Konzept zur Anpassung und Erweiterung eines Warenwirtschaftssystems an die spezifischen Anforderungen der Handelsagentur Ream mittels einer Systemanalyse

Inhalt

1 Einleitung
1.1 Ziel und Anliegen der Arbeit
1.2 Begriffe der Warenwirtschaft und des Warenwirtschaftssystems
1.2.1 Enges Verständnis des Begriffes Warenwirtschaft
1.2.2 Umfassende Begriffsauslegung
1.2.3 Die Warenwirtschaft als komplexer Prozeß aus Warenprozeßgestaltung, Warenprozessen und warenwirtschaftlichem Informationssystem
1.2.4 Abgrenzung der Warenwirtschaft zu den übrigen Geschäftsbereichen
1.3 Ziele und Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen
1.3.1 Strategische Ziele des Einsatzes von Warenwirtschaftsystemen
1.3.2 Operative Ziele
1.4 Überblick über die verschiedenen Arten von Warenwirtschaftssystemen
1.4.1 Geschlossene Warenwirtschaftssysteme
1.4.2 Der Einsatz geschlossener Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel
1.4.2.1 Der EAN - Code als Grundlage geschlossener Warenwirtschaftssysteme
1.4.2.2 Vom geschlossenen Warenwirtschaftssystem zum Data Warehouse
1.4.3 Stufenübergreifende Warenwirtschaftssysteme
1.4.3.1 Funktionsweise stufenübergreifender Warenwirtschaftssysteme
1.4.3.2 Inhalte und Träger der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit
1.4.3.3 Ansätze zur Verwirklichung mehrstufiger Warenwirtschaftssysteme

2 Funktionsweisen von Warenwirtschaftssystemen anhand des Programmes Apertum
2.1 Vorbemerkungen
2.1.1 Zur Systematik der Vorgehensweise
2.1.2 Zur Prozeßdarstellung
2.1.3 Zusammenfassende Darstellung des Gesamtprozesses eines Handelsbetriebes
2.2 Der Einkaufsprozeß
2.2.1 Begriffsabgrenzung
2.2.2 Prozeßmodell - Einkauf
2.2.3 Erfassung der Artikelstammdaten
2.2.4 Stammdaten im Bereich Kunden und Lieferanten
2.2.5 Pflege der Konditionsdaten
2.3 Disposition
2.3.1 Begriff und organisatorische Einordnung
2.3.2 Prozeßmodell
2.3.3 Automatische Bedarfsrechnung
2.3.4 Erstellung von Lager- und Streckenbestellungen
2.3.5 Übermittlung der Bestellung und Bestellüberwachung
2.3.6 Warenprüfung, Wareneinlagerung und Behandlung der Eingangsrechnung
2.4 Rechnungsprüfung
2.4.1 Zum Begriff der Rechnungsprüfung
2.4.2 Prozeßmodell
2.4.3 Erfassung und Überprüfung der Eingangsrechnung
2.4.4 Bearbeitung nachträglicher Konditionen und Übergabe an die Finanzbuchhaltung
2.5 Der Lagerprozeß
2.5.1 Zum Begriff des Lagerprozesses
2.5.2 Prozeßmodell
2.5.3 Anlegen einer Lagerstruktur
2.5.4 Bestandsführung und Umlagerungen
2.5.5 Inventuren
2.6 Der Verkaufsprozeß
2.6.1 Begriffsabgrenzung
2.6.2 Prozeßmodell
2.6.3 Erfassung der Abnehmer- und Konditionsdaten
2.7 Distribution
2.7.1 Begriff der Distribution
2.7.2 Prozeßmodell
2.7.3 Unterstützung der Bonitätsprüfung
2.7.4 Auftragserfassung und -überprüfung
2.7.5 Bestandsreservierung und Erstellung der Lieferpapiere
2.8 Prozeß der Rechnungserstellung
2.8.1 Zum Begriff der Rechnungserstellung
2.8.2 Prozeßmodell
2.8.3 Realisation der Rechnungserstellung
2.9 Informationsbeziehungen inner- und außerhalb des Warenwirtschaftssystems
2.9.1 Informationsbeziehungen innerhalb des Warenwirtschaftssystems
2.9.2 Verbindungen zu anderen Unternehmensbereichen

3 Besonderheiten des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen in der Firma Ream
3.1 Spezifische Arbeitsweise der Firma Handelsagentur Ream
3.1.1 Klassifizierung nach Kriterien der Handelsbetriebslehre
3.1.2 Lieferanten- und Kundenstruktur
3.1.3 Besondere Dienstleistungen der Firma Ream
3.1.4 Zur Entscheidung für Standardsoftware
3.2 Dispositionsunterstützung und Bestandskontrolle
3.2.1 Bedeutung der Lagerhaltung für die Handelsagentur Ream
3.2.2 Dispositionsverfahren
3.2.3 Unternehmensspezifische Probleme beim Einsatz der Dispositionsverfahren
3.2.4 Realisationsmöglichkeiten der Dispositionsunterstützung
3.3 Einsatz des Warenwirtschaftssystems als Grundlage zur Ermittlung der direkten Produktrentabilität (DPR)
3.3.1 DPR als neuere Entwicklung der Kosten- und Leistungsrechnung im Handel
3.3.2 Ermittlung der direkten Produktrentabilität in der Firma Ream
3.4 Das Warenwirtschaftssystem als wichtiger Teil einer Controlling - Konzeption
3.4.1 Zum Begriff Controlling
3.4.2 Ausprägung der Informationsstruktur des operativen Controllings in der Firma Ream
3.4.3 Möglichkeiten der Verknüpfung von Warenwirtschaftssystemen und Entscheidungs- und Informationssystemen (EIS)

