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Kommunikation und Präsentation im Projektmanagement

Hausarbeit 2011 23 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Exposé

2. Executive summary

3. Projekte
3.1 Definition
3.2 Projektphasen
3.3 Kommunikation innerhalb der Projektphasen

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Morphologische Methode am Beispiel von der Verpackung von Waschmittel

Abbildung 2: Vier Seiten einer Nachricht

Abbildung 3: Change-Management nach Kurt Lewin

1. Exposé

Wenn Unternehmen am heutigen Markt mit ständig schwankenden Bedingungen und Kundenwünschen bestehen wollen, müssen sie sich dynamisch und flexibel an Veränderungen anpassen.Es müssen z. B. Kundenaufträge effizient umgesetzt, interne Organisationsstrukturen verändert und Innovationen entwickelt werden.

Aufgrund fehlender Zeit, begrenzter Ressourcen und oft sehr komplexen Problemstellungen setzt man hierzu heutzutage das Projektmanagement ein.

Das Projektmanagement ist DIN-Norm-geregelt, was auf den ersten Blick den Anschein vermitteln kann, dass man dadurch alles schnell und einfach erledigen könnte. Leider ist eher das Gegenteil der Fall. Oftmals wird die Hälfte der für das Projekt zur Verfügung stehenden Zeit ausschließlich zur Planung des Projektes und seiner Abläufe benötigt. Erst dann geht die eigentliche Projektumsetzung wirklich los. Hieran ist erkennbar, dass eine ergebnisorientierte und genaue Kommunikation in allen Schritten des Projektes absolut wichtig ist und der Erfolg des Projektes davon abhängt.

Gerade in einem so informationsträchtigen Teilbereich der Berufswelt, wie dem Projektmanagement, muss ein gutes Informations- und Kommunikationsmanagement sichergestellt werden. Informationen den Beteiligten einfach mündlich mitzuteilen, würde in den meisten Fällen alle Zeitrahmen sprengen, würde aber weiterhin auch oftmals die Dringlichkeit und Verbindlichkeit der Aussagen ungesehen lassen. Man bedient sich daher der elektronischen Daten- und Informationsübermittlung.

Wie wichtig die richtige Kommunikation im Projektmanagement ist, vor welchen Aufgaben der Projektleiter steht und welche Kompetenzen und Eigenschaften er für die effektive und zielorientierte Kommunikation mitbringen muss, möchte ich in meiner Arbeit aufzeigen.

2. Executive summary

If companies want to participate in today's competitive market with constantly fluctuating conditions and customer needs, they must adapt dynamically and flexibly to changes. Customer orders have to be implemented efficiently, internal organisational structures to change and innovations to develop. Because of a lack of time, limited resources and complex problems project management is adopted.

Project management is regulated by DIN standards, what appears at the first impression that it is possible to complete everything quickly and easily. Unfortunately, it is quite the opposite. Often, the half of the available time is used just fordesign and planning the project and its processes. According this, the actual project implementation begins. This fact shows, how important exact communicating inall project steps is and how its success is depending on it.

Just in project management, aprofessional world, which is so full of information, a good information and communication management needs to be ensured. To communicate everything verbally would probably overlay the time frame and also left the importance and the binding character unseen. Therefore we make use of electronic data and information transfer.

With this term paper I want to show the urgency of correct communicating in theproject management. I also want to highlight the business of the project leader and which expertise and attributes he has to feature to lead a team constructively.

3. Projekte

Um beurteilen zu können, wie eine effektive Kommunikation innerhalb eines Projektes funktionieren kann, stellt sich zunächst die Frage nach Aufgabenstellung, Struktur und Zielstellung eines Projektes. Was ist ein Projekt? Welche Projektphasen gibt es? Warum werden Projekte initiiert? Dies sind Fragen, die vorab zu klären sind.

