Informationssysteme. Eine Notwendigkeit für ein effizientes Controlling?

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung, Zielsetzung und Themenabgrenzung
1.2 Gang der Untersuchung mit Themenabgrenzung

2 Zusammenhang von Controlling und Informationssystemen
2.1 Begriffsdefinitionen
2.1.1 Information
2.1.2 Informationssysteme
2.1.3 Controlling
2.2 Arten und Funktionen von Informationssystemen
2.3 Voraussetzungen für ein effizientes Controlling
2.4 Controllinginformationssysteme und deren Einordnung in die Systempyramide
2.5 Anforderungen an Controllingsysteme

3 Kennzahlen und Kennzahlensysteme als Controllinginstrument
3.1 Begriffsdefinitionen
3.1.1 Kennzahlen
3.1.2 Kennzahlensystem
3.2 Einsatzmöglichkeiten von Kennzahlen
3.3 Aufbau von Kennzahlen und Kennzahlensystemen
3.4 Anwendung von Kennzahlen und Kennzahlensystemen im Unternehmen
3.5 Vor- und Nachteile
3.6 Probleme bei der Umsetzung

4 Kritische Würdigung

II. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Informationssystempyramide

Abbildung 2 – Controlling- Regelkreis

Abbildung 3 – Systemstruktur von Unternehmen

Abbildung 4 - Kennzahlenschema

III. Literaturverzeichnis

IV. Ehrenwörtliche Erklärung

1 Einleitung

1.1 Problemstellung, Zielsetzung und Themenabgrenzung

Die Versorgung mit Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der gewünschten Form ist für das Controlling von hoher Bedeutung, um die zielorientierte Steuerung des Unternehmens zu gewährleisten.

Controlling unterstützt die Unternehmenssteuerung. Um die unternehmerischen Ziele zu erreichen, wird Wissen über betriebliche Zusammenhänge und die Unternehmensumwelt benötigt. Wissen erhält man erst durch Informationen, welche die Basis für Planung und Entscheidung bilden.

Neben Planung und Entscheidung zählen ebenfalls die Funktionen Kontrolle und Steuerung zu den Hauptaufgaben des Controllings, wofür wiederum Informationen benötigt werden, die neben Aktualität auch Genauigkeit und einen hohen Verdichtungsgrad aufweisen sollten. Aus diesen Gründen und, um die internen als auch die externen Unternehmensabläufe zu optimieren, wird verstärkt im Controlling mit computergestützten Informationssystemen gearbeitet.^[1]

Aufgrund gravierender Veränderungen bei den Wettbewerbsbedingungen und der zunehmenden Komplexität von Informationen, haben Informationssysteme in den letzten Jahren stetig an Bedeutung zugenommen. Gründe für den vermehrten Informationsfluss sind unter anderem:

- die verstärkte Internationalisierung,
- dezentrale Organisationsformen mit der Folge, dass mehr Informationen vor Ort benötigt werden und gleichzeitig das Topmanagement komprimierte unternehmensweite Daten braucht,
- rasche Veränderungen interner und externer Rahmenbedingungen.^[2]

Von Menschen ist diese Komplexität und die Vielfalt an Informationen ohne technische Unterstützung nur schwer auszuwerten. Zum einen sind der Zeitbedarf und die damit verbundenen Personalkosten für benötigte Analysen immens, zum anderen ist das Erkennen wichtiger Hinweise in großen Datenmengen für einen Menschen sehr schwierig.

Um diese Vielzahl an Daten und Informationen zu verarbeiten wird vermehrt auf computergestützte Informationssysteme zurückgegriffen, weil diese in Echtzeit die gewünschten Analysen und Daten ohne zeitaufwendige Analyseverfahren liefern. Dies ist von Vorteil, weil in den letzten Jahren aus Kostengründen immer mehr Personal für Analysen reduziert wurde, obwohl die Menge der Geschäftsdaten exponentiell zugenommen hat.^[3]

Die zu analysierenden Datenmengen zur Unternehmenssteuerung sind von der Unternehmensgröße abhängig. Je größer ein Unternehmen und je vielfältiger seine Angebotspalette ist, um so größer wird auch das relevante Datenvolumen, aus dem die notwendigen Informationen für unternehmerische Entscheidungen gefiltert werden müssen. Kleine Unternehmen brauchen wahrscheinlich ein Informationssystem lediglich zur Unterstützung, wobei Großunternehmen ohne ein geeignetes System die Informationsflut kaum bewältigen können.

Die Lücke zwischen Informationsbedarf und -versorgung soll mit Hilfe von computerunterstützten Informationssystemen verkleinert bzw. sogar geschlossen werden.

Beim richtigen Einsatz und Umgang mit der Informationstechnologie wird diese sogar als kritischer Erfolgsfaktor mit hoher strategischer Bedeutung verstanden.^[4]

Aus diesen Gründen ist das Ziel dieser Studienarbeit, herauszufinden, welchen Nutzen Informationssysteme für das Controlling haben und inwieweit Informationssysteme ein effizientes Controlling unterstützen.

