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Planung eines Distributionszentrums

Erstellung eines Lastenheftes

Hausarbeit 2012 35 Seiten

BWL - Beschaffung, Produktion, Logistik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Zusammenfassung

1. Einleitung
1.1. Zielsetzung
1.2. Aufbau der Hausarbeit

2. Lastenheft
2.1. Definition
2.2. Lastenheft der Caddie GmbH

3. Begründung zum ausgearbeiteten Lastenheft
3.1. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis
3.2. Aufgabenstellung/Einleitung
3.3. Konzept und Rahmenbedingungen für den Bereich Wareneingang
3.4. Beschreibung der Anforderungen
3.5. Liefer-/Leistungsumfang
3.6. Freigabe Lastenheft und Anhang

4. Fazit

5. Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 3.1: Kopframpe

Abb. 3.2: Hydraulische Verladerampe

Abb. 3.3: Überdachte Kopframpe

Abb. 3.4: Sektionaltor

Abb. 3.5: Wulstabdichtung, höhenverstellbar

Abb. 3.6: Gabelstapler

Abb. 3.7: Hubwagen

Abb. 3.8: Rollenbahnen für den Palettentransport

Abb. 3.9: Palettenwender

Abb. 3.10: Konturenkontrolle

Zusammenfassung

Die vorliegende Hausarbeit zum Thema „Planung eines Distributionszentrums“ gibt ein Beispiel für die Erstellung eines Lastenheftes für den Bereich Wareneingang. Dabei erfolgt die Ausrichtung am Großhandel der Nonfood-Branche und fokussiert die entsprechenden Komponenten sowie Bestandteile entlang des Prozesses „Wareneingang“.

Zur Erlangung von Informationen diente einschlägige Literatur. Um auch aktuelle Quellen einfließen zu lassen, erfolgte außerdem umfassende Recherche im Internet.

Die Erstellung und Freigabe des Lastenheftes stellt einen wichtigen Schritt in der Phase der Initialisierung des Projektes „Planung eines Distributionszentrums“ bzw. in der Planung des Bereiches Wareneingang dar.

Das vorliegende Lastenheft ist die Voraussetzung, um durch ein späteres Ausschreibungsverfahren mit geeigneten Auftragnehmern in Kontakt treten zu können.

1. Einleitung

In Zeiten der Schnelllebigkeit, immer größer werdendem Wettbewerb und ebenso steigenden Kundenansprüchen, sind die Neubetrachtung der Erfolgsfaktoren Zeit, Kosten und Qualität unerlässlich. Auch im Handel zeichnen sich Veränderungen dieser Faktoren durch Preisdruck, Billiganbieter und harte Verhandlungen ab.

Der Logistik kommt in diesem Zusammenhang eine immense Bedeutung zu, soll sie doch stets die Kundenzufriedenheit durch Warenverfügbarkeit vor Ort sicherstellen. Dies ist jedoch unter den genannten Gesichtspunkten kaum mehr möglich.

Daher bedarf es der Koordination bzw. Bündelung der Warenströme in Form eines Distributionszentrums. Somit können die Kundenwünsche erfüllt (=effektiv) und gleichzeitig die internen Prozesse wirtschaftlich (=effizient) abgewickelt werden.

Auf dem Weg zu diesen Zielen/der Realisierung des Distributionszentrums, ist es von essentieller Bedeutung, die Anforderungen an dieses Vorhaben im Rahmen eines Projektes exakt zu definieren, um die genannte benötigte Effektivität und Effizienz des Distributionszentrums letztendlich zu erreichen bzw. daraufhin auch nutzen zu können.

Anhand eines Fallbeispiels in Form eines Lastenheftes für den Bereich Wareneingang wird dies veranschaulicht.

1.1. Zielsetzung

Um die Definition von Anforderungen im Rahmen eines Projektes darzustellen, wird die Umsetzung in der Praxis aufgezeigt. Dies geschieht durch Beschreibung der Kriterien eines Bereiches.

1.2. Aufbau der Hausarbeit

Nach der Einleitung in Kapitel 1 werden in den Kapiteln 1.1. die Zielsetzung und 1.2. der Aufbau der Hausarbeit dargestellt.

Im 2. Kapitel wird das Thema „Lastenheft“ aufgegriffen. Dabei erfolgt die Abgrenzung dieses Begriffs durch Definition in Kapitel 2.1. Im folgenden Kapitel 2.2. wird ein beispielhaftes Lastenheft mit praxisnahen Beispielen und separatem Inhaltsverzeichnis wiedergegeben. Dabei wurde die Seitennummerierung aus Gründen der Übersichtlichkeit durchgängig beibehalten.

