Eventorganisation unter Berücksichtigung der veränderten Rahmenbedingungen nach der Loveparade-Tragödie 2010

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Anhangsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Methodik der Arbeit

2 Theoretische Einführung in das Thema Eventorganisation
2.1 Begriffsdefinition
2.2 Merkmale von Events
2.3 Veranstaltungsarten und -formen
2.4 Projektphasen und Ressourcen der Eventplanung
2.5 Eventmodule und Tools der Eventorganisation
2.6 Wichtige Rahmenbedingungen
2.6.1 Rechtsbeziehungen, Haftung und Absicherung
2.6.2 Rechtliche Vorgaben und notwendige Genehmigungen in der Eventorganisation

3 Ablauf, Planungsfehler und Auswirkungen der Loveparade 2010 in Duisburg
3.1 Ablaufbeschreibung der Tragödie
3.2 Analyse der Vorbereitung und Organisation hinsichtlich Planungsfehlern
3.3 Darstellung der aktuellen Haftungssituation
3.4 Auswirkungen

4 Praktische Eventorganisation am Beispiel der Neukonzipierung zukünftiger Maxstraßenfeste in Augsburg
4.1 Geschichte, Bedeutung und Planung bisheriger Maxstraßenfeste
4.2 Gründe für die Absage im Jahr
4.3 Entwicklung und Verlauf der Sicherheitsauflagen vor und nach der Loveparade
4.4 Bedingungen für eine Neuauflage der Veranstaltung
4.5 Vorschlag zur praktischen Neukonzeption zukünftiger Maxstraßenfeste Patrick Schorer Bachelorarbeit Datum: 19. Mai
4.5.1 Ausgangssituation und Vorüberlegungen
4.5.2 Idee, Motto und Logo
4.5.3 Veranstalter und Projektbeteiligte
4.5.4 Zielgruppe und Zielsetzung
4.5.5 Location
4.5.6 Ressourcenmanagement
4.5.6.1 Zeitmanagement
4.5.6.2 Personalplanung
4.5.6.3 Finanzierung
4.5.7 Sicherheitskonzept
4.5.8 Programm
4.5.9 Technik und sonstige Infrastruktur
4.5.10 Gastronomie
4.5.11 Genehmigungen und Versicherungen
4.5.12 Sponsoren und sonstige Partner
4.5.13 Begleitende Kommunikation

5 Resümee mit Darstellung von Vorteilen und Begründung der Neukonzeption des Augsburger Maxfests

6 Anhang

7 Literaturverzeichnis

Danksagung

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Massenpanik bei der Duisburger Loveparade

Abb. 2: Dreidimensionale Typologie der Event-Formen

Abb. 3: Chronologischer Verlaufsstrahl eines Projekts

Abb. 4: Magisches Projektdreieck

Abb. 5: Handlungsmodell für Eventmanager

Abb. 6: Inhalte einer Mind-Map

Abb. 7: Gliederung eines Konzepts

Abb. 8: Exemplarische Rechtsbeziehungen bei einem Event

Abb. 9: Mögliche rechtliche Rahmenbedingungen in der Eventorganisation

Abb. 10: Checkliste Genehmigungen Eventorganisation

Abb. 11: Die Location der Loveparade 2010 und ihre nähere Umgebung

Abb. 12: Bildung der Menschenmenge auf der Hauptrampe

Abb. 13: Pfropfenbildung auf der Hauptrampe

Abb. 14: Das war max 2004-2005

Abb. 15: Aufnahme max

Abb. 16: Geplante Veränderungen der Veranstaltungsfläche bei max

Abb. 17: Entwicklung der Anzahl des qualifizierten Sicherheitspersonals seit

Abb. 18: Entwicklung der Anzahl des Sanitätspersonals seit

Abb. 19: Jährlich neue Bestandteile des Auflagenbescheids ab

Abb. 20: Zusammenfassende Darstellung von entscheidenden Bedingungen für eine Neuauflage des Maxstraßenfests

Abb. 21: Logo max

Abb. 22: Zielgruppendefinition nach geographischen Faktoren

Abb. 23: Lageplan max

Abb. 24: Projektzeitplan max

Abb. 25: Projektorganigramm mit erster Aufgabenverteilung

Abb. 26: Programmideen für max

Abb. 27: Rundbühne auf dem Rathausplatz

Abb. 28: Beispiel eines Spiele-Terminals von Games For Families

Abb. 29: Liste mit Technikfirmen aus dem Raum Augsburg

Abb. 30: Sponsorenanalyse und -identifizierung für max

Anhangsverzeichnis

Anh. 1: Pressemitteilung der City Initiative Augsburg zur Absage des Maxstraßenfestes

Anh. 2: Modulorientiertes Handlungsmodell für Eventmanager

Anh. 3: Schriftstück des Amts für Baurecht und Bauberatung der Stadt Duisburg an den Veranstalter Lopavent GmbH mit der „Genehmigung einer vorübergehenden Nutzungsänderung“

Anh. 4: Veränderung der Auflagebescheide zu den Maxstraßenfesten von 2006 -

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

„Duisburg, die Love Parade, um 15.45 Uhr. Schnell, schnell, der Mann braucht jetzt eigentlich zwei Hundertschaften, besser drei, besser vier, er braucht sie für den Osttunnel, für den Westtunnel, für die Rampe. Aber alles, was er im Moment bekommen kann, ist diese eine …. Eine Hundertschaft, um die Katastrophe zu verhindern. Eine Hundertschaft gegen einhunderttausend …. Als später die Menschen übereinanderkippen, als sie nach Luft schnappen, keuchen, um ihr Leben kämpfen, als auch die Polizei nicht mehr weiß, was gerade wo passiert, bitten Beamte sogar einen Hubschrauberpiloten, der über dem Gelände kreist, Durchsagen zu machen. Ein verzweifelter Versuch, der scheitern muss. Am Ende werden 21

