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Grundlagen des Zeitmanagement

Hausarbeit 2010 23 Seiten

Führung und Personal - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Abbildungsverzeichnis

2. Einleitung

3. Motivierende Ziele setzen
3.1 Die Stationen des Zeitmanagements
3.2 Ziele als Leitlinie für das Management
3.3 Ziele formulieren

4. Planen
4.1 Zeitgewinn durch Planung
4.2 Der Planungshorizont
4.3 Tagesplanung mit der ALPEN-Methode
4.4 Die typischen Zeitfallen

5. Entscheiden = Prioritäten setzen
5.1 Das Pareto Prinzip
5.2 Die ABC-Analyse

6. Fazit

Literaturverzeichnis

1. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Zeitgewinn durch Planung

Abbildung 2: Die ALPEN-Methode

Abbildung 3: Pufferzeiten

Abbildung 4: Pareto-Prinzip

Abbildung 5: Wertanalyse der Zeitverwendung

2. Einleitung

“Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zuviel Zeit, die wir nicht nutzen.” (Lucius Annaeus Seneca, röm. Philosoph, Dramatiker und Staatsmann, 1 - 65 n. Chr.). Wie veranschaulicht man sich Zeit? Wohl zuallererst auf einer Linie, die sich auf natürliche Weise in drei Teile trennt: Vergangenheit, Gegenwart und Zu- kunft. Augustinus beschrieb es so: Die Vergangenheit ist was vergangen ist; die Gegenwart, das was gerade ist; und die Zukunft, was noch sein wird. Alle diese drei Teile sind wichtig für das Zeitmanagement. Aus dem vergangenem sollte man ler- nen, in der Gegenwart sollte man planen um in der Zukunft keine Zeitprobleme zu bekommen. Zeit ist ein begrenztes Gut, das gilt für das Privatleben wie für den Be- ruf. In unserer sich rasant entwickelnden Welt ist die Zeit kostbarer denn je. Im Be- ruf gibt es Termindruck, auf der Urlaubsreise raubt einen Stau die Zeit und das Wo- chenende ist sowieso immer zu kurz. Zeit ist unser ständiger Begleiter, ein Begleiter den wir nicht beeinflussen können. Zeit vergeht und wir können sie nicht aufhalten. Doch wir können Sie nutzen, privat wie beruflich. Ein sinnvolles Zeitmanagement mindert den Stress im Beruf und gibt uns die Möglichkeit unsere Freizeit sinnvoller zu nutzen. Was Zeit allerdings genau ist kann man nicht so einfach beschreiben. Eine Definition, die es vielleicht am besten beschreibt, lautet: „Zeit ist das, was wir daraus machen!“

Im ersten Teil dieser Arbeit wird die Problematik der Zielfindung betrachtet. Dafür wird die SMART-Formel vorgestellt. Der zweite Teil befasst sich mit dem Planungs- horizont und mit den typischen Zeitfallen. Als bewährte Methode der Tagesplanung wird hier die ALPEN-Methode näher betrachtet. Abschließend im dritten Teil der Arbeit werden zwei Methoden der Entscheidungsfindung vorgestellt. Dazu gehören das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse.

3. Motivierende Ziele setzen

„Ziele sind Massstab, an dem jede Aktivität zu messen ist. Ziele machen uns be- wusst warum wir etwas tun. Ohne Ziele nutzt die beste Zeitplanung und Arbeitsme- thodik nichts, denn wie wollen wir etwas erreichen, von dem wir gar nicht genau wissen, was es eigentlich ist? Der Endzustand jeder Handlung muss im Vorhinein festgelegt werden“ (Lothar 2009, S. 23).

3.1 Die Stationen des Zeitmanagements

Die Bewältigung der zu erledigenden Aufgaben und die Lenkung der Termine sind Managementaufgaben. Zeitmanagement kann man in Anlehnung an Management- Regelkreis beschreiben. Er besteht aus drei Stationen: Zielformulierung, Planung, Entscheidung. Im ersten Schritt werden die Ziele aufgrund von Vorgaben formuliert. Ziele werden als zukünftige Zustände verstanden, die aufgrund einer Präferenzord- nung des Entscheiders als erstrebenswert beurteilt werden. Neben den Ober- oder Unternehmenszielen gibt es Zwischenziele, z.B. strategische Ziele und Unterziele, z.B. Ziele für einzelne Maßnahmen oder Projekte. Um definierten Ziele erreichen zu können, gilt es konkrete Maßnahmen, Aktivitäten, und Aufgaben zu planen. Im nächsten Schritt geht es darum, die richtige Prioritäten zu setzen, das heißt, einzel- ne Aktivitäten gegeneinander abzuwägen und die richtigen Entscheidungen zu tref- fen. Die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten werden nun durchgeführt. Gegen- stand der Durchführung sind die Verteilung der Aufgaben auf Menschen und Sach- mittel, die Übertragung von Entscheidungskompetenzen und die Gestaltung der Abläufe zwischen den betroffenen Unternehmensbereichen. Die Kontrolle prüft, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden - wie und in welcher Weise die Zielerrei- chung stattgefunden hat. Grundvoraussetzung für die Kontrolle ist, dass die Ziele quantifiziert wurden. Denn nur, wenn Zielgrößen formuliert wurden, besteht die Mög- lichkeit, das Ausmaß der Zielerreichung zu messen (vgl. Knecht, Pifko, Züger 2007, S. 75).

