Die Rechtsgrundlagen eines Events

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Risiken

3. Recht
3.1. Rechtsbereiche
3.2. Rechtsbeziehungen
3.3. Rechtsgrundlagen

4. Haftung und Versicherungen
4.1. Haftung
4.2. Versicherungen

5. Vertragsgestaltung

6. Finanzen und Steuern

Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Events aller Art haben eins gemeinsam: alles muss zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle sein. Dieser spezielle Charakter macht einerseits die Faszination des Live-Mediums Event aus, birgt für den Eventveranstalter jedoch eine Menge Risiken. Risiken entstehen zwar bei jedem unternehmerischen Handeln, bei Events ist das Risiko allerdings besonders hoch, da viele Personen betroffen sind, größere finanzielle Mittel im Spiel sind und das Event live stattfindet. Folglich ist das Risikomanagement ein wichtiges Aufgabengebiet innerhalb des Eventmanagements. Die Sorgfaltspflicht und das eigene Interesse erfordern eine sorgfältige Beachtung dieser Punkte, wobei die folgende Darstellung nur einige Anhaltspunkte geben kann. Jeder, der ein Event plant, sollte sich über die kritischen Aspekte, wie Richtlinien, Verordnungen und Verträge von den entsprechenden Fachleuten innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation beraten lassen. Es ist wichtig, diese Aspekte vorab mit der Finanzabteilung, dem Finanzamt, dem Juristen oder dem Ordnungsamt abzusprechen.¹ Denn Vorschriften unterliegen einem ständigen Änderungsprozess: Technologische Weiterentwicklungen, neuere Erkenntnisse und nationale und internationale Harmonisierungsbestrebungen verlangen permanente Anpassung. Um auf dem neusten Stand zu sein, bedarf es daher die ständige Beachtung der gültigen Vorschriften.²

2. Risiken

Im Eventmanagement wird dabei das Finanzrisiko, Betriebsrisiko und Rechtsrisiko unterschieden.

Finanzrisiko

An erster Stelle stehen die finanziellen Risiken. Finanzrisiken umfassen alle Risiken, bei denen es hinsichtlich des Events um eingehende oder ausgehende Zahlungen geht. Unbedingt notwendig ist eine detaillierte und v.a. realistische Vorkalkulation, denn Defizite durch ein Event können existenzbedrohend werden. Je nach Rechtsform des Eventveranstalters kann dieser sogar mit seinem Privatvermögen haften. Der Veranstalter muss sich über die Risiken im Klaren sein. Beispiele für Finanzrisiken sind:

- geplante Umsätze oder vertragliche Leistungen werden nicht oder nicht im angestrebten Umfang erreicht, beispielsweise kommen weniger Besucher oder ein Sponsor kann die zugesagten Mittel nicht aufbringen,
- Preise von Waren im Einkauf ändern sich, was zu höheren Kosten, niedrigeren Einnahmen oder sinkenden Umsätzen führen kann; um dies zu vermeiden, müssen für große Ausgabeposten Angebote eingeholt werden oder Verträge abgeschlossen werden,
- eingekaufte Ware oder erstellte Leistungen können nicht abgesetzt werden (Absatzrisiko),
- Forderungen aus Leistungen wie Verkauf, Dienstleistungen und Sponsoring werden nicht erfüllt und
- Forderungen aufgrund Haftpflichtversicherungen können auftreten.³

Betriebsrisiko

Betriebsrisiko heißt, dass irgendetwas passieren könnte. Es beschreibt die Gefahr von Verlusten aufgrund unpassender Kontrollmechanismen, menschlichen Versagens oder Managementfehlern. Letztendlich sind diese Risiken oder ihre Nichtvermeidung Fehler des Managements. Beispiele hierfür sind:

- verdorbene Nahrungsmittel aufgrund unzureichender Kühlung,
- Umweltschäden, Störfälle,
- Beschädigungen aller Art,
- Unfälle sowie
- Transportschäden und technische Störungen.⁴

Rechtsrisiko

Rechtsrisiko kann v.a. aus Haftungsansprüchen, strafrechtlicher Verantwortung, Verwaltungsakten und Rechtsstreitigkeiten entstehen.⁵

3. Recht

3.1. Rechtsbereiche

Für das Rechtsgebiet des Eventwesens gibt es bisher nur wenige Rechtsgrundlagen, Gerichturteile oder Stellungnahmen. Wer jedoch ein Event plant, initiiert damit vielfältige Rechtsbeziehungen. Dabei sind die Hauptbereiche des Rechts betroffen:

- Das Privatrecht regelt die Beziehung der zivilen Beteiligten (z.B. Bürger und Firmen) auf der Basis der Gleichordnung und Selbstbestimmung (BGB, HGB). Darunter fallen alle Verträge, der Verkauf, die Miete und das Sponsoring. Innerhalb dieses rechtlichen Rahmens gilt das Prinzip der Vertragsfreiheit.
- Das Ordnungsrecht regelt die Grenzen der Freiheit und Sanktionen für Unternehmen, Bürger und Staat. Hierunter fallen alle Genehmigungen und Vorschriften. Im Ordnungsrecht sanktioniert der Staat tatbestandsmäßige, rechtswidrige und vorwerfbare Handlungen (StGB, OWiG). Das Ordnungsrecht tritt an Stellen in Kraft, wo das Event andere Personen oder Sachen betrifft, wie z.B. Lärm, Emissionen, Straßensperrung, Umleitung, Anfahrt, Parken, Schutz der Umwelt, Gesundheit von Besuchern und Personal und die Entsorgung.
- Das öffentliche Recht regelt die Beziehung des Staates zum Bürger (Verfassungsrecht, Verwaltungsrecht).⁶