4 Konzept zur Anpassung und Erweiterung des Warenwirtschaftssystems Apertum
4.1 Anpassungen des Warenwirtschaftssystems Apertum
4.1.1 Ergänzungen im Bereich Kunden- und Lieferantenstammdaten
4.1.2 Ergänzungen der Artikelstammdaten
4.1.3 Ergänzungen der Einkaufs- und Verkaufspreisfindung
4.2 Erweiterung des Warenwirtschaftssystems Apertum um eine automatische Bestellungsüberprüfung
4.3 Berechnung der direkten Produktrentabilität
4.3.1 Abbildung der spezifischen Kostenstruktur
4.3.2 Speicherung und Abfrage der Ergebnisse der Berechnung der DPR
4.3.3 Beispiel für die Berechnung einer DPR
4.4 Individuelles Abfragewerkzeug für die Daten des Warenwirtschaftsprozesses
4.4.1 Dialogmaske einer individuell einstellbaren Abfragemöglichkeit für Kunden- / Lieferanten- und Artikeldaten
4.4.2 Selektionsmöglichkeiten, Gruppierung und Ausgabewerte der Abfrage
4.4.3 Beispiel zur Veranschaulichung der angestrebten Funktionsweise

5 Kritik und Schlußbetrachtung
5.1 Kritik zur Arbeit
5.2 Das Jahr 2000 und die Umstellung auf den Euro als Aufgaben für weitere Betrachtungen
5.3 Zusammenfassende Schlußbetrachtung

Literaturverzeichnis

Quellenverzeichnis

Verzeichnis der Tabellen

Verzeichnis der Abbildungen

Verzeichnis der Anlagen

Anlagen

Thesen

Bibliographische Beschreibung und Autorenreferat

Bauer, Ronny: Konzept zur Anpassung und Erweiterung eines Warenwirtschaftssystems an die spezifischen Anforderungen der Handelsagentur Ream mittels einer Systemanalyse, Staatliche Studienakademie Dresden, Studienrichtung Handel, Diplomarbeit, 1998.

80 Seiten, 45 Literaturquellen, 8 Anlagen

Anlaß für diese Arbeit ist die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems in einem kleineren Handelsunternehmen der Großhandelsstufe. Am Anfang wird versucht, den Begriff des Warenwirtschaftssystems zu definieren sowie Ziele und neuere Entwicklungen beim Einsatz derartiger Systeme darzustellen. Der zweite Abschnitt erklärt die grundsätzliche Funktionsweise von Warenwirtschaftssystemen am Beispiel des Programmes Apertum. Besonderheiten des Programmes Apertum werden mit den Lösungen anderer Warenwirtschaftssysteme (z. B. dem SAP R3) verglichen. Der nächste Teil beschreibt die Besonderheiten des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen in der Firma Handelsagentur Ream. Aus diesen Spezifika wird im letzten Schritt das Konzept zur Anpassung und Erweiterung des Warenwirtschaftssystems Apertum abgeleitet.

Verzeichnis der Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Ziel und Anliegen der Arbeit

„Die Warenwirtschaft ist das Herzstück der Administration in einem Handelsunternehmen, nur aus der Warenwirtschaft resultieren Gewinne !“^[1] )

Dieses Zitat kennzeichnet auch heute noch den Stellenwert, der einer Optimierung des Warenwirtschaftsprozesses zukommt. Im Zeitalter der Informationsgesellschaft und zahlreicher Neuentwicklungen im Hard- und Softwarebereich gewinnen dabei mit Hilfe elektronischer Datenverarbeitung operierende Warenwirtschaftssysteme immer mehr an Bedeutung. Sie bieten zunehmend lückenlose Informationen über die Kerntätigkeit eines Handelsbetriebes und werden mit anderen Systemen zum geschlossenen Informationssystem integriert. Diese Integration wird sowohl innerhalb eines Unternehmens (z.B. durch Verknüpfung mit Buchhaltungs- und Personalinformationssystemen) als auch zwischen verschiedenen Unternehmen in Form stufenübergreifender Warenwirtschaftssysteme vorangetrieben. Die Frage, inwieweit das Warenwirtschaftssystem die betrieblichen Abläufe effizienter gestalten kann, ist neben Standort, Sortiment und Personal zum strategischen Wettbewerbsfaktor geworden.

