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Der Geschäftsprozess der Inventur in komplexen Intralogistik-Lagersystemen

Diplomarbeit 2004 76 Seiten

BWL - Beschaffung, Produktion, Logistik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Definition der Inventur
2.1 Inventurbegriff nach Handelsrecht und Steuerrecht
2.2 Bedeutung und Aufgaben der Inventur
2.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

3. Formen der Inventur
3.1 Stichtagsinventur
3.2 Vor- oder nachverlegte Inventur
3.3 Permanente Inventur
3.3.1 Definition der permanenten Inventur
3.3.2 Einlagerungsinventur
3.3.3 Spezialfälle der permanenten Inventur
3.4 Stichprobeninventur

4. Definition verschiedener Lagersysteme
4.1 Papiergeführtes Regallagersystem
4.2 Datenfunkgeführtes Regallagersystem
4.3 Vollautomatisches Regallagersystem
4.4 Blocklagersystem
4.5 Durchlaufregal-Lagersystem
4.6 Pick-by-Light-Lagersystem

5. Inventurablauf in den verschiedenen Lagersystemen
5.1 Initiierung der Inventur
5.1.1 Automatische oder manuelle Initiierung
5.1.2 Initiierung der Stichtagsinventur
5.1.3 Initiierung der vor- oder nachverlegten Inventur
5.1.4 Initiierung der permanenten Inventur
5.1.5 Initiierung der Stichprobeninventur
5.2 Durchführung der Inventur
5.2.1 Inventur in papiergeführten Lagersystemen
5.2.2 Inventur in datenfunkgeführten Lagersystemen
5.2.3 Inventur in vollautomatischen Lagersystemen
5.2.4 Inventur im Blocklager
5.2.5 Inventur in Durchlaufregal-Lagersystemen
5.2.6 Inventur in Pick-by-Light-Lagersystemen
5.3 Auswertung der Inventur

6. Dokumente und Daten der Inventur
6.1 Inventurplan
6.2 Inventurliste
6.3 Inventurfragebogen
6.4 Inventurdaten in viad@t

7. Inventur in viad@t 6.1
7.1 Aktuelle Implementierung der Inventur in viad@t 6.1
7.2 Analyse des Inventurprozesses in viad@t
7.3 Verbesserungsvorschläge für viad@t

8. Schlussbetrachtung

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Übersicht über die GoI

Abbildung 2: Wertfortschreibung und -rückrechnung zur Wertbestimmung der Bestände

Abbildung 3: Diagramm für das Testverfahren mit Rückweisungs- und Annahmegrenze

Abbildung 4: Arbeitsplatz eines funkgeführten Regallagers

Abbildung 5: Vereinfachter Ausschnitt aus einem Funklager

Abbildung 6: Arbeitsplatz eines automatischen Regallagers

Abbildung 7: Exemplarischer Aufbau eines automatischen Regallagersystems

Abbildung 8: Vereinfachte Darstellung eines Blocklagers

Abbildung 9: Beispiel eines Blocklagers

Abbildung 10: Vereinfachte Darstellung des Pick-by-Light-Systems

Abbildung 11: Beispiel einer Inventurzählliste

Abbildung 12: Beispiel einer Inventurliste

Abbildung 13: Auszug aus einem Inventurfragebogen der BDO Deutsche Warentreuhand

Abbildung 14: Abbildung der Bestandsdaten in der Datenbank

Abbildung 15: Datenfluss in einem Beispiel-Lagersystem

Abbildung 16: Dialog für die Inventuranforderung

Abbildung 17: Inventurdialog für die Zählung

Abbildung 18: Bestätigungsdialog für die Inventurdifferenz

Abbildung 19: Abschlussdialog des Inventurauftrags

Vorwort

Die vorliegende Diplomarbeit beschreibt den Inventurprozess in Lagersystemen für die La­ger­verwaltungssoftware viad@t von viastore systems GmbH. Sie verwendet deswegen vorwiegend viad@t-spezifische Begriffsbestimmungen, die in den Lagern von viastore systems üblich sind. Die Bilder der Diplomarbeit entstammen, wenn nicht anders vermerkt, aus dem Bilderarchiv von viastore systems, dem Anwenderhandbuch und aus der Software viad@t selbst.

Des Weiteren fließen in diese Arbeit langjährige Erfahrungen der Kollegen ein, die durch Gespräche und Diskussionen eruiert wurden. Das betrifft vor allem die Prozessabläufe, da die unterschiedliche komplexe Funktionalität der verschiedenen Lagerarten unterstützt durch die Erfahrung und die vorhandene Problemkenntnis der Mitarbeiter richtig erfasst und überprüft werden konnte. Zudem war für die Beschreibung vor allem des Pick-by-Light-Systems eine Lagerbesichtigung von großem Nutzen, weil dadurch zusätzliche Informationen in die Diplomarbeit eingeflossen sind.

Für eine korrekte Darstellung des diffizilen Themas der Inventur und diesbezüglich vor allem deren verschiedenen Ausprägungen war ein intensives Gespräch mit einem Wirtschaftprüfer der BDO Deutsche Warentreuhand Aktiengesellschaft hilfreich. Zusätzlich zu dem Interview waren für diese Arbeit zur Verfügung gestellte spezielle Bücher des Wirtschaftsprüfers und eine Checkliste für Inventurbeobachtungen als Quellen sehr nützlich.

