Realisierung der papierlosen Kreditor-Rechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Anhangverzeichnis

1. Einführung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung

2. Die XXX GmbH

3. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung
3.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
3.1.1 Rechtliche Grundlagen
3.1.2 Aufbewahrungspflichten und -fristen
3.1.3 Zulässige Formen der Aufbewahrung
3.1.3.1 Anforderungen an eine Aufbewahrung im Original
3.1.3.2 Anforderungen an eine originalgetreue bildliche Wiedergabe
3.1.3.2.1 Generelle Anforderungen einer originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
3.1.3.2.2 Sicherung der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe mittels optischer Archivierung
3.1.3.3 Anforderungen an eine inhaltliche Wiedergabe
3.1.3.4 Bedeutung der inhaltlichen Wiedergabe in Bezug auf die EDV-technische Weiterentwicklung
3.2 Systemgestütztes Dokumentenmanagement
3.2.1 DMS-Architekturen
3.2.2 Anforderungen an ein DMS
3.2.3 Die wichtigsten Funktionen eines DMS
3.2.4 Workflow und Dokumenten-Management

4. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung bei XXX
4.1 Struktur des Rechnungswesens der XXX
4.2 Realisierung des systemgestützten DM bei XXX.
4.2.1 Hard- und Softwarelösung
4.2.2 Kreditorenbelegfluss
4.2.3 Vor- und Nachteile dieser Lösung
4.3 Weiterentwicklung des Systems
4.3.1 Optimierungs- bzw. Ausbaumöglichkeiten
4.3.1.1 Dezentrales Einscannen vor Ort
4.3.1.2 Zentraler Rechnungseingang
4.3.1.3 Automatische Belegerkennung
4.3.1.4 Papierlose Leistungsabrechnung innerhalb des Konzerns
4.3.1.5 Papierlose Leistungsabrechnung mit bestimmten Geschäftspartnern
4.3.2 Problembereiche und Grenzen

5. Schlussbetrachtung und Ausblick

Abstract

Literaturverzeichnis

Anhang

Ehrenwörtliche Erklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Dokumenten-Management als komponentenübergreifendes System

Abb. 2: Hardware-Architektur eines Dokumenten-Management-Systems

Abb. 3: Der Kreditorbelegfluss bei der XXX GmbH mittels DMS-Einsatz

Abb. 4: Konzept eines automatischen Formularerkennungs- und

Datenerfassungssystems

Abb. 5: Mittels OCR und SAP-Integration optimierter Kreditorenbelegfluss

Anhangverzeichnis

Anlage 1: Checkliste DMS Beschaffung

Anlage 2: Checkliste Ist- Soll- Analyse

Anlage 3: Checkliste DMS-Pflichtenheft

Anlage 4: Checkliste DMS-Einführungsphase

Anlage 5: DMS-Anbieterübersicht

1. Einführung

„Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt.“^[1]

Eine der Utopien des Computerzeitalters ist der Traum vom papierlosen Büro. Obwohl die Bedeutung von Computern, Internet und E-Mail ständig zunimmt, sinkt der Papierverbrauch nicht. Paradoxerweise steigt er sogar weiter an. Viele Inhalte werden eher auf Papier gelesen als auf dem Bildschirm.^[2] Die Deutschen sind, nach Angaben des Greenpeace-Magazins, mit einem Pro-Kopf-Verbrauch von 220 Kilo pro Jahr nach den USA, China und Japan die viertgrößten Papierverbraucher weltweit. Hierin heißt es weiter, dass ein Kind in Deutschland an seinem ersten Geburtstag die gleiche Menge an Papierprodukten verbraucht hat, wie ein Mensch in Indien in 53 Jahren.^[3]

Nach einer Studie der Boston Consulting Group aus dem Jahr 2000 verdoppelt sich das Papieraufkommen in einem modernen Unternehmen im Durchschnitt alle fünf Jahre.^[4] Mit der Menge an eingehenden und intern produzierten Dokumenten wachsen die Probleme bei der Bewältigung dieser physikalischen Datenflut. Es stellt sich die Frage, wie Informationen und Inhalte gespeichert werden können, um sie möglichst effizient und rentabel wieder abrufen zu können. Dabei ist den Anforderungen des Gesetzgebers an eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Daten nachzukommen.

