Methoden der Beschaffung und Auswahl von Auszubildenden - am Beispiel eines Herstellers für Heiztechnik und Industrieguß

Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG
AUSZUBILDENDEN-RECRUITING (PROBLEMSTELLUNG - ZIEL - AUFBAU DIESER ARBEIT)

2 METHODEN DER ZIELGRUPPENORIENTIERTEN ANSPRACHE
2.1 DER MITARBEITER ALS HEAD-HUNTER
2.2 AUSBILDUNGSIMAGE - DAS BILD IN DER ÖFFENTLICHKEIT
2.3 DIE SUCHE ÜBER DIE AGENTUR FÜR ARBEIT
2.4 DIE STELLENANZEIGE
2.5 DAS INTERNET - NUTZUNG DER EIGENEN HOMEPAGE

3 ELEMENTE DER ZIELGERICHTETEN AUSWAHL
3.1 DER ERSTE EINDRUCK
3.2 DIE SCHULNOTEN
3.3 DAS VORSTELLUNGSGESPRÄCH
3.4 DAS ASSESSMENT CENTER

4 PRAKTISCHES BEISPIEL
4.1 VORSTELLUNG DES UNTERNEHMENS
4.2 KAUFMÄNNISCHE AUSBILDUNG IM LEDA WERK

5 AUSZUBILDENDEN-RECRUITING - EIN AUSBLICK

LITERATURVERZEICHNIS UND QUELLENVERZEICHNIS

1 Einleitung

Auszubildenden-Recruiting (Problemstellung - Ziel - Aufbau dieser Arbeit)

Der qualifizierte Mitarbeiter rückt heutzutage immer stärker in den Mittelpunkt einer vom Unternehmen erbrachten Leistung. Wir befinden uns unumkehrbar im Zeitalter des umfassenden globalen Wettbewerbs und der vorherrschenden Käufermärkte, in denen die Preise der Produkte in der Regel vom Markt vorgegeben werden. Aus einer Masse der Anbieter sucht der Kunde Partner für die Erfüllung seiner individuellen Bedürfnisse. In dieser Situation werden sich primär diejenigen Unternehmen am Markt behaupten können, die über besonders leistungsstarke und hochqualifizierte Mitarbeiter verfügen.¹ Gerade dieses sogenannte Humankapital ist zunehmend wettbewerbsentscheidend. Es kristallisiert ein Unternehmen deutlich aus der unüberschaubaren Masse heraus.

Weitere Folgen der Globalisierung der Märkte sind die sich verändernden Strukturen von der ehemals überwiegenden Produktionsgesellschaft hin zur Dienstleistungs- und Bildungsgesellschaft.² In den Vordergrund tritt deshalb immer stärker die Fähigkeit der Verarbeitung von Wissen und Informationen. Neben einer guten Aufnahmefähigkeit und einer überdurchschnittlichen Ausdauer zeichnet sich ein guter Mitarbeiter durch soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Durchsetzungs- und Konfliktfähigkeit aus.³

Der Wandel der Arbeitsinhalte erfordert nicht nur ein grundlegendes Umdenken der ausgebildeten Fachkräfte, sondern erstreckt sich auch und vor allem auf den Nachwuchs die heutigen Auszubildenden und die der Zukunft. An der Tatsache, daß viele Unternehmen jedoch trotz eines Nachfrageüberhanges an Ausbildungsplätzen ihre freien Lehrstellen nicht mehr besetzen können, läßt sich ein grundlegendes Merkmal des Ausbildungsmarktes ableiten: Weitenteils erfüllen die Schulabgänger die notwendigen Anforderungen der Wirtschaft nicht mehr.⁴

Der Beschaffung und der Auswahl von geeigneten Auszubildenden ist deshalb zukünftig eine erhebliche Bedeutung beizumessen. Es reicht nicht mehr aus, die Rekrutierung des Nachwuchses als „Nebensache“ am Rande des Tagesgeschäftes nebenherlaufen zu lassen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen benötigen effiziente Strategien zur Nachwuchsgewinnung, um auf dem Ausbildungsmarkt im Wettbewerb mit Großunternehmen nicht zu unterliegen.

Ziel des Auszubildenden-Recruitings ist es, aus einem qualitativ und quantitativ be- grenzten Ausbildungsmarkt die optimalen Auszubildenden herauszukristallisieren und diese für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Bei der Erreichung des Ziels sollte der Einsatz an Finanzmitteln und Personal so effizient erfolgen, daß kein unnötiger Auf- wand betrieben wird.