1. Einleitung

Jedes Unternehmen muss laut Gesetzgeber mindestens einmal pro Geschäftsjahr eine Inventur der Lagerbestände durchführen, um die Vermögensverhältnisse für die Bilanz zu erfassen. Der Geschäftsprozess gibt Hinweise auf Schwachstellen und deckt Bestandsdifferenzen auf, kann aber auch zu Gewinneinbußen des Betriebsablaufs, beispielsweise durch eine Betriebsschließung oder höheren Kosten durch Mehrarbeit beziehungsweise Störungen, führen. Für die effiziente Gestaltung der Inventur sind deshalb genaue Kenntnisse bezüglich der gesetzlichen Auflagen sowie der Anforderungen der Wirtschaftsprüfer erforderlich.

Generell sollte die Inventur nicht nur der rationellen Erfüllung der rechtlichen Vorschriften dienen, sondern auch so angelegt sein, dass die Disposition und die Materialversorgung insgesamt von der Inventur profitieren. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es einerseits wichtig, die geeignete Inventurform für das vorhandene Lagersystem zu finden, sowie andererseits entscheidend, wie der Geschäftsprozess der Inventur in der Lagerverwaltungssoftware implementiert und in der speziellen Lagerart durchgeführt wird.

Die vorliegende Diplomarbeit soll helfen, in diesen Punkten Klarheit zu schaffen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Analyse des Geschäftsprozesses der Inventur, da in der Lagerverwaltungssoftware viad@t der Firma viastore systems GmbH noch keine vollständige Implementierung zugeschnitten auf die verschiedenen Lagersysteme entwickelt wurde. Die Beschreibung des Inventurprozesses soll als Grundlage für die komplette Aufnahme der Inventur in die Software viad@t dienen, damit angepasst auf die unterschiedlichen Lagerarten geeignete Funktionalitäten zur Verfügung gestellt werden können.

Die Diplomarbeit ist grob in Begriffsbestimmungen, Analyse des Geschäftsprozesses und ergänzende Erläuterungen über die Handhabung der Dokumente und Daten sowie über die aktuelle Implementierung in viad@t 6.1 gegliedert. Im folgenden Kapitel wird der Begriff der Inventur allgemein anhand rechtlicher Definitionen und geltender Grundsätze näher charakterisiert. Um die Komplexität der Inventur auf die wichtigsten Punkte einzugrenzen, wird im darauf folgenden Gliederungspunkt auf die vier häufigsten Inventurarten eingegangen. Das Kapitel 4 stellt dann, nach einer näheren Lagerartbeschreibung, den Bezug vom Lager zu den Inventurformen her. Es werden dabei Lagersysteme abstrakt zusammengefasst beschrieben, die von viastore systems realisiert werden können. In Kapitel 5 wird der Geschäftsprozess der Inventur in drei Teilen strukturiert nacheinander behandelt. Dabei werden die Initiierung von den Inventurarten und die Durchführung von den Lagerformen abhängig beschrieben. Parallel zu diesem Text befinden sich Prozessgrafiken im Anhang der Arbeit. Kapitel 6 befasst sich mit den Dokumenten und den Daten der Inventur speziell bei der Lagerverwaltungssoftware viad@t, um deren wichtige Aufgaben und Funktionen hervorzuheben. Das letzte Kapitel gibt anschließend einen Einblick in die aktuelle Implementierung der Inventur in der Lagerverwaltungssoftware viad@t 6.1 und zeigt in Bezug zu der Beschreibung Verbesserungsvorschläge auf.

Mit diesem Aufbau soll der komplexe Geschäftsprozess der Inventur in intralogistischen Lagersystemen klar analysiert und verständlich beschrieben werden. Um den Ablauf der Inventur von der Initiierung über die Durchführung bis zur Auswertung zu verstehen, ist eine grundlegende Begriffsbestimmung notwendig. Das folgende Kapitel beschäftigt sich daher zuerst mit der allgemeinen Definition der Inventur.

2.Definition der Inventur

Die Inventur beziehungsweise die Bestimmung des Inventars ist eine Grundlage für die Bilanz und damit ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. In diesem Kapitel wird der Begriff Inventur sowohl handels- als auch steuerrechtlich durchleuchtet. Darauf folgend werden die Bedeutung und die Aufgaben der Inventur eingegrenzt sowie anschließend die Grundsätze für eine einheitliche Behandlung der Inventur beschrieben.

2.1 Inventurbegriff nach Handelsrecht und Steuerrecht

Der Begriff des Inventars und den daraus entstehenden Pflichten ist im Handelsrecht unterstützt vom Steuerrecht deutlich beschrieben. So ist jeder Kaufmann handelsrechtlich aufgrund von § 240 Abs. 1, 2 HGB und steuerrechtlich aufgrund von §§ 140-141 der Abgabenordnung dazu verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres seine Grundstücke, Forderungen und Verbindlichkeiten, den Bargeld-Bestand sowie sonstige Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert zu erfassen. Die Dauer des Geschäftsjahres, für dessen Schluss ein solches Inventar regelmäßig zu erstellen ist, darf 12 Monate nicht überschreiten, wobei Geschäftsjahr und Kalenderjahr nicht notwendigerweise übereinstimmen müssen, wie in § 240 Abs. 2 HGB beschrieben. Kürzere Geschäftsjahre können sich zum Beispiel bei Gründung eines Unternehmens zur Angleichung des Geschäftsjahres an das Kalenderjahr ergeben.