Vor diesem Hintergrund der Bedeutung eines Warenwirtschaftssystems steht die Handelsagentur Ream vor der Aufgabe, ihr derzeitiges System abzulösen. In diesem Zusammenhang wurde auf eine bestehende Lösung zurückgegriffen, die an die Besonderheiten der Handelsagentur Ream angepaßt werden muß. Ziel dieser Arbeit soll es deshalb sein, die wichtigsten Inhalte der Anpassung aus den Unternehmensspezifika abzuleiten und konzeptionell darzustellen. Dabei soll am Beginn der Begriff des Warenwirtschaftssystems definiert und ein Überblick über verschiedene Warenwirtschaftssysteme gegeben werden. Im Anschluß wird die grundsätzliche Funktionsweise eines derartigen Systems am Beispiel erläutert, wobei zahlreiche, mit Hinweisen ergänzte Bildschirmausdrucke die Ausführungen verständlicher gestalten sollen. Im dritten Teil werden die wichtigsten Besonderheiten des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen in der Handelsagentur Ream geschildert, aus denen letztendlich die Anforderungen für die Anpassung und Erweiterung abgeleitet werden.

1.2 Begriffe der Warenwirtschaft und des Warenwirtschaftssystems

Im Zuge der Entwicklung der Handelsbetriebe wurden die Begriffe Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssystem weitgehend von Praktikern und EDV - Fachleuten benutzt und geprägt. Theoretische Forschungen beschäftigten sich erst Mitte der 80er Jahre mit einer exakten Begriffsdefinition, um einem zunehmend unscharfen und uneinheitlichen Sprachgebrauch entgegenzuwirken. Allgemein anerkannt sind dabei die Grundlagenforschungen der Münsteraner Distributions- und Handelsforschung, deren Ergebnisse von Ebert veröffentlicht wurden^[2] ). Die dort getroffenen Aussagen bilden die Grundlagen der Kapitel über Warenwirtschaftssysteme in den Standardwerken der Handelsbetriebslehre^[3] ) und dienen auch in dieser Arbeit als Ausgangspunkt für die Begriffsabgrenzung. Dabei soll der Begriff des Warenwirtschaftssystemes ausgehend vom Inhalt des Warenwirtschaftsbegriffes abgeleitet werden.

1.2.1 Enges Verständnis des Begriffes Warenwirtschaft

Diese Sichtweise auf den Begriff Warenwirtschaft, in der älteren deutschsprachigen Literatur auch unter dem Begriff des Warenprozesses zu finden, versteht darunter alle materiellen Warenvorgänge, bei denen die Ware in körperlicher Form gehandhabt wird.^[4] ) Dabei wird die Warenwirtschaft in folgende Teilprozesse zerlegt:^[5] )

- Wareneingang/-annahme (Antransport der Waren zum Lagerort, Warenannahme und Kontrolle)
- Lagerprozeß (innerbetrieblicher Transport, Lagerung und Umlagerung, evtl. Warenmanipulationen und Warenauszeichnung )
- Warenausgang ( Kommissionierung, Warenausgangskontrolle, Abwicklung des Versandes bzw. der Auslieferung )

Trotzdem die Strukturen realer Handelsbetriebe weitaus komplexer und strukturierter ausgeprägt sind, erlaubt diese vereinfachte Darstellung eine Ableitung der auszuführenden Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit Waren stehen. Diese Tätigkeiten sollen für alle weiteren Betrachtungen unter dem Begriff des physischen Warenprozesses zusammengefaßt werden. Das Warenwirtschaftssystem hat dabei die Aufgabe, die physischen Prozesse zu erfassen und abzubilden. Vernachlässigt werden in dieser engen Fassung des Begriffes der Warenwirtschaft alle Informationsströme, die im Zusammenhang mit dem physischen Warenprozeß stehen. Der Begriff der Information soll an dieser Stelle als zweckorientiertes Wissen über einen bestimmten Sachverhalt definiert werden^[6] ) .

1.2.2 Umfassende Begriffsauslegung

Diese Definition orientiert sich wesentlich stärker an den realen Prozessen eines Handelsunternehmens. Dabei wird die Warenwirtschaft als Gesamtheit aller warenorientierten, dispositiven, logistischen und abrechnungsbezogenen Vorgänge definiert^[7] ). Die Warenwirtschaft wird dabei in vier verschiedene Prozeße unterteilt, die auf folgende Weise miteinander verbunden sind:^[8] )

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Umfassende Begriffsauslegung Warenwirtschaft

Auf dieser Grundlage bauen Auffassungen auf, die dieses Modell nochmals erweitern und das Warenwirtschaftssystem als das Modell bezeichnen, welches sämtliche Geschäftsprozesse eines Handelsbetriebes abbildet^[9] ). Diese Betrachtungsweise findet sich auch in der beruflichen Tätigkeit eines Verfassers derart komplexer Theorien wieder. Als Consultant der SAP Retail Solutions GmbH & Co. KG bietet er tatsächlich EDV - Lösungen an, die die geforderte ganzheitliche Abbildung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Um jedoch einer realistischen Betrachtung der Problematik im Rahmen eines mittelständischen Unternehmens gerecht zu werden, soll folgende Betrachtungsweise als Arbeitsgrundlage dienen.

