Mobile Technische Dokumentation

Inhalt

1 Einleitung

2 Definition

3 Zielgruppen

4 Umsetzungen mobiler Dokumentation
4.1 Arten von Endgeräten
4.1.1 E-Book-Reader
4.1.2 Notebooks
4.1.3 Tablet-PCs
4.1.4 Smartphones
4.2 Arten der Ausgabe der mobilen Dokumentation
4.2.1 Digitale Dokumentation
4.2.2 E-Books
4.2.3 Web-Apps
4.2.4 Hybride Apps
4.2.5 Native Apps
4.2.6 Augmented Reality

5 Vorteile mobiler Dokumentation

6 Probleme bei mobiler Dokumentation

7 Fazit und Ausblick

1 Einleitung

Schon vor Jahrzehnten hat sich abgezeichnet, dass Technik immer mehr in den Alltag einzieht und die Bedienung komplexer Geräte längst mehr in den Händen privater Endanwender stattfindet als in Firmenkontexten. Dies war der Grund für die Entstehung des Berufsbildes des Technischen Redakteurs, der Anleitungen zielgruppenorientiert erstellt und komplexes Wissen laiengerecht vermittelt.

In den letzten Jahren zeichnet sich jedoch eine weitere unaufhaltsame Tendenz ab: die Durchsetzung des Alltags mit mobilen Geräten bis hin zur Allgegenwärtigkeit. Die meisten Branchenkenner sind sich darüber einig, dass der Startschuss dazu erst 2007 fiel, als Apple das iPhone vorstellte und mit dem Smartphone die komplexe Technik in den Hintergrund verbannte und eine für jedermann verblüffend einfach zu bedienende Oberfläche schuf. Dieses Konzept ging ebenso auf bei Apples drei Jahre darauf veröffentlichtem Tablet-PC, dem iPad. Zahlreiche Hersteller verfolgen inzwischen denselben Ansatz und vertreiben ähnliche Geräte mit großem Erfolg. In Deutschland etwa besitzt mittlerweile ca. jeder zweite Einwohner ein Smartphone - dieser Anteil hat sich binnen drei Jahren vervierfacht ([Smartphonenutzer 2015: s. p.]). Einen Tablet-PC nutzt mehr als jeder vierte, und hierzulande wie auch global zeigt der Trend weiterhin aufwärts (Dietl 2014: s. p.).

Was diese Klassen mobiler Geräte unter anderem auszeichnet, ist die Möglichkeit, Applikationen zu installieren und den Funktionsumfang damit nahezu beliebig zu erweitern. Die Kombination aus relativ leichter Bedienbarkeit bei der Vielfältigkeit der Einsatzgebiete und hoher Mobilität eröffnet auch für das Feld der technischen Dokumentation spannende neue Möglichkeiten, wenn das Potenzial der neuen Technologien richtig ausgenutzt wird. Denn dass Dokumentation zu jedem Gerät verfügbar sein muss, ist in Deutschland vorgeschrieben¹. Auch ist es ein Leichtes, die Dokumentation, die je nach Umfang oftmals in Form dicker Bücher vorliegt, elektronisch verfügbar zu machen; oft geschieht das in Form von PDF-Dateien, die denselben Inhalt wie die gedruckte Version enthalten. Doch um eine neue verbesserte Erfahrung bei der Nutzung von Dokumentation auf mobilen Geräten zu erhalten, bedarf es neuer Ansätze, die zwar aufwendiger in ihrer Erstellung sein mögen, aber an vielen Stellen auch sinnvollen Mehrwert mit sich bringen. Welche neuartigen Möglichkeiten mobiler Dokumentation es gibt und welche Vorteile diese mit sich bringen können, soll in dieser Arbeit behandelt werden, ebenso wie auch die Nachteile, die möglicherweise auftreten.

2 Definition

Technische Dokumentation wird definiert als die „Gesamtheit aller notwendigen und zweckdienlichen Informationen über ein Produkt und seine Verwendung, die in strukturierter Form festgehalten sind“ (Hoffmann/Hölscher/Thiele 2002: 13. Zit in Kogler 2009: 40).

Ihr Zweck ist es dabei, „ den Anwendern den sicheren und effektiven Gebrauch technischer Produkte inklusive Software und Dienstleistungen jeder Art zu ermöglichen“ (Broda et. al. 2013: 8). Exakt festgelegt wird sowohl der Terminus als auch die vorgegebene Umsetzung von technischer Dokumentation außerdem in der internationalen Norm ISO / IEC 82079-1.

