Methoden des Selbst- und Zeitmanagements

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Definitionen
2.1 Selbstmanagement
2.2 Zeitmanagement

3 Ziele und Prioritäten als Grundlage
3.1 Ziele setzen mit der SMART-Formel
3.2 Prioritäten setzen und Zeit einteilen

4 Etablierte Methoden des Zeitmanagement
4.1 Die Eisenhower-Matrix
4.2 Das Pareto-Prinzip

5 Fallbeispiele
5.1 David Foster Wallace
5.2 „Lob statt Wut. Der Zugchef.“

Schlusswort

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Selbst- und Zeitmanagement haben in den letzten Jahren immens an Bedeutung gewonnen. Von modernen Unternehmen wird in Zeiten von Globalisierung immer schneller werdenden Medien und einer ständig größer werdenden Informationsflut erwartet, immer mehr Arbeit in weniger Zeit zu leisten. Dabei fällt es dem Arbeitnehmer immer schwerer, dass sich Privat- und Berufsleben die Waage halten. Deshalb ist es wichtiger denn je, sich selbst zu organisieren und die verfügbare Zeit möglichst effizient zu nutzen. Um dies bewerkstelligen zu können, wenden die Entscheidungsträger häufig Zeit- und Selbstmanagement-Methoden an. So gelingt es ihnen, die anstehenden Tätigkeiten nach Prioritäten zu sortieren und den Arbeitstag zu strukturieren. In diesem Zuge lässt sich das Privatleben besser mit der beruflichen Situation vereinbaren, die Work-Life-Balance wird optimiert und dadurch wirtschaftliche Erfolge für das Unternehmen erzielt. Ermöglicht man seinen Mitarbeitern einen ausgeglichenen Lebensstil zwischen Arbeits- und Freizeit, bleibt eine hohe Motivation erhalten und der Fokus kann mit voller Konzentration auf die gestellten Aufgaben gelegt werden.

Ziel dieser Projektarbeit ist es daher, einige etablierte Methoden des Selbst- und Zeitmanagements vorzustellen. Dabei werden nicht nur bewährte Methoden vorgestellt, die sich bereits mehrfach in der Praxis bewiesen haben, sondern speziell in Punkt 5 richtet sich der Blick über den Tellerrand hinaus. Soft Skills, ein persönlicher Freizeitausgleich und eine Perspektivenveränderung erweisen sich in speziellen Situationen als ungemein hilfreich um aus einer stressigen oder verloren geglaubten Situation noch das Beste herauszuholen beziehungsweise als Erfolg verbuchen zu können.

2 Definitionen

2.1 Selbstmanagement

“Mit dem Begriff ‘Selbstmanagement‘ wird allgemein die Fähigkeit bezeichnet, die berufliche und persönliche Entwicklung vorwiegend unabhängig von externen Einflüssen zu gestalten.”^[1]

Berger bezeichnet Selbstmanagement als eine Fähigkeit, die sich aus verschiedenen Teilkompetenzen zusammensetzt. Hierzu gehören unter anderem die Fähigkeiten der selbständigen und sinnvollen Zielsetzung, eine Strategie zur effizienten Umsetzung der Ziele sowie regelmäßige Ergebniskontrollen.^[2] Die wirkungsvolle Implementierung der Ziele setzt ein gutes Zeitmanagement voraus, weshalb sich Zeitmanagement als Unterpunkt von Selbstmanagement verstehen lässt.

2.2 Zeitmanagement

Zeitmanagement ist ein Unterpunkt von Selbstmanagement und bedeutet, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient einzusetzen, damit alle wichtigen Aufgaben des täglichen Lebens, beruflich und privat, ohne negativen Stress erledigt werden können.^[3]

3 Ziele und Prioritäten als Grundlage

Die beiden Grundvoraussetzungen des Zeitmanagements sind eine klare Priorisierung und eine entsprechende Zieldefinition. Um dauerhaft erfolgreich zu sein ist es unerlässlich, sich ständig neue Ziele zu setzen. Durch diese Zielsetzung baut sich eine “[...] innere Spannung auf, da das Ziel im gegenwärtigen Moment noch nicht erreicht ist.” Erst wenn das Ziel erreicht wurde, baut sich die Diskrepanz zwischen Soll- und Ist-Zustand ab.

„Viele sind hartnäckig in Bezug auf den einmal eingeschlagenen Weg, wenige in Bezug auf das Ziel“.

- Friedrich Nietzsche

Dieser Spannungsbogen motiviert zum Handeln.^[4] So kann man nach der Zielfestlegung eine Strategie zur Erreichung der Ziele und deren konkrete Umsetzung planen. Dass eine klare Definition seiner Ziele essenziell ist, erkannte schon der Dichter Gotthold E. Lessing und schrieb dies in folgendem Satz nieder:

“Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht doch immer geschwinder als jener, der ohne Ziel umherirrt.”

