Auf dem Weg in die Informationsgesellschaft - Konsequenzen für ein mittelständisches Fertigungsunternehmen

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Schwerpunkt und Zielstellung der Arbeit

2. Inhaltsabgrenzung und Überblick

3. Informationsmanagement im Unternehmen
3.1. Begriffsbestimmung
3.2. Aufgaben des Informationsmanagement

4. Die Ausgangslage der Informationsverarbeitung im Fallbeispiel
4.1. Einleitende Bemerkung
4.2. Kurzbeschreibung und Stellung des Unternehmens am Markt
4.3. Struktur der Informationsverarbeitung
4.3.1. Historie und Aufbauorganisation
4.3.2. Informationsarchitektur (Hardware/Netzwerk)
4.3.3. Software

5. Schwachstellen und Defizite bei der Informationsverarbeitung

6. Lösungsansatz für Aufbau eines Informationsmanagements
6.1. Unternehmensführung
6.2. Aufbau- und Ablauforganisation
6.3. Personalfragen
6.4. Anpassung und Erneuerung der Informationsarchitektur
6.4.1. Hardware/ Betriebssysteme/Netzwerk
6.4.2. Software

7. Eine Kosten-Nutzen Betrachtung

8. Fazit und Zukunftsaussichten

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Organigramm-Istzustand

Abbildung 2: Struktur EDV-Verwaltung

Abbildung 3: Struktur EDV Produktion

Abbildung 4: Informationsarchitektur Gesamtunternehmen

Abbildung 5: Organigramm-Lösungsvorschlag

Abbildung 6: Struktur des IM-Lösungsvorschlag (vgl. Schumann 2000, 26 )

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Istzustand-Hardware

Tabelle 2: Istzustand-Software

Tabelle 3: Schnittstellen (vgl. Riemann 2000, 21)

1. Schwerpunkt und Zielstellung der Arbeit

Der Weg in die so genannte Informationsgesellschaft kann als unwiderruflich angesehen werden. Der Einzug der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) in alle Bereiche der Gesellschaft ist abgeschlossen. Weltweite Datennetze verbinden Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und private Haushalte.

Diese Entwicklung hat die Volks- und Betriebswirtschaften grundlegend verän-dert. Im gleichen Zeitraum wie sich die Informationstechnologien durchsetzten, hat sich ein Großteil der Märkte vom Verkäufer- zum Käufermarkt entwickelt. Zudem deutet sich zu Beginn des 21. Jahrhundert, mindestens europaweit, ein Konjunkturrückgang an. Das führt dazu, dass in vielen Branchen ein harter Verdrängungswettbewerb eingesetzt hat. Der Kunde kann aufgrund des politischen und wirtschaftlichen Zusammenwachsens Europas auf eine Vielzahl von gleichwertigen Anbietern zurückgreifen. Marktveränderungen, welche ihren Ursprung im Globalisierungstrend der Wirtschaft haben, sind unübersehbar.

Die Konsequenz dieser Entwicklung besteht für die Unternehmen darin, ihre Pro-dukte in bester Qualität, zu einem akzeptablen Preis in kürzester Zeit dem Kunden anzubieten. Lieferzeiten sind in den Unternehmen zum Reizthema geworden. Po-tentielle Kunden verlangen Onlineauskünfte über Liefertermine. Produkte werden nicht im Serienformat sondern kundenspezifisch geordert. Die Preise tendieren dabei nach unten. Wie kann der Widerspruch, erhöhter Aufwand bei sinkenden Marktpreisen, überwunden werden ohne den Ertrag zu verringern?

Die Anpassung aller Bereiche des Unternehmens auf die veränderten Marktbedingungen und schnelle, zielgerichtete Reaktionen im Rahmen des operativen und strategischen Managements auf der anderen Seite können der Schlüssel zur Lösung oben genannten Widerspruchs sein. Dabei soll das Informationsmanagement als effizientes Werkzeug und nicht dem Selbstzweck dienen.

