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Einsatz von ERP-Software in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel von Dokumentenmanagement-, Finanz- und Personalsystemen

AKAD Modul ANS09

Hausarbeit 2014 16 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. EINLEITUNG
1.1 Aufgabenstellung und Zielsetzung
1.2 Abgrenzung

2. ERP-SOFTWARE

3. ERP-LÖSUNGEN IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
3.1 Dokumentenmanagementsystem
3.1.1 Allgemeine Funktionalität
3.1.2 Verwendung eines DMS in der öffentlichen Verwaltung
3.2 Finanz- und Personalwesen
3.2.1 Allgemeine Funktionalität
3.2.2 Finanzwesen in der öffentlichen Verwaltung
3.2.3 Personalwesen in der öffentlichen Verwaltung

4. HERAUSFORDERUNGEN UND MÖGLICHKEITEN
4.1 Allgemeines
4.2 Dokumentenmanagementsysteme
4.3 Finanz- und Personalwesen

5. FAZIT UND AUSBLICK

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

LITERATURVERZEICHNIS

1. Einleitung

Neben den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Boden und Kapital etab- liert sich in der heutigen Zeit der Produktionsfaktor „Wissen“ als vierter Fak- tor. Das Wissen und die damit verbundenen Informationen werden für die elektronische Nutzung in Daten umgewandelt und gesichert. Für die Unter- nehmen sind Bereitstellung und Nutzung dieser Daten für den Betriebserfolg maßgeblich. Die steigende Vernetzung innerhalb und außerhalb von Unter- nehmen setzt immer neuere Maßstäbe an die Integration der Daten bzw. die zur Verarbeitung dieser Daten notwendigen Anwendungssysteme.

In den Unternehmen geht die Entwicklung dahin, dass mittels spezieller An- wendungssysteme versucht wird, die betrieblichen Ressourcen effektiv und effizient zu verwalten. Nur so ist es möglich, den betrieblichen Ablauf und die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu optimieren. Um diesen Wunsch zu erfüllen, werden Enterprise Ressource Planning (ERP) Systeme entwickelt und eingesetzt. Sie sollen neben der ganzheitlichen Ressourcenverwaltung auch die Integration der bestehenden Anwendungssysteme an den klassi- schen Stationen der Wertschöpfungskette innerhalb und außerhalb des Un- ternehmens gewährleisten. Mitunter geht damit auch der Ersatz der bisheri- gen Anwendungen einher, da größere ERP-Systeme die gängigsten Kern- funktionen eines Unternehmens, z.B. das Finanz- und Personalwesen, abde- cken.

Das Bestreben dieser unternehmensweiten Anwendungsintegration und die Kopplung bestehender Systeme wird gerne auch mit dem Begriff der Enterprise Application Integration (EAI) assoziiert1.

1.1 Aufgabenstellung und Zielsetzung

Dieses Assignment soll grundsätzliche Funktionen von ERP-Software sowie beispielhaft gewählte, übertragbare Nutzungsmöglichkeiten in der öffentli- chen Verwaltung aufzeigen. Dabei wird exemplarisch auf die Nutzung eines

Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie einer ERP-Software für das Finanz- und Personalwesen eingegangen. Abschließend werden die entste- henden Möglichkeiten sowie die integrativen Herausforderungen aufgezeigt.

1.2 Abgrenzung

Aufgrund des umfangreichen Themengebietes und der verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von ERP-Software werden in diesem Assignment Themen nur angerissen um den Verwendungszweck und die Nutzung innerhalb der öffentlichen Verwaltung aufzuzeigen. Eine allumfassende Darlegung der Funktionalitäten und Einsatzbereiche wird hier nicht durchgeführt.

2. ERP-Software

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Ressource Planning und bedeutet auf Deutsch in etwa „Unternehmensressourcenplanung“. Die konkrete Auf- gabe leitet sich hierdurch bereits aus der Übersetzung ab. So fungiert eine ERP - Lösung als integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware, mit dem Ziel, die Ressourcen eines Unternehmens effektiv zu verwalten, zu or- ganisieren und den verschiedene Nutzern die Informationen in aggregierter Form zur Verfügung zu stellen. Als minimalen Integrationsumfang ist eine gemeinsame Datenhaltung anzusehen.2 In der Regel deckt die Software je- doch den kompletten kaufmännischen Bereich eines Unternehmens ab und ist im Gegensatz zu anderen Anwendungen nicht funktions- sondern pro- zessorientiert.

