Wissensmanagement in Organisationen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Aktualität und Problemstellung des Themas
1.2 Zielsetzung der Arbeit
1.3 Aufbau und methodisches Vorgehen

2. Ansätze des Wissensmanagements
2.1 Definition und Arten von Wissen
2.2 Wissensmanagement
2.2.1 Notwendigkeit und Definition von Wissensmanagement
2.2.2 Spirale des Wissens
2.2.3 Bausteine des Wissensmanagements
2.2.4 Strategien des Wissensmanagements
2.2.5 Wissensträger

3. Wissensmanagement und Institutionalismus: Ein organisationstheoretischer Erklärungsansatz
3.1 Erkenntnisinteresse
3.2 Institutionalisierung, Institutionen
3.3 Makroinstitutionalistische Ansätze
3.3.1 Gründe der Schaffung und Weiterentwicklung
formaler Organisationsstrukturen
3.3.2 Der Einfluss institutioneller Umwelten auf Organisationen
3.3.3 Institutioneller Isomorphismus
3.3.4 Die Drei Säulen von Institutionen
3.4 Schlussfolgerungen für das Wissensmanagement

4. Ausblick und kritische Würdigung

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Die vier Grundmuster der Wissenserzeugung nach Nonaka

Abbildung 2: Die Bausteine des Wissensmanagements nach Probst et al

Abbildung 3: Die Ursprünge und die Weiterentwicklung von formalen Organisationsstrukturen nach Meyer/Rowan

Abbildung 4: Überleben von Organisationen nach Meyer/Rowan

Abbildung 5: Die drei Säulen von Institutionen

1. Einleitung

1.1 Aktualität und Problemstellung des Themas

Neben den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Werkstoffe und Betriebsmittel wird Wissen in Organisationen zunehmend als gleichwertiger, für den Unternehmenserfolg ebenso wichtiger Produktions- und Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Die Globalisierung und Internationalisierung von Märkten und Geschäftsbeziehungen sowie die permanenten und immer schwerer vorhersagbaren Veränderungen der organisationalen Umwelt stellen neue Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter. Die vor allem durch die Verbreitung des Internet drastisch gestiegene Informationsflut und das zunehmende Vertrauen auf Fachspezialisten setzen die Fähigkeit der Organisation voraus, Wissen strukturiert zu generieren, transparent zu machen und zu verteilen. Zur Sicherung des nachhaltigen Unternehmenserfolgs wird mittel- bis langfristig ein effizientes, sorgfältig umgesetztes System zum Wissensmanagement unumgänglich sein. Da gleichzeitig die Halbwertzeit des Wissens zusehends schneller sinkt, muss Wissen in immer kürzerer Zeit erworben werden können. Um trotz des gerade für kleine und mittlere Unternehmen stärker werdenden Kostendrucks, Rationalisierungsmaßnahmen auf allen Hierarchieebenen und Outsourcing zur Effizienzförderung Wissen langfristig für das Unternehmen sichern zu können und damit die Leistungs- und Konkurrenzfähigkeit der Organisation zu erhalten, sollte das Management von Wissen ein zentraler Bestandteil der strategischen Unternehmensführung sein.

Die Bedeutung des Produktionsfaktors Wissen und dessen Management ist nicht in allen Organisationen und Unternehmensbranchen als gleich stark einzuordnen. Doch unabhängig vom Grad der Ausprägung, der je nach Branche stark variieren kann – an dieser Stelle sei kurz auf den Vergleich zwischen den klassischen produzierenden Unternehmen und eher wissensorientierten Beratungsfirmen verwiesen – , kann durch die Gestaltung der Prozesse der Wissensgenerierung und des Managements dieses so gewonnenen Wissens einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen darstellen. Die Frage ist also, mit Hilfe welcher Mittel das Management von Wissen in der unternehmerischen Praxis umgesetzt werden kann und welche Probleme sich daraus ergeben.

1.2 Zielsetzung der Arbeit

Gesamtziel dieser Arbeit ist es, aufzuzeigen, welche Auswirkungen der Einsatz von Wissensmanagement auf die Strukturen von Organisationen haben kann und welche Anforderungen zur erfolgreichen Umsetzung notwendig sind.