In den Ausführungen werden die Möglichkeiten, Chancen aber auch Risiken be-trachtet, welche sich beim Übergang von der Industrie- zur Informationsgesell-schaft in einem mittelständischen Unternehmen ergeben können. Diese Entwick-lung geht einher mit dem Wechsel von der klassischen EDV zum Informations-management.

2. Inhaltsabgrenzung und Überblick

Diese Arbeit wendet sich zum einem als Zustandsbeschreibung im Sinne eines Erfahrungsaustausches an den Praktiker mit Tätigkeitsfeld in Betriebswirtschaft und Informationsverarbeitung.

Auf der anderen Seite wird versucht, eine für Führungskräfte des oberen Managements lesbare Situationsbeschreibung in Form eines konstruierten Unternehmensbeispiels zu geben.

Es wird nicht in das Mark der Informationstechnologie und -systeme eingedrungen und einzelne Hard- und Softwarestrukturen im Detail erläutert. Diese Ausführungen sollen mögliche Anhaltspunkte geben, wie Informationen im fertigungsorientierten mittelständischen Unternehmen effizient, kostengünstig und zukunftssicher genutzt werden können.

Zum großen Teil wird sich dem unternehmensinternen Informationsmanagement zugewandt. Externe Aspekte des IM werden nur angerissen. Dies soll nicht als Wertung der externen Informationsverarbeitung interpretiert werden, sondern die-se Arbeit eingrenzen. Im Gegenteil, die Ausrichtung des betrieblichen Informati-onsmanagements wird in Gegenwart und Zukunft hauptsächlich durch das Unter-nehmensumfeld determiniert.

Nach einer Darstellung der Zielstellung und dem hier beschriebenen Überblick wird einleitend der Begriff Informationsmanagement und seine Aufgaben im Unternehmen allgemein umrissen.

Eine Beschreibung des Beispielbetriebes soll dem Leser einen praxisrelevanten Zugang zum Themengebiet ermöglichen. Die Erläuterung des Ist-Zustandes der Informationsverarbeitung stellt den Schwerpunkt dieses Abschnitts dar.

Anschließend wird ein möglicher Veränderungsansatz für die Defizite im Informationsmanagement erarbeitet.

Der Kosten-Nutzen Betrachtung von Informationssystemen wird ein separater Abschnitt gewidmet, da er nach Meinung des Autors den Zugang zu einer wirt-schaftlichen Informationsverarbeitung darstellt. Erstens weil Investitionen im Be-reich des Informationsmanagement erhebliche Ausmaße annehmen und bei Fehl-entscheidungen die Folgen bis zur Insolvenz führen können. Zweitens fällt eine Quantifizierung also eine Kosten-Nutzen-Abwägung im Bereich des IM immer wieder schwer.

Am Ende der Ausführungen erfolgen ein Fazit und die kurze Darstellung von al-ternativen Ansätzen der neuesten Zeit auf dem Gebiet des Informationsmanage-ment.

3. Informationsmanagement im Unternehmen

3.1. Begriffsbestimmung

Der Begriff Informationsmanagement ist eine Verkürzung des in den USA ent-standenen Begriffs „Information Resource Management“. Es gibt mannigfaltige Interpretationen. Im Grundansatz werden Informationen als Produktionsfaktor betrachtet, welche geplant, beschafft und ihr Einsatz wirtschaftlich gesteuert wer-den muss. Als wesentliche Aufgaben des IM werden die strategische Gestaltung der technischen Komponente des Informationssystems, die Entwicklung von Anwendungssystemen und die ökonomische Nutzung des Informationssystems gesehen (vgl. Scheer 1997, 684).

Informationsmanagement soll in diesen Ausführungen im ganzheitlichen Sinn gesehen werden. Zusammengefasst also in der Interaktion aus betriebswirtschaft-licher Führungsaufgabe, in der Bereitstellung und Verarbeitung unternehmensre-levanter Daten zur Leistungserstellung und als fester Bestandteil der Unterneh-mensphilosophie.

Informationsmanagement wird auch als Institution betrachtet, einerseits in der Person des Informationsmanagers als Nachfolger des EDV-Leiters, andererseits in der Umsetzung von Informationsaufgaben in allen Funktionsbereichen und Hierarchieebenen der Unternehmung.