Anschließend wird im 3. Kapitel das Lastenheft eingehend reflektiert. Nachdem das Deckblatt und Inhaltsverzeichnis (Kapitel 3.1.) sowie „Aufgabenstellung/Einleitung“ (Kapitel 3.2.) näher betrachtet wurden, erfolgt eine Reflexion der gewählten Anforderungen des konkreten Bereiches Wareneingang (Kapitel 3.3.). Die Erläuterung der Annahmen und Hintergründe zur Einordnung der Anforderungen wird im anschließenden Kapitel 3.4. erklärt, bevor der „Liefer-/Leistungsumfang“ (Kapitel 3.5.) diskutiert wird. In Kapitel 3.6. werden schließlich die Freigabe und der Anhang des Lastenheftes durch erneute Reflexion überprüft.

Ein Fazit in Kapitel 4 rundet diese Arbeit ab.

2. Lastenheft

Bei einem umfangreichen (Investitions-)Projekt[1] wie der hier zu bewältigenden Aufgabe der Planung eines Distributionszentrums, ist eine sorgfältige Analyse unerlässlich.[2] Dazu gehört u.a. die Erstellung eines Lastenheftes.

2.1. Definition

In einer Richtlinie der Gesellschaft Meß- und Automatisierungstechnik (GMA) des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) und des Verbands der Elektrotechniker (VDE) wird ein Lastenheft als „Zusammenstellung aller Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich Liefer- und Leistungsumfang“[3] bezeichnet. Dabei sollen alle Anforderungen an das Projekt quantifizierbar und prüfbar beschrieben werden, die aus der Sicht des Auftraggebers bzw. Anwenders enthalten sein müssen, wodurch es zur Grundlage der Ausschreibung, des folgenden Angebots und schließlich des Vertrages wird.[4]

Zur Erstellung eines Lastenheftes sollten vorab eine Machbarkeitsstudie sowie eine detaillierte Risikoanalyse durchgeführt werden.[5]

Der wesentliche Inhalt eines Lastenheftes stellt sich u.a. wie folgt dar[6]:

- Aufgabe:

Präzises Zusammenstellen aller fachlichen Anforderungen aus Sicht des Auftraggebers;

- Adressat:

Nennen von Auftraggeber und -nehmer in Form konkreter Personen;

- Inhalt:

Beschreiben der Eigenschaften des Projektes,etc. in allgemeiner Form;

- Form:

Verwenden eines groben Gliederungsschemas;

- Zeitpunkt:

Erstes formales Dokument zur Anforderungsdefinition des Projektes;

- Umfang:

Beschränkung je nach Komplexität auf einige Seiten.

Es werden nur Gliederungspunkte aufgeführt und die entsprechenden Anforderungen klar und präzise beschrieben.[7] Dabei ist jedes Lastenheft individuell, da es die jeweiligen Vorstellungen bzw. Anforderungen des individuellen Projektes enthält.

Nachdem ein Lastenheft vom Auftraggeber erstellt wurde, kann auf dieser Basis ein Pflichtenheft[8] durch den Auftragnehmer des Projektes erstellt werden, welches bei Einigung (zwischen Auftraggeber und -nehmer) zur Vertragsgrundlage der Projektrealisierung wird.[9]

2.2. Lastenheft der Caddie GmbH

Wie bereits erwähnt, ist ein Lastenheft durch präzise Formulierung der relevanten Gliederungspunkte gekennzeichnet.

Der nun folgende Abschnitt stellt das Lastenheft für den Bereich Wareneingang der Caddie GmbH dar. Entsprechend der Gestaltungsweise von Lastenheften berücksichtigt dieses lediglich die für die Caddie GmbH relevanten Aspekte. Eine Begründung für bei der Erstellung getroffene Entscheidungen sowie zugrundegelegte Annahmen, werden im weiteren Verlauf dieser Arbeit diskutiert.[10] Ebenso wird auf eine ausgeprägte Formulierung der systemseitigen und technischen Gegebenheiten des Wareneingangs verzichtet. Stattdessen werden physische Aspekte bezüglich durchzuführenden Funktionen bzw. erforderlicher Ausstattungselemente auf hoher Abstraktionsebene wiedergegeben. Diese sind grundlegend für das folgende Ausschreibungsverfahren, so dass der/die Auftragnehmer anschließend das „Wie?“ und „Womit?“ als Pendant zu den Anforderungsdefinitionen des Lastenheftes in Form eines Pflichtenheftes definieren kann.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Lastenheft

-Version 0.1-

Lastenheft zur Planung eines Distributionszentrums

-Bereich Wareneingang Caddie GmbH-

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Historie der Dokumentversionen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3. Begründung zum ausgearbeiteten Lastenheft

Im folgenden Kapitel werden die Entscheidungen, die während der Ausarbeitung getroffen wurden, näher erläutert. Annahmen, die dem Lastenheft zugrunde gelegt wurden, werden ebenfalls begründet.