Den Vorgang dieser Bestandsaufnahme bezeichnet man in der Literatur[1] als Inventur, obwohl im Gesetz der Begriff weder erwähnt noch ausgelegt wird. Weitere Versuche, die Inventur zu beschreiben, engen die Definition hinsichtlich Verfahren und Umfang ein. So wird die Inventur einer körperlichen Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen oder Wiegen gleichgesetzt[2] oder aber als Buchinventur für nichtkörperliche Gegenstände wie Verbindlichkeiten, Forderungen oder Bankguthaben unterschieden. Im Hinblick auf den Umfang der Inventur wird sie als das Erfassen von Vorratsvermögen definiert, da das Vorratsvermögen von zentraler Bedeutung für die Aufstellung des Jahresabschlusses ist und den höchsten Arbeitsaufwand erfordert.[3]

Zur Erleichterung der Inventur gibt der Gesetzgeber dem Kaufmann die Möglichkeit einer Fest- und einer Gruppenbewertung. Vermögensgegenstände, die einen geringen Wert haben und regelmäßig ersetzt werden, können laut § 240 Abs. 3 HGB mit einer gleich bleibenden Menge und Wert fest bewertet werden. Nach § 240 Abs. 4 HGB ist es möglich, gleichwertige Vermögensgegenstände oder Verbindlichkeiten zu Gruppen zusammenzufassen und mit einem durchschnittlichen Wert anzusetzen.

Da der Prozess der Inventur mit sehr hohem Arbeitsaufwand verbunden ist, erlaubt der Gesetzgeber verschiedene Verfahren zur Vereinfachung der Inventur. In § 241 Abs. 1 HGB werden die Bedingungen für eine Stichprobenanalyse dargestellt.[4] Darauf folgend sind in § 241 Abs. 2, 3 HGB die zeitlichen Verfahren Stichtagsinventur, verlegte und permanente Inventur beschrieben. Alle Inventurvereinfachungsverfahren werden im dritten Kapitel ausführlich definiert und voneinander abgegrenzt.

2.2 Bedeutung und Aufgaben der Inventur

Die Inventur spielt eine wichtige Rolle beim betrieblichen Rechnungswesen, weil sie für die Eröffnungsbilanz zu Beginn eines Handelsgewerbes oder zur Ableitung von Jahresabschlussbilanzen ein vollständiges, detailliertes art-, mengen- und wertmäßiges Verzeichnis beziehungsweise Inventar erstellt, das als Grundlage für die doppelte Buchführung[5] dient.

Die bilanzielle Auflistung der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten setzt also die Erfassung des Bestandes zum Abschlussstichtag voraus und soll damit ein zuverlässiges Mengengerüst für die Bilanz darstellen. Damit besteht die Hauptaufgabe der Inventur darin, zu einem sachgerechten und vollständigen Jahresabschluss beizutragen und dem Nachweis der in der Bilanz ausgewiesenen Vorratsposten zu dienen. Des Weiteren kann das Inventar als Ergebnis der Inventur erforderliche Qualitäts- und Wertangaben für spätere Bewertungszwecke bereitstellen.[6]

Durch die eigenständige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten werden darüber hinaus eine wirksame Kontrolle und ein Abgleich der Buchführung mit den tatsächlichen Beständen ermöglicht. Die Inventur und das Inventar erfüllen deshalb auch eine Sicherungs- und Überwachungsfunktion. Außerdem wird durch eine Beeinflussung des Mitarbeiterbewusstseins eine möglichst frühzeitige Reaktion auf die Ursachen von Mengendifferenzen also eine Präventivfunktion erfüllt. Durch eine Veränderung der Vorgehensweise bei der buchhalterischen Erfassung der Geschäftsvorfälle wird zusätzlich eine Initiatorfunktion erreicht. Werden in einer Bestandbuchführung nur die Zugänge, nicht aber auch die Abgänge buchmäßig festgehalten - was bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Waren häufig der Fall ist - , dann dient die Inventur nicht nur der Abstimmung zwischen Buch- und Istbestand, sondern bewährt sich auch als unumgängliches Hilfsmittel zur Feststellung des wertmäßigen Verbrauchs.[7]

Die Aufgaben der Inventur umfassen Planung, Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Auswertung sowie die Aufstellung des Inventars. Um die Vorgaben zu erfüllen und den korrekten Verlauf der Inventur zu gewähren, sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten, die im folgenden Abschnitt besprochen werden.

2.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

Der Vollständigkeitsgrundsatz des § 246 Abs. 1 HGB erfordert die Inventarisierung sämtlicher Vermögensgegenstände bzw. Wirtschaftsgüter. Daraus resultieren jedoch gewichtige Abgrenzungsprobleme in zeitlicher, räumlicher, rechtlicher sowie wirtschaftlicher Hinsicht. Da weder im Handels- noch im Steuerrecht vorgeschrieben ist, wie die Inventur durchzuführen beziehungsweise das Inventar aufzustellen ist, werden die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung angewendet[8]. Dabei ist zu beachten, dass für die Inventarerfassung prinzipiell nicht die juristischen, sondern die wirtschaftlichen Verhältnisse maßgebend sind, wie in § 39 Abs. 2 AO erläutert ist.