3.2. Aufgaben des Informationsmanagement

Entsprechend den anderen betrieblichen Funktionsbereichen kann das IM in

- strategisches
ƒ - administratives und
ƒ - operatives IM gegliedert werden.

Das strategische IM umfasst u.a. folgende Aufgaben:

− Planung und Steuerung des Gesamt-Informationssystems.
− Bestimmung des Erfolgspotentials im Informationswesen.
− Festlegen strategischer Ziele zur Gestaltung der Informations-Infrastruktur.
− Planung und Steuerung der Informations-Infrastruktur.

Administrative Aufgaben sind:

− Umsetzung der strategischen Vorgaben.
− Planung und Steuerung einzelner Komponenten des Informationssystems.
− Leitung des Personal-, Daten- und Projektmanagements.
− Überwachung von Anwender- und Sicherungssystemen.

Operative Aufgaben können sein:

− Nutzen und Optimierung der vorhandenen Infrastruktur.
− Führen des Produktions- und Problemmanagements (vgl. Riemann 2000, 7 f.).

4. Die Ausgangslage der Informationsverarbeitung im Fallbeispiel

4.1. Einleitende Bemerkung

Das Unternehmensbeispiel ist fiktiv, sollte aber nicht als frei erfunden angesehen werden. Der Autor lässt Erfahrungen aus der betrieblichen Praxis einfließen. Die-se Vorgehensweise ermöglicht Grundprobleme besser hervorzuheben und zuor-denbare Ähnlichkeiten real existierender Unternehmen aus Schutzgründen zu vermeiden.

Die Sicht wird aus dem Blickwinkel eines Fertigungsunternehmens erfolgen.

4.2. Kurzbeschreibung und Stellung des Unternehmens am Markt

Das Unternehmen wurde vor 20 Jahren als Kleinbetrieb gegründet. Anfänglich in der Rechtsform einer GBR, welche später in eine GmbH & Co. KG umgewandelt wurde.

Das Unternehmen fertigt und vertreibt Bauelemente. Hauptprodukte sind Fenster. Aus einem anfänglichen Handwerksbetrieb mit 10 Beschäftigten entwickelte sich ein Unternehmensverbund aus vier industriellen Fertigungsbetrieben und einem Serviceunternehmen. Alle Unternehmen haben ihren Sitz in Deutschland. Insge-samt sind ca. 600 Mitarbeiter angestellt. Der Betrieb hat sich in den letzten zehn Jahren im oberen Drittel des Marktes positioniert. Als Katalysator des rasanten Wachstums kann zu einem großen Teil die Wiedervereinigung Deutschlands und die damit verbundene Marktvergrößerung angesehen werden.

An der Spitze des Unternehmens stehen zwei geschäftsführende Gesellschafter für den technischen bzw. für den kaufmännischen Sektor. Die Kompetenzbereiche werden klar getrennt. Das Alter der Gesellschafter im Jahr 2003 liegt zwischen 55 und 60 Jahren. Als Führungsstil kann eine Mischung aus autoritären und patriar-chalischen angenommen werden. Modernen Informationstechnologien wird ab-lehnend gegenübergestanden. Datenverarbeitung wird vordergründig als Kosten-verursacher betrachtet.

Die Tagesproduktion von Bauelementen steigerte sich in den letzten 15 Jahren von anfänglich 30-50 auf ca. 3000 Stück im gesamten Unternehmen. Diese Zah-len verdeutlichen welcher Zuwachs an Datenverarbeitung zu verzeichnen ist.

