Diseño de un sistema de información mediante una intranet corporativa: propuesta de implementación en una empresa constructora de la provincia de Granada

ÍNDICE

1. RESUMEN Y PALABRAS CLAVE

2. INTRODUCCIÓN

3. JUSTIFICACIÓN Y METODOLOGÍA

4. OBJETIVOS

5. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
5.1 CONTEXTUALIZACIÓN
5.2 ASPECTOS CLAVE DEL PROYECTO INTRANET
5.3 PLANIFICACIÓN
5.4 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
5.4.1 ESTRUCTURA GENERAL Y DE NEGOCIO
5.4.2 SISTEMA INFORMÁTICO ACTUAL
5.4.3 RELACIÓN ENTRE UNIDADES ORGANIZATIVAS Y SOFTWARE
5.4.4 ANÁLISIS DAFO
5.5 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
5.5.1 ANÁLISIS DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN POR UNIDAD ORGANIZATIVA
5.5.2 IDENTIFICACIÓN Y BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
5.5.3 MAPA DE INFORMACIÓN
5.5.4 EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN

6. DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
6.1 ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA (EVS)
6.2 ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN (ASI)
6.2.1 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS
6.2.2 ANÁLISIS DEL SGC SHAREPOINT PORTAL SERVER 2007
6.3 DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN (DSI)
6.4 CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN (CSI)

7. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

8. CONCLUSIONES

9. BIBLIOGRAFÍA

I TABLAS Y ANEXOS

ESQUEMAS

Esquema 1: Situación actual

Esquema 2: Estructura de negocio

Esquema 3: Diagrama de procesos

Esquema 4: Unidades organizativas

Esquema 5: Organigrama

Esquema 6: Estado aplicaciones

Esquema 7: Mapa de información

Esquema 8: Arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007

TABLA DE ILUSTRACIONES

Imagen 1: Intranet > Home

Imagen 2: Intranet > Empresa

Imagen 3: Intranet > Empleado

Imagen 4: Intranet > Comunicación

Imagen 5: Intranet > Dirección General

Imagen 6: Intranet > Administración

Imagen 7: Intranet > Área Técnica

Imagen 8: Intranet > Cabecera

Imagen 9: Intranet > Ruta de Navegación

ANEXOS

Anexo 1: Certificado de clasificación de empresas. Junta de Andalucía

Anexo 2: Presupuesto implantación plataforma

Anexo 3: Análisis ROI

1. I RESUMEN Y PALABRAS CLAVE

El presente proyecto tiene como objetivo valorar la viabilidad de la implantación de una intranet corporativa en una empresa de construcción de la provincia de Granada: Constructora de Obras El Partal. El estudio parte de un análisis de la organización desde el punto de vista tanto funcional como informacional, para dibujar un perfil de la organización y situarnos en el contexto de la empresa con la máxima cercanía posible. Como fruto de este análisis ha sido detectado un conjunto de necesidades que son críticas para la organización, se ha conocido el uso que se hace de la información desde las distintas áreas funcionales y departamentos, y se ha definido el perfil de los usuarios. En este último caso, se ha profundizado en las formas en que éstos producen, utilizan y comparten dicha información, para poder presentar así un modelo de intranet funcional a dicha cultura informacional. Todo esto se ha conseguido gracias a una auditoría de información global de la organización.

El proyecto incluye una relación de beneficios que la empresa obtendrá con la implementación de la intranet, y que se centran principalmente en la mejora de la comunicación, la cohesión de los grupos, la compartición de conocimientos, etc., con el objetivo de hacer de las tareas y actividades del día a día de la empresa un proceso más eficiente. Además, contiene un plan de viabilidad económica que ayude a la dirección de la organización, sin cuyo apoyo este proyecto sería inviable, a tomar la decisión de implantar la herramienta.

Palabras clave: Diseño de Sistemas de Información, Gestión de Información y Conocimiento, Intranets corporativas

2. INTRODUCCIÓN

Sociedad de la Información

De la sociedad industrial, responsable del crecimiento económico de las naciones desde el siglo XIX, se dio paso a la denominada sociedad Postindustrial, en la que, ademàs de tener acceso a los bienes producidos por otros, era posible acceder a los servicios prestados por otros. La siguiente etapa es aquella en la que nos encontramos actualmente, la llamada Sociedad de la Información.

La Sociedad de la Información, además de poseer las características anteriores, contiene un factor diferencial que consiste en que en ella cada persona u organización dispone no sólo de sus propios almacenes de información, sino también de una capacidad casi ilimitada para acceder a la información generada por los demàs. Es el carácter ilimitado en el acceso a los recursos de información lo peculiar de la Sociedad de la Información.

