Eventkonzeption eines Sportartikelhersteller zur Einführung eines neuen Laufschuhs

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Einführung
Das Produkt
Idee und Ziel des Events
Zielgruppe des Events

Organisationsstruktur des Events
Schematische grafische Darstellung des Prozessablaufs und des Eventmarketings
Detaillierte Darstellung des Eventprozess
Kosten und Budget
Finanzielle Risiken
Personalplanung
Planungsteam
Eventpersonal
Die Eventlocation
Aufbau der Eventlocation während des Events
Eventtechnik und Equipment
Eventcatering
Catering
Durchführung
Ablaufplan / Rahmenprogramm
Nachbereitung
Projektplan in Form eines Organigramms

Unternehmensstruktur
Unternehmensstruktur Sporty GmbH
Organigramm Sporty GmbH
Planungsteam (Projektteam)
Gliederung Planungsteam
Organigramm Event Abteilung

Projektmanagement Prozess

Ressourcen

Das Pressekonzept

Maßnahmenplan für eine erfolgreiche Pressearbeit
Marketing-Maßnahmen für den neuartigen Laufschuh:

Pressemitteilung
Pressemitteilung Sporty boost

Die Pressekonferenz
Teilnehmer der Pressekonferenz
Ausstattung und Bereitstellung von Snacks/Getränken
Pressearbeit während der Veranstaltung
Nachbearbeitung

Die Pressemappe
Inhalte einer Pressemappe

Kontrollmechanismen für Fremdpersonal ( Dienstleister)
Die Erfolgskontrolle
Zielwirkung
Zielgrößen
Messverfahren
Messen
Analysieren
Zusammenfassung der Erfolgskontrolle

Checklisten im operativen Einsatz

Literaturverzeichnis
15.1 Quellenangabe Internet:
15.2 Quellenangabe Druck:

Numerisches Verzeichnis

Einleitung

Heute werden Produkte und Dienstleistungen nicht mehr verkauft, sondern gekauft. Die Entscheidung für eine Automarke, Versicherung oder ein Sportartikel fällt nicht beim Surfen im Internet oder im Supermarkt, sondern in den Köpfen der Kunden. Daher besteht die wesentliche Aufgabe darin, in eher käuferorientierten Märkten, den Weg für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu ebnen, eine Marke zu schaffen, die für das Produkt oder eine ganze Produktwelt steht. Mit der Markenführung erzeugen wir die schlüssigen Images in den Köpfen der Verbraucher, die einen langfristigen Erfolg bringen.

Events werden als kommerzielle Ereignisse, als Mittel zur Unternehmenskommunikation und zur Aktivierung von Zielgruppen immer wichtiger. Events sind erlebnisorientierte organisierte Ereignisse und einmalige Veranstaltungen mit hohem Risiko. Der gesamte Bogen des Eventmanagements reicht von der Zielsetzung für das Event und der Einbindung in die eigene Unternehmensstrategie bis zur operativen Planung und Durchführung einer Veranstaltung in einem vorgegebenen Rahmen. Dabei ist wichtig, dass im Eventmanagement immer der Kunde im Mittelpunkt steht, wir haben es deshalb viel mehr mit individuellen Entscheidungen, subjektiven Wahrnehmungen und psychologischen Effekten zu tun als in der Betriebswirtschaft oder Technik.

Vorab ist festzuhalten, dass der Begriff des Events nicht eine objektiv messbare Eigenschaft beschreibt, sondern dass der Eventcharakter einer Veranstaltung oder eines Ereignisses subjektiv ist: Das Event entsteht im Kopf dessen, der es erlebt. Der Begriff Event bedeutet übersetzt Ereignis, auch mit den Bedeutungen Vorfall, Begebenheit, Ausgang (von mehreren möglichen), Veranstaltung, Wettkampf. Zum Ereignischarakter der Veranstaltung kommen noch weitere Aspekte dazu, die durch folgende Stichworte gekennzeichnet sind:

- Erinnerungswert, Positivität,
- Einmaligkeit (keine Routine),
- Aktivierung der Teilnehmer,
- Zusatznutzen und Effekte für die Teilnehmer,
- Planung (Geplantheit), Gestaltung, Organisation und Inszenierung,
- Vielfachheit von Ereignissen, Medien und Wahrnehmungen,
- Verbindung von Eindrücken und Symbolik,
- Event aus Sicht des Teilnehmers.