Sie setzen sich zusammen aus:

- Grundsatz der Vollständigkeit: Nach dem Vollständigkeitsgrundsatz müssen bei der Inventur sämtliche Vermögensgegenstände erfasst werden, mit Ausnahme geringwertiger Anlagegüter, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten nicht mehr als 60 € betragen und die im Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden. Die Inventarisierungspflicht ist dabei nicht zwingend am juristischen, sondern am wirtschaftlichen Eigentum orientiert.
- Grundsatz der Richtigkeit: Dieser Grundsatz erfordert es, dass alle durch die Inventur ermittelten Angaben sachlich zutreffen und mit den Tatsachen übereinstimmen, dass eine sachbezogene Richtigkeit vorliegt.
- Grundsatz der Willkürfreiheit: Bei subjektiv geprägten Inventur- und Inventarangaben wie beispielsweise bei der Erfassung der Verbindlichkeiten oder Art und Beschaffenheit eines Vermögensgegenstandes müssen für den Mengennachweis und die Bewertung alle vorhandenen Informationen zur sachgerechten Identifizierung bereitgestellt werden, also eine personenbezogene Richtigkeit gewährleistet sein. Der Mengennachweis ist dabei durch eine zuverlässige Erfassungsmethode zu führen.
- Grundsatz der Klarheit: Dieser Grundsatz erfordert es, dass die einzelnen Inventurposten durch eine eindeutige Bezeichnung inhaltlich präzise umrissen und von anderen Posten eindeutig abgegrenzt sind. Sämtliche Inventurangaben und das Inventar sind zudem verständlich und übersichtlich darzustellen.
- Grundsatz der Nachprüfbarkeit: Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind so zu kennzeichnen, dass ein sachverständiger Dritter über die aufbewahrten Unterlagen die Wertfindung und das Inventar sowie das Vorgehen bei der Inventuraufnahme mit angemessenem Aufwand kontrollieren kann.
- Grundsatz der Einzelerfassung und Einzelbewertung: Nach diesen Grundsätzen sind alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten nach Art, Menge und Beschaffenheit gesondert zu erfassen und einzeln zu bewerten sowie im Inventar aufzuführen; siehe dazu § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB. Bestandsaufnahme und Bewertung können dabei zeitlich losgelöst von einander erfolgen, wobei bereits bei der Inventur Angaben zur Bewertung beispielsweise bei Qualitätsminderung gemacht werden. Die Pflicht zur Einzelerfassung und Einzelbewertung ist, abgesehen von den Ausnahmen der Gruppen- und Festbewertungsverfahren, nur dadurch begrenzt, dass keine unzumutbaren und unverhältnismäßig hohen Anforderungen zu stellen sind.[9]
- Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit: Als Ergänzung der materiellen und formellen Inventurgrundsätze dient dieser Grundsatz der Feststellung, dass die Inventur dem ökonomischen Prinzip unterliegt. Damit werden die anderen Grundsätze unter Beachtung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten relativiert, um den Aufwand der Inventur in Grenzen zu halten. Außerdem wird durch den Grundsatz der Wesentlichkeit die Ermittlung und Bereitstellung von Kontrollinformationen durch die Inventur auf ihren Nutzen hinterfragt und gegebenenfalls beschränkt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Übersicht über die GoI[10]

Alle aufgezählten Grundsätze, wie in Abbildung 1 dargestellt, müssen in der unternehmensspezifischen Form der Inventur enthalten sein und beachtet werden. Welche Inventurformen dabei angewendet werden können, wird im folgenden Kapitel dargestellt.

3. Formen der Inventur

Die Erstellung des Inventars kann auf der Grundlage unterschiedlicher Vorgehensweisen erfolgen. Die dabei angewandten Inventurformen sind durch eine Kombination von Merkmalen gekennzeichnet, wobei eine Kategorisierung in Art und Umfang der Aufnahme sowie zeitliche Anordnung vorgenommen werden kann.[11] Wenn die Inventur nach Art der Aufnahme unterschieden wird, ist zwischen der körperlichen Bestandsfeststellung, also der physischen Prüfung, und der Buchinventur, die mit Hilfe von Belegen den immateriellen Nachweis erbringen soll, zu differenzieren. Bei einer Einteilung nach dem Umfang der Aufnahme gibt es die Möglichkeiten einer vollständigen beziehungsweise lückenlosen Inventur und einer Stichprobeninventur, die in Abschnitt 3.4 genauer beschrieben wird. Zeitlich lässt sich die Bestandserfassung in Stichtagsinventur, vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur in Gliederungspunkt 3.2 sowie in die permanente Inventur unterscheiden. Die besondere Bedeutung der permanenten Inventur vor allem für automatisierte Lager wird durch den ausführlichen Abschnitt 3.3 hervorgehoben. Da es in der Praxis viele Mischformen gibt, werden in den folgenden Abschnitten nur die wichtigsten Inventurarten abstrahiert vorgestellt.

