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eProcurement - Einsatzmöglichkeiten und Chancen im indirekten Einkauf

Studienarbeit 2012 59 Seiten

BWL - Beschaffung, Produktion, Logistik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Eigenständigkeitserklärung

Erklärung zur Archivierung der Studienarbeit

Vorwort

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungen

1 Einleitung
1.1 Zielsetzung
1.2 Struktur und Aufbau

2 Begriffliche Abgrenzungen
2.1 Begriffsdefinition eProcurement
2.2 Begriffsdefinition eSourcing
2.3 Begriffsdefinition indirekte Beschaffung

3 Der traditionelle Beschaffungsprozess
3.1 Beschaffungsplanung
3.2 Beschaffungsdurchführung
3.3 Beschaffungscontrolling
3.4 Probleme im traditionellen Beschaffungsprozess

4 Bedeutung von eProcurement
4.1 Möglichkeiten im eProcurement
4.2 Vorteile durch Nutzung von eProcurement
4.2.1 Prozesskosteneinsparungen im eProcurement
4.2.2 Produktkosteneinsparungen im eProcurement
4.2.3 Zusammenfassung Kosteneinsparungen durch eProcurement
4.3 Risiken im eProcurement

5 Einsatzmöglichkeiten von eProcurement im indirekten Einkauf
5.1 Multi-Lieferanten-Kataloge im eProcurement-System
5.2 Eigens erstellte Kataloge im eProcurement-System
5.3 Direktkataloge im eProcurement-System
5.4 Freitextbestellungen im eProcurement-System
5.5 Workflows im eProcurement-System

6 Fazit

Quellenverzeichnis

Anhang

Eigenständigkeitserklärung

Ich habe die vorliegende Studienarbeit im Rahmen des Projekt-Kompetenz-Studiums 2009/2012 selbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen, Tools und Hilfsmittel benutzt.

Wetzlar, den

(Sandra Oestreich)

Erklärung zur Archivierung der Studienarbeit

Name: Sandra Oestreich

Berufsbezeichnung: Facheinkäuferin

Studiengruppe: MR-13077

Immatrikulationsnummer:

Prüferin 1:

Thema der Studienarbeit:

eProcurement - Einsatzmöglichkeiten und Chancen im indirekten Einkauf

Diese Studienarbeit ist urheberrechtlich geschützt. Unbeschadet dessen wird folgender Rechtsübertragung zugestimmt:

- der Übertragung des Rechtes zur Vervielfältigung der Transferarbeit für Lehrzwecke an der Steinbeis-Hochschule Berlin gem. § 16 UrhG
- der Übertragung des Vortrags-, Aufführungs- und Vorführungsrechts für Lehrzwecke an der Steinbeis-Hochschule Berlin gem. § 19 UrhG
- der Übertragung des Rechts auf Wiedergabe durch Bild- und Tonträger an die Stein- beis-Hochschule Berlin gem. § 21 UrhG

Hiermit erkläre ich, Sandra Oestreich, dass die von mir verfasste Studienarbeit unter Wahrung meiner Urheberrechte

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(Diskette/CD-ROM, Netzwerk der Hochschule)

in der Bibliothek der Steinbeis-Hochschule Berlin eingestellt werden darf.

Sie dient ausschließlich der Nutzung für wissenschaftliche Studien- und Forschungszwecke.

Vervielfältigungen und die Weitergabe an Dritte sind nur zu den oben genannten Zwecken zulässig.

Die Einräumung der oben genannten Rechte entfällt bzw. wird eingeschränkt durch vertragliche Rechte Dritter an der Studienarbeit. Dritte sind hier insbesondere Auftraggeber der Steinbeis-Hochschule Berlin und Beschäftigungsfirmen der Verfasser (Studierenden).

Wetzlar, den

(Sandra Oestreich)

Vorwort

Die Verfasserin möchte an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die vorliegende Arbeit hinsichtlich der formalen Gestaltung gemäß den Richtlinien des Transfer-Dokumentations- Reportes ‚wissenschaftliches Arbeiten und Studienmethodik‘ sowie dem Leitfaden für das Verfassen von Studienarbeiten der Steinbeis Hochschule Berlin erstellt wurde.