Y de la misma forma que la Revolución Industrial transformó las sociedades de base esencialmente agraria, la Sociedad de la Información plantea un cambio de modelo en las estructuras industriales y en las relaciones sociales. Y tal y como ocurrió con la Sociedad Industrial, la expresión Sociedad de la Información designa una nueva forma de organización de la economía y de la sociedad: desde hace tiempo las principales economías del mundo se organizan en torno a un nuevo bien básico, la información y todos los procesos que la rodean (generación, proceso y transferencia). La Sociedad de la Información se encuentra plenamente consolidada en los países desarrollados, e inmersa en la vida cotidiana de las personas y la actividad de las empresas. Sin duda, el desarrollo de la informática y las telecomunicaciones ha sido un factor clave en todo el proceso.

Varios son los criterios que se suelen utilizar para afirmar que una sociedad se ha convertido en Sociedad de la Información.

Según Nick Moore (Moore, 1997):

A) Los ciudadanos usan las nuevas tecnologías y consumen información cotidianamente para lo que han desarrollado ciertas habilidades informacionales.
B) La industria de la información (informática, contenidos, telecomunicaciones, etc.) se convierte en un sector económico importante.
C) La competitividad de las organizaciones depende cada vez más del uso de la información y de las tecnologías de la información.

Efectivamente, siguiendo a Moore podemos comprobar que estos criterios parecen cumplirse en la sociedad de nuestros días:

- El uso de la información se ha intensificado y extendido a amplias capas de la sociedad de forma importante, y cada vez son más las actividades basadas en un intercambio de información entre un individuo u organización y una red informática, a la que se accede para obtener una serie de servicios basados en aplicaciones informáticas.

- A pesar de la crisis y de los problemas surgidos a comienzos del siglo XXI con el estallido de la "burbuja" tecnológica, la llamada "Digital economy" o industria de la información se ha consolidado como un nuevo sector económico, que engloba todas las actividades que pretenden aprovechar la revolución de la información. En efecto, el desarrollo conjunto de la microelectrónica, la informática y las telecomunicaciones, ha dado lugar a un espectacular avance en las tecnologías de la información que ha impactado de forma decisiva en la estructura económica y social.

Sin embargo, es posible que exista en un país una economía de la información, una industria de la información que contribuya al crecimiento económico, etc., pero no podremos hablar de una Sociedad de la Información en ese país si los ciudadanos no se han informacionalizado, si no han desarrollado una suficiente cultura de la información.

Activos intangibles: la información

Los activos intangibles son aquellos recursos y capacidades pertenecientes a la organización que no están valorados desde un punto de vista contable y no aparecen en el balance y cuenta de resultados de la organización.

Las bases en las que hoy día asientan la competitividad las organizaciones, han pasado de centrarse exclusivamente en el producto tangible a centrarse cada vez más en la valoración de los intangibles.

Se trata, pues, de nuevas formas de competir basadas en aspectos como la calidad, la fiabilidad, la lealtad al consumidor, el saber-hacer, las competencias de los recursos humanos, la cultura corporativa, la creación de servicios de valor añadido para los clientes, etc. En todos ellos prima un importante componente informativo que realza la importancia de la gestión de información como ventaja competitiva. En este contexto, al que se suma la influencia de la sociedad de la información y de la economía del conocimiento, los modelos de gestión de las organizaciones están sufriendo cada vez más cambios que concluyen en la necesidad de potenciar la gestión de información en el marco de la propia empresa como recurso de gran valor, factor de cambio, competitividad y mejora permanente para la empresa.

Como consecuencia, la información se convierte en un activo estratégico para la empresa y, como tal, merece ser gestionada como cualquiera otro de su clase, e integrarse en su proceso de planificación estratégica.

Sin embargo, también en este nuevo contexto surgen problemas, como por ejemplo el exceso o sobrecarga de información o la necesidad de acceder fácilmente a todos los recursos de información de la empresa. Además, hay que tener muy claro que la mera inversión en tecnologías dentro de las organizaciones no asegura el aumento de la productividad, es decir: no existe relación directa entre inversión en tecnologías de la información y rentabilidad del capital. Las tecnologías de la información no tienen valor en sí mismas, sino en su uso y no dejan de ser herramientas para gestionar información e intercambiarla con el fin de generar conocimiento.

Introducción a la intranet

Las organizaciones más avanzadas realizan una gestión inteligente de la información y el conocimiento como factores clave de éxito. La generación y gestión de información de calidad destinada a la creación y difusión de conocimientos productivos, es el requisito previo para cualquier empresa que desee contar con una ventaja competitiva. Así, una de las herramientas que las organizaciones tienen a su disposición para aprovechar esa ventaja competitiva, es la intranet, de la que hablaremos grosso modo como un sistema de información, en su totalidad, cuya característica más significativa es que se diseña en un entorno web.

En este sentido, hay que recordar que la intranet -como sistema de información- ha tenido un desarrollo coetáneo al de internet, surge y se difunde a la par que la red mundial de información, en concreto, las primeras referencias a intranet se encuentran en la prensa ya a mediados de la década de los noventa.

