Erstellung einer Checkliste zur Auswahl eines ERP-Systems

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielstellung
1.3 Aufbau der Arbeit

2 KMU
2.1 Definition kleinere und mittlere Unternehmen
3 Standardsoftware vs. Individualsoftware
3.1 Was ist Standardsoftware?
3.2 Was ist Individualsoftware?
3.3 Vor- und Nachteile von Standardsoftware
3.4 Vor- und Nachteile von Individualsoftware

4 ERP-System allgemein
4.1 Definition ERP
4.2 Begriffsabgrenzung ERP 1 und ERP 2
4.3 Aufbau
4.4 Historische Entwicklung von ERP-Systemen
4.5 Funktionsbereiche von ERP-Systemen
4.6 Nutzen von ERP-Systemen
4.7 Probleme und Risiken bei einer ERP-Einführung
4.8 Was bedeutet Open ERP?
4.8.1 Vor- und Nachteile von Open ERP

5 Auswahlprozess eines ERP-Systems
5.1 Ablauforganisation erstellen
5.2 Projektteam aufbauen
5.3 Geschäftsprozesse analysieren und dokumentieren
5.4 Ziele definieren
5.5 Marktübersicht verschaffen
5.6 Anbieter vergleichen
5.7 Angebote einholen und vergleichen
5.8 Vertragsgestaltung

6 Checkliste für die Auswahl eines ERP-Anbieters
6.1 Aufbau und Darstellung der Checkliste
6.2 Erläuterungen
6.2.1 Allgemeine Angaben
6.2.2 Finanzielle Aufwendungen
6.2.3 Systemeigenschaften
6.2.4 Zukunftssicherheit und Unterstützung des Anbieters
6.2.5 Externer Berater

7 Erstellung einer Nutzwertanalyse
7.1 Gewichtungsfaktoren ermitteln
7.2 Skala der Zielerfüllungsfaktoren
7.3 Nutzwerte ermitteln

8 Zusammenfassung, Fazit und Ausblick

9 Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Kriterien einer KMU

Abbildung 2: Einteilung der Unternehmen

Abbildung 3: Darstellung ERP-2-System

Abbildung 4: Integration über zentrale Datenbank

Abbildung 5: Historische Entwicklung von ERP-Systemen

Abbildung 6: Auszug aus der Checkliste

Abbildung 7: Bewertung der Anforderungen an ein ERP-System

Abbildung 8: Informationsquellen nach Wichtigkeit

Abbildung 9: Anbietervergleich mit den Muss-Kriterien (vgl. Darstellung von Seikumu)

Abbildung 10: Unterschied zwischen Single-Tenant und Multi-Tenant

Abbildung 11: TCO-Vergleich zwischen SaaS-ERP und On-Premise-ERP

Abbildung 12: Überblick zu den Schwerpunkten des Systemeinsatzes

Abbildung 13: Kostenvergleich von ERP-Anbietern (eigene Darstellung)

Abbildung 14: Höhe der Gesamtinvestition in Standard ERP-Systeme bei Betrieben mit Mitarbeitern

Abbildung 15: Höhe der Gesamtinvestition in Standard ERP-Systeme bei Betrieben mit Mitarbeitern

Abbildung 16: Verteilung der Gesamtinvestition auf 4 einzelne Kostenbestandteile

Abbildung 17: Einstufung der Kriterien nach deren Wichtigkeit (eigene Darstellung)

Abbildung 18: Tabelle Gewichtungsfaktoren (eigene Darstellung)

Abbildung 19: Tabelle Skala Zielerfüllungsfaktoren (eigene Darstellung)

Abbildung 20: Tabelle Nutzwertermittlung (eigene Darstellung)

Abkürzungsverzeichnis

AG Aktiengesellschaft

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Diese Arbeit beschäftigt sich mit dem Thema der Erstellung einer Checkliste zur Auswahl eines ERP-Systems. ERP steht ausgeschrieben für Enterprise Resource Planning, was frei übersetzt im Deutschen heißt betriebliche Anwendungssoftware. ERP-Systeme haben sich zu unternehmensweiten Anwendungssystemen entwickelt, die das Rückgrat der gesamten Informationsverarbeitung in Unternehmen darstellen. Die Anforderungen an ein modernes ERP-System sind in den letzten Jahren gestiegen, bedingt durch neue Anwendungs- möglichkeiten, wie zum Beispiel die Anbindung von Tochtergesellschaften oder Lieferanten. Mit dem Hintergrund, dass eine Neueinführung enorme Aufwendungen und Kosten verursacht, ist die Auswahl eines geeigneten Systems sehr sorgfältig zu prüfen. Das entstehende Problem dabei ist zu klären, welche Bedingungen muss ein ERP-System erfüllen und welche müssen an den ERP-Anbieter gestellt werden?

1.2 Zielstellung

Bei der Suche nach einem geeigneten ERP-System ist ein strukturiertes Vorgehen für die Auswahl sehr bedeutend und die Definition an die geforderten Anforderungen müssen klar und eindeutig formuliert werden.

Die Bachelorarbeit soll einem mittelständischen Anwenderunternehmen zeigen, welche Forderungen an ein ERP-System beziehungsweise -Anbieter zu erheben sind, wie der Auswahlprozess gegliedert wird, wie man an benötigte Marktinformationen gelangt und welche Risiken und Probleme bei einer ERP-Einführung entstehen können.

