Verfahren zur Ermittlung des Informationsbedarfs

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Einführung grundlegender Begriffe
2.1. Daten, Zeichen, Informationen und Wissen
2.2. Abgrenzung zum Begriff „Information“
2.3. Unterschiedsmerkmale „Information“ zu „materiellen Wirtschaftsgut“

3. Informationssysteme

4. Informationsbedarf
4.1. Definitionen Informationsbedarf
4.2. Begrifflichkeiten zum Informationsbedarf

5. Informationsbedarfsermittlung
5.1. Subjektive Verfahren
5.2. Objektive Verfahren
5.3. Gemischte Verfahren

6. Methoden der Informationsbedarfsermittlung
6.1. Kritische Erfolgsfaktoren
6.2. Balanced Scorecard

7. Zusammenfassung

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Die Beziehung zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie

Abb. 2 Die Ermittlung des Informationsstands aus Bedarf, Angebot und Nachfrage Abb. 3 Verfahren zur Ermittlung des Informationsbedarfs

Abb. 4 Dimensionen der kritischen Erfolgsfaktoren Abb. 5 Beispiele für individuelle KEF

Abb. 6 Aufbau einer Balanced Scorecard

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Vergleich Information zu materielles Wirtschaftsgut

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Information etabliert sich mehr und mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Tagtäglich werden Organisationen und Personen mit unzähligen und zum Großteil unnötigen Daten und Informationen überflutet. Dies kann zu Gefahren führen, indem die falschen Informationen nachgefragt, konsumiert und auf dessen Basis Entscheidungen getroffen werden. Es muss dafür gesorgt werden, dass nur die Informationen nachgefragt werden, die für einzelne Aufgabenstellungen oder Problemsituationen benötigt werden. Die nachfolgende Hausarbeit gibt einen Überblick über dieses Problemgebiet auf, hauptsächlich im Bezug zum Informationsbedarf und dessen Ermittlung.

2. Einführung grundlegender Begriffe

Zu Beginn werden die Grundbegriffe, die im Zusammenhang mit dem Thema des Informationsbedarfs stehen, eingeführt und erörtert. Der Begriff „Information“ wird abgegrenzt, seine spezifischen Eigenschaften und auch seine Bedeutung für Unternehmen hervorgehoben.

2.1. Daten, Zeichen, Informationen und Wissen

Viele verwenden die Begriffe Daten, Zeichen, Information und Wissen intuitiv, ohne deren genaue Bedeutung oder Abgrenzung zueinander in Erfahrung zu bringen oder zu kennen. Deshalb sollte, bevor auf die Bedeutung des Wortes Information und dessen Bedarf eingegangen wird, eine Abgrenzung innerhalb der eben genannten Begriffe stattfinden (siehe dazu auch Abb. 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.1: Die Beziehung zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie Quelle: Rehäuser, Krcmar 2012, 7

Zeichen befinden sich auf der untersten Begriffshierarchieebene und sind das kleinste Datenelement. Hierbei kann es sich um Ziffern, Buchstaben oder Sonderzeichen handeln. Die Summe aller Zeichen bildet den Zeichenvorrat (Schwarzer, Krcmar 2010, 7). Dabei handelt es sich um unterscheidbare Symbole, die zwar zusammenhangslos sind, denen aber eine Bedeutung zugewiesen wurde. Werden die einzelnen Zeichen in eine Syntax gebracht, spricht man von Daten. Daten sind nichts anderes, als definierte, strukturierte Zeichen, die in einem Zusammenhang zueinander stehen. Daten weisen noch keine Bedeutung oder einen Verwendungszweck auf (Schwarzer, Krcmar 2010, 7; North 2011, 36). Erst wenn Daten mit Kontext angereichert werden, weisen sie eine Bedeutung auf, so dass eine Information entsteht (Schwarzer, Krcmar 2010, 8; North 2011, 37). Wissen als die letzte Ebene, entsteht durch die zweckorientierte Vernetzung von einer Information mit weiteren Informationen (Schwarzer, Krcmar 2010, 8; Steinmüller 1993, 236; Krcmar 2009, 16). Für ein besseres und praktischeres Verständnis werden diese Begriffe, unter Einbeziehung des Beispiels der Abb. 1, noch einmal abgegrenzt. Auf der untersten Ebene werden aus einem Zeichenvorrat die Zahlen 1, 7 und 0 ohne zu diesem Zeitpunkt, jeglichen Zusammenhang, zueinander entnommen. Werden diese drei Zahlen in eine Syntax zueinander gebracht, entsteht die Zahl 1,70. Es ist aber noch nicht ersichtlich was diese Zahl genau ausdrücken soll. Bei Daten, wie in dem Beispiel 1,70 ist noch keine Bedeutung erkenntlich, es ist nicht sicher ob mit 1,70 ein Geldbetrag, eine Körpergröße oder auch etwas anderes gemeint ist. Reichert man dieser Zahl jedoch in einen für sie richtigen Kontext an, wird klar, dass mit der Zahl ein Devisenkurs ausgedrückt wird. Wird die Information über den Devisenkurs mit anderen bestehenden Informationen der Finanzwissenschaft verknüpft, entsteht Wissen, bezüglich des Zusammenkommens eines Devisenkurses.