Des Weiteren ist der Begriff Event subjektiv und unscharf: Der Grundnutzen Veranstaltung wird durch einen Zusatznutzen zum Event, fließende Übergänge sind möglich. Auch das Event selbst ist nicht exakt abgegrenzt: Anreise, Verpflegung, Umfeld und Abreise können in den Gesamteindruck mit einbezogen sein.

Ein Event passiert nicht von selbst, und es wird auch nicht einfach so veranstaltet. Es wird gezielt geplant, um einen bestimmten Zweck zu dienen. Diese können sein:

- Direkter finanzieller Effekt (Einnahmen aus den direkt dem Event zuzuordnenden Dienstleistungen und Produkten, insbesondere aus dem Eintritt und dem Verkauf von Waren).
- Direkter Einfluss auf Personen (Informationsvermittlung, Bildung, Politik, Verkauf).
- Erhöhung des Bekanntheitsgrades eines Objekts (Ort, Gebäude, Raum),
- Anziehung von Personen an eine Veranstaltung oder ein Objekt. Dazu gehört auch die Reise zu einem Ort als solche.
- Initiierung eines Projekts, Gewinnung und Motivation von Teilnehmern, Sponsoren, Öffentlichkeit und Publizität für ein Projekt.
- Übertragung der Positivität des Events auf ein Objekt. Dies kann eine Person oder Institution, ein Produkt oder eine Marke, ein Konzept oder Programm oder ein abstrakter Begriff sein. Die Positivität kann sich in einem Imagegewinn oder in der Zunahme von Attraktivität, Symbolwert, Vertrauen oder Vertrautheit äußern.

Aus den primären Zielen werden sekundäre Ziele, Maßnahmen und Kriterien abgeleitet. Typische sekundäre Ziele sind: eine hohe Teilnehmerzahl, hohe Aktivität der Besucher, umfangreiche Präsenz in den Medien.

Jedes Event ist am Ziel bzw. Zweck orientiert. Um das Ziel zu erreichen, muss das Event am Kunden (Teilnehmer) orientiert sein:

- das Event muss aktiv und kurzweilig sein,

- das Event muss den Teilnehmer positiv ansprechen,

- das Event muss einen geplanten Ablauf haben und Pannen vermeiden.

Events sprechen die emotionale Ebene an und können eingesetzt werden, um

- Informationen zu vermitteln,

- Motivation und Aktivität zu erzeugen,

- Grundhaltungen und Normen zu erzeugen.

Einführung

Bei diesem Event handelt es sich um ein Business-Event (Corporat Event). Der Anlass für dieses Event, ist die Produktvorstellung des neuen Laufschuhes mit flexibler Sohle, dem Sporty boost, des Sportartikelherstellers Sporty GmbH.

Wir wissen, wie viel Einsatz es braucht, um erfolgreich zu sein – sei es bei großen Sportereignissen oder bei kleinen Details neuer Innovationen. Wir wissen, dass alles zusammenpassen muss. Die Mitarbeiter, die Sportler oder die Produkte. Unsere Marke, unsere Erfahrung, unsere Talente und die Ziele. Unsere Stärken. Unsere Leidenschaft. All das passt zusammen. Denn wir sind ein Team. Unser Konzern ist fit. Fit für neue Wege. Fit, um zu wachsen. Fit, um zu siegen. Denn wir sind … FIT FOR THE FUTURE

Das Produkt

Sporty boost, dein bester Lauf. Eine neue Ära der Energierückgabe mit dem besten Laufschuh aller Zeiten. Keine Strecke zu weit, kein Lauf zu lang. Die Revolution ist da, jetzt ist deine Zeit gekommen. Der Laufschuh der sich durch seine flexiblen Sohlen ganz den Bedürfnissen des Läufers anpasst.