1.2 Gang der Untersuchung mit Themenabgrenzung

Am Anfang wird der Zusammenhang von Controlling und Informationssystemen herausgestellt und dargelegt. Zunächst wird ein Einblick über Informationssysteme gegeben, indem die verschiedenen Arten und Funktionen von Informationssystemen abgegrenzt und erläutert werden. Dann wird auf effizientes Controlling eingegangen, um daraufhin das Controllinginformationssystem vorzustellen und in die Informationssystempyramide einzuordnen. Zum Schluss werden die Anforderungen an Controllingsysteme herausgearbeitet.

Gegenstand des dritten Kapitels sind Kennzahlen und Kennzahlensysteme als Controllinginstrumente. Hier werden die Gründe und Einsatzmöglichkeiten dieser Instrumente aufgezeigt. Weiterhin wird der Aufbau beschrieben, um anschließend auf die Anwendung im Unternehmen einzugehen. Dann werden Vor- und Nachteile gegenübergestellt, um am Ende Probleme bei der Umsetzung zu beleuchten.

Der letzte Abschnitt beinhaltet zusammengefasst die Stärken und Schwächen beim Einsatz von Informationssystemen im Controlling und eine Schlussbetrachtung mit persönlicher Meinung im Hinblick auf das Ziel dieser Studienarbeit.

Nicht Bestandteil dieser Arbeit sind technische Anforderungen an Informationssysteme, die konkrete Umsetzung und Implementierung, sowie die Kosten­betrachtung, da die vollständige Darlegung den Rahmen dieser Studienarbeit überschreiten würde.

2 Zusammenhang von Controlling und Informationssystemen

2.1 Begriffsdefinitionen

2.1.1 Information

„Informationen sind die Grundlage für wirtschaftliches Handeln und liefern zweckorientiertes Wissen. Wissen bedeutet, sich bestimmter Denkinhalte bewusst zu sein. Allgemein besteht der Zweck von Informationen darin, Handlungen vorzubereiten und durchzuführen. Informationen reduzieren den Unbestimmtheitsgrad von Entscheidungssituationen, die betriebliche Zweckorientierung erfordert eine Beschränkung auf die Aufgaben, deren Erfüllung zur Erreichung der Unternehmensziele notwendig ist.“^[5]

2.1.2 Informationssysteme

„Summe aller geregelten betriebsinternen und -externen Informationsverbindungen sowie deren technischen und organisatorischen Einrichtungen zur Informationsgewinnung und –verarbeitung. Aufgabe ist die rechtzeitige Versorgung der Handlungsträger mit allen notwendigen und relevanten Informationen in wirtschaftlich sinnvoller Weise.“ Das Informationssystem bildet das „Medium für Entscheidungsfindung und -durchsetzung des Managements und ist somit Grundlage für den gesamten Managementprozess. Im Informationssystem vollzieht sich der Informationsprozess.“^[6] Computergestützte Informationssysteme sind beispielsweise: Controllingsystem, Führungssystem, Personalsystem.

2.1.3 Controlling

„Laufender, informationsverarbeitender Prozess zur Überwachung und Steuerung der Realisation von Plänen. Controlling vollzieht sich häufig mittels Kennzahlen und Kennzahlensystemen. Kommt es zu Abweichungen, d.h. entsprechen die tatsächlichen Werte nicht den Planvorgaben, so müssen die Controller die Ursachen analysieren und Gegensteuerungsmaßnahmen, Handlungsalternativen oder neue Unternehmensziele entwerfen.“^[7]

2.2 Arten und Funktionen von Informationssystemen

Ein komplexes betriebliches Informationssystem zieht sich über die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens hin und liefert den Entscheidungsträgern der Funktionsbereiche jeder Führungsebene die jeweiligen benötigten Informationen. Das Informationssystem besteht dabei aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Subsystemen, die verschieden spezialisiert sein können.^[8]

Anhand der Informationssystempyramide kann die Struktur von Informationssystemen gut beleuchtet werden.

Je nachdem, welche Aufgabe das System zu übernehmen hat, können Informationssysteme in verschiedene Arten eingeteilt werden, wobei diese Teilsysteme häufig in die betrieblichen Funktionsbereiche gegliedert werden, z.B. Beschaffung, Lager, Marketing, Personal, Controlling.

Grob lassen sich operative und analytische Informationssysteme unterscheiden, die weiter unterteilt werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - Informationssystempyramide^[9]

Sollen Massendaten sachlich und einfach verwaltet werden, verwendet man Administrationssysteme, wie z.B. für Lagerbestände oder Auftragsabwicklung.

Für die operative Ebene, also für kurzfristige Planungen und für Tagesgeschäfte, die Routineentscheidungen verlangen, werden Dispositionssysteme eingesetzt, z.B. bei Bestellplanung von Fremdgütern.