2.2. Abgrenzung zum Begriff „Information“

Nachdem der Begriffswirrwarr um Zeichen, Daten, Informationen und Wissen beseitigt worden ist, kann auf den Begriff der Information näher eingegangen werden. In der Fachliteratur existieren, je nach Sichtweise¹, mehrere Erklärungsversuche zum Begriff der Information. Drei Versuche, den Begriff der Information zu definieren, werden nun vorgestellt.

Die ISO² meidet den genauen Begriff der Information und verwendet Begriffe wie Zeichen, Daten, Signal und Nachricht zur Erklärung. Es lässt sich feststellen, dass die ISO unter Information, die Kenntnis von bestimmten Sachverhalten und Vorgängen versteht.

Eine weitere in der Literatur oft im Zusammenhang mit Informationsmanagement zitierte Definition stammt von Wittmann und besagt „ Information ist zweckbezogenes Wissen “ (Wittmann 1959, 14). Es ist hier, nach Krcmar (2009, 19) anzumerken, dass es nicht ratsam ist, den Begriff „Information“ mit dem Begriff „Wissen“ zu erklären.

Zimmermann stellte 1972 (Zimmermann 1972) bereits fest, dass Information sich in Unternehmen mehr und mehr als ein (weiterer) Produktionsfaktor etabliert. Des Weiteren beschreibt Witte (Witte, 1972, S.64) Information als eine immaterielle, aber keineswegs kostenlose Ressource. Information kann und soll in Unternehmen als Wirtschaftsgut genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine Knappheit besteht und die Information auf ökonomische Nachfrage stößt³.

Anhand dieser drei verschiedenen Erklärungsversuche zum Begriff der Information, soll zum einen verdeutlicht werden, dass je nach Sichtweise, verschiedene Dinge unter Information verstanden werden. Zum anderen, dass Information in der heutigen Zeit auch als Produktionsfaktor oder Wirtschaftsgut angesehen wird und somit der (richtigen) Information als Ressource, eine wichtige Bedeutung im Unternehmen zukommen sollte.

2.3. Unterschiedsmerkmale „Information“ zu „materiellen Wirtschaftsgut“

Nachdem der Begriff der Information und die Bedeutung für Unternehmen kurz angeschnitten wurden, werden nun die wesentlichen Unterschiede zwischen einer Information und einem Wirtschaftsgut aufgelistet. Obwohl Information auch als Wirtschaftsgut genutzt werden kann und als ein Produktionsfaktor angesehen wird, existieren trotzdem große Unterschiede zwischen einer Information und einem materiellen Wirtschaftsgut (Krcmar 2009, 20) siehe zur Unterscheidung Tabelle 1.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Vergleich Information zu materielles Wirtschaftsgut Quelle: Krcmar 2009, 20

3. Informationssysteme

Ein vorhandener Informationsbedarf im Unternehmen bildet oft die Grundlage, als auch den Anlass ein Informationssystem zu gestalten und einzuführen (Wolf 2007, 41). Wie auch der immer größer werdenden Bedeutung von Informationssystemen in Unternehmen, soll in diesem Kapitel ein kurzer Überblick über Informationssysteme gegeben werden.

Informationssysteme sollen Informationen verarbeiteten und bilden dadurch die technische Grundlage des IT-Managements. Informationssysteme, die Leistungsprozesse innerhalb oder zwischen Betrieben unterstützen, werden als betriebliche Informationssysteme bezeichnet (Lehnder, Wildner, Scholz 2008, 178).

Krcmar (2009, 28) definiert Informationssysteme wie folgt: „ Bei Informationssystemen handelt es sich um soziotechnische ( „ Mensch-Maschine “ -) Systeme, die menschliche und maschinelle Komponenten (Teilsysteme) umfassen und zum Ziel der optimalen Bereitstellung von Information und Kommunikation nach wirtschaftlichen Kriterien eingesetzt werden. “

Der Begriff des Informationssystems besteht, wie unschwer zu erkennen ist, aus zwei zusammengesetzten Wörtern. Auf diese beiden Wörter wird nun separat eingegangen, um das wesentliche eines Informationssystems zu beschreiben. Bei dem ersten Begriff, der „Information“ handelt es sich um das zentrale Objekt des Informationssystems. Mit dem Einsatz eines Informationssystems sollen die unterschiedlichsten Aufgaben der Informationsverarbeitung angegangen werden. Das „System“ als zweiter Begriff, beschreibt einen aus mehreren Komponenten, wie beispielsweise Hardware, Software und Benutzer bestehendes, aufgaben- oder zweckorientiertes Gebilde. Es erfolgt eine Interaktion der beiden Begriffe, in dem Sinne, dass zur Informationsverarbeitung die unterschiedlichen Komponenten herangezogen werden (Lehnder, Wildner, Scholz 2008, 178-179).