Aus der heutigen Arbeitswelt sind Projekte kaum noch weg zu denken. Die meisten Unternehmen setzen zur Umsetzung komplexer Aufgaben zumeist auf aus den bestehenden Organisationsstrukturen ausgegliederte Arbeitsgruppen, sogenannte Projektgruppen. Hierbei werden Mitarbeiter, die von dem Ergebnis entweder direkt betroffen oder fachlich dazu geeignet sind, aus ihrer normalen Linienstelle heraus abgezogen, um mit anderen Mitarbeitern in einem speziell für jedes einzelne zu behandelnde Problem gebildeten Projektteam zeitlich befristet zu arbeiten. Es werden die Projektmitglieder und der Projektleiter bestimmt, welche gemeinsam an der Lösung des jeweiligen Problems arbeiten. Das Projektteam wird regelmäßig von der Geschäftsführung eines Unternehmens beauftragt. Die Geschäftsführung ist also Kunde des Projektes. Sie will einen Nutzen aus der Projektarbeit ziehen.

3.1 Definition

Viele Unternehmen und Führungskräfte nutzen das Wort „Projekt“ gerne, jedoch häufig falsch. Durch den inflationären Gebrauch wird es zum Modewort und man hat den Eindruck, die gesamte Arbeitswelt bestünde ausschließlich aus Projekten.[1]

Was ist aber ist ein „echtes“ Projekt?

Der Begriff „Projekt“ wird in der DIN 69901 wie folgt definiert:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.

- Zielvorgabe
- Zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und
- Projektspezifische Organisation.“

Projekte sind also Aktivitäten, die nur einmal in einem Unternehmen vorkommen, also nicht zu Routineaufgaben gezählt werden können. Ein Projekt ist weiterhin nur dann notwendig, wenn die Lösung des vorhandenen Problems nicht durch die bestehende Linienorganisation erarbeitet werden kann. Sollten die Mitarbeiter der Linienstellen in der Lage sein, das Problem innerhalb ihrer bestehenden Organisationsstruktur zu lösen, besteht also für ein Projekt keine Notwendigkeit. Auch wenn das Unternehmen dann ein „Projekt“ ins Leben ruft, liegt hier jedoch mit Nichten ein „echtes“ Projekt gemäß der DIN-Norm vor.

Es gibt weitere Kriterien, die ein „echtes“ Projekt erfüllen muss:

Ein Projekt muss eine konkrete, sich an Kundenwünschen orientierende Zielsetzung haben, die eine Herausforderung darstellt. Es muss mit einer bestimmten Methodik in einem bestimmten Zeitraum umgesetzt werden, es ist in Teilschritte unterteilt, bei denen es verantwortliche Beteiligte für jede Teilaufgabe gibt und die Kosten sowie die benötigte Zeit müssen abschätzbar sein.[2]

Sollten einzelne oder gar mehrere der oben genannten Kriterien nicht erfüllt werden, liegt auch kein Projekt vor.

3.2 Projektphasen

Die Durchführung eines Projektes gliedert sich üblicherweise in folgende Phasen:

Die Projektvorbereitung:

Es beginnt mit einem Problem, vor welches ein Unternehmen gestellt wird. Es wird entschieden, ob es sich bei dem bestehenden Problem um ein eher kleines und unbedeutendes oder um ein sehr wohl bedeutsames Problem handelt. Liegt ein eher unwichtiges Problem vor, wird man es eventuell durch Improvisation lösen können. Auch ein Lösungsverzicht oder gar die Ignorierung des Problems sind denkbar. Bei bedeutenden Problemen wird es häufig zu der Entscheidung kommen, dass ein Projekt durchzuführen ist.

Hat man sich zur Projektinitiierung entschlossen, folgt die Ermittlung des Problems. Ein Problem ist die Abweichung des IST-Zustandes vom SOLL-Zustand.

Die Erkennung dieser Probleme kann zufälligoder systematisch passieren. Auch das betriebliche Vorschlagswesen kann für die Problemerkennung genutzt werden.

Zur Problemermittlung stehen das Benchmarking, die Schwachstellenanalyse sowie die Checklistentechnik zur Verfügung.

Auf die Problemermittlung folgt die Problemanalyse.

Diese beginnt mit der Definition des Problems, welches eindeutig und zutreffend zu formulieren ist. Dann muss das Problem abgegrenzt und seine Wirkungen quantitativ ermittelt werden. Auch die Problemursachen, die bei genauer Untersuchung oft schon zu Problemlösungen führen, sind zu ermitteln.