ERP-Software betrachtet die einzelnen Arbeitsschritte eines Geschäftspro- zesses nicht separat, sondern unterstützt und begleitet den gesamten Vor- gang über verschiedene Funktions- und Integrationsebenen (horizontal wie vertikal) hinweg. Durch Ihre Schnittstellen können Sie im Bereich der Rück- wärtsintegration einen wichtigen Teil zum Supply Chain Management (SCM), der elektronischen Beschaffung (E-Procurement), sowie durch die Vorwärts- integration auch zum Customer Relationship Management (CRM) beitragen.

Gerade hierbei können die aggregierten Daten wunderbar im analytischen, operativen und kooperativen CRM eingesetzt und gewinnbringend verwendet werden.

Die geschichtliche Entwicklung beginnt in den 1970er mit der Gründung der Firma SAP und deren Wunsch nach einer betriebswirtschaftlichen Standard- software, welche in verschiedensten Unternehmensarten die kaufmänni- schen Funktionen abdeckt. Im Bereich der ERP-Standardsysteme ist SAP weltweit immer noch, oder vielleicht gerade wegen dieser Geschäftsidee, Marktführer.

Eine ERP-Software wird in der Regel durch eine Client-Server Architektur realisiert. Der Aufbau ist unabhängig der eigentlichen Ausprägung in 4 Schichten unterteilt.3 Die oberste Ebene bildet die Benutzungsschicht, beste- hend aus der Benutzeroberfläche und/oder einem Web Client. Die zweite Ebene ist die Adaptionsschicht, hier findet das Customizing bzw. die Para- metrisierung der Software statt und stellt die Möglichkeit zur Anpassung der ERP-Software an die betrieblichen Gegebenheiten dar. Die dritte Ebene ist die Applikationsschicht, in der neben einer mitgelieferten Programmierumge- bung der Applikationskern, sprich das eigentliche Programm zu finden ist. Die unterste Ebene bildet die Datenhaltungsschicht. In ihr sind, meistens durch ein Datenbankmanagementsystem umgesetzt, die Daten hinterlegt welche wiederum die Basis für die Arbeit der ERP-Software darstellen. Ge- rade dadurch generiert das System seinen wichtigsten Vorteil: Die Daten werden an nur einem Ort verwaltet, d.h. sie können einfacher redundanzfrei gespeichert und konsistent hinterlegt werden.

Wie bereits oben angedeutet, bilden die Kernfunktionen eines klassischen Industriebetriebes auch den abzudeckenden Funktionsbereich einer ERP- Software, d.h. sie sollte sowohl das Finanz- und Personalwesen, sowie Pro- duktion und Logistik eines Unternehmens abdecken können4. Neben diesen Kernfunktionen gibt es noch bereichsübergreifende Funktionen wie z.B. ein Dokumenten- oder Workflowmanagementsystem, ein Archivierungssystem oder auch verschiedene Programme zum Ermitteln und Auswerten von Kennzahlen.

Versucht man nun diese Kernfunktionen einer klassischen ERP-Software in die öffentliche Verwaltung zu übertragen, stellt man schnell fest, dass die Bereiche Logistik und Produktion wegfallen bzw. nicht dem ursprünglichen betriebswirtschaftlichen Gedanken entsprechen. Die Bereiche Finanz- und Personalwesen finden aber durchaus Verwendung und bilden gerade im Be- reich der Planung und Budgetierung interessante Möglichkeiten. Auch bei den bereichsübergreifenden Funktionen ist z.B. der Einsatz eines Dokumen- tenmanagementsystems denkbar.

3. ERP-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung

Im Folgenden möchte ich die Verwendungsmöglichkeiten einer ERP- Software in der öffentlichen Verwaltung beispielhaft anhand eines Dokumen- tenmanagementsystems sowie einer ERP-Lösung im Bereich des Finanz- und Personalwesens aufzeigen und deren Funktionen kurz erläutern.

3.1 Dokumentenmanagementsystem

3.1.1 Allgemeine Funktionalität

Ein Dokumentenmanagement- oder Dokumentenverwaltungssystem (DMS oder DVS) hat die Aufgabe, ein Unternehmen beim Einfügen, Aktualisieren und Archivieren von nicht geordneten Dokumenten zu unterstützen.5 Neben dieser meist datenbankgestützten Aufgabe, muss ein DMS auch Schnittstel- len zur elektronischen Erfassung neuer Objekte bereitstellen, um diese elektronisch verfügbar zu machen. Eine weitere wichtige Funktion ist die Rechteverwaltung und -administration innerhalb eines DMS. So ist gerade

bei sensiblen Daten im Personalwesen oder im Sozialbereich die Abgrenzung zum allgemeineren Teil zu gewährleisten.

