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Projektmanagement und Kommunikation in Projekten. Theorie und Reflexion eines Themenmoduls

Studienarbeit 2014 20 Seiten

BWL - Offline-Marketing und Online-Marketing

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Kommunikation in Projekten
2.1 Kommunikation
2.2 Kommunikationsmodelle
2.3 Projektmanagement
2.4 Projektkommunikation

3. Lessons Learned – Das Planspiel
3.1 Mitarbeitermotivation
3.2 Risikomanagement

4. Reflexion des Themenmoduls

5. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Global gewinnt in vielen Unternehmen seit geraumer Zeit eine neue Arbeitsform an Bedeutung. Auch in Deutschland etabliert sich zunehmend die Herangehensweise, Aufgaben des Unternehmensalltags durch Projekte zu erledigen.

Einer Studie des Personaldienstleisters Hays zufolge, organisieren mittlerweile 27,6% der befragten Unternehmen über 50% ihrer Aufgaben und Arbeitsabläufe in Projekten. In klassischen Unternehmensbereichen, wie dem Finanz- und Rechnungswesen, sowie der Administration dominiert bei standardisierten Aufgaben nach wie vor eine hierarchische Abteilungsorganisation. Die Ergebnisse der Befragung zeigen jedoch auch, dass besonders bei der Implementierung neuer Unternehmensprozesse und -abläufe, sowie der Entwicklung und Einführung neuer Produkte die Projektarbeit mittlerweile von elementarer Bedeutung ist. (Vgl. Rump & Schabel, 2010, S. 7-11).

So ist davon auszugehen, dass die Projektarbeit auch in Zukunft in die traditionell hierarchischen Abteilungsstrukturen vordringt, sie auf-/ablöst und dieser Prozess sogar noch an Dynamik gewinnen wird.

Eine reibungslose Kommunikation in Organisationen trägt nicht nur zur Bildung der Unternehmenskultur bei, sondern ist für das Projektmanagement unabdingbar und hilft dabei, die Motivation der Projektteilnehmer zu fördern, zielgerichtetes Arbeiten zu ermöglichen und potentielle Konflikte schnell erkennen und lösen zu können.

Während meines praktischen Studiensemester durfte ich bereits erste Erfahrungen in der Projektarbeit sammeln und auch nach dem Studium werde ich zunehmend mit der betrieblichen Projektwirtschaft konfrontiert werden. Diese Tatsachen trugen dazu bei, das Themenmodul „Projektmanagement und Kommunikation in Projekten“ zu wählen.

In der nachfolgenden Studienarbeit werde ich zunächst auf die Theorien der zwischenmenschlichen Kommunikation eingehen und die Ansätze zweier bedeutender Kommunikationswissenschaftler erläutern. Im Anschluss daran erfolgen eine Darstellung der Grundzüge des Projektmanagements und eine Erläuterung des Erfolgsfaktors „Kommunikation in Projekten“. Abschließend erfolgt eine Reflexion des Themenmoduls im Allgemeinen, sowie des Projektmanagement - Planspiels im Speziellen.

2. Kommunikation in Projekten

2.1 Kommunikation

Unter Kommunikation versteht man den Transfer von Informationen zwischen einem „Sender“ und einem „Empfänger“. In der Kommunikationsforschung war man langer Zeit der Ansicht, dass die übermittelte Information und der Inhalt der Botschaft beim Empfänger eine vorhersehbare Reaktion freisetzt. (Vgl. Nagel, 2012, S. 15). Das Sender-Empfänger-Modell geht davon aus, dass die gesendeten Informationen auf eine bestimmte Weise codiert und vom Empfänger decodiert werden. Für die Codierung der Information gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie z.B. Mimik, Gestik, gesprochene oder geschriebene Sprache, oder eine graphische Darstellung. Mittlerweile teilt man die Erkenntnis, dass simple Sender-Empfänger Modelle für die Komplexität des Kommunikationsgeschehens unzulänglich sind und der Realität schlichtweg nicht gerecht werden. (Vgl. Montada & Kals, 2013, S. 222 f.)

So bedarf Kommunikation immer auch einer Auslegung des Kommunizierten und wird daher nie objektiv sondern stets subjektiv empfunden. Dieser Vorgang wird auch als selektive Wahrnehmung bezeichnet. Bei jedem Informationsaustausch ist zwischen dem zu unterscheiden, was der Sender der Botschaft „abschickt“, also beispielsweise sagt oder in einer E-Mail schreibt, und was beim Empfänger aufgrund seiner Sprache, seines Wissensstandes und dem Kontext „ankommt“. (Vgl. Kuster, et al., 2006, S. 175).