3.1 Stichtagsinventur

Nach § 240 Abs. 1, 2 HGB soll die Inventur am Bilanzstichtag vorgenommen werden. Da dies aus organisatorischen Gründen in der Regel nicht immer möglich ist, kann die Bestandsaufnahme, laut R 30 Abs. 1 Satz 2 EstR, auch innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. In diesem Falle handelt es sich um eine zeitnahe Inventur, die an die Stelle der Stichtagsinventur tritt.[12] Die Inventurform ist prinzipiell auf alle Vorratsgüter anwendbar. Es wird also an dem festgelegten Termin sowohl mit Hilfe einer körperlichen Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen oder Wiegen die Art und Menge der Güter festgestellt als auch die buch- und belegmäßige Aufnahme vorgenommen und anschließend mit den Solldaten verglichen.[13]

Diese Art von Inventur hat den Vorteil, dass der gesamte Prozess am Stichtag optimal unter Kontrolle gehalten werden kann. Der einheitliche Termin zusammen mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Inventur gewährleistet einen verhältnismäßig guten Schutz vor Erfassungsfehlern, wie Nicht- oder Doppelerfassung, und erleichtert die Fehlersuche, vor allem aus dem Grund, dass sich mehrere Mitarbeiter gemeinsam auf auftretende Differenzen konzentrieren können. Des Weiteren fallen wegen des fixen Termins und der begrenzten Dauer der Inventur keine weiteren Arbeiten während des Geschäftsjahres an, und es sind nur geringfügige Aufzeichnungen für Bestandsänderungen notwendig. Begünstigt durch eine Betriebsschließung oder Produktionsunterbrechung ist die Stichtagsinventur die optimale Form der Kontrolle für die Buchführung und die Lagerverwaltung, insbesondere weil auch in einem Arbeitsgang befindliche Waren und Werkzeuge einfacher erfasst werden können.[14]

Nachteilig wirkt sich die Betriebsschließung beziehungsweise die Produktionsunterbrechung auf die Erträge aus, da für einen kontrollierten Verlauf in dieser Zeit das Personal für die Inventur benötigt wird. Die Mitarbeiter sind generell eine problematische Schwachstelle, weil sie die kontrollierende Instanz sind und damit die Verantwortung für das korrekte Zählen haben. Wegen des hohen Personalbedarfs sind Unternehmen gezwungen, Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen oder sogar Fremdpersonal für die Inventur heranzuziehen. Dabei besteht bei unterqualifizierten Personen die Gefahr von Fehlern. Bei überqualifizierten Mitarbeitern ist der Vorgang nicht nur unwirtschaftlich, sondern auch durch mangelnde Motivation fehlerträchtig. Auch ein normalerweise hoher Zeitdruck wirkt sich negativ auf die Sorgfalt und Genauigkeit der Zählungen aus. Des Weiteren ist der Inventurstichtag unflexibel, da er sich nicht nach der Auslastung oder Zeiten mit niedriger Beschäftigung im Unternehmen richtet, was im ungünstigsten Fall zu erhöhten Personalkosten führt.[15]

Die Stichtagsinventur ist also zum einen ein sehr sicheres Verfahren, das eine gute Kontrolle ermöglicht, zum anderen aber auch sehr unflexibel vor allem bezüglich des zeitlichen Rahmens. Eine Teillösung verspricht eine zeitnahe Stichtagsinventur, weil sich der Inventurvorgang damit auf zehn Tage vor und nach dem Stichtag verteilen lässt. Nötig wird diese Art von Inventur immer dann, wenn die Anwendungsvoraussetzungen für Inventurvereinfachungsverfahren nicht gegeben sind.[16] Darunter fällt zum Beispiel die Bestandsaufnahme sehr wertvoller Güter oder von Beständen, die durch unkontrollierte Abgänge wie Verderb oder Schwund verringert werden können. Sinnvoll einsetzbar ist die Inventurform aber meist nur in kleinen Unternehmen oder für Teilbestände, da diese Vorgehensweise bei einem umfangreichen Vorrat personell und organisatorisch nicht durchführbar ist.[17] Das gilt auch für die Stichtagsinventur in Lagern, weil dort meist die größten Mengen an Vorratsbeständen aufbewahrt werden. Selbst bei vollautomatischen Lagersystemen hat die Inventur je nach Menge und Umfang des Bestandes eine bestimmte Dauer, da letztendlich wieder der Mitarbeiter die Kontrollfunktion übernehmen muss.

3.2 Vor- oder nachverlegte Inventur

Nach § 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB können die Bestände auch an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag ermittelt werden. Diese Ausnahme gilt aber nur, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung durch entsprechende Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gewahrt werden. Damit wird sichergestellt, dass der am Bilanzstichtag vorhandene Bestand für diesen Zeitpunkt bewertet werden kann.

Diese Inventurform muss dabei nicht auf alle Bestände angewendet und kann an unterschiedlichen Zeitpunkten vollzogen werden. Jede vor- oder nachverlegte Inventur bildet ein eigenes Inventar. Wichtig ist zudem, dass die Bestände auch bezüglich der Preisentwicklung homogen sind und nach der Aufnahme in die Inventarliste von den übrigen räumlich getrennt werden, damit Doppelzählungen nicht das Ergebnis verfälschen. Die wertmäßige Erfassung, also die Bepreisung in Form von Einstandspreisen, Verrechnungspreisen oder Verkaufspreisen, wird am Inventurstichtag getätigt. Anschließend werden die Inventurbestände mit den Solldaten der Finanzbuchführung verglichen. Bis zum Bilanzstichtag müssen die neuen Bestände entweder durch eine Wertfortschreibung oder durch eine Wertrückrechnung ermittelt werden. Die beiden Verfahren, siehe Abbildung 2, müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und damit zu einer handelsrechtlich richtigen Bewertung führen. Es reicht dabei aus, nur die wertmäßige Veränderung festzustellen. Zum Bilanzstichtag müssen die Bestandswerte überprüft und berichtigt und damit auch der Nachweis für die Richtigkeit der Zahlen erbracht werden.[18] Die zeitverschobene Inventur ist nicht zulässig, wenn die Wirtschaftsgüter besonders wertvoll sind oder die Bestände durch Schwund, Verdunsten, Verderb, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliches verringert werden können.[19]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Wertfortschreibung und -rückrechnung zur Wertbestimmung der Bestände[20]