La primera razón que llevó a las empresas a utilizar de modo interno las tecnologías internet fue el acceso fácil a la evaluación de aplicaciones: muchas de ellas se podían descargar directamente desde la red, ya que eran públicas o se trataban de "demos". Las empresas descubrieron la intranet descargando un servidor Web del ámbito público, instalándolo y generalizando poco a poco su utilización en el ámbito interno. Por otro lado, muchas empresas no contaban con servidores web accesibles desde internet, y no conectaban a sus usuarios a la red por desconocimiento de los problemas de seguridad o una excesiva inversión no asumible. Los usuarios, deseosos de seguir las últimas tendencias, instalaron en su empresa las herramientas de internet para hacer "como si". De esta manera constataron que lo que funcionaba para millones de usuarios en internet, también podía satisfacer ciertas necesidades internas. Así es como las tecnologías internet irrumpen en la empresa: a través de un navegador web el usuario puede consultar, de forma interactiva, los recursos de información de la empresa, acceder a bases de datos, enviar formularios, descargar documentos, etc.

Definiendo el concepto de intranet

Aunque ya hemos adelantado una primera definición del concepto de intranet, resulta preciso profundizar un poco más en el tema. En un principio, las primeras definiciones tenían un sesgo altamente tecnológico como consecuencia del importante componente de innovación tecnológica a que respondía la implantación de una intranet en la organización; no obstante, era lógico, se estaba trasladando al interior de las empresas el impacto revolucionario que estaba produciendo internet, particularmente en lo referente a la comunicación y acceso a la información.

No obstante, podemos establecer ciertas diferencias entre internet e intranet:

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Desde la tecnología se acude a distintas definiciones, como las siguientes, para explicar el concepto de intranet: "Es la utilización de todas o parte de las tecnologías de internet para las necesidades de transporte y tratamiento de los flujos de información internos de un grupo de usuarios". (Lafont, 1997) "Es una red informática dentro de una organización, que utiliza los protocolos de comunicaciones desarrollados en Internet. En otras palabras, una intranet es el web interno". (Portal Infonomia) "Es el despliegue de la tecnología internet dentro de una organización". (Sun Microsystems)

Sin embargo, y en palabras de D'Alòs Moner (D'Alòs Moner, 2002) "la red es sólo la ‘anécdota’; lo realmente importante es la interacción de las personas, los recursos (información y conocimientos), los procesos y procedimientos de la organización".

Ella misma asegura que, desde el punto de vista tecnológico, es una "red corporativa que utiliza las tecnologías de internet (navegador, servidores web, etc.) y que está protegida por un sistema de seguridad".

Pero desde una perspectiva más amplia "es una nueva forma de comunicarse y de organizar la actividad de la organización, que conlleva una cultura de empresa".

Con esta última definición, nos acercamos a un concepto clave a la hora de aproximarnos a la noción de "intranet para la organización": el de "cultura de empresa" en términos de información, esto es, cultura informacional o de la información (information literacy), a la que Robert Taylor (Taylor, 1986) define como: el "conjunto de conocimientos y habilidades que un individuo necesita para moverse en una sociedad tecnológica rica en información". Se trata de hacer del uso de la información un hàbito cotidiano en el individuo y que éste sepa cómo seleccionar la información que mejor se adapte a sus necesidades y demandas.

Para que una organización pueda extraer el máximo rendimiento del recurso "información", es imprescindible que sus empleados sean cultos informacionalmente: que conozcan qué recursos hay disponibles, que utilicen esos recursos, que tengan capacidad para evaluar la fiabilidad de una información, que sean capaces de organizar y comunicar información y que valoren y compartan la información como un activo de gran valor para la empresa.

En este sentido, el presente trabajo pretende conocer el nivel de cultura informacional de una organización, descubrir los activos con los que cuenta, los medios y la forma en que ambos se combinan, para, en base a esos datos, evaluar la necesidad de implantar la herramienta Intranet en la misma.

3. JUSTIFICACIÓN Y METODOLOGÍA

Los sistemas de gestión del conocimiento, constituyen en la actualidad un requisito de imprescindible presencia en cada organización, ya que permiten conjugar casi todos los activos de la institución, tanto los tangibles como los intangibles, con lo que puede llegar a convertirse en la herramienta integral de gerencia, màs valorada y necesaria, con la que alcanzar con éxito los resultados que pret]ende conseguir la organización.

