Eine Frage des Zeitmanagements. Methoden und Ziele der Stressbewältigung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Stressentstehung
2.1 Zeit
2.2 Konflikte
2.3 Stress

3. Zeitmanagement
3.1 Begriffsverständnis und Definitionen
3.2 Ziele des Zeitmanagements
3.3 Wege zur Konfliktlösung
3.3.1 Zeitanalyse
3.3.2 Zielsetzung
3.3.3 Prinzipien und Methoden zur Planung und Ausführung
3.3.3.1 Eisenhower-Prinzip
3.3.3.2 Direkt-Prinzip
3.3.3.3 Pareto-Prinzip
3.3.3.4 ALPEN-Methode
3.3.4 Zeitdiebe ausschalten

4. Schlussfolgerung

Literaturverzeichnis

Internetquellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Stresswirkung...

Abb. 2: Dauerstressentstehung..

Abb. 3: Beispiel eines Zeitmanagement-Regelkreis..

Abb. 4: Das Eisenhower-Prinzip...

Abb. 5: Das Pareto-Prinzip..

Abb. 6: Stressfrei sein

Abbildungen ohne kenntliche Verweise wurden selbst erstellt.

1. Einleitung

Wie oft hört man den Satz: „Ich habe keine Zeit!“ und dass, obwohl die heutige west- liche Gesellschaft mehr Zeit wie nie zuvor hat? Weshalb bekommt man das trotzdem so oft, von so vielen zu hören? Natürlich ist die Aufgabenflut im beruflichen und privaten Alltag gestiegen, dafür fallen aber viele der lebensnotwendigen Aufgaben weg, weil diese wiederum von anderen erbracht werden. Zumeist liegt das Problem in der Masse der Aufgaben in Relation zu deren Wichtigkeit und Überschaubarkeit. Vielen Menschen fehlt das richtige Zeitempfinden, um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren zu können. Im Ergebnis bilden unerledigte Aufgaben und weitere Stres- soren einen steigenden Termindruck, der viele von uns beeinflusst.¹ Somit steht die Zeit im Konflikt mit dem ständig anwachsenden Aufgabenberg. Eine Spirale entsteht, in der Menschen in Konfliktsituation zunehmend immer unvernünftiger handeln und weniger Aufgaben fertigstellen können.² Natürlich wird es Menschen geben, die ohne Stress nicht auskommen, gar davon Leben. Diese Arbeit soll sich grundsätzlich an den so- genannten Dis-Stress orientieren, wobei die Stressoren als negative Reize gewertet wer- den und die Leistungsfähigkeit behindern. Außerdem wird hier nicht die Stressbe- wältigung, sondern die Stressvermeidung beschrieben, die aus einer richtigen Auf- gabenorganisation durch das Zeit- bzw. Selbstmanagement gefördert wird. Die Summe der Stressoren kann durch richtiges Zeitmanagement verringert werden, indem man einige Aufgaben davon ausschaltet, reduziert, vermeidet, sich selbst verändert und nach „Plan“ lebt. Belastungssituation sollen genau analysiert und neue Ziele geplant werden. Des Weiteren wird diese Arbeit einen kurzen Einblick der am häufigsten aus der Litera- tur empfohlenen Prinzipien und Methoden zur Konflikt- und Stressvermeidung auf privater und beruflicher Ebene aufzeigen, ohne dabei den Rahmen zu überziehen. Diese Durch diese Zeitmanagement-Techniken zur Ziel- und Zeitplanung, werden Aufgaben aus allen Lebensbereichen bis hin zum Projektmanagement, mit höherer Motivation und Qualität effektiver abgearbeitet, um am Ende mehr Zeit für sich haben zu können.

2. Stressentstehung

Zusätzliche Aufgaben in einem schlecht Unstrukturierten und unorganisierten Arbeits- ablauf können schnell zu einem negativen Stress führen. Dieser Dis-Stress ist ein Re- sultat von Konflikten zwischen anhäufender Arbeit bei gleicher Zeit. In diesem Kapitel sollen kurz die Faktoren dargestellt werden, welche zu einem negativen und krank- machenden Stress führen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Stresswirkung³

2.1 Zeit

Zeit ist eine Konstante die nicht veränderbar ist und jedem gleich zu steht. Keiner kann sie kaufen oder anhalten. Somit gilt, dass der Tag immer 24 Stunden bzw. 1440 Minu- ten und eine Woche sieben Tage hat. Bei der Organisation innerhalb eines Zeitmanage- ments können mehrere Zeiten unterschieden werden. Die absolute Zeit lässt sich nicht managen, ansammeln oder manipulieren, sie kann nur richtig organisiert werden. Da- gegen beeinflusst die subjektive Zeit das individuelle Zeitverständnis je nach Alter und Umfeld des Individuums. Als innere Zeit gelten ein individuelles Zeitverständnis und Zeiterleben sowie der Zeitgebrauch, wogegen die äußere Zeit durch Taktgeber wie einem Wecker oder Termine kontrolliert wird. Die innere und äußere Zeit sollten im Zeitmanagement immer eine Balance bilden.⁴