Im Gegensatz zur klassischen Stichtagsinventur, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, ist die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur erheblich flexibler und gleicht einige entscheidende Nachteile der klassischen Stichtagsinventur aus, weil sie auf fünf Monate verteilt werden kann. Die Bestandsaufnahme kann so nach und nach ohne großen Zeitdruck mit sachkundigem Personal sorgfältiger durchgeführt werden. Außerdem ist es möglich, dass sich der Inventurvorgang den betrieblichen Besonderheiten anpasst. Wenn beispielsweise bei saisonalen Absatzschwankungen die Produktion teilweise ausfällt, kann die Zeit sinnvoll genutzt und in den unproduktiven Bereichen ein Inventar aufgestellt werden. Bei der vorverlegten Stichtagsinventur haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um Inventurdifferenzen nachzugehen. Außerdem wird die Bilanzaufstellung durch die Trennung der Bestandsaufnahme von den übrigen Abschlussarbeiten beschleunigt. Zusätzlich hat die Bestandsfortschreibung im Vergleich zur permanenten Inventur den Vorteil, dass sie in einem kürzeren Zeitraum abgeschlossen werden kann. In der nachverlegten Inventur ist hingegen keine Lagerbuchführung erforderlich, da für die Bilanz nur der Wert der Ab- und Zugänge interessant ist.

Aber auch wenn die nachverlegte Bestandserfassung nur wertmäßig aufgenommen werden muss, ist eine explizite Wertfortschreibung oder Wertrückrechnung erforderlich. Das bedeutet zum einen eine zusätzliche Fehlerquelle und zum anderen einen deutlichen Mehraufwand. Dieser Aufwand entsteht durch eine aufwändigere Bewertung der Bestände, zum Beispiel durch das Errechnen von Indizes für die Umrechnung oder das Anfertigen von Fortschreibungsunterlagen, aber auch durch die doppelte Abstimmung zwischen Lager und Buchführung. Außerdem sollten die Artikelgruppen und die Bewertung räumlich getrennt werden, was wiederum mehr Arbeit für das Personal bedeutet.[21]

Die deutlichen Vorteile der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur gegenüber der klassischen Stichtagsinventur werden durch einen erheblich größeren Mehraufwand teilweise wieder aufgewogen. Um die zusätzliche Arbeit zu begrenzen, ist es sinnvoll, die vor- oder nachverlegte Inventur nur bei Beständen anzuwenden, die zu gleichartigen Gruppen zusammengefasst werden können und eine homogene Preisentwicklung haben. Durch diese Strategie wird der Aufwand bei Wertveränderungen der Bestände möglichst gering gehalten.[22] In softwaregesteuerten Lagersystemen ist diese Inventurform ohne weiteres möglich, wenn die dazugehörigen Funktionen implementiert sind. So könnten in der Software beispielsweise über Statistiken ausgewählte Bestände, die nicht sehr oft gebraucht werden also so genannte Langsamdreher sind, schon früher einer Inventur unterzogen und gegebenenfalls anfallende Wertfortschreibungen oder Wertrückrechnungen automatisch erledigt werden. In papiergeführten Lagern ist dagegen der Mehraufwand nicht minderbar, allerdings ist es auch bei softwaregestützten Lagersystemen fraglich, ob anstelle mehrerer Inventare nicht eine permanente Inventur, wie im folgenden Abschnitt beschrieben, sinnvoller ist.

3.3 Permanente Inventur

Im Gegensatz zu den Stichtagsinventursystemen können bei der permanenten Inventur Vermögensgegenstände, laut § 241 Abs. 2 HGB, über das gesamte Geschäftsjahr verteilt erfasst werden. Dabei kommt der permanenten Inventur bei automatischen Lagern eine besondere Bedeutung zu, weil dort in einem abgeschlossenen softwaregesteuerten Bereich im idealen Fall eine volle Kontrolle über die Ein- und Ausgänge besteht. Aber auch für andere Lagersysteme ist eine fortlaufende Inventur interessant, sofern sie ihre Bestände über eine Software verwalten. Aus diesem Grund wird in den nächsten Abschnitten ausführlicher als bei den übrigen Inventurformen auf die verschiedenen Arten und Eigenheiten eingegangen. Im folgenden Abschnitt wird dabei zuerst die permanente Inventur allgemein erfasst, um dann in den darauf folgenden Unterpunkten die Einlagerungsinventur und die Spezialfälle der permanenten Inventur zu untersuchen.

