Der Weg der Personalgewinnung

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung

2 Personalwirtschaft

3 Aufgaben der Personalabteilung

4 Personalbedarfsermittlung

5 Personalplanung
5.1 Individualplanung
5.2 Kollektivplanung

6 Personalbedarfsplanung
6.1 Quantitativer Personalbedarf
6.2 Qualitativer Personalbedarf

7 Personalbedarf
7.1 Ermittlung des Personalbedarfs
7.1.1 Bruttopersonalbedarf
7.1.2 Nettopersonalbedarf

8 Personalbedarfsdeckung

9 Personalanforderung

10 Personalbeschaffung
10.1 Gegenstand und Aufgabe der Personalbeschaf fung
10.2 Voraussetzungen und Planung des Beschaf fungsvorgangs
10.3 Die Beschaffungsmärkte
10.3.1 Der interne Beschaffungsmarkt
10.3.2 Der externe Beschaffungsmarkt
10.4 Beschaffungsmethoden/Beschaffungswege

11 Die Personalauswahl
11.1 Aufgabe und Ziele der Personalauswahl
11.2 Mittel der Personalauswahl
11.2.1 Die Analyse der Bewerbungsunterlagen
11.2.2 Die Analyse des Lebenslaufs
11.2.3 Das Vorstellungsgespräch
11.2.4 Diverse Testverfahren
11.2.5 Das Assessmentcenter
11.3 Die Entscheidung über die Einstellung und das danach

12 Schlusswort

Literaturverzeichnis

1. Einführung

Diese Hausarbeit soll die wichtigsten Aufgaben der Personalwirt- schaft, repräsentiert durch die Personalabteilung, beschreiben und erläutern.

Der Schwerpunkt der Arbeit wurde daher auf die Personalplanung, Personalbedarfsplanung und die Personalbeschaffung gelegt.

Die Hausarbeit wurde deshalb in zwei Bereiche unterteilt. Der erste Teil beinhaltet, die Personalplanung und erläutert insbesondere das Aufgabengebiet der Personalbedarfsermittlung.

Der zweite Teil der Hausarbeit konzentriert sich auf die Personalbeschaffung.

2. Personalwirtschaft

Die Aufgabe eines jeden Unternehmens ist das Wirtschaften mit beschränkten Ressourcen, in dessen Ergebnis nachhaltig Gewinn erzielt werden sollen. Das gilt auch für den Personalbereich, da die menschliche Arbeitskraft wertvoll und teuer ist, muß sie effizient und wirtschaftlich eingesetzt werden.

Die Personalwirtschaft ist somit die betrieblichwirtschaftliche Mit- arbeiterversorgung. Sie muß sowohl die Bedürfnisse des Unter- nehmens als auch die der Mitarbeiter berücksichtigen. Das Unter- nehmen muß mit den geeigneten Mitarbeitern ausgestattet bzw. ver- sorgt werden. Die Mitarbeiter müssen unter anderem betreut, ent wickelt, geführt, verwaltet und entlohnt werden (vgl. Olfert, Prof. Dipl.-Kfm. Klaus; Ludwigshafen 1995; Seite 23 + 24).

3. Aufgaben der Personalabteilung

Die Personalabteilung ist, in einem Unternehmen, die für die Erfül- lung personalwirtschaftlicher Aufgaben zuständige Organisations- ein-heit. Sie nimmt in einem Unternehmen eine Sonderstellung ein, da sie nicht unmittelbar an der betrieblichen Leistungserstellung be- teiligt ist. Trotzdem betreut und verwaltet sie einen wesentlichen betriebs-wirtschaftlichen Produktionsfaktor, den Faktor Arbeit. Die Mitarbeiter eines Unternehmens beeinflussen nämlich durch ihre Leistungsbereitschaft und durch ihre Leistungsfähigkeit entschei- dend dessen Erfolg. Die Personalabteilung erfüllt dabei die Aufgabe, die Quantität der Mitarbeiter zu relativieren und sie effizient für das Unternehmen einzusetzen.

Sie wird entweder allein oder in Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung tätig. Ihre Kernfunktionen sind unter anderem die Personalbeschaffung, die Personalentwicklung, der Personaleinsatz und die Personaleinschränkung. Dazu kommen noch die Querschnittsfunktionen wie z.B. die

- Personalplanung

Sie durchdenkt und plant den künftige Personaleinsatz und legt ihn in seinen Grundzügen fest.

- Personalorganisation

Zur ihr gehören die Einordnung und Gestaltung der Personal- arbeit.

- Personalverwaltung

Sie stellt die Abwicklung der administrativen und technischen Aufgaben sicher.

und das

- Personalcontrolling

Sie ist ein innerbetriebliches Planungs-; Steuerungs- und Kontrollsystem für das Personalwesen.

