IT Asset Management (ITAM)

INHALT

1 WAS VERSTEHT MAN UNTER IT ASSET MANAGEMENT?
1.1 Definition
1.2 Hardware-Management
1.3 Software/Lizenz-Management
1.3.1 Zielstellung
1.3.2 Gründe für ein Software/Lizenz-Management
1.3.3 Gefahren eines mangelhaften bzw. fehlendem Lizenzmanagement
1.3.4 Wie führt man ein Software/Lizenz-Management ein?
1.3.5 Inventarisierung und Archivierung der Softwareprodukte/-lizenzen
1.3.6 Anforderungen an den Funktionsumfang eines Software-Managements
1.3.7 Fragestellungen zum Lizenzmanagement an ein Unternehmen
1.3.8 Was kann man konkret einsparen?
1.3.9 Zusammenfassung

2 MARKTUNTERSUCHUNG FÜR ITAM-APPLIKATIONEN
2.1 Vorraussetzungen und Bedingungen für die Marktuntersuchung
2.2 Anforderungsgerechte Applikationen
2.3 Nicht anforderungsgerechte Applikationen
2.4 Ergebnis / Konsequenzen der Untersuchung

3 DETAILLIERTE PROGRAMMUNTERSUCHUNGEN
3.1 Asset Navigator 3.05
3.1.1 Programmbeschreibung
3.1.2 Preis / Lizenz
3.1.3 Hersteller-Support
3.1.4 Features & Extras
3.1.5 Screenshots
3.2 Network Auditor 3.0
3.2.1 Programmbeschreibung
3.2.2 Preis / Lizenz
3.2.3 Herstellersupport
3.2.4 Features
3.2.5 Screenshots
3.3 OCS Inventory Manager 2.00
3.3.1 Programmbeschreibung
3.3.2 Preis / Lizenz
3.3.3 Hersteller-Support
3.3.4 Funktionelle Spezifikation / Perfomance
3.3.5 Features
3.3.6 Screenshots

4 OPEN-SOURCE-SOFTWARE
4.1 Was ist Open-Source-Software? – Kriterien
4.2 Stärken von Open-Source-Software
4.3 Geschäftsmodelle mit Open-Source-Software
4.4 Qualitätssicherung & Zertifizierung von Open-Source-Software

5 FAZIT & EMPFEHLUNGEN FÜR ITAM-BETREIBER

6 QUELLENVERZEICHNIS
6.1 Internet-Links
6.2 Literatur

7 ANHANG
7.1 Lizenzen
7.1.1 Open-Source-License (englisch)
7.1.2 GNU-GPL-License (englisch)
7.1.3 GNU-GPL-License (deutsch)

1 WAS VERSTEHT MAN UNTER IT ASSET MANAGEMENT?

1.1 Definition

Unter Asset Management im allgemeinen versteht man alle Maßnahmen und Hilfsmittel zur effizienten Verwaltung sämtlicher Vermögensgegenstände (engl. „assets“) einer Unternehmung.

In diesem Kontext umfasst der Begriff eines IT Asset Management (ITAM) alle Maßnahmen und Hilfsmittel zur Optimierung von Beschaffung und Verwaltung sämtlicher IT-Assets in einer Unternehmung unter ökonomischen Gesichtspunkten. IT-Assets sind hierbei sowohl die Hardware und alle peripheren Geräte als auch die gesamte Software und deren zugehörige Lizenzen.

1.2 Hardware-Management

Das Hardware-Management beinhaltet die kontinuierliche, akkurate Inventarisierung sämtlicher in einem Unternehmen befindlicher Hardware und peripherer Geräte sowie die EDV-basierte Ausgabe von strukturierten, zweckmäßigen Reports als Entscheidungsgrundlage für die Organisation für eventuelle weitergehende Beschaffungsmaßnahmen. Die Inventarisierung kann im Optimalfall vollautomatisch, mittels eines zentral gesteuerten, regelmäßigen Netzwerk-Scans erfolgen.

In der Praxis gehen Hard- und Softwaremanagement oft einher, wobei letzteres aufgrund der verbundenen hohen Haftungsrisiken eine übergeordnete Rolle spielt. Das folgende Kapitel vertieft aus diesem Grunde die praktische Gestaltung eines professionellen, EDV-gestützten Managementsystems für Software und Lizenzen, dessen Strukturen im Rahmen eines ganzheitlichen IT Asset Managements für die effiziente Erfassung und Verwaltung von Hardware mitgenutzt werden sollten.