Der Hauptteil dieser Arbeit beschäftigt sich mit der Erstellung und dem Aufbau einer Checkliste, die grundlegende Kriterien an ein ERP-System aufweist. Mit der Liste soll eine grobe Anforderungsanalyse durchgeführt werden. Aufgrund der Kategorisierung soll eine sukzessive Einschränkung potenzieller ERP-Systeme stattfinden.

1.3 Aufbau der Arbeit

Die Bachelor-Thesis bezieht sich auf mittelständische Unternehmen. Daher wird im Kapitel 2 die Definition von kleineren und mittleren Unternehmen erläutert. Anhand von diversen Kriterien soll überprüft werden zu welcher Kategorie ein Unternehmen zählt.

In Kapitel 3 erkläre ich die Unterschiede zwischen Standardsoftware und Individualsoftware. Denn bei der Überlegung ein neues ERP-System anzuschaffen, spielt der Gedanke eine Rolle, sich für eine Standard- oder eine Individualsoftware zu entscheiden. In beiden Fällen gilt es Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen.

In Kapitel 4 möchte ich den Begriff ERP differenzierter betrachten und auf die Definition eingehen sowie auf die Begriffsabgrenzung von ERP 1 und ERP 2. Der Aufbau eines solchen Systems wird verdeutlicht und die historische Entwicklung der letzten vier Jahrzehnte. Welche Funktionen hinter einem ERP-System stecken sowie welchen Nutzen es für ein Anwenderunternehmen mitbringt, werden eingehend beschrieben.

Der Abschnitt Probleme und Risiken bei einer ERP-Einführung ist sehr bedeutungsvoll, da laut einer Studie der Standish Group nur 32 Prozent der ERP-Projekte erfolgreich sind.¹ Potenzielle Fehlerquellen werden definiert, so dass ein zukünftiger Anwender aus diesen lernen kann und in Zukunft sensibilisierter an das Projekt ERP heran tritt. Open ERP wird näher betrachtet und auf die Vor- und Nachteile wird eingegangen.

In Kapitel 5 widme ich mich dem Auswahlprozess eines ERP-Systems. Dem Leser wird verdeutlicht, dass es sinnvoll ist strukturiert vorzugehen und klar und deutlich seine Ziele an das ERP-System zu stellen.

Das Kapitel 6 ist der wichtigste Part meiner Abschlussarbeit. Kapitel 6 enthält eine Checkliste, die es einem Anwender ermöglichen soll das geeignete ERP-System zu ermitteln. In der Checkliste werden wichtige Kriterien an das System sowie an den Anbieter gerichtet. Die Liste enthält grundlegende Anforderungen, die eine möglichst große Anzahl an nicht geeigneten Anbietern selektieren soll und dem Benutzer aufzeigt, welche Ansprüche er zu berücksichtigen hat. Nach der Bearbeitung der Kontrollliste wird das Anwenderunternehmen wissen, welche Kriterien von Bedeutung sind und aus welchem Grund sie zu beachten sind.

Kapitel 7 erklärt den Aufbau eines Anbietervergleichs mittels einer Nutzwertanalyse. Vorausgeht, dass es drei Anbieter in die engere Auswahl geschafft haben. Es wird detailliert beschrieben, wie eine Nutzwertanalyse aufgebaut wird und anhand frei überlegter Kriterien ein Anbieter am Ende der Richtige wird.

Anschließend möchte ich im letzen Kapitel die Arbeit zusammenfassen, ein Fazit sowie einen Ausblick geben.

2 KMU

In diesem Kapitel werde ich die Definition von KMU (kleinere und mittlere Unternehmen) erläutern und die Merkmale der Kategorisierung darstellen.

2.1 Definition kleinere und mittlere Unternehmen

Die EU (Europäische Union) weist auf die Verwendung des KMU-Begriffs nach der Empfehlung 2003 / 361 / EG (Europäische Gemeinschaft) der EU-Kommission hin, welche die alte EU-Regelung von 1996 ablöst.

Durch die neue Definition soll eine leichtere Einordnung der Unternehmen in Kategorien beziehungsweise Größenklassen bewirkt werden.

Alle Unternehmenseinheiten, die eine wirtschaftliche Beschäftigung ausüben, unabhängig von ihrer Rechtsform, werden in die Definition der EU eingebunden. Dies schließt Handwerks - und sonstige Einpersonen- und Familienbetriebe sowie Personengesellschaften oder Vereinigungen ein, die stets einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen.²

Nach den Kriterien wird entschieden, wer als Kleinstunternehmen, ein kleines Unternehmen oder ein mittleres Unternehmen eingestuft wird. Die nächste Grafik zeigt die Kriterien.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Kriterien einer KMU³

Die Mitarbeiteranzahl ist das entscheidendste Kriterium, wobei es der KMU freisteht entweder den Schwellenwert für den Umsatz oder den Schwellenwert für die Bilanzsumme einzuhalten. Die Obergrenze muss nur in einen von beiden Fällen eingehalten werden.

