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ERP-Systeme und Workflowmanagement

Hausarbeit 2008 27 Seiten

Informatik - Wirtschaftsinformatik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

B. Abbildungsverzeichnis

C. Abkürzungsverzeichnis

D. Zusammenfassung für Manager und Entscheidungsträger

1. Einleitung

2. Workflow-Technologie und Umfeld
2.1 Prozess und Geschäftsprozess
2.2 Workflowmanagement und Workflowmanagement-Systeme
2.3 Workflow-Klassen
2.4 Einsatzgebiete und Ziele in der Praxis
2.5 Geschäftsprozessoptimierungskonzepte
2.6 Der Workflow Life Cycle

3. Einführung in ERP-Systeme
3.1 ERP-Systeme und Standardsoftware
3.2 Aufbau der Standardsoftware SAP

4. Workflowmanagement in SAP R/3
4.1 Einführung in SAP Business Workflow
4.2 SAP Business Workplace
4.3 Die Workflow Entwicklungsumgebung
4.4 Workflow Builder

5. Praxisbeispiel: Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Workflow-Unterstützung

6. Fazit und Ausblick

E. Literaturverzeichnis
ERP-Systeme und Workflowmanagement

B. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Workflow-Klassen

Abbildung 2: Workflow Life Cycle

Abbildung 3: Komponenten von SAP R/3

Abbildung 4: Architektur des SAP Business Workflow

Abbildung 5: SAP Business Workplace

Abbildung 6: Benutzeroberfläche der Workflow Entwicklungsumgebung

Abbildung 7: Demo-Workflows starten

Abbildung 8: Workflow-Builder

Abbildung 9: Automatisierte Rechnungsbearbeitung

ERP-Systeme und Workflowmanagement

C. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

D. Zusammenfassung für Manager und Entscheidungsträger

In der Produktion gab es in Unternehmen in den vergangenen Jahren hohe Produktivitätszuwächse, während der administrative Bereich vernachlässigt wurde. Hier setzt Workflowmanagement an: Mittels Unterstützung von ERP-Systemen ist es möglich, Prozesse zu automatisieren und bei erfolgreicher Implementierung folgende positive Effekte zu bewirken:

- Hohe Transparenz über Bearbeitungsfortschritte eines Vorgangs
- Prozesssicherheit durch Dokumentation
- Beschleunigung Arbeitsabläufen durch Abbau von Transport- und Liegezeiten
- Zeitnahes Wahrnehmen des Kundenservices
- Überwachung von Terminen und Fristen

Im Zusammenhang mit Workflowmanagement ist auch oftmals von „Business Process Reengeneering“ (BPR), der Neugestaltung von Prozessen, die Rede. Dabei handelt es sich um die Neugestaltung von Prozessen. Man geht davon aus, dass workflow-unterstützte Vorgänge besonders dann Vorteile bringen, wenn die Prozesse im Vorfeld optimiert wurden und nicht einfach nur in ein elektronisches Verarbeitungssystem übertragen werden.

1. Einleitung

Neue Wettbewerbsformen dominieren in den Betrieben, Kundenwünsche sollen effizient bedient werden. Allerdings ist diese Kundenorientierung teuer. Gemeint ist die Forderung nach gehobener Qualität, schnellen Lieferzeiten, Service, innovativen Produkten und niedrigen Preisen. Im produktiven Bereich haben Unternehmen in den vergangenen Jahren beachtliche Produktivitätssprünge bewirkt. Diese Möglichkeiten scheinen nun ausgereizt. Im vernachlässigten administrativen Umfeld liegen aber noch unausgeschöpfte Möglichkeiten, um Produktivitätsfortschritte zu erreichen.[1] Der Einsatz von Workflowmanagement-Systemen gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Warte-, Liege- und Bearbeitungszeiten sollen verkürzt werden, Prozessabläufe sind zu optimieren und transparenter zu gestalten und die Informationsverteilung soll, so weit möglich, automatisiert werden.[2] Nach Strobel-Vogt soll die durch die hohe Arbeitsteilung entstandene geringe Reaktionsgeschwindigkeit bzw. Inflexibilität durch Maßnahmen wie die Erreichung einer besseren Bürokommunikation, die Sachbearbeitungszeiten deutlich reduzieren, welche z.T. nur 5-10% der gesamten Durchlaufzeit eines Geschäftsprozesses ausmachen.[3]