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Massenpanik bei der Duisburger Loveparade 2010 (Quelle: Brandt, B ö nisch, Dahlkamp & R ö bel, 2011, S. 59)

Menschen tot sein, untergegangen im Gedränge auf der Rampe, dem Flaschenhals für Hunderttausende, die auf dem Gelände des alten Duisburger Güterbahnhofs feiern wollten.“¹

Jeder erinnert sich wohl an die hier gezeigten (vgl. Abb. 1) und beschriebenen Eindrücke, die sich während der Loveparade 2010 in Duisburg abspielten und tagelang in allen Medien das prägende Thema waren. Die Loveparade, die größte Techno-Party der Welt mit bis zu einer Million Besuchern und eigentlich bekannt für gut gelaunte Gäste, welche friedlich miteinander feiern, wurde am 24. Juli 2010 in Duisburg für 21 Menschen zur Todesfalle. Auch knapp zwei Jahre später stellt sich immer noch die Frage, wie es überhaupt zu dieser schrecklichen Katastrophe kommen konnte und warum 21 Menschen ihr Leben lassen mussten. Die Ermittlungen der Staatsanwaltschaft haben ergeben, dass von mehreren Beteiligten schwerwiegende Organisationsfehler - bewusst und auch unbewusst - gemacht wurden. Die Vorfälle sind nicht nur an und für sich traurig und außerordentlich bedauerlich, sie haben auch deutschlandweit einschneidende Veränderungen in der Organisation von Großveranstaltungen nach sich gezogen.

Ein großer Aufschrei ging so beispielsweise durch die Region Augsburg, als die City Initiative Augsburg (CIA) als Veranstalter von Schwabens größtem Stadtfest, dem beliebten Maxstraßenfest, Ende Mai 2011 verkündete, dass der Event im Jahr 2011 aufgrund verstärkter Sicherheitsauflagen nicht stattfinden kann.² Die CIA hat nach den tragischen Vorfällen der Loveparade von sich aus die Sicherheitslage neu bewertet und in Zusammenarbeit mit ihrem privaten Sicherheitsdienst OZ Security GmbH selbständig an weiteren Verbesserungen des stets einwandfrei funktionierenden Sicherheitskonzeptes gearbeitet. Nach zahlreichen Gesprächen mit den zuständigen Sicherheitsstellen, wie dem Ordnungsamt der Stadt Augsburg, der Polizei, der Feuerwehr und dem Sanitätsdienst, stellte sich schnell heraus, dass alle Eventbeteiligten auch aufgrund der ungeklärten Rechts- und Haftungssituation in Duisburg sehr sensibilisiert und vorsichtig mit der neuen Situation umgehen. Die zentrale Frage in den Gesprächen lag dabei immer wieder auf dem Thema, wer für welche Bereiche die Verantwortung übernimmt.

Letztendlich zogen sich die Gespräche soweit hin, dass der Veranstalter unter enormen Zeitdruck geriet und den endgültigen Auflagenbescheid des Ordnungsamtes erst sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn zugeteilt bekam. Aufgrund der Zeitproblematik und der damit unmittelbar verbundenen Finanzproblematik musste der Veranstalter den Event für das Jahr 2011 absagen, da der verstärkte Auflagenkatalog in der Kürze der Zeit weder organisatorisch noch finanziell realisierbar gewesen wäre.³

1.2 Zielsetzung und Methodik der Arbeit

Zu Beginn erfolgt eine theoretische Einführung in das umfangreiche Thema der Eventorganisation, um einen ersten Bezug zur Thematik herzustellen. Darauf aufbauend soll im Rahmen dieser Arbeit, ausgehend von der Analyse und Darstellung von wesentlich Planungs- und Organisationsfehlern sowie den Folgen der Loveparade 2010 in Duisburg, herausgearbeitet werden, inwieweit die verstärkten Sicherheitsauflagen für das Maxstraßenfest 2011 gerechtfertigt waren. Hierfür maßgebend ist eine Analyse des Auflagenbescheides des Ordnungsamtes der Stadt Augsburg des Jahres 2011 im Vergleich mit den vorangegangenen Jahren. Auf dieser Basis soll geklärt werden, welche Bedingungen erfüllt werden müssten, um die Veranstaltung in Zukunft für alle Beteiligten in vertretbarer Form wieder zu veranstalten. Dabei sollen ganz praxisnah wesentliche Bestandteile der Veranstaltung auf Machbarkeit analysiert und gegebenenfalls neukonzipiert werden, um mit dieser Arbeit einen Vorschlag zu entwickeln, in welcher Form das Maxstraßenfest in Augsburg in Zukunft sinnvoll organisiert und realisiert werden kann.

2 Theoretische Einführung in das Thema Eventorganisation

Zunächst erfolgt eine notwendige theoretische Einführung in das Thema der Eventorganisation, um dem sehr komplexen und umfangreichen Themengebiet gerecht zu werden. Denn nicht nur Schäfer-Mehdi beschreibt, dass es „von der ersten Idee bis zur Realisierung … ein weiter und zuweilen harter Weg [ist].“⁴ Wie dieser Weg aussehen kann und welche besonderen Aspekte im Rahmen einer Eventorganisation Berücksichtigung finden müssen, soll deshalb im Folgenden ausführlicher aufgezeigt werden. Auf Basis einer Begriffsdefinition und der Analyse sowie Einordnung von verschiedenen Eventarten und - formen, erfolgt die Identifikation von entscheidenden und kritischen Aspekten einer Eventorganisation.