Das Material gibt die Möglichkeit für eine bisher unerreichte Energierückgabe. Die flexible Innensohle ist federleicht und passt sich der natürlichen Form deins Fußes an. Die neuartige Fersenkonstruktion ermöglicht eine natürliche Bewegung der Achillessehne. Die perfekte Passform umschließt den Fuß wie eine Socke. Die flexible Außensohle passt sich ebenfalls wie die Innensohle dem Fuß optimal an. Dies ermöglicht unabhängige Bewegungen von der Ferse zum Vorfußbereich.

Idee und Ziel des Events

Das Ziel dieses Event ist es, der Zielgruppe die Neuerungen des Sportschuhes näher zu bringen, des Weiteren soll der Vergleich gezeigt werden zum Vorgängermodel des Schuhes. Außerdem sind auf dem Gelände Workshops zu verschiedenen Themenfeldern geplant, an denen die Teilnehmer nach der Produktpräsentation Zeit teilnehmen können. Die Workshops sollen vor allem interaktiv (Laufbänder, eine kleine Laufbahn mit verschiedenen Bodenbelägen zum Testen der Schuhe. Eine Virtuelle Führung durch die Produktion der Schuhe mit Hilfe von Tablet PCs und kleinen Messeständen an denen Informationsmaterial an die Teilnehmer verteilt werden) ablaufen. Im Vorfeld der Veranstaltung werden eine Pressekonferenz und Podiumsdiskussion mit verschiedenen geladenen Experten abgehalten. Durch ansprechen der emotionalen und aktiven Ebene der Teilnehmer soll dieses Event zu einer Verkaufssteigerung des Laufschuhs führen.

Zielgruppe des Events

Die Zielgruppe für das Event wird in drei Kategorien eingeteilt. Die Primärzielgruppe, die Sekundärzielgruppe und die Tertiärzielgruppe.

Die Primärzielgruppe umfasst, die aktiven Teilnehmer des Events dar. Dieser Zielgruppe wird vor Ort ein emotionales und aktives Erlebnis geboten. Diese Teilnehmer sind unter anderem Geschäftsführer und Leitende Personen des Einzelhandels, welche Sportartikel vertreiben. Diese Gruppe soll als Multiplikator zur Umsatzsteigerung genutzt werden, da diese in ihren eigenen Unternehmen das Produkt verkaufen sollen. Zu der Sekundärzielgruppe gehören diejenigen, die zwar vor Ort sind aber nicht aktiv am Geschehnis teilnehmen. Sie sind vor allem als Bindeglied zwischen der primären und der tertiären Zielgruppe zu verstehen. Dazu gehören unter anderem, aktive Profisportler, eine ausgewählter Kundenstamm von Privatpersonen und die anwesende Presse. Wie auch die primäre Zielgruppe kann die Zielgruppe als Multiplikator für die Umsatzsteigerung genutzt werden. Jedoch bezieht sich das Hauptaugenmerk dieser Gruppe auf die Mundpropaganda. Die tertiäre Zielgruppe umfasst, all diejenigen Personengruppen, die selbst nicht vor Ort sind, aber eventuell über die Medien oder durch Hörensagen von dem Event Kenntnis nehmen. Damit gemeint sind die Allgemeinheit, einflussreiche Personen aus der Wirtschaft, Vereine und Verbände, Presse und die weiteren Medien. Bei dieser Zielgruppe gilt es Aufmerksamkeit durch eine PR-Kampagne zu gewinnen, um als positives Beispiel zu fungieren und auch um potentielle Sponsorenverträge zu akquirieren.