Seit dem 01.Januar 2005 gelten folgende Merkmale der KMU-Definition der EU.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Einteilung der Unternehmen⁴

Die neue Definition enthält zusätzliche qualitative Kriterien für die Kapitalbeteiligung und Verflechtung mit anderen Unternehmen. Hierdurch soll eine Umgehung der allgemeinen Beihilfe- und Förderungsgrundsätze verhindert werden.

3 Standardsoftware vs. Individualsoftware

Der Lebenszyklus einer ERP-Software endet nach aktuellsten Untersuchungen mit einer durchschnittlichen Lebensdauer von 15-20 Jahren.⁵ In einem Unternehmen werden häufig bestehende ERP-Systeme während ihrer Laufzeit stark modifiziert und können deshalb nicht mehr durch ein Upgrade auf die nächste Version der Standardsoftware aktualisiert werden. Somit bleiben mögliche Weiterentwicklungen des Systems aus.

Nach dieser Zeit stellt sich für den Unternehmer die Frage, ob er sich eine neue kauft bzw. die bestehende Software erweitert oder eine eigene Softwarelösung entwickeln lässt.

3.1 Was ist Standardsoftware?

Eine Software, die nicht nur für spezielle Benutzer entwickelt wurde, sondern für Gruppen bzw. Benutzern verschiedener, unabhängiger organisatorischer Zugehörigkeit eingesetzt wird.

Die Unterteilung Standardsoftware lässt sich in Systemsoftware (zum Beispiel Windows, Linux), in systemnahe Software (Middleware) oder in Anwendungssoftware einordnen. Beispiele für Anwendungs-software ist ERP-Software, SCM-Software (Supply Chain Management), CRM-Software (Customer Relationship Management).⁶

Die Merkmale von Standardsoftware lauten Branchenneutralität, Anpassungsfähigkeit an die Unternehmensorganisation, ein großer Funktionsumfang, ein relativ günstiger Preis und die Software muss in mind. 5 Unternehmen zum Einsatz kommen.⁷

3.2 Was ist Individualsoftware?

Wird extra für die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens entworfen und ist deswegen nicht allgemein verfügbar.⁸ Sie ist ein Softwareunikat, welches auf die individuellen fachlichen und technischen Anforderungen einer kleinen, abgegrenzten Zielgruppe, zumeist sogar eines konkreten Nutzers hin, erstellt wird.⁹

3.3 Vor- und Nachteile von Standardsoftware

In diesem Abschnitt möchte ich die Vor- und Nachteile einer Standardsoftware gegenüberstellen.

Die Vorteile einer Standardsoftware sind ein geringerer Anschaffungspreis, ein besserer Know-how-Transfer durch den Hersteller, eine permanente Weiterentwicklung an Marktstandards, eine hohe Funktionalität, Branchenneutralität und Individualität durch Anpassung und strategischer Nutzen.

Die Nachteile sind Herstellerabhängigkeit, teures Spezialpersonal, ein geringerer Einfluss auf Weiterentwicklung und Funktionalität, ein hoher Einführungsaufwand (Schulung, Beratung) und eine aufwendige oder nicht mögliche Anpassung.¹⁰

3.4 Vor- und Nachteile von Individualsoftware

In diesem Abschnitt beziehe ich mich auf die Vor- und Nachteile der Individualsoftware und möchte diese nur kurz wiedergeben.

Die Vorteile sind eine maßgeschneiderte Lösung, es ist keine Anpassung der Organisation erforderlich, die Unabhängigkeit von Softwarelieferanten sowie gegebenenfalls Strategische Vorteile.

Die Nachteile lauten hohe Entwicklungskosten, die Wartung ist teuer und oft gar nicht mehr möglich, teilweise unzureichende Dokumentation und die Abhängigkeit von Entwicklern.¹¹

4 ERP-System allgemein

Dieses Kapitel soll den Begriff ERP näher erläutern und die Begriffsabgrenzung zwischen ERP 1 und ERP 2 aufzeigen. Ich erkläre den Aufbau eines ERP-Systems und zeige die historische Entwicklung der letzten 40 Jahre. Desweiteren weise ich auf wesentliche Funktionen hin, die in einem ERP-System vorkommen können. Besondere Beachtung schenke ich dem Nutzen eines ERP-Systems sowie Probleme und Risiken bei einer ERP- Einführung. Oft habe ich bei den Recherchen im Internet das Thema Open ERP angetroffen. Daher werde ich den Begriff erklären und die Vor- und Nachteile benennen.

4.1 Definition ERP

„ERP steht für Enterprise Resource Planning und es handelt sich um eine betriebswirtschaftliche Software, die in jedem Betrieb oder Unternehmen eingesetzt werden kann. ERP IT-Systeme (Informationstechnologie) stehen für die Systemintegration der gesamten finanz- und warenwirtschaftlich orientierten Wertschöpfungskette. Dabei umfasst es alle Teilprozesse von der strategischen und operationalen Planung über Herstellung, Distribution bis zur Steuerung von Auftragsabwicklung und Bestandsmanagement. Ein derartiges System verknüpft insbesondere Informationen über Finanzen, personelle Ressourcen, Produktion, Vertrieb und Einkauf. Es verbindet Kundendatenbanken, Auftragsverfolgung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Lagerverwaltung und vieles mehr.“¹²

Wörtlich übersetzt würde ERP „Ressourcenplanung eines Unternehmens“ bedeuten. Das stammt daher, weil es ursprünglich für Fertigungsunternehmen entwickelt wurde. Inzwischen haben sich ERP-Anbieter auch auf weitere Branchen wie Handel oder Dienstleistungen spezialisiert.

