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Grundlagen des Projektmanagements

Hausarbeit 2010 20 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

A. Abkürzungsverzeichnis

B. Abbildungsverzeichnis

C. Einleitung

D. Situationsanalyse

E. Projektstrukturplan
I. Die Entwicklung eines Projektstrukturplans
II. Stellenwert im Projektmanagement
III. Methoden und Techniken

F. Ablaufplan
I. Die Entwicklung eines Ablaufplans
II. Meilensteine

G. Aufwandschätzung (konkret)

H. Schluss

I. Literaturverzeichnis

A. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

B. Abbildungsverzeichnis

Abbildung E.l - PSP des Beispielprojekts

Abbildung E.2 - „Mind-Map" des Beispielprojekts

Abbildung F.l-Ablaufplan des Beispielprojekts

C. Einleitung

Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen, sagte einst schon Luc de Clapiers Vauvenargues. Doch wenn man heutzutage Erfolg haben möchte, dann verlangt es mehr als „nur" Planung. Genau hier kommt das Projektmanagement ins Spiel, es ist ein enorm wichtiger Schritt zur Verwirklichung von großen bzw. kleinen Projekten.

Das Ziel dieser Hausarbeit soll nun sein, dass dem Leser die Grundlagen des Projektmanagements näher gebracht werden. Verdeutlicht wird dies an einem konkreten Projekt der Bundeswehr. Als Beispiel Projekt dient die Organisation einer IT-Infrastruktur für einen Truppenübungsplatz (TrÜbPl) Aufenthalt. Der Auslöser für dieses Projekt ist, dass der Bataillons-Kommandeur befohlen hat, dass alle Kompanien die am Truppenübungsplatz teilnehmen eine funktionsfähige IT-Infrastruktur zur Verfügung haben, damit sie ihren normalen Arbeitsbetrieb aufrechterhalten können. Im Rahmen dieser Hausarbeit wird verstärkt auf die Start- und Planungsphase eingegangen, daher bleiben sowohl die Steuerungs- als auch die Abschlussphase so gut wie unberücksichtigt.

Um das bestmögliche Verständnis vermitteln zu können ist die Hausarbeit wie folgt aufgebaut: Nach der Einleitung folgt die Situationsanalyse in welcher das Beispiel Projekt genauer vorgestellt wird, die Ausgangssituation ermittelt wird und Projektziele festgelegt werden. Weiterhin wird im Rahmen der Situationsanalyse sowohl die Aufbauorganisation geklärt als auch die Rahmenbedingungen mit einbezogen. Zudem werden die SMARTen Ziele erläutert, die sich als Große Hilfestellung erweisen im Rahmen der Definition der Projektziele. Am Ende dieses Kapitels wird mit den DIN-Normen erläutert, wann man von einem Projekt sprechen kann und warum genau es sich bei dem TrÜbPl

Aufenthalt der Bundeswehr um ein Projekt handelt. Im folgendem Abschnitt wird danach auf den Projektstrukturplan eingegangen in Form von einer konkreten Abbildung des PSP sowie den Erklärungen zur Bedeutung, den Methoden und der Technik. Es folgt dann der Ablaufplan mit einer Erläuterung zu den Meilensteinen sowie eine konkrete Aufwandschätzung für das Beispielprojekt. Am Schluss steht die Zusammenfassung sowie das Fazit.

D. Situationsanalyse

Die Situationsanalyse welche ein sehr wichtiger Teilprozess der Initiierung ist, wird leider zu oft unterschätzt, sie ist Teil der Startphase. Mit ihr wird die Ausgangssituation des Projekts ermittelt, weiterhin werden das Projektziel bzw. die Projektziele, die Aufbauorganisation, die Rahmenbedingungen und „SMARTE- Ziele" definiert. Es ist sehr wichtig, dass man durch die Analyse der Ausgangssituation den genauen Ist-Zustand kennt. Denn nur wer sich der Ist- Situation genau bewusst ist, ist in der Lage Probleme im Vorfeld zu erfassen und sich gezielt darauf vorzubereiten. Es muss also eine genaue und eindeutige Antwort auf die Frage „Wo stehen wir?" geben (Kowalski, 2007, S. 23).

In der Analyse der Ausgangssituation wird also die Frage geklärt „Wo stehen wir?". Dafür werden im Vorfeld Informationen gesammelt sowie themenbezogene Fragen gestellt (Kowalski, 2007, S. 23): „Was ist der Auslöser des Projekts?", „Was genau ist das Problem?", „Wer ist der Kunde?", „Wer ist vom Projekt betroffen?", „Was sind kritische Erfolgsfaktoren?" und „Welche Vorarbeiten wurden geleistet, auf denen das Projekt aufbauen kann?" (Groth, 2007, S. 7). Angewandt auf das Beispielprojekt ergibt sich, dass der Auslöser der Bataillonschef ist, welcher einen 2 wöchigen TrÜbPl Aufenthalt befielt. Das Problem das hierbei entsteht ist, dass der normale Arbeitsbetrieb trotz Truppenübungsplatz möglich sein muss. Der bzw. die Kunden sind also die Stabsdienstsoldaten sowie die Kompanie Chefs des Bataillons, sie sind die einzig betroffenen des Projekts. Die kritischen Erfolgsfaktoren sind, dass alle nötigen Daten auf den „Übungs"-IT Geräten vorhanden sein müssen, weiterhin muss ein stabiles Netzwerk gewährleistet sein welches den Intranet Zugang impliziert.