1.2.3 Die Warenwirtschaft als Synthese aus Warenprozeßgestaltung, physischen Warenprozessen und dem warenwirtschaftlichen Informationssystem

Auch bei dieser Betrachtungsweise orientiert man sich an einer gedanklichen Trennung zwischen den auszuführenden Tätigkeiten des physischen Warenprozesses und den damit in Zusammenhang stehenden dispositiven Informations- und Managemententscheidungen (Warenwirtschafts-management). Die Zusammenhänge mit dem warenwirtschaftlichen Informationssystem können wie folgt dargestellt werden:^[10] )

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 Stellung des warenwirtschaftichen Informationssystems in der Warenwirtschaft

Aufgabe des warenwirtschaftlichen Informationssystems ist die Gewinnung, Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe der Informationen, die in Zusammenhang mit der Warenprozeßgestaltung bzw. dem physischen Warenprozeß stehen^[11] ). Das Warenwirtschaftssystem (WWS) soll davon für diese Arbeit auf folgende Art und Weise abgegrenzt werden:

Das Warenwirtschaftssystem ist der Teil des warenwirtschaftlichen Informationssystems, der Informationen in der oben genannten Art und Weise durch eine elektronische Datenverarbeitungsanlage bearbeiten kann. Die Grenzen des Warenwirtschaftssystems liegen bei Informationen, die sich nicht oder nur mit unwirtschaftlichem Aufwand in EDV-gerechter Form abbilden lassen.

1.2.4 Abgrenzung der Warenwirtschaft zu den übrigen Geschäftsbereichen eines Handelsbetriebes

Funktioneller Handel wird in der Literatur^[12] ) als jeglicher Austausch von Gütern zwischen verschiedenen Wirtschaftseinheiten verstanden. Dementsprechend fällt die Warenwirtschaft und deshalb auch das Warenwirtschaftssystem in den Bereich der originären Funktionen eines Handelsbetriebes. Dieser originäre Funktionsbereich umfaßt neben der Warenwirtschaft das Absatz- und Beschaffungsmarketing. Zur Abgrenzung der Subsysteme Absatz- und Beschaffungsmarketing und Warenwirtschaft soll folgende Aussage dienen^[13] ):

Beschaffungs- und Absatzmarketing beinhalten den Einsatz der marktpolitischen Instrumente zur zielgerichteten Beeinflussung von Lieferanten und Kunden. Die Warenwirtschaft ist dagegen für die Schaffung der Voraussetzungen des Instrumenteneinsatzes verantwortlich. Überschneidungsbereiche ergeben sich, wenn die Warenwirtschaft unmittelbar auf den Transaktionspartner einwirkt (Einkaufs- und Verkaufslogistik). Weiterhin gibt es auch informelle Interdependenzen, da marktpolitische Entscheidungen Zielinformationen für die Warenwirtschaft und umgekehrt die Warenwirtschaft Entscheidungsgrundlagen für den Einsatz der marktpolitischen Instrumente liefert.

Folgende Abbildung verdeutlicht nochmals die Einordnung der Warenwirtschaft in das Gesamtgefüge eines Handelsbetriebes:^[14] )

Handelsbetrieb

- derivative Funktionen: Finanzwirtschaft, Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Hilfsdienste
- orginäre Funktionen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3 Abgrenzung der Funktionsbereiche eines Handelsbetriebes

1.3. Ziele des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen

1.3.1 Strategische Ziele des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen

Die entscheidenden Erfolgsgrößen für den Warenwirtschaftsprozeß sind Umsatz und Rohertrag^[15]. Warenwirtschaftssysteme haben deshalb das strategische Ziel, möglichst aktuelle und detaillierte Informationen über diese Größen bereitzustellen. Somit soll ein Steuerungsinstrument geschaffen werden, mit dem Kosten, Umsätze und damit letztendlich der Unternehmenserfolg posititv beeinflußt wird^[16] ).

1.3.2 Operative Ziele

Zur Verwirklichung der strategischen Zielsetzung muß ein Warenwirtschaftssystem folgende operative Ziele verwirklichen^[17] ):

- Kostensenkungsziele durch:

- Rationalisierung der Betriebsabläufe
- Erleichterung der Bedarfsermittlung bis hin zur automatischen Bestellung
- rationelle Rechnungslegung und -kontrolle mit Schnittstellen zur Buchhaltung
- rationelle Vorbereitung und Durchführung von Inventuren
- Senkung der Lagerkosten durch artikelgenaue Bestands- und Abverkaufsinformationen und genaue Inventurdaten
- Vermeidung von Warenverlusten durch aktuelle Informationen über warenspezifische Eigenschaften (z.B. Verfallsdatum und Restlaufzeit )

- Informationsziele durch:
- Informationen zur Sortimentsentwicklung und-überwachung
- Verbesserung der Kalkulation und der Rentabilitätsüberwachung
- Möglichkeiten zur Erforschung von Preiselastizitäten und der Wirksamkeit von Absatzstrategien

1.4 Überblick über verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen

1.4.1 Geschlossene Warenwirtschaftssysteme

Die Abbildung eines geschlossenen Warenkreislaufes ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um die angestrebten Ziele beim Einsatz von Warenwirtschaftssystemen verwirklichen zu können. Um die Warenbestände artikelgenau und kurzfristig fortzuschreiben, ist eine Kombination eingangs- und ausgangsorientierter Komponenten eines Warenwirtschaftssystems notwendig^[18] ):

Tabelle 1 Merkmale geschlossener Warenwirtschaftssysteme

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Da in diesen Systemen alle Informationen auf Artikelebene vorliegen, liefern Sie die bestmögliche Grundlage für die Steuerung des Warenwirtschaftsprozesses. Problematisch ist die Artikelgenauigkeit vor allem in dem Bereich des Einzelhandels, in dem geringwertige Massengüter gehandelt werden. Eine manuelle Erfassung der Abverkäufe stünde dabei in keinem akzeptablen Verhältnis zu den Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems. Deshalb mußten technische Lösungen und stufenübergreifende Normen geschaffen werden, um diesen Aufwand zu reduzieren.