Hinzu kommt ein Effekt, der als Informationsverlusttreppe bezeichnet wird. Dies bedeutet, dass der Informationsgehalt einer Botschaft auf jeder der vier Stufen abnimmt. So kann sich beim Absender das Gemeinte vom Gesagten unterscheiden. Zusätzlich herrscht oftmals noch eine deutliche Diskrepanz zwischen dem, was der Absender sagt, der Empfänger hört und Letzterer schlussendlich versteht. (Vgl. Gehm, 1994, S. 33 f.). Neben der verbalen Kommunikation mit Sprache, Worten und Lauten gibt es auch eine nonverbale Ausdrucksweise, über die wir allzu oft auch unbewusst Botschaften an unser Gegenüber senden, etwa über Körperhaltung, Kleidung, Mimik, Blickkontakt sowie über Stimmmerkmale wie Modulation, Sprachtempo und Lautstärke. (Vgl. Gehm, 1994, S. 36).In Wissenschaft und Praxis haben sich die Modelle zweier Kommunikationswissenschaftler etabliert, welche die Komplexität des Kommunikationsprozesses anschaulich darstellen.

2.2 Kommunikationsmodelle

Die Kommunikationsmodelle von Paul Watzlawick und Friedemann Schulz von Thun stellen die zwischenmenschliche Kommunikation prägnant dar. Paul Watzlawick beschreibt sein Kommunikationsmodell mit fünf Axiomen.

Axiom 1: „Man kann nicht nicht kommunizieren“. (Watzlawick, et al., 2011; S.60). Denn, ebenso wie es nicht möglich ist, sich nicht zu verhalten, kann man auch „nicht nicht kommunizieren“. (Vgl. auch Montada & Kals, 2013, S. 225f).

Axiom 2: „Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt, derart, dass letzterer den ersteren bestimmt und daher eine Metakommunikation ist.“ (Watzlawick, et al., 2011, S. 64). So gibt der Inhaltsaspekt die Information wieder, während der Beziehungsaspekt bestimmt, wie die Information vom Empfänger aufzufassen ist. Die lässt schlussfolgern, dass es keine rein-informative Kommunikation gibt. (Vgl. auch Montada & Kals, 2013, S. 225f).

Axiom 3: „Die Natur einer Beziehung ist durch die Interpunktion der Kommunikationsabläufe seitens der Partner bedingt.“ (Watzlawick, et al., 2011, S.69). So ist Kommunikation und Verhalten stets Ursache und Wirkung zugleich und jeder Teilnehmer strukturiert den Kommunikationsprozess durch seinen Beziehungsaspekt. (Vgl. auch Montada & Kals, 2013, S. 225f).

Axiom 4: „Zwischenmenschliche Kommunikation bedient sich digitaler und analoger Modalitäten.“ (Watzlawick, et al., 2011, S.78). Analoge Kommunikation muss aufgrund der Mehrdeutigkeit entschlüsselt werden, sie steht also für den Beziehungsaspekt, während digitale Kommunikation, aufgrund einer meist schlüssigen Syntax, den Inhaltsaspekt darstellt. (Vgl. auch Montada & Kals, 2013, S. 225f).

Axiom 5: „Zwischenmenschliche Kommunikationsabläufe sind entweder symmetrisch oder komplementär, je nachdem, ob die Beziehung zwischen den Partnern auf Gleichheit oder Unterschiedlichkeit beruht.“ (Watzlawick, et al., 2011, S.81). Die Beziehung zwischen Kommunizierenden kann auf Gleichheit oder Ungleichheit basieren. Bei einer komplementären Situation ist ein Kommunizierender dem anderen überlegen (Superior) oder unterlegen (Inferior). Hingegen ist eine symmetrische Situation dadurch gekennzeichnet, dass Kommunikation ausgewogen, also auf der selben Ebene stattfindet. (Vgl. auch Montada & Kals, 2013, S. 225f).

