ein Alleinstellungsmerkmal der Hochschule.[6] Dazu gehören traditionelle Studienangebote u.a. für Bibliothekare, Verlagswirte, Buchhändler und Museologen.[7] Einer SWOT-Analyse[8] zufolge zählt u.a. die studentische Projektarbeit zur Stärke der Hochschule. Für die weitere Studienprofilierung sollen auch effiziente Organisationsstrukturen als zentrales Alleinstellungsmerkmal herausgearbeitet werden und zukünftig spürbar zur besseren Lehrqualität und Image der Hochschule beitragen.[9] Ein aktives Qualitätsmanagement nach innen und gezielte Öffentlichkeitsarbeit nach außen sollen der Hochschule dabei helfen. Dazu gehöre auch ein transparentes Projekt- und Prozessmanagement für die gesamte Hochschulorganisation.[10]

In der Fakultät Medien findet im Studiengang Buchhandel und Verlagswirtschaft (BVB) ab dem dritten Semester eine erste theoretische Auseinandersetzung mit Projekt- und Planungsprozessen im Rahmen des Studienangebotes statt. Studierende sollen innerhalb „studentischer Projektarbeit“ wissenschaftliche Grundlagen kennenlernen und auf aktuelle Fragestellungen übertragen. Neben theoretischen Kenntnissen sollen hier auch praktische Fertigkeiten vermittelt werden, die je nach Schwerpunktmodul variieren können. Das sind im Kommunikationsmanagement beispielsweise theoretische Auseinandersetzungen und Projektideen in Public Relation, Unternehmens- und Marketingkommunikation. Die praktische Anwendung des erworbenen Wissens erfolgt dann im Rahmen eines vom Dozenten betreuten Kommunikationsprojektes. Studierende können dieses Projekt inhaltlich und kaufmännisch selbstständig bearbeiten. Dabei sind sie darauf angewiesen innerhalb einer selbstgewählten Organisation zusammenzuarbeiten und ihre eigenen Interessen einem gemeinsamen Planungsziel unterzuordnen.[11]

Seit vielen Jahren ist der so genannte „Kleinverlegertag“ das offizielle Kommunikationsprojekt studentischer Projektarbeit im Schwerpunkt Kommunikationsmanagement des Studiengangs Buchhandel und Verlagswirtschaft an der HTWK. Hier sollen Studierende einen strukturierten Einblick in die Projektorganisation erhalten, in erster Linie im Rahmen eines PR-Projekts. Auf der Webpräsenz der Fakultät wird der Kleinverlegertag als ein Projekt beschrieben, dass die Situation der kleinen unabhängigen Verlage in den Fokus rückt und Verlegern, Studierenden und Interessierten die Möglichkeiten des Austausches über aktuelle Fragen bietet. In Kooperation mit dem Arbeitskreis kleinerer unabhängiger Verlage im Börsenverein des Deutschen Buchhandels soll die Veranstaltung auch Informationen über Entwicklungen der Buch- und Medienbranche vermitteln.[12]

Die zugrundeliegende Studienarbeit soll dabei helfen die studentische Projektarbeit nachhaltig zu unterstützen. Ziel ist es hierbei, alle relevanten Informationen in der Organisation in einem „Projekthandbuch“ zusammenzufassen. Dabei konzentrieren sich die Verfasser auf die Vermittlung wesentlicher Rahmenbedingungen des Projekts aus Sicht der Projektleiter und die Ermittlung von Qualitätskriterien, die allesamt zur erfolgreichen Projektdurchführung- und Kommunikation insgesamt beitragen sowie zukünftig ein aktives Qualitätsmanagement zulassen. Die Herausforderung war es, alle Informationen der vergangenen Studienjahre so aufzubereiten, dass diese in verständlicher Weise den Anforderungen des Arbeitsmarktes gerecht werden und inhaltlich einen gewichtigen Beitrag zur Erstellung von „Qualitätsrichtlinien in studentische Projektarbeit“ im Sinne des Hochschulentwicklungsplans an der HTWK leisten können, insofern das Interesse der Hochschulmitarbeiter und Professoren dieses Bestreben zulassen.