Wetzlar, den Sandra Oestreich

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Umsatzverteilung eines Unternehmens

Abbildung 2: Der Beschaffungsprozess

Abbildung 3: Prozess- und Produktkosten im Vergleich

Abbildung 4: Übersicht Multi-Lieferanten-Katalog

Abbildung 5: Auswahl von Artikeln im Multi-Lieferanten-Katalog

Abbildung 6: Beispiel eigens erstellter Reinigungskatalog

Abbildung 7: Auswahl von Artikeln in Direktkatalogen

Abbildung 8: Beispiel Freitextbestellung

Abbildung 9: Beispiel Workflow

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Beispiele typischer Produktsegmente des indirekten Einkaufs

Tabelle 2: Merkmale eines eProcurement-Systems

Tabelle 3: Vorteile von eProcurement für verschiedene Benutzerkreise

Tabelle 4: Möglichkeiten von Kataloglösungen in eProcurement-Systemen

Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

„Reich wird man nicht durch das, was man verdient, sondern durch das, was man nicht ausgibt“.1

Dieses Zitat von Henry Ford soll einleitend in die Studienarbeit „eProcurement - Ein- satzmöglichkeiten und Chancen im indirekten Einkauf“ deutlich machen, welche ele- mentare Bedeutung der Einkauf in einer Unternehmung auf das positive Betriebser- gebnis hat. Da in der heutigen Zeit die Globalisierung eine immer größere Rolle spielt und die Kundenwünsche stetig wachsen, sowie der Konkurrenzkampf zwischen Unter- nehmen immer stärker zunimmt, sollte ein tiefgründiger Blick in nahezu jeden Unter- nehmensbereich geworfen werden. Die vorliegende Arbeit beschränkt sich hier auf den Bereich Einkauf, speziell auf den indirekten Einkauf. Die nachfolgenden Kapitel beschreiben die Zielsetzung der Arbeit noch einmal genauer und geben einen Überblick über die Struktur und den Aufbau.

1.1 Zielsetzung

Der technologische Fortschritt rückt sowohl in den Privathaushalten als auch in Unter- nehmen gegenwärtig immer mehr in den Vordergrund. Eine Betrachtung von technolo- gischen Fortschritten ist heute also in nahezu jedem Bereich unabdingbar. In der vor- liegenden Arbeit wird vor allem der Bereich Einkauf in Unternehmen betrachtet. Der technologische Fortschritt wird im Einkaufsbereich unter dem Begriff ‚electronic Procurement‘ - also wörtlich übersetzt ‚elektronische Beschaffung‘ - zusammenge- fasst.2

Der Einkauf lässt sich klassischerweise in zwei Bereiche teilen. Zum einen gibt es den direkten Einkauf, also die Beschaffung von Materialien für die Produktion oder den Ver- trieb. Zum anderen gibt es den indirekten Einkauf, also die Beschaffung von Produkten welche nicht direkt ins Endprodukt eingehen oder im Falle von Handelsunternehmen direkt weiterverkauft werden.3 Im Falle des direkten Einkaufs greifen heute bereits viele Unternehmen auf elektronische Beschaffungssysteme zurück. Sie realisieren bereits sogenannte Supply Chain Management Konzepte mit abgestimmter Planung und Ma- terialdisposition, um Kosten- sowie Prozessvorteile zu erlangen. „Das Supply Chain Management (SCM) bezeichnet die Gestaltung und Steuerung physischer Lieferketten (Supply Chain), z.B. vom Vorlieferanten eines Lieferanten über das Unternehmen zum Kunden bzw. dessen Kunden. Es wird auch logistische Kette oder Wertschöpfungskette genannt“.4 Solche Konzepte tragen neben den positiven Kosten,- sowie Prozessgestaltungseffekten vor allem zu einer guten Zusammenarbeit zwischen strategisch wichtigen Lieferanten und dem einkaufendem Unternehmen bei.