Welche Methoden können nun als geeignet angesehen werden? Wie sind sie anzuwen- den? Macht ein Mix aus verschiedenen Personalbeschaffungsinstrumenten Sinn? Oder ist es effizienter, sich jeweils auf ein ganz bestimmtes Ansprache- und Auswahlmittel festzulegen?

Ziel der vorliegenden Hausarbeit ist es, eine erste Entscheidungshilfe für kleine und mittelständische Unternehmer bei der Frage nach der Anwendung geeigneter Recruiting-Methoden zu geben.

Als Grundlage hierfür werden zunächst einige Mittel der Zielgruppenansprache sowie Elemente der Bewerberauswahl dargestellt. Diese Überblicke beschränken sich auf we- sentliche Gesichtspunkte, die notwendig sind, um jeweils eine erste Bewertung im Hin- blick auf die Brauchbarkeit und Anwendbarkeit zu ermöglichen. Wesentliche Möglich- keiten und Restriktionen eines jeden Mittels sollen aufgezeigt werden. Anschließend wird an einem praktischen Beispiel die Anwendung von Recruiting-Methoden im Be- reich der kaufmännischen Berufsausbildung dargestellt, um schließlich einen Ausblick auf ein gezieltes und zeitgemäßes Auszubildenden-Recruiting geben zu können.

2 Methoden der zielgruppenorientierten Ansprache

2.1 Der Mitarbeiter als Head-Hunter

Als eines der bequemsten und kostengünstigsten Mittel der Ansprache von potentiellen Auszubildenden erscheinen die eigenen Mitarbeiter. Anstatt sich selbst unter hohem Zeit- und Kostenaufwand aktiv mit den Instrumenten des Auszubildenden-Recruitings auseinanderzusetzen, fragen die Personalverantwortlichen einzelne Mitarbeiter. Sie werden z. B. mit den Worten „Sind Ihnen geeignete Personen bekannt, die bei uns eine Ausbildung zum Industriekaufmann beginnen möchten? Hören Sie sich doch einmal in Ihrer Familie und im Bekanntenkreis um“ angesprochen.

In der Regel wird sich ein so angesprochener Mitarbeiter sehr geehrt fühlen, hebt doch der ratsuchende Vorgesetzte eindeutig dessen Kompetenz hervor. Bewirkt werden soll folgendes: Der so „gelobte“ Mitarbeiter wird hochmotiviert aktiv als Auszubildenden- Recruiter tätig. Von Mund zu Mund wird sich die Information über die freie Ausbildungsstelle in seinem Umfeld verbreiten. Gibt es Rückmeldungen von Interessenten, so soll der Mitarbeiter gleichzeitig eine Auswahlfunktion erfüllen. Durch seine Menschenkenntnis, die ihm der Unternehmer vertrauensvoll zuspricht, soll er eine Vorauswahl aus dem ihm bekannten Personenkreis treffen. Bei der späteren Entscheidung über die Einstellung des Auszubildenden soll somit das Risiko einer Fehlentscheidung minimiert werden.

Aus den genannten Vorteilen dieses Ansprachemittels sollte jedoch nicht der Schluß gezogen werden, Mitarbeiter als Head-Hunter einzusetzen reiche zur Rekrutierung von Auszubildenden aus. Zu berücksichtigen sind vielmehr die schwerwiegenden Nachteile, die eine Mund-zu-Mund-Propaganda dieser Form aufweisen könnte:

Sofern eine durch einen Mitarbeiter empfohlene Person eingestellt wird, könnten andere Mitarbeiter angesichts der Nutzung dieser Beziehungen (im Volksmund auch „Vitamin B“ genannt) mit Neid und Mißgunst reagieren. Dies wiederum könnte zu geringer Ak- zeptanz dieses Auszubildenden - selbst im Falle eines weitgehend objektiven Beurtei- lungsverfahrens - führen.

Isoliert betrachtet beinhaltet dieses Ansprachemittel ebenfalls den Nachteil, daß nur ein quantitativ begrenzter Bewerberkreis angesprochen wird, der zudem auch qualitativ nicht unbedingt den Anforderungen entspricht.

Wird eine bestimmte empfohlene Person hingegen nicht eingestellt, so könnte das Verhältnis zu dem Mitarbeiter, der diese Person vorgeschlagen hat, gestört werden, da dieser sich übergangen fühlen könnte.