3.3.1 Definition der permanenten Inventur

Wie schon im vorherigen Abschnitt behandelt, gibt es bei der permanenten Inventur keinen Stichtag, sondern eine fortlaufende Erfassung der Bestände. Diese Inventurform beschränkt sich dabei nicht auf Vorratsbestände, sondern ist zum Beispiel auch auf Anlagevermögen, Forderungen oder Wertpapiere anwendbar. Das System setzt genaue Aufzeichnungen über die Bestände sowie deren Veränderungen durch Zu- und Abgänge einzeln nach Termin, Art und Menge voraus, um die Inventarstichtagsbestände ermitteln und bewerten zu können.[23] Die permanente Inventur trennt so die körperliche Erfassung vom Bilanzstichtag. Dabei findet der Inventurprozess als buchmäßige Erfassung am Bilanzstichtag und die körperliche Aufnahme über das ganze Geschäftsjahr hinweg statt.

Für die permanente Inventur gibt es einige Anwendungsvoraussetzungen, die eingehalten werden müssen. Besonders wichtig ist die nachgewiesene Dokumentation aller Bestände so­wie aller Zugänge und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge in Lagerbüchern oder Da­tenbankensystemen. Des Weiteren müssen die Soll- mit den Istwerten in jedem Wirtschafts­jahr mindestens einmal durch körperliche Bestandsaufnahme und nicht nur anhand von Stich­proben, aber auch nicht zwingend an einem festen Termin, verglichen werden. Über diese Bestandsprüfung sind Aufzeichnungen mit Zeitpunkt und Unterschrift des aufnehmenden Personals anzufertigen. Die Anwendung der permanenten Inventur ist allerdings, laut R 30 Abs. 3 EStR, wie auch bei der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur, bei Wirtschaftsgütern ausgeschlossen, die besonders wertvoll sind oder unkontrollierte Wertverluste wie Verderb oder Zerbrechlichkeit haben.

Der entscheidende Vorteil des permanenten Inventursystems liegt in der flexiblen Aufnahmezeit und in der freien Einteilung der Arbeit über das gesamte Jahr hinweg. Es gibt deswegen keinen Zeitdruck für das qualifizierte Personal, was normalerweise zu einer höheren Genauigkeit der Ergebnisse führt. Die Bestandsaufnahme ist darüber hinaus auch bei niedrigen Beständen, aber auch bei niedrigem Beschäftigungsgrad beziehungsweise geringer Auslastung möglich. Außerdem werden die betrieblichen Prozesse nur geringfügig beeinflusst. Eine frühere und sorgfältigere Analyse von Inventurdifferenzen ermöglicht eine gründliche Auswertung der Inventur. Vorteilhaft wirkt sich zusätzlich die verstärkte Kontrollfunktion des Personals aus, weil damit gleichzeitig der dispositive Nutzen bei Beständen erhöht wird. Eine Bestandsermittlung ist auch ohne Inventur jederzeit möglich und beschleunigt auch so die Inventur- und Bilanzerstellung.

Um jederzeit den genauen Bestand abrufen zu können, ist eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung oder eine konsistente Datenbank erforderlich, deren Einrichtung, Führung und Kontrolle wiederum mit Kosten verbunden sind. Des Weiteren sind organisatorische und personelle Umstellungen notwendig, weil die Inventur eine dauerhafte Aufgabe für die Mitarbeiter darstellt. Es gibt deswegen auch keine stichtagsbezogene Gesamtkontrolle über die Bestände, sondern nur Artikel, die zu unterschiedlichen Zeiten inventiert und nicht durch ein einheitliches Vorgehen aufgenommen wurden. Außerdem ist, wie schon beschrieben, die permanente Inventur nicht auf alle Bestände anwendbar.

Wenn die genannten Gründe gegeneinander abgewogen werden, liegt der Schluss nahe, dass sich die permanente Inventur nur für Unternehmen lohnt, denen eine wirklichkeitsgetreue Abbildung der Bestände und Bewegungen wichtiger ist als der dadurch entstehende Aufwand. Deswegen kommt diese Inventurform bevorzugt in den Lagern von Industrieunternehmen zur Anwendung.[24] Diese Firmen müssen aus betriebswirtschaftlichen Gründen immer über die Höhe der Bestände von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen oder Fertigerzeugnissen und deren Veränderungen informiert sein. Außerdem bleibt die Bestandserfassung durch die relativ konstante Sortimentvielfalt an Waren wirtschaftlich.

3.3.2 Einlagerungsinventur

Bei Lagersystemen mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit kann eine Einlagerungsinventur angewendet werden. Dabei erfolgt die körperliche Erfassung von bewegten Beständen bei ihrer Einlagerung, während nicht bewegte Waren spätestens zum Inventurstichtag aufgenommen werden müssen. Zum Bilanzstichtag muss der gesamte Bestand belegmäßig erfasst sein, wobei die Einlagerungsbelege als Inventurbelege dienen.