Eine Reihe von Dokumenten bzw. Dokumentbestandteilen fällt der Tekom zufolge in den Bereich der technischen Dokumentation, nämlich unter anderem Produktspezifikation, Konstruktion, Qualitätssicherung, Produkthaftung, Beschreibung von Funktionen und Schnittstellen, bestimmungsgemäße, sichere und korrekte Anwendung, Instandhaltung und Reparatur bis hin zur Entsorgung (Gräber 2014: s. p.). Damit richtet sich technische Dokumentation an eine Vielzahl verschiedener Zielgruppen, zu denen die privaten Endanwender ebenso zählen wie Techniker und Ingenieure, die z.B. für Wartung und Reparatur verantwortlich sind.

Diese Definitionen schließen nicht aus, dass die Dokumentation auch in elektronischer Form vorliegen kann. Die Informationen können in völlig unterschiedlichen Formen ausgeführt sein, solange sie dem Anspruch genügen, eine Hilfe zur Benutzung des jeweiligen Produktes zu leisten.

Bei der mobilen Dokumentation oder präziser der mobilen technischen Dokumentation, die in dieser Arbeit behandelt wird, handelt es sich grundsätzlich um herkömmliche Dokumentation, die mobil verfügbar ist. „Mobil“ wird dabei nicht in seiner eigentlichen Wortbedeutung verwendet, denn auch ein gedrucktes Buch - die Form, in der Dokumentation klassischerweise vorliegt - ist streng genommen an jeden Ort zu transportieren und damit mobil. Deshalb ließe sich mobile Dokumentation besser beschreiben als Dokumentation, die auf mobilen Endgeräten verfügbar ist. Unter letztere fallen in erster Linie Smartphones und Tablets, die über Touchscreens mit dem Finger zu bedienen sind.

3 Zielgruppen

Wie bereits in Kapitel 2 erwähnt, gilt es wie bei der Erstellung jeglicher Dokumentation auch bei der mobilen Dokumentation zu beachten, welche Zielgruppe adressiert werden soll. Auch wenn die Zielgruppenanalyse vor dem Erstellen der Dokumentation eine komplexe Aufgabe ist, so ist die Anpassung der Dokumentation an die Zielgruppe schon aus Gründen der Rechtssicherheit unumgänglich (Broda 2014: 52). Insbesondere bei der mobilen technischen Dokumentation gewinnen einige Gesichtspunkte, welche die Zielgruppe betreffen, an Bedeutung: Zunächst besteht die Frage, ob die Erstellung von mobiler Dokumentation für eine Zielgruppe überhaupt nützlich ist und die Anwender von ihr profitieren können. Wenn dies der Fall ist, muss genau eruiert werden, auf welchen Geräten und in welcher Form die Darstellung optimal geeignet ist, damit möglichst viele Nutzer erreicht werden können. Denn während beispielsweise die gedruckte Bedienungsanleitung, die dem Produkt beiliegen muss, von fast allen Adressaten zumindest theoretisch gleichermaßen gut „bedienbar“ ist, muss für die Nutzung mobiler Dokumentation bei den Nutzern eine gewisse Technikaffinität gegeben sein, sprich es muss davon ausgegangen werden, dass sie über ein Smartphone oder Tablet verfügen, in der Lage sind, die Dokumentation darauf in Anspruch zu nehmen und sich durch Menüs zu navigieren etc. Für einen Hersteller von Treppenliften beispielsweise wird es sich voraussichtlich kaum lohnen, den Kunden Dokumentation in Form einer App zur Verfügung zu stellen, da der Anteil von Smartphonenutzern in der Zielgruppe voraussichtlich nicht besonders hoch ausfallen wird. Dagegen könnte die Erstellung angepasster mobiler Dokumentation für die Zielgruppe der Ingenieure, die für die Montage und Wartung der Treppenlifte verantwortlich sind, deutlich mehr Sinn ergeben. Bei dieser Nutzergruppe ist auch das Vorhandensein eines Smartphones oder auch Tablets deutlich wahrscheinlicher. Wenn relevante Informationen sofort angezeigt werden, sobald ein Liftmodell erkannt oder eingegeben wird, gelingt unter Umständen auch die Installation, die Kundeneinweisung oder auch die Nachbestellung von Ersatzteilen etc. für genau das vorliegende Produkt einfacher. (Broda 2014: 54-56)