2.2 Ausbildungsimage - Das Bild in der Öffentlichkeit

Ein Unternehmen sollte grundsätzlich alle Maßnahmen und Möglichkeiten nutzen, die direkt oder indirekt dazu dienen, ein allgemein positives Bild der betrieblichen Ausbildung dieses bestimmten Betriebes in der breiten Öffentlichkeit darzustellen und zu verfestigen, so z. B. Zeitungsberichte über die Ausbildung, Fotos von Auszubildenden in Werbeannoncen, Ausbildungs-Infotage, Schulpraktika usw.

Ziel einer solchen Form der Öffentlichkeitsarbeit ist es in erster Linie, sowohl aktuellen potentiellen Bewerbern als auch zukünftigen einen Anreiz zur Bewerbung, insbesondere zur Initiativbewerbung, zu geben. Zu diesem Ziel sollte bei grundsätzlich allen Maß- nahmen, die die Ausbildung betreffen, die Frage nach der Wirkung in der Öffentlichkeit gestellt werden.

Unter anderem kommt der Gestaltung der Ausbildung an sich eine große Bedeutung zu. Wird ein Auszubildender beispielsweise für einen Großteil der Ausbildungsdauer nur als billige Arbeitskraft in einer einzigen Abteilung eingesetzt, so wird dieses in der Re- gel zu Frustration führen.⁵ Diese wiederum trägt sich nach außen. Die Folge ist ein ne- gatives Image, das in regionalen Märkten zu einer Vielzahl negativer Folgen für das Unternehmen führen kann.

Ein schlechtes Ansehen der Ausbildung führt nicht nur zu sinkenden Bewerberzahlen. Vielmehr führt es zu einem negativ behafteten Gesamteindruck des Unternehmens.

Dieser kann Kundenverluste - insbesondere in den sensiblen Bereichen Handel und Dienstleistung - nach sich ziehen.

Ein Nachteil des Anspracheinstrumentes „Image“ liegt darin, daß nicht zuverlässig gemessen werden kann, ob und in welchem Umfang eine Maßnahme bzw. Unternehmenseigenschaft auf das Bewerbungsverhalten potentieller Auszubildender einwirkt. Um die Effizienz eingesetzter Mittel zu überprüfen, bietet sich folgende Lösung an:

Anhand der Bewerbungen ist möglicherweise feststellbar, auf welchem Wege die Be- werber, denen unmittelbar nach Eingang der Bewerbung eine Absage erteilt wurde, vom Unternehmen erfahren haben. Des weiteren ist zu prüfen, was die letztlich eingestellten Personen zum Anlaß ihrer Bewerbung nahmen. So können Daten gesammelt werden, deren Auswertung Rückschlüsse auf die Erfolgswirksamkeit verschiedener Maßnahmen zulassen.⁶

2.3 Die Suche über die Agentur für Arbeit

„Die Entwicklung der Bundesagentur für Arbeit zum serviceorientierten Dienstleister und Kundenzentrum macht große Fortschritte. Unternehmerisches Denken und Handeln sollen in jedes örtliche Arbeitsamt einziehen. Dienstleistungsorientiertes Personal vermittelt und berät die Kunden.“⁷ Die Anfang des Jahres 2004 in Bundesagentur für Arbeit umbenannte ehemalige Bundesanstalt für Arbeit ist laut eigener Einschätzung die erste Adresse bei der Suche nach geeigneten Auszubildenden.⁸

Sie bietet mit ihren 179 regionalen Arbeitsagenturen (früher: Arbeitsämter) verschiedene Dienstleistungen bei der Ansprache von Zielgruppen an. Zunächst ist es notwendig, der Arbeitsagentur den individuellen Bedarf an Auszubildenden verschiedener Berufsrichtungen sowie die Einstellungsvoraussetzungen und weitere relevante Merkmale dieser Ausbildung (Branche, Betriebsgröße, Durchführung von überbetrieblichen Ausbildungsmaßnahmen etc.) mitzuteilen.

Die Ansprache potentieller Bewerber erfolgt entweder über Bildschirminformations- plätze in den Agenturen für Arbeit oder über sogenannte Ausbildungsmarktpartner- teams, an die sich die an einem Ausbildungsplatz interessierten Personen wenden kön- nen. Auf Wunsch des Unternehmens kann auch eine Veröffentlichung von Ausbil- dungsplatzangeboten in dem Jobportal www.arbeitsagentur.de erfolgen.

Die Agenturen treten nun als „Makler“ auf. Sie überprüfen die Übereinstimmung von Unternehmensanforderungen mit den Fähigkeiten und Fertigkeiten des Ausbildungsin- teressenten und versuchen, geeignete Personen an die Unternehmen zu vermitteln.