Für die Zulässigkeit der Einlagerungsinventur müssen die Lagersysteme allerdings eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen. So muss beispielsweise bei Hochregallagern mit automatischen Regalbediengeräten die softwaregestützte Steuerung der Ein- und Auslagerungen automatisch mit der Bestandsfortschreibung gekoppelt sein. Das so genannte vollautomatische Lagersystem darf im laufenden Betrieb keine Zugriffsmöglichkeit für das Personal zwischen dem Eingang ins Lager und dem Lagerplatz ermöglichen, damit eine vollständige Einlagerung der erfassten Ware garantiert werden kann. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass die Ladeeinheiten bei Auslagerungen vollständig entleert werden, damit keine Restbestände entstehen. Eine weitere Erleichterung bei dieser Inventurform ist das Beschränken der körperlichen Erfassung auf die in einem abgegrenzten Bereich gelagerten Teilbestände, weil die Mitarbeiter damit keinen Zugriff auf die Waren innerhalb des Lagers haben und auch keine negativen Seiteneffekte wie beispielsweise Warendiebstahl den Datenbestand beeinflussen. In halbautomatischen oder einfachen Lagersystemen ohne automatisch synchronisierte Bestandsfortschreibung bei Lagerbewegungen können die erläuterten Erleichterungen allerdings nicht angewendet werden.[25]

Die Inventur bei der Einlagerung ist also beschränkt auf vollautomatische Lagersysteme, da nur hier die nötige Zuverlässigkeit und Kontrolle besteht. Ob die Anwendung der Einlagerungsinventur sinnvoll ist, hängt davon ab, wie sich der Bestand in einem Lager zusammensetzt. Artikel mit hoher Umschlagshäufigkeit, so genannte Schnelldreher, werden ständig vom Softwaresystem erfasst und können so wirklichkeitsgenau mitprotokolliert werden. Schwieriger wird es hingegen bei Lagersystemen, die einen großen Anteil an Langsamdrehern haben, wie beispielsweise Ersatzteillager. Dadurch, dass viele Artikel das ganze Geschäftsjahr über nicht bewegt und damit auch nicht erfasst werden, muss die Inventur spätestens am Inventurstichtag durch eine Auslagerung der betroffenen Bestände abgeschlossen werden. Die Prozedur der Auslagerung zusammen mit der anschließenden Einlagerung ist sehr zeitaufwändig und führt zwangsweise zu einer Blockierung des Lagers. Für eine Einschränkung des Aufwands können allerdings Stichprobenverfahren zum Einsatz kommen und von Sonderfällen der permanenten Inventur ergänzt werden, wie im folgenden Abschnitt beschrieben wird.

3.3.3 Spezialfälle der permanenten Inventur

In der permanenten Inventur gibt es, vor allem in Bezug auf automatische Lagersysteme, einige Spezialfälle, die für eine Vereinfachung der korrekten Bestandserfassung sorgen. So ist beispielsweise die Nulldurchgangsinventur eine geeignete Möglichkeit dem Lagerverwaltungssystem schon beim Kommissionieren der Ware bestandsrelevante Informationen zu liefern. Der Begriff Nulldurchgang entsteht, wenn nach der Kommissionierung keine Artikel mehr auf der Ladeeinheit vorhanden sind und der Bestand mit null gebucht werden kann. Je nach Lagertyp wird die Ladeeinheit anschließend wieder in ein Regal gefahren oder aus dem Lagersystem entfernt. Der Bestand ist aber auf jeden Fall im Inventar des Lagers nicht mehr vorhanden.

[...]


[1] Vgl. Quick, Reiner: Inventur, IDW-Verlag Düsseldorf, 2000, S.1.

[2] Vgl. Schulze zur Wiesch, Dietrich: Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur, Düsseldorf 1961, S.2.

[3] Vgl. Uhlig, Bernhard: Vorratsinventur. In: Beck’sches Handbuch der Rechnungslegung, München 1998, A 220, Rz. 1.

[4] Vgl. http://home.tronet.de/gesamtschule/faecher/wirtsch/rewe/rew_ivu.htm.

[5] Doppelte Buchführung: Buchungen werden doppelt gebucht, das heißt einmal im Soll bei der Rechnungsstellung und einmal im Haben nach der Zahlung.

[6] Vgl. Uhlig, Bernhard: Grundsätze für die Erstellung des Inventars. In: Beck’sches Handbuch der Rechnungslegung, München 1998, A 210, Rz. 12.

[7] Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, 7.Aufl., Vahlen München 2002, S.36.

[8] Vgl. http://www.personal-office.de/inhalt/hbvo_inventur_und_inventar.html.

[9] Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.38.

[10] Enthalten in: Quick, Rainer: Inventur, S. 29.

[11] Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.39.

[12] Vgl. http://www.personal-office.de/inhalt/hbvo_inventur_und_inventar.html.

[13] Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.31f.

[14] Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.35.

[15] Vgl. http://www.unister.de/Unister/wissen/sf_lexikon/ausgabe_stichwoerter101_y.html.

[16] Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.37.

[17] Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.40.

[18] Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.38ff.

[19] Vgl. www.zingel.de/pdf/03inv.pdf.

[20] Enthalten in: Quick, Rainer: Inventur, S. 39.

[21] Vgl. http://www.unister.de/Unister/wissen/sf_lexikon/ausgabe_stichwoerter101_y.html.

[22] Vgl. Riedel, Günther: So macht man Inventur, Tayloris Fachverlag Stiegler & Co Stuttgart, 4. Aufl. 1993.

[23] Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.40.

[24] Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.53.

[25] Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.41.

Details

Seiten
76
Jahr
2004
ISBN (eBook)
9783638279024
ISBN (Buch)
9783638901697
Dateigröße
1.4 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v25196
Institution / Hochschule
Duale Hochschule Baden-Württemberg, Stuttgart, früher: Berufsakademie Stuttgart
Note
1,3
Schlagworte
Geschäftsprozess Inventur Intralogistik-Lagersystemen

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Titel: Der Geschäftsprozess der Inventur in komplexen Intralogistik-Lagersystemen