2.1 Begriffsdefinition

In ‚Das große OXFORD Wörterbuch für Schule und Beruf’ der Oxford University Press wird das Wort Event mit Ereignis, Vorfall oder Veranstaltung übersetzt.⁵ Bringt man alle drei Bedeutungen zusammen, so könnte man es als ereignisreiche Veranstaltung bezeichnen. Ein Problem, das im Zusammenhang mit dem Begriff Event unweigerlich auftritt, ist der inflationäre Gebrauch des Wortes an sich.⁶ Egal ob schlichte Geburtstags- oder Vereinsfeier, RTL-Eventkino oder Unternehmensveranstaltung - nahezu jede Veranstaltung wird heutzutage mit einem Eventcharakter angepriesen. Aus diesem Grund empfiehlt sich zwingend eine exaktere Begriffsklärung unter der Eingrenzung auf den Bereich der Marketing-Events⁷, die sich durch ihre professionellere und zielgerichtete Umsetzung von alltäglichen Veranstaltungen unterscheiden. Nur so ist zu klären, durch welche Merkmale Events im eigentlichen Sinne geprägt sind.

Demzufolge definiert Schäfer-Mehdi diese Kategorie als „eine Veranstaltung, deren Zweck das Erreichen eines vorher definierten Marketingziels ist.“⁸ Nach Bruhn ist ein Event „eine besondere Veranstaltung oder ein spezielles Ereignis, das multisensitiv vor Ort von ausgewählten Rezipienten erlebt und als Plattform zur Kommunikation genutzt wird.“⁹ Nufer definiert ein Marketing-Event hingegen wie folgt: „Durch produkt-, unternehmens- oder dienstleistungsbezogene Ereignisse sollen kognitive, emotionale und physische Reize dargeboten, Aktivierungsprozesse ausgelöst sowie unternehmensgesteuerte Botschaften, Informationen und Assoziationen kommuniziert werden, die zum Aufbau von Unternehmens- und Markenwerten einen positiven Beitrag leisten.“¹⁰ Diese drei Definitionen beziehen sich also vor allem auf die Kommunikation zwischen Unternehmen und Zielgruppe.

Eine weitere Definition, in der neben einem direkten Bezug zum Eventmarketing aber vor allem organisatorische Aspekte zu finden sind, bietet Zanger. So wird hier eine „zielorientierte, systematische Planung, konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung, Realisierung sowie Nachbereitung von erlebnisorientierten Veranstaltungen (s. g. Events) im Rahmen der Kommunikationspolitik von Unternehmen“¹¹ erwähnt.

Man erkennt, dass in verschiedenen Definitionen immer wieder ähnliche oder sogar die gleichen Merkmale hervorgehoben werden. Nachfolgend sollen dementsprechend zentrale Charakteristiken von Events in zusammenfassender Weise weiter herausgearbeitet werden.

2.2 Merkmale von Events

Betrachtet man nun die im vorherigen Kapitel beschriebenen Inhalte genauer, so lassen sich im Besonderen die folgenden Merkmale festhalten:¹²

Inszenierung, d.h. Events bieten ganz bewusst Abwechslung vom Alltag durch eine vorher festgelegte Dramaturgie und Inszenierung.

Emotionalität, d.h. im Mittelpunkt eines Events steht niemals die reine Informationsvermittlung, sondern immer die Mitteilung einer Botschaft auf der emotionalen Ebene, um diese in der Erinnerung der Besucher zu manifestieren.

Erlebnisorientierung und Authentizität, d.h. Events bieten im Gegensatz zu anderen Kommunikationsmitteln den wesentlichen Vorteil, dass eine Zielgruppe eine Botschaft tatsächlich und in Wirklichkeit erleben bzw. wahrnehmen kann.

Interaktivität, d.h. Events sind so aufgebaut, dass die Interaktion zwischen Besucher und Programmelementen im Mittelpunkt steht. Besucher empfinden sich so als zentralen Bestandteil der Veranstaltung, womit eine stärkere emotionale Bindung zum Event und den vermittelten Inhalten besteht.

Exklusivität, d.h. ein Event bietet dem Besucher etwas ganz Besonderes, welches ihn von anderen Veranstaltungen unterscheidet und abhebt. Auch aufgrund der Einmaligkeit eines Events besteht die Notwendigkeit einer professionellen und umfassenden Planung und Organisation, da immer wieder auf veränderte Rahmenbedingungen reagiert werden muss.

Eigeninitiierung, d.h. im Rahmen eines Marketing-Events werden Ereignisse selbst geschaffen und kreiert, um die vorher definierte Zielsetzung zu realisieren.

Ziel- und Zielgruppenfokussierung, d.h. ein Event bezieht sich immer auf eine im Vorfeld festgelegte Zielsetzung und Zielgruppe. Eine zielorientierte Realisation des Events spielt für den Erfolg eine entscheidende Rolle und sollte deshalb für eine Eventorganisation ein zentraler Baustein sein.

Multisensitive Ansprache und Wahrnehmung, d.h. durch den gezielten Einsatz von unterschiedlichen Reizen, die alle menschlichen Sinne (visuell, akustisch, olfaktorisch, gustatorisch, taktil) ansprechen, kann eine bedeutend höhere Erinnerungswirkung einer Botschaft erreicht werden.¹³

Darüber hinaus bietet die einschlägige Fachliteratur zahlreiche weitere typische Eventmerkmale. Wedekind und Harries sowie auch Holzbaur et al. beziehen sich neben den bereits genannten Charakteristiken vor allem auch auf die Positivität eines Events.¹⁴ Die Besucher sollen sich mit Freude an die Veranstaltung erinnern, was man nur mit der Vermittlung von positiv besetzten Inhalten erreicht. Zudem besteht für einen Event keine Mindestteilnehmerzahl, d.h. auch eine Veranstaltung für nur zehn Personen kann ein richtiger Event sein, wenn er sich durch die genannten Merkmale kennzeichnet.¹⁵ Darüber hinaus sollte ein Event immer mit entsprechenden Vorbereitungen einhergehen.¹⁶ Ein organisatorischer Vorlauf in Verbindung mit einer entsprechenden Vorbereitungszeit ist dementsprechend ein wesentliches Merkmal einer professionellen Eventorganisation.