2.2 Konflikte

"Wir definieren Konflikt als eine Eigenschaft eines Systems, in dem es miteinander un- vereinbare Zielvorstellungen gibt, so dass das Erreichen des einen Zieles das Erreichen des anderen ausschließen würde."⁵ "In der Psychologie, aber auch in den Sozialwissen- schaften allgemein, spricht von einem Konflikt dann, wenn zwei Elemente gleichzeitig gegensätzlich oder unvereinbar sind."⁶ Konflikte können auch als Zusammenstoß, Zwiespalt oder Widerstreit verstanden werden. Durch die gestiegene Aufgabenflut im Beruf, einer Reizüberflutung durch Kommunikationsmittel und zusätzlich einer schlech- ten Organisation des Alltags, sind Konflikte zwischen einer Aufgabenerfüllung und der zur verfügbaren Zeit vorprogrammiert. Nicht erfüllte Aufgaben erzeugen wiederum weitere Konflikte mit der verfügbaren Zeit, weil diese irgendwann sowieso erledigt werden müssen, aber die Zeit dafür längst abgelaufen ist. Sie gären unterschwellig wei- ter und schränken den Menschen in seinem Handeln immer mehr ein. Zudem verhin- dern diese Konflikte eine effiziente Leistungserbringung, tragen zu einer Überbelastung bei und irgendwann entwickelt sich eine Abwärtsspirale in der negativer Stress entsteht.

2.3 Stress

Das Wort “Stress“ stammt aus dem Englischen und soll Bezug auf die Belastungsfähig- keit, Druck oder Anspannung eines Gegenstandes in der Materialprüfung nehmen. Beim Menschen wurde dabei Bezug auf Alarmsignale in hektischen Situationen genommen. Stress hat keine eindeutige Definition, daher verwenden verschiedene Autoren ver- schiedene Definitionen.⁷ „Es ist wichtig zu erkennen, dass Stress zum Leben dazugehört und richtig dosiert sogar positive Aspekte aufweist: Stress spornt zu körperlichen und geistigen Höchstleistungen an und ist Basis für Erfolgserlebnisse, Glücksgefühle, Schwung und Vitalität.“⁸ Daher kann Stress positiv sowie negativ sein.

Diese Arbeit befasst sich hauptsächlich mit dem Dis-Stress, also dem negativen chronischen Anspannungszustand des Körpers, der langfristig nicht gesund ist und zur Erschöpfung und Überforderung führt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Dauerstressentstehung⁹

Durch zu wenige Entspannungs- und Erholungsphasen, die der Körper nach einzelnen Stressphasen benötigt wird ein Dauerstress hervorgerufen (siehe Abbildung 2). In die- sen wichtigen Erholungsphasen kann der Körper den Anteil an Belastung und Ver- schleiß wieder regenerieren, mit dem der Körper in Anspannungsphasen fertig werden musste. Durch einen gestiegenen Leistungsdruck und Dauerstress, bleiben diese wichti- gen Phasen des Ausruhens aus und mit der Zeit erkrankt Körper und Seele. Typische Symptome von Dauergestressten sind Schlafstörungen, Appetitlosigkeit, Kopf- oder Rückenschmerzen sowie Krämpfe. Diese wiederum verschlechtern zusätzlich die Kon- zentrationsfähigkeit, das Denken und das Immunsystem. Der Mensch wird vergesslich und stumpfsinnig, wobei die Konfliktspirale dabei immer weiter zunehmen wird. Daher ist eine richtige Zeiteinplanung ein erster Schritt zur Stressvermeidung und man sollte ein Zusammenspiel aus Zeitmanagement und Konfliktmanagement im privaten und beruflichen Leben einführen.

[...]

¹ Vgl. Wagner-Link, A.; Hahlweg, K. (2013): Der Stress. Wie Sie Stressoren erkennen und Belastungen besser bewältigen können. 23. Aufl.: Techniker Krankenkasse.

² Vgl. Gessler, Michael (2009): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0. Nürnberg: GPM Dt. Ges. für Projektmanagement (Qualifi- zierung).S. 1957.

³ Werner Stangl Linz Austria (2013): Werner Stangls Arbeitsblätter. Online verfügbar unter http://paedpsych.jk.uni- linz.ac.at/internet/arbeitsblaetterord/lerntechnikord/Arbeitszeit.html, zuletzt aktualisiert am 19.10.2013, zuletzt geprüft am 12.01.2014.

⁴ Vgl. Noll, P. (1998): ZEITMANAGEMENT. Online verfügbar unter http://www.studentshelp.de/d/referate/pdf/733.pdf, zuletzt geprüft am 10.01.2014.

⁵ Lohrmann, Julia (2013): Planet Wissen - Konflikte. Was sind Konflikte? WDR / SWR / BR-alpha. Online verfügbar unter http://www.planet-wissen.de/kultur_medien/kommunikation/konflikte/index.jsp, zuletzt aktualisiert am 15.11.2013, zuletzt geprüft am 12.01.2014.

⁶ Galtung, Johan (1972): Modelle zum Frieden. Methoden und Ziele der Friedensforschung. Wuppertal: Jugenddienst. S. 235.

⁷ Vgl. Eppel, H. (2007): Stress als Risiko und Chance: Grundlagen von Belastung, Bewältigung und Ressourcen: Kohlhammer.

⁸ Eckart, Wolfgang (o. J): Stressmanagement - Analyse, Methoden und Training zur erfolgreichen Stressbewältigung. Seminarkonzepte auf CD-ROM. Vers. 1.7. Würzburg: Schmitt.

⁹ Eckart, Wolfgang (o. J): Stressmanagement - Analyse, Methoden und Training zur erfolgreichen Stressbewältigung. Seminarkonzepte auf CD-ROM. Vers. 1.7. Würzburg: Schmitt.