Ein Teilziel ist es, einen Überblick über die allgemeinen Theorien des Wissensmanagements zu geben. Im zweiten Teil der Arbeit wird das Thema Wissensmanagement, seine organisatorischen Voraussetzungen und mögliche Konsequenzen für das Unternehmen aus der Perspektive ausgewählter Organisationstheorien näher erläutert. Die Arbeit schließt mit einer kritischen Würdigung der Ergebnisse und notwendigen Fragen, von deren Beantwortung die Umsetzung der dargestellten Konzepte in der unternehmerischen Praxis abhängig sein wird.

1.3 Aufbau und methodisches Vorgehen

Nachdem in der Einleitung Aktualität und Problemstellung, Zielsetzung sowie Aufbau und methodische Vorgehen erläutert wurden, geht Kapitel 2 auf die verschiedenen Ansätze des Wissensmanagements ein. Punkt 2.1 definiert den Begriff Wissen und stellt unterschiedliche Arten von Wissen vor. Im Anschluss daran wird in Kapitel 2.2 erklärt, was in dieser Arbeit unter Wissensmanagement zu verstehen ist. In diesem Zusammenhang erläutern die Kapitel 2.2.2 und 2.2.3 die Spirale des Wissens sowie die Bausteine des Wissensmanagements. Anschließend werden in Kapitel 2.2.4 die drei Strategien der Umsetzung von Wissensmanagement dargestellt. Punkt 2.2.5 geht näher auf die einzelnen Wissensträger ein, die die Grundlage für das Wissensmanagement bilden.

Kapitel 3 beleuchtet das Thema Wissensmanagement unter dem Blickpunkt der Organisationstheorie des Institutionalismus. Punkt 3.1 stellt neben dem Erkenntnisinteresse den organisationalen und aktuellen Kontext dieses Erklärungsansatzes dar, Punkt 3.2 erläutert, ausgehend vom grundlegenden Denkansatz der Institutionalisten, seine zentralen Aussagen. Nach einer Analyse aus makroinstitutioneller Perspektive im Punkt 3.3 stellt Punkt 3.4 den Bezug zur Thematik Wissensmanagement her und geht auf die daraus abzuleitenden Schlussfolgerungen ein.

Die Arbeit schließt mit einer kritischen Würdigung der erarbeiteten Ergebnisse und liefert einen Ausblick auf mögliche zukünftige Tendenzen und Entwicklungen.

2. Ansätze des Wissensmanagements

In Kapitel 2 werden nach einer Definition von Wissen verschiedene Wissensarten vorgestellt. Im Anschluss daran erfolgt die Erklärung der Spirale des Wissens sowie einzelner Bausteine und Strategien des Wissensmanagements, die in der weiteren Analyse als Instrumente von Wissensmanagement dienen werden. Am Ende dieses Kapitels werden die Wissensträger vorgestellt, die für eine erfolgreiche Umsetzung von Wissensmanagement unabdingbar sind.

2.1 Definition und Arten von Wissen

Der Begriff Wissen wird in der Literatur auf so vielfältige Art und Weise dargestellt, dass es nahezu unmöglich erscheint, eine allgemeingültige Definition zu liefern. An dieser Stelle werden deshalb einige Aspekte des Themas Wissen, die für diese Arbeit besonders wichtig sind, herausgegriffen, um sich so einer Definition zumindest anzunähern.

Zunächst muss eine Abgrenzung der Begriffe Zeichen, Daten, Informationen und Wissen vorgenommen werden. Die Dimension Zeichen beinhaltet alle Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Daten werden entweder aus einzelnen Zeichen oder einer Zeichenfolge zusammengesetzt. Die Zusammenfassung von Daten, eingebettet in einen kontextuellen Zusammenhang, wird Information genannt. Wissen gründet sich wiederum auf Informationen, daneben aber auch auf subjektive Erfahrungen, Werte und Normen sowie Fachkenntnissen. Es ist eingebettet in einen strukturellen und kontextuellen Rahmen und verfolgt einen bestimmten Zweck. Wissen kann als Mittel dienen, um Einfluss und Macht auszuüben und stellt deshalb gerade in wirtschaftlichen Bereichen ein kostbares Gut dar. Die Weitergabe von Wissen erfolgt über Wissensträger und unterliegt nicht zuletzt deshalb der Gefahr von Interpretationsfehlern. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen implizitem und explizitem Wissen.