Die Konzeption eines Events und die daraus resultierende Eventorganisation sollten grundlegend immer unter Berücksichtigung der hier genannten Event-Merkmale durchgeführt werden, denn nur so ist auch ein qualitativ ansprechendes Ergebnis gewährleistet.

2.3 Veranstaltungsarten und -formen

Bis hierhin wird bereits klar, dass kein Event identisch mit einem anderen ist. Die Fülle an Veranstaltungen führt deshalb unweigerlich zu einer notwendigen Differenzierung und Kategorisierung in unterschiedliche Veranstaltungs- arten und -formen, um den Bereich der Eventorganisation anschaulich abbilden zu können.

Eine systematische, anschauliche und mehrschichtige Typologisierung verschiedener Events kann mittels der Kategorien Zielgruppe, Art der Inszenierung und Art des Konzepts vorgenommen werden.¹⁷ Die vorangehende Abbildung zeigt den Zusammenhang zwischen den einzelnen Kategorien. Mit der ersten Dimension, der Zielgruppe, trennt man Events anhand ihres internen oder externen Fokus. Man unterscheidet zwischen Public Events (extern) und Corporate Events (unternehmensintern, z.B. Incentives), wobei auch Mischformen (z.B. Messen) möglich sind. In der zweiten Dimension unterscheidet man mit der Art der Inszenierung zwischen freizeit- und arbeitsorientierten Events. Freizeitorientierte Events zeichnen sich dabei vor allem durch ihren Unterhaltungswert aus, währenddessen arbeitsorientierte Events eher die Informationsvermittlung in den Vordergrund stellen. Auch hier sind natürlich Mischformen mit so genannten Infotainment-Veranstaltungen denkbar, d.h. es werden beispielsweise Informationen geschickt in Form von Unterhaltungsprogrammen präsentiert. In der dritten Dimension kann man nun Events nach der Ausrichtung ihres Konzepts kategorisieren. Eine Trennung erfolgt hier in marken- bzw. anlassorientierte Events. Die Frage hierbei liegt darin, ob man ein Event eher zur Positionierung einer Marke veranstaltet oder aufgrund eines speziellen Anlasses (z.B. Firmenjubiläum) durchführt. Mit dieser Typologisierung nach Nufer erhält man grundsätzlich einen recht anschaulichen und umfassenden Überblick über mögliche Eventarten und deren Unterscheidungsmerkmale. Weitere, ergänzende Klassifizierungsmerkmale könnten beispielsweise die Zielsetzung eines Events (gewinnorientiert, imagebildend, etc.), die Gr öß e (messbar anhand Besucherzahlen) oder auch die Dauer von Events sein.¹⁸ Eine Sonderrolle nehmen in diesem Zusammenhang so genannte virtuelle Events (z.B. Live-Übertragungen über Internet) ein, die im Rahmen einer Typologisierung nur schwer eingeordnet werden können, welchen aber gerade im Internetzeitalter eine immer größer werdende Bedeutung zukommt.¹⁹ Diese Art der Events verzichten auf den sonst üblichen multisensitiven Charakter, erleben aber trotzdem vor allem bei jüngeren Generationen einen enormen Aufschwung. Unternehmen haben diesen Trend erkannt (z.B. Social Media Marketing) und profitieren von der Tatsache, dass sich ein bedeutender Teil des Alltags von Jugendlichen im Internet (Facebook etc.) abspielt.

Die unterschiedliche Ausrichtung und Form von Events spielt auch im Hinblick auf die entsprechende Eventorganisation eine tragende Rolle, da jede Eventform individuell unterschiedlich ausgestaltet werden muss. Betrachtet man nun die bisher gewonnen Erkenntnisse, so lässt sich festhalten, dass im Rahmen des Eventmanagements eine zielgerichtete Vorgehensweise unabdingbar erscheint, gleichzeitig aber kein allgemein gültiger Weg vorgegeben werden kann, da sich jede Veranstaltung durch ihre ganz besonderen Eigenheiten auszeichnet. Nicht nur dies macht deutlich, dass Events im Grunde schlichtweg Projekte sind - mit einem definierten Anfang, einem Ende und unterschiedlich vielen Zwischenschritten.²⁰ Dementsprechend lassen sich Events auch mit Hilfe eines gezielten Projektmanagements organisieren. In den nachfolgenden Kapiteln sollen deshalb einzelne Projektphasen sowie deren funktionale Zusammenhänge in Form von unterschiedlichen Eventmodulen näher erläutert werden, um einzelne Schritte der Eventorganisation besser identifizieren zu können.

