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Einführungstag für Auszubildende in kleinen bis mittleren Unternehmen. Gestaltung und Ablauf des Einstiegs

Projektarbeit 2015 18 Seiten

AdA Sonstige Berufe, Übergreifendes

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1. Das Unternehmen
1.1. Unsere Auszubildenden
1.2. Das Arbeitsklima

2. Ausgangssituation
2.1. Allgemeine Ausgangssituation
2.2. Ausgangssituation der Auszubildenden
2.3. Persönliche Ausgangssituation

3. Das Projekt
3.1. Projektteilnehmer
3.2. Ziel des Projektes

4. Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag
4.1. Betreuung und Kontakt
4.2. Ankündigung des neuen Auszubildenden
4.3. Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel

5. Der erste Arbeitstag - der Einführungstag
5.1. Die Einladung
5.2. Die Begrüßung
5.3. Das Einführungsgespräch
5.3.1. Wünsche, Ziele und Erwartungen
5.3.2. „Spielregeln“
5.4. Mappe „Einführungstag“
5.4.1. Interviews
5.4.2. Wo finde ich was?
5.5. Rechtliche und betriebliche Vorgaben / Verpflichtung des Azubis
5.6. Einrichten des persönlichen Arbeitsplatzes
5.7. Abschluss

6. Fazit

Abbildungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

Broschüren / sonstige Literatur

Abbildungs- und Literaturverzeichnis

Anlagen

Vorwort

Im Jahr 2001 habe ich meine Berufsausbildung zum Versicherungskaufmann (IHK) bei der (Gesellschaft) abgeschlossen. Seitdem bin ich als Angestellter in einer großen Generalagentur, der (Agentur), tätig.

Die Prüfung gemäß der Ausbilder-Eignungsverordnung habe ich zu Beginn des Jahres 2002 bestanden. Neben dem Abschluss „Zertifizierter Berufsausbilder“ habe ich im Jahr 2015 auch die Prüfungen zum „Datenschutzbeauftragter IHK“ erfolgreich abgelegt.

Erstmals kam ich 2007 mit dem Thema Ausbildung innerhalb einer Versicherungsagentur in Berührung. In diesem Jahr wurde die erste Auszubildende von mir durch ihre Ausbildung begleitet. Nach einer weiteren Auszubildenden wurde dieses Thema für uns erst im Jahr 2013 wieder aktuell. Um mich auf die neue Auszubildende vorzubereiten, besuchte ich das IHK-Seminar „Erfolgsfaktor Ausbildung – zeitgemäß und erfolgreich ausbilden“. Im Rahmen dieses Seminars erfuhr ich von der Möglichkeit der Zertifizierung und entschied mich, nach Rücksprache mit meinem Arbeitgeber, für die Teilnahme an diesem Programm.

Unsere Auszubildenden sind Angestellte der (Gesellschaft) und nehmen dort an Schulungsmaßnahmen und Seminaren teil. Ihre praktische Ausbildung durchlaufen die Azubis komplett bei uns in der Agentur. Uns fehlt daher der Kontakt zur IHK und zur Berufsschule.

Ausbildungsbeginn ist im August. Der erste Ausbildungstag wird immer auf einen Freitag gelegt. Diesen Tag verbringen die Auszubildenden bei uns in der Agentur. In den beiden darauf folgenden Wochen findet ein Einführungsseminar für alle neuen Azubis der Versicherungskammer Bayern statt. Während diesem Seminar bekommen die „Neuen“ Grundlagen der Ausbildung (Spielregeln, Reisekostenregelung, Berichtsheft, usw.) sowie Grundwissen zu einzelnen Versicherungssparten vermittelt.

Derzeit betreue ich drei Auszubildende. Für das kommende Jahr ist die Übernahme von zwei Auszubildenden geplant.

Um die Lesbarkeit dieser Arbeit zu erleichtern, wird bei Personenbezeichnungen jeweils nur die männliche Variante verwendet. Gültigkeit hat diese für beide Geschlechter.

1. Das Unternehmen

Der Ursprung des Unternehmens findet sich im Jahr (Jahr). Seit damals ist der Standort in der Mitte von (Ort). In den siebziger Jahren übernahm (Name), gemeinsam mit einem Partner die Agentur. 30 Jahre nach Gründung des Betriebes, im Jahr (Jahr), wurde die Geschäftsführung durch (Name) ergänzt. Dieser hat (Jahr) die alleinige Geschäftsleitung übernommen und den Betrieb bis zur heutigen Größe weiter ausgebaut.

Als Generalagentur vermitteln wir ausschließlich Verträge für die Unternehmen der (Gesellschaft)

Die (Agentur) ist ein über die Jahre gewachsenes und erfolgreiches Unternehmen, welches im Ranking der erfolgreichsten Agenturen der (Gesellschaft) regelmäßig einen Platz unter den ersten Dreien belegt. Weder der hohe Markt- und Konkurrenzdruck noch der Totalschaden nach einem Brand (Jahr) haben den Erfolg geschmälert.