Für einen Projekterfolg des Kleinverlegertags als repräsentatives Hochschulprojekt ist ein Projekthandbuch deshalb notwendig, weil dieses nicht nur den Wissensgewinn innerhalb der Projektgruppe dokumentiert, sondern auch einen Wissenstransfer zwischen den Studienjahren unterstützt. In den nachfolgenden Kapiteln sollen eine ausführliche Projektbeschreibung und Umfeldanalyse den Studierenden dabei helfen, den Kleinverlegertag als Aufgabenpaket besser einzuschätzen. Mit den Basisinformationen gehen Handlungsempfehlungen für einen einfachen Projektstart einher, der durch die Unterzeichnung eines offiziellen Projektauftrags allen Projektbeteiligten Klarheit über ihre verbindlichen Ziele verschafft. Vorbereitete Abbildungen, Tabellen und Vorlagenmuster sollen das Controlling und die Termin- und Ablaufplanung insgesamt vereinfachen. Die Anlagen beinhalten auch einen Überblick über bereits erstellte Datenbanken und Checklisten.

Das Projekthandbuch ist nach Ansicht der Verfasser auch ein fundamentales Instrument, das individuelle Profil des Studiengangs zu schärfen, die studentische Projektarbeit als eine Stärke der Hochschule weiter im Wettbewerb zu qualifizieren und den Nachwuchs qualitativ auszubilden. Es wurde in diesem Zusammenhang bewusst auf ein kritisches Fazit verzichtet. Das Ziel sollte es sein, zukünftigen Projektgruppen ein vorbehaltsloses Bild der studentischen Projektarbeit des Schwerpunkts Kommunikationsmanagement an der HTWK praxisnah und sachdienlich zu vermitteln. Mithilfe dieses Handbuchs können Studierende den Kleinverlegertag von Beginn an besser beurteilen und schließlich auf dessen Basis mit den zuständigen Hochschulmitarbeitern weiterentwickeln.

2. Projektbeschreibung

Der Kleinverlegertag (KVT) ist seit 1994 ein offizielles Kommunikationsprojekt des Studiengangs Buchhandel- und Verlagswirtschaft. Derzeit wird der KVT als Podiumsdiskussion im Schwerpunktmodul „Kommunikationsmanagement“ organisiert. In Kooperation mit dem Arbeitskreis unabhängiger Verlage des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels e.V. findet das Veranstaltungsformat jedes Jahr in den Räumlichkeiten der Fakultät Medien[13] in Leipzig statt. Studierende sollen ab dem 2. Semester im Rahmen der Veranstaltung alljährlich konstruktive Diskussionen mit Entscheidungsträgern aus der Praxis führen und einen interessanten Ein- und Ausblick zu branchenrelevanten Themen positiv erleben. Das Ziel der studentischen Projektarbeit im dritten Semester ist es, mit dem KVT ein öffentlichkeitswirksames Veranstaltungsformat im hochschulinternen Projektumfeld erfolgreich zu steuern.

Zu Beginn sollten sich die Projektleiter gemeinsam mit den am Projekt beteiligten Studierenden und ihrem leitenden Professor genau überlegen wie sie die Projektgruppen organisieren. Anhand eines Organigramms können einzelne Rollen, Aufgaben und Beziehungen von Projektbeteiligten zueinander optimal dargestellt werden. Eine gut überlegte Organisation auf allen Ebenen ist schon allein deshalb zwingend erforderlich, da der KVT durch die Zusammenarbeit mit dem Arbeitskreis unabhängiger Verlage des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels von einem externen Dritten gesponsert wird. Demzufolge sollten alle Projektleiter in ihrer Kommunikation auf SMARTe Zieldefinitionen,[14] klare Rollen- und Aufgabenverteilungen, kurze Checklisten und allgemeine Projektfortschrittsberichte achten. Im weiteren Schritt sollte hier ein Kick-Off-Meeting mit allen Beteiligten stattfinden. Im Ergebnis werden strategische Zielstellungen, ein Veranstaltungstermin und erste Themenvorschläge besprochen. Die Projektleiter sollten darauf achten, mit allen Beteiligten einschließlich des Sponsors noch einmal die Organisation des Projektes und die Budgethöhe abzustimmen. Diese Informationen sind Grundlage eines offiziellen Projektauftrages und bestimmen alle nachfolgenden Schritte.