Im deutschen Sprachraum werden Synonyme wie „Betriebliche Anwendungssoftware“ oder „Anwendungssystem“ verwendet. Jedoch haben sich diese Begriffe nicht durchsetzen können.¹⁴

ERP-System allgemein Unterscheidungen bei ERP-Systemen ERP-Systeme lassen sich in folgende Kategorien unterscheiden wie Zielbranche (Anlagenbau, Chemieindustrie usw.), Unternehmensgröße (Kleinbetriebe, Mittelbetriebe, Großunter- nehmen), Anzahl der User und die verwendete Technologie (Datenbank, Programmier- sprache).¹⁵

4.2 Begriffsabgrenzung ERP 1 und ERP 2

Mit dem Begriff ERP 2 werden lediglich die Erweiterungsmöglichkeiten beziehungsweise die Anbindungsmöglichkeiten an weitere Systeme verstanden. Gemeint ist, dass das ERP-Modul zum Beispiel mit dem CRM-Modul und mit dem SCM-Modul in Verbindung steht. So können Informationen automatisch abgeglichen werden und sie sind in Echtzeit verfügbar. Es kann auf diese Weise über die Unternehmensgrenzen hinweg agiert werden.¹⁶ Die nächste Grafik zeigt eine mögliche Darstellung eines ERP-2-Systems.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Darstellung ERP-2-System¹⁷

4.3 Aufbau

Ein ERP-System besteht aus verschiedenen Modulen (Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Personalwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen u.a.), die auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen. Der Vorteil eines modular aufgebauten Systems ist, dass der Kunde zwischen ihnen wählen kann. Zum Beispiel ist ein Unternehmen bereits im Besitz einer Finanzbuchhaltungssoftware und benötigt keine weitere, so kann im Idealfall beim ERP Anbieter darauf verzichtet werden. Sofern der Anbieter mitspielt und nicht seine Software als Gesamtpaket anbietet. Da die Module auf eine zentrale Datenbank zugreifen, sollen Redundanzen und inkonsistente Datenmengen vermieden werden.

Ein Beispiel ohne zentrale Datenbank: Ein Kunde veranlasst die Änderung seiner Rechnungsanschrift. Der Vertriebsmitarbeiter ändert diese um und verschickt das georderte Produkt an den Kunden. Einige Wochen später sendet die Rechnungswesenabteilung die zu zahlende Rechnung an die alte Kundenadresse.

Da bei einem ERP-System alle Unternehmensbereiche auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen, werden die vorgenommenen Änderungen für jeden Verfügbar. Hier ein Schaubild zur Verdeutlichung einer Integration der verschiedenen Anwendungen über eine zentrale Datenbank.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Integration über zentrale Datenbank¹⁸

4.4 Historische Entwicklung von ERP-Systemen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Historische Entwicklung von ERP-Systemen¹⁹

Die Anfänge sind erstmalig in den 1960er zu erkennen. Als Vorgänger gelten die sogenannten Material Requirements Planning Systeme (MRP 1). Mit den MRP-Systemen waren rechnergestützte Materialbedarfsplanungen und zeitliche Grobplanungen ausführbar. Dieses Konzept wurde in den 70 er Jahren um die sukzessive Planung von Mengen, Terminen sowie Kapazitäten ergänzt. Zur begrifflichen Abgrenzung heißt es jetzt MRP 2, wobei MRP in diesem Kontext für Manufacturing Resource Planning steht.

Parallel zu den Anwendungen der Produktion hielt die DV-technische (datenverarbeitende) Unterstützung auch in das betriebliche Rechnungswesen Einzug. Erste Applikationen entstanden bereits in den 60er Jahren.

In den 80er Jahren trafen dann beide Entwicklungszweige aufeinander. So umfassten die entstandenen Planungs- und Steuerungssysteme (PPS) immer weitere Teilbereiche der Unternehmung und erweiterten die MRP 2-Systeme um Rechnungs, -Personal- und Finanzwesen.

Anfang der 90er Jahre wurde der Begriff ERP eingeführt. Das ERP-System umschließt die Module des MRP 2 und des PPS, es gilt als Synonym für die Bezeichnung der zusammen- gefassten Module. Ein Anwendungspaket, das sämtliche betriebliche Funktionsbereiche abdeckt.

Die aktuellste Entwicklung ist, dank des ausgereifteren Internets, das ERP 2. Die Erweiter- ungen beziehen sich auf eine unternehmensübergreifende Softwarelösung. So werden Module wie das SCM, das CRM oder das E-Procurement (Electronic) in das System eingebettet.

4.5 Funktionsbereiche von ERP-Systemen

Ein Unternehmen hat wortwörtlich die Qual der Wahl, wenn es über das passende ERP- System entscheiden soll. So ist es noch nicht ausreichend genug den richtigen Anbieter zu finden, es muss noch bedacht werden, was das System für ein Unternehmen leisten soll.