Die Betrachtung und somit auch Einführung solcher Konzepte wird im indirekten Be- schaffungsbereich leider meist vernachlässigt. Beschaffungsprozesse im indirekten Bereich sind in vielen Unternehmen kaum automatisiert, oft gibt es sogar keinen kon- kreten Prozess für die Beschaffung von indirekten Materialien. Hieraus resultiert eine Reihe von Problemen, welche in nachfolgender Auflistung angedeutet werden:

- Der operative Einkauf wendet zu viel Zeit für administrative Routinearbeiten auf, anstatt Aufgaben mit höherer Wertschöpfung durchzuführen
- Die Beschaffung erfolgt meist außerhalb verhandelter Kontrakte
- Fehlende Beschaffungsstandards verursachen Kosten
- Lange und unsichere Lieferzeiten verursachen hohe Lagerbestände
- Manuelle Abklärungen und Genehmigungen führen zu hohen Prozesskosten5

Diese Auflistung stellt dabei lediglich nur ein Ausschnitt von Problemen dar, welche durch fehlende Beschaffungsstandards entstehen können. Sie kann wahrscheinlich endlos weitergeführt werden, wenn zusätzliche Prozesse, wie z.B. die Rechnungsprü- fung oder Zahlungsabwicklung ebenfalls in die Betrachtung mit einfließen. Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, zu genau diesen und weiteren Problemen entspre- chende Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Es soll konkret geprüft werden, wel- che Vorteile durch die Einführung eines eProcurement-Systems im indirekten Ein- kaufsbereich realisiert werden können und welche Chancen oder auch Risiken sich daraus ergeben.

1.2 Struktur und Aufbau

Die Arbeit ‚eProcurement - Einsatzmöglichkeiten und Chancen im indirekten Einkauf‘ gliedert sich folgendermaßen auf. Kapitel 2 definiert zunächst wichtige Begrifflichkeiten, welche für das Verständnis der darauf folgenden Kapitel von hoher Bedeutung sind.

Kapitel 3 stellt den traditionellen Beschaffungsprozess mit seinen Problemen / Verbesserungsmöglichkeiten dar, während Kapitel 4 die Bedeutung, sowie Möglichkeiten und Vorteile eines eProcurement-Systems beschreibt. Kapitel 5 zeigt konkret, wie ein eProcurement-System mit seinen wichtigsten Merkmalen im indirekten Einkauf aussehen bzw. eingesetzt werden kann. Kapitel 6 beinhaltet ein Fazit, indem die Verfasserin die Einführung eines solchen Systems kritisch betrachtet.

2 Begriffliche Abgrenzungen

In den nachfolgenden Kapiteln werden einige Begriffe definiert, welche für das Verständnis der gesamten Arbeit wichtig sind. Dabei wird besonderen Fokus auf die Definition und Einordnung der Begriffe ‚eProcurement‘ sowie ‚indirekte Beschaffung‘ gelegt, da diese die wesentlichen Bestandteile der Arbeit darstellen.

2.1 Begriffsdefinition eProcurement

In der Literatur werden zahlreiche Definitionen zum Begriff eProcurement formuliert. So wird eProcurement beispielsweise häufig mit dem Begriff ePurchasing, eCommerce oder gar eSourcing gleich gestellt . Die Verfasserin möchte sich an dieser Stelle auf eine Definition konzentrieren, welche für die Arbeit am zutreffendsten ist. ‚electronic Procurement - kurz ‚eProcurement‘ kann mit den Worten ‚elektronische Beschaffung‘ ins Deutsche übersetzt werden.6 Wird vorerst nur der Begriff ‚Procurement‘ untersucht, lässt sich dieser wie folgt definieren:

„Mit dem Begriff Procurement werden alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben zusammengefasst, die zur Versorgung einer Unternehmung mit den Fremdbezugsmaterialien erfüllt werden müssen, die bei der Herstellung eines Zwischen- oder Endproduktes entweder zu dessen Bestandteil werden oder deren Verbrauch in direktem Zusammenhang mit der Fertigung dieser Produkte steht“.7