Organisationsstruktur des Events

Kreative Ideen, eine perfekte Planung und eine reibungslose Durchführung bringen das Event zum Erfolg. Grundsätzlich durchläuft ein Event fünf Phasen. Die Konzeption, die Vorbereitung (Planung), die Organisation, die Durchführung und die Nachbereitung. Beim Eventmanagement ist eine gute Planung das A und O. Es ist besonders wichtig, dass jeder genau weiß was zu tun ist, denn sonst ist das komplette Event gefährdet. Schon im Vorfeld muss klar sein, wie die Strukturen vom Catering bis zum eigentlichen Event vor, während und nach dem Event koordiniert sind. Eines der wichtigsten Hilfsmittel sind Check- und Planungslisten. Dies ermöglicht es sich ein ganz genaues Bild davon machen, was alles für die Durchführung des Events benötigt wird. Dabei ist es hilfreich zu Beginn ein Organigramm aufzustellen, das alle Verantwortungsgebiete darstellt und die Hierarchieebenen untereinander wiedergibt. Nachdem man weiß, dass alles geordert und reserviert ist, geht es darum, den zeitlichen Ablauf vorzubereiten. Dies erfolgt in Form eines Zeitablaufplans, wie auch in den anderen angefertigten Checklisten, werden zu jedem relevanten Punkt Verantwortliche Mitarbeiter bestimmt. Ohne detaillierte Zeitpläne ist eine genaue Planung nicht machbar. Sie dienen dazu, die Übersicht zu wahren und nicht ein und dieselbe Person an zwei Orten zur gleichen Zeit einzusetzen. Besonders wichtig hierbei ist, dass man systematisch vorgeht und klare Strukturen zuweist.

Die konsequente Anwendung von Techniken und Instrumenten des Projektmanagements führt in der Phase der Konzeptumsetzung zur Qualitätssicherung und einer wesentlichen Optimierung der Abläufe.

Effektives Projektmanagement führt Events effizient und budgetkonform zum Erfolg.

Das Briefing informiert über Ziele und Rahmenbedingungen für das Projekt. Team-Meetings bilden das Skelett der internen Planungskommunikation. Eine Agenda strukturiert vorab Themen, Zeitbedarf und Inhalte. Ein Protokoll dokumentiert die Gesprächsergebnisse und hält fest, was es zu tun gibt. Vertieft wird das durch den Aktionsplan. Ein Projektplan (z.B. als Balkendiagramm) ist die grundlegende und strukturierte Aufstellung von Aufgaben, Personal, Zeit und Kosten. Ein Projektstrukturplan (z.B. als Ablauforganigramm) zerlegt das Projekt in verschiedene Aufgabenpakete. Ein Phasenplan (z.B. als Zeitstrahl) stellt die Aufgaben zeitlich strukturiert dar. Ein Organigramm (als Dokument der Aufbauorganisation) veranschaulicht die personelle und informationshierarchische Kommunikationsstruktur. Eine Kostenkalkulation strukturiert das Budget oder ermittelt den Angebotspreis. Kontaktlisten geben eine Übersicht über die Projektbeteiligten. Checklisten für Location, Hotel, Rebriefing sowie Pack und Ladelisten helfen uns, den Überblick zu behalten. Probenpläne, Aufzeichnungen und Produktionsrider runden das Bild ab, wichtige Helfer sind Transferübersichten, Personalpläne und Hotelbelegungslisten. Der Ablaufplan schließlich ist für alle Eventbeteiligten die ultimative Übersicht, noch verfeinert durch den gewerkeorientierten Regieplan.

Schematische grafische Darstellung des Prozessablaufs und des Eventmarketings.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Grafische Darstellung des Prozessablaufes eines Events

http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/54978/projektmanagement-pm-v6.html)

Der Prozess des Events gliedert sich in die Phasen: strategische Planung, operative Planung, operative Umsetzung und Nachbereitung. Den Ablauf und Inhalt der genannten Phasen können der folgenden Abbildung entnommen werden

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Phasen des Eventmarketing

Drengner, J. (2008): Imagewirkungen von Eventmarketing, 3. Aufl., Wiesbaden 2008, S. 40

Die Eventkonzeption ist ein zentraler Bestandteil der operativen Planung und umfasst folgende Aspekte:

- Kreation der Eventidee unter Einsatz von Kreativitätstechniken
- Eventdramaturgie
- Inzenierung des Events anhand der vier Inszenierungsebenen: Vorfeld, Hauptfeld, Umfeld und Nachfeld.