1.4.2 Der Einsatz geschlossener Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel

1.4.2.1 Der EAN - Code als Grundlage geschlossener Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel

Die Grundlage für eine oben geforderte rationelle Datenerfassung im Einzelhandel wurde durch die Einführung der Scanning Technologie geschaffen. Dabei werden die Verkaufsdaten mit Hilfe eines maschinenlesbaren Codes durch ein entsprechendes Gerät (Scanner, stationär oder mobil) erfaßt und zur Weiterbearbeitung vorbereitet^[19] ). Zusammen mit einer Erfassung der Wareneingänge (teilweise auch unter Verwendung des Scannings) und regelmäßiger Inventuren schließt sich so artikelgenau der Warenkreislauf. In Europa hat dabei sich der EAN - Code (Europäische Artikel - Numerierung) als einheitlicher Standard durchgesetzt. Mit Hilfe dieses Codes kann jeder Artikel identifiziert und beim Verkaufsvorgang mit dem richtigen Verkaufspreis verknüpft werden^[20] ) (siehe auch Anlage 1). Die Nutzung dieser Technologie findet zunehmende Verbreitung und entwickelte sich in den letzten Jahren wie folgt^[21] ):

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4 Entwicklung der Anzahl von mit Scannerkassen ausgerüsteten Märkten

Diese Darstellung zeigt die Startschwierigkeiten, aber auch die sich dynamisierende Akzeptanz dieses Systems, das mittlerweile als Standard von einem Großteil der Einzelhandelsunternehmen verwendet wird. Aufgrund der hohen finanziellen Anforderungen haben sich bis jetzt insbesondere die großen europaweit tätigen Handelsgiganten als Vorreiter etabliert. Mittelständische Unternehmen weisen in diesem Bereich beträchtlichen Entwicklungsrückstand auf, der sich in deutlichen Wettbewerbsnachteilen niederschlägt^[22] ).

1.4.2.2 Vom geschlossenen Warenwirtschaftssystem zum Data Warehouse

Durch den Scannereinsatz ist es auch Einzelhandelsbetrieben möglich geworden, ihre Geschäftsprozesse unter der Nutzung von EDV - Anlagen abzubilden. So wird eine Datenbank im Unternehmen erzeugt, auf die alle Fachabteilungen und Manager zur Entscheidungsvorbereitung zurückgreifen können - das DATA WAREHOUSE^[23] ).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5 Konzeption des Data - Warehouse

Auf diese Art und Weise können bestehende Informationen zielorientiert neu verknüpft und damit die von dem Warenwirtschaftsprozeß geschaffenen Informationsmengen „ausgebeutet" werden. Direkte Folge des Einsatzes solcher Methoden sind die Organisationsformen des Category - Managements (die warenwirtschaftliche Verantwortung ist waren- oder sortimentsgruppenspezifisch in einer Hand konzentriert) und das Data - Base Marketing (zielgruppengenaue Ansprache erkannnter Kundenpotentiale)^[24] ). Beispiele für die Einführung des Category - Management findet man in der Umgestaltung der Tengelmann - Gruppe, die seit 1996 betrieben wird.^[25] ). Die Quelle AG nutzt dagegen die Möglichkeiten des Data - Base Marketings, um die Bedürfnisse ihrer ca. 41 Millionen Kunden optimal ansprechen zu können^[26] ).

1.4.3 Stufenübergreifende Warenwirtschaftssysteme

1.4.3.1 Funktionsweise stufenübergreifender Warenwirtschaftssysteme

Stufenübergreifende Warenwirtschaftssysteme stellen die Verknüpfung eines Warenwirtschaftssystems mit dem der Vor- und der Nachstufe dar. Dabei macht man sich die Tatsache zunutze, daß bestimmte Daten mehrfach genutzt werden können. So sind z. B. die Ausgangsbelege der höheren Handelsstufe die Eingangsbelege der nächsten Handelsstufe (Die Ausgangsrechnung des Lieferanten ist z. B. im Idealfall gleich der Eingangsrechnung des Kunden). Durch eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit können damit Prozesse in der Verwaltung, aber auch im Marketing optimiert werden.^[27] )

1.4.3.2 Inhalte und Träger der stufenübergreifenden Zusammenarbeit

Ziel dieser Bemühungen ist es, in der Logistikkette verborgene Rationalisierungspotentiale aufzudecken und gemeinsam zu nutzen^[28] ). Die Unternehmensberatung Coopers & Lybrand hat bei Untersuchungen ein Einsparpotential von ca. 6,1 % des Endverbraucherpreises errechnet, das allein in den zu optimierenden Logistikketten zu finden ist^[29] ). Verantwortlich für die Koordinierung und Standardisierung dieser unternehmensübergreifenden Aktivitäten ist die CCG - Centrale für Coorganisation GmbH mit Sitz in Köln. Ihre Träger sind Vertreter von Industrie- (z. B. Markenverband e.V.) und Handelsbetrieben. Als Ergebnisse der Arbeit entstehen Regelungen, die aufgrund der Stellung als "Träger des Normenausschusses Daten- und Warenverkehr in der Kosumgüterwirtschaft" den Rang von deutschland- bzw. europaweit gültigen Normen haben^[30] ). Als problematisch gestaltet sich in der Praxis die Verteilung der erreichten Einsparungen^[31]. Dabei wird insbesondere einigen großen Handelsketten unterstellt, Logistikeinsparungen einseitig zur Senkung der Einkaufspreise auszunutzen und die aufgedeckten Potentiale nicht leistungsgerecht zwischen Industrie und Handel aufzuteilen.