1.3 Software/Lizenz-Management

1.3.1 Zielstellung

Software/Lizenz-Management hat das Ziel, Software in technischer und lizenzrechtlicher Hinsicht optimal einzusetzen. Anders ausgedrückt sorgt Lizenzmanagement dafür, dass die richtige Lizenz zur richtigen Zeit, am richtigen PC und zu einem günstigen Preis eingesetzt wird. Ziel ist, unter einem vorgegebenen Rahmen Kosten zu minimieren, die Datensicherheit zu maximieren und eine Imagegefährdung des Unternehmens zu vermeiden. Oft ist ein ausreichend tiefer Einstieg in diese Problematik durch das Tagesgeschäft behindert, zumal selten zusätzliche Stellen genehmigt werden bzw. keine personellen Ressourcen für das Projekt freigestellt werden können.

1.3.2 Gründe für ein Software/Lizenz-Management

Um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, müssen Unternehmen mit dem immer schneller fortschreitenden Technologiewandel Schritt halten. Hierfür müssen sie immer häufiger neue Softwareprogramme oder neue Softwareupdates und -versionen einsetzen. Das macht eine exakte Planung des Softwareeinsatzes sowie eine effiziente Verwaltung der Softwarelizenzen unabdingbar. Unkontrollierter oder nicht ausreichend transparenter Einsatz von Software birgt erhebliche Risiken für Unternehmen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.3.3 Gefahren eines mangelhaften bzw. fehlendem Lizenzmanagement

Einerseits wächst die Gefahr von unnötigen Softwarekosten durch ineffiziente Software-Verwaltung sowie durch unnötigen und falschen oder zu teuren Softwareerwerb. Unorganisierte Softwareinstallation birgt die Gefahr der unbemerkten Einschleusung von Computerviren, wodurch der Supportaufwand erheblich ansteigen kann. Andererseits wächst die Gefahr, dass Unternehmen unverschuldet für die Verletzung von Urheberrechten aufgrund von ungenügenden Lizenzen oder Raubkopien in die Haftung genommen werden. Das immer härtere Vorgehen der Softwareindustrie gegen Raubkopierer verschärft die Situation.

1.3.4 Wie führt man ein Software/Lizenz-Management ein?

Ausgangspunkt der Einführung eines Softwarelizenz-Managements ist die präzise Analyse der aktuell praktizierten Lizenz-Verwaltung. Mögliche Schwachstellen in der Softwarelizenz-Beschaffung müssen zunächst aufgedeckt und Risiken für eine Unter- oder Überlizenzierung eingeschätzt werden. Im nächsten Schritt sollte ein unternehmensinternes Software-Audit durchgeführt werden. Hierzu wird die [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] installierte Software mit den bestehenden Lizenzen verglichen, gegebenenfalls müssen fehlende Lizenzen erworben werden. Auf Basis des Software-Audits kann nun eine detaillierte Auswertung erstellt sowie die Kernfragen definiert werden. Die auf diesem Wege erlangten Erkenntnisse sind gewöhnlich von großem Nutzen bei der Erstellung eines Regelwerks für die Verwaltung der Software. Aufbauend auf den Ergebnissen des Software-Audits und dessen Auswertung wird in einem abschließendem Schritt das eigentliche Projekt bzw. die Anforderungen an eine Software zur Optimierung eines Softwarelizenz-Managements definiert.

1.3.5 Inventarisierung und Archivierung der Softwareprodukte/-lizenzen

Um jederzeit aktuell über den richtigen Stand der Lizenzierung in Kenntnis zu sein, müssen [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] die zur Verfügung stehenden Lizenzen ständig mit den tatsächlichen Installationen abgeglichen werden. Eine Inventarisierungssoftware überwacht den aktuellen Bestand der Software-Installationen. Der Bestand an Lizenzen wird über ein Archiv verwaltet. Regelmäßig generierte Reports bilden die Grundlage für die Entscheidung, ob Software-Programme deinstalliert oder neue Lizenzen erworben werden sollen.

1.3.6 Anforderungen an den Funktionsumfang eines Software-Managements

Aus den in den Abschnitten 1.3.1, 1.3.2 und 1.3.3 aufgezählten Gründen sollte ein modernes, EDV gestütztes Software-Management den folgenden Anforderungen weitestgehend gerecht werden:

1. Vertragserfassung: Zur Verwaltung von bestehenden Software-Verträge, muss eine Möglichkeit bestehen, diese entsprechen mit den einzugebenden Lizenzdaten verknüpfen zu können.
2. Lizenzerfassung: Das Verwaltungsprogramm muss (z.B. über ein Browser-Frontend) in der Lage sein, die Lizenzverwaltung zentral (intra- oder internetbasiert) per manueller Eingabe durchzuführen oder deren automatisierte Registrierung über ein Warenwirtschaftssystem vorzunehmen.
3. Softwareanalyse: Die im Unternehmen installierte Software muss manuell oder über ein Inventarisierungstool automatisch erfasst werden können.
4. Knowledge Base: Das System soll die erworbenen Lizenzen mit der eingesetzten Software vergleichen. Dabei sollen automatisch die aktuellen Lizenzmodelle, die verwendeten Lizenzformen und die in den Lizenzverträgen gewährten Rechte und Pflichten erfasst und berücksichtigt werden.
5. Reporting: Als Ergebnis soll der Lizenzierungsgrad sämtlicher installierter Software ausgegeben werden. Dieser Report kann auch an weitere Systeme wie z.B. an ein Berichtswesen weitergegeben werden. Der aufwändige und fehlersensible manuelle Vergleich wird somit umgangen.
6. Anpassungsfähigkeit: Die Lizenzverwaltungs-Software sollte unkompliziert den speziellen Bedürfnissen des Unternehmen angepasst werden können, zumal dieses oft einem stetigen Wandel aufgrund wechselnder Marktbedingungen unterliegt.