Um unseren Kunden noch mehr Qualität bieten zu können, unterzogen wir uns 2008 als erste Agentur der (Gesellschaft) der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001.

Derzeit sind in unserer Hauptstelle in (Ort) 14 Mitarbeiter, und in der Zweigstelle vier Mitarbeiter beschäftigt. Unsere aktuell drei Auszubildenden sind hauptsächlich in Rosenheim tätig.

1.1. Unsere Auszubildenden

Wie im Vorwort beschrieben, sind unsere Auszubildenden Angestellte der (Gesellschaft). Bei der Auswahl der Azubis sind wir insofern beteiligt, dass wir entsprechende Stellenanzeigen im Internet und in einer regionalen Tageszeitung schalten.

Um die Eignung für unseren Betrieb zu prüfen, führen wir mit Bewerbern erste Gespräche. Sind wir der Meinung, dass der Bewerber zu uns passt, leiten wir die Bewerbungsunterlagen mit einer entsprechenden Empfehlung an die zuständige Stelle in der (Gesellschaft) weiter. Von dort wird der Bewerber zu einem Assessment Center (AC) eingeladen. Nach erfolgreichem Bestehen des AC und Unterzeichnung des Ausbildungsvertrages beginnt der Bewerber im August seine Ausbildung in unserer Agentur. Von Seiten der (Gesellschaft) erhalten wir in der Regel im Juli den Ausbildungsplan für das erste Lehrjahr. In diesem sind Seminar- und Berufsschulzeiten des neuen Azubis vermerkt.

Während der Ausbildung erhalten unsere Auszubildenden einen Einblick in das gesamte Spektrum unserer Kunden und der entsprechenden Versicherungsprodukte.

Wir betreuen aktuell ca. (Anzahl) Kunden. Hiervon sind rund 70% aus Industrie-, Gewerbe- und Landwirtschaft. Dazu zählen auch Hausverwaltungen. Die restlichen 30% sind Privatkunden. Wir bieten unseren Kunden die gesamte Produktpalette der (Gesellschaft) mit den dazugehörigen Unternehmen.

Die praktische Ausbildung der Azubis wird durch individuelle Schulungen innerhalb der Agentur sowie mit Seminaren für alle Auszubildenden in der (Gesellschaft) und durch die Berufsschule ergänzt.

1.2. Das Arbeitsklima

„Menschlich, herzlich, individuell“[1] – diese Worte sollen in unserer Agentur nicht nur für die Betreuung und Beratung unserer Kunden Gültigkeit haben. Auch die Mitarbeiter sollen sich gut aufgehoben fühlen und sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren.

In unserem Betrieb ist der Großteil der Mitarbeiter bereits länger als fünf Jahre beschäftigt. Ich selbst bin bereits seit über 14 Jahren im Unternehmen tätig und fühle mich in diesem Umfeld sehr gut aufgehoben. Gerade die vielen langjährigen Mitarbeiter beweisen, dass die Worte „menschlich, herzlich, individuell“ für den Umgang der Geschäftsführung mit den Mitarbeitern und der Kollegen untereinander wichtig sind.

2. Ausgangssituation

2.1. Allgemeine Ausgangssituation

Viele, insbesondere große Unternehmen widmen der Auswahl von neuen Mitarbeitern große Aufmerksamkeit und investieren hierfür viel Zeit und Geld. Die Unternehmen legen großen Wert auf eine bedarfsgerechte Wahl der Beschaffungswege und nutzen zielgruppen-spezifische Instrumente, um die potentiellen Bewerber anzusprechen (beispielsweise auf Karriere- oder Azubimessen). Auch die Auswahl wird meist sehr sorgfältig durchgeführt. Kandidaten müssen nicht nur in Bewerbungsgesprächen überzeugen, sondern werden häufig auch Eignungstests unterzogen.[2]

Auch die (Gesellschaft) legt auf die Auswahl neuer Mitarbeiter großen Wert. Deswegen durchlaufen Bewerber für einen Ausbildungsplatz bei uns ein Vorstellungsgespräch und ein Assessment Center.

Geht es dann aber an die Einarbeitung und Integration der ausgewählten neuen Mitarbeiter, muss man feststellen, dass oftmals die ursprünglich an den Tag gelegte Sorgfalt schnell aus dem Auge verloren wird. Das vor der Einstellung getätigte Investment für den „optimalen neuen Mitarbeiter“ gerät dann leicht in Gefahr.[3]

2.2. Ausgangssituation der Auszubildenden

Für den Auszubildenden beginnt mit seiner Berufsausbildung ein neuer Lebensabschnitt, ein wesentlicher Teil seines Lebens verändert sich. Sein gewohnter Tagesablauf verändert sich, er muss sich in neuen Räumlichkeiten mit ungewohnter Ausstattung zurechtfinden. Auch die Kollegen, die Vorgesetzten und das von ihm erwartete Verhalten stellt ihn vor neue Herausforderungen. Der bislang vertraute Schultag ist jetzt Vergangenheit. Er muss sich ab sofort im Arbeitsalltag und in einem beruflichen Umfeld, das vor allem auf ökonomische Produktion und Dienstleistung ausgerichtet ist, zurecht finden. Der Wechsel vom Schulalltag in die Arbeitswelt bedeutet für viele Auszubildende eine große Umstellung.