2.4 Projektphasen und Ressourcen der Eventplanung

„Alle großen Aufgaben … sind komplex und scheinen zu Anfang unüberwindlich. Der Trick besteht darin, das Projekt in kleine überschaubare Schritte einzuteilen.“²¹ Eine Strukturierung von Events kann einerseits anhand der Zeitschiene in verschiedene Projektphasen erfolgen. Dies ist vor allem hinsichtlich einer optimalen Termin- bzw. Zeitplanung sinnvoll, da die Planung der Ressource Zeit ein erfolgsentscheidendes Kriterium ist. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen beispielhaften chronologischen Verlauf eines Projektes, welcher beim Planungsbeginn eine hilfreiche Übersicht sein kann. Im weiteren Verlauf sollte diese Übersicht allerdings mit weiteren Planungstools verfeinert und untergliedert werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Chronologischer Verlaufsstrahl eines Projekts (Quelle: Schäfer-Mehdi, 2010, S. 144)

Allerdings ist hier anzumerken, dass die alleinige Projektplanung anhand der Zeitschiene nicht ausreichend sein kann, da neben dem Zeitfaktor noch weitere Ressourcen existieren, die in der Projektplanung strukturiert und organisiert werden müssen.

Holzbaur et al. stellen mit ihrem magischen Projektdreieck (vgl. Abb. 4) die wesentlichen Ressourcen im Rahmen einer Projektplanung dar. Neben der bereits gezeigten Zeitplanung sind dies vor allem eine entsprechende Budgetierung sowie die Personalplanung.²² Die nachfolgende Abbildung zeigt die zentralen Aspekte der Projektplanung nach Holzbaur et al. auf anschauliche Weise.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Magisches Projektdreieck (Quelle: eigene Darstellung in

Anlehnung an Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 30)

Die zentrale Aufgabe des Projektmanagements im Rahmen der Eventorganisation besteht also darin, die vorhandenen Ressourcen (Personal/Geld/Zeit) so aufeinander abzustimmen, dass diese zu jedem Zeitpunkt des Projekts optimal eingesetzt werden können.²³ Je besser dies gelingt, umso höher ist letztendlich die Eventqualität bzw. das Ergebnis. Es zeigt sich, dass sich eine qualitativ hochwertige Eventorganisation nur mit der gezielten Abstimmung und Koordination von mehreren Teilressourcen erzielen lässt. Zudem verdeutlicht das magische Projektdreieck auch den direkten Zusammenhang der Ressourcen. Sie sind voneinander abhängig, d.h. dass sich die Veränderung einer Ressource in direkter Weise auf die anderen Ressourcen auswirkt. Nicht nur deshalb erscheint die Strukturierung der Eventorganisation in mehrere funktionale Module angebracht, um wechselseitige Beziehungen zwischen diesen noch verständlicher darstellen zu können (vgl. Abb. 5).²⁴

Zusätzlich werden nun konkrete Planungstools genannt, die in den jeweiligen Bereichen der einzelnen Teilmodule üblicherweise zum Einsatz kommen.

2.5 Eventmodule und Tools der Eventorganisation

Wie in Abbildung 5 ersichtlich, lässt sich der Umfang einer Eventorganisation sehr treffend anhand drei, voneinander abhängigen Eventmodulen abbilden. In diesem Kapitel werden die drei Eventmodule Event-Entwicklung, Event-Steuerung und Event-Durchführung inklusive konkreter Planungstools intensiver vorgestellt.

Abb. 5: Handlungsmodell für Eventmanager (Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Apitzsch, 2010, vgl. Anh. 2, S. 64)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Ausgangspunkt einer Eventorganisation ist oftmals eine vage Idee für eine Veranstaltung, eine so genannte Dachidee. Mit dem Modul Event-Entwicklung wird im Prinzip der Bereich der Eventorganisation zusammengefasst, der sich mit der Ausgestaltung dieser Gedankenspiele befasst. In erster Linie geht es darum, ein außergewöhnliches Grundthema für eine Veranstaltung zu erarbeiten, wobei in der Praxis häufig beliebte Kreativitätstechniken wir das Brainstorming, der morphologische Kasten oder eine Mind-Map verwendet werden.²⁵ Beispielhaft gibt Abbildung 6 Einsichten in mögliche Inhalte und Umfang einer Ideensammlung für einen Event.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6: Inhalte einer Mind-Map (Quelle: Schäfer-Mehdi, 2009, S. 55)

Gleichzeitig ist es wichtig, potenzielle Ideen realistisch auf Machbarkeit und Nutzen hin zu überprüfen. Als Abschluss dieses Moduls sollte die Dachidee in Form eines schriftlichen Konzepts ausgeführt werden, deren Form je nach Anforderungen des Auftraggebers oder Veranstalters variieren kann. Denkbar wäre zum einen die Darstellung wiederum in Form einer Mind-Map (vgl. Abb. 7), welche die Übersichtlichkeit des Konzepts ganz wesentlich erhöht und mögliche Zusammenhänge einzelner Konzeptbestandteile besser aufzeigt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 7: Gliederung eines Konzepts (Quelle: Schäfer-Mehdi, 2009, S. 65)

Allerdings hat diese Form der Darstellung auch den Nachteil, dass mögliche Gedanken nur sehr schwer bzw. in begrenzter Form darstellbar sind und nicht in vollem Umfang Erwähnung finden. Aus diesem Grund empfiehlt sich auch die Ausarbeitung eines Konzepts in Schriftform. So besteht für Wedekind und Harries ein professioneller Konzeptaufbau aus folgenden Bestandteilen²⁶:

- Deckblatt mit Titel, Datum der Erstellung, Agentur/Abteilung
- Ausgangssituation
- Eckdaten des Briefings bzw. Vorgaben des Unternehmens
- Aufgabenstellung
- Event-Ziele
- Anzusprechende Zielgruppe
- Vorüberlegungen
- Idee, Motto und Logo
- Umsetzung, Details, Maßnahmen und Beschreibung
- Begleitende Kommunikation
- Zeitplan
- Budgetplan und Kosten
- Vorteile und Begründung
- Fazit

Grundsätzlich muss aber festgehalten werden, dass die hier vorgestellten Inhalte nur ein Grundgerüst eines Eventkonzepts darstellen und als erste Orientierung dienen können. Der genaue Inhalt eines Eventkonzepts kann nicht fest vorgegeben werden, da wiederum jede Veranstaltung ihre individuellen Besonderheiten besitzt, auf die bereits an dieser Stelle eingegangen werden muss.