Friedemann Schulz von Thun führt den Inhalts- und Beziehungsebenen-Aspekt von Watzlawick in seinem Kommunikationsmodell noch weiter. Die „Anatomie einer Botschaft“ von Friedemann Schulz von Thun wird auch als „Vier-Ohren-Prinzip“ oder „Kommunikationsquadrat“ bezeichnet. Nach Schulz von Thun besteht jede Botschaft aus den vier Bestandteilen „Sache“, „Selbstkundgabe“ (auch: „Offenbarung“), „Appell“ und „Beziehung“. Jeder Bestandteil ist aus Sicht des Senders und aus Sicht des Empfängers zu analysieren:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Schulz von Thun – Institut für Kommunikation (2014, Modelle: Kommunikationsquadrat)

Der Sachinhalt einer Botschaft stellt objektiv dar, worüber der Sender informieren möchte. In diesem Bestandteil geht es um Zahlen, Daten und/oder Fakten die übermittelt werden. Eine Störung auf dem „Ohr des Empfängers“ kann entstehen, wenn der Sender den Inhalt unklar, falsch, oder schwierig formuliert hat. Ein Problem kann sich auch ergeben, wenn der Empfänger den Inhalt nicht korrekt interpretiert. (Vgl. Montada & Kals, 2013, S. 226 f.).

Der Bestandteil Selbstkundgabe (Offenbarung) zeigt, dass der Sender mit jeder gesendeten Botschaft auch etwas über seine eigenen Gefühle und Bedürfnisse preisgibt. Diese Offenbarung kann explizit (durch eine Ich-Botschaft), implizit, bewusst oder unbewusst geschehen. (Schulz von Thun, 2014). Dem Empfänger zeigt der Sender durch die Offenbarung, „was für eine Person“ er ist. Bei der Selbstoffenbarung können Komplikationen auftreten, falls der Sender etwas vorzugeben versucht, das nicht den Tatsachen entspricht. (Vgl. Montada & Kals, 2013, S. 226f.).

Durch die Beziehungsseite einer Botschaft zeigt der Sender, in welchem Verhältnis er sich gegenüber dem Empfänger sieht und in welcher Beziehung beide zueinander stehen. Kriterien für die Beziehungsseite sind u. a. Distanz, Nähe, Respekt, Demütigung, Achtung und Missachtung, sowie Wertschätzung und Ablehnung. (Vgl. Kuster, et al., 2006, S. 177). Montada und Kals zufolge treten Probleme bei der Beziehungsseite einer Nachricht immer dann auf, wenn die Wahrnehmung der Beziehung von Seiten des Senders nicht den Vorstellungen des Empfängers entspricht. (Vgl. Montada & Kals, 2013, S. 226f.).

Über den Appell versucht der Sender Einfluss auf den Empfänger zu nehmen und ihn durch seine Botschaft zu veranlassen, etwas zu tun, zu denken oder zu fühlen. Laut Montada und Kals können Appelle sowohl überhört werden, als auch als unklar oder unangebracht zurückgewiesen werden. (Vgl. Montada & Kals, 2013, S. 226f.). Sowohl Watzlawick´s als auch Schulz von Thun´s Modell zeigen, wie komplex der wechselseitige Austausch von Informationen ist und welche Regeln dabei zu beachten sind.

2.3 Projektmanagement

Bisher hat sich keine allgemein gültige Definition für den Begriff Projekt etabliert. Das Wort stammt aus lat. proiectum „das vorwärts Hingeworfene oder Ausgestreckte“ (Zusammensetzung aus lat. pro für „vorwärts“/ „vornhin“ und lat. iacere für „werfen“) und lässt annehmen, dass es sich um ein in der Zukunft liegendes Vorhaben handelt. Allerdings bietet die Literatur einige Merkmale, die allen Projekten gemeinsam sind, weshalb die folgenden Punkte eine angemessene Arbeitsdefinition bieten. Projekte:

- haben ein vorher festgelegtes Ergebnis, das Projektziel.
- sind Vorhaben mit einem definierten zeitlichen Rahmen. Ein Projekt endet bei Zielerreichung oder Ablauf der definierten Zeit.
- sind risikobehaftete Aufgaben von erheblicher Komplexität, die sowohl eine große Chance, als auch ein großes Risiko bergen.
- finden auf unbekanntem Terrain statt. Sie sind Innovationen, die oftmals an die Grenze des technisch oder organisatorisch bisher Machbaren stoßen.
- haben ein Budget, das sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen festlegt.
- erfordern eine Projektleitung, die zentrale Organisations-, Planungs- und Koordinationsaufgaben übernimmt.
- benötigen zur Lösung der Aufgabenstellung meist den Einsatz eines Projektteams.

(Vgl. Kuster, et al., 2006, S. 4 f.; Wegmann & Winklbauer, 2006, S. 30 f.).

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Details

Seiten
20
Jahr
2014
ISBN (eBook)
9783668123410
ISBN (Buch)
9783668123427
Dateigröße
889 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v281714
Note
Schlagworte
Change Management Projektmanagement Kommunikation Projektkommunikation Organisation Projektleitung Projektplanung u. -durchführung

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