Neu ist für ihn:

- Erwachsenenstatus
- ein Arbeitstag von etwa acht Stunden
- ein weitestgehend fremdbestimmter und –kontrollierter Tagesablauf
- eine vorerst unüberschaubare Anzahl formeller und informeller Verhaltensregeln sowie neue Verhaltensmaßstäbe
- eine neue Lernsituation („learning by doing“, eigenverantwortliches Lernen)
- Kontrolle durch Mitarbeiter, Vorgesetzte und Rückmeldungen von Kunden
- betriebliche Hierarchie und die eigene Einordnung
- Zusammenarbeit und Arbeitsteilung mit Erwachsenen
- selbstverdientes Geld

Dazu kommt, dass bei den Auszubildenden oftmals die Vorstellung vom Berufsalltag kaum mit der Wirklichkeit übereinstimmt.[4]

Eine Schülerumfrage der Oldenburgischen Industrie- und Handelskammer im Jahr 2011 brachte folgende Ergebnisse:

Am wichtigsten ist den Jugendlichen der Wunsch nach einem guten Betriebsklima und einem familiären, wertschätzenden Umgang. Als sehr wichtig bzw. wichtig erachten die Jugendlichen:

- in dem Unternehmen werde ich respektiert
- von den Kollegen fühle ich mich ernst genommen
- als Auszubildender darf ich Fehler machen
- das Betriebsklima ist gut
- die Fachkräfte im Unternehmen haben Spaß an ihrer Arbeit[5]

2.3. Persönliche Ausgangssituation

Bei Gesprächen mit Ausbilderkollegen aus anderen Betrieben und Branchen, die ich auf den Seminaren zur Erlangung der Zertifizierung kennengelernt habe, habe ich viel über „Einführungswochen“, „Kennenlern-Tage“ oder Ähnlichem gehört. Die meisten dieser Kollegen kommen aus beträchtlich größeren Unternehmen mit deutlich größeren Mitarbeiterzahlen. Daher kann und möchte ich unseren Betrieb nicht eins-zu-eins mit diesen Unternehmen vergleichen. Klar ist aber, dass wir diesem ersten Tag – dem Einführungstag – bisher deutlich zu wenig Beachtung geschenkt haben.

Aus meiner Sicht kann bereits am ersten Arbeitstag des neuen Auszubildenden ein Grundstein für eine erfolgreiche Ausbildung gelegt werden. Wenn es gelingt, den Azubi vom ersten Tag an in geeigneter Form mit unserem Betrieb und seinen neuen Kollegen vertraut zu machen, ist bereits die Grundlage zur Integration gelegt.[6]

Ich möchte, entsprechend unserem Grundsatz „menschlich, herzlich, individuell“, unseren neuen Azubis bereits am ersten Tag das Gefühl vermitteln bei uns willkommen zu sein. Den Auszubildenden soll die Integration in unseren Betrieb und das Kennenlernen der neuen Kollegen erleichtert werden.

Um zu überprüfen wie unsere Auszubildenden im 2. beziehungsweise 3. Lehrjahr ihren eigenen Einführungstag erlebt haben, habe ich diese um Rückmeldung gebeten. In Auszügen möchte ich im folgenden das Ergebnis wiedergeben:

Auszubildende, 2. Ausbildungsjahr:

- „Ich hätte mir ein wenig mehr Kontakt mit den anderen Kollegen gewünscht...“
- „Ein direktes Kennenlernen der Kollegen wäre auch cool gewesen – bin einmal durch das Büro gegangen und habe zu jedem Hallo gesagt und versucht mir den Namen zu merken – war zwecks der Aufregung leider nicht möglich“

[...]


[1] Vgl. Imagebroschüre der (Agentur)

[2] Vgl. Erfolgsfaktor Inplacement – Neue Mitarbeiter systematisch und zielgerichtet integrieren – Nicole Blum - Diplomica Verlag GmbH 2010 – Seite 1

[3] Vgl. ebenda

[4] Vgl. Einführung von Auszubildenden – René Pflüger - Grin Verlag GmbH – 2015 – S. 1

[5] Schülerumfrage der Oldenburgischen Industrie- und Handelskammer aus dem Jahr 2011

[6] Vgl. Einführung von Auszubildenden – René Pflüger – Grin Verlag GmbH – 2015 – S. 1

Details

Seiten
18
Jahr
2015
ISBN (eBook)
9783668115798
ISBN (Buch)
9783668115804
Dateigröße
455 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v312368
Institution / Hochschule
IHK für München und Oberbayern
Schlagworte
Ausbildung kleine und mittlere Unternehmen KMU

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Titel: Einführungstag für Auszubildende in kleinen bis mittleren Unternehmen. Gestaltung und Ablauf des Einstiegs