3.2. Rechtsbeziehungen

Bei einem Event bestehen vielfältige Rechtsbeziehungen zwischen dem Event-veranstalter und den Beteiligten sowie zwischen den Beteiligten untereinander. Der Veranstalter muss sich dessen bewusst sein, um Vorsorge zu treffen, sich und andere abzusichern und auf Ansprüche richtig reagieren zu können. Exemplarische Rechtsbeziehungen sind:

- Engagieren von Akteuren,
- Mieten von Räumlichkeiten und Infrastruktur,
- Catering und
- Haftung aus Vertrag oder Handeln.⁷
Die wichtigsten Rechtsbeziehungen im Überblick gibt die nachfolgende Abbildung:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Exemplarische Rechtsbeziehungen beim Event⁸

3.3. Rechtsgrundlagen

Im Folgenden soll nun vertieft auf die eventrelevanten gesetzlichen Bestimmungen, Rechtsverordnungen, Richtlinien und Erlasse eingegangen werden. Dabei sind insbesondere Genehmigungen, Anmeldepflichten sowie Erlaubnisvorbehalte von Bedeutung, da Events durch ihre Eigenart mit besonderen Gefahren verbunden sind oder Gebührentatbestände erfüllen und daher anzeige- oder genehmigungspflichtig sind. Der Eventveranstalter muss bereits vor Beginn des Events Überlegungen anstellen, welche Erlaubnis- bzw. Genehmigungshürden überwunden werden müssen, um das Event termingerecht und planmäßig durchführen zu können. Je nach Art des Events können dabei eine Vielzahl von Pflichten bestehen.⁹

Baurechtliche Vorschriften

Erlaubnispflichtige Events dürfen vor dem Wirksamwerden einer erforderlichen Nutzungsgenehmigung für bauliche Anlagen nicht durchgeführt werden. Für die Erteilung der jeweiligen Genehmigungen sind je nach Lage der Location das Bauamt, das Bauordnungsamt, das Liegenschaftsamt, das Straßen- und Ingenieurbauamt, das Straßenverkehrsamt oder das Garten-, Friedhofs- und Forstamt der jeweiligen Gemeinden zuständig. Öffentliche Plätze als Location unterliegen der Regelung durch die städtische Satzung. Der Eventveranstalter hat daher bei der Planung eines Events zu prüfen, inwieweit eine behördliche Genehmigung eingeholt werden muss. Mega-Events sind i.d.R. genehmigungspflichtig, da das Zusammenkommen vieler Menschen immer ein hohes Sicherheitsrisiko in sich birgt. Allerdings muss auch der Veranstalter von kleineren Events wissen, welche Vorhaben genehmigungsfrei sind. Ein umfangreicher Katalog der genehmigungsfreien Vorhaben findet sich beispielsweise in §65 BauO NW, in §66 genehmigungsfreie Anlagen und in §67 genehmigungsfreie Wohngebäude, Stellplätze und Garagen. §68 BauO NW regelt zudem das sog. vereinfachte Genehmigungsverfahren. Bei einer geeigneten Location reicht es i.d.R. nicht, einen entsprechenden Mietvertrag abzuschließen. Es muss geprüft werden, ob diese bauliche Anlage ihrer Bestimmung nach für die Abhaltung von Events geeignet und bestimmt war oder bisher einem anderen Zweck gedient haben. Liegt eine Nutzungsänderung, z.B. bei einem ehemaligen Fabrikgelände, vor, bedarf dies wiederum einer Genehmigung.¹⁰

[...]

¹ Vgl.: Holzbauer, U., a.a.O., S. 123 und Schwägermann, H.: Veranstaltungen: Live, aber nicht mit 100% Risiko (1998), in Brockes, H.-W. (Hrsg.), a.a.O., G 9.1, S. 2.

² Vgl.: Mäcken, W.: Verordnete Verantwortung (1999), in Brockes, H.-W. (Hrsg.), a.a.O., G 9.3, S. 5.

³ Vgl.: Holzbauer, U., a.a.O., S. 125f.

⁴ Vgl.: Ebenda, S. 126.

⁵ Vgl.: Ebenda, S. 126f.

⁶ Vgl.: Holzbauer, U., a.a.O., S. 123f und BGB – Bürgerliches Gesetzbuch, 2002, S. XI.

⁷ Vgl.: Holzbauer, U., a.a.O., S. 124f.

⁸ Quelle: In Anlehnung an: Holzbauer, U., a.a.O., S. 125.

⁹ Vgl.: Funke, E. und Müller, G., a.a.O., S. 152.

¹⁰ Vgl.: Funke, E. und Müller, G., a.a.O., S. 152ff.