Die Eventdramaturgie setzt die Eventidee in Form einer durchgängigen Story um, die den inhaltlichen und zeitlichen Handlungsablauf konkretisiert und dabei die Übermittlung der Eventbotschaft in den Mittelpunkt stellt. Events sind meist mit einer eskalierenden Dramaturgie verbunden, indem Spannung und Entspannung zum Höhepunkt des Events führen. Dabei ist die Eventdramaturgie immer eng an das Eventobjekt gebunden, sodass die inhaltliche und formale Gestaltung an dieses angepasst wird. Die Eventteilnehmer werden aktiv in den Handlungsablauf einbezogen und es kann das ganze Spektrum der multisensualen Reizdarbietung genutzt werden. Im Rahmen der Vorbereitung (bzw. strategischen Planung) werden sämtliche strategische Entscheidungen getroffen. Hierbei wird zunächst auf der Ebene der Gesamtkommunikation, auf Basis der Ergebnisse der Situationsanalyse, entschieden, ob das Eventmarketing als Kommunikationsinstrument zur Erreichung der Kommunikationsziele geeignet ist und demnach zum Einsatz kommen soll. Weiterhin werden die folgenden Aspekte konkretisiert und festgelegt, wobei dies immer im Hinblick auf die Vorgaben der Gesamtkommunikation geschieht:

- Eventobjekt
- Eventziele
- Eventzielgruppe
- Eventinhalt und Erlebnisumfeld
- Differenzierungsmöglichkeiten gegenüber dem Wettbewerb
- Eventbudget

Die Inszenierung des Events setzt im Rahmen der operativen Eventplanung die Eventdramaturgie praktisch um. Die Inszenierung erstreckt sich über vier Inszenierungsebenen, auf denen Entscheidungen zu treffen sind. Im Vorfeld eines Events informiert das Unternehmen die potentiellen Teilnehmer über die geplante Veranstaltung. Im Hauptfeld erfolgt die Erlebnisorientierte Vermittlung der Eventbotschaft auf der Grundlage eines detaillierten Eventablaufplanes. Das Umfeld betrifft den Rahmen, in dem das Event stattfindet (z.B. Veranstaltungsort, Verpflegung, Logistik, Betreuung der Zielgruppe). Im Nachfeld des Events wird die Nachbreitung des Events, so die logistische Nachbereitung (Abbau der Technik), die Erfolgskontrolle sowie die nachträgliche Kommunikation mit der Zielgruppe des Ereignisses geplant. Die Nachbereitung ist der letzte Schritt im Prozess des Eventmarketings. In die Nachbereitung des Marketingevents fallen alle operativen Aktivitäten, die das Nachfeld des Events betreffen. Dies sind vor allem die logistische Nachbereitung (z. B. Abbau der Technik), die Erfolgskontrolle sowie die nachträgliche Kommunikation mit der Zielgruppe, bei der auf andere Marketinginstrumente zurückgegriffen wird.