D.h. es werden alle Aufgaben erfüllt, welche zur Beschaffung der Güter, Materialien oder Dienstleistungen nötig sind, von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung. Dabei bedeutet das ‚electronic‘ nicht viel mehr als die Möglichkeit die Beschaffung elektro- nisch über innovative Informations- und Kommunikationstechnologien wie z.B. digitale Netzwerke abzuwickeln. eProcurement bedeutet also kurz gesprochen, den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen in einer Unternehmung elektronisch abzuwickeln. Dabei wird unterschieden zwischen katalogbasierenden Beschaffungssystemen, elekt- ronischen Märkten sowie elektronischen Eins-zu-Eins-Beziehungen zwischen Lieferan- ten und Abnehmern. eProcurement erstreckt sich heute über das gesamte Beschaf- fungsportfolio.8

Im Zusammenhang mit eProcurement wird häufig auch der Begriff eSourcing, wie oben bereits angedeutet, verwendet. Nachfolgend soll die Begrifflichkeit eSourcing definiert sowie abgegrenzt werden.

2.2 Begriffsdefinition eSourcing

Ähnlich wie bei der Definition eProcurement, existieren unterschiedliche Erklärungen zum Begriff eSourcing in der Literatur. eSourcing im Bezug auf diese Arbeit meint al- lerdings konkret, die elektronische Abwicklung von Ausschreibungen. Diese erfolgt meist in Form von elektronischen Marktplätzen, wie z.B. SupplyOn, an denen ein oder mehrere Industrie- bzw. Handelsunternehmen beteiligt sind.9 SupplyOn ist eine welt- weit führende internetbasierende Plattform für unternehmensübergreifende Prozesse. Ausschreibungen und Anfragen lassen sich vom einkaufenden Unternehmen schnell und ohne erhöhten Aufwand auf der Plattform einstellen und an ausgewählte Lieferan- ten oder Dienstleister elektronisch und vor allem sicher versenden. Sicher bedeutet, dass die Plattform aus einem hochsicheren, hochverfügbaren Rechenzentrum mit allen State-of-the-art Sicherheitsmaßnahmen besteht, um diese störungsfrei und reibungslos zu betrieben.10 Anbieter haben dann nach Einstellung einer Anfrage des einkaufenden Unternehmens die Möglichkeit, ein Angebot innerhalb eines definierten Zeitfensters direkt auf das vorgefertigte Template der Anfrage abzugeben. Auf diesem Wege erhält der entsprechende Einkäufer am Ende der Laufzeit auf Knopfdruck einen Angebots- vergleich, ohne selbstständig den Anfragestatus überwachen zu müssen. Diese Mög- lichkeit erspart lange Prozesse, Zeit und somit Geld. Hauptziel solcher eSourcing- Lösungen sind allerdings weniger Prozesseinsparungen, sondern vielmehr Produktein- sparungen. Die Marktplätze verfügen in vielen Fällen über eine weltweite Vernetzung, sodass einkaufende Unternehmen nicht nur einen regionalen Blick auf die Anbieter erlangen, sondern gar international vergleichen können.

Zum eSourcing gehören ebenfalls noch weitere Lösungen wie z.B. Online Auktionen oder Online Konsortien (mehrere Nachfrager bilden eine virtuelle Einkaufsgemein- schaft um ihren jeweiligen Bedarf zu bündeln)11 auf die hier aber nicht näher eingegangen werden soll.

2.3 Begriffsdefinition indirekte Beschaffung

Wie in Kapitel 1 bereits erklärt, beschäftigt sich der indirekte Beschaffungsbereich mit dem Einkauf von Gütern, welche nicht direkt in das Endprodukt einfließen. Dabei handelt es sich vor allem um Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Maschinen, Anlagen und Reparaturen sowie Dienstleistungen, wie z.B. Marketing-, oder Logistikdienstleistungen. Wird beispielsweise ein Mobiltelefon oder Notebook für die Geschäftsführung benötigt, beschafft dies in der Regel der indirekte Einkauf.