1.3.7 Fragestellungen zum Lizenzmanagement an ein Unternehmen

Der im folgenden zusammengestellte Fragebogen wurde erarbeitet, um einem externen Dienstleister gezielt Informationen über den Status des Lizenz-managements in einem von ihm betreuten Unternehmen zu geben. Nichtsdestotrotz ist jedoch auch eine Verwendung für ein internes Audit denkbar.

1. Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, wer Softwarelizenzen einkauft?
2. Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, wer Software installiert?
3. Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, wer Softwarelizenzen verwaltet?
4. Besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter auf Ihren Arbeits-PCs Software selber installieren?
5. Führen Sie, oder jemand in Ihrem Unternehmen, regelmäßige Weiterbildungen zu dem Thema "Lizenzrecht" durch?
6. Haben Sie eine Fernwartung und Softwareverteilung im Einsatz?
7. Haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Stand der Softwareinstallationen in Ihrer Firma zu überprüfen?
8. Haben Sie schon mal einen Abgleich zwischen den gekauften und installierten Lizenzen durchgeführt?
9. Werden in Ihrem Unternehmen Lizenzen, die älter als 10 Jahre sind, entsorgt?
10. Muss Ihr Software/Lizenz-Management manchmal anderen, scheinbar wichtigeren Aufgaben, weichen?
11. Dokumentieren oder archivieren Sie Softwarelizenzen in elektronischer oder schriftlicher Form?
12. Haben Sie bereits am Microsoft LMP-Programm teilgenommen?

1.3.8 Was kann man konkret einsparen?

Mit einem Softwarelizenz-Management können Softwarelizenzen effizienter eingesetzt und die Verwaltung sowie die Beschaffung neuer Lizenzen wirtschaftlicher durchgeführt werden. Nach Untersuchungen der Gartner Group, einem der weltweit führenden Markt-Analysten, lässt sich mit Lizenzmanagement eine Nettokosteneinsparung von bis zu 15 Prozent realisieren.

Zwei Beispiele belegen das, was Unternehmen durch effizientes Softwarelizenz-Management in der Praxis tatsächlich einsparen können – und dies ohne dass im folgen die Haftung durch einen klagenden Hersteller geltend gemacht worden wäre:

Beispiel 1:
Ein Kunde benötigte 50 mal Office 97. Er kaufte bei seinem Händler für 23.950 Euro Boxenprodukte à 479 Euro. Im Zuge des Microsoft Lizenzmanagement Programms (LMP) stellt sich heraus, dass es sich hier um Update-Versionen handelte. Gleichzeitig wir eine Unterlizenzierung festgestellt, da nur 18 updatefähige Lizenzen nachgewiesen werden können. Die Nachlizenzierung, eine Word-Vollversion über die Microsoft Preisstaffel "Open A", kostet 32 x 600, also 19.200 Euro. Es entstehen Gesamtkosten von 43.150 Euro. Bei sofortiger Lizenzierung nach LMP hätte der Kunde anstatt der Boxenprodukte Lizenzen im Lizenzmodell Open erworben. Er hätte dafür insgesamt - inklusive der Kosten für das Zertifikat - nur 34.160 Euro gezahlt. Das bedeutet ein Einsparungspotenzial von rund 9.000 Euro oder über 20 Prozent.

Beispiel 2:
Bei einer Inventur wird festgestellt, dass die EDV-Abteilung in den vergangenen zwei Jahren insgesamt rund 200 neue Arbeitsstationen gekauft hatte. Für diese PCs hatte der Einkauf zentral über einen bestehenden Volumen-Vertrag mit Microsoft in guter Absicht Lizenzen für die Betriebssysteme erworben. Was der Einkauf nicht wusste: die PCs waren bereits alle mit OEM-Betriebssystemen ausgestattet. Der Kunde war also überlizenziert mit einem Wert von 90.000 Euro!