Hierbei ist darauf hinzuweisen, dass alle Aktivitäten und Sitzungen dokumentiert und allen internen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Studierende sind durch kreative Inhaltsarbeit angehalten, eigene Vorschläge auszuarbeiten und zu moderieren. Die Themen werden in Gruppenarbeit und in Abstimmung mit dem leitenden Professor sowie einem Vertreter des Arbeitskreises kleinerer unabhängiger Verlage ausgearbeitet. Die Themenwahl sollte für die Zielgruppe eine hohe Relevanz besitzen und u.a. Herausforderungen der Branche diskutieren.[15]

Zur Veranstaltung werden i.d.R. 2 bis 4 Verlagsvertreter eingeladen, die zur jeweiligen Thematik der Veranstaltung passen. Für die Akquise der Verlage und die Unterbringung der Verlagsvertreter am Veranstaltungstag ist der Geschäftsführer des Arbeitskreises verantwortlich. Nach erfolgreicher Akquise und Kontaktvermittlung seitens des Arbeitskreises sind die Projektleiter für die weitere Kommunikation mit den Verlagen im Projektverlauf zuständig. Hierbei ist in enger Abstimmung mit dem leitenden Professor auf eine formelle und gepflegte Kommunikation mit den externen Ansprechpartnern zu achten. Die Veranstaltung selbst findet in zwei Blöcken statt, einem Vormittags- und einem Nachmittagsblock.[16] Das Podium besteht aus zwei Moderatoren der Projektgruppe und den eingeladenen Verlagsvertretern. Interessierte Zuhörer der jeweiligen Zielgruppe sind Gäste der Veranstaltung. Es ist darauf hinzuweisen, dass diese Veranstaltung für den Studiengang BVB eine Pflichtveranstaltung ist. Eine Mittagspause trennt die beiden Programmblöcke voneinander und beinhaltet eine selbst organisierte Pausenversorgung für alle Veranstaltungsteilnehmer. In der Pause wird in Kooperation mit dem Schwerpunktmodul „Buchhandelsmanagement“ ein Büchertisch angeboten, der Publikationen und Werbemittel der jeweils teilnehmenden Verlage zur Schau stellt. Zum Ende der Veranstaltung erhält jeder Verleger einen kleinen Kaktus als Präsent, den der Studiengang BVB traditionell als selbstgewähltes Symbol für die Kleinverleger vergibt.

Der Erfolg der Veranstaltung sollte durch einen Fragebogen evaluiert werden, der an alle Gäste ausgegeben und nach der Veranstaltung wieder eingesammelt wird. Dieser ist langfristig ein sehr wichtiges Instrument zur Qualitätssicherung der Veranstaltung und kurzfristig eine Beurteilung der Arbeitsergebnisse als wesentlichster Teil der Veranstaltungsnachbereitung. Die Anzahl der Gäste hängt von der erfolgreichen Bekanntmachung der Veranstaltung ab. Diese ist abhängig von der Art und Weise wie die Projektleiter die zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle vor, während und nach der Veranstaltung ausnutzen. Eine enge Zusammenarbeit mit der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit der Hochschule ist hierbei eine Pflichtaufgabe. Die Projektgruppe sollte in Abstimmung mit dem Professor eine Pressemitteilung verfassen und der Abteilung zuarbeiten. Zudem sollten alle relevanten Informationen auf der Domain der Fakultät und der Webseite der HTWK selbst sowie in den entsprechenden Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden. Die Einladung der Studenten kann auch über den E-Mail Verteiler der Hochschule erfolgen. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass alle Kosten von Werbemitteln wie Plakate und Flyer im Budget kalkuliert werden. Die Gestaltung der Werbemittel übernehmen Studierende i.d.R. selbst.