Implizites Wissen umfasst individuelle Erfahrungen, Erinnerungen, Überzeugungen und das persönliche Wertesystem. Da es an Personen gebunden ist, ist es schwer formalisierbar und daher schwierig zu kommunizieren. Einerseits setzt sich implizites Wissen aus informalen und schwer dokumentierbaren technischen Fähigkeiten zusammen. Andererseits beinhaltet eine kognitive Ebene mentale Modelle, Überzeugungen und individuelle Perspektiven, die als selbstverständlich erachtet werden (nach Nonaka 1991, S.98).

Explizites Wissen dagegen ist bewusst, formal beschreibbar, strukturiert und gut artikulierbar. Es wird hauptsächlich in Textdokumenten und elektronischen Datenbanken erfasst.

Neben implizitem und explizitem Wissen kann eine Unterscheidung zwischen individuellem und kollektivem Wissen vorgenommen werden. Während individuelles Wissen nur für einzelne Personen zugänglich ist, kann auf kollektives Wissen von mehreren Personen zur gleichen Zeit zurückgegriffen werden. Sowohl die individuelle wie auch die kollektive Wissensbasis können durch Wissens- und Lernbarrieren in ihrer Erweiterung gehemmt werden. Möchte ein Unternehmen vorhandenes Wissen gezielt nutzen, muss beachtet werden, dass die optimale Ausschöpfung der Wissensbasis durch persönliche Interessen der Mitarbeiter wie zum Beispiel der Sicherung der eigene Position innerhalb der herrschenden Hierarchie beeinträchtigt wird.

Neben dem Abbau von Wissens- und Lernbarrieren steht die Umwandlung von implizitem in explizites Wissen für Organisationen im Vordergrund. Um Wissen in Organisationen als wertvolle Ressource nutzen zu können, muss es für alle Organisationsmitglieder im gleichen Maße zugänglich gemacht werden. Folglich ist der gezielte Einsatz von Methoden, die die impliziten Wissenspotentiale im Unternehmen zum Vorschein bringen, notwendig.

In Kapitel 2.2.1 wird nochmals gezielt auf die Notwendigkeit von Wissensmanagement verwiesen. Die Gründe für Wissensmanagement münden in einer für diese Arbeit gültigen Definition des Begriffs. In den Kapiteln 2.2.2 bis 2.2.4 werden Methoden zum Wissensmanagement vorgestellt. Die einzelnen Phasen der Spirale des Wissen und die Bausteine und Strategien des Wissensmanagements helfen dem Unternehmen auf unterschiedliche Art und Weise Wissenspotenziale nutzbar zu machen. Zur Abrundung wird am Schluss des zweiten Kapitels auf Wissensträger eingegangen, die die Grundlage allen Wissens bilden.

2.2 Wissensmanagement

2.2.1 Notwendigkeit und Definition von Wissensmanagement

Wissen wird in Organisationen oft als strategisches Betriebsvermögen angesehen. Als solches dient es der Wertschöpfung und muss deshalb besonders sorgsam gepflegt werden. Dies ist gerade vor dem Hintergrund hoher Mitarbeiterfluktuation und Rationalisierungsmaßnahmen besonders wichtig, um die Organisation vor Wissensverlusten zu schützen. Implizite Wissenspotenziale müssen zum Vorschein gebracht werden, es muss sichergestellt werden, dass Experten und Informationen identifiziert werden können, um Doppelarbeit oder Nacharbeit zu verhindern. Routinierter Wissensaustausch durch verlässliche Datensicherung und bedarfsgerechten Informationszugang machen es nicht nur neuen Mitarbeitern leichter, Kenntnisse und Erfahrungen anderer für die eigene Anwendung zu nutzen. Weitere Vorteile für die Organisation ergeben sich durch Fehlervermeidung und Reduktion von Entwicklungs- und Produktionszeiten bzw. –kosten. Durch die Wiederverwertbarkeit und Weiterentwicklung von Wissen wird die Organisation flexibel und schnell anpassungsfähig. Dies kann gerade unter den heutigen Bedingungen einer sich schnell verändernden Unternehmensumwelt einen maßgeblichen Wettbewerbsvorteil darstellen.