Spezielle Zielgruppen und Anwendungsszenarien, für die bestimmte Formen der mobilen Dokumentation besonders geeignet sind, gibt es viele. Nutzer mit Einschränkungen wie z.B. Sehbehinderungen können von Darstellungsformen profitieren, bei denen eine Einstellung von Schriftgröße, Kontrast etc. bieten oder eine Sprachausgabe von Inhalten möglich ist. (ibid: 56- 57) Ausbildungsinhalte können mobil verfügbar gemacht werden, etwa um Kosten und auch Gewicht zu sparen - so kann Lern- und Weiterbildungsmaterial z.B. auf Reisen in Anspruch genommen werden und gegenüber gedruckten Lehrbüchern auch interaktive Elemente enthalten, ähnlich wie sie etwa in Apps zur Führerscheinvorbereitung eingesetzt werden. Außendienstmitarbeiter, die Produkte bei potenziellen Kunden bewerben, können diese mit ähnlichen Elementen, Videos etc. besser präsentieren und unter Umständen auch auf

Kundenbedürfnisse und Gegebenheiten reagieren, wie es mit Material in Buchform kaum möglich wäre. (Broda et al. 2013: 22-23)

Auch nach genauer Analyse der möglichen Zielgruppen muss jedoch immer abgewogen werden, ob der nötige Zeit- und Kostenaufwand für die Erstellung in Relation zu den Vorteilen der mobilen Dokumentation steht. Denn je interaktiver und besser optimiert das Ergebnis am Ende ist, desto mehr Aufwand ist in der Regel auch für die dessen Entwicklung vonnöten.

4 Umsetzungen mobiler Dokumentation

Obwohl die Definition von mobiler Dokumentation relativ schlicht zu sein scheint, sind doch zahlreiche Arten der Ausführung zu unterscheiden. Die Vielfalt ist hauptsächlich dadurch begründet, dass im Gegensatz zur gedruckten Dokumentation weitaus mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen, die Dokumentation aufzubereiten, auf mobile Endgeräte anzupassen und mit zusätzlichen Funktionen zu versehen. Hinzu kommt, dass auch verschiedene Geräteklassen infrage kommen, auf denen das Betrachten mobiler Dokumentation oder in unterschiedlichem Umfang auch die Interaktion damit möglich ist. Diese Arten von möglichen mobilen Endgeräten sowie die Konzepte der Umsetzung sollen in diesem Kapitel aufgezeigt werden und dabei auf die jeweiligen Vor- und Nachteile eingegangen werden.

4.1 Arten von Endgeräten

Wie bereits in Kapitel 2 erwähnt, zeichnet sich mobile Dokumentation dadurch aus, dass sie mobil verfügbar ist, indem sie ausschließlich auf mobilen Endgeräten angezeigt und über diese mit ihr interagiert wird. Doch wie das Endgerät und vor allem dessen Anzeige beschaffen ist, bestimmen maßgeblich die Form der Inhalte, die Art der Bedienung und Interaktivität sowie den Grad der Anpassung an das Gerät. Ausschlaggebend dafür sind besonders Größe und Technologie des Displays, und ob dieses berührungsempfindlich ist oder nicht.

4.1.1 E-Book-Reader

Die Entwicklung der klassischen E-Book-Lesegeräte begann Amazon mit dem Kindle, der 2007 vorgestellt wurde und mittlerweile in seiner sechsten Generation erhältlich ist. Auch Reader vieler anderer Hersteller sind mittlerweile auf dem Markt, verfügen jedoch alle über ähnliche Technik und ein vergleichbares Bedienkonzept: Die Displays entsprechen mit 6-9 Zoll etwa der Größe kleiner Tablet-PCs, jedoch können sie durch die verwendete E-Ink-Technik („elektronische Tinte“) Text und Grafiken nur in Graustufen anzeigen, außerdem ist ihre Bildwiederholrate äußerst niedrig.

Ursprünglich konzipiert wurden die E-Book-Reader ausschließlich für das Lesen digitaler Bücher, die aus Online-Shops erworben werden können. Es ist zwar auch möglich, eigene Inhalte z.B. in PDF-Form oder im speziellen EPUB-Format auf die Geräte zu überspielen, doch ein umfangreiches Betriebssystem mit der Möglichkeit, Apps zu installieren, fehlt ebenso wie eine Kamera oder Sensoren. WLAN oder auch mobiles Internet und auch Touch-Bedienung sind zwar meist vorhanden, einen vollwertigen Internetbrowser gibt es aufgrund der Displaytechnik jedoch nicht.