Die Bedeutung der Personalabteilung wird noch deutlicher, wenn man sich zusätzlich einige ihrer Kernfunktionen betrachtet:

- Personalbedarfsermittlung

Sie ermittelt den Personalbedarf, abgeleitet aus dem Auf- gabenprofil des Unternehmens nach Menge und Qualifika- tion.

- Personalbeschaffung

Sie sorgt dafür, daß die benötigten Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

- Personalentwicklung

Sie plant die Fortbildung und Umschulung von Mitarbeitern und die Ausbildung von Nachwuchskräften.

- Personalbeurteilung

Sie muß eine objektive Beurteilung der Mitarbeiter gewährleisten.

- Entgeltermittlung

Sie ist zuständig für die Ermittlung des Entgeltes des Beschäftigten.

Außerdem hat die Personalabteilung die Unternehmensleitung bei der Personalpolitik zu beraten und beim Vollzug der Personalführung zu unterstützen (vgl. Clemenz, Gerhard und Weberplans, Reinhold; Köln 2000; Seite 7).

4. Personalbedarfsermittlung

Die Aufgabe der Personalbedarfsermittlung ist es, die für die gegenwärtige und zukünftige Leistungserstellung benötigten Mitarbeiter nach Zahl und Qualifikation unter Berücksichtigung ihrer zeitlichen und örtlichen Verfügbarkeit zu ermitteln.

Ihr Ergebnis bildet eine wichtige Entscheidungsgrundlage, ob Maß- nahmen zur Personalbeschaffung, Personalzuordnung, Personal- entwicklung und Personalfreistellung ergriffen werden sollen, denn ohne ausreichende Informationen über die Quantität und Qualität des benötigten Personals einerseits und die Qualifikation der vor- handenen Mitarbeiter anderseits, lassen sich keine systematischen Folgemaßnahmen für die Stellenbesetzung durchführen (vgl. Marr, Prof. Dr. Rainer und Stitzel, Dr. Michael; München 1979; Seite 293).

5. Personalplanung

Durch die Personalplanung soll das künftige Geschehen im Personalwesen des Unternehmens durchdacht und in seinen Grundzügen festgelegt werden.

Sie bildet somit die Grundlage für alle Aufgaben der Personalwirtschaft und läßt sich in die Bereiche Individualplanung und Kollektivplanung unterteilen.

5.1 Individualplanung

Bei der Individualplanung steht der einzelne Mitarbeiter im Mittelpunkt der Planung. Sie hat unter anderem folgende Aufgaben:

- Laufbahnplanung

Sie zeigt dem Mitarbeiter, in welchem Zeitraum er welche Position erreichen kann, wenn er die Erwartungen des Unternehmens bzw. der Unternehmensleitung erfüllt.

- Besetzungsplanung

Sie zeigt, welcher Mitarbeiter den einzelnen Stellen, die entweder bereits im Unternehmen vorhanden sind oder noch zu schaffen sind, zugeordnet werden kann.

- Entwicklungsplanung

Sie ist erforderlich, um die Mitarbeiter, durch Aus-; Fortbildung oder Umschulungsmaßnahmen, an berufliche Veränderungen anzupassen bzw. sie darin zu unterstützen, Führungsaufgaben gerecht zu werden.

- Einarbeitungsplanung

Sie erfolgt für Mitarbeiter, die neu in das Unternehmen eintreten oder für Mitarbeiter die versetzt werden, damit sich diese mit ihren neuen Aufgaben, Umfeld und den betrieblichen Strukturen bekannt machen können.

5.2 Kollektivplanung

Bei der Kollektivplanung wird die Gesamtheit oder eine Gruppe des Personals betrachtet. Sie hat unter anderem folgende Aufgaben:

- Personalbedarfsplanung

Aufgrund von Vorgaben aus dem Management bezüglich der Produktion, ergibt sich ein bestimmter Personalbedarf, der zu planen ist.

- Personalbestandsplanung

Um feststellen zu können, ob die von der Unternehmensleitung vorgegebenen Leistungen tatsächlich erstellbar sind, ist der Personalbestand zu planen und mit dem künftigen Personalbedarf abzugleichen.

- Personalveränderungsplanung

Durch den Vergleich von vorhanden und benötigten Personal, zeigt sich, ob im Planungszeitraum zu wenige oder zu viele Mitarbeiter vorhanden sind. Entsprechend sind Veränderungen entweder durch Neueinstellung oder Kündigungen vorzunehmen.

- Personalersatzplanung

Sie soll die Personalbesetzung dem kurz- und mittelfristigen Arbeitsanfall anpassen.