Amparado bajo estas premisas, el presente trabajo persigue el diseño, desarrollo e implantación de un sistema de información -para la gestión del conocimiento- en la empresa Constructora de Obras El Partal S.A.U. En este caso, el sistema de información va a adquirir la forma de intranet corporativa, una herramienta que, entre otras ventajas, podría ayudar a la consecución de los objetivos de la empresa, a la mejora de la productividad y de los sistemas de comunicación entre departamentos, etc. La intranet de una organización debe constituirse, pues, en un sistema que apoye el desempeño del trabajo fundamental de la organización, facilitando su tarea a los trabajadores, de forma que les ayude a generar valor en sus procesos, en la atención a sus clientes, proveedores, socios, etc. El objetivo último, por tanto, ha de ser convertir la intranet en el lugar preferente de trabajo para todos los empleados de la organización, donde se encuentren integrados los flujos de trabajo y los procesos de negocio, con el conocimiento necesario para llevarlos a cabo de la forma màs óptima posible. Para ello, resulta del todo imprescindible, conocer las necesidades de información y conocimiento, tanto de la institución en general, como de los trabajadores en particular, los productos y servicios, pero sobre todo, de los procesos esenciales del negocio, de aquella información vinculada con las actividades y tareas que son propias de la organización, sus competencias básicas, distintivas, su "core business".

Igualmente, es necesario definir su "workflow", el ciclo documental que se genera gracias a la actividad diaria de la empresa, que en el caso de una empresa como la que se estudia es muy complejo y en él intervienen numerosos agentes, por lo que resulta incluso necesario determinar el momento del ciclo en el que actúa cada individuo y en qué medida lo hace, de manera que sea posible definir distintas tipologías de usuarios. Por otro lado, es necesario conocer la actual red de archivos con la que cuenta la organización, si está diseñada en consonancia con dicho flujo de información, si favorece que la organización desarrolle esas competencias diferenciadoras, si ayuda a optimizar los recursos de los que dispone la empresa, si se adapta a las necesidades que se generan entre los usuarios de la red de archivos, etc. La red de archivos, al mismo tiempo, propicia un ambiente colaborativo, de trabajo en equipo, que sumado a las facilidades que ofrecen las tecnologías de información y comunicación, hacen imprescindible que la empresa cuente con una intranet que agilice la comunicación entre todo el personal que en ella trabaja.

En este sentido la empresa cuenta con la ventaja de estar planteándose también la implantación de un Sistema de Gestión Integral (Enterprise resource planning, ERP por sus siglas en inglés), de forma que podría aprovechar esta circunstancia y diseñar una intranet compatible con el software de gestión, o quizá un módulo de éste, de modo que para la empresa supusiera únicamente un gasto extra dentro de la inversión mayor que debe acometer para implantar el ERP.

En esta línea, subrayar que el "proyecto intranet" debe formar parte de una estrategia de información más amplia que, a su vez, esté integrada en la estrategia global de la empresa, sin olvidar que el equipo directivo es el que tiene como responsabilidad la toma estratégica de decisiones, por lo que, desde el punto de vista del éxito del proyecto, es fundamental que la alta dirección de la organización se implique sustancialmente en el proceso y asuma una función de liderazgo y apoyo continuo al sistema.

En definitiva, el proyecto se justifica en tanto y en cuanto las actuales herramientas con las que cuenta la organización no explotan todo su potencial, de forma que podría presentarse una alternativa que sí lo hiciera y que, al mismo tiempo, supusiera una mejora en la gestión del conocimiento de la organización, en este caso se propone una intranet corporativa, con la que se cumplieran además los objetivos empresariales. Además, esta herramienta aportaría, entre otros, beneficios como la optimización de la información, unificándola y facilitando su tratamiento, acelerando el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento, facilitando el trabajo en equipo y aumentando la cohesión de los grupos.

Para el proceso de diseño, desarrollo e implantación de la herramienta intranet, se tomará como metodología de trabajo MÉTRICA VERSIÓN 3, un producto para la Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información desarrollado por el Consejo Superior de Administración Electrónica (CSAE) del Ministerio de la Presidencia.

No obstante, éste no es el único modelo que se podría seguir, pero lo consideramos suficientemente completo para nuestras necesidades, esto es, llevar a cabo un análisis profundo de la organización, de sus necesidades y usos de información, aspectos clave para conseguir el diseño, desarrollo e implantación de la intranet, ya que incluye como apartados la Planificación, el Desarrollo y el Mantenimiento del Sistema de Información.

El primer gran bloque, la Planificación del Sistema de Información, comprende, por un lado, el análisis de la organización: su contexto, estructura general y de negocio, sistemas y medios informáticos con los que cuenta, las relaciones entre cada una de las unidades organizativas y el software con el que trabajan. Este primer análisis concluiría con un análisis DAFO de la organización en el que, de forma gráfica, se puedan resumir las características de la organización, sus fortalezas y debilidades, sus oportunidades de negocio, etc. Por otro lado, la Planificación del Sistema de Información incluye un análisis profundo de la información que maneja la organización y la forma en que lo hace. Así pues, se analizarán las necesidades de información que cada unidad organizativa posee y cómo identifican y buscan la información que manejan en el desarrollo de su actividad. Esta segunda parte del análisis concluye con la representación gráfica de los flujos de información que se generan en la organización, es decir: con un mapa de información.

