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Konzept zur Vereinheitlichung und Zentralisierung des Berichtswesens bei einem mittelständischen Unternehmen der Lebensmittelbranche

Diplomarbeit 2007 108 Seiten

Organisation und Verwaltung

Leseprobe

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1. Einleitende Betrachtung

1. Einleitende Betrachtung

1.1 Allgemeine Einführung und Ziel der Arbeit

Aufgrund des wachsenden Wettbewerbs, der Dynamik und Komplexität der Märkte wird es immer schwieriger, ein Unternehmen zu steuern. Ständige Veränderungen des Markts zwingen Unternehmen dazu, schneller und flexibler auf neue Anforderungen zu reagieren. Diese Entwicklungen stellen die Unternehmensführung vor immer komplizierter werdende Entscheidungssituationen.

Die Unternehmen müssen realisieren, dass Informationen inzwischen eine der wichtigsten „Güter“ im Unternehmen sind, die in der heutigen Wissensgesellschaft immer schneller und gleichzeitig sorgfältiger verarbeitet werden müssen. 1 Denn falsche Informationen führen zu Fehlentscheidungen, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken können. Allerdings wird die Informationsverarbeitung, durch die Tatsache der Informationsflut auf die Unternehmen, immer unübersichtlicher, wodurch die Informationsversorgungsfunktion im Unternehmen an Bedeutung gewinnt.

Die Informationsversorgungsfunktion ist traditionell im Controlling angesiedelt. 2 Neben dieser Funktion bekleidet das Controlling die Aufgaben Planung, Steuerung und Kontrolle. Hierdurch wird deutlich, dass die Informationsgewinnung, -verarbeitung und -übermittlung grundlegende Determinanten für die weiteren Aufgaben des Controllings darstellen. Denn ohne Informationen kann weder geplant und gesteuert, noch kontrolliert werden. Innerhalb der Informationsversorgungsfunktion hat das Controlling die Aufgabe, unternehmensrelevante Daten zu selektieren, zu verknüpfen und aufzubereiten, um dann die richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort bereitzustellen.

1 Vgl. Grotheer, Jens (2006), S. 42 u. Horváth, Péter (2006), S. 320.

2 Vgl. Horváth, Péter (2006), S. 315.

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1. Einleitende Betrachtung

gie in vielen Unternehmen durchsetzen, welches wiederum den Schritt zu intranetbasierten Berichten erheblich erleichtert, in dem es die Möglichkeit schafft, in kurzer Zeit verschiedenste Auswertungen online durchzuführen.

Die vorliegende Arbeit setzt sich aus einem theoretischen und einem praktischen Teil zusammen. Ziel ist, bei der H. Nölke GmbH & Co. KG ein einheitliches und zentralisiertes Berichtswesen einzuführen. Hierbei sollen vor allem die stetig steigenden Anforderungen der Informationsgewinnung, -verarbeitung und -übermittlung des heutzutage sehr schnelllebigen Wirtschaftslebens erfüllt werden.

1.2 Vorgehensweise

Der erste Abschnitt dient der allgemeinen Einführung in die Thematik. Dabei wird die Wichtigkeit der Informationsversorgung angesprochen und ein allgemeiner Überblick zum Berichtswesen anhand aktueller Aufsätze aus Fachzeitschriften geboten. Am Ende der allgemeinen Einführung sollen zwei wichtige Bestandteile der heutigen IT (DW und OLAP) kurz diskutiert und die Zielsetzung dieser Arbeit aufgezeigt werden.

Im nachfolgenden Kapitel werden Begriffe anhand von betriebswirtschaftlicher Literatur erläutert und diskutiert. Darzustellen sind die Themenbereiche Information, IT und das Berichtswesen. Dabei soll im Abschnitt Informationen besonders auf das Thema Informationsbedarf, -angebot und -nachfrage eingegangen werden.