Ist die gedankliche Ausgangsbasis in Form eines schriftlichen Konzepts erarbeitet worden, geht es anschließend darum, die zur Verfügung stehenden Ressourcen in Form des Personals, der Zeit und des vorhandenen Budgets optimal aufeinander abzustimmen, um die Dachidee der Veranstaltung bestmöglich umzusetzen. Dies geschieht im Bereich Event- Steuerung. Die Arbeit, die hinter einem Projekt steckt, muss nun dementsprechend möglichst effektiv strukturiert werden. Mit Hilfe von klassischen Organisationstools aus dem Projektmanagement werden die Ressourcen koordiniert. Verwendung finden hier beispielsweise Projektstrukturpläne oder Projektorganigramme zur Planung der Personalaktivität und zur Verteilung von Verantwortungen. Eine ganz entscheidende Rolle spielt hierbei auch die richtige Zusammensetzung des Projektteams. Verschiedene Wissenschaftler haben sich mit dieser Thematik auseinandergesetzt. So beispielsweise Meredith Belbin, deren Teamrollen-Theorie besagt, dass mehrere typische Teamrollen besetzt werden müssen (z.B. Kreativer, Umsetzer, Koordinator etc.)²⁷, um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Für die Zeitplanung bieten sich Aktivitäten- bzw. Checklisten oder auch typische Tools des Zeitmanagements wie Zeitplaner oder Meilensteinpläne an. Das Budget wird üblicherweise mit detaillierten Kostenplänen verwaltet und kontrolliert.

Während es bei den beiden bisherigen Eventmodulen überwiegend um die Koordination der Aufgaben ging, die hinter einem Projekt stehen, beschreibt die Event-Durchführung die letztendliche Realisation der Planung und beinhaltet alle Aspekte, die nach außen wahrnehmbar sind. Hierzu zählen unter anderem die Öffentlichkeitsarbeit und Bewerbung der Veranstaltung, die Planung des Programms und Ablaufs, die Planung der Location anhand detaillierten Lageplänen und Skizzen oder auch die Vorbereitung und Umsetzung eines umfassenden Sicherheitskonzepts. Gerade diesem Aspekt kommt nach der Loveparade-Tragödie 2010 eine sehr starke Bedeutung zu. Unter den Bereich der Event- Durchführung fällt aber auch der gesamte Aspekt der Nachbereitung inklusive einer Evaluation, um festzustellen, inwieweit der Event ein Erfolg ist. Zusätzlich ergeben sich so wertvolle Verbesserungspotentiale, die in Zukunft gewinnbringend eingesetzt werden können.

Mit dieser Strukturierung der Eventplanung in drei Eventmodule lässt sich der nahezu volle Umfang einer Eventorganisation anschaulich und außerordentlich treffend darstellen. Deswegen sollen die hier in der Theorie vorgestellten Organisationstools auch im späteren Praxisteil dieser Arbeit speziell für das Augsburger Maxstraßenfest eingesetzt werden.

2.6 Wichtige Rahmenbedingungen

Im Rahmen einer Eventorganisation spielen neben zahlreichen planerischen und organisatorischen Aspekten auch mehrere Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle, welche die Planung und Ausrichtung einer Veranstaltung in besonderem Maße beeinflussen. In diesem Kapitel soll deshalb vor allem auf rechtliche Gegebenheiten sowie die Beziehungen zwischen den am Event beteiligten Parteien kurz eingegangen werden.

2.6.1 Rechtsbeziehungen, Haftung und Absicherung

Die erfolgreiche Realisation eines Eventkonzepts basiert immer auch auf einer gut funktionierenden und effektiv strukturierten Zusammenarbeit von mehreren am Event beteiligten Parteien. Hierbei entstehen oftmals komplexe Vertragsverhältnisse und gegenseitige Verpflichtungen. Abbildung 8 stellt exemplarisch mögliche Rechtsbeziehungen zwischen den Eventpartnern dar.

Abb. 8: Exemplarische Rechtsbeziehungen bei einem Event (Quelle: Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2005, S. 145)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Diese Rechtsbeziehungen entstehen durch ganz typische Handlungen, die im Rahmen einer Eventorganisation ablaufen, z.B.²⁸:

- Verkauf von Eintrittskarten an Besucher
- Mieten einer Location
- Buchung eines Künstlers/einer Band
- Anstellung von Personal
- Einbindung eines externen Dienstleister/Agentur (z.B. Catering-Service, Technik-Firma)

Aus Vertragsverhältnissen und Rechtsbeziehungen ergeben sich gegenseitige Ansprüche und Verpflichtungen, d.h. Vertragspartner haften auch im Falle eines Leistungsversäumnisses bzw. im Schadensfall gegenüber den im Schaubild beispielhaft dargestellten Eventbeteiligten. Deshalb ist es wichtig, dass ein Veranstalter seine Pflichten und die „Beziehungen [kennt] und sich [vergegenwärtigt], um Vorsorge zu treffen, sich und andere abzusichern und auf Ansprüche richtig reagieren zu können.“²⁹ „Bei Events ist das Risiko enorm hoch, da viele Menschen betroffen sind und auch größere finanzielle Mittel im Spiel sind.“³⁰ Gerade deshalb sollten bei der Eventplanung die rechtlichen Rahmenbedingungen und Risiken nie außer Acht gelassen werden.³¹