3.2 Ziele als Leitlinie für das Management

Ziele festzulegen gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Managements. Ziele wer- fen einen Blick in die Zukunft, sie zeigen einen bestimmten Soll-Zustand, den man gemeinsam anstrebt. Was passiert, wenn man sich keine Ziele setzt? Es besteht die Gefahr, nichts zu erreichen oder dort anzukommen wo man gar nicht will. Ohne Zie- le nützen die besten Techniken, Methoden und Arbeitsabläufe nichts, wenn nicht vorher eindeutig festgelegt wurde, was es zu erreichen gilt. Vom römischen Philo- sophen und Politiker Seneca (4 v Chr. – 65 n. Chr.) stammt folgende Aussage: „Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind ein günstiger“ (vgl. Knecht, Pifko, Züger 2007, S. 76). Als oberstes und langfristigstes Unternehmens- ziel ist Vision. Sie gibt die grundlegende Stoßrichtung für das Unternehmen vor. Ziele bilden den Ausgangspunkt für den gesamten betrieblichen Planungsprozess. Sie definieren die Grundlagen für die wichtigen Entscheidungen sowohl auf der stra- tegischen (mittel- bis langfristigen) wie auch auf der operativen (kurz- bis mittelfristi- gen) Ebene (vgl. Gieltowski, 2008, S. 48 f).

Der Arbeitstag von vielen Menschen wird oft in einzelnen Aufgaben ohne jegliche Zielsetzung zerteilt. Ergebnisorientiertes Denken bewirkt, dass man sich mehr auf das Wesentliche konzentriert: das Erreichen eines bestimmtes Zieles. Geeignete Ziele sind weder zu spezifisch noch zu allgemein, sie sind realistisch, verständlich und widerspruchsfrei formuliert, geben noch keinen konkreten Lösungsweg vor und sind motivierend (vgl. Echterhoff, Neumann, 2009, S. 22). Bei der Zielsetzung ist sehr wichtig zu beachten, dass Ziele klar definiert sein müssen. Sie dürfen sich nicht widersprechen und müssen in einer Hierarchie eingeordnet sein. „Letzteres ist be- sonders bedeutend, weil Ziele sich ergänzen, konfliktär zueinander sein können, sich sogar ausschließen oder unabhängig voneinander sein können“ (Heister, 2007, S. 54). Wie beim Unternehmenszielen unterteilen sich persönlichen Zielen in ver- schiedenen Ebenen. Jahresziele definiert man als Oberziele. Anhand dieses Ziel richtet sich die Jahresplanung aus. Zwischenziele in Form von Monatszielen bilden zweite Stufe. Das Monatsziel ist die Grundlage für Planung von Monatsaktivitäten, sodass am Ende des jeweiligen Monats zu prüfen ist, welches Teilziel man erreicht hat. Auf einer nächste Stufe werden die Ziele weiter hinunter in die Wochenziele unterteilt. Die eigentliche Umsetzung der Ziele geschieht Tag für Tag in Form von Maßnahmen und Aktivitäten. Für das persönliche Zeitmanagement braucht man entsprechende Tagesziele als Leitlinien für tägliches Tun (vgl. Dittrich, 1994, S. 13 ff.).

3.3 Ziele formulieren

Um zu einem späteren Zeitpunkt prüfen zu können, ob gesetzte Ziele erreicht wur- den, ist es wichtig, dass sie klar formuliert sind. Wie werden Ziele unmissverständ- lich und klar formuliert? Welches sind die formalen Anforderungen an Zielvorgaben?

Als Richtlinie dafür dient hierfür die SMART -Formel:

S pecific (präzise und positiv formuliert) – eindeutiger Schwerpunkt. Kein Missver- ständnis über Inhalte / was zu tun ist.

- nicht: „Kaufen Sie so billig wie möglich ein!“
- sondern: „Die Limits für dieses Produkt sind…“
M easurable (messbar) – möglichst quantitativ. Nicht nur bloße Richtung.
- nicht: „Ich möchte abnehmen…“
- sondern: „Ich möchte drei Kilo abnehmen…“

A chievable (erreichbar) – realistische Herausforderung. Fordernd aber durchführ- bar R esult-oriented (ergebnisorientiert) – Ergebnis / Situation / Output beschreibend.

Keine Aktivitäten

T ime-related (termingebunden) – Eindeutige Fristen und / oder Zeitraum angeben. (vgl. Gieltowski, 2008, S. 49 f).