El segundo bloque que establece la metodología es el de Desarrollo del Sistema de Información, que incluye, en primer lugar, el Estudio de la Viabilidad del Sistema de Información, que consiste en el análisis de los costes y beneficios de la implantación de la herramienta. En segundo lugar, se realiza el Análisis del Sistema de Información, detallando el sistema de gestión de contenidos elegido, el software SharePoint Portal Server 2007, seleccionado por razones de compatibilidad con las características de la empresa. En tercer lugar, este bloque incluye el Diseño del propio Sistema, la arquitectura de información de la plataforma intranet. Por último, en este apartado se realiza la Construcción del Sistema de Información.

El tercer bloque de esta metodología está reservado para el Mantenimiento del Sistema de Información, su evaluación y seguimiento.

Consideramos, por lo tanto, que desarrollando estos tres bloques el "proyecto intranet" se llevaría a cabo con éxito.

Asimismo, aclarar que el análisis interno de la organización ha sido posible gracias a la realización de entrevistas tanto a la dirección de la organización, como a los empleados; además ha requerido la observación in situ de los métodos de trabajo, los programas informáticos, la arquitectura informática, etc.

4. OBJETIVOS

El presente proyecto, como adelantábamos en la Justificación, parte de la evaluación de la realidad actual del sistema de comunicación interno de la empresa, su sistema de archivos, sus necesidades de información, etc., con el fin de proponer una mejora en base a las carencias detectadas. En este sentido, la idea principal del proyecto es diseñar un prototipo de intranet corporativa como sistema de comunicación interno, de la empresa con sus empleados y de éstos entre sí, así como de la empresa con proveedores, clientes, etc., de manera que se constituya en un espacio de compartición de conocimientos, con información de la empresa útil para el desempeño de las funciones de sus trabajadores, con información personal y laboral de los propios trabajadores, con posibilidad de publicar noticias de utilidad, etc.

Para conseguir este objetivo tan general serà necesario determinar otros màs específicos, así como tareas concretas. Éstas se detallan a continuación:

1. Evaluación del sistema de información y comunicación actual de la empresa Constructora de Obras El Partal: este es el objetivo de partida, a través del cual podremos conocer las características, funcionalidades, puntos fuertes y débiles, etc. de la gestión del conocimiento que, en este momento, se lleva a cabo en la empresa. Este análisis será determinante a la hora de diseñar el prototipo de intranet corporativa, lo condicionará.

1.1 Elaboración de un análisis profundo de las herramientas con las que cuenta la empresa para compartir conocimientos e informaciones: gracias a este análisis podremos determinar qué información es susceptible de incorporarse a la intranet corporativa, qué documentos son necesarios para el desempeño de las tareas de los trabajadores, qué necesidades de información tienen éstos, etc.

1.2 Determinación de las carencias que presentan las actuales herramientas: de la evaluación anterior se obtendrán unas conclusiones con respecto a las carencias del sistema de comunicación e información en la empresa, en base a las cuales se podría construir la intranet corporativa.

1.3 Determinación del flujo informativo o "workflow" que genera la actividad de la empresa: es imprescindible entender la manera en que fluye la información a través de la organización para poder construir una herramienta que lo represente.

1.4 Estudio de las necesidades informativas y de conocimiento de la empresa y sus trabajadores: gracias al conocimiento de las necesidades de información de cada miembro de la empresa, se le podrá prestar mejor servicio dentro de la intranet.

2. Estudio de la viabilidad de la implantación de la herramienta "intranet corporativa": una vez hecha la evaluación del sistema de comunicación e información de la empresa, debemos hacer un pequeño estudio de viabilidad económica, que ayude al grupo de dirección a tomar la decisión sobre la implantación de la herramienta.

2.1 Evaluación de costes: personal, software, hardware: es necesario conocer los costes que tendría acometer la implantación de la intranet, de manera que la empresa pueda valorar si le es rentable o no, o más bien, y en los momentos de crisis en los que vivimos, si puede hacerse cargo del pago que supondría. Se detallarán los costes tanto de personal, como de software y hardware necesario.

2.2 Estudio de los beneficios que la implantación de esta herramienta reportaría al funcionamiento de la empresa: la evaluación de los costes es necesaria, como decíamos, para asegurarnos de que la empresa pueda acometer la mejora, sin embargo estudiar los beneficios que dicha herramienta conseguirá para la organización, es tanto o más importante, ya que de lo que incluyamos en este análisis puede depender que finalmente el proyecto se lleve a cabo o no. En este apartado se incluirán los aspectos que aportarán un valor añadido al sistema de comunicación interno de la empresa.

3. Diseño de un prototipo de intranet corporativa construido sobre la información recabada: una vez evaluadas las necesidades de información, las actuales herramientas de comunicación e información de la empresa, y valorados los costes y beneficios que la implantación de la intranet reportará a la organización, se diseñará un prototipo que refleje las distintas secciones con las que contará la intranet, las funcionalidades, características y herramientas que aportará: así, se presentará un esquema detallado de la estructura y de los contenidos que poseerá la nueva herramienta.