Die Lesegeräte sind zwar günstiger als Smartphones oder Tablets und bieten eine Akkulaufzeit von mehreren Wochen anstatt Stunden oder Tagen, verfügen dafür aber auch über kaum Funktionen, die über das Anzeigen von Text und einfachen Schwarz-Weiß- Grafiken hinausgehen. Damit sind sie für die mobile Dokumentation nur sehr begrenzt nutzbar. Die Darstellung der Inhalte vorhandener PDF-Dateien ist meist zu klein; eine Aufbereitung für das Display der Reader ist zwar möglich, doch das Kopieren und Aktualisieren der Dateien ist meist umständlich. Vor allem sind die Geräte auf das Anzeigen von längeren Dokumenten beschränkt; das Fehlen der Möglichkeiten, Animationen und Videos, Apps, Kameras oder das Internet zu nutzen, macht die Geräte für viele Anwendungsgebiete mobiler Dokumentation nicht verwendbar und auch wenig zukunftstauglich.

4.1.2 Notebooks

Notebooks sind unter den hier genannten mobilen Geräten diejenige Klasse, die bereits am längsten Bestand hat und die mit Abstand größten Displays aufweist, aber dadurch zugleich auch nur eingeschränkt portabel ist. Doch auch innerhalb der Kategorie der Notebooks finden sich erhebliche Unterschiede: Die Bildschirmdiagonale der Geräte beginnt bei 10 Zoll, entspricht also der größerer Tablet-PCs, endet aber bei Geräten mit einer Diagonale von 18 Zoll. Auch wenn auf der Anzeige dieser großen Notebooks etwa das Sechsfache an Inhalt gegenüber einem kleinen Tablet dargestellt werden kann, kommen diese Geräte als geeignetes Endgerät für mobile Dokumentation aufgrund ihrer Größe, ihres Gewichts und auch der kurzen Laufzeit von wenigen Stunden nicht infrage.

Etwas besser geeignet, weil deutlich kompakter und ausdauernder sind Geräte mit einer Displaygröße von 13-15 Zoll, die unter den Notebooks einen Kompromiss darstellen zwischen akzeptabler Portabilität - obwohl auch sie idealerweise eine Tasche und einen Tisch zu Abstellen erfordern - und der vollen Ausstattung eines PCs. Damit bieten sie ein vollwertiges Betriebssystem, in der Regel Microsoft Windows oder Apples MacOS, das auch das Ausführen komplexer Software zulässt, etwa zur Analyse von größeren Datenmengen. Die integrierten Festplatten ermöglichen es, sehr große Dateibestände permanent zur Verfügung zu haben; durch die vielen Anschlussmöglichkeiten können diese auch weitergegeben oder auf größeren Bildschirmen bzw. per Beamer auf Leinwänden präsentiert werden. Allerdings geht der Zugang zu den Informationen nicht ganz ohne Verzögerung vonstatten, da stets einige Sekunden bis ca. eine Minute Zeit des Hochfahrens gerechnet werden müssen. Auch ist die Laufzeit kürzer als bei den anderen Geräteklassen und Internetzugang ist nicht überall gegeben, da meist nur über WLAN möglich; rückseitige Kameras und Sensoren fehlen ebenfalls.

Mit der zunehmenden Popularität von Tablet-PCs haben die Hersteller jedoch auch Hybrid- Geräte entwickelt, die über Touch-Eingabe und zum Teil auch über mobiles Internet verfügen, leicht und ausdauernd sind, aber dennoch ebenfalls eine - teilweise sogar abnehmbare - Tastatur zur Eingabe von längeren Texten und dasselbe vollständige Betriebssystem nur auf einem kleineren Bildschirm bieten. Solche Hybrid-Notebooks sind oft jedoch auch verhältnismäßig teuer.

Die Vorteile von Notebooks im Bereich der mobilen Dokumentation liegen damit auf der Hand: Schon vorhandene PDF-Dokumente können dank der großen Bildschirme bequem ohne vorherige Anpassung gelesen werden, auch detaillierte Grafiken und Videosequenzen stellen kein Problem dar. Wenn es darum geht, viele Informationen auf einmal anzuzeigen und große Dateimengen zu verarbeiten oder zu verwalten, sind Notebooks eine gute Wahl. Sie sind weit verbreitet und die darauf laufenden Betriebssysteme den meisten Anwendern bekannt. Mit dem Konzept der mobilen Dokumentation lassen sich die relativ eingeschränkte Mobilität, die kurzen Laufzeiten und das Fehlen von unabhängigem Internetzugang und Sensoren aber nur bedingt vereinbaren. Das Entwickeln von Anwendungen, die nicht auf Sensoren zurückgreifen müssen, ist auf für die Betriebssysteme relativ einfach. Zur Bedienung muss jedoch später meist eine Maus bzw. Trackpad oder die Tastatur verwendet werden, was die mobile Nutzung weiter behindert.

