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Webbasierte Zeitplanung: Auswahl eines kollaborativen Zeitplanungs-Tools zur direkten Zusammenarbeit mit Kunden

Projektarbeit 2013 17 Seiten

Informatik - Wirtschaftsinformatik

Leseprobe

I. Inhaltsverzeichnis

II. Tabellen- und Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Notwendigkeit der kollaborativen Zeitplanung
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2 Möglichkeiten der Zeitplanung in der Ablauforganisation
2.1 Definition Ablauforganisation
2.2 Listentechnik
2.3 Balkendiagrammtechnik
2.4 Netzplantechnik

3 Kriterien zur Auswahl der passenden Planungstechnik

4 Spezifische Anforderungsanalyse vor Ort

5 Auswahl und Test einer geeigneten Webanwendung
5.1 Übersicht freier Planungsanwendungen
5.2 Anforderungsbasierte Nutzwertanalyse
5.3 Test der ausgewählten Software

6 Fazit mit Handlungsempfehlung

7 Literaturverzeichnis

II. Tabellen- und Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Vorgangsliste mit Puffer

Abbildung 2: Balkendiagrammtechnik nach Gantt

Abbildung 3: PLANNET-Balkendiagrammtechnik

Abbildung 4: MPM Netzplan

Abbildung 5: ProjectLibre Benutzeroberfläche - Liste und PLANNET

Abbildung 6: ProjectLibre Benutzeroberfläche - Ansichten

Abbildung 7: ProjectLibre Benutzeroberfläche - Netzplan

Tabelle 1: Nutzwertanalyse zur Auswahl des Planungstools

1 Einleitung

1.1 Notwendigkeit der kollaborativen Zeitplanung

Der Markt in der IT-Branche hat sich im Verlauf der letzten Jahre stark gewandelt – die Marktmacht liegt mittlerweile bei den Nachfragern. Umso wichtiger ist es für Anbieter den Kunden ein innovatives und individuelles Angebot zu offerieren, um diese für sich zu gewinnen.

Im Outsourcing-Bereich, in dem Atos sein Kerngeschäft besitzt, steht die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden im Vordergrund, um dessen Ansprüche bestmöglich zu bedienen. Outsourcing-Projekte unterliegen dabei einer strikten Zeitplanung, die von Kunde und Dienstleister festgelegt und eingehalten werden muss. Da ein physisches Zusammentreffen der beiden Partner nicht immer möglich und noch weniger wirtschaftlich ist, bedient man sich mittlerweile webbasierten Zeitplanungs-Tools. Via Internet haben bestimmte User von beiden Firmen Zugriff auf die Zeitplanung und können diese bearbeiten. Diese kollaborative Zeitplanung vereinfacht die Zusammenarbeit immens und trägt ebenfalls dem Echtzeit-Anspruch der Planung Rechnung. Gerade für agile Projekte mit kleineren Teams aus mehreren Unternehmen ist die Zusammenarbeit über ein freies Zeitplanungstool im World Wide Web sehr sinnvoll und aufwandsarm.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Ziel dieser Projektarbeit ist die Auswahl eines geeigneten, webbasierten Zeitplanungs-Tools für die direkte Zusammenarbeit des Outsourcing-Dienstleisters Atos mit seinen Kunden. Während für die Zusammenarbeit mit großen Kunden bereits fest implementierte, professionelle Lösungen vorhanden sind, fokussiert sich diese Arbeit auf die Kollaboration mit kleineren Kunden. Mit ihnen besteht oft keine gemeinsame Basis, wie z.B. MS Project, weshalb eine freie Lösung zur gemeinsamen, webbasierten Zeitplanung gefunden werden soll.

Dazu werden zunächst die Möglichkeiten der Zeitplanung in der Ablauforganisation eruiert und dabei nach einer hinreichenden Definition speziell auf die Listentechnik, das Balkendiagramm und den Netzplan in seinen verschiedenen Ausprägungen eingegangen. Es folgt die Herausarbeitung und Erläuterung von Kriterien, die bei der Auswahl der passenden Planungstechnik unterstützen sollen. Bei der spezifischen Anforderungsanalyse vor Ort erfolgt eine Verknüpfung der Gegebenheiten mit den gestellten Anforderungen, um die Erwartungen an eine Zeitplanungssoftware plakativ formulieren zu können und eine Entscheidung für eine Planungstechnik zu fällen. Nach der Darstellung einer Auswahl an freien Zeitplanungstools, wird mithilfe einer Nutzwertanalyse die Software ermittelt, welche die Anforderungen am besten bedienen kann. Ein kurzer praktischer Test soll das Ergebnis untermauern, bevor eine Handlungsempfehlung für das weitere Vorgehen gegeben und mit einem Fazit geschlossen wird.