1.4.3.3 Ansätze zur Verwirklichung mehrstufiger Warenwirtschafts- systeme

Die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, in der Literatur oft unter den Begriffen Supply Chain Management oder Efficience Consumer Response (ECR) zusammengefaßt, ist ein komplexer und komplizierter Prozeß, dessen ausführliche Darstellung Aufgabenstellung und Umfang dieser Arbeit bei weitem überschreiten würde. Dabei erweitert das ECR - Konzept die Logistikbetrachtungen des Supply Chain Management um Aspekte des kooperativen Marketings und hat als Ziel ein stufenübergreifendes Pull (=gezogenes) - System der Warenbeschaffung^[32] ). Stellvertretend sollen drei wichtige Elemente des ECR schlagwortartig angeführt werden.

EDI ( Electronic Data Interchange )

Unter dem Begriff EDI versteht man die Übertragung von Daten auf elektronischem Weg. Ziel ist eine Vermeidung doppelter Erfassung und eventueller Eingabefehler^[33] ). Die Palette der austauschbaren elektronischen Dokumente ist dabei sehr vielfältig und reicht von Rechnungen bis hin zu Verkaufsprognosen (siehe Anlage 2). Die zunehmend wachsende Bedeutung spiegelt sich auch im SAP R/3® System wieder, das direkt aus dem Warenwirtschaftssystem ein Versenden und Empfangen von EDI Dokumenten nach dem EAN-COM Standard (gebräuchlichster Standard für elektronische Dokumente) ermöglicht.

SINFOS - Datenpool

Stammdaten zur Identifikation und Beschreibung von Betrieben (z. B. Kunden oder Lieferanten) oder Sortimenten (z. B. Artikel) sind die Grundlage für Warenwirtschaftsprozesse. Um diese Stammdaten nicht immer wieder übermitteln zu müssen, senden Industrieunternehmen ihre Stammdaten in einem standardisierten Format an den Sinfos - Datenpool, dessen Informationen von allen Teilnehmern genutzt werden können. Diese Möglichkeit wird bereits im Bereich der Artikelstammdaten von vielen Unternehmen genutzt, und man ist bestrebt, eine vergleichbare Einrichtung im Bereich von Betriebs- (Partnerstammdaten) und Betriebsstellenstammdaten (Lokationsstammdaten) zu installieren^[34] ).

MADAKOM ( Marktdatenkommunikation )

Im Auftrag der CCG wurde bereits 1987 begonnen, eine Erhebung und Auswertung der Verkaufsdaten (durch Nutzung der Scannerdaten ) von 250 Geschäften durchzuführen. Diese Ergebnisse werden den berechtigten Nutzern zur Verfügung gestellt und bieten so die Möglichkeit zu unternehmensübergreifenden Vergleichen. Die klassischen Einsatzgebiete für solche Daten sind Preisanalysen, die Steuerung von Sonderaktionen und die Sortimentsoptimierung sowohl bei Handels- als auch bei Industriebetrieben. Eine neuere anspruchsvolle Nutzung geschieht im Rahmen von Efficient Replenishment Prozessen. Dabei handelt es sich um eine moderne Bestandsstrategie im Handel, die mit der just-in-time Strategie in der Industrie vergleichbar ist und eine Minimierung von Beständen zum Ziel hat. Die MADAKOM Daten dienen dabei als Datenbasis zur bedarfsgerechten Belieferung.^[35] )

2 Funktionsweise von Warenwirtschaftssystemen anhand des Programmes Apertum

2.1 Vorbemerkungen

2.1.1 Zur Systematik der Vorgehensweise

Nachfolgend wird die grundsätzliche Funktionsweise eines Warenwirtschaftssystems anhand des Programmes Apertum dargestellt. Um die Komplexität und den Umfang dieser Aufgabe bewältigen zu können, soll das Gesamtsystem in einzelne Teile zerlegt werden, die sich an den Prozessen orientieren, die darin abgebildet werden^[36] ). Diese Aufteilung entspricht auch dem Grundaufbau des Programmes Apertum, das aus mehreren Teilen (sogenannten Modulen) besteht. Die Programmierer des Warenwirtschaftssystems Apertum nehmen eine Orientierung an den Geschäftsprozessen („Workflow - Philosophie“) für sich in Anspruch^[37] ), so daß die folgenden Prozeßmodelle sowohl den organisatorischen als auch den informationsverarbeitungsunterstützten Ablauf darstellen. Um eine Betrachtung auf der Grundlage des Warenwirtschaftsprozesses durchzuführen, orientiert sich diese Arbeit an den Beschreibungen der Abläufe in den Standardwerken der Handelsbetriebslehre und spezieller Literatur zum Thema „Warenwirtschaftssysteme im Handel“^[38] ).Die Aussagen zur spezifischen Funktionsweise des Warenwirtschaftssystemes Apertum stützen sich auf Programmhandbücher, Schulungsunterlagen, Aussagen der EDV - Partnerfirma Stratos Datensysteme GmbH und die ersten eigenen Erfahrungen im Umgang mit dem Programm Apertum.