Tabelle 1 fasst eine Aufzählung typischer Produktsegmente im indirekten Einkauf zu- sammen.

Tabelle 1: Beispiele typischer Produktsegmente des indirekten Einkaufs12

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Häufig wird in Unternehmen genau diesen Produktsegmenten wenig Bedeutung zu gesprochen und der Fokus liegt eher auf den direkten Materialien, welche direkt in das herzustellende Endprodukt gelangen. Dabei wird häufig unterschätzt, welchen Anteil diese Produktsegmente am Unternehmen haben. Nach Untersuchungen von Killen & Associates beträgt der Anteil von indirekten Produkten in Unternehmen etwa ein Drittel des Umsatzvolumens.13 Abbildung 1 soll das verdeutlichen.

Abbildung 1: Umsatzverteilung eines Unternehmens

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung 14

Die Abbildung zeigt, dass die indirekten Produkte den größten ‚Umsatzblock‘ darstellen und nahezu 33% am Gesamtumsatz eines Unternehmens ausmachen. Dies lässt sich einfach erklären, da nahezu jeder Mitarbeiter in einer Unternehmung einen Bedarf an indirektem Material hat, sei es ein Kugelschreiber, ein Werkzeug oder ein PC.

Um die Chancen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des eProcurement im indirekten Einkaufsbereich weiter beurteilen zu können, wird in den nachfolgenden Kapiteln zunächst der traditionelle Beschaffungsprozess dargestellt und erläutert.

3 Der traditionelle Beschaffungsprozess

Ein Beschaffungsprozess setzt sich aus einer Vielzahl von Prozessschritten zusammen. Die Prozessschritte können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, lassen sich jedoch auf einen allgemeinen Standard festlegen. Abbildung 2 stellt den standardisierten Beschaffungsprozess dar.

Abbildung 2: Der Beschaffungsprozess

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung 15

[...]


1 Ford, Henry (1863-1947): amerikanischer Automobilindustrieller.

2 Vgl. Hütter, S.H.: Beschaffungskosten und eProcurement., 1. Aufl., Lohmar Januar 2007, S.3.

3 Vgl. Dolmetsch, R.: eProcurement., 1. Aufl., München 2000, S.9.

4 Olfert/Rahn: Lexikon der Betriebswirtschaftslehre., 6. Aufl., Ludwigshafen 2008, S. 874.

5 Vgl. Dolmetsch, R.: eProcurement., 1. Aufl., München 2000, S.12.

6 Hütter, S.H.: Beschaffungskosten und eProcurement., 1. Aufl., Lohmar Januar 2007, S.61.

7 ebd.

8 Vgl. o.V.: Beschaffung, http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/beschaffung.html, 27.02.2012.

9 Vgl. Arnolds, H. u. A.: Materialwirtschaft und Einkauf, 11. Aufl., Wiesbaden 2010, S.412.

10 Vgl. http://www.supplyon.com/plattform.html, 29.03.2012.

11 Vgl. Aust, E. u. A.: eSourcing., 1. Aufl., Mannheim 2001, S. 17.

12 Vgl. Dolmetsch, R.: eProcurement., 1. Aufl., München 2000, S.52.

13 Vgl. Dolmetsch, R.: eProcurement., 1. Aufl., München 2000, S.14.

14 Vgl. Ebd.

15 Vgl. Arnolds, H. u. A.: Materialwirtschaft und Einkauf., 11. Aufl., Wiesbaden 2010, S.160.

Details

Seiten
59
Jahr
2012
ISBN (eBook)
9783656243410
ISBN (Buch)
9783656245452
Dateigröße
1.2 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v198214
Institution / Hochschule
Steinbeis-Hochschule Berlin
Note
2,4
Schlagworte
Einkauf eProcurement

Autor

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Titel: eProcurement - Einsatzmöglichkeiten und Chancen im indirekten Einkauf