Management Informationssysteme. Konzeption und Einführung.

INHALTSVERZEICHNIS

1 Einleitung
1.1 Was sind Management Informationssysteme ( MIS ) ?
1.2 Warum braucht man heutzutage MIS ?

2 Die Entstehungsgeschichte und Einordnung der MIS
2.1 Die Geschichte der MIS
2.2 Informations- Management, der Grund für ein MIS
2.2.1 Der Erfolgsfaktor Information
2.2.2 Die Bestandteile des Informations- Management
2.2.3 I-Management als Führungswerkzeug mit Hilfe von MIS
2.3 Die Hierarchie der MIS

3 Die Einführung und Probleme der MIS
3.1 MIS der Weg zum Erfolg ?
3.1.1 MIS Vorteile und Potential
3.1.2 Die Erwartungen und Anforderungen an ein MIS
3.2 Die Konzeption eines MIS
3.2.1 Der Aufbau
3.2.2 Die Funktionen eines MIS
3.2.3 Die Stufen der Informationsbeschaffung
3.3 Die Einführung eines MIS
3.3.1 Grundlagen und Voraussetzungen
3.3.2 Die Entwicklung eines MIS
3.3.3 Die Einführung ( konventionelles Vorgehen / Prototyping )
3.4 Die Probleme bei der Konzeption, der Einführung und der Benutzung eines MIS anhand der 6 P’s
3.5 Wirtschaftlichkeit eines MIS
3.6 Externe Datenbeschaffung für ein MIS

4 Schlußbetrachtung

Anhang
A.) Literaturverzeichnis
B.) Ehrenwörtliche Erklärung

1. Einleitung

1.1 Was sind Management Informationssysteme ( MIS ) ?

Management Informationssysteme ( MIS ) sind heutzutage ein wichtiger Erfolgsfaktor in einem Unternehmen. Mit diesen Systemen wird gewährleistet, daß unser Management ständig mit genügend, zielgerichteter und wichtiger Information versorgt wird, damit deren Entscheidungen genauso treffsicher und qualitativ gleichwertig ausfallen, wie die gelieferte Information. Damit dienen die MIS einer Vereinfachung der Informations- versorgung und hauptsächlich einer Filtration der wichtigen Informationen und damit der Qualität, doch müssen die Ursprungsinformationen richtig sein, denn ob sich eine falsche Information unter richtigen verbirgt, können die MIS ( bis jetzt jedenfalls ) noch nicht erkennen.

MIS werden heutzutage als computerunterstützte Informationssysteme angesehen, die die führungsrelevanten Informationen an die betreffenden Manager weiterleiten. Eine wichtige Aufgabe ist in diesem Zusammenhang die Abgrenzung zu nicht relevanter Information, da der Manager sich sonst im Informations-Chaos kaum noch zurechtfände. Natürlich werden auch die MIS - wie alle anderen Führungserscheinungen - von den übergeordneten Unternehmenszielen abgeleitet und hängen eng mit der Organisations-struktur in einem Unternehmen zusammen. So wandeln sich auch die MIS mit einer Veränderung der Struktur eines Unternehmens.

Welchen Inhalt die MIS dem jeweiligen Manager liefern hängt eng mit dessen Wünschen und Anforderungen zusammen und damit auch mit den gegenwärtigen Meinungen. MIS sind Bestandteil der Führung eines Managers und bilden dement-sprechend seine Führungsziele ab, außerdem sind sie eine Möglichkeit der Zielkontrolle¹.

1.2. Warum braucht man heutzutage MIS ?

In der heutigen Zeit wird es für ein Unternehmen immer wichtiger schnell reagieren oder besser noch agieren zu können. Allein die rechtzeitige Wahrnehmung einer Veränderung oder Umwälzung entscheidet über das Überleben. Dazu bieten die MIS eine sehr schnelle Möglichkeit der Informationsversorgung mit relevanter Information. Durch dieses schnellere

Agieren aber erhöht sich wiederum der Informationsbedarf und damit die Flut von Information, die gefiltert werden müssen und somit folgt, daß MIS nicht mehr entbehrbar sind. Ein Teufelskreislauf.