Wie schon bereits im Abschnitt 4.3 Aufbau ist ein ERP-System modular aufgebaut. Diese Module enthalten Funktionen, die für einen effizienteren betrieblichen Ablauf sorgen. Funktionsbereiche einer ERP-Software können zum Beispiel sein Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung), Produktion, Finanz- und Rechnungs- wesen, Controlling, Personalwirtschaft, Forschung und Entwicklung, Verkauf und Marketing sowie Stammdatenverwaltung.

ERP-Anbieter bieten diese Funktionen einzeln oder als Gesamtpaket an. Die Größe eines Unternehmens und das zur Verfügung stehende Budget bestimmen den Bedarf an dem oben aufgeführten Funktionsumfang. Unterschiede zwischen den Systemen sind in ihrer Zielbranche und der eingesetzten Technologie. Daher bieten die meisten großen Anbieter Branchenlösungen an, deren Teilpakete speziell auf bestimme Branchen zugeschnitten sind. Die kleineren Anbieter offerieren alternativ Lösungen, die oft nicht vollintegrativ sind, dafür in der Regel deutlich günstiger.²⁰

4.6 Nutzen von ERP-Systemen

Unternehmen stehen vor einer großen Herausforderung, wenn die Planung eines ERPProjekts im Hause steht. Die Software und damit verbundenen Kosten muss in einen KostenNutzen-Verhältnis stehen, dass die Einführung eines neuen Systems rechtfertigt.

Das Problem liegt in der Frage: Wie wird der Erfolg eines solchen Implementierungsprojekts bewertet?

Um also die Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg zu überprüfen, müssen die Kosten mit dem betriebswirtschaftlichen Nutzen abgewogen werden. Relativ einfach ist es noch die anfallenden Kosten für die Software zu berechnen, wie zum Beispiel Implementierungskosten, Lizenzkosten, Schulungskosten. Schwieriger wird es schon die Kosten mit den quantifizier- baren Verbesserungen zu vergleichen, wie zum Beispiel kürzere Durchlaufzeiten oder das geringere gebundene Kapital.

Was aber ist mit den qualitativen Aspekten einer ERP-Software? Diese lassen sich nicht so einfach in Zahlen ausdrücken und sind daher schwierig zu erfassen. Beispiele hierfür sind eine verbesserte Kommunikation der Unternehmensabteilungen intern und unternehmensüber- greifend, schnellere und umfangreichere Informationen, Erhöhung der Liefertermintreue.

Es gibt Erfahrungswerte, die aufzeigen, dass die Durchlaufzeit und dadurch auch der Materialbestand um ca. 20 Prozent verringert werden, dass die Kapazitätsauslastung um etwa 5 Prozent gesteigert wird und die Termintreue erhöht wird.²¹

Um einen Überblick darüber zu erhalten, welche Ziele Unternehmen mit einer ERP- Einführung verfolgen, weise ich auf die Befragung der Trovarit AG aus dem Jahr 2009 hin.²² Zu dieser Studie wurden ca. 1800 Unternehmen (kleinere, mittlere und Großunternehmen) befragt.

Die wichtigsten Ziele für KMU’s sind die Abläufe/Prozesse vereinfachen und beschleunigen, ein schneller Zugriff auf Informationen, bessere Informationen, Prozesse automatisieren, höhere Prozessintegration, Konsolidierung der Software-Landschaft, höhere Datenintegration, bessere Performance der IT (Informationstechnologie), die Sicherheit/Datensicherheit erhöhen, IT-Aufwand und Kosten senken, Prozesskosten senken, bessere externe Integration (EDI = Electronic Data Interchange), die Komplexität der IT reduzieren und die IT unter Kontrolle der Geschäftsführung bringen.

Weit vorne an der Spitze, wie schon bei einer Befragung einige Jahre zuvor, ist die Beschleunigung der Prozesse. Auffällig bei der aktuellen Studie ist zu erkennen, dass Prozesse automatisieren und bessere Informationen bei den Zielsetzungen zurückgehen und höhere Prozessintegration und Konsolidierung der Softwarelandschaft zunehmen.²³

Nun ist es Aufgabe des Managements abzuwiegen und zu beurteilen, was für das Unternehmen von Vorteil ist. Auch wenn mit einer klassischen Return on Investment (RoI) Methode sich der qualitative Nutzen nicht messen lässt, so überwiegt eventuell die verbesserte Qualität der Geschäftsprozesse und führt zu einer direkten Umsatzsteigerung.

Laut einer Umfrage vom „Center for Enterprise Research“ bieten einige Anbieter eine Wirtschaftlichkeitsanalyse an.²⁴ Trotz aller Berechnungen bleibt einem Unternehmen nicht viel anderes übrig als sich den technischen Anforderungen zu beugen, um am Markt konkurrieren zu können.

4.7 Probleme und Risiken bei einer ERP-Einführung

Ein ERP-Projekt birgt Risiken. Mögliche Fehlerquellen im Vorfeld schon zu wissen, kann garantiert für ein Unternehmen sehr hilfreich sein. Daher möchte ich in diesem Abschnitt auf einige Probleme hinweisen und diese näher erläutern.

Laut einer Studie der „Standish Group“ aus dem Jahr 2009 sind ausschließlich nur 32 Prozent der ERP-Projekte erfolgreich²⁵. Die Frage nach dem Warum hat mehrere Antworten zu bieten.