2.1.2 Zur Prozeßdarstellung

Prozesse werden dargestellt, um durch die damit verbundene Abstraktion vom Einzelfall eine besseres Verständnis dieser Vorgänge zu erreichen^[39] ). Ziel ist es, das Zusammenwirken von Funktionen, Daten und Organisationseinheiten aufzuzeigen und damit das Verhalten realer Systeme zu beschreiben. Ein Prozeß wird in diesem Zusammenhang als inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Abfolge von Funktionen zur Bearbeitung eines Objektes verstanden^[40] ).

Zur korrekten Darstellung von Prozessen gibt es komplexe theoretische Grundlagen. Die dabei bekanntesten Verfahren sind die Prozeßdarstellung mit Hilfe von Petri - Netzen^[41] ) und die Verwendung ereignisgesteuerter Prozeßketten^[42] ). Auf eine ausführliche Darstellung dieser theoretischen Grundlagen muß allerdings aufgrund des beschränkten Umfanges verzichtet werden. Da die Prozeßdarstellung auch nur zur Verdeutlichung der Funktionsweise von Warenwirtschaftssystemen dient, soll hier eine abgewandelte und vereinfachte Darstellung mittels ereignisgesteuerter Prozeßketten zum Einsatz kommen. Dabei werden folgende Symbole verwendet^[43] ):

Tabelle 2 Symbolik der ereignisgesteuerten Prozeßketten

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6 Gesamtprozeßmodell eines Handelsbetriebes

2.2 Der Einkaufsprozeß

2.2.1 Begriffsabgrenzung

Als Einkauf im Sinne dieser

Arbeit sollen die Tätigkeiten gelten, die die Geschäftsaufnahme mit neuen Lieferanten, Vereinbarungen über die Artikel des Lieferanten und dessen Preis- und Konditionsgefüge umfassen. Zum Einkauf soll nicht die eigentliche Warenbeschaffung gehören.

[...]

---

^[1] ) Conradi, E.: „Metros Lohn für perfekte Warenwirtschaft“ in LZ Nr. 2 vom 14.01.1989, 42. Jahrgang, Deutscher Fachverlag Seite 1

^[2] ) vgl. Ebert, K.: „Warenwirtschaftssysteme und Warenwirtschaftscontrolling“, Frankfurt, Verlag Peter Lang, 1986 Seite 42 - 170

^[3] ) vgl. Tietz, B.: „Der Handelsbetrieb", 2.neubearbeitete Auflage, München, Verlag Vahlen, 1993, Seite 1079f. und Lerchenmüller, M.: „Handelsbetriebslehre" 2.bearb. Auflage, Ludwigshafen, Kiehl - Verlag, 1995, Seite 356

^[4] ) vgl. Hanhardt, E.W.: „Marktgerechte Koordination von Einkauf und Verkauf im Warenhaus“, Bern, Wirtschaftsverlag, 1967, Seite 45

^[5] ) vgl. Ahlert, D. und Olbrich, R.: „Integrierte Warenwirtschaftssysteme und Handelscontrolling ", Stuttgart, Schäfer-Poeschel Verlag, 1994, Abbildung 11 Seite 25

^[6] ) vgl. Szabo, Z.: „Wirtschaftsinformatik“, Münster, Oldenburg Verlag, 1993, Seite 144

^[7] ) vgl. Becker, J. / Schütte, R.: „Handelsinformationssysteme", Landsberg, Verlag Moderne Industrie, 1996, Seite 27ff.

^[8] ) vgl. Hertel, J.: „Warenwirtschaftssysteme“ 2. überarbeitete erweiterte Auflage, Heidelberg, Physica Verlag, 1997, Seite 12ff.

^[9] ) vgl. Hertel, J. zum Thema Warenwirtschaftssysteme, in Tietz, B. / Zentes, J. / Köhler, R. (Hrsg.): „Handwörterbuch des Marketing“, 2. Auflage, Stuttgart, Schäfer-Poeschel Verlag ,1995, Seite 56 ff.

^[10] ) vgl. Ahlert, D.: „Warenwirtschaftsmanagement und Controlling in der Konsumgüterdistribution“, in „Integrierte Warenwirtschaftssysteme und Handelscontrolling“ Stuttgart, Schäfer-Poeschel Verlag, 1994, Seite 17 ff.