Im nächsten Schritt werden die Lösungsalternativen überdacht. Dies kann durch die Auswertung verfügbarer Quellen geschehen, aber auch durch problembezogene Aktivitäten, bei denen Mitarbeiter und externe Experten Alternativen erarbeiten.

Der vorletzte Schritt der Projektvorbereitung ist nun die Einschätzung des Erfolges. Sind bestimmte Gesichtspunkte nicht vorher überdacht worden, sollte auch keine Projektentscheidung getroffen werden. Zuerst schätzt man die Machbarkeit des Projektes ab. Hier wird u. a. über die technische und wirtschaftliche Realisierbarkeit nachgedacht. Auch das Risiko ist zu analysieren. Es werden die Risikoquellen ermittelt und gewichtet, um nachher eine Einschätzung über das Risiko geben zu können.

Zum Abschluss der Projektvorbereitung wird eine Entscheidung über die Projektierung getroffen. Wird die Projektdurchführung bejaht, ist nun noch zu entscheiden, mit welcher/welchen Alternative/n man das Problem angeht.[3]

Das Projektdesign:

Im Projektdesign werden strukturelle Merkmale des Projektes festgelegt.

Anfangs wird der Inhalt des Projektes bestimmt.Dies können insbesondere Bauprojekte, Produktentwicklungen oder auch Unternehmensgründungen sein.

Anschließend folgt die heikle Aufgabe der Einordnung des Projektes und dessen Mitglieder in die Organisationsstruktur des Unternehmens. Dies kann durch reine Projektorganisation, durch Stabs-, durch Matrix- oder durch Linien-Projektorganisation erfolgen.

Es wird außerdem die Stelle des Projektmanagers besetzt. Dieser kann der Gruppensprecher, -koordinator, -leiter, aber auch Projektleiter sein.

Nun erfolgt die Auswahl der Mitglieder der Projektgruppe. Die Gestaltung der Gruppe hängt u.a. von der Projektart und seiner Struktur ab. Weiterhin ist die erforderliche Mitarbeiteranzahl zu bestimmen, die vom Kapazitätsbedarf, des Endtermins, der Aufgabenstellung, der Leistungseffizienz, des Fachabteilungsbezuges und der Erforderlichkeit von Spezialisten abhängig ist. Auch die Art der Mitarbeiter ist zu beachten. Sie richtet sich nach Qualifikation, Erfahrung, Herkunft und Tätigkeitsdauer.

Jetzt muss der Standort des Projektes bestimmt werden. Es gibt die zentrale Projektarbeit, bei der der Projektleiter und seine Mitarbeiter ein eigenes Büro nutzen, quasizentrale Projektarbeit, bei der alle Mitarbeiter am gleichen Ort, aber räumlich getrennt voneinander arbeiten, die dezentrale Projektarbeit, bei der Projektleiter und -mitarbeiter räumlich getrennte Arbeitsplätze nutzen und die virtuelle Projektarbeit, bei der mehrere Unternehmen in die Projektarbeit einbezogen werden.

Zum Abschluss der Phase des Projektdesigns erfolgt der Lösungsprozess. Dies „ist der zielgerichtete Ablauf zur Erarbeitung der Projektergebnisse.“[4]

Das Projektdesign ist die Voraussetzung für die anschließend folgende Projektplanung.[5]

Die Projektplanung:

Mit der Projektplanung soll die Durchführung des Projektes und seine Prozesse vorausschauend festgelegt werden.

[...]


[1](Vgl.Stöger, 2011, S. 3)

[2](Vgl.Stöger, 2007, S. 4-5)

[3](Vgl.Olfert, 2007, S. 29-43)

[4](Olfert, 2007, S. 76)

[5](Vgl.ebenda, S. 45-83)

Details

Seiten
23
Jahr
2011
ISBN (eBook)
9783656003298
ISBN (Buch)
9783656003496
Dateigröße
697 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v178069
Institution / Hochschule
Hochschule Niederrhein in Mönchengladbach
Note
1,7
Schlagworte
Projektmanagement Kommunikation Präsentation

Autor

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Titel: Kommunikation und Präsentation im Projektmanagement