- Hier eine Auflistung möglicher Fehlerquellen:
- Unklare bzw. unvollständige Anforderungen Wechselnde Anforderungen
- Unrealistische Erwartungen
- Unrealistischer Projektplan und Zeitplan Fehlende Ressourcen
- Fehlende Einbeziehung der Beteiligten
- Sinnvolle Organisations- und Prozessveränderungen werden nicht im Voraus angegangen
- Der Implementierungspartner wird falsch geführt²⁶

Unklare bzw. unvollständige Anforderungen: Zwar sind heutige ERP-Systeme in der Regel flexibler als ältere Versionen, dennoch ist es zwingend erforderlich eine Anforderungsanalyse durchzuführen. Je genauer die Anforderungen ermittelt werden, desto präziser lässt sich eine neue ERP-Software bzw. -Anbieter ausfindig machen. Und es lassen sich spätere Anpassungen vermeiden, die viel Geld und Zeit kosten.²⁷ Die Anforderungen sollten priorisiert werden, so dass nicht jede Anforderung den gleichen Wert einnimmt. Wenn es darum geht den Anbieter zu ermitteln, wird häufig irrational gedacht. Weiche Faktoren wie zum Beispiel Nähe des Anbieters zum eigenen Standort oder Sympathie des Anbieters werden vor das Preis-Leistungsverhältnis geschoben.²⁸ Eine Nutzwertanalyse dient der Orientierung verschiedenster Anforderungen, die ich im Kapitel 7 erläutere.

Wechselnde Anforderungen: Wenn man die veränderten Anforderungen nicht unter Kontrolle hat, kann sich das stark auf die Einführungsdauer und -kosten auswirken. Laut der Konradin ERP-Studie ist das bei ca. 45 Prozent der befragten Unternehmen ein Grund für die Nichteinhaltung des Zeitplans.²⁹ Anforderungen können und dürfen sich während der Einführungsphase verändern. Der Grund dafür kann eine unvollständige bzw. nicht fertig durchdachte Anforderungsanalyse sein und/oder der Anwender erkennt beim Testen der neuen Software weitere Funktionen, die wichtig erscheinen. Der Projektleiter hat zu überprüfen, ob die neuen Anforderungen relevant sind oder vorerst vernachlässigt werden dürfen. Die nicht relevanten Anforderungen werden auf einer Wunschliste festgehalten und zu einem späteren Zeitpunkt aufgegriffen und gegebenenfalls implementiert.³⁰

Unrealistische Erwartungen: Frei nach dem Gedanken: Wenn erst einmal das neue ERP- System da ist, wird alles besser! So einfach ist das leider nicht. Man hat zu bedenken, dass das ERP-System als ein Werkzeug zu betrachten ist, welches unter der richtigen Anwendung zur Effizienzsteigerung beiträgt. Das heißt, die zu erfüllenden Anforderungen müssen vorher genau evaluiert werden, die anfallenden externen und internen Kosten werden falsch kalkuliert. Häufig werden auch Fehleinschätzungen in Bezug auf die Einführungsdauer und der Einführungskomplexität unternommen. Und es darf nicht vergessen werden die Mitarbeiter zu schulen. Was nützt ein das technisch ausgereifteste System, wenn der Anwender nicht weiß, damit umzugehen.

Unrealistischer Projekt- und Zeitplan: Auch die Projektvorgaben (Umfang, Prioritäten) verändern sich schleichend im Projektverlauf. So können andere Projekte im Unternehmen konkurrieren. Das heißt, dass die eingeplanten Kapazitäten und Ressourcen sich überschneiden und der Projektplan angeglichen werden muss.³¹ Daher ist die Projektplanung für den Erfolg maßgebend. Alle Meilensteine und Termine sollten in jeder Projektphase neu eingestuft und überprüft werden. Ein weiterer Tipp ist es die Termine und Meilensteine nicht zu straff anzusetzen und einen kleinen Spielraum zu lassen für etwaige Eventualitäten.³² Eine standardisierte Projektmanagementmethode kann da sehr hilfreich sein (zum Beispiel MS- Projekt). Das Projekt sollte ein definiertes Ende besitzen. Das heißt, dass Ergebnis wird zeitlich und inhaltlich formuliert.³³ Nach der Konradin ERP-Studie ist die allgemeine Unterschätzung des Zeitaufwandes einer der häufigsten Gründe für die Nichteinhaltung des Zeitplans mit etwa 65 Prozent.³⁴

Fehlende Ressourcen: Dieses Problem betrifft die Einplanung von Personal. Laut der Konradin ERP-Studie führt das bei ca. ein Drittel der Unternehmen zu einer Einführungs- verzögerung.³⁵ Die Mitarbeiter sollten aus verschiedenen Bereichen stammen, das IT-Know- how wie auch gute Kenntnisse der Geschäftsprozesse mitbringen. Die Schwierigkeit, die es zu managen gilt, ist es alle benötigten Mitarbeiter zu mobilisieren und für das Projekt einzuteilen. Man hat zu bedenken, dass ein solches Projekt neben dem Tagesgeschäft anfällt und Prioritäten gesetzt werden müssen. Hier muss das Management eingreifen und klare Vorgaben setzen. Das bedeutet, dass die Geschäftsleitung qualifizierte Mitarbeiter vom Tagesgeschäft in einem bestimmten Umfang frei stellen muss.³⁶

Fehlende Einbeziehung der Beteiligten: Es ist bekannt, dass viele Mitarbeiter einem neuen ERP-System eher skeptisch gegenüber stehen. Die Gründe dafür können neue, unbekannte Aufgaben sein beziehungsweise die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes. Die Angst vor etwas Fremden liegt wohl tief im Inneren eines Menschen und nur sehr schwer fällt es ihm seine vertraute Umgebung beziehungsweise Aufgabenumfeld zu verändern. Da ein ERP- System die Effizienz steigern soll, tritt schnell der Gedanke auf - kann das System mich ersetzen?! Hier obliegt es dem Management Angst zu schlichten und das Personal zu motivieren.