Die Möglichkeiten für ein Workflowmanagement und eine vorhandene Historie bzw. Verlaufsprotokollierung ist ebenso vorhanden wie eine Möglichkeit, Informationen zu suchen und auszuwerten. Ein DMS ist von der ursprünglichen Bedeutung nicht zwingend als originäres ERP-System zu bezeichnen, besitzt jedoch durch die Charakteristika eines Querschnittssystems Schnittstellen zur ERP-Datenbank und profitiert durch diese.

3.1.2 Verwendung eines DMS in der öffentlichen Verwaltung

Die Vorteile eines DMS liegen klar in der Übersichtlichkeit und Organisation der elektronischen Ablage. Der Erfolg und die Effizienz eines DMS hängen jedoch stark von einer einheitlich strukturierten Ablageform und deren Einhal- tung ab. Im Aktenplan für die öffentliche Verwaltung in Baden-Württemberg ist diese Struktur klar hinterlegt und bietet somit ein perfektes Gerüst für eine strukturierte und einheitliche Ablage. Ein weiterer Vorteil der Verwendung dieses Aktenplanes im Zusammenhang mit einem DMS, ist der vereinfachte Datenaustausch und die Integration anderer Behörden, da dort ja gezwun- genermaßen dieselbe Ablagestruktur (durch Aktenplan BW) verwendet wird. Auch ein Datenportal mit einer gemeinsamen Ablage zwischen verschiede- nen Behörden wäre über ein DMS zu realisieren und könnte die gemeinsame Arbeit bei Funktions- und/oder Zuständigkeitsüberschneidungen günstiger und effizienter gestalten.

Da gerade innerhalb einer Behörde die Organisationsstruktur eher funktional als prozessorientiert gestaltet ist, bestehen die Gefahren von Datenredun- danzen und Dateninkonsistenz entlang eines Geschäftsprozesses. Anhand eines kleinen, stark vereinfachten Beispiels, möchte ich die Verwendung ei- nes DMS unter Beteiligung mehrere Abteilungen in der öffentlichen Verwal- tung erläutern.

Beim Erstellen einer Baugenehmigung werden zwischen dem elektronischen Erfassen des Antrags durch die Poststelle, verschiedene Abteilungen auf- grund Ihrer Funktionen und Zuständigkeiten um Stellungnahmen zum beab- sichtigten Bauprojekt gebeten. Nach Auswertung und Prüfung des eigentli- chen Bauantrags durch das Bauamt und der Stellungnahmen der beteiligten Abteilungen, wird eine Entscheidung getroffen und dem Antragssteller mitge- teilt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

Abbildung 1 - Grafische Darstellung des Geschäftsprozesses "Baugenehmigung"

Entlang dieses Geschäftsprozesses werden immer wieder Falldaten benötigt bzw. Stellungnahmen, Gutachten und sonstiger Schriftverkehr erstellt und erfasst. Ohne eine geeignete DMS - Lösung, hat höchstwahrscheinlich jede betroffene Abteilung eine Kopie des Vorgangs in der eigenen Datenablage (elektronisch wie physisch) und es bilden sich Redundanzen. Durch die mehrfach abgespeicherten Daten kann es leicht zu inkonsistenten Daten bzw. zu widersprüchlichen Informationsständen kommen, hierdurch leidet insbesondere die Richtig- und Vollständigkeit des Vorgangs. Zudem entsteht durch die Mehrfachspeicherung ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor, nämlich der Speicherplatz auf den Fileservern, bzw. folglich auch in der Da- tensicherung und dem Backup.

[...]


1 Vgl Laudon/Laudon/Schoder, Wirtschaftsinformatik - Eine Einführung, Seite 491

2 Vgl. Gronau, Norbert, Enterprise Ressource Planning, Seite 5

3 Vgl. Gronau, Norbert, Enterprise Ressource Planning, Seite 9

4 Vgl. Hesseler/Görtz, Basiswissen ERP-Systeme, S.19

5 Vgl. Hansen/Neumann, Wirtschaftsinformatik 1, S. 580

Details

Seiten
16
Jahr
2014
ISBN (eBook)
9783656923527
ISBN (Buch)
9783656923534
Dateigröße
677 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v294490
Institution / Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
1,0
Schlagworte
einsatz erp-software verwaltung beispiel dokumentenmanagement- finanz- personalsystemen akad modul ans09

Autor

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