^[11] ) vgl. Heinrich, L.: „Lexikon der Wirtschaftsinformatik“ 4. Auflage, München, Oldenburg Verlag, 1992

^[12] ) vgl. Lerchenmüller, M. a.a.O. Seite 16 und Falk, B. / Wolf, J.: „Handelsbetriebslehre“, 11. Auflage, Landsberg a.L., Gabler Verlag, 1992 Seite 17 und Tietz,B.: „Der Handelsbetrieb“ a.a.O. Seite 4

^[13] ) vgl. Ebert, K. a.a.O. Seite 68

^[14] ) vgl. Ebert, K. a.a.O. Seite 71

^[15] ) = bereinigter Verkaufspreis - bereinigter Einkaufspreis

^[16] ) vgl. Lerchenmüller, M. a.a.O. Seite 445 und Tietz, B.: „ Der Handelsbetrieb“ a.a.O. Seite 1081

^[17] ) vgl. Tietz, B.: „Der Handelsbetrieb“ a.a.O. Seite 1079 f. und Franz Altmann „Zentralgesteuerte Warenbewirtschaftung im Bedienungsfachhandel“ in Ahlert, D. (Hrsg.) a.a.O. Seite 373 f.

^[18] ) vgl. Abb. 140 Lerchenmüller, M. a.a.O. Seite 454

^[19] ) vgl. Bothe, B.: „Informationsmanagement - Herausforderung des Handels“ in Blick durch die Wirtschaft, Nr. 56, 33. Jahrgang, Frankfurter Allgemeine Zeitung, 20. März 1990, Seite 98 f.

^[20] ) vgl. Lerchenmüller, M. a.a.O. Seite 458

^[21] ) vgl. Centrale für Coorganisation Köln GmbH (Hrsg.): „18.000 Scannermärkte jetzt Fact of Life“ in Coorganisation 4 / 96, Seite 6ff.

^[22] ) vgl. Centrale für Coorganisation Köln GmbH (Hrsg.) a.a.O.

^[23] ) vgl. Engelmann,M. „DATA WAREHOUSE“ in LZ Journal Nr. 9 vom 27.02.1998, 50 Jg. Deutscher Fachverlag, Seite 52 f.

^[24] ) vgl. Prisma Consult GmbH Graphik in LZ Nr. 3 vom 16.01.1998, 50 Jg. Deutscher Fachverlag Seite 42

^[25] ) Rundschreiben Tengelmann - Gruppe 1996 und Gaudlitz, H.: „Wie der Handel vom Category Management profitieren könnte“ LZ Nr. 21 vom 22. Mai 1998, 50. Jg. Deutscher Fachverlag , Seite 25

^[26] ) „Neues aus Handel und Industrie“ in LZ Nr. 12 vom 20.03.1998, 50. Jg. Deutscher Fachverlag, Seite 3

^[27] ) vgl. Lerchenmüller, M. a.a.O. Seite 461f.

^[28] ) vgl. Lambrecht, T.: „Laßt die Umsätze sprechen“ in Coorganisation 1 / 97 Seite 34 ff.

^[29] ) vgl. Centrale für Coorganisation Köln GmbH (Hrsg.): „ECR Einsparpotential“ in Coorganisation 2 / 97

^[30] ) vgl. Centrale für Coorganisation Köln GmbH (Hrsg.): „Die EAN-Codes in der Konsumgüterwirtschaft“, Köln 1995 Seite 3

^[31] ) vgl. Bürger, E.: „Verteilungskämpfe um den ECR-Bonus“ in LZ Nr. 7 vom 31.07.1996, 48. Jg., Deutscher Fachverlag, Seite 3

^[32] ) vgl. Laurent, M.: „Vertikale Kooperation zwischen Industrie und Handel“ ,Frankfurt, Deutscher Fachverlag, 1995, Seite 46ff.

^[33] ) vgl. Firma GLI mbH Haar Unterlagen zum Thema EDI übergeben am 23.05.1998

^[34] ) vgl. Centrale für Coorganisation Köln GmbH (Hrsg.): „Sinfos Stammdatenpool - CCG Spezial“, 1997

^[35] ) vgl. Lambrecht, T.: „Laßt die Umsätze sprechen“ in Coorganisation 1/ 97 Seite 35ff.

^[36] ) vgl. auch die Vorgehensweise von Scheer, A.-W. in: „prozeßorientierte Unternehmensmodellierung“, Hrsg. Scheer, A.-W. , Wiesbaden, Verlag Moderne Industrie, 1994, Seite 7f.

^[37] ) vgl. S.C.I. GmbH, Apertum - Applikationskatalog, Seite 5f.

^[38] ) vgl. Tietz,B.:„Der Handelsbetrieb“ und Lerchenmüller,M., Falk,B. /Wolf,J. und Becker/Schütte a.a.O

^[39] ) vgl. Kosiol,E.: „Organisation der Unternehmung“,2.Auflage, Wiesbaden, Verlag Vahlen, 1976, Seite 318f.

^[40] ) vgl. Becker,J. / Schütte, R. a.a.O. Seite 53f.

^[41] ) erstmals verwendet in Petri,C.: „Kommunikation mit Automaten“ , Diplomarbeit, Bonn 1962

^[42] ) vgl. Scheer, A.W. „Wirtschaftsinformatik - Referenzmodelle für industrielle Geschäftsprozesse“, 6.Auflage, Berlin , UTB- Verlag 1995, Seite 439 ff.

^[43] ) vgl. Becker,J. / Schütte, R. a.a.O. Abb. 2.33 Seite 87