Detaillierte Darstellung des Eventprozess

Die Konzeptionsphase besteht aus einer Vielzahl an Aufgaben. Dazu gehören Pitch (dient bei Werbe-, und Eventagenturen zur Präsentation des Konzepts), das Briefing / Fragenkatalog, das Rebriefing, der Schulterblick (OTS = Over the shoulder), die Budgetierung / (Grob-) Kalkulation, die Break-Even-Berechnung und die Marktforschung (Konkurrenz, Zielgruppe, Umfeld, Beschaffung, Potential). Die Konzeption beinhaltet zudem die Erstellung eines Konzeptplans, der sich aus folgenden Inhalten zusammensetzt. Überschrift mit Thema, Art des Events, Inhalt des Events mit Ziel, Zweck, Botschaft, grobe Beschreibung dessen, was bei dem Event passieren soll, Programmangaben und Ablaufabfolgen, erwünschte Zielgruppe, Ort, an dem Event stattfinden soll, Zeit: genauer Termin mit Anfang und Ende, Umfang der Veranstaltung mit Besucherzahl und die Budgetplanung. Mit der Zustimmung zu einer Eventkonzeption durch einen Auftraggeber ist der Startschuss für die Feinplanung und Vorbereitung des Events gefallen. In der Planungsphase werden grundlegende Dinge, wie Aufgaben, Personal, Zeit und Kosten festgehalten und diverse Fragen beantwortet. Die Inhalte sind. Projektteam zusammenstellen, Kreativtechniken zur Ideenfindung (u.a. Brainstorming, Mindmapping, Osborne Methode), Strategie / Leitidee, Motto / Dachthema, Festlegung der einzelnen Vorgänge und Eruierung der Umsetzungsmöglichkeiten, Aufgabenverteilung im Team und Einteilung in Zuständigkeiten, Analyse der Ausgangssituation (u.a. SWOT- Analyse), Festlegung der Ziele und deren bestmögliche Erreichbarkeit, Planung der Einzelmaßnahmen, Budgetierung und Feinkalkulation in der Finanzplanung. Die Organisation beschreibt die Umsetzungsmaßnahmen der Strategien und Pläne aus der Planungsphase. Recherche, Akquise, Angebotseinholung, Buchung und Bestätigung von Veranstaltungsort (Location, Venue), Akteuren, Technik, Catering, Dienstleistern und Gewerken, Personal und Verantwortlichkeiten, Logistik, Rahmenbedingungen, Festlegung der Kommunikationsmaßnahmen, Pressemitteilungen, Einladungsmanagement, Werbung, PR- Maßnahmen, Ablauf - / und Regiepläne erstellen, Materialbeschaffung, Genehmigungen einholen / Anmeldungen, Programmgestaltung. Die Durchführungsphase beginnt, wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind. Dazu gehören auch schon jegliche Anlieferungs-, und Aufbauarbeiten. Im Detail sind das, Anlieferung der Technik, der Dekorationsobjekte, des Caterings und der Bestuhlung, Aufbau der Location, Generalprobe, Teilnehmerregistrierung, Leitung und Führung der Gäste, Teamführung, Regie des Events, Durchführung der Veranstaltung, Abbau und Reinigung der Location, Abnahme der Location durch den Betreiber. Die Nachbereitung umfasst jegliche Evaluierungsmaßnahmen, um den Erfolg der Veranstaltung zu messen und dem Auftraggeber zu kommunizieren. Dazu gehören, Ergebniskontrolle, Dokumentation, Formalitäten, Endabrechnung, Evaluation, Abschlussmeeting / Abschlussgespräch mit dem Auftraggeber, Debriefing, Feedback einholen evtl. durch Zufriedenheitsbefragung der Eventteilnehmer, Presse-Clipping, Dankesschreiben, Erfolgsanalyse und Steuerungsmaßnahmen des abschließenden Controllings

