Konzeption eines Standardprozesses zur Dokumentendigitalisierung

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Motivation
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau

2 Grundlagen
2.1 Dokumentendigitalisierung
2.1.1 Prozessplattformen
2.1.2 Dokumententrennblätter
2.1.3 Dokumentenstruktur
2.2 Prozessmodellierung / Prozessoptimierung
2.3 ARIS
2.3.1 Das ARIS-Konzept
2.3.2 Beschreibungssichten
2.3.2.1 Funktionssicht
2.3.2.2 Leistungssicht
2.3.2.3 Datensicht
2.3.2.4 Organisationssicht
2.3.2.5 Steuerungssicht / Prozesssicht
2.3.3 Beschreibungsebenen
2.3.4 EPK
2.3.5 ARIS-Express

3 Beschreibung der Ausgangslage
3.1 Ausgangslage in Unternehmen mit variablen Kundenanforderungen
3.2 Vorgehen bei der Dokumentendigitalisierung
3.2.1 Prozessschritte der physischen Dokumente
3.2.1.1 Indizierung / Vorerfassung
3.2.1.2 Registrierung / Check-In
3.2.1.3 Arbeitsvorbereitungen
3.2.1.4 Scannen
3.2.1.5 Qualitätssicherung
3.2.1.6 Zwischenlagerung
3.2.1.7 Rückheftung
3.2.1.8 Check-Out
3.2.1.9 Langzeitarchivierung / Rückgabe
3.2.2 Prozessschritte der Daten
3.2.2.1 Aufbau der Dokumentenstruktur
3.2.2.2 Indizierung / Nacherfassung
3.2.2.3 Bildoptimierung
3.2.2.4 Ausgabemedien erstellen
3.2.2.5 Signatur
3.2.2.6 Datenexport
3.3 Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten

4 Geschäftsprozessmodellierung
4.1 Festlegen der Anforderungen an den Prozess
4.1.1 Fachliche Anforderungen
4.1.2 Technische Anforderungen
4.2 Festlegen von Einschränkungen für den Prozess
4.2.1 Fachliche Einschränkungen
4.2.2 Technische Einschränkungen
4.3 Prozessmodellierung
4.3.1 Beschreibung der Funktionssicht
4.3.2 Beschreibung der Leistungssicht
4.3.3 Beschreibung der Datensicht
4.3.4 Beschreibung der Organisationssicht
4.3.5 Beschreibung der Steuerungssicht

5 Prozessbetrachtung
5.1 Betrachtung der Prozessoptimierungen
5.1.1 Betrachtung des Erfüllungsgrades der Anforderungen
5.1.2 Betrachtung der Optimierungen
5.1.3 Einschränkungen des neuen Prozesses
5.2 Kritische Würdigung des entworfenen Prozesses
5.2.1 Beurteilung der Chancen
5.2.2 Beurteilungen der Risiken

6 Schlussbetrachtung

7 Fazit

Quellen- und Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Dokumententrennblatt für eine Registertrennung

Abbildung 2: Eigene Darstellung - Aufbau eines Scanstapels

Abbildung 3: Eigene Darstellung - Das magische Dreieck von Zeit, Qualität und Kosten