3.1 Determinación de los contenidos que deberían incluirse en la intranet: una vez que se conocen las necesidades de información de cada miembro de la organización, así como la forma en que éstos la intercambian, podremos determinar los contenidos que serán accesibles a través de la intranet, para cada grupo de usuarios o cada usuario en particular.

3.2 Diseño de un prototipo de intranet corporativa que se presentará a la dirección de la empresa para que lo evalúe.

5. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Con la planificación se persigue caracterizar a la empresa, definiendo sus aspectos más relevantes para el desarrollo del sistema de información, en este caso la intranet corporativa.

Esta planificación consta de los siguientes aspectos:

- Contextualización: descripción somera de la empresa, su origen, su ámbito de trabajo, su trayectoria profesional...
- Aspectos clave del proyecto, los requisitos a cumplir para el éxito del mismo.
- Propuesta de planificación por objetivos y actividades concretas.
- Descripción de la situación actual de la organización, desde el punto de vista organizativa, analizando las herramientas que utiliza cada unidad organizativa para el desempeño de sus funciones, y estudiando las características del entorno, sus fortalezas y debilidades informacionales, sus oportunidades empresariales.

- Análisis de las necesidades de información que presenta la empresa en general y los trabajadores en particular.

"El Plan de Sistemas de Información es la herramienta que permite la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que respondan a los objetivos estratégicos de la organización. La perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no tecnológica".

5.1. CONTEXTUALIZACIÓN

Constructora de Obras El Partal S.A.U. nace en 1979 en Granada, como empresa del sector de la construcción, y comienza su andadura con la seria aspiración de contribuir al desarrollo empresarial y de infraestructuras de la ciudad y la provincia.

En sus primeros años de actividad la empresa se centró en la realización de pequeñas obras, fundamentalmente encargadas por la Diputación Provincial y el Ayuntamiento de Granada. Poco a poco hizo acopio de maquinaria especializada, lo que le permitió acometer obras de mayor envergadura, aunque sin abandonar el ámbito de la obra civil.

Desde entonces, El Partal, ha recorrido un largo camino hasta situarse como un referente del sector en la provincia, incorporando gradualmente nuevas especialidades constructivas, con lo que ha adquirido una gran experiencia en la mayoría de las tipologías de construcción, tanto de obra civil como de edificación.

Asimismo, desde sus inicios, Constructora de Obras El Partal se ha preocupado por saber qué ocurría a su alrededor, especialmente en relación con sus competidores y proveedores con el fin de analizar en qué medida podían éstos afectar a sus objetivos.

No obstante, antes de la aceleración del cambio técnico y, sobre todo, antes de que la construcción se convirtiera en el motor de la economía nacional y muy especialmente, de la economía granadina, conocer la evolución y resultados de los esfuerzos que se desarrollaban en otras empresas del sector era bastante sencillo y de una importancia relativa, ya que el entorno al que se enfrentaban las empresas era bastante estable y previsible, por lo que éstas centraban su interés en otros aspectos que podían dar mayor rentabilidad a sus inversiones.

Por otro lado, El Partal siempre ha demostrado preocupación por la mejora continua y el capital humano, valorando la gestión del conocimiento como factor estratégico. En este sentido hace tiempo se comenzó a trabajar en una Web corporativa con un proyecto que se quiere ampliar, en orden a cubrir también las necesidades de comunicación interna de la empresa: actualmente los empleados de El Partal cuentan con un sistema de archivos distribuido, o sistema de archivos de red, basado en la compartición de unidades de red, carpetas y archivos, además de una herramienta de correo electrónico interno para comunicarse. Debido a la cantidad de información y conocimiento que se genera a diario con la actividad de la empresa, estas herramientas se consideran ya insuficientes. La gestión documental funciona, por lo tanto, con algunas dificultades y sin alcanzar grandes resultados, sobre todo en cuanto a localización y recuperación se refiere. En este sentido, la empresa se plantea incorporar un Sistema de Gestión Integral (Enterprise Resource Planning, ERP por sus siglas en inglés) a medio plazo.

Esta circunstancia, como veíamos en la justificación, será determinante en la elección del software que de soporte a la intranet corporativa.

5.2 ASPECTOS CLAVE DEL PROYECTO INTRANET

La implantación de una intranet es un proceso modular y flexible, cuyos principales objetivos son: cubrir las necesidades de información para el correcto desempeño de las tareas de los empleados, generar una más y mejor comunicación, colaboración e intercambio de información a nivel interno, que propicie una eficaz gestión del conocimiento y una mejora del proceso de toma de decisiones en el ámbito de nuestra organización. Conseguir estos objetivos supone, pues, el éxito de nuestro proyecto.

Para conseguir los objetivos, se establecen una serie de factores de éxito que van a conformar el grueso de nuestra estrategia:

1. El apoyo y liderazgo de la alta dirección en nuestro programa.

2. Asegurar la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.

3. Asegurar contenidos de calidad en el sistema: información crítica para nuestra empresa.

4. Asegurar una gestión de información que elimine duplicidades y carencias, y que obtenga rendimientos económicos tanto tangibles como intangibles.