Nach der eben beschriebenen Definition nach Krcmar und der Zerlegung und Erläuterung des Begriffs „Informationssystem“, ist die Aufgabe bzw. das Ziel eines Informationssystems gemäß dem informationslogistischen Prinzip⁴

- die richtige Information, d.h. die vom Empfänger benötigt wird,
- zum richtigen Zeitpunkt, d.h. wann sie gebraucht wird,
- in der richtigen Menge, d.h. im passenden Umfang,
- am richtigen Ort, d.h. wo der Empfänger sie benötigt,
- in der erforderlichen Qualität, d.h. sofort verwendbar sowie wahrheitsgemäß,

zur Verfügung zu stellen.

4. Informationsbedarf

Wie bereits erwähnt, kann Informationsbedarf als Ausgangspunkt für die Gestaltung eines Informationssystems angesehen werden. Dieser Ausgangspunkt ist Bestandteil des Lebenszyklus der Informationswirtschaft⁵. Das Ziel der Informationswirtschaft ist der Ausgleich des Informationsangebots mit der -nachfrage. Der Ausgangspunkt des Managements der Informationsnachfrage ist der Informationsnutzer und seine Anforderung an eine ausreichende Informationsversorgung. Diese Anforderungen an Informationsversorgung bzw. an ein Informationsangebot werden durch zahlreiche Begriffe wie Informationsbedarf, -nachfrage und -stand weiter konkretisiert (Wolf 2007, 42).

4.1. Definitionen Informationsbedarf

Allein für den Begriff „Informationsbedarf“ existiert in der Fachliteratur eine Vielzahl von Definitionen⁶. Zwei für den Autor der Hausarbeit wichtig erscheinenden Definitionen werden nun aufgeführt.

„ Unter Informationsbedarf verstehen wir die Summe aller Informationen, die erforderlich sind, um einen Sachverhalt - z.B. einen Realproze ß oder eine Problemsituation abzubilden; dies folgt aus der generellen Abbildungsfunktion der Information. “ (Koreimann 1975, 65).

„ Unter Informationsbedarf wird im allgemeinen die Art, Menge und Beschaffenheit von Informationen verstanden, die ein Individuum oder eine Gruppe zur Erf ü llung einer Aufgabe ben ö tigt. “ (Picot 1988, 236).

4.2. Begrifflichkeiten zum Informationsbedarf

Wie an den beiden Definitionen evtl. bereits ersichtlich ist, lässt der Begriff „Informationsbedarf“ unterschiedliche Sichtweisen, wie den objektiven und den subjektiven Informationsbedarf, zu. Neben diesen beiden Sichtweisen existieren noch weitere Differenzierungen im Bezug zum Informationsbedarf, die nun vorgestellt und zu einander abgegrenzt werden, siehe dazu Abb.2.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Die Ermittlung des Informationsstands aus Bedarf, Angebot und Nachfrage Quelle: Krcmar 2009, 63

Unter dem objektiven Informationsbedarf versteht man den zur Aufgabenerfüllung oder Problemsituation erforderlichen Bedarf an Information(en) (Krcmar 2009, 63). Es handelt sich um einen intersubjektiv-nachvollziehbaren relevanten Bedarf an Informationen, der verwendet werden muss, um die zu erfüllende Aufgabe zu lösen. Dabei ist zu beachten, dass sich der objektive Informationsbedarf präziser ermitteln lässt, je strukturierter die Aufgabe ist (Navrade 2008, 71). Kaltenborn (1998, 81) definiert den objektiven Informationsbedarf wie folgt, „[…] bezieht sich auf solche Informationsinhalte, die das Individuum f ü r eine Aufgabenstellung objektiv zur Erg ä nzung seines Vorwissens ben ö tigt “ .

Im Gegensatz zum objektiven Informationsbedarf geht man beim subjektiven Informationsbedarf aus der Perspektive des handelnden Individuums aus. Es ist der Informationsbedarf der vom Aufgabenträger individuell wahrgenommen wird (Krcmar 2009, 63).

[...]

¹ Dabei kann es sich unteranderem um eine allgemeinsprachliche Verwendung, nachrichtenorientierte Perspektive oder der betriebswirtschaftlichen Perspektive handeln (Krcmar 2009, 16). Für diese Hausarbeit ist nur die betriebswirtschaftliche Perspektive von Bedeutung.

² Siehe dazu ISO/IEC 2382 1993.

³ Als Beispiel kann hier eine Insiderinformation zu einem Börsenunternehmen genannt werden.

⁴ Nach Augustin (1990) zum Informationslogistischem Grundprinzip.

⁵ Siehe dazu Krcmar 2009, 53ff.

⁶ Vgl. Mertens 2001, 193.