Die Mitarbeiter sind die zukünftigen Anwender und sollten daher schon so früh wie möglich in das Projekt einbezogen werden. Sie können hilfreiche Ideen zu der Anforderungsanalyse geben. Das Personal sollte auch fortlaufend über den Projektverlauf Bescheid wissen. Das Projektteam wird oft nicht ausbalanciert besetzt. Die richtige Mischung macht es! Es braucht technische als auch kaufmännische Spezialisten.³⁷ Nach Angaben der Konradin ERP-Studie 2011 ist dies ein nicht unerheblicher Grund für einen verspäteten Zeitplan. Laut der Studie heißt das, dass die Koordinations- und Kommunikationsprobleme zwischen betrieblicher ITAbteilung und Fachabteilungen bei ca. 30 Prozent liegen.

Sinnvolle Organisations- und Prozessveränderungen werden nicht im Voraus angegangen: Die Prozesse eines Unternehmens können sehr komplex sein. Häufig werden diese Prozesse unzureichend analysiert. Der Grund dafür ist nicht selten die betreffenden Mitarbeiter einzubeziehen. Anstatt nach neuen Lösungswegen zu suchen, werden die alten Prozesse 1:1 auf die neuen ERP-Systeme angeglichen und die alten Prozesse werden nicht infrage gestellt.³⁸

4.8 Was bedeutet Open ERP?

Kommerzielle ERP-Software ist verhältnismäßig teuer im Vergleich zu einer Open-ERP- Lösung. Auf dem ersten Blick wirkt eine solche Anschaffung sehr vielversprechend, doch muss auch hier etwas genauer hingeschaut werden. Denn kostengünstig bedeutet nicht kostenfrei! Der Markt ist auch übersichtlicher, da es weniger Anbieter in diesem Bereich gibt. Die Definition von Open ERP lautet:

Freier Zugang zum Quellcode: Vollständige Offenlegung des gesamten Quellcodes der Applikationen. Distribution von ausführbaren Binärdateien soll regelmäßig der Quellcode beiliegen oder auf geeigneten anderen Wegen (zum Beispiel Webseite) öffentlich zugänglich sein.

Freie Weitergabe der Software: Die Software darf an Dritte weitergegeben werden. Einschränkungen der Autoren bezüglich der Weitergabe sind unzulässig. Lizenzgebühren dürfen zwar erhoben werden, sind aber aufgrund der freien Weitergabemöglichkeit unrealistisch.

[...]

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¹ Vgl.: http://www.bfc-consulting.de/data/media/Warum_scheitern_Projekte_Artikel.pdf, S.1; Stand:

(25.10.2011)

² Vgl.: http://www.bankm.de/webdyn/dateien/BankM-KMU-Definition_20080901.pdf; KMU - Die Mittelstandsdefinition der EU, Autor: Dominik Glier, S.1; Stand: 14.07.2011

³ Quelle: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/files/sme_definition/sme_user_guide_de.pdf , S.13

Stand: 01.11.2011

⁴ Vgl.: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/files/sme_definition/sme_user_guide_de.pdf , S. 14;

Stand: 01.11.2011

⁵ Vgl.: http://www.computerwoche.de/mittelstand/2494295/ ; Stand: 21.12.11

⁶ Vgl.: Werterhaltung von Software, Autor: von Hahn, S.7

⁷ Vgl.: http://www.netzrebellen.de/artikel/content-management-systeme-teil-4-standard-vs- individualsoftware/; Stand: 22.07.2011

⁸ Vgl.: Werterhaltung von Software, Autor: von Hahn, S.7

⁹ Vgl.: http://www.netzrebellen.de/artikel/content-management-systeme-teil-4-standard-vs-

individualsoftware/; Stand: 22.07.2011

¹⁰ Vgl.: Grundkurs Geschäftsprozess-Management: Methoden und Werkzeuge für die IT; Autor: A. Gadatsch, S.327

¹¹ Vgl.: Grundkurs Geschäftsprozess-Management: Methoden und Werkzeuge für die IT; Autor: A. Gadatsch, S.327

¹² Quelle: http://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Software/Begriff-Definition-von-ERP- Software.html ; Stand: 10.07.2011

¹³ Vgl.: http://www.elml.uzh.ch/preview/fois/ERP/de/html/le1_learningObject3.html; Stand: 10.07.2011

¹⁴ Vgl.: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-

enzyklopaedie/lexikon/informationssysteme/Sektorspezifische-Anwendungssysteme/Enterprise-Resource- Planning-System; Stand: 10.07.2011