Eine optimale Informationsversorgung kann aber auch eine Antwort auf diese internen und externen Herausforderungen sein. Denn mit Information kann man versuchen diesen rasanten Entwicklungen entgegenzusteuern oder sie zumindest zu beruhigen. Einen erheblichen Teil an Informationsverarbeitung - und damit Arbeit - übernehmen die MIS, deren Bedeutung gerade durch die Entwicklung der heutigen Computer erst herausgestellt wurde.

Die Veränderungen der Umfelder eines Unternehmens tragen dazu bei, daß die MIS für eine Unternehmung immer wichtiger werden, um diese Umwälzungen besser in den Griff zu bekommen.

Umfeldveränderungen²

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Dieser Bericht soll dabei helfen eine kurze Übersicht über MIS zu bekommen, und damit diese Veränderungen zu meistern. Natürlich sind dies keine ganz neuen Erkenntnisse und eindeutige Erfolgsrezepte, sondern durch wissenschaftliche Literatur fundierte Schlußfolgerungen und Empfehlungen.

Einerseits soll aufgezeigt werden, welchen wichtigen Teil des Informations- Management die MIS einnehmen, deren geschichtlichen Entwicklung, sowie eine kurze Abgrenzung zu anderen Informationssystemen, wobei dies für den zweiten Teil eine eher unwichtige Rolle spielt³. Im zweiten Teil werden ein grober Umriß für die Konzeption, die Einführung und die damit verbundenen Probleme aufgeführt.

Da die externe Datenbeschaffung auf den Datenhighways dieser Welt ( z.B. Internet ) immer einfacher und gefragter werden, ist dies noch in einem extra Kapitel aufgeführt.

2. Die Entstehungsgeschichte und Einordnung der MIS

2.1 Die Geschichte der MIS

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Idee der MIS reicht bis in die Mitte der 60er Jahre zurück, da hier zum ersten Mal die Rechner über genügend Möglichkeiten verfügten ein MIS zu verwirklichen. Allerdings wurden so hohe Anforderungen an die Hardware gestellt, daß die Computer dies nicht schafften und die Entwicklung von MIS somit zurückgestellt wurden, auch war die Unterstützung für das Management zu gering, als daß sich die Investitionen gelohnt hätten. In dieser Zeit wurden dann auch Begriffe wie MIES und MIST für MIS geprägt.

Erst Mitte der 80er Jahre stieg die Bedeutung der MIS wieder, weil durch die Einführung der Personal - Computer es eine kostengünstige, leistungsstarke Basis für die Informationsverarbeitung gab. Heute im Bereich von Netzwerken, Online-Diensten und Multimedia bietet sich eine gute Chance für externe und interne Datenbeschaffung und somit die besten Voraussetzungen für ein effektives Informationssystem, das noch lange nicht voll ausgereizt wird.

2.2 Informations - Management, der Grund für ein MIS

2.2.1 Der Erfolgsfaktor Information

Die Information bekommt in den heutigen Unternehmen immer mehr strategische Bedeutung. Sie gilt als gesellschaftliches Phänomen, da sie unser Leben immer mehr bestimmt ⁵

- der Trend zur „ Informationsgesellschaft “ ist unaufhaltsam. Aber auch von den Betrieben wird sie immer mehr als Wettbewerbswaffe im täglichen Überlebenskampf eingesetzt. Wirtschaftlich und effizient genutzt hat sie indirekt Einfluß auf den Gewinn eines Unternehmens, sie gilt nach der Meinung vieler als weiterer Produktionsfaktor, Erfolgsfaktor :

Unternehmenserfolg

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wie wichtig Information für den Unternehmenserfolg sein kann, zeigt eine Studie⁶, die das Informationsmanagement in erfolgreichen Unternehmen untersuchte:

- Die Unternehmen hatten einen hohen Informationsstand in den marktnahen Funktionsbereichen entwickelt.
- besaßen eine gleichmäßige informationstechnische Durchdringung in den Führungsebenen
- ordneten dem Informationsmanagement einen sehr hohen Stellenwert zu, d.h. bereichsübergreifend mit unternehmerischer Verantwortung ausgestattet.