2 Möglichkeiten der Zeitplanung in der Ablauforganisation

„Ordnung ist das Durcheinander, an das man sich gewöhnt hat“ [1]

Mithilfe der Ablauforganisation soll Struktur und Ordnung in das von Lembke zitierte Durcheinander kommen; Instrumente der Zeitplanung, wie Liste, Balkendiagramm oder Netzplan finden hierbei ihren Nutzen.

2.1 Definition Ablauforganisation

Die Organisation eines Unternehmens unterteilt sich in Aufbau- und Ablauforganisation. Während die Aufbauorganisation die Verteilung von Kompetenzen, Verantwortung und Aufgaben an Stellen beschreibt, ist die Ablauforganisation für die Koordination ebendieser Stellen zuständig. Neben der Ermittlung und Definition von Arbeitsprozessen legt sie die Reihenfolge zusammengehöriger Tätigkeiten unter Berücksichtigung von Raum, Zeit, Sachmitteln und Personen fest.[2] Die Aufgliederung in einzelne Arbeitselemente wird hierbei als Arbeitsanalyse bezeichnet, das sinnvolle Aneinanderreihen einzelner Elemente als Arbeitssynthese. Aus Gründen der bestmöglichen Zielerreichung soll hier stets eine Verknüpfung der Tätigkeiten mit den dafür am besten geeigneten Aufgabenträgern erfolgen – Können und Wissen sind die entscheidenden Determinanten. [3]

Ein Ziel der Ablauforganisation ist die Reduktion der Komplexität von Prozessen und Tätigkeiten. Dafür bedient sie sich diverser Werkzeuge zur Visualisierung und Modellierung, wie z.B. Ablaufpläne, Balkendiagramme oder Netzpläne.[4] Mithilfe dieser Instrumente ist es möglich selbst sehr komplexe Aufgabenpakete in einer großen Gesamtorganisation gezielt zu strukturieren und abzubilden; ebenfalls wird hierdurch die Kommunikation immens erleichtert.

2.2 Listentechnik

Bei der Listentechnik erfolgt die Zeit- bzw. Terminplanung unter Einsatz von Tabellen. Einzelne Vorgänge werden hierbei jeweils in einer Zeile dargestellt und unbedingt mit Basisdaten Bezeichnung/Nummer, Dauer und vorheriger Vorgang versehen. Ergänzt werden können weiterhin die Informationen Verantwortlichkeiten, Ressourcen, nachfolgender Vorgang und Örtlichkeiten in weiteren Spalten.[5]

Aus der Dauer und Korrelationen zu vorherigen und nachfolgenden Vorgängen können je Vorgang der früheste sowie späteste Anfangs- und Endtermin berechnet und in weiteren Spalten ergänzt werden. Die jeweils frühesten Termine werden durch Vorwärtsterminierung ermittelt, die jeweils spätesten durch Rückwärtsterminierung abgeleitet.
Eine sogenannte Pufferzeit ergibt sich aus der Differenz von frühestem und spätestem Anfangstermin eines Vorgangs. Eine Abfolge mehrerer Vorgänge von einem Start- bis zu einem Endpunkt wird als Pfad bezeichnet; ein kritischer Pfad ist dabei einer, dessen Vorgänge keinerlei Pufferzeiten aufweisen.[6]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Vorgangsliste mit Puffer (Quelle: Wieczorrek/Mertens 2008, S. 137)

Die Listentechnik ist vermutlich die einfachste der hier vorgestellten Planungstechniken, da lediglich ein Tabellenprogramm, wie beispielsweise Microsoft Excel, benötigt wird. Vorstellbar für die Praxis wäre die Planung sehr kleiner Projekte mit wenigen Vorgängen. Der unternehmensübergreifende Austausch bzw. die kollaborative Bearbeitung kann über eine SharePoint-Software oder einen Webspace sehr pragmatisch bewerkstelligt werden. Bei größeren, komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten und Ressourcen stößt die Listentechnik jedoch sehr schnell an ihre Grenzen.

[...]


[1] Zitat von Robert Lembke (1913-1989), deutscher Journalist und Moderator

[2] Vgl. Thommen 2008, S. 10

[3] Vgl. Kuster et al. 2011, S. 30

[4] Vgl. Thommen 2008, S. 10

[5] Vgl. Wieczorrek/Mertens 2008, S. 123

[6] Vgl. ebd., S. 144

Details

Seiten
17
Jahr
2013
ISBN (eBook)
9783656516149
ISBN (Buch)
9783656516316
Dateigröße
869 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v262619
Institution / Hochschule
Fachhochschule Südwestfalen; Abteilung Meschede
Note
1,7
Schlagworte
Zeitplanung Webbasiert Projektmanagement Netzplantechnik Gantt-Diagramm Listentechnik Kollaboration Planungstechnik Kundenanforderungen Nutzwertanalyse CPM MPM PERT OpenProj ProjectLibre FX-Project Projektplanung Websoftware

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