Abbildung 4: Eigene Darstellung - Das ARIS-Haus

Abbildung 5: Elemente der EPK – Darstellung nach ARIS-Express

Abbildung 6: Elemente der eEPK – Darstellung nach ARIS-Express

Abbildung 7: Übersicht der Modelle in ARIS-Express

Abbildung 8: Prozessschritte der Digitalisierung

Abbildung 9: Funktionsbaum Standardprozess Teil 1

Abbildung 10: Funktionsbaum Standardprozess Teil 2

Abbildung 11: Leistungsbaum Standardprozess

Abbildung 12: Strukturierung Produktionshandbuch

Abbildung 13: Organigramm eines Digitalisierungsunternehmens

Abbildung 14: EPK Abschnitt 1

Abbildung 15: EPK Abschnitt 2

Abbildung 16: EPK Abschnitt 3

Abbildung 17: EPK Abschnitt 4

Abbildung 18: EPK Abschnitt 5

Abbildung 19: EPK Abschnitt 6

Abbildung 20: EPK Abschnitt 7

Abbildung 21: EPK Abschnitt 8

Abbildung 22: EPK Abschnitt 9

Abbildung 23: EPK Abschnitt 10

Abbildung 24: EPK Abschnitt 11

Abbildung 25: EPK Abschnitt 12

Abbildung 26: EPK Abschnitt 13

Abbildung 27: EPK Abschnitt 14

Abbildung 28: EPK Abschnitt 15

Abbildung 29: EPK Abschnitt 16

1 Einleitung

1.1 Motivation

Unternehmen, die im Bereich der Digitalisierung von Dokumenten arbeiten, stehen täglich einer Vielzahl verschiedener Anforderungen gegenüber, die ihnen durch ihre Kunden gestellt werden. Auf den ersten Blick erscheinen die Kunden und deren Anforderungen sehr individuell, weshalb die Dienstleister ebenso individuelle Prozesse für die Lösungen der Kundenprojekte erarbeiten. Bei einer genaueren Betrachtung stellen die meisten Anforderungen jedoch Variationen von immer wiederkehrenden Anforderungen an die Digitalisierung dar. Die Erarbeitung der individuellen Prozesse steht demnach wiederholt sehr ähnlichen Problemen, Aufgaben und Lösungen gegenüber.

Neben diesem hohen Potential zur Standardisierung der Abläufe findet auf dem Markt für die Digitalisierung gleichzeitig ein Wandel statt, der die Dienstleister dazu zwingt ihre Prozesse zu optimieren, um Kosten einsparen zu können. Dieser Wandel zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass die Anzahl der Projekte steigt, während die Losgrößen der einzelnen Projekte rückläufig sind. Durch den geringeren Umfang der Projekte wächst in den Kunden zudem eine steigende Erwartungshaltung in Bezug auf eine verkürzte Bearbeitungsdauer.

In der Praxis führen all diese Faktoren zu einer Art Massenabfertigung, bei der bereits vorhandene Prozesse auf den Prozessplattformen kopiert und danach an die Kundenanforderungen angepasst werden. Dieses Vorgehen führt zu einer unüberschaubaren Menge an individuellen Prozessen, bei deren Einführung und Anpassung auch immer wieder die gleichen Fehlerquellen zu berücksichtigen sind. Um genau dieses Vorgehen und die damit verbundenen Fehler zu minimieren, soll in der vorliegenden Arbeit ein Standardprozess geschaffen werden. Dieser Standardprozess soll hierbei sowohl die verschiedenen Anforderungen in einem gemeinsamen Prozess zusammenfassen, als auch eine Möglichkeit darstellen auf die Wandlungen des Marktes zu reagieren.

1.2 Zielsetzung

Ziel der Arbeit ist es dem Leser einen Überblick über die Dokumentendigitalisierung zu bieten. Hierzu werden die einzelnen Teilprozesse die zur Digitalisierung von Dokumenten notwendig sind beschrieben und gezeigt wie ein Digitalisierungsprozess mit Hilfe der beschriebenen Prozessschritte realisiert wird.

Nachdem der Leser einen Einblick in die Digitalisierung erhalten hat, wird dann der Standardprozess modelliert. Der Prozess soll alle Anforderungen des Digitalisierungsmarktes vereinen und gleichzeitig so konfigurierbar sein, dass mit ihm verschiedene Kundenanforderungen erfüllt werden können. Die Beschreibung und Modellierung des Prozesses soll vollständig im ARIS-Prozessmodell erfolgen, welches zur Erstellung der Arbeit ausgewählt wurde. Als Werkzeug zum Erstellen der Abbildungen soll ARIS-Express genutzt werden.

Nach der Erstellung des Standardprozesses findet dann ein Vergleich zwischen der Ausgangssituation und dem neuen Prozess statt. Hierbei ist es das Ziel zu beschreiben welche Optimierungspotentiale der neue Prozess aufweist und auch welche Chancen und Risiken mit ihm verbunden sind.

1.3 Aufbau

Die vorliegende Arbeit gliedert sich in sechs logische Bereiche. Der erste davon ist die Einleitung, bei der die Motivation zum Schreiben der Arbeit und die Zielsetzung der Arbeit vorgestellt werden. Danach folgt ein Grundlagenkapitel, in dem zuerst alle wichtigen Definitionen zum Verständnis der Digitalisierung und danach alle Grundlagen zum Verständnis des ARIS-Konzeptes beschrieben werden. Im Anschluss an die Grundlagen folgt die Beschreibung der Ausgangssituation. Hier wird beschrieben, wie die Unternehmen in der Dokumentendigitalisierung arbeiten und welchen Herausforderungen und Anforderungen sie gegenüberstehen. Außerdem werden die einzelnen Schritte, die zur Durchführung der Digitalisierung notwendig sind vorgestellt und erläutert welche Tätigkeiten mit Ihnen verbunden sind. Der vierte Abschnitt stellt den Hauptteil der Ausarbeitung dar, da in ihm der Standardprozess modelliert wird. Zur Modellierung werden zuerst die Anforderungen festgelegt, danach wird der Prozess in den verschiedenen Schichten des ARIS-Konzeptes beschrieben. Im vorletzten Abschnitt werden dann die Optimierungen des modellierten Prozesses gegenüber der Ausgangssituation erarbeitet. Außerdem werden in diesem Abschnitt auch die Chancen und Risiken diskutiert, die der neue Prozess mit sich bringt. Im letzten Teil der Arbeit erfolgen dann eine Schlussbetrachtung und ein Fazit.