- Gotthold E. Lessing

3.1 Ziele setzen mit der SMART-Formel

Ziele gilt es, sich für kurz-, mittel- und langfristige Aufgaben zu formulieren. Dabei sollten die Ziele möglichst genau definiert sein. Im Rahmen von Zielsetzungen hat sich deshalb die SMART-Formel etabliert. Sie ermöglicht die Messung der Zielerreichung und besagt, dass ein Ziel S pezifisch, M essbar, A ngemessen, R elevant und T erminiert gesteckt sein muss.^[5]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten^[6]

Speziell bei den heutigen Anforderungen der Teamarbeit gilt es, die Ziele schriftlich zu fixieren. Somit sind alle beteiligten Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand. Außerdem haben schriftlich festgehaltene Ziele einen höheren Stellenwert, weil sie sich im Vergleich zu mündlichen Absprachen nicht so einfach verändern lassen. Diese können als Motivation in den Büros stets vor Augen geführt werden. Diese Methode ist vor allem von Sportmannschaften bekannt, die ihre Ziele in der Umkleide auf großen Plakaten festhalten.

Ein Beispiel für ein nach der S.M.A.R.T.-Regel festgelegtes Ziel könnte lauten:

„Bis zum 31.12.2014 werden wir den Umsatz um 1,5% steigern.“

“Wer nur einigermaßen zur Freiheit der Vernunft gekommen ist, kann sich auf Erden nicht anders fühlen denn als Wanderer – wenn auch nicht als Reisender nach einem letzten Ziel: denn dieses gibt es nicht”

- Friedrich Nietzsche

3.2 Prioritäten setzen und Zeit einteilen

Beim Zeitmanagement geht es in erster Linie um die Unterscheidung von Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Daher gilt es, anstehende Aufgaben zu priorisieren. Reinhard Sprenger, Autor, Verfasser von Managementtheorien und Berater einiger DAX-Unternehmen, formulierte diesen Sachverhalt einmal so: "Ich habe keine Zeit heißt: Etwas Anderes ist mir wichtiger."^[7]

Auch wenn diese Priorisierung nicht bewusst durchgeführt wird, werden doch immer Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt, zu welchem auch eine andere erledigt hätte werden können. So entscheidet man sich mit der Auswahl einer Aufgabe unbewusst oder bewusst gegen eine andere.

Bei Arbeiten in Teams, speziell in größeren Einheiten, ist eine klare Priorisierung in der Zieldefinition erforderlich. Diese Definition muss von den Teamleitern klar formuliert sein, wenn sich dies nicht durch den logischen Arbeitsablauf ergibt.

Sollte die Prioritätenreihenfolge einigen Teammitgliedern unklar sein, kann es zu deutlichem Mehraufwand oder Zielverschiebungen kommen. Um dies zu vermeiden ist eine gute, unmissverständliche Kommunikation unumgänglich, worauf im nächsten Abschnitt genauer eingegangen wird.

„Wer sich zu groß fühlt, um kleine Aufgaben zu erfüllen, ist zu klein, um mit großen Aufgaben betraut zu werden.“

- Jacques Tati^[8]

Ein weiterer Grund für das oben genannte Problem kann mangelnder Informationsfluss in der Befehlskette von oben nach unten sein. Unwichtigere Aufgaben werden hierbei von den ausführenden Stellen höher in der Priorisierung angesehen, als sie wirklich sind, beziehungsweise die leitenden Organe festgelegt haben.

Prioritäten können sich im Laufe der Zeit verändern. Die eine wichtige Aufgabe kann aufgrund unerwarteter Veränderungen im Unternehmen oder am Markt schon am nächsten Tag von einer viel wichtigeren Angelegenheit übertroffen worden oder sogar komplett unbedeutend geworden sein. Deshalb ist permanent zu prüfen, ob die Reihenfolge noch korrekt ist oder gegebenenfalls angepasst werden muss.^[9]

Um die verfügbare Zeit sinnvoll und möglichst effizient zu nutzen, kann man sich einiger etablierten Methoden bedienen, die nun nachfolgend vorgestellt werden.

[...]

^[1] SEEGER, CHRISTOF/ BREYER-MAYLÄNDER, THOMAS (2013): “E-Booklet, Wie kann ich mich selbst managen?”, UVK/Lucius, München,

URL: http://uvk-lucius.de/fuehrungskraft/booklet.pdf [Stand: 13.10.2013], S.4

^[2] BERGER, A. (2007): Multidisciplinary perspectives on attention and the development of self-regulation, S. 256-286

^[3] SEIWERT, LOTHAR (2005): ”30 Minuten für optimales Zeitmanagement”, GABAL Verlag GmbH, Offenbach, URL: http://www.redi-bw.de/start/fhog/WISO-eBooks/GABA,AGAB/978393079986277 [Stand: 24.10.2013], S. 6f.

^[4] FURTNER, MARCO/ BALDEGGER, URS (2013): “Self-Leadership und Führung. Theorien, Modelle und praktische Umsetzung.”, Springer Gabler, Wiesbaden, URL: http://link.springer.com/book/10.1007/978-3-8349-3837-4/page/1 [Stand:13.10.2013], S. 41

^[5] SEEGER, CHRISTOF/ BREYER-MAYLÄNDER, THOMAS (2013): “Vom Studenten zur erfolgreichen Führungskraft”, UVK Verlagsgesellschaft mbH, Konstanz, S. 78

^[6] Eigene Abbildung, angelehnt an FURTNER, MARCO/ BALDEGGER, URS (2013), S. 158

^[7] SPRENGER, REINHARD(2010):“Die Entscheidung liegt bei dir! Wege aus der alltäglichen Unzufriedenheit.“, campus verlag GmbH, S. 31

^[8] http://zitate.net/jacques%20tati.html

^[9] WEINGÄRTNER, MARKUS (2010): “Zeit- und Selbstmanagement, einfach und effektiv”, expert-verlag, Renningen, S. 18.