3.1. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis

Das Deckblatt dient der gedanklichen Einstimmung auf das bevorstehende Lastenheft. Hierbei liegt der erste Entwurf des Lastenheftes zur Planung des Wareneingangs im neuen Distributionszentrum der Caddie GmbH vor („Version 0.1“). Im Sinne eines Projektes sind weitere (interne) Sitzungen zu erwarten, woraus Optimierungsvorschläge zu neuen Versionen führen können. Aufgrund enthaltener Unternehmensdaten ist das Lastenheft vertraulich.

Das Inhaltsverzeichnis ermöglicht einen Überblick der Dimensionen und Gliederung des Lastenheftes. Ein schnelles Auffinden bestimmter Inhalte ist hierdurch gegeben.

3.2. Aufgabenstellung/Einleitung

Der Abschnitt der Aufgabenstellung bzw. Einleitung des Lastenheftes besteht aus drei Unterkapiteln.

Im Kapitel „1.1 Allgemeines“ wird von internen und externen Beweggründen des Projektes ausgegangen. Dazu gehören die Unternehmensstrategieänderung in Richtung einer Sortimentserweiterung (aufgrund begrenzter Flächen im alten Distributionszentrum), Absatz-/Umsatzsteigerungen von mehr als 10% in den letzten drei Jahren, stärkere Kundenorientierung sowie positive Trendprognosen von Golf- und Wirtschaftsexperten hinsichtlich des Konsumverhaltens bei Golfsportartikeln.

Veranlassung zur Durchführung gibt, wie bei allen wichtigen Entscheidungen der Caddie GmbH üblich, die Geschäftsleitung.

Ziel des Lastenheftes ist die Erstellung des Bereiches Wareneingang des neuen Distributionszentrums.

Der Punkt „Projektumgebung“ erläutert die Zusammensetzung des Projektteams (Key Player[11] ) und verweist in weiterführenden Kapiteln auf die jeweils namentlich genannten Mitglieder des Projektteams und Lenkungsausschusses[12].

Der Punkt „Bezüge zu anderen Dokumenten“ stellt eine Übersicht der existierenden Lastenhefte im Rahmen der Planung des Distributionszentrums dar. Dies soll die Einordnung in den Gesamtkontext ermöglichen.

Die Inhalte des Punktes „Eckdaten des Projektes“ sind festgesetzt aufgrund von Vorgaben des Lenkungsausschusses und berücksichtigen wichtige Meilensteine[13] in Form von Terminen sowie den Kostenrahmen. Ein Verweis auf das Personal repräsentiert die Beteiligten des Projektes.

Auf Vorgaben, Richtlinien, Normen und Gesetze wird im gleichnamigen Punkt verwiesen, um geltende Auflagen zu berücksichtigen und spätere Folgekosten zu vermeiden.

In Kapitel 1.2 „Verteiler und Mitglieder“ werden die Personen des Projektteams und des Lenkungsausschusses namentlich mit ihren Funktionen sowie Kontaktdaten benannt. Bei der Wahl des Projektteams wurden wesentlich an der Planung des Distributionszentrums beteiligte Bereiche berücksichtigt. „Finanzen“, „Recht & Beratung“ und „Gebäudemanagement“ stellen dabei existenzielle Teilnehmer zur Realisierung eines derartigen Projektes dar. Das „Vertriebswesen“ ist eine Schnittstelle zum Logistikbereich und daher teilnahmeberechtigt. Der Lenkungsausschuss wurde wie dargestellt gewählt, da Geschäftsleiter und Gesellschafterin Initiator bzw. finanzielle Unterstützerin (Stakeholder[14] ) und damit wichtige Säulen des Gesamtprojekts, repräsentieren. Die Assistentin nimmt die Rolle der Protokollführerin und Interessenvertreterin der Arbeitnehmer wahr. Als Beisitzer wurden die Niederlassungsleiter ausgewählt, da sie langjährige Erfahrung in ihrer Tätigkeit und bei wichtigen Entscheidungen haben.

In Kapitel 1.3 werden Vermerke zu Reviews (engl. „Rückblick“)[15] niedergeschrieben, wenn verschiedene Versionen des Lastenheftes bestehen. Auch Protokolle zu Meetings (engl. „Besprechungen“)[16] sind nötig, um erarbeitete Änderungen zu dokumentieren. Hierbei werden in einer angehängten Liste Bemerkungen/Änderungen und Namen der Teilnehmer aufgeführt.