Kosten und Budget

Gegenstand der Budgetierung ist allgemein die Festlegung der zur Zielerreichung erforderlichen Mittel. Es müssen also alle finanziellen Mittel, die für den Planungs-, Vorbereitungs- und Durchführungsprozess notwendig sind, in dieser Kalkulation einfließen. Das Budget beinhaltet demnach die gesamten Geldmittel, die für das Event eingesetzt werden. Die Budgetierung ist ein Planungsprozess, der das erforderliche Budget kalkuliert, welches zur Umsetzung und Durchführung des geplanten Events benötigt wird. Bei dieser Planung werden die erwarteten Ausgaben formuliert und über Kostenstellen abgerechnet. Neben den Eventkosten müssen auch die Kosten für die Planung und Kontrolle des Kommunikationsinstruments und dessen Strategie mitberechnet werden. Eine genaue Bestimmung des Etats lässt sich aber grundsätzlich nur parallel zur Planung der Maßnahmen durchführen. Eine realistische Kalkulation der anfallenden Kosten ist wohl einer der wichtigsten Faktoren bei der Eventorganisation, da eine Fehleinschätzung nicht nur das geplante Projekt, sondern auch das gesamte Unternehmen gefährden kann. In der Anlage befindet sich eine grobe Kostenaufstellung.

Finanzielle Risiken

Im Vorfeld gilt es finanzielle Risiken einzudämmen, dies bedeutet folgende Punkte müssen mit Hilfe eines Risikomanagements vorgebeugt werden. Unfall (Teilnehmer, Sicherungspflicht), Umwelt (Umweltbelastung, Entsorgung), externe Einflüsse (Wetter), Gesundheit, Lebensmittelhygiene Recht (Haftung, Strafgesetz, Privatrecht), Finanzielles Risiko (Ausfallrisiken, Marktrisiko), fehlende Gäste (Kalkulationen)

Personalplanung

Das benötigte Personal für das Event wird in zwei Teilbereiche eingeteilt. In ein Planungsteam und in das Eventpersonal. Nachfolgend eine schematische Darstellung der Aufgabenbereiche der unterschiedlichen Teams.

Planungsteam

Innerhalb des Planungsteams wird zuerst ein Organisationsteam gegründet. Welches in verschiedenen Meetings die Rahmendaten und Abläufe abspricht, um sie nach und nach zu verfeinern und den Vorstellungen anzupassen. Die Konzeption stellt also die Basis für ein erfolgreiches Event dar. Nur eine ausführliche und gut durchdachte Konzeption führt auch zu einer erfolgreichen Umsetzung. In dieser Umsetzung fließen noch weitere Elemente wie ein exaktes Briefing der Beauftragten, Einberufung von regelmäßigen Meetings, ein ausreichender Planungszeitraum und die Einbindung der Akteure in die Konzeption des Events ein. Desto feiner die Absprachen und die Planung wird desto mehr Personal wird in der Planung eingesetzt. Das Eventmanagement teilt sich wiederum in Teilbereiche, welches wiederum mit einem Hauptansprechpartner besetzt wird. Jeder Hauptansprechpartner leistet Report an den Eventmanager der die Hauptaufgabe der Gesamtkoordination hat. Nach erfolgreicher Planung wird dieses der Geschäftsführung vorgelegt. Die zweite Phase, auch definitive Planung oder Durchführung genannt, hat eine Vorlaufzeit von ca. 3 – 6 Monaten vor dem Eventbeginn. In dieser Phase wird die Durchführung der notwendigen Aktionen festgehalten. Die dritte Phase findet unmittelbar vor dem Stattfinden des Events statt. Hier werden nochmals alle Punkte der Checkliste auf ihre Sicherheit geprüft (finale Prüfung). Mit dem Wissen, was während des Events passieren soll, wo es stattfindet, wer auf dem Event agiert, welche Technik dafür vonnöten ist, welche Sicherheit bestehen muss, wie verpflegt wird, wer die Verpflegung liefert und welcher Bedarf an Personal besteht.

Eventpersonal

Zum Eventpersonal gehören, Fachpersonal für die Koordination aller Zulieferer, Fachpersonal für die Überwachung und Steuerung des Auf- und Abbaus, Personal für die Durchführung der Veranstaltung und Regie vor Ort, Hostessen oder Hosts zum flexiblen Einsatz während des Empfangs und der Verabschiedung, Hostessen oder Hosts zur Annahme und Ausgabe der Garderobe, Flexibel einsetzbares Rettungs- und Erstehilfe Personal, Flexibel einsetzbares Security Personal, Event-Fotograf, Public Relations Mitarbeiter, Bar- und Servicemitarbeiter.

