Morphologische Analyse & Effizienz und Effektivität

Inhaltsverzeichnis

1 Morphologische Analyse
1.1 Beispiel 1 - Dezentralisierung der Schreibkräfte (SK)
1.2 Beispiel 2 - Gestaltung eines IT-Weiterbildungsseminars
1.3 Beispiel 3 - Bearbeitung der Kostennote einer Rechtsanwaltskanzlei
1.4 Beispiel 4 - Auslosungsverfahren ehrenamtliche Richter

2 Effizienz und Effektivität
2.1 Begrifflichkeiten
2.2 Elektronisches Geschäftsstellenprogramm
2.3 Scan- und Druckkonzept TDG
2.4 Public Private Partnership - BwFuhrparkService

Literaturverzeichnis

Aufgabe 1:

Bitte erstellen Sie mit Hilfe des Instrumentes der morphologischen Analyse vier verschiedene Typen von (wahlweise) Projekten oder wichtigen Verwaltungsprozessen, an denen Sie beteiligt sind! Erläutern Sie bitte Ihr Vorgehen!

Aufgabe 2:

Zeigen Sie bitte anhand von drei Beispielen aus Ihrem derzeitigen Tätigkeitsbereich auf, dass Effizienz und Effektivität nicht immer gleichzeitig vorliegen müssen! Erläutern Sie bitte Ihre Argumentation!

1 Morphologische Analyse

Fragestellung 1 beinhaltet die morphologische Analyse von Prozessen innerhalb des Truppendienstgerichtes, in welchem der Autor tätig ist.

Ziel der Aufgabe ist es, die Vorgehensweise einer solchen Analyse abzubilden.

Die morphologische Analyse ist eine kreative heuristische Methode, um komplexe Problembereiche vollständig zu erfassen und alle möglichen Lösungen vorurteilslos zu betrachten.^[1]

Zusammen mit der Analyse des Problems ist eine Verallgemeinerung der Fragestellung zweckmäßig. Dadurch erweitert man das Problemfeld mit dem Ziel, originelle Lösungen zu finden.^[2] Die morphologische Analyse bedient sich des morphologischen Kastens, des anschaulichen Bildes einer mehrdimensionalen Matrix.

Für eine Fragestellung werden hierzu bestimmende Merkmale festgelegt und untereinander geschrieben. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Merkmale unabhängig voneinander sind und dass sie im Hinblick auf die Aufgabenstellung operationalisierbar sind.

Sodann werden alle möglichen Ausprägungen des jeweiligen Merkmals rechts daneben geschrieben. So entsteht eine Matrix, in der jede Kombination von Ausprägungen aller Merkmale eine theoretisch mögliche Lösung ist.

Danach wird aus jeder Zeile eine Ausprägung des Merkmals gewählt, wodurch eine Kombination von Ausprägungen entsteht. Dieser Auswahlprozess wird mehrmals durchgeführt. Mit den entstandenen Kombinationen von Ausprägungen werden Ideen entwickelt.

Folgende Projekte bzw. Verwaltungsprozesse sollen beispielhaft dargestellt werden:

1) Dezentralisierung der Schreibkräfte (SK)
2) Gestaltung eines IT-Weiterbildungsseminars
3) Bearbeitung von Kostennoten einer Rechtsanwaltskanzlei
4) Auslosungsverfahren ehrenamtliche Richter

1.1 Dezentralisierung der Schreibkräfte (SK)

Grundlage der morphologischen Analyse zur Dezentralisierung war die Umstrukturierung der bestehenden Aufbauorganisation vor dem Hintergrund der Einsparreform seitens der Bundeswehr, aus welcher der klare Auftrag hervorging, den Kostenfaktor Personal soweit zu reduzieren, dass die Aufgabenerfüllung der Gerichtsstandorte weiterhin gegeben ist, jedoch unter optimaler Auslastung der vorhandenen Kapazitäten.

Der morphologische Kasten für das Beispiel der Dezentralisierung der Sachreibkräfte hat folgenden Aufbau:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Auf Grund der festgestellten Arbeitsauslastung im Zielbetrieb der Truppendienstgerichte ist es ausreichend, eine Schreibkraft pro Kammerstandort (derzeit zwei) einzusetzen, um alle anfallenden Urteile in Schriftform zu übertragen; hier wäre die Einsparung einer SK^[3] je Geschäftsstelle möglich. Hinsichtlich der Zuständigkeiten wird auf Grund der erhöhten Einstufung der Entgeltgruppe neben dem Schreiben auch die Ablage als Aufgabe zugewiesen, eine Arbeitsverdichtung oder interne Versetzung müssen hierbei hingenommen werden, um den Gehaltsanforderung gerecht zu werden.

Zum Datenaustausch soll auf bestehende auf Netzwerke zugegriffen werden, so ist ein Netzwerk-PC zwingende Voraussetzung; die Einbindung der Schreibkraft ins bestehende System (Anlage Neuaccount, Freischaltung Netzwerk) ist technisch und finanziell keine Mehrbelastung. Die Textstandardisierung erfolgt durch die SK selber, um die eigenen Abläufe zu optimieren und sie im Geschäftsprozess optimal einzubinden, da durch die Nutzung der Textbausteine die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt wird.

Eine Nachbesetzung soll erfolgen, da bei Wegfall der SK die Konzentration der übrigen Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben qualitativ und quantitativ nicht mehr gegeben ist.

1.2 Gestaltung eines IT-Weiterbildungsseminars

Beim Projekt Gestaltung eines Weiterbildungsseminars wurde folgende morphologisch Analyse durchgeführt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Vorgabe des Seminars war der grundsätzliche Einstieg in ein neues Anwendungsprogramm (TDG-AC) im organisatorischen Bereich der Truppendienstgerichte. Ziel war zunächst die Vermittlung von Grundwissen über das Programm.

[...]

^[1] Schulte-Zurhausen: Organisation. 3. Auflage. 2002, S. 562

^[2] Siemens AG (Hrsg.): Organisationsplanung. 8. Auflage. 1992, S. 158-160

^[3] bisher eine SK je Geschäftsstelle

^[4] Geschäftstellenprogramm Truppendienstgerichte (interne Software – Accessbasierte Datenbank)