1.3.9 Zusammenfassung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2 MARKTUNTERSUCHUNG FÜR ITAM-APPLIKATIONEN

2.1 Vorraussetzungen und Bedingungen für die Marktuntersuchung

Die Minimalanforderungen, die eine geeignete ITAM-Software erfüllen sollte und auf die sämtliche Applikationen im Rahmen dieser Marktrecherche untersucht worden sind, wurden aus den allgemeinen Erkenntnissen dieser Projektarbeit sowie den Anforderungen, die weltweit operierende Dienstleistungsunternehmen an ein ITAM stellen, abgeleitet. Diese Minimalanforderungen sind im einzelnen:

- Erfassung von Software, Hardware & Lizenzen
- Software/Lizenz-Abgleich
- Server/Client-Fähigkeit
- Möglichkeit von regelmäßigen Netzwerkscans
- Bedarfsgerechte, automatisch generierte Reportausgabe

Sämtliche in dieser Untersuchung gelistete Hersteller von ITAM‑Software wurden direkt oder indirekt per Suchmaschine (Google) im Internet ermittelt. Auf den Web-Präsenzen der Anbieter fanden sich gewöhnlich neben kostenlosen Probe-Downloads (Trial-Versionen) auch weitergehende Informationen bezüglich Installation, Features und Preis der Software. Sofern keine Preisinformationen direkt verfügbar waren, wurden diese per direkter Anfrage an den Hersteller ermittelt. Zu einem Großteil sind die gelisteten Preise jedoch nicht als Festpreise sondern als Staffelpreise anzusehen, die bei Großabnehmern noch einen breiten Verhandlungsspielraum offen lassen dürften.

Die folgende tabellarische Übersicht über sämtliche im Rahmen dieser Recherche untersuchte ITAM-Software, untergliedert sich in die Applikationen, die den oben genannten Minimalanforderungen gerecht werden bzw. in die, die dies nicht tun. Letztere erscheinen hier lediglich, um eine unnötige, eventuelle spätere Untersuchung durch weiterbearbeitende Dritte auszuschließen.

2.2 Anforderungsgerechte Applikationen

2.3 Nicht anforderungsgerechte Applikationen

2.4 Ergebnis / Konsequenzen der Untersuchung

Entsprechend der Vielzahl von Anbietern für ITAM-Applikationen, welche den Anforderungen gerecht werden, die heutzutage an ein effizientes ITAM gestellt werden, ist festzustellen, dass es eine rege Nachfrage seitens der Unternehmen gibt. Mit anderen Worten: ITAM ist offenbar keine Eintagsfliege, sondern wird in der wirtschaftlichen Praxis sehr ernst genommen.

Da eine detaillierte Untersuchung aller auf den ersten Blick anforderungsgerechten Applikationen den zeitlichen Rahmen dieser Projektarbeit sprengen würde, werden im folgenden drei Applikationen stellvertretend für alle anderen in Frage kommenden Systeme gründlicher untersucht, beschrieben und getestet. Diese zeichnen sich vor allem durch ihre leichte Handhabung und ein einwandfreies Funktionieren aus. Des weiteren stehen später ihre unterschiedlichen zugrunde liegenden Lizenzen im Blickpunkt der Untersuchung, welche in einem Fall interessante Möglichkeiten für die spätere Produktverwendung eröffnen dürften.

3 DETAILLIERTE PROGRAMMUNTERSUCHUNGEN

Der Asset Navigaor 3.05 und der Network Auditor wurden unter den kommerziellen ITAM von uns getestet.

3.1 Asset Navigator 3.05

3.1.1 Programmbeschreibung

Der Asset Navigator ist ein netzwerkfähiges Asset Management- und Inventarisierungs-Tool, dass einen vollständigen automantischen Netzwerk Audit ermöglicht. Es enthält Hard- und Softwareaufzeichnungen, eine Softwarelizenzüberwachung, Softwarescan, Verwaltung von Verträgen und Bestellungen sowie einem Help Desk System. Zusäzlich kann der Asset Navigator Kontaktdaten der Lieferanten, Benutzer, Abteilungen und Standorte verwalten.

Ein dynamische Aufzeichnung von im Netzwerk vorhandenen Hardware Konfigurationen und der Installierten Software ist möglich. Durch Optimierung der Besitzverhältnisse kann eine Kostensenkung erreicht werden, es wird eine aktive Planung von Hard- und Software Upgrades, und das Verifizieren von Softwarelizenzen erleichtert.

Möglichkeiten zum Export der Asset Daten in Excel Arbeitsblätter, CSV, XMS und HTML werden geboten. Die Daten lassen sich filtern, sortieren und nach bestimmten Kriterien sortieren. Nach dem die Informationen analysiert sind, können Standart Reports und speziell angepasste Reports erstellt werden.

Das Programm läuft im LAN/WAN und unter allen Win32 Plattformen, Windows 95, 98, Me, NT, Windows 2000 und XP.

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