In dieser Arbeit sollen zunächst die Begriffe Geschäftsprozess, Workflowmanagement und Workflowmanagement-System dem Leser näher gebracht werden. Anschließend folgt eine Einführung in ERP-Systeme. Dabei wird insbesondere auf die Standardsoftware SAP R/3 und ihren Programmteil SAP Business Workflow Bezug genommen. Um den praktischen Bezug dieser Arbeit zu betonen, sollen danach anhand eines Beispiels aus der betriebswirtschaftlichen Praxis die Möglichkeiten von

SAP Business Workflow erläutert und deren Vorzüge aufgezeigt werden. Im letzten Teil dieser Ausarbeitung wird eine Zusammenfassung mit einem Ausblick zur zukünftigen Entwicklung des Workflowmanagement gegeben.

2. Workflow-Technologie und Umfeld

2.1 Prozess und Geschäftsprozess

Betriebswirtschaftlich gesehen handelt es sich bei einem Prozess um eine Transformation eines Objektes durch Einwirkung eines oder mehrerer Menschen oder Maschinen in Raum und Zeit.[4] Diese Aktivität soll der Bearbeitung einer Aufgabe dienen. Dieser sehr allgemeine Ansatz erweitert sich, wenn man ihn in den betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten betrachtet zu einem Geschäftsprozess. Strobel-Vogt versteht unter einem Geschäftsprozess eine Kette von Aktivitäten, die notwendig sind um aus einer Kundenanforderung das vom Kunden gewünschte Ergebnis zu erstellen. Weiterhin seien alle wichtigen Geschäftsprozesse dadurch charakterisiert, dass sie Abteilungsgrenzen überschreiten, wodurch Schnittstellen entstehen.[5] Dieser Vorgang hat einen Auslöser, auch Trigger genannt, und einen eindeutigen Abschluss.[6]

Unterteilen lassen sich Geschäftsprozesse in Hauptprozesse, die nötig sind um eine Marktleistung zu erstellen, und Serviceprozesse, die den Fokus auf interne Leistungen legen.[7] Beispiele für Geschäftsprozesse sind Angebotserstellung, Auftragsvergabe oder die meist sehr lange und umfangreiche Auftragsabwicklung. Einige dieser Abläufe spielen eine besondere Rolle im Unternehmen, da es sich um zentrale Prozesse handelt, mit denen die Hauptleistung erbracht wird. Deshalb werden sie

Kernprozesse genannt. Dazu gehört auch die beschriebene Auftragsabwicklung im eigentlichen Sinne.

2.2 Workflowmanagement und Workflowmanagement-Systeme

Workflowmanagement und die entsprechenden Informationsverarbeitungssysteme zielen auf das Modellieren und Abwickeln von Geschäftsprozessen ab.[8] Bahmann und Wenzel nennen den Begriff „Vorgangsverarbeitung“ als Äquivalent zum englischsprachigen Begriff Workflow. Dies soll mittels eines elektronischen Vorgangsverarbeitungssystems geschehen. Diese Software soll aktiv und selbstständig arbeitend überwachende, kontrollierende und entscheidende Aufgaben vornehmen und anhand bestimmter Regeln auch Entscheidungen treffen um eine ganzheitliche Bearbeitung, Kontrolle und Steuerung von Geschäftsvorfällen ermöglichen[9]. Eine weitere Aufgabe dieser Systeme ist die Stärken/Schwächen-Analyse diverser Vorgänge.

2.3 Workflow-Klassen

In der Praxis wird versucht, Workflows in einzelne Klassen zu unterteilen. Dabei spielen die Nähe zum Kerngeschäft bzw. die Häufigkeit und Strukturiertheit des Vorgangs eine wichtige Rolle. Brahm und Pargmann haben diese Klassen in einem Koordinatensystem dargestellt (vgl. Abbildung 1). Zur Unterscheidung dient dabei zunächst die Frage, ob ein Prozess das Kerngeschäft eines Unternehmens betrifft (Production und Collaborative) oder ob er lediglich im Bereich der unterstützenden Sekundärprozesse angesiedelt ist (Administrative und Ad hoc).