Unbestritten können durch den Einsatz von Kommunikationshilfsmitteln und neuer Technologie die Geschäftsprozesse weiter beschleunigt werden. Durch die Integration eingehender Papierdokumente wie z.B. Kreditorrechnungen, in elektronische Workflow-Systeme^[5], ist es möglich erhebliche Zeit- und dadurch Kosteneinsparpotentiale zu realisieren. Laut „WIN!DMS Dokumenten-Management-Systeme“ sind 84 bis 97 Prozent aller Archivkosten Personalkosten. Zwei bis 14 Prozent entfallen auf Einrichtungskosten und lediglich ein bis zwei Prozent auf Raumkosten.^[6] Diese administrativen Kosten können durch die Reduzierung der Papiermenge drastisch verringert werden. Die Papierlosigkeit birgt damit immense Kostensenkungspotentiale, erhebliche Effektivitäts- und Effizienzgewinne und eine beträchtliche Zeitersparnis.^[7] Dabei spart das papierlose bzw. papierarme Büro den Mitarbeitern nicht nur Zeit und dem Unternehmen Geld, sondern es trägt auch wesentlich zum Umweltschutz bei.

1.1 Problemstellung

Sortieren, Ablegen und Suchen von Schriftstücken stellt ein typisches Szenario dar, das sich täglich in vielen Unternehmen wiederholt. So zeichnet sich auch die Verwaltung und Bearbeitung der bis zu 7.500 monatlich eingehenden Kreditorrechnungen bei der XXX GmbH durch großen manuellen Aufwand aus. Durch die dezentrale Struktur des Unternehmens gehen die Belege über das ganze Bundesgebiet verteilt ein. Die Bearbeitung dieser führt nicht zuletzt durch lange Transport- und Versandwege zur Ausschöpfung eines nicht unerheblichen Zeitraumes zur Rechnungsprüfung, –buchung, -zahlung und -archivierung. Gerade in Bezug auf Skontofristen und Zahlungsziele, ein kritisch zu beurteilender Zustand. Durch die dezentrale Unternehmensstruktur kommt es zu einem erheblichen Papieraufkommen in Form von Doppelablagen, da die einzelnen Standorte, ja auch einzelne Abteilungen über unterschiedliche Ablagesysteme bzw. –methoden verfügen.

Aus diesen Gründen startete die XXX GmbH im Oktober 2003 ein System, welches teilweise die papierlose Bearbeitung und die digitale Archivierung der Kreditorbelege ermöglicht. Die vorliegende Arbeit untersucht dieses System und zeigt für diesen Fall die Möglichkeiten und Grenzen der papierlosen Belegverwaltung und –bearbeitung auf. Außerdem werden Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Optimierungspotentiale entwickelt und vorgestellt.

1.2 Gang der Untersuchung

Nach der Vorstellung der XXX GmbH (Gliederungspunkt 2) beschäftigt sich der erste Teil der Arbeit (Gliederungspunkt 3) deshalb mit den rechtlichen, technischen, und theoretischen Grundlagen der Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung, da diese die Grenzen eines solchen Systems darstellen. Dabei wird zunächst auf die rechtlichen Aspekte eingegangen, bevor daraufhin der Begriff des Dokumenten-Management-Systems (DMS) eingeführt und dessen technische Umsetzung dargestellt wird.

Der zweite Teil dieser Arbeit (Gliederungspunkt 4) erläutert die praktische Umsetzung der zuvor unter Gliederungspunkt 3 vorgestellten theoretischen Aspekte bei der XXX GmbH. Dabei wird aufgezeigt, wie die dargestellten Rahmenverhältnisse Berücksichtigung finden. Zunächst wird auf die Struktur und Gegebenheiten des Rechnungswesens eingegangen, um die Realisierung des systemgestützten Dokumenten-Managements zu begründen und zu untersuchen. Des Weiteren wird der jetzige Kreditorenbelegfluss aufgezeigt und anhand dessen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Optimierungschancen entwickelt und beleuchtet.