Es folgen in den Kapiteln 3, 4 und 5 die praktischen Anwendungen und deren Diskussion.

In Kapitel 3 wird das Unternehmen vorgestellt, das Grundlage für diese Arbeit ist, und das dort vorhandene Berichtswesen beschrieben und kritisch bewertet. Dies basiert zunächst auf den Untersuchungen auf Berichterstellerseite. Um auch aus Berichtempfängersicht das Berichtswesen zu erfassen, wurde ein Fragebogen erstellt, dessen Ergebnisse ebenfalls im Kapitel 3 vorgestellt werden.

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2. Informationsversorgungsfunktion des Controllings

2. Informationsversorgungsfunktion des Controllings

2.1 Informationen

2.1.1 Definition und Arten

Bevor auf Informationen eingegangen wird, sollte vorab der Begriff „Daten“ erläutert werden. Unter Daten sind Zeichen und Zeichenfolgen zu verstehen, die die Grundlage für Informationen bilden. 11 Jede Person tauscht Daten in Form von Nachrichten und Informationen aus. Für die Unternehmen ist es aufgrund der Kosten wichtig, ob Informationen oder Nachrichten ausgetauscht werden. Daher ist es notwendig, an dieser Stelle diese beiden Begriffe voneinander abzugrenzen, um den angesprochenen Kostenfaktor zu verdeutlichen.

Bei dem Begriff der Information handelt es sich um Daten, die ein Empfänger erhält, um bestimmte Aufgabenbereiche effizienter bearbeiten zu können. In-formationen sind unter dem Begriff des Wissens einzuordnen. Sie haben damit einen direkten Zweckbezug und werden mit der Absicht übermittelt, den Wissensstand des Informationsempfängers in Bezug auf seine Aufgabenstellung zu erhöhen. Daher hat sich in der Betriebswirtschaftslehre für das Wort „Information“ der Begriff „zweckorientiertes Wissen“ etabliert. 12 Daraus folgt, dass Informationen die Grundlage bilden für das Wissen des Informationsempfängers. 13 Deshalb ist es wichtig, Berichte mit Informationen zu gestalten, die für die Erfüllung der Aufgaben des jeweiligen Berichtempfängers benötigt werden. 14

Demgegenüber stehen die Nachrichten, deren Grundlage ebenfalls Daten sind. Sie entstehen dadurch, dass sie entweder von einem Datensender an- 11 Vgl. Ziegenbein, Klaus (2002), S. 143.

12 „Zweckorientiertes Wissen“ geht auf Waldemar Wittmann zurück, der in seinem Buch:

„Unternehmung und unvollkommene Information“ aus dem Jahre 1959 diese Begriffsfas-

sung benutzte. Vgl. hierzu z. B. Küpper, Hans-Ulrich (2005), S. 127 oder Berthel, Jürgen

(1975), S. 13.

13 Vgl. Ziegenbein, Klaus (2004), S. 92.

14 Auf den Aspekt der empfängerorientierten Berichterstattung wird in Kapitel 2.3.3 weiter

eingegangen.

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2. Informationsversorgungsfunktion des Controllings

Die Gewichtung dieser Klassifizierung der Informationen zeigt auch die schnelle Verbreitung der BSC, in der monetäre und nicht monetäre Ziele vereinbart werden. Entsprechend wird auch über den Fortschritt der Zielerreichung in beiden Kategorien berichtet.