2 Grundlagen

Im Grundlagenkapitel erfolgt eine Vorstellung der Dokumentendigitalisierung und der Werkzeuge, die für die Konzeption des Prozesses genutzt werden sollen.

2.1 Dokumentendigitalisierung

Die Digitalisierung beschreibt die Umwandlung eines analogen Signals in eine digitale Datenmenge. Hierbei wird die unendliche Ausgangsmenge der gemessenen Werte auf eine abzählbare Anzahl von digitalen Werten reduziert.^[1]

Der Begriff Dokument ist vom lateinischen Wort documentum abgeleitet, was übersetzt „beweisende Urkunde“ heißt.^[2] Insbesondere im Deutschen wird dem Begriff Dokument ein konkreter Bezug zu papiergebundenen Schriftstücken, mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung zugesprochen.^[3] Unter dem Begriff sind jedoch eine Vielzahl von Formaten und Medien zusammengefasst, die formal nicht näher definiert sind. Im weitesten Sinne fasst der Begriff alle physischen Schriftstücke und elektronischen Daten zusammen, die als kleinste logische Einheit eines Vorgangs zu verstehen sind.^[4]

Die Dokumentendigitalisierung beschreibt die vorbereitende Maßnahme ein papierbasiertes Dokument so umzuwandeln, dass es später in einem IT-System abgelegt werden kann. Als typische Einsatzbereiche sind hier die Posteingangsbearbeitung oder die Digitalisierung papiergebundener Dokumente zur elektronischen Langzeitarchivierung zu nennen.^[5]

2.1.1 Prozessplattformen

Unter einer Prozessplattform wird eine Menge von Subsystemen, Strukturen und Schnittstellen verstanden, die zu einer Plattform zusammengefasst dazu dienen verschiedene, gleiche oder voneinander abgeleitete Produkte zu entwickeln oder zu erzeugen. Prozessplattformen sind immer Bestandteil mehrerer Produkte und selbst eine Kombination aus Subsystemen, Strukturen oder Schnittstellen. Die Plattform stellt hierbei die Basis für die Entwicklung mehrerer derivativer Produkte dar.^[6]

In der industriellen Dokumentendigitalisierung, dienen Prozessplattformen von verschiedenen Anbietern als Grundlage zur Gestaltung von Standard- und Kundenprozessen. Die Plattformen bieten in der Regel einen Grundstock an modularen Funktionalitäten, die durch eine entsprechende Softwareentwicklung beliebig angepasst und optimiert werden können. Ein Beispiel für eine solche Plattform ist foxray xbound.

2.1.2 Dokumententrennblätter

Im Rahmen der Dokumentendigitalisierung werden Dokumententrennblätter eingesetzt um eine Dokumentenstruktur bei der Vorbereitung zum Scannen vorzugeben. Durch Trennblätter werden hierbei verschiedene Register und Kapitel voneinander getrennt. Auf Grundlage der Trennblätter können neben der Dokumentenstruktur noch weitere Ereignisse gesteuert werden. Denkbar ist es zum Beispiel den Start und das Ende für ein Dokument ohne Register vorzugeben oder den Wechsel von Schwarz/Weiß auf Farbe zu veranlassen. Trennblätter werden in der Regel auf farbiges Papier gedruckt um sie innerhalb der Scanstapel schnell identifizieren zu können.

Die folgende Abbildung zeigt ein eingescanntes Dokumententrennblatt zur Trennung von Registern.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Dokumententrennblatt für eine Registertrennung

2.1.3 Dokumentenstruktur

Dokumente werden in der Digitalisierung auf verschiedenen Ebenen strukturiert und gegliedert. Hierzu gehören die Register, die dem Dokument untergeordnet sind und die Kapitel, die dem Register untergeordnet sind. Mehrere Dokumente werden zu einem Stapel zusammengefasst, dem eine eindeutige Stapelnummer zugewiesen wird. Innerhalb eines Stapels sind die Dokumente durch Aktenvorblätter eindeutig identifizierbar. Stapeldeckblätter sind genau wie die Barcodeblätter zur Trennung der Kapitel und Register mit einem eindimensionalen Barcode wie dem Code-128 versehen. Die nachfolgende Grafik veranschaulicht die Struktur eines Stapels mit mehreren Dokumenten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Eigene Darstellung - Aufbau eines Scanstapels