2. Die XXX GmbH

Die XXX GmbH gehört als Tochtergesellschaft zu einem weltweit tätigen Großkonzern. Das Unternehmen zählt zu den führenden FM-Dienstleistern (Facility Management-Dienstleistern) in Deutschland. Es bietet seinen Kunden als Universaldienstleister im Gebäudemanagement nahezu alle Leistungen aus einer Hand. Vom reinen Projektmanagement bis hin zu operativen Services wie Immobilienverwaltung, Sicherheit, Reinigung oder Logistik können sämtliche FM-Dienstleistungen erbracht werden. Die XXX GmbH ist strukturell in Fach- und Betreibergesellschaften sowie Niederlassungen und Betriebsstellen gegliedert. Zusammen mit ihren insgesamt zwölf Tochter- und Beteiligungsunternehmen ist das Unternehmen nahezu flächendeckend im Bundesgebiet vertreten.

3. Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung

3.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung

3.1.1 Rechtliche Grundlagen

Eine ganze Reihe von Vorschriften, Verordnungen und Gesetzen fordert direkt oder indirekt die Aufbewahrung von Dokumenten^[8], beispielsweise zur Dokumentation erbrachter oder eingekaufter Leistungen sowie erhaltender Aufträge. Für Buchungs- und andere betriebswirtschaftliche Belege gelten bestimmte steuer- und handelsrechtliche Nachweis- und Aufbewahrungsfristen. Teilweise werden auch besondere Formen der Aufbewahrung gefordert. Die Archivierung wird insbesondere durch das Handels- und Steuerrecht (insbesondere Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) geregelt.^[9]

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet grundsätzlich jeden Kaufmann zur Führung von Büchern und zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen.^[10] Kaufmann im Sinne des HGB ist jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt. Ausgenommen hiervon sind Kleingewerbetreibende.^[11] Darüber hinaus fordert die Abgabenordnung (AO) von jedem Buchführungspflichtigen die Aufbewahrung aller für die Besteuerung bedeutsamen Bücher und Unterlagen.^[12]

Die genauen Regelungen bezüglich der Aufbewahrungsfrist und –art von Dokumenten und Belegen sind in folgenden Paragrafen des HGB geregelt:

- 238 HGB (Buchführungspflicht),
- 239 HGB (Führung von Handelsbüchern),
- 257 HGB (Aufbewahrungsfristen und –anforderungen),
- 261 HGB (Unterlagen auf Bild-/ Datenträgern).

Im Steuerrecht sind u. a. folgende Paragrafen ausschlaggebend:

- 140 AO (Buchführungspflicht),
- 146 AO (Buchführung und Aufzeichnungen),
- 147 AO (Aufbewahrung von Unterlagen),
- 14 Abs. 4 UStG^[13] (Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, z.B. Rechnungen).

3.1.2 Aufbewahrungspflichten und -fristen

Nach - 257 HGB sind folgende Unterlagen^[14] aufbewahrungspflichtig:

(1) Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.^[15]
(2) Die empfangenen Handelsbriefe.^[16]
(3) Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.^[17]
(4) Belege für Buchungen in den nach - 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).^[18]

Nach - 147 AO sind zu den voranstehend unter Punkt (1) bis (4) genannten Unterlagen auch sonstige Dokumente aufbewahrungspflichtig, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Funktion und nicht der Name einer Unterlage ist maßgebend für die Aufbewahrungsentscheidung.^[19]