Damit die Informationsversorgungsfunktion des Controllings weiterhin den Stellenwert für das Management beibehält, ist es wichtig, dass sich das Controlling von der Bereitstellung rein monetärer Informationen löst. 25 Denn Informationen werden auch von anderen Bereichen des Unternehmens an das Management geliefert. 26

Weber verdeutlicht die Konzentration der Controller auf rein monetäre Informationen wie folgt:

„Mengen-, Zeit- und Qualitätsdaten waren in der Vergangenheit von Ermitt-

lung und Auswertung her eine Domäne des Linienmanagements. Mit Be-

triebsdatenerfassungssystemen oder Qualitätsmessung haben sich Controller

nur in Ausnahmefällen beschäftigt“. 27

2.1.2 Anforderungen an Informationsquellen

In diesem Abschnitt wird untersucht, welche Anforderungen Informationsquellen aus Sicht des Controllings zu erfüllen haben. Denn qualitativ gute Informationen können nur zur Verfügung gestellt werden, wenn entsprechende Informationsquellen erschlossen wurden. 28

Informationen können aus internen und externen Quellen bezogen werden. Zu den externen Quellen gehören z. B. Wirtschaftsdatenbanken, Marktforschungsinstitute und staatliche Institutionen. Als interne Informationsquellen bezeichnet man Quellen innerhalb des Unternehmens. Dabei stellt das betriebliche Rechnungswesen die wichtigste Datenquelle für das Controlling dar. Allerdings spiegeln sie nur monetäre Größen wider. 29 Um auch innerhalb des Unternehmens nicht monetäre Informationen zu beziehen, kommt den Infor-

25 Vgl. ebd., S. 107.

26 Vgl. Sandt, Joachim (2003), S. 77.

27 Weber, Jürgen (2004), S. 107.

28 Vgl. Berthel, Jürgen (1975), S. 62.

29 Vgl. Biethahn, Jörg (1994), S. 44.

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2. Informationsversorgungsfunktion des Controllings

Die Funktionsfähigkeit und Robustheit stellen weitere Anforderungen dar. 35 So kommen die Informationen, die man bezieht, aus den verschiedensten Vorsystemen. 36 Diese Vorsysteme müssen miteinander kommunizieren. Es müssen Schnittstellen geschaffen werden, damit Daten von A nach B transportiert werden können. Dabei spielt die Aktualität wieder eine wichtige Rolle. Die Daten aus den Vorsystemen, z. B. Versanddatensysteme, müssen termingerecht geliefert werden. So nützt bspw. eine tägliche Statistik über produzierte Mengen zur kurzfristigen Steuerung der Produktion nichts, wenn diese nur wöchentlich oder monatlich zur Verfügung gestellt wird. Auch ist es wichtig, dass die Systeme jederzeit zur Verfügung stehen. Entsprechende Maßnahmen, z. B. in Form von Ersatzsystemen, sollten getroffen werden für den Fall, dass ein System ausfällt.

Neben diesen Anforderungen an die Datenbeschaffung existieren zusätzliche Anforderungen an die Datenbereitstellung.

Hier sollte das Augenmerk, im Rahmen von computergestützter Datenbereitstellung, auf die Benutzerfreundlichkeit gerichtet werden. Denn neben den Anforderungen der grafischen Unterstützung und kurzen Antwortzeiten ist Anwenderfreundlichkeit eine der wichtigsten Forderungen. 37

2.1.3 Nachfrage, Angebot, Bedarf

Im vorigen Abschnitt wurden Anforderungen an Informationsquellen vorgestellt. Daran anknüpfend stellt sich nun die Frage, von wem (Sender), an wen (Empfänger), welche Informationen übermittelt werden sollen. Damit gehört der Informationsbedarf zu einer der wichtigsten Determinanten der Informati-onsversorgung. 38

35 Vgl. Weber, Jürgen (2004), S. 130.

36 Diese können z. B. Produktionssysteme, Materialwirtschaftssysteme etc. sein.

37 Vgl. Reichmann, Thomas (2006), S. 666 ff.

Details

Seiten
108
Jahr
2007
ISBN (eBook)
9783869437804
ISBN (Buch)
9783869431123
Dateigröße
3 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v186316
Institution / Hochschule
Fachhochschule Bielefeld
Note
1.7
Schlagworte
konzept vereinheitlichung zentralisierung berichtswesens unternehmen lebensmittelbranche

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