Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Einleitung

1. Die Begriffe Beschaffung und eProcurement

2. Veränderung von der traditionellen Beschaffung zum eProcurement

3. Beschaffungsmarketing mit eProcurement

4. eProcurement-Instrumente (-Tools, -Lösungen)
4.1 Virtuelle Marktplätze
4.2 Ausschreibungen (Request for Quote)
4.3 Online-Auktionen
4.4 Kataloglösungen

5. Welche Produkte eignen sich für eProcurement

6. Wie hoch ist die geschätzte Einsparung durch eProcurement in der Beschaffung?

Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Stufen des Beschaffungsprozesses

Abbildung 2: Entwicklungsstufen in der Beschaffung

Abbildung 3: Fokussierung auf den strategischen Einkauf

Abbildung 4: Unterscheidung von Marktplatztypen

Abbildung 5: Beispiel eines virtuellen Marktplatzes von On2Paper

Abbildung 6: Beispiel eines offenen Marktplatzes von Surplex

Abbildung 7: Eingabepage für eine Reverse Auction von debitec

Abbildung 8: Veränderung der Beschaffungsprozesse bei Reverse Auctions

Abbildung 9: Beispiel eines Online-Kataloges von Mercateo

Abbildung 10: Ablauf einer Katalogbestellung über das Procurement-System EBP von SAP

Abbildung 11: Evolution der E-Anwendungen im Einkauf

Abbildung 12: Einsatz neuer Technologien und eProcurement-Lösungen

Abbildung 13: Einsatz von eProcurement-Instrumenten im Jahre

Abbildung 14: Die Auswirkungen des eProcurement

Abbildung 15: Gründe für eine Entscheidung gegen eProcurement

Einleitung

Durch die immer weiter voranschreitende Internettechnologie hat sich in den letzten Jahren in den Unternehmen einiges verändert. Während noch vor ein paar Jahren nur wenige Einkäufer etwas über das Internet beschafft haben, gibt es heutzutage selten Einkäufer, die noch kein Produkt über das World Wide Web (WWW) bezogen haben. Mit Einführung des eProcurement Ende der 90er Jahre scheint es in der Beschaffung übers Internet keine geographischen Grenzen mehr zu geben.

Durch die verschärften Rahmenbedingen in der Wirtschaft wird versucht in allen Unternehmensbereichen Einsparungen zu realisieren. Auch der Einkaufsbereich ist verschärft davon betroffen. Ob eProcurement-Lösungen tatsächlich eine Möglichkeit der Einsparung darstellen und der Nutzen innerhalb der Beschaffung optimiert wird, soll in dieser Arbeit herausgestellt werden.

Nachdem im ersten Kapitel die Begriffe „Beschaffung“ und „eProcurement“ definiert werden, ist im zweiten Kapitel der Übergang von der traditionellen zur elektronischen Beschaffung beschrieben.

Da das Beschaffungsmarketing im Einkauf sehr wichtig ist, wird im Kapitel drei darauf eingegangen. Innerhalb des Beschaffungsmarketings spielt auch der Einsatz von Software-Agenten eine immer größere Rolle, die innerhalb des Kapitels besonders berücksichtigt werden.

Das vierte Kapitel befasst sich mit den wichtigsten eProcurement-Instrumenten und schildert, wie diese innerhalb des Einkaufs angewendet werden.

Kapitel fünf zeigt auf, welche Produkte sich für eine Beschaffung über eProcurement eignen. Dabei wird dargelegt, welche Instrumente für die Beschaffung von welchen Produktengruppen infrage kommen.

Im sechsten und damit auch letzten Kapitel dieser Arbeit wird aufgezeigt, welchen Nutzen die Unternehmen durch den Einsatz von eProcurement haben und wieso sich immer noch Unternehmen gegen den Einsatz von eProcurement entscheiden.

1. Die Begriffe Beschaffung und eProcurement

Befasst man sich näher mit den Themenbereichen „Beschaffung“ und „eProcurement“, so erkennt man, dass die Wirtschaftswissenschaft bislang keine einheitlichen Begriffsbestimmungen für diese beiden Bereiche geschaffen hat. In der Literatur findet sich eine Vielzahl verschiedener Definitionen. Da sich diese Definitionen manchmal nur von der Satzstellung unterscheiden, werden zu jedem Begriff nur zwei genannt.

Beschaffung, auch unter dem Begriff Einkauf bekannt, wird wie folgt definiert:

„Beschaffung umfasst [...] sämtliche unternehmens- und/oder marktbezogene Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, einem Unternehmen die benötigten, aber nicht selbst hergestellten Objekte verfügbar zu machen.“^[1]

Beschaffung ist die „Bereitstellung der für die Leistungserstellung eines Betriebs notwendigen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, der einzubauenden Teile und der Handelswaren sowie der Sachanlagen, im weiteren Sinne auch der Produktionsfaktoren Arbeit und Kapital.“^[2]

Für eProcurement, ins Deutsche übersetzt „elektronische Beschaffung“, seien im Folgenden zwei Definitionen genannt:

„Electronic Procurement oder E-Procurement bezeichnet den eng am kundenspezifischen Nutzen orientierten, elektronisch organisierten Beschaffungsprozess mit dem Ziel die Versorgung mit Gütern aus der Sicht des Unternehmens effizient zu gestalten.“^[3]

„Mit dem Begriff eProcurement fassen wir alle Systeme zusammen, die durch die Nutzung vernetzter Technologien die Beschaffung unterstützen. Dies können zum einen Katalogmanagement-Systeme und zum anderen elektronische Marktplätze sein.“^[4]