Haftungsrisiken können sich dabei aus den unterschiedlichsten Bereichen ergeben. Wichtig ist für den Veranstalter, dass er sich im Vorfeld seiner Veranstaltung mit potentiellen Risiken auseinandersetzt und im Rahmen eines gezielten Risk Managements plant, wie mit diesen Risiken umgegangen wird.³² Erwähnenswert ist in diesem Zusammenhang auch die

Tatsache, dass der Veranstalter in der Regel für das Verhalten seiner Mitarbeiter und Beauftragten haftet.³³ Inwieweit diese Rechtsauslegung in der Realität tatsächlich angewendet wird, wird im weiteren Verlauf dieser Arbeit anhand den Auswirkungen und Folgen der Loveparade 2010 erläutert. Mögliche Risiken könnten sich zum Beispiel aus den folgenden Gefahrenquellen³⁴ ergeben:

- Location (z.B. unsichere Tribünen)
- Eventcharakter (z.B. Flugshow, Autorennen)
- Besucher (z.B. Hooligans im Sport, große Besucheranzahl)
- Wetter (z.B. Sturm, Schneefall)
- Dritte (z.B. aggressive Sportler wie Tennisspieler McEnroe)
- Eventorganisation (z.B. schlechte Koordination von verschiedenen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen bei Beteiligung mehrerer Organisatoren)

Bei der Anmietung von fremden Veranstaltungsräumen oder Veranstaltungen auf öffentlichen Grund sollte unbedingt beachtet werden, dass der Vermieter bzw. öffentliche Kommunen Freistellungserklärungen vom Veranstalter fordern, so dass oftmals die alleinige Haftung auf den Veranstalter abgewälzt wird.³⁵

Man unterscheidet im Wesentlichen drei Schadensarten³⁶, für die ein Veranstalter zur Verantwortung gezogen werden kann:

- Personenschäden (Verletzung oder Tod von Personen)
- Sachschäden (Verlust, Beschädigung oder Zerstörung von Sachen)
- Vermögensschäden (Eingriff in das Vermögen, z.B. durch falsche Beratung)

Haftungsansprüche gegenüber dem Veranstalter ergeben sich entweder aus bestehendem Vertragsverhältnissen oder durch dessen deliktische Handlung (Haftung aus unerlaubter Handlung)³⁷, wobei die meisten Haftungsfälle ein Resultat aus dem schlechten baulichen Zustand der Location sind oder aus einer Vernachlässigung bzw. gar Unterlassung der Überwachungspflicht der Location resultieren.³⁸ Der Aspekt der Haftung ist für Veranstalter insbesondere deshalb von Bedeutung, da man sich für ein Verschulden auf Schadensersatzansprüche einstellen muss. Neben zivilrechtlichen Haftungstatbeständen kann es darüber hinaus bei der Verletzung von Verkehrssicherungspflichten aber auch zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.³⁹

Grundsätzlich ist es wichtig, dass sich ein Veranstalter - wie bereits erwähnt - vor der Veranstaltung Gedanken über mögliche Gefahrenquellen macht und sich in ausreichendem Maße absichert. Dies kann zum einen über sog. Haftungsfreizeichnungsklauseln in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder durch vertragliche Vereinbarungen geschehen, wobei eine gänzliche Haftungsfreizeichnung nie möglich ist⁴⁰ (z.B. bei vorsätzlichem Handeln). Zum anderen kann ein mögliches Risiko durch den Abschluss von verschiedenen Versicherungen, die bei Schäden eintreten, verringert werden. Wie in allen Lebensbereichen kann theoretisch wohl jede Risikoart abgesichert werden. Für Veranstalter sind aber vor allem drei Versicherungen dringend zu empfehlen:⁴¹

Die Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung kann als Grundversicherung für Veranstalter bezeichnet werden, da sie die gesamte Phase von Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen gegen Sach- und Personenschäden abdeckt. Sie ist außerdem um Zusatzdeckungen bei besonderen Risiken erweiterbar⁴².

Die Veranstaltungs-Ausfall-Versicherung deckt das Risiko eines kompletten Ausfalls der Veranstaltung ab. Insbesondere bei Events im Freien nimmt diese Versicherung eine besondere Bedeutung ein, da der Faktor Wetter nie mit absoluter Sicherheit vorhergesagt werden kann. Gerade hier kann diese Versicherung von existenzieller Bedeutung sein. Erweiterbar ist diese Versicherung beispielsweise auch für den Fall des Nichterscheinens eines wichtigen Künstlers.⁴³

Eine Elektronik-Versicherung (Versicherung von Veranstaltungstechnik wie Beschallung, Bühnentechnik, Lichttechnik) ist oftmals besonders wichtig, da die Technik von einem externen Dienstleister angemietet wird und einen hohen finanziellen Wert aufweist. Bei Beschädigung würden hohe finanzielle Forderungen durch Reparatur/Schadensersatz auf einen Veranstalter zu kommen.

Neben diesen drei Versicherungen gibt es zahlreiche weitere Absicherungsmöglichkeiten (z.B. Unfallversicherung, Auslandshaftpflichtversicherung), die aber nur im Einzelfall notwendig sein sollten und deren Notwendigkeit von Fall zu Fall individuell überprüft werden muss.

Einen weiteren wichtigen rechtlichen Bereich der Eventorganisation nehmen auch zahlreiche gesetzliche Vorschriften und behördliche Genehmigungen ein, die im Vorfeld einer Veranstaltung berücksichtigt und eingeholt werden müssen. Dieser Bereich soll im folgenden Kapitel separat erläutert werden.