5. Asegurar la integración de procesos de trabajo en el sistema.

6. Asegurar la implantación de sistemas y canales de comunicación, que mejoren la colaboración y el intercambio de información, y ayuden a aflorar el conocimiento tácito en la organización.

7. Asegurar la amigabilidad, usabilidad y eficacia del sistema.

8. Asegurar la accesibilidad y una ágil recuperación o localización de información de calidad.

9. Asegurar la ágil producción de documentación electrónica, materia prima del sistema.

10. Asegurar una eficaz distribución de los documentos electrónicos en el sistema.

11. Asegurar que los empleados de la organización adquieran la cultura informacional suficiente como para implicarse en el proceso de información, que conozcan qué recursos hay disponibles, que los utilicen, que tengan capacidad para evaluar la fiabilidad de una información, que sean capaces de organizar y comunicar información y que valoren y compartan la información como una activo de gran valor para la empresa, teniendo siempre presente la inevitable resistencia al cambio.

12. Asegurar que la intranet se constituya como un sistema que apoye el desempeño del trabajo fundamental de la organización, facilitando su tarea a los trabajadores, de forma que les ayude a generar valor en sus procesos, en la atención a sus clientes, proveedores, socios, etc.

13. Asegurar el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento.

14. Facilitar el trabajo en equipo y aumentar la cohesión de los grupos.

15. Planificar en función de lo que se puede hacer.

16. Vender beneficios, no tecnología.

17. Realizar una tarea de promoción interna desde el principio.

18. Crear un equipo inicial de trabajo e integrar en él a los mejores profesionales, asegurando el soporte del departamento correspondiente, y que además hagan partícipes a los empleados de la organización del proceso, para, en definitiva: "implicar, implicar e implicar a las personas". (D'Alòs Moner, 2002)

5.3 PLANIFICACIÓN

La planificación del proyecto incluye cada una de las actividades que se van a realizar para superar el proyecto, su propósito y descripción, las tareas específicas que incluye cada una, así como los materiales o herramientas necesarias para completarlas.

En concreto: para este proyecto tenemos tres actividades principales que a su vez engloban a un total de 17 tareas específicas. Se presentan a continuación:

1. Análisis profundo de la empresa desde el punto de vista de la gestión del conocimiento

Propósito: identificar los activos de la organización, tanto tangibles como intangibles, conocer las características del sistema de información y comunicación, identificar los agentes participantes del proceso, esbozar la cadena de valor gracias al conocimiento de las actividades que se realizan, etc.

Descripción del procedimiento: el análisis de la empresa desde el punto de vista de la gestión del conocimiento es una tarea imprescindible de partida para realizar el proyecto, ya que, de lo que de este análisis se extraiga, se tomarán unas decisiones u otras en cuanto a la intranet se refiere. Este análisis nos va a permitir conocer a la organización, los recursos con los que cuenta, los individuos que participan, las actividades que desarrollan y las herramientas necesarias para desarrollarlas, la información que manejan, la que necesitan, etc.

Tareas específicas:

- Identificar los activos de información de la organización
- Identificar las fuentes de información
- Conocer las actividades que desarrolla la empresa, su "core business"
- Establecer la cadena de valor
- Identificar los individuos que participan en el proceso, en qué parte del mismo y en qué medida
- Conocer las necesidades de información de dichos individuos
- Establecer el flujo de información de la empresa

Desarrollo y recursos: será necesario entrevistarse con el responsable de TIC de la empresa, así como con los jefes de departamento

2. Evaluación de la viabilidad de implantar la herramienta intranet en la organización

Propósito: conseguir el apoyo de la dirección de la organización para la implantación de la intranet corporativa, mediante el análisis del coste que supondría esa implantación, de manera que se muestren datos que evalúen si compensaría implantar la intranet, es decir: realizar el esfuerzo económico en función de los beneficios que se obtendrían

Descripción del procedimiento: se pretende estudiar, por un lado, el coste en términos de tiempo, hardware, software y personal que supondría la implantación de la intranet en la organización, así como su actualización y mantenimiento; y por otro, los beneficios en términos de ahorro de tiempo en la búsqueda de información, en formación, en disminución de papel impreso, etc., que la intranet supone. De la diferencia de ambos se calcula el beneficio económico que supone la herramienta, y el plazo de tiempo que la empresa tardaría en recuperar la inversión acometida para su implantación.