2.2 Prozessmodellierung / Prozessoptimierung

Mit dem Begriff Prozess wird in der Literatur meist der Begriff Geschäftsprozess abgekürzt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist ein^[7] „Geschäftsprozess eine zeitlich-logische Aktivität zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe, wobei eine Leistung in Form von Material- und/oder Informationstransformation erbracht wird.“^[8] Österle definiert einen Prozess als Abfolge von Aufgaben, die über mehrere organisatorische Einheiten verteilt sein können. Die Ausführung der Aufgaben wird hierbei durch die IT unterstützt und das Ausführen des Prozesses produziert und konsumiert Leistungen. Für die Überwachung der Prozesse setzt die Prozessführung außerdem (Soll-) Ziele fest, misst das (Ist-) Ergebnis und vergleicht dieses mit den Vorgaben.^[9]

Unter einem Prozessmodell wird ein vereinfachtes Abbild eines Geschäftsprozesses oder eines Prozesssystems verstanden, anhand dessen die wichtigsten Elemente eines Prozesses und deren Beziehungen untereinander verstanden werden können. Auf Grundlage des Prozessmodells können Prozesse neu arrangiert werden und die Beschaffung von Anwendungssoftware zur Unterstützung der Prozesse geplant werden. Man unterscheidet zwischen deskriptiven Prozessmodellen, die einen Ist-Zustand beschreiben und normativen Prozessmodellen, die einen gewünschten Soll-Prozess beschreiben.^[10] Ein Prozessmodell ist demnach das allgemeine Modell eines bestehenden oder geplanten Prozesses.^[11]

Modelle zur Modellierung von Geschäftsprozessen bilden komplexitäts-reduzierte Ausschnitte der Realität ab und werden direkt durch den Zweck der Darstellung beeinflusst, da dieser wiederrum die Eigenschaften des Modells bestimmt.^[12] Zweck der Darstellung von Geschäftsprozessen sind „die Analyse und Restrukturierung von Primärprozessen mit Markt- und Kundenausrichtung[…].“^[13] Dieses Vorgehen wird durch die oftmals synonym verwendeten Begrifflichkeiten „Business Process Reenginering“, „Geschäftsprozessoptimierung“, “Business Engineering“ oder auch „Business Redesign“ beschrieben.^[14] Gründe für die Optimierung und Neugestaltung von Prozessen können hierbei direkt aus dem magischen Dreieck von Zeit, Qualität und Kosten abgeleitet werden. Beispielhafte Gründe sind eine Verringerung der Prozessdurchlaufzeit, eine Minimierung der Prozesskosten, oder eine Verringerung der Fehlerquoten. Das magische Dreieck ist in der folgenden Darstellung abgebildet.^[15]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Eigene Darstellung - Das magische Dreieck von Zeit, Qualität und Kosten^[16]

Bei der Modellierung von Prozessen werden grundsätzlich vier Gestaltungsalternativen unterschieden:

Die sequentielle Reihung, bei der immer genau eine Funktion nach der anderen ausgeführt wird und die Nachfolgefunktion erst startet, wenn die Vorgängerfunktion abgeschlossen ist.

Die Parallelisierung, bei der voneinander unabhängige Funktionen parallel ausgeführt werden, um die Durchlaufzeit des Gesamtprozesses zu reduzieren.

Die Verzweigung, bei der bestimmte Prozesse in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen eintreten.

Die Wiederholung, bei der ein oder mehrere Prozesse mehrfach ausgeführt werden. Um die Wiederholung zu steuern, müssen die Wiederholungsbedingung und das Abbruchkriterium für eine erneute Wiederholung bekannt sein.^[17]

Geläufige Darstellungsarten und Modelle zur Modellierung von Geschäftsprozessen sind die Unified Modeling Language (UML) nach Grady Booch, Ivar Jacobson, und James Rumbaugh, die Business Process Modeling Notation (BPMN) nach Stephen A. White und die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) nach August Wilhelm Scheer.