4.1.3 Tablet-PCs

Tablets wie Smartphones sind Gerätekategorien, die zwar relativ neu sind, aber deren Verbreitung innerhalb weniger Jahre explosionsartig zugenommen hat. Das Erfolgsrezept ist bereits in der Einleitung genannt worden: Die Bedienkonzepte der mobilen Betriebssysteme - Googles Android und Apples iOS sind hier marktführend - lassen sich schnell erlernen und machen sogar Spaß dank „neue[r] Interaktionsformen und sinnliche[r] Aspekte“ (Broda et al. 2013: 14). Gegenüber PCs und Notebooks stellen Smartphones und Tablets eine geringere Hürde dar, weil die Bedienung über Touchscreens unmittelbarer erfolgt, ohne den Umweg über Maus oder Trackpad. Außerdem entfallen bei den mobilen Betriebssystemen der häufige mitunter lang dauernde Boot-Vorgang sowie das Suchen von Anwendungen und vor allem Dateien.

Während der Computer zuvor als Zusatzbelastung und Unsicherheitsfaktor beim Auffinden von Informationen wahrgenommen wurde, vermitteln Tablets und ihre vertrauten Bedienkonzepte eine begründete Erfolgsaussicht bei der Problemlösung. Damit fällt eine wesentliche Barriere zwischen Mensch und Maschine, Anwender und Information. (Broda et al. 2013: 15)

Die Technik in den Tablet-PCs, obgleich sie bei der Bedienung der Geräte in den Hintergrund rückt, ist nichtsdestotrotz relativ komplex. Zwar sind die Geräte mit Bildschirm-Diagonalen von in der Regel 7 bis 10 Zoll relativ kompakt und leicht und damit oft bequem wie ein Notizblock in einer Hand zu halten, dennoch umfassen sie neben den hochauflösenden und berührungsempfindlichen Anzeigen meist eine große Bandbreite an Sensoren und Schnittstellen zur Umwelt wie GPS und Kompass, Lage- und Bewegungssensoren, Mikrofone, Bluetooth, in der Regel Kameras, WLAN und zumindest teilweise auch NFC² und mobiles Internet.

Durch die im Vergleich zu Notebooks einfacheren, aber auch funktionell eingeschränkten Betriebssysteme können Tablet-PCs längere Akkulaufzeiten von mehreren Tagen erreichen und stellen damit, auch wenn man die E-Book-Reader einbezieht, den besten Kompromiss aus Funktionsvielfalt und Laufzeit dar. Für speicher- und rechenleistungsintensive Anwendungen sind die Tablets allerdings wenig geeignet, auch der Anschluss von peripheren Geräten ist nur begrenzt möglich und die Texteingabe über die Bildschirmtastaturen eignet sich kaum für das Erstellen längere Texte. Eine Lösung für diese Punkte stellen allerdings die in Kapitel 4.1.2 angesprochenen Hybrid-Geräte dar.

Für die mobile Dokumentation sind Tablet-PCs äußerst geeignet, denn Information steht quasi sofort nach ihrem Entsperren zur Verfügung, die Bedienung steht den Inhalten nicht im Weg und die Geräte bieten relativ lange Laufzeiten bei Abmessungen, die bei den kleineren Geräten auch das Verstauen in der Jackentasche zulassen. Zudem ist mit den erweiterbaren Betriebssystemen durch speziell entwickelte Apps ein breites Spektrum an Einsatzgebieten möglich; mittels der enthaltenen Sensoren und Schnittstellen können diese Applikationen auch auf kontextbezogene Gegebenheiten reagieren (s. Kapitel 5). Ist die technische Dokumentation aufbereitet und für die Geräte optimiert, so ist sie besonders vielfältig nutzbar; mit etwas Aufwand bei der Entwicklung von mobilen Apps ist auch ein hoher Grad der beinah spielerischen Interaktion mit Daten möglich. Doch auch vorhandene elektronische Dokumentation z.B. im PDF-Format kann noch relativ gut auf der Displaygröße genutzt werden.

[...]

¹ Nach dem Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt (Produktsicherheitsgesetz - ProdSG) von 2011

² NFC (Near Field Communication): Standard zum kontaktlosen Austausch von kleinen Datenmengen per Funktechnik über kurze Strecken von wenigen Zentimetern