Die Projektziele spezifizieren sich durch genaues Fragen, die Kernfrage lautet: „Welches Ergebnis soll mit welchen Ressourcen in welcher Zeit erreicht werden?", weiterhin kann man sich an den Fragen „Gibt es Muss-, Soll- und Kann-Ziele?" sowie „Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?" orientieren (Groth, 2007, S. 8). Bei dem Beispiel Projekt ergibt sich somit folgendes Projektziel: Es muss gewährleistet sein, dass die Hardware bzw. Software Ausfälle unter 5% bleiben. Weiterhin muss für den Notfall User Support vor Ort gewährleistet sein.

Der nächste Schritt zum Erfolg des Projekts ist die Klärung der Aufbauorganisation. Hier muss geklärt werden „Wer ist der Auftraggeber?", „Wer ist Projektleiter?", „Wer kommt in das Projektteam? Mit welchen Qualifikationen?", „Wer kommt in den Lenkungsausschuss?", „Welche Experten können zusätzlich unterstützen?" und „Wer ist in welchem Maße verfügbar?" (Groth, 2007, S. 9). Bei dem Beispielprojekt ist der Auftraggeber, wie in der Einleitung schon kurz erwähnt der Bataillonschef. Der Projektleiter ist der IT-Chef der EDV-Abteilung des Bataillons. Das Projektteam besteht aus einem Stabsmitarbeiter, jeweils einem Vertreter der Kompanien, zwei EDV Soldaten sowie zwei externe Fachleute. Der Lenkungsausschuss ist der Bataillonschef. Bei diesem Projekt werden keine Experten benötigt. Der Stabsmitarbeiter sowie die Vertreter der Kompanien sind jeweils einen Tag verfügbar, die zwei EDV Soldaten sind jederzeit verfügbar und die zwei externen Fachleute sind für die Dauer des Übungsplatzes verfügbar.

Abschließend muss man noch die Rahmenbedingungen berücksichtigen, diese können gegeben sein durch Gesetze, Vorgaben, Verordnungen, Betriebsvereinbarungen. Weiterhin müssen Verträge, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen ebenfalls durchdacht werden (Kowalski, 2007, S. 25). Um sich über diese Rahmenbedingungen bewusst zu werden können folgende Fragen gestellt werden: „Welche Schnittstellen gibt es zwischen Projekt und Unternehmen?", „Welche anderen Projekte sind von diesem Projekt betroffen?", „Welche Auflagen gibt es?" und „Welche Erwartungen oder Widerstände bestehen?" (Groth, 2007, S. 10). Für das Beispielprojekt bedeutet das: Es sind keine speziellen Schnittstellen vorhanden. Der Militärische Übungsbetrieb (Befehlsvermittlung, Kommunikation zwischen Stab und Kompanien) ist das einzig andere betroffene Projekt. Als Auflagen wurde festgelegt, dass nur Software mit legal erworbener Lizenz verwendet werden darf. Die Erwartungen sind trivial: Software und Hardware sollen einwandfrei funktionieren, Widerstände aus den Reihen anderer Abteilungen gibt es keine.

Abschließend werden sogenannte „SMARTE-Ziele" vereinbart. „SMARTE-Ziele" sind Ziele, die spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und terminierbar sind (Groth, 2007, S. 11). Vor allem bieten sie wenig Interpretationsspielraum und sind unmissverständlich, so wie die Ziele des Beispiel Projektes. Sie besagen, dass der normale Arbeitsbetrieb für die Dauer (zwei Wochen) des Truppenübungsplatz Aufenthalt möglich sein muss. Das bedeutet, dass jeder Kompaniechef sowie jede Stabsabteilung jeweils einen Drucker und einen Laptop erhalten. Weiterhin erhalten die Laptops der Stabsabteilungen individuelle Softwarepakete und alle Laptops sind am Netzwerk angeschlossen und haben Zugriff auf die Bataillons Datenbank. Eine Woche vor Übungsbeginn muss das IT- Gerät an Stabsabteilungen sowie Kompanien verteilt werden können und das Netzwerk muss während der Übung stabil laufen (weniger als 5% Ausfälle). Am Ende soll ein positives Feedback von End-Usern sowie von dem Bataillons Chef erreicht werden (mindestens 70%, persönlich).

Es stellt sich zwangsläufig natürlich irgendwann die Frage „Was macht ein Projekt zu einem Projekt?". Diese Frage lässt sich mit Hilfe der DIN-Norm 69901 beantworten: „Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation." (Groth, 2007, S. 3). Wendet man diese Definition auf das Beispiel der Organisation einer IT Infrastruktur' an, so kommt man zu dem Schluss, dass es sich hierbei um ein Projekt handelt. Der TrÜbPl findet nur einmal jährlich statt mit immer wechselndem Szenario, es herrschen klare Zielvorgaben, er ist zeitlich, finanziell sowie personell begrenzt, er stellt eine Abgrenzung zum normalen Kasernenalltag und es wurde eine projektspezifische „Organisation" gegründet.

E. Projektstrukturplan I. Die Entwicklung eines Projektstrukturplans

Im Projektstrukturplan wird die Struktur des Projektes festgelegt, er ist Teil der Planungsphase. Das bedeutet, dass das Komplettpaket mit Hilfe einer „Mind- Map" in kleinere Bausteine, zunächst in Teilaufgaben bzw.

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Details

Seiten
20
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783656117919
ISBN (Buch)
9783656131700
Dateigröße
1.2 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v188068
Institution / Hochschule
Universität Mannheim
Note
Schlagworte
grundlagen projektmanagements

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