All diese Punkte belegen die Notwendigkeit einer strukturierten Organisation von Wissen. Effektives Wissensmanagement kann gewährleisten, dass diese strukturierte Organisation durch die richtigen internen Prozesse umgesetzt werden kann. Im Rahmen dieser Arbeit wird es deshalb folgendermaßen definiert:

Wissensmanagement vereinigt Strategien und Prozesse, Wissen in all seinen Formen innerhalb eines Unternehmens zu kreieren, erfassen, sammeln, speichern, verwalten, zu verteilen und zu internalisieren. Wissensmanagement hilft Unternehmen konkurrenzfähig zu sein und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. (nach o.V. 2001, http://www.iicm.edu). Es ist somit Aufgabe und Ziel des Wissensmanagements in Organisationen implizites in explizites Wissen umzuwandeln, um so die Wissensbasis nachhaltig zu sichern.

Die Organisation als solche stellt die Rahmenbedingungen zur Verfügung, die für die Sicherung der Wissensbasis wichtig ist. Zu erwähnen ist an dieser Stelle allerdings, dass Wissen ausschließlich durch ständige Lernprozesse der einzelnen Mitarbeiter generiert werden kann. Neues Wissen kann nur durch kontinuierlichen Wissensfluss, von der Kreierung organisationalen Wissens bis hin zur Internalisierung des Wissens, gebildet werden. „Der Wissensfluss ist Voraussetzung dafür, dass Wissen wachsen kann und aus vorhandenem Wissen wieder neues Wissen entstehen kann.“ (o.V. 2001, http://www.iicm.edu) Zur Sicherung der Weitergabe von Wissen bedarf es verschiedener Wissensprozesse, um die Kommunikation und Interaktion der Organisationsmitglieder zu forcieren.

Das folgende Kapitel beschreibt vier Wissensprozesse zur Transformation von implizitem und explizitem Wissen auf organisationaler Ebene und deren Zusammenhänge.

2.2.2 Spirale des Wissens

Bei der Spirale des Wissens handelt es sich um die dynamische Interaktion zwischen Individuen zur Erzeugung organisationalen Wissens. Die vier Grundmuster der Wissenserzeugung, die in Abbildung 1 dargestellt sind, bilden die Basis der Spirale des Wissens.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.1: Die vier Grundmuster der Wissenserzeugung nach Nonaka (Wagner, H. 1999, http://www.hubert-wagner.de)

Sozialisation

Unter Sozialisation versteht man die Umwandlung von implizitem in implizites Wissen. Da implizites Wissen nicht schriftlich fixiert ist, sondern in routinierten Handlungen gespeichert ist, erfolgt die Sozialisation durch Beobachtung, Nachahmung und eigene Anwendung (nach Nonaka 1991, S. 99). Indem die Individuen das implizite Wissen direkt miteinander teilen, werden auf diese Weise die Lehrinhalte in die eigene implizite Wissensbasis aufgenommen.

Externalisierung

Von Externalisierung bzw. Artikulation spricht man, wenn durch Kommunikation der Individuen aus implizitem explizites Wissen wird. Dokumente, Arbeitsanweisungen und Dialoge dienen als Grundlage der Wissensteilung und machen das Wissen so für alle Organisationsmitglieder verfügbar. Die Externalisierung stellt für das Unternehmen die wichtigste Phase dar, da durch Artikulation neues organisationales Wissen generiert wird. Gründet sich das Wissen der Individuen auf unterschiedliche kontextuelle Zusammenhänge oder Erfahrungen, hilft die Darstellung durch bildliche Vergleiche oder Symbolik dabei, eine verständliche Ausdrucksweise zu gewährleisten. Implizites Wissen kann also am besten unter Zuhilfenahme von Metaphern, Analogien und Modellen artikuliert werden.

Kombination

Werden bereits vorhandene Informationen verschiedener Quellen miteinander verknüpft, nennt man dies Kombination. Dabei wird die Wissensbasis der Organisation nicht vergrößert, da explizites Wissen lediglich zu neuem explizitem Wissen aufbereitet wird. Höhere Nutzen für die Organisation ergibt sich in dieser Phase folglich nur durch Zusammenfügen externalisierten Wissens. Die Kombination externalisierten Wissens kann über verschiedenste Medien, Dokumente, Treffen, Gespräche am Telefon und elektronische Netzwerke erfolgen (nach Mittelmann, A. 2001, http://www.artm-friends.at).

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