- Personalentwicklungsplanung

Sie soll unter anderem die Fortbildungserfordernisse er- mitteln, die Fortbildungsziele bestimmen, den Fortbil- dungsumfang festlegen und die Fortbildungsmaßnahmen planen.

- Personalkostenplanung

Die Personalkosten ergeben sich aus dem Bestand, der Beschaffung, dem Abbau, dem Einsatz und der Entwicklung des Personals.

Die Personalplanung trägt also dazu bei, die Ziele der Personalpolitik zu verwirklichen. Sie hat unter anderem sicherzustellen, daß es zu einer weitgehenden Übereinstimmung zwischen den künftigen quantitativen und qualitativen Anforderungen an den verschiedenen Arbeitsplätzen und den dann verfügbaren Mitarbeitern kommt (vgl. Olfert, Prof. Dipl.-Kfm. Klaus und Steinbuch, Prof. Dipl.-Ing. Pitter A.; Ludwigshafen(Rhein)/Kiehl 1995; Seite 43 + 44).

6. Personalbedarfsplanung

Kernstück jeder Personalplanung ist die Personalbedarfsplanung. Sie ermittelt, den gegenwärtigen und zukünftigen Personalbestand, der zur Erreichung der betrieblichen Ziele erforderlich ist. Sie läßt sich in:

- quantitativer

Wie viele Mitarbeiter benötigt das Unternehmen?

- qualitativer

Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten müssen die Mitarbeiter besitzen?

- örtlicher

In welchen Bereichen und an welchen Stellen werden Mitarbeiter benötigt?

und

- zeitlicher

Ab welchem Zeitpunkt und für welchen Zeitraum werden Mitarbeiter benötigt?

Hinsicht spezifizieren (vgl. Clemenz, Gerhard und Weberplans, Reinhold; Köln 2000; Seite 7).

6.1 Quantitativer Personalbedarf

Der quantitative Personalbedarf richtet sich nach der voraus- sichtlichen Produktion des Unternehmens. Er läßt sich bei aus- führenden Tätigkeiten rechnerisch aus der Bearbeitungsmenge, Be- arbeitungszeit, durchschnittlichen monatlichen Arbeitzeit und Ver- teilerzeit ermitteln. Bei anderen Tätigkeiten muß man sich auf Richt- werte hinsichtlich der Branche, der Marktstellung und der Größe des Unternehmens stützen ( vgl. Clemenz, Gerhard und Weberplans, Reinhold; Köln 2000; Seite 8).

6.2 Qualitativer Personalbedarf

Die Vorraussetzungen, die ein Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz erfüllen muß, können in einem Anforderungsprofil festgehalten werden. Dieses Anforderungsprofil ist ein Teil der Stellenbeschrei- bung. Sie sagt aus, welche Qualifikation der Mitarbeiter haben muss, damit er den Aufgaben dieses Arbeitsplatzes gewachsen ist (vgl. Clemenz, Gerhard und Weberplans, Reinhold; Köln 2000; Seite 9).

7. Personalbedarf

Der Personalbedarf informiert über die Zahl der für die betriebliche Aufgabenerfüllung erforderlichen Mitarbeiter in quantitativer und qualitativer Sicht, da diese nur dann möglich ist, wenn dem Unternehmen jederzeit eine ausreichende Zahl richtig qualifizierter Mitarbeiter zur Verfügung steht. Aus diesem Grund ist es für die Unternehmensleitung unerläßlich, sich rechtzeitig über den Personalbedarf der Zukunft Gedanken zu machen.

7.1. Ermittlung des Personalbedarfs

Durch den Vergleich des Bruttopersonalbedarfs mit dem vorge- schriebenen Personalbestand ergibt sich der Ersatzbedarf (z.B. bei Personalabgängen durch Pensionierungen oder Kündigungen.), der zur Erhaltung des gegenwärtigen Personalumfangs erforderlich ist. Übersteigt der Bruttopersonalbedarf zusammen mit dem Ersatzbe- darf den künftigen Personalbestand, so ergibt sich ein Neu- bzw. Zu- satzbedarf (z.B. bei Unternehmensgründung oder -erweiterung). Bleibt der Bruttopersonalbedarf dagegen hinter dem vorge- schriebenen Bestand zurück, so ergibt sich ein Personalüberhang.

7.1.1 Bruttopersonalbedarf

Als Bruttopersonalbedarf wird der gesamte künftige Bedarf an Mit- arbeitern eines Unternehmens oder eines Unternehmensbereichs be- zeichnet, der für den reibungslose Ablauf der Produktion er- forderlich ist. Er setzt sich aus dem Einsatzbedarf und einem erfah- rungsabhängigen Reservebedarf zusammen.

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