2.3 ARIS

2.3.1 Das ARIS-Konzept

ARIS ist das Akronym für „Architektur integrierter Informationssysteme“. Es handelt sich hierbei um ein Konzept, bei dem Informationssysteme hinsichtlich ihrer Art, ihrer funktionalen Eigenschaften und ihres Zusammenwirkens beschrieben werden.^[18] Das ARIS-Konzept ist in den neunziger Jahren von Professor August-Wilhelm Scheer an der Universität Saarbrücken entwickelt worden. Hierbei wurde es zunächst theoretisch entwickelt und 1993 in Form der Software „ARIS Toolset Version 1.0“ durch die heutige IDS Scheer AG vermarktet.^[19] ARIS bietet seinen Anwendern die Möglichkeit Geschäftsprozesse redundanzfrei und ganzheitlich, aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten. Hierdurch hat es sich innerhalb der letzten Jahre zu einem de facto Standard in der Geschäftsprozessmodellierung entwickelt^[20] und ist heute sowohl für die Hochschulausbildung, als auch für den Einsatz in Betrieben interessant.^[21]

2.3.2 Beschreibungssichten

„In ARIS werden die Geschäftsprozesse in die fünf Sichten - Funktionen, Leistungen, Daten, Organisation und Steuerung zerlegt, wobei die Inhalte der anderen Sichten in der Steuerungssicht zusammengeführt werden, um das Zusammenspiel bei der Abwicklung von Prozessen darstellen zu können.“^[22] Das Zusammenfassen der Klassen zu Sichten dient hierbei der Vereinfachung des Geschäftsprozessmodells und der Vermeidung von Redundanzen, die durch die Mehrfachverwendung von Objekten innerhalb des Modells bestehen können.^[23] Die Systemtheorie unterscheidet zwischen der Struktur, bzw. der Statik eines Systems und dem Verhalten, bzw. der Dynamik eines Systems. Im ARIS-Konzept stellen die Ereignissteuerung und der Nachrichtenfluss die Dynamik und alle anderen Sichten die Systemstruktur dar.^[24] Alle Sichten zusammen werden durch das „ARIS-Haus“ visualisiert. Die zentrale Sicht der Steuerung ist hierbei in der Mitte dargestellt und jede Sicht in die drei Beschreibungsebenen aufgeteilt, die in Abschnitt 2.3.3 näher erläutert werden.^[25] Die folgende Grafik zeigt das ARIS-Haus.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Eigene Darstellung - Das ARIS-Haus^[26]

2.3.2.1 Funktionssicht

Alle Vorgänge, Tätigkeiten oder Funktionen, die eingehende Leistungen in ausgehende Leistungen umwandeln, werden zur Funktionssicht zusammengefasst. Ziele werden ebenfalls zur Funktionssicht gezählt, da Funktionen Ziele unterstützen und durch diese gesteuert werden.^[27] Neben der Beschreibung der Funktion, gehören auch die Aufzählung der Teilfunktionen und die Beziehungen zwischen den Funktionen zu dieser Sicht. Die Darstellung der Funktionssicht kann beispielsweise durch Funktionsbäume erfolgen.^[28]

[...]

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^[1] Vgl. Böhringer et al. (2006) Seite 235

^[2] Vgl. Liebhart et al. (2008), Seite 10

^[3] Vgl. Kampffmeyer & Merkel (1999), Seite 27

^[4] Vgl. Liebhart et al. (2008), Seite 10 f.

^[5] Vgl. Eggert (2010), Seite 165

^[6] Vgl. Bullinger & Scheer (2006), Seite 322 ff.

^[7] Vgl. Allweyer (2007), Seite 51

^[8] Allweyer (2007), Seite 51 f.

^[9] Vgl. Österle (1995), Seite 19

^[10] Vgl. Schneider et al. (2008), Seite 48

^[11] Vgl. Prilla (2010), Seite 81

^[12] Vgl. Herrmann et al.(2005), Seite 150

^[13] Gadatsch, (2010), Seite 11

^[14] Vgl. Gadatsch (2010), Seite 11

^[15] Vgl. Jankulik et al. (2005), Seite 128

^[16] Vgl. Jankulik et al. (2005), Seite 128

^[17] Vgl. Krcmar (2005), Seite 124 f.

^[18] Vgl. Scheer: ARIS - Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem (1998), Seite 1

^[19] Vgl. Seidlmeier (2010), Seite 11

^[20] Vgl. Grief (2005), Seite 3 f.

^[21] Vgl. Seidlmeier (2010), Seite 11

^[22] Allweyer (2007), Seite 147

^[23] Vgl. Scheer: ARIS - Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem (1998), Seite 33

^[24] Vgl. Scheer: ARIS - Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem (1998), Seite 36

^[25] Vgl. Rump (1999), Seite 56

^[26] Vgl. Scheer: ARIS - Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem (1998), Seite 41

^[27] Vgl. Scheer: ARIS - Vom Geschäftsprozeß zum Anwendungssystem (1998), Seite 36

^[28] Vgl. Staud (2001), Seite 27