Die Eventlocation

Die Eventlocation verfügt über eine sehr gute Infrastruktur (z.B. Platzangebot, sanitäre Anlagen, ideal nutzbare Halle und einen weitläufigen Outdoor - Bereich.), Beliebtheit, Image, großes Einzugsgebiet, sehr gute Verkehrsanbindung und einen zentralen Punkt in Berlin. Die direkte Lage am Stadt Ring ermöglicht eine optimale Erreichbarkeit über alle in Berlin mündenden Autobahnen. Des Weiteren hat sie eine perfekte Lage zu den Flughäfen, dies ist entscheidend für international anreisende Teilnehmer. Zusätzlich ist die Eventlocation mit der S Bahn, den öffentlichen Nahverkehrsmitteln und den Bussen zu erreichen. Außerdem ist die Eventlocation vom umliegenden Bahnhof zu Fuß zu erreichen.2

Aufbau der Eventlocation während des Events

Die Location wird für das Event in mehrere Teilbereiche aufgeteilt. Den Empfangsbereich mit Empfangscounter und Absperrbänder in einer geschlossenen Ausführung sowie Garderobentische und Garderobenständer, welche für die Akkreditierung der Gäste dient. Der Hauptbereich, wird mit einer Bühne versehen. Auf der Bühne wird die Präsentation des Schuhes stattfinden. Nach der Präsentation wird die Bühne für den DJ genutzt. Des Weiteren werden sich im Hauptbereich eine moderne Bestuhlung in Form von Brückentische in zeitlosem Design mit Barhockern befinden, diese dienen sowohl als Sitzmöglichkeiten für die Gäste aber auch als Messestände, abgerundet wird der Teilbereich mit einer außergewöhnlichen Stehtischvariante in klarem, weißen Stelen-Design mit dem Logo der Sporty GmbH und weißen Sitzcubes. Angrenzend an den Hauptbereich soll es einen schlichten aber modernen Lounge Bereich geben. Dieser Bereich wird mit ausgewähltem Loungemobiliar ausgestattet, welches in Form von Inseln aufgebaut wird, was für gute Gespräche sorgen soll. Der letzte Teilbereich wird ist der Outdoor – Bereich, dieser wird mit Hilfe eines portablem flexiblem Dach überdacht. Des Weiteren werden Stehtische aufgebaut. Im Outdoor – Bereich werden außerdem die Laufbänder und die künstlich angelegten Laufbahnen ihren Platz finden.

Eventtechnik und Equipment 3

Nachfolgend die benötigte Technik und das Equipment welches für das Event benötigt wird.

MIETMÖBEL

Bestuhlung "modern" Brückentische in zeitlosem Design - anteilig bestuhlt mit Barhockern

Tischdekoration Brückentisch Saisonale, florale Dekoration für Ihre Tische.

Stehtische "Kubus“ Die außergewöhnliche Stehtischvariante in klarem, weißen Stelen-Design.

Loungemöbel & Beistelltische Ausgewähltes Loungemobiliar als Inseln für gute Gespräche - hochwertige Ausführung in bestechendem Design.

Tischdekoration Stehtisch, Lougnetisch Saisonale, florale Dekoration für Ihre Stehtisch-Stelen.

Empfangscounter & Absperrbänder Empfangscounter zur Begrüssung & Check In Ihrer Gäste in neutralem

Garderobentische & -ständer Mobile Anlage zur Annahme und Aufbewahrung der Garderobe Ihrer Gäste.

Stehtische (outdoor geeignet) Hochwertige Stehtische in geradlinigem Design - für draußen geeignet.

Schirme (Ø ca. 5m) Einfarbige Schirme als Sonnen- oder Regenschutz zur Überdachung von Teilen Ihres Außenbereichs.

Eventüberdachung "Skyliner“ Die stylische Variante zur Schaffung eines prominenten, überdachten Außenbereichs.

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