Además de los aspectos contables también se establecerá una lista cualitativa de beneficios para apoyar el análisis cuantitativo

Tareas específicas:

- Analizar el coste de la implantación de la herramienta, la formación de los empleados en el uso de la misma y la actualización y mantenimiento
- Realizar el análisis ROI (retorno de la inversión)
- Realizar el análisis coste/beneficio
- Elaborar un listado de beneficios incontables en términos económicos
- Presentar el informe de evaluación a la directiva de la empresa para que decida sobre la implantación de la intranet en la empresa

Desarrollo y recursos: se necesitarán datos económicos sobre los costes y beneficios, así como una hoja de cálculo en la que reflejar las operaciones

3. Diseñar un prototipo de intranet corporativa

Propósito: diseñar un esquema de lo que podría ser en un futuro la intranet corporativa de la empresa

Descripción del procedimiento: la fase de diseño supondrá realizar un esbozo, un modelo de intranet corporativa, un ejemplo ya real, de lo que podría ser esta herramienta. Se diseñará una estructura de etiquetas, con una jerarquía clara, en la que se incluiría toda la información que se considere necesaria para cumplir sus funciones. En otras palabras, supone dibujar el esqueleto de la intranet que, en caso de que la directiva de la organización lo apruebe, se completará con los contenidos apropiados.

Tareas específicas:

- Elegir el software que se va a utilizar para implantar la intranet
- Determinar los contenidos que se van a incluir
- Establecer una estructura para dichos contenidos, que divida la intranet en secciones
- Esbozar el prototipo de intranet
- Presentar el modelo a la directiva de la empresa para que la evalúe

Desarrollo y recursos: se utilizará un software de diseño web para presentar el diseño

5.4 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

El análisis de El Partal se realiza en base a los ejes organizativo y operativo:

- Analizándose la estructura organizativa existente
- Recopilando los procedimientos relevantes desempeñados en cada área
- Aportando conclusiones obtenidas que identifican los principales aspectos susceptibles de mejora Pero, ¿cuál es la situación actual?: a partir de los puntos de mejora identificados en el análisis de situación (A), se elabora un modelo objetivo (B).

Situación actual Esquema 1: Situación actual

En este apartado, por tanto, se va a recoger la estructura general y de negocio de la empresa El Partal, sus procedimientos actuales, necesarios para la gestión de los distintos tipos de procesos de la empresa, su sistema informático y arquitectura técnica, las tareas que realiza cada departamento, la información que poseen, etc.

5.4.1 ESTRUCTURA GENERAL Y DE NEGOCIO

A) ÁMBITO DE NEGOCIO:

El Grupo de Empresas en el que está encuadrada Constructora de Obras El Partal S.A.U. se representa en el siguiente esquema:

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Esquema 2: Estructura de negocio

El Joraique, Rebón Sanroque y Promo-Almidar son dueñas del Grupo de Inversiones. A su vez, esta es la matriz de Constructora de Obras El Partal, Harmatán, Sabica y El Partal Servicios.

Vamos a estudiar con más detenimiento el objeto de estudio de este proyecto, El Partal.

Las empresas del Grupo El Partal están enfocadas principalmente a los sectores de la construcción y la promoción y la constructora es la de mayor peso en lo que a volumen de información y documentos se refiere. Las líneas de negocio dentro de la constructora son:

- Urbanizaciones: movimiento de tierras, canalizaciones, instalaciones subterráneas, acometidas, acerado, alquitranado...
- Obra civil: suelen acometerse en forma de UTEs (Unidad Técnica de Ejecución) que no siempre lidera El Partal, es decir puede colaborar con otras empresas
- Reformas urbanas: la empresa tiene gran experiencia en mejorar y/o remodelar calles o avenidas urbanas
- Servicios: mantenimiento de calles ("bacheo") y de edificios públicos
- Edificaciones: de muy poco peso en la empresa hasta ahora, aunque es una línea dentro de la constructora que van a empezar a potenciar

v. Anexo 1: Certificado de clasificación de empresas. Junta de Andalucía

El Partal suele llevar unas 10-12 obras vivas simultáneamente, de las cuales es necesario conocer tanto la plantilla de trabajadores, como los datos de clientes y de proveedores. Además se le asocian documentos de licitación y oferta, pedidos, facturación, partes de trabajo e incidencias, dossier de obra, informes, planos y otro material gráfico si lo hubiere.

B) MISIÓN Y CULTURA CORPORATIVA:

La misión que se ha marcado la empresa desde sus inicios ha sido realizar obras de calidad en plazo.

Además está cimentada sobre los siguientes pilares:

- Basa sus actuaciones en la optimización de los recursos, en la minimización de los impactos medioambientales y en la prevención de los riesgos laborales, más allá del riguroso cumplimiento de los requisitos legales
- Los clientes son el centro de su actividad y establecen relaciones duraderas basadas en una estrecha colaboración
- El esfuerzo y la confianza de su equipo humano, implicado en los valores corporativos, se convierte en la principal ventaja competitiva de la empresa
- Son fieles a sus proveedores, lo que les permite establecer con ellos unas relaciones altamente beneficiosas para ambos
- Valoran la rentabilidad de sus actuaciones y su continuidad como medio para perpetuar los valores anteriormente citados

C) DIAGRAMA DE LOS PROCESOS GENERALES DE LA CONSTRUCTORA DE OBRAS EL PARTAL:

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