Die jeweiligen Fristen sind in - 257 HGB und - 147 AO geregelt. Demnach sind die unter Punkt (1) und (4) aufgeführten Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist der unter Punkt (2) und (3) genannten Handelsbriefe beträgt sechs Jahre. Die steuerlichen und handelsrechtlichen Fristen sind grundsätzlich gleich, wobei einzelne Steuergesetze eine kürzere Frist vorsehen. Allerdings sind alle Unterlagen unabhängig von den oben genannten Fristen, so lange aufzubewahren, bis die nach steuerrechtlichen Vorschriften durchzuführenden Betriebsprüfungen abgeschlossen sind und daraus resultierende Steuerfestsetzungen erfolgten.^[20] Beginn der Aufbewahrungsfrist ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden/zugegangen sind bzw. die letzten Eintragungen in ihnen erfolgten.^[21]

Kreditorrechnungen fallen unter die zuvor genannte vierte Gruppe der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Als Buchungsbelege erfüllen sie eine Nachweisfunktion. Sie belegen den Zusammenhang zwischen dem gebuchten Inhalt in den Handels- und Geschäftsbüchern einerseits und den zugrunde liegenden unternehmensexternen und –internen Vorgängen andererseits.

3.1.3 Zulässige Formen der Aufbewahrung

Die Vorschriften im Handels- und Steuerrecht enthalten für den überwiegenden Teil der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen keine konkreten Hinweise über das Speicherungsverfahren oder den dabei zu verwendenden Datenträger. Sie legen weder ein bestimmtes Aufzeichnungsverfahren fest, noch schreiben sie das Buchführungssystem vor. Eine Ausnahme bilden die Eröffnungsbilanz sowie Jahres- und Konzernabschlüsse, bei denen konkret die Aufbewahrung der Originale in Papierform gefordert wird.^[22] Das angewandte Aufzeichnungsverfahren muss generell den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Daneben erarbeitete die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) inzwischen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Diese werden in einer Reihe von Vorschriften aufgegriffen. Die GoBS präzisieren die GoB im Hinblick auf die DV-Buchführung.^[23]

Generell gilt für alle Dokumente, dass die für sie verbindlichen Aufbewahrungspflichten nicht durch die Art der Archivierung bestimmt werden. Ist die Schriftform nicht ausdrücklich vorgeschrieben, so herrschen für die elektronische Archivierung die gleichen Voraussetzungen wie für die Papierform.^[24] Handels- und Steuerrecht stellen eine Reihe von Anforderungen an das Archivierungsverfahren. Beispielhaft zu nennen ist die Abrufbarkeit, Reproduzierbarkeit und Wiedergabetreue gespeicherter Informationen und Belege.^[25] Daneben legt der Gesetzgeber teilweise die Wiedergabeart fest. So wird bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen speziell eine bildliche Wiedergabe gefordert, wohingegen für alle anderen Unterlagen (z.B. Inventare, Lageberichte, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, etc.) eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend ist.^[26]

Die Änderung der AO mit Wirkung zum 01.01.2002 engte die Wahlfreiheit bezüglich der Aufbewahrungsform etwas ein. Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen seitdem in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahrt werden. Die bildliche Wiedergabe auf Papier oder Mikrofilm bzw. die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger sind in diesem Fall für sich alleine nicht mehr ausreichend.^[27] Die Steuerbehörde hat das Recht erlangt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Die Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Datenzugriffsrechts sind in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammengefasst.^[28]

Nach HGB ist grundsätzlich kein bestimmter Aufbewahrungsort vorgeschrieben. Allerdings muss der Buchführungspflichtige selbst sowie ein berechtigter Dritter (z.B. Prüfer) für die Dauer der Aufbewahrungsfrist das Recht und die Möglichkeit haben, auf die Unterlagen zuzugreifen.^[29] Nach - 146 AO muss sich der Ort der Aufbewahrung im Geltungsbereich des Gesetzes befinden. Ausnahmen zur Aufbewahrungserleichterung sind nach - 148 AO auf Antrag möglich, soweit sichergestellt ist, dass ein Finanzprüfer jederzeit von Deutschland aus auf die Belege zugreifen und diese lokal ausdrucken kann. Die Organisation der Aufbewahrung muss daher so gestaltet sein, dass eine Prüfung jederzeit möglich ist.^[30]

Durch die rechtlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung versucht der Gesetzgeber Manipulationen zu unterbinden sowie die Authentizität der Daten zu sichern.^[31]

3.1.3.1 Anforderungen an eine Aufbewahrung im Original

Entscheidet sich der Buchführungspflichtige, z.B. im Falle der Kreditorbelege, für die klassische Papier-Archivierung oder sind Unterlagen zwingend im Original aufzubewahren, müssen folgende Anforderungen erfüllt werden:

- Sicherheit,
- Ordnung.