Beide Systeme sind überwiegend wert- und mengenorientiert und bilden die Grundlage für die im engeren Sinne gesehenen Informationssysteme. Die beiden Systeme zählen zu den operativen Informationssystemen, da sie zur Abwicklung des Alltagsgeschäftes in den einzelnen Funktionsbereichen genutzt werden.^[10]

Analytische Informationssysteme stellen Daten für Planungs- und Entscheidungsaufgaben bereit und werden folgendermaßen eingeteilt:

Berichtsysteme liefern zu einem vorher festgelegten Anlass vorbestimmte Informationen. Diese Berichte können beispielsweise periodisch oder bei unvorhersehbaren Anlässen angefordert werden.

Im Gegensatz dazu bieten Abfragesysteme die Gelegenheit, die benötigten Informationen selbst abzurufen, wobei eine zeitliche Unanhängigkeit besteht, sogenannte Ad-hoc-Abfragen.

Eine Weiterentwicklung sind die Auswertungssysteme und die interpretativen Systeme, da diese nicht nur eine Wiedergabe der Daten ermöglichen, sondern darüber hinaus ebenfalls Diagnosen, Empfehlungen und Prognosen mit Hilfe von Analyseverfahren vorgenommen werden können.

Entscheidungsunterstützungssysteme dienen dem mittleren und gehobenen Management. Neben der graphischen Aufbereitung und Analyse von Daten stehen auch Simulations- und Optimierungsprozesse zur Verfügung, um Entscheidungen zu formulieren oder zu überprüfen.

Diese Arten von Informationssystemen unterscheiden sich zum einen durch die Integrationsstufe der Controllingfelder, d.h. ob diese Felder nebeneinander, also auf gleicher Ebene (horizontale Integration), oder auf unterschiedlichen Ebenen (vertikale Integration) miteinander verbunden und abgestimmt sind. Je anspruchsvoller das Informationssystem, desto mehr spielt die vertikale Integration eine Rolle, da eine größere Anzahl bedeutsamer Daten zur Entscheidungsfindung herangezogen wird. Dadurch wird die Planung verbessert und der Zielerreichungsgrad steigt.

Controllingfelder werden beispielsweise nach betrieblichen Funktionen eingeteilt: Marketing, Produktion, Beschaffung, Versand usw.^[11]

Zum anderen besteht ein Unterschied darin, wie die Informationen in den einzelnen Controllingphasen (Planung und Kontrolle) angehäuft sind, beispielsweise einfache oder verknüpfte (z.B. Kennzahlen) und verdichtete (z.B. kumulierte Umsätze) Daten (Aggregationsgrad). Der Aggregationsgrad steigt bei höherem Anspruch an Informationssysteme.

Anhand dieser Einteilung der Informationssysteme wird das Controllinginformationssystem erklärt und in die Systempyramide eingeordnet.

2.3 Voraussetzungen für ein effizientes Controlling

Das Controlling hat seit den siebziger Jahren stetig an Bedeutung zugenommen und ist heutzutage nicht mehr wegzudenken.

Durch den steigenden Wettbewerbsdruck ist es sehr wichtig die gesetzten Unternehmensziele zu erreichen und konsequent zu überwachen.

Die Hauptaufgabe des Controllings ist die Koordination der Führungsfunktionen um die Managementebene zu unterstützen. Der Koordinationsbedarf und somit die Unterstützung werden immer relevanter, da die zunehmende Komplexität der Unternehmen durch Zusammenschlüsse steigt und insofern eine Überlastung der Führungsebene zu verhindern ist.^[12]

Im folgenden werden weitere Aufgaben des Controllings dargestellt:

- Vorausschauen, um eventuelle Fehlentwicklungen im Unternehmen rechtzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln,
- Annahmen treffen,
- Ziele setzen,
- Maßnahmen zur Zielerreichung vorschlagen,
- Überwachung der Maßnahmendurchführung,
- Analyse der Abweichungen, die während der Durchführung entstehen können und Abschlussanalyse, um daraus Erfahrungen zu sammeln,
- Alternativen erarbeiten,
- Informationsbeschaffung, -bearbeitung, -verarbeitung.^[13]

[...]

^[1] Vgl. Wöhe, 2000, S.198.

^[2] Vgl. Rechkemmer, 1999, S.1.

^[3] Vgl. Friedericks, R.; Kluge, A.; Müller, R.; Sebök, J.; Stephan, A., online

^[4] Vgl. Chamoni und Gluchowski, 1999, S.6.

^[5] Vgl. Vahlens Wirtschaftslexikon, 1987, S.859.

^[6] Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, 1997, Stichwort: Informationssysteme.

^[7] Vgl. Schneck, 1998, S.150, 151.

Vgl. Wörterbuch kaufmännischer Begriffe, 2000, S.76.

^[8] Vgl. Biethahn und Huch, 1994, S.21.

[9] Vgl. Biethahn und Huch, 1994, S.27.

^[10] Vgl. Chamoni und Gluchowski, 1999, S.414.

[11] Vgl. Biethahn und Huch, 1994, S.26 – 29.

^[12] Vgl. Wöhe, 2000, S.235.

^[13] Vgl. Brauckmann, online