Außerdem zeigte sich, daß ein gutes Informationsmanagement flache Hierarchien bevorzugt, und daß die Zufriedenheit mit MIS niedriger war, wenn das Ziel der MIS hauptsächlich Kosteneinsparungen waren.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Voraussetzung für diese Betrachtungen sind natürlich immer die richtigen Informationen. Dazu zählt, daß die Information relevant, dynamisch, zweckgerichtet und qualitativ hochwertig sein muß. Darunter fällt :

Hierbei spielt es keine Rolle ob es sich um primäre ( selbst erarbeitete ) oder sekundäre, spezielle oder generelle Informationen handelt.

2.2.2 Die Bestandteile des Informations - Management

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wie bei jedem Management prägt auch beim Informationsmanagement das Umfeld die Art und Weise wie geführt wird. Die Informationsbereitschaft ist die Aufnahme, Verarbeitung und Weitergabe von Information durch die Mitarbeiter. Oft gibt es hier Probleme wegen der richtigen Weitergabe, weil in vielen Vorstellungen Wissen als Macht angesehen wird und deshalb, anstatt geteilt zu werden, gehortet wird. Das Informationspotential spiegelt die Qualität und Menge der verfügbaren Informationen wieder, während die Informationstechnologie das Werkzeug des Informationsaustausch ist. Hierunter fallen die Hard- und Software, die Modelle und Instrumente der Datenverarbeitung, also die MIS.⁸

Das Informationsmanagement läßt sich nach strategischen und operativen Gesichtspunkten gliedern. Die strategische Seite des Informationsmanagement berücksichtigt dabei die Unternehmensgegebenheiten und die Unternehmensstrategie zur Entwicklung einer Informationsstrategie. Sie achtet darauf das Barrieren gegenüber dem Informationsaustausch zwischen den einzelnen organisatorischen Einheiten abgebaut oder beseitigt werden müssen, z.B. durch Schulungen der Mitarbeiter und eine richtige Einführung der MIS. Die operativen Aspekte sind das Systemmanagement, d.h. welche Inhalte das MIS umfassen soll, und das Endbenutzermanagement, d.h. die Implementierung und individuelle Benutzeroberflächen des MIS.⁹

2.2.3 Informationsmanagement als Führungswerkzeug mit Hilfe der MIS

Information ist z.B. ein großer Bestandteil des Führungskonzeptes MBO ( Management mit Hilfe von Zielvorgaben ). Die erreichten Ziele können leicht mit Hilfe von MIS abgerufen werden und werden mit dem Soll- Zustand vom Programm verglichen. Solange keine Abweichungen vorhanden sind, läuft alles normal weiter und der Manager braucht sich nicht um ständige Zielerreichungskontrolle kümmern. Bei einer Abweichung meldet das Programm eine Fehlermeldung und der Manager kann einschreiten. Wichtig dabei ist allerdings die richtige Eingabe der Information, damit diese Konzept funktionieren kann.

2.3. Die Hierarchie der MIS

Es wäre falsch alle Führungsinformationssysteme als MIS zu bezeichnen ohne die richtige Abgrenzung zu den anderen Informationssystemen zu geben.¹⁰

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]

¹ Vgl. (3) R.Hichert „ Management Informationssysteme“ (7) S. 74

² Vgl. (1) H.Heilmann „Informationsmanagement“ (IV) S. 91

³ Der Verfasser macht im zweiten Teil keinen Unterschied zwischen einem DSS, MIS oder anderem Führungsinformationssystem ( siehe auch 2.3.)

⁴ Bild Vgl. (3) R.Hichert „ Management Informationssysteme“ (12) S. 137 und Vgl. (1) H.Heilmann „Informationsmanagement“ (V) S. 111

⁵ Bild Vgl. (1) H.Heilmann „Informationsmanagement“ (II) S. 39

⁶ Vgl. (6) A. Meyer-Piening „Informationsmanagement in Erfolgreichen Unternehmen“ S. 18-25

⁷ Bild Vgl. (1) H.Heilmann „Informationsmanagement“ (I) S. 10 und (II) S. 35

⁸ Vgl. (1) H.Heilmann „Informationsmanagement“ (I) S. 10

⁹ Vgl. (1) H.Heilmann „Informationsmanagement“ (I) S. 12/13

¹⁰ Bild Vgl. (5) A.Scheer „Principles of Efficient Information Management“ S. 24