¹⁵ Vgl.: http://einkauf.oesterreich.com/ERP_Workshop_20070307/workshop/8.htm#h-2-2 , Stand: 10.07.2011

¹⁶ Vgl.: http://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Software/Begriff-Definition-von-ERP-Software.html Stand: 11.07.2011

¹⁷ Quelle: http://www.ec-net.de/EC-Net/Redaktion/Pdf/Anwendungssoftware/Materialien/begleitprojekt- erp-erklaerung-erp-II,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf ; Stand: 11.07.2011

¹⁸ Quelle: http://www.elml.uzh.ch/preview/fois/ERP/de/html/le1_learningObject4.html ; Stand: 11.07.2011 9

¹⁹ Quelle: http://www.meck-online.de/wp-content/uploads/2010/01/2007-

11_Business_Software_Loesungen.pdf , S.4; Stand: 20.07.2011

²⁰ Vgl.: http://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Software/Begriff-Definition-von-ERP-Software.html Stand: 17.07.2011

²¹ Vgl.: http://www.ebz-beratungszentrum.de/pps_seiten/sonstiges/erp-wirtschaftlichkeit.html ; Stand:

15.07.2011

²² Quelle: ERP-Praxis im Mittelstand; Trovarit AG 2011; Autor: Dr. Karsten Sontow, Peter Treutlin, Rainer Sontow, S.7

²³ Vgl.:ERP-Praxis im Mittelstand; Trovarit AG 2011; Autor: Dr. Karsten Sontow, Peter Treutlin, Rainer Sontow, S.7

²⁴ Vgl.. http://www.erp-

management.de/homepage/erp/erphp.nsf/0/2F27CE48BB3DEDCBC1257475006DAB9E/$FILE/Recher cheERP1_08.pdf ,S.4 ; Stand: 16.07.2011

²⁵ Vgl.: http://www.bfc-consulting.de/data/media/Warum_scheitern_Projekte_Artikel.pdf, S.1 ; Stand: 25.10.2011

²⁶ Vgl.: : http://www.computerwoche.de/index.cfm?pid=3456&pk=1906344 ; Stand: 24.09.2011

²⁷ Vgl.: http://www.dke.univie.ac.at/wirtschaftsinformatik/history/ss06/ekibis/lo_erp_technik/M4_Lektion3/Spezi fische_Probleme_bei_ERP_Implementierungen/Inhalt/user/eduBITE/Lernobjekte_ERP- Standardsoftware/m4_lo035_SpezifischeProblemeERPImplementierungen/content/medien/3_5.pdf , S.3; Stand: 27.10.2011

²⁸ Vgl.: http://www.industrieanzeiger.de/c/document_library/get_file?uuid=c79d351f-e385-4dd4-bb11- 4fc9ab517458&groupId=12503 , S. 17; Stand: 30.10.2011

²⁹ Vgl.: Konradin ERP-Studie 2011, S.75

³⁰ Vgl.: http://www.dke.univie.ac.at/wirtschaftsinformatik/history/ss06/ekibis/lo_erp_technik/M4_Lektion3/Spezi fische_Probleme_bei_ERP_Implementierungen/Inhalt/user/eduBITE/Lernobjekte_ERP- Standardsoftware/m4_lo035_SpezifischeProblemeERPImplementierungen/content/medien/3_5.pdf, S. 3; Stand: 27.10.2011

³¹ Vgl.: http://www.computerwoche.de/index.cfm?pid=3456&pk=1906344 ; Stand: 30.08.2011

³² Vgl.: http://www.dke.univie.ac.at/wirtschaftsinformatik/history/ss06/ekibis/lo_erp_technik/M4_Lektion3/Spezi fische_Probleme_bei_ERP_Implementierungen/Inhalt/user/eduBITE/Lernobjekte_ERP- Standardsoftware/m4_lo035_SpezifischeProblemeERPImplementierungen/content/medien/3_5.pdf, S. 5 ; Stand: 27.10.2011

³³ Vgl.: http://www.industrieanzeiger.de/c/document_library/get_file?uuid=c79d351f-e385-4dd4-bb11- 4fc9ab517458&groupId=12503 , S.17; Stand: 30.10.2011

³⁴ Vgl.: Konradin ERP-Studie 2011, S.75

³⁵ Vgl.: Konradin ERP-Studie 2011, S.75

³⁶ Vgl.:

http://www.dke.univie.ac.at/wirtschaftsinformatik/history/ss06/ekibis/lo_erp_technik/M4_Lektion3/Spezi fische_Probleme_bei_ERP_Implementierungen/Inhalt/user/eduBITE/Lernobjekte_ERP- Standardsoftware/m4_lo035_SpezifischeProblemeERPImplementierungen/content/medien/3_5.pdf , S.4 ; Stand: 27.10.2011

³⁷ Vgl.: http://www.industrieanzeiger.de/c/document_library/get_file?uuid=c79d351f-e385-4dd4-bb11- 4fc9ab517458&groupId=12503 , S. 17; Stand: 30.10.2011

³⁸ Vgl.: http://www.industrieanzeiger.de/c/document_library/get_file?uuid=c79d351f-e385-4dd4-bb11- 4fc9ab517458&groupId=12503 , S.17; Stand: 30.10.2011