4.3. Struktur der Informationsverarbeitung

4.3.1. Historie und Aufbauorganisation

Die Datenverarbeitung ist seit Beginn der Unternehmensexistenz zentralistisch strukturiert. Dies ist auch in der IBM AS 400 Rechner-Architektur mit ange-schlossenen Terminals historisch begründet. Alle Anwendungen wurden und wer-den von der EDV-Abteilung geplant und eingeführt. Diese Handlungsweise führte in den Fachabteilungen oft zur ablehnenden Haltung gegenüber neuen Systemen. Mit verstärkten Aufkommen von PC führte diese Ablehnung schnell zu „Wild-wuchs“ von Hard- und Software und den dazugehörigen Eigenentwicklungen in den Bereichen wie Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Versand und Ver-trieb. Als eine Folge dieser Vorgehensweise ist auch die Gründung einer eigen-ständigen EDV-Abteilung für den Produktionsbereich anzusehen. Diese ist aus dem Bereich Maschinenprogrammierung des Ursprungunternehmens entstanden. Sie ist für die EDV im Bereich der Fertigung zuständig. Dazu zählen u.a. die SPS, DNC/CNC-Maschinensteuerungen, Lagersteuerungssysteme, Fertigungsnetze. Diese Abteilung ist nicht im Service-Unternehmen eingegliedert. Sie ist dem Be-triebsleiter des größten Fertigungsunternehmens unterstellt.

Mit der Gründung einer Holding, dem so genannten Serviceunternehmen, wurde dort die zentrale EDV Abteilung Verwaltung installiert. Sie setzt sich personell aus 10 Mitarbeitern der EDV-Abteilung des ursprünglichen Stammunternehmens zusammen und wird als Hauptabteilung EDV bezeichnet. Abteilungsleiter ist ein gelernter Programmierer ohne betriebswirtschaftliche Ausbildung. Die Mitarbeiter der Abteilung setzen sich aus im Unternehmen ausgebildeten Facharbeitern verschiedenster Gewerke zusammen. Ausgebildete Fachinformatiker und Wirtschaftsinformatiker verließen das Unternehmen nach maximal zwei Jahren. In den einzelnen Fertigungsbetrieben arbeiten kleine EDV-Abteilungen mit zwei bis fünf Mitarbeitern. Diese setzen sich aus jungen, ebenfalls im Unternehmen ausgebilde-ten Industriekaufleuten mit Interesse für EDV zusammen. Diese sind fachlich der Hauptabteilung EDV, organisatorisch aber den jeweiligen Betriebsleitern der Fer-tigungsbetriebe unterstellt. Als weitgehend selbständige Unterabteilung kann die im Serviceunternehmen ansässige EDV-Abteilung Vertrieb bezeichnet werden.

Zwischen der EDV Haupt- und der EDV Produktionsabteilung bestehen keine festgelegten organisatorischen Verbindungen. Eine fachliche Zusammenarbeit findet aufgrund der existierenden Schnittstellen und der gewachsenen Personal-struktur statt.

Folgende Darstellungen sollen die Stellung der Informationsverarbeitung und deren Struktur verdeutlichen. Abbildung 1 stellt die aktuelle Einordnung der EDV im Gesamtunternehmen dar. Die erste Hierarchieebene ist aus Gründen der Übersicht verkürzt dargestellt. In Abbildung 2 und 3 werden die einzelnen EDV-Bereiche weiter aufgegliedert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Organigramm-Istzustand

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Struktur EDV-Verwaltung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Struktur EDV Produktion

4.3.2. Informationsarchitektur (Hardware/Netzwerk)

Im Folgenden soll ein vereinfachter Überblick über die Struktur der Informationsverarbeitung gegeben werden.

Der Host-Rechner der Zentrale und die mittleren Systeme der Fertigungsbetriebe sind über eine ISDN Leitung miteinander verbunden. Dieser Verbund kann als Unternehmens-Intranet bezeichnet werden.

Die AS 400, Workstations und Server sind in den einzelnen Unternehmen jeweils über ein Token-Ring-Netzwerk miteinander verbunden. Als Übertragungsmedium werden Lichtwellenleiter genutzt. Die Workstations und Server greifen über die AS 400-Rechner auf die Software, welche ausschließlich auf der zentralen AS 400 installiert sind, zu. Die Netzwerke in den Fertigungsbetrieben bilden, jedes für sich, ein innerbetriebliches LAN. Die Datenverarbeitung basiert auf dem Host-Client-Server Prinzip. In Abbildung 4 wird dies vereinfacht dargestellt.

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