Ein wesentlicher - auf den ersten Blick erkennbarer Vorteil - liegt in der Tatsache, daß die Dienstleistungen der Bundesagentur für Arbeit kostenlos in Anspruch genommen werden können. Allerdings muß die Frage gestellt werden, ob die Ansprache der Zielgruppe ausschließlich über die Arbeitsagenturen erfolgen sollte. Die nachfolgenden Aspekte können dabei als erste Entscheidungshilfe dienen:

- Ein neuer Name macht noch keine „neue“ Behörde!

Beispiel: Ein Beamter, der seit Jahren bei der Behörde beschäftigt ist und für den Ar- beitssuchende stets Bittsteller darstellten, die sich eine Nummer auf dem Korridor zu ziehen hatten, wird nicht von einem Tag zum anderen ein „kundenorientierter Dienstlei- ster“. Eine prägnante Beobachtung konnte im Verlauf der Recherche für die vorliegen- de Arbeit gemacht werden: Eine Mitarbeiterin der Bundesagentur für Arbeit meldete sich am Telefon mit den Worten „Hier ist Frau (Meyer) vom Arbeitsamt, ach nein, von der Agentur für Arbeit. Entschuldigen Sie bitte, DARAN werde ich mich wohl nie ge- wöhnen!“

- Geeignete Bewerber wenden sich nicht zwangsläufig an das „Arbeitsamt“!

Durchschnittlich 75 % aller Ausbildungsbewerber/innen einer Region wenden sich an die Berufsberatung/Ausbildungsmarktpartnerteams.⁹ Aus dieser Tatsache kann die Fra- ge abgeleitet werden: Was machen die übrigen 25 % der Ausbildungsplatzsuchenden?

Ist es nicht möglich, daß gerade hier die Zielgruppe anzutreffen ist, die man erreichen möchte? Junge Menschen, die ihre Ausbildungsplatzsuche hochmotiviert und zielstrebig selbst in die Hand nehmen und dabei auf den Gang zur Behörde verzichten.

- Verfügt eine Behörde über unternehmerisches Denken und zeitgemäßes

Know-how?

Beispiel: In einem von der Bundesagentur für Arbeit veröffentlichten Leitfaden für ein Vorstellungsgespräch¹⁰ wird der Bewerber vom Interviewer durchweg geduzt. Hier be- rücksichtigt die Bundesagentur ganz offensichtlich nicht, daß es eine Selbstverständ- lichkeit für jeden seriösen Unternehmer ist, Bewerber, welche in der Regel älter als 16 Jahre alt sind, förmlich zu siezen. Hierdurch drückt sich nicht zuletzt die Einstellung eines Unternehmers aus, daß er den Bewerber als Gesprächspartner uneingeschränkt ernstnimmt.

2.4 Die Stellenanzeige

Das bekannteste und derzeit noch am meisten eingesetzte Mittel der Nachwuchsgewin- nung ist die klassische Zeitungsanzeige.¹¹ Eine gezielte Ansprache potentieller Bewer- ber setzt einen Optimierungsanspruch an die Stellenanzeige voraus. „Durch das richtige Inserat soll der richtige Bewerber für den richtigen Arbeitsplatz angesprochen wer- den“¹² Die Stellenanzeige im Bereich des Auszubildenden-Recruitings sollte also in- nerhalb der Gruppe der Schulabgänger genau diejenigen Personen ansprechen, die we- sentliche Voraussetzungen erfüllen.

Bei der Auswahl und der Bearbeitung von Bewerbungen entstehen dem Unternehmen Kosten, die sich mit zunehmender Anzahl der Bewerbungen erhöhen, z. B. durch Postversand von Zwischenbescheiden und Absagen.

[...]

¹ vgl. Böhm (2003), S. 15

² vgl. Gartz (1999), S. 10

³ vgl. Bolte (1996), S. 311

⁴ vgl. „Reform des deutschen Bildungssystems“ Positionen und Forderungen des Bundesverbandes mit- telständische Wirtschaft, gelesen bei www.wissensschule.de

⁵ vgl. Dietl (2003), S. 24

⁶ vgl. Dietl (2003), S. 64

⁷ Pressemitteilung der Bundesregierung, gelesen bei www.bundesregierung.de

⁸ vgl. Bundesagentur für Arbeit, Ausbildungsfibel 08/04, S. 15

⁹ Bundesagentur für Arbeit, Ausbildungsfibel 08/04, S. 15

¹⁰ Bundesagentur für Arbeit, Ausbildungsfibel 08/04, S. 51

¹¹ vgl. Dietl (2003), S. 32

¹² Behrens (1989), S. 41