2.6.2 Rechtliche Vorgaben und notwendige Genehmigungen in der Eventorganisation

Im Rahmen einer Eventorganisation sind oftmals eine Vielzahl an unterschiedlichen Vorschriften und Verordnungen zu beachten⁴⁴, allerdings existieren auf diesem Rechtsgebiet leider nur wenige Rechtsgrundlagen, Gerichtsurteile oder Stellungnahmen.⁴⁵ Dies erschwert die Planung und Organisation von Veranstaltungen zusätzlich. Dementsprechend empfiehlt es sich in diesem Bereich, so frühzeitig wie möglich, kritische Punkte und Fragestellungen mit den zuständigen Fachleuten (z.B. Rechtsanwälte, Finanzamt, Ordnungsamt usw.) abzustimmen.

Eine Mehrzahl an Veranstaltungen, ganz besonders Großveranstaltungen auf öffentlichem Gruc verstärktes Risiko mit sich. Insbesondere wenn mit einer Veranstaltung besondere Gefahren verbunden sind, ist sie anzeige- bzw. genehmigungspflichtig und bedarf der Zustimmung von örtlichen Behörden.⁴⁶

Die nachfolgende Abbildung gibt einen grundlegenden Überblick über mögliche rechtliche Rahmenbindungen in der Eventorganisation.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 9: M ö gliche Unfall- Jugendschutz verhütungs- rechtliche Rahmen- vorschrift (UVV) bedingungen in der Umweltschutz Lärmschutz Eventorganisation (Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Funke & M ü ller, 2003, S. 149)

Diese einzelnen Bereiche begründen sich aus den verschiedensten Gesetzesgrundlagen. Nicht nur Bischof spricht hier von einem „Paragraphendschungel“⁴⁷. Erschwert wird das Zurechtfinden auf diesem Rechtsgebiet zusätzlich durch einzuhaltende Vorschriften, die von Region zu Region und manchmal sogar von Stadtbezirk zu Stadtbezirk unterschiedlich sein können.⁴⁸ Dies trifft beispielsweise auf die Versammlungsstättenverordnung zu. Hier sind unter anderem wichtige Aspekte zu Bauvorschriften, Rettungswegen, technischen Einrichtungen oder Brandschutz geregelt. Es gibt zwar eine Muster-Verordnung durch die Europäische Union, woran sich die einzelnen Bundesländer auch grundsätzlich orientieren, aber trotzdem jeweils im Wortlaut eigenständige Verordnungen vorweisen.⁴⁹ Bereits 1998 wurde auf dem deutschen Juristentag beschlossen, die wichtigsten Verkehrssicherungspflichten in einem einheitlichen Veranstaltungsgesetz zu verankern. Leider ist dies bis heute nicht geschehen.⁵⁰

Die folgende Checkliste gibt einen guten Überblick, wann welche Genehmigung von welcher Stelle erforderlich ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 10: Checkliste Genehmigungen Eventorganisation (Quelle: Funke & M ü ller, 2003, S. 203)

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¹ Brandt, Bönisch, Dahlkamp & Röbel, 2011, S. 59

² vgl. Anh 1, S. 60

³ vgl. Zagler, 2011, Die Augsburger Zeitung, 08.06.2011

⁴ Schäfer-Mehdi, 2009, Vorwort

⁵ vgl. Oxford University Press, 2003, S. 204

⁶ vgl. Schäfer-Mehdi, 2009, S. 9

⁷ vgl. Schäfer-Mehdi, 2009. S. 9

⁸ Schäfer-Mehdi, 2009, S. 9

⁹ Bruhn, 2003, S. 328

¹⁰ Nufer, 2007, S. 21

¹¹ Zanger, 2001, S. 833

¹² vgl. Bruhn, 2003, S. 329; Nufer, 2007, S. 18 ff.; Schäfer-Mehdi, 2009, S. 13 ff., Zanger, 2001, S. 836 f.

¹³ vgl. Erber, 2005, S. 156 f.

¹⁴ vgl. Wedekind & Harries, 2006, S. 10 f.; Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 11 f.

¹⁵ vgl. Wedekind & Harries, 2006, S. 11

¹⁶ vgl. Wedekind & Harries, 2006, S. 11

¹⁷ vgl. Nufer, 2007, S. 42 ff.

¹⁸ vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 17 f.

¹⁹ vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 19

²⁰ vgl. Schäfer-Mehdi, 2009, S. 140

²¹ Schäfer-Mehdi, 2009, S. 140 f.

²² vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 27 f.

²³ vgl. Apitzsch, 2010, S. 4

²⁴ vgl. Apitzsch, 2010, S. 6

²⁵ vgl. Schäfer-Mehdi, 2009, S. 75 ff.; Wedeking & Harries, 2006, S. 56 ff.; Erber, 2005, S. 143 f.

²⁶ vgl. Wedekind & Harries, 2006, S. 64 ff.

²⁷ Recklies, 2001, S. 1 f.

²⁸ vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2005, S. 145

²⁹ Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2005, S. 144 f.

³⁰ Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 135

³¹ vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 135

³² vgl. Funke & Müller, 2003, S. 205

³³ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 205

³⁴ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 205, S. 216

³⁵ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 218

³⁶ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 206

³⁷ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 206

³⁸ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 217

³⁹ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 223

⁴⁰ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 221

⁴¹ vgl. Bischof, 2004, S. 12 ff.; Funke & Müller, 2003, S. 252; Schäfer-Mehdi, 2009, S. 155 f.

⁴² vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2005, S. 151

⁴³ vgl. Schäfer-Mehdi, 2009, S. 156

⁴⁴ vgl. Wedekind & Harries, 2006, S. 118

⁴⁵ vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser & Zeller, 2010, S. 135

⁴⁶ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 149

⁴⁷ Bischof, 2004, S. 15

⁴⁸ vgl. Bischof, 2004, S. 15

⁴⁹ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 155 f.

⁵⁰ vgl. Funke & Müller, 2003, S. 202