Damit die Ziele „SMART“ sind, muss man:

- Konkret (= specific) sein (S): Dies ist der Fall, wenn der Gegenstand bzw. Schwerpunkt eindeutig ist. Nur so ist das Ziel unmissverständlich und damit messbar.
- Messbar (= measurable) sein (M): Wenn immer möglich, sollte man einen eindeutigen Massstab oder Leistungsstandard für die Ziele finden. Beispiele dafür sind: Zahlen, Mengen, Zeiteinheiten, Qualitätsgrade.
- Realistischerweise erreichbar (= achievable) sein (A): Nur Ziele, die auf- grund der Leistungsfähigkeit des jeweiligen Mitarbeiters und mit den verfüg- baren Mitteln erreicht werden können, sind motivierend. Sowohl unter- als auch überfordernde Ziele wirken kontraproduktiv.
- Ergebnisorientiert (= result-oriented) sein (R): Es wird nicht nur der Weg in Form von einzelnen Tätigkeiten formuliert, sondern WAS in Form eines End- ergebnisses.
- Termingebunden (= time-related) sein (T): Damit Zielerreichung kontrolliert werden kann, ist es ein genauer Zeitpunkt für die Zielerreichung zu vereinba- ren (vgl. Knecht, Pifko, Züger 2007, S. 78, f.).

4. Planen

Nach der Zielsetzung ist es wichtig zu wissen, wie man diese erreicht. Die Planung hilft dabei den Weg zu bestimmen, der zum Ziel führt. Sie definiert die notwendigen Aufgaben, Aktivitäten oder Maßnahmen. Die Planung muss nach den definierten Zielen richten. Die laufenden Pläne sind so zu gestalten, dass man kurzfristige Än- derungen verkraften kann. Bei der Planung muss man auf die typischen Zeitfallen achten (vgl. Timm, 1995, S. 49).

4.1 Zeitgewinn durch Planung

Planung darf man auf keinen Fall unterschätzen. Auch wenn die Ziele klar formuliert und mit einem Endtermin versehen sind, zeigen sie nur den Soll-Zustand auf und sind dadurch zu wenig konkret. Erst bei der Planung werden einzelne Vorhaben durchdacht, und erst dann zeigen sich die einzelne Hindernisse, die auf dem Weg zum Ziel überwunden werden müssen. Die allgemeine Erfahrung in der betriebli- chen Praxis zeigt, dass man mit mehr Aufwand an die Zeitplanung weniger Zeit für die eigentliche Durchführung benötigt – man spart also insgesamt Zeit (vgl. Seiwert, 2009, S. 35).

Das folgende Schema zeigt auf, dass wer mehr Zeitaufwand in die Planung opfert führt die Aufgaben effizienter aus und insgesamt mehr Zeit gewinnt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Zeitgewinn durch Planung (Quelle: Knecht, Pifko, Züger 2007)

In der Regel ist es nicht unbedingt erforderlich für die Planung viel Zeit einzusetzen: Etwa ein Prozent des zu planenden Zeitraums (Jahr, Monat, Woche oder Tag) ge- nügt vollkommen. Wer sich nur zehn Minuten Zeit einplant, um seinen Arbeitstag vorzubereiten, kann etwa eine Stunde Zeit für das Wesentliche gewinnen. Dadurch werden berufliche und persönliche Ziele besser und schneller erreicht. Die Zeit wird gespart, die man für wirklich wichtigen Aufgaben und Ziele (Familie, Freizeit, Füh- rungsaufgaben, etc.) nutzen kann. Man verschärft den Überblick über laufende Pro- jekte, Tätigkeiten und Aufgaben. Das Risiko des Burnouts wird durch Vorhersehba- res verringert. (vgl. Seiwert, 2009, S. 35 f.). Gründliche Planung braucht Zeit, und diese Zeit muss man sich auch nehmen. Aber die Planung ist keine Entschuldigung dafür, dass man die gestellten Aufgaben nicht anfängt. Dafür gibt es 2 Gründen: Widerstand gegen das Anpacken oder die Ablehnung des betreffenden Ziels. Wer zu einer sehr pedantischen Planung neigt, statt die Aufgaben anzufangen ver- schwendet damit genauso viel Zeit, wie wenn man zu wenig plant. Wenn man nicht wirklich hinter dem angestrebten Ziel steht, tendiert man ebenfalls zu „Überpla- nung“. In diesem Fall muss man sich selbst folgende Fragen stellen: Will ich dieses Ziel tatsächlich erreichen? Was bringt mir das, wenn ich dieses Ziel erreiche? Da- raus folgen zwei Handlungsweisen: entweder motiviert man sich auf das Erreichen.

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Details

Seiten
23
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783656169680
ISBN (Buch)
9783656170136
Dateigröße
600 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v191836
Institution / Hochschule
Universität Kassel
Note
1,7
Schlagworte
Management Zeitmanagement Disziplin Planung Organisation Selbstmanagement Time-Management Ziele Prioritäten

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