Zum einen muss die Sicherheit der aufzubewahrenden Dokumente garantiert sein. Insbesondere die Gefährdung durch Feuer, Wasser und Feuchtigkeit spielen hierbei eine Rolle. Unterlagen, bei denen die Gefahr besteht, dass die Schrift verblasst müssen im Vorhinein auf schriftbeständiges Papier kopiert werden. Die Dokumente sind durch Zutrittskontrollen vor Diebstahl und fahrlässigem Verhalten zu schützen.^[32]

[...]

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^[1] Wernher von Braun (1921-1977), deutscher Raketeningenieur, verantwortlich für Bau und Start des ersten Erdsatelliten.

^[2] vgl. McKinley (2001), S. 1 ff.

^[3] vgl. Greenpeace Media GmbH (Hrsg.), Greenpeace Magazin 03/01, www.greenpeace-magazin.de/magazin/reportage.php?rapid=677 [16.06.2004].

^[4] vgl. Wired Magazine (Hrsg.), (2000).

^[5] Workflow-Systeme automatisieren und managen Geschäftsprozesse prozessorientiert über Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinweg.

^[6] vgl. Ernst (1999), S. 19.

^[7] vgl. z.B. impulse (Hrsg.), (2001), vgl. auch Hertel (1995), S. 23 ff., Leiter der Rechnungsprüfung, BASF AG.

^[8] Der Begriff Dokument steht im Folgenden für Informationsträger. Dieser speichert Informationen und fasst sie zu einer Einheit zusammen. Die Art des Speichermediums spielt dabei keine Rolle.

^[9] vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann (2002), S. 375 f.

^[10] HGB - 238.

^[11] HGB - 1.

^[12] AO - 140.

^[13] UStG = Umsatzsteuergesetz

^[14] Der Begriff „Unterlagen“ steht im HGB und der AO für aufzubewahrende Informationen/Inhalte, die auch auf anderen Datenträgern als Papier aufgezeichnet sein können.

^[15] HGB - 257 Abs. 1 Nr. 1.

^[16] HGB - 257 Abs. 1 Nr. 2.

^[17] HGB - 257 Abs. 1 Nr. 3.

^[18] HGB - 257 Abs.1 Nr. 4.

^[19] AO - 147 Abs. 1 Nr. 5.

^[20] AO - 147 Abs. 3; vgl. auch HGB - 257 Abs. 4.

^[21] HGB - 257 Abs. 5.

^[22] HGB - 257 Abs. 3; vgl. auch AO - 147 Abs. 2.

^[23] vgl. AWV (2002), S. 145 ff.

^[24] vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann (2002), S. 376 f.

^[25] HGB - 238 Abs. 1 in Verbindung mit - 239 Abs. 4.

^[26] HGB - 257 Abs. 3; vgl. auch AO - 147 Abs. 2.

^[27] AO - 147 Abs. 2 Nr. 2 in Verbindung mit Abs. 6.

^[28] vgl. Bundesministerium der Finanzen (Hrsg.), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) - (BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 -), http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf [08.06.2004].

^[29] HGB - 238 Abs.1 in Verbindung mit - 239 Abs. 4 Satz 2.

^[30] AO - 146 Abs. 2 in Verbindung mit - 148.

^[31] vgl. Gulbins / Seyfried / Strack-Zimmermann (2002), S. 411.

^[32] vgl. Bramesfeld / Bühler / Herrmann / Praetorius / Wetscha (1994), S. 10 ff.