2. Veränderung von der traditionellen Beschaffung zum eProcurement

Die traditionelle Beschaffung erfolgte neben der persönlichen Übermittlung der Bestellung durch die Bestellung in Papierform. Die schriftliche Bestellung wurde als Brief per Post an den Lieferanten übersendet, was einige Tage Übermittlungszeit in Anspruch nahm. Nach Einführung von Telefon und Faxgerät wurden Bestellungen auch verbal übers Telefon oder schriftlich per Fax übermittelt. Betrachtet man die einzelnen Stufen des traditionellen Beschaffungsprozesses, so wird klar, dass die einzelnen Phasen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen (vgl. Abbildung 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Stufen des Beschaffungsprozesses

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an: Preißner (2002), S. 83

Die erste elektronische Bestellung über das EDV-System erfolgte nach der Einführung von Electronic Data Interchange (EDI) Anfang der achtziger Jahre. EDI ermöglicht, dass Daten von einem EDV-System auf ein anderes übertragen werden, wobei beide Systeme über das gleiche Datenformat verfügen müssen, da eine Übermittlung sonst nicht möglich ist. Um einen solchen Datenaustausch vornehmen zu können, mussten die Rechner an ein Modem und an eine Telefonleitung angeschlossen werden. Erst dadurch war eine Übermittlung der Daten realisierbar. Jedoch ist nicht mit jedem Lieferanten ein solcher Datenaustausch möglich, so dass auch weiterhin auf die Kommunikationsmittel wie z. B. Fax und Telefon zurückgegriffen werden muss. Erst Jahre später wurde das eProcurement bekannt; allerdings fällt auch das eProcurement unter den Begriff der EDI.^[5]

Mit dem Konzept von J. C. R. Licklinder^[6] startet im Jahre 1962 die Revolution des Internets. Das World Wide Web, kurz auch WWW genannt, wurde 1992 ins Leben gerufen; seitdem ist es möglich weltweit auf andere Rechner zuzugreifen. Jahre später, und zwar 1999, wurde das Internet als Medium in der Beschaffung anerkannt und auch häufiger eingesetzt. Marktplätze wurden seitdem gegründet und ständig weiterentwickelt.^[7]

Wie man anhand der einzeln aufgeführten Entwicklungsstufen in der Abbildung 2 erkennen kann, birgt eProcurement ein großes Potenzial, da seine Leistungsfähigkeit sehr hoch eingeschätzt wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Entwicklungsstufen in der Beschaffung

Quelle: Arthur Andersen (Hrsg.), 2001, S. 3^[8]

Um die einzelnen Beschaffungsprozesse zu reduzieren und damit der strategische Einkauf zu seinen eigentlichen Aufgaben kommt, ist es unter anderem wichtig, dass die Transaktionen automatisiert werden. Durch eProcurement ist diese Automatisierung sehr gut zu erreichen (vgl. Abbildung 3). Bevor ein Produkt jedoch gekauft wird, spielt das Beschaffungsmarketing eine sehr wichtige Rolle. Im folgenden Kapitel soll dargestellt werden, inwiefern eProcurement im Beschaffungsmarketing eingesetzt wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Fokussierung auf den strategischen Einkauf

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an: Nekolar (2003), S. 4

3. Beschaffungsmarketing mit eProcurement

Ein wichtiges Element innerhalb des Einkaufs ist die Marktforschung. Über das World Wide Web (WWW) und durch die Nutzug von eProcurement hat das beschaffende Unternehmen die Möglichkeit, neue Informationswege zu erschließen. Durch die meist kostenfreie Informationsbeschaffung bietet sich die Gelegenheit z. B. Produkt-informationen, Lieferanteninformationen oder eventuelle Ausweichprodukte zu finden. Ein weiterer Vorteil der Beschaffungsmarktforschung das Internet ist, dass dem Benutzer die neusten internationalen Markttrends und -erkenntnisse vorliegen und er tiefere Markt- und Produktkenntnisse erlangt.^[9] In der Abbildung 12 im Kapitel fünf ist zu erkennen, welche Bedeutung das Internet zur Beschaffung von Informationen im Einkauf mittlerweile hat. Eine Marktforschung ohne das Internet scheint damit heutzutage kaum mehr möglich zu sein.

[...]

^[1] Arnold (1995), S. 3

^[2] Internetquelle (4), http://www.wissen.de/xt/default.do?MENUNAME=Suche&query=beschaffung

^[3] Möhrstädt et. al. (2001), S. 22

^[4] Internetquelle (1): http://www.arthurandersen.de/AAHome.nsf/d7a25ae472384024c1256be7005ed 714/Studie_2001_BC_eProcurement_04_2001.pdf/$File/Studie_2001_BC_eProcurement_04_2001.pdf, S. 2

^[5] Vgl. Internetquelle (5): http://www.visionline.cc/literatur_edifact.pdf

^[6] J. C. R. Licklinder war früher am Massachusetts Institute of Technology in Boston tätig und wurde dann erster Vorsitzender des Computerforschungsprogramms bei der Advanced Research Projects Agency (ARPA) des US-amerikanischen Verteidigungsministeriums (vgl. Preißner (2002), S. 24).

^[7] Vgl. Preißner (2002), S. 24–27

^[8] Internetquelle (1): http://www.arthurandersen.de/AAHome.nsf/d7a25ae472384024c1256be7005ed 714/Studie_2001_BC_eProcurement_04_2001.pdf/$File/Studie_2001_BC_eProcurement_04_2001.pdf

^[9] Vgl. Kleineicken (2002), S. 108-109