3.3. Konzept und Rahmenbedingungen für den Bereich Wareneingang

In Kapitel 2 werden die Komponenten bzw. Bestandteile des Bereichs Wareneingang beschrieben. Dieser Teil des Lastenheftes ist bedeutend, da erläutert wird, wie der Aufbau aussehen soll.

Punkt 2.1 „Organisation“ definiert alle organisatorisch relevanten Themen, wie Aufbau/Ablauf des Bereichs Wareneingang oder die genauen Prozessschritte unter normalen und erschwerten Bedingungen. Ein Berichtswesen soll die Erstellung von Auswertungen und Analysen ermöglichen. Die Personalzahl wurde auf 19 Mitarbeitende festgesetzt, um mit 15 gewerblichen Arbeitskräften auch Spitzenzeiten abdecken zu können und je 2 kaufmännischen und leitenden Angestellten die Lieferscheinidentifizierung bzw. die Teamführung zu gewährleisten. Da sich das vorliegende Lastenheft auf den operativen Teil des Wareneingangs beschränkt, wird an dieser Stelle lediglich die Verteilung der Arbeitsplätze erwähnt. Während die gewerblich Mitarbeitenden ausschließlich für die Warenannahme verantwortlich sind, werden für die übrigen Angestellten (Führungs-/Bürokräfte) zwei Büroräume miteingeplant. Um die Tätigkeiten aller Beschäftigten klar zu verdeutlichen, werden Funktionsbeschreibungen angefügt.

Punkt 2.2 definiert das Größen-/Mengengerüst. Die Größe des Distributionszentrums passt sich aktueller und prognostizierter Platzbedarfe an. Der Bereich Wareneingang nimmt davon 20% ein, um ausreichend Bewegungsfreiheit in der Prozessabwicklung zu erlangen und einen Durchsatz (Palettenumschlag/Warenannahme) mit entsprechender Effektivität zu erzielen.

Warenbezogene Stammdaten (Punkt 2.3) sollen potenziellen Anbietern Informationen zur Einschätzung der individuellen Gegebenheiten der Caddie GmbH geben.

[...]


[1] Investitionsprojekte stellen Bau- oder Anlagebauprojekte dar (Zell, H., 2003).

[2] Vgl. Kerzner, H. (2008), S. 394.

[3] VDI/VDE-Gesellschaft Meß- und Automatisierungstechnik (1991).

[4] Vgl. VDI/VDE-Gesellschaft Meß- und Automatisierungstechnik (1991).

[5] Vgl. ten Hompel, M. & Schmidt, T. (2008), S. 305.

[6] Vgl. ten Hompel, M. & Schmidt, T. (2008), S. 305.

[7] Vgl. ten Hompel, M. & Schmidt, T. (2008), S. 305 ff.

[8] Beschreibt die Realisierung aller Anforderungen des Lastenheftes detailliert; das Pflichtenheft enthält das Lastenheft (VDI/VDE-Gesellschaft Meß- und Automatisierungstechnik, 1991).

[9] Vgl. Helmke, J. (2003), S. 151.

[10] Siehe Kapitel 3.

[11] Mitarbeitende, die wichtiges und schwer zu ersetzendes Wissen besitzen und daher für ein Unternehmen als Person schwer ersetzbar sind (vgl. Klinger, G., 2008).

[12] Zusammenfassung der Entscheidungs- und Verantwortungsträger des Projektes; temporäres und projektbegleitendes Gremium als vorgelagerte Stufe der Projektleitung/des Projektteams (vgl. Litke, H.-D., 2007).

[13] Sachergebnis, das termingebunden und klar definiert ist (vgl. Litke, H.-D., 2007).

[14] Person, die (in)direkt ein Projekt beeinflussen kann oder von diesem betroffen ist (vgl. Sutorius, R., 2009).

[15] http://dict.leo.org/ende?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&sectHdr=on&spellToler=&search=review

[16] http://dict.leo.org/ende?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&sectHdr=on&spellToler=&search=meeting

Details

Seiten
35
Jahr
2012
ISBN (eBook)
9783656261438
ISBN (Buch)
9783656261629
Dateigröße
1.3 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v199466
Institution / Hochschule
Europäische Fernhochschule Hamburg
Note
1,3
Schlagworte
Planung Distributionszentrum Wareneingang Lastenheft Großhandel Zentrallager Neubau Projektauftrag Pflichtenheft Logistiksysteme

Autor

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Titel: Planung eines Distributionszentrums