ERP-Systeme und Workflowmanagement 4

Production- und Administrative-Workflows, die auch als transaktionale Workflows bezeichnet werden, weisen eine gewisse Häufigkeit und

Strukturiertheit auf, während Collaborative- und Ad hoc-Workflows sind eher selten und unstrukturiert.[10]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Workflow-Klassen; Eigene Darstellung (In Anlehnung an Brahm, M., Pargmann, H., S.5)

2.4 Einsatzgebiete und Ziele in der Praxis

Nicht bei allen Prozessen macht eine Unterstützung Sinn. Um ein angemessenes Kosten/Nutzen-Verhältnis zu erreichen, sollte der Prozess mehrere Male anfallen, da ansonsten der Modellierungs- und Implementierungsaufwand einfach zu teuer wäre. Auch sollte der Prozess

eine gewisse Strukturiertheit aufweisen, damit Definitionen und Modellierung überhaupt möglich sind. Workflowmanagement-Systeme entfalten ihr Potential vor allem dann, wenn mehrere Arbeitsplätze in einen Vorgang involviert sind, weshalb nach Meinung von Brahm und Pargmann hier der Einsatz von Workflowmanagement besonders sinnvoll ist.

Weiterhin führen sie an, dass sich der Einsatz rechnet, wenn besondere Prozesstransparenz oder Prozesssicherheit benötigt wird. Als

Beispiel wird ein eine Reklamationsbearbeitung genannt, damit auf Nachfrage des Kunden der aktuelle Bearbeitungsschritt genannt werden kann.[11] Diese erhöhte Prozesssicherheit und Prozesstransparenz kann auch als primäres Ziel des Einsatzes von Workflowmanagement-Systemen genannt werden, denn durch Erreichung dieses Ziels werden Prozesse beherrschbarer und zuverlässiger. Ein weiteres Ziel ist laut Strobl-Vogt die Beschleunigung der Abläufe durch Reduzierung von Transport- und Bestandszeiten. Dies wird durch einen elektronischen Transport von Informationen und Dokumenten gewährleistet.[12] Brahm und Pargmann führen außerdem an, dass die Unternehmensziele durch zeitnahen Kundenservice unterstützt werden.[13] Dies wird durch die Funktion der Überwachung von Terminen und Fristen in den Systemen gewährleistet. Dadurch ergeben sich Möglichkeiten einer optimalen Skontonutzung oder die bereits angesprochene schnellere Bearbeitung von Reklamationen.

[...]


[1] Vgl. Strobel-Vogt, U. 1999, S.6

[2] Vgl. Berthold, A., Mende, U., Schuster H. 1999, S.13

[3] Vgl. Strobel-Vogt, U. 1999, S.6

[4] Vgl. Brahm M., Pargmann H. 2003, S. 1

[5] Vgl. Strobel-Vogt, U. 1999, S.6

[6] Vgl. Gronau, N. 1996, S. 37

[7] Vgl. Staud, J. 1999, S. 7

[8] Vgl. Morschheuser, S. 1997, S. 10

[9] Vgl. Wenzel, P. 1995, S. 102

[10] Vgl. Brahm M., Pargmann H. 2003, S. 5

[11] Vgl. Brahm M., Pargmann H. 2003, S. 11

[12] Vgl. Strobel-Vogt, U. 1999, S.31

[13] Vgl. Brahm M., Pargmann H. 2003, S. 12

Details

Seiten
27
Jahr
2008
ISBN (eBook)
9783656150350
ISBN (Buch)
9783656150152
Dateigröße
3 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v190467
Institution / Hochschule
Hochschule Fulda – Fachbereich Wirtschaft
Note
1,0
Schlagworte
ERP-Systeme; SAP; Workflowmanagement; SAP R/3 SAP Business Workflow; SAP Business Workplace; Workflow Builder Geschäftsprozess Geschäftsprozessmanagement
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Titel: ERP-Systeme und Workflowmanagement