In den folgenden Kapiteln werden die wesentlichsten Rahmenbedingungen des Projektes erläutert und notwendige Qualitätskriterien sowie Handlungsempfehlungen erarbeitet.

2.1 Projektvision

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Projektvision

2.2 Projektzielplanung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Projektzielplanung Qualitativ

2.3 Projektnutzen

Der Kleinverlegertag hat gegenüber den Studierenden ein Nutzenversprechen. Die zentrale Fragestellung lautet hierbei, welchen konkreten Projektnutzen die Studierenden aus dieser Veranstaltung ziehen?

- Motivation durch ein Ereignis
- Kontakt mit Verlegern (evtl. Chance auf Praktika etc.)
- Bündelung Know-How durch kreative Inhaltsarbeit
- Identifikation und Prestige durch ein Referenzprojekt
- Projekterfahrung durch „learning by doing“

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Projektnutzen erstellt in SmartDraw 2013

[...]


[1] Vgl. Hochschulentwicklungsplan der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur zu Leipzig (HTWK) 2011, S. 3.

[2] Bundesverband der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI)

[3] Vgl. BDA/ BDI 2010, S. 7 f.

[4] Vgl. Ebd., S. 16 ff.

[5] Vgl. Ebd., S. 13 f.; Ebd., S. 24.

[6] Vgl. Ebd., S. 3 f.

[7] Vgl. Hochschulentwicklungsplan der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur in Leipzig (HTWK) 2011, S.6.

[8] Vgl. Andler 2013, S. 269 f.: Gehört als Strategie-Analyse der Stärken und Schwächen von gegenwärtigen internen Fähigkeiten im Vergleich zu Chancen und Bedrohungen von zukünftigen externen Einflüssen zur Positionsbestimmung und Strategieentwicklung von Organisationen zu einen der wichtigsten Instrumenten der strategischen Planung.

[9] Vgl. Hochschulentwicklungsplan der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur in Leipzig (HTWK) 2011, S. 16 ff.

[10] Vgl. Ebd., S. 24.

[11] Vgl. Studienordnung HTWK: Modulbeschreibungen, S. 46 ff. Anlage.

[12] Vgl. https://www.fbm.htwk-leipzig.de/de/weiterbildung/tagungen-und-veranstaltungen/kleinverlegertag/ [18.12.2014].

[13] Bisher wurde immer Raum 308 im Lipsiusbau der Karl-Liebknecht-Str. 145 genutzt.

[14] Vgl. Andler 2013, S. 247 f.: Ist eine Richtlinie und beinhaltet Qualitätsmerkmale zur eindeutigen Zieldefinition von spezifischen, messbaren, akzeptierten, realistischen und terminierten Zielen, um die Stabilität, Vollständigkeit und Kongruenz von verbindlichen Zielvereinbarungen zu garantieren.

[15] In den letzten Jahren wurden folgende Themen zum KVT behandelt: https://www.fbm.htwk-leipzig.de/de/weiterbildung/tagungen-und-veranstaltungen/kleinverlegertag/ [18.12.2014].

[16] Im ersten Block werden Fragen zum Verlag und dem Werdegang der Verleger gestellt. Im zweiten Block wird eine Diskussion mit dem Publikum angestrebt, welche im direkten Bezug zum Veranstaltungsthema steht. Genaue Fragstellungen sind der Dropbox Datenbank zu entnehmen.

Details

Seiten
42
Jahr
2015
ISBN (eBook)
9783668113985
ISBN (Buch)
9783668113992
Dateigröße
2.4 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v312430
Institution / Hochschule
Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig – Buchhandel und Verlagswirtschaft
Note
1,3
Schlagworte
Projektmanagement Projektarbeit Handbuch Vorlage Muster Veranstaltung Börsenverein Hochschulprojekt Studentenprojekt Kommunikationsprojekt Hochschulentwicklungsplan Wirtschaftsmacht Qualitätsrichtlinien Projekterfolg Verlagsbranche Buchbranche

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Titel: Erstellung eines Projekthandbuchs für die strategische Planung und Qualitätssicherung studentischer Projektarbeit