Methoden zur Strukturierung von Artikelstammdatensätzen

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1 Einleitung
1.1 Artikelstammdaten unter Aspekten der Kommunikation
1.2 Hintergrund und Ziele
1.3 Aufbau der Master Thesis

2 Teil A: Theorieteil
2.1 Vorgaben in Normen und Richtlinien
2.1.1 DIN EN ISO 9241
2.1.1.1 DIN EN ISO 9241-110
2.1.1.2 DIN EN ISO 9241-12
2.1.2 VDI 4500 Blatt 3
2.1.3 BMEcat
2.1.4 ETIM
2.1.5 Heinze Baudatenbank
2.2 Verarbeitungsprinzipien für unterschiedliche Textsorten
2.2.1 Aktueller Forschungsstand
2.2.2 Rezeption von gedruckten Dokumenten - Beispiel: Artikelkurztext
2.2.3 Rezeption von Artikelstammdatensätzen bei digitalen Dokumenten
2.2.4 Der Beitrag vonTextverständlichkeitsforschung und Terminologielehre zur Strukturierung von Artikelkurztext und Artikellangtext
2.2.4.1 Der Beitrag der Textverständlichkeitsforschung - Artikellangtext
2.2.4.2 Der Beitrag der Textverständlichkeitsforschung - Artikelkurztext
2.2.4.3 Der Beitrag der Terminologielehre
2.2.5 Fazit aus Teil A
2.2.6 Anleitung zur inhaltlichen Strukturierung von Artikelkurztext und Artikellangtext
2.2.6.1 Allgemein
2.2.6.2 Artikellangtext, Anleitung zur inhaltlichen Strukturierung
2.2.6.3 Artikelkurztext, Anleitung zur inhaltlichen Strukturierung

3 Teil B: Empirischer Teil
3.1 Formulierung von Forschungsfrage und Hypothesen
3.1.1 Forschungsfrage
3.1.2 Hypothesen
3.2 Auswahl der Methode
3.2.1 Potentielle Methoden
3.2.2 Gewählte Methode
3.3 Untersuchungsdesign
3.3.1 Auswahl der Interviewpartner
3.3.2 Durchführung
3.4 Vorbereitung
Harald Schenda - Donau-Universität Krems Inhaltsverzeichnis 3.4.1 Typisierung
3.4.1.1 Typisierung Artikelkurztext
3.4.1.2 Bewertung
3.4.1.3 Typisierung Artikellangtext
3.4.1.4 Bewertung
3.5 Auswertung der Fragebögen
3.5.1 Auswertungsverfahren der Experteninterviews
3.5.1.1 Kodierung der Fragen
3.5.1.2 Auswertung Themenbereich 1
3.5.1.3 Auswertung Themenbereich 2
3.5.1.4 Auswertung Themenbereich 3
3.5.2 Auswertungsverfahren der Fragebögen
3.5.2.1 Kodierung des Fragebogen Artikelkurztext
3.5.2.2 Kodierung des Fragebogen Artikellangtext
3.5.2.3 Auswertung der Fragebögen
3.6 Zusammenfassung der Ergebnisse
3.6.1 Interpretation der Ergebnisse der Experteninterviews
3.6.1.1 Interpretation Themenbereich 1
3.6.1.2 Interpretation Themenbereich 2
3.6.1.3 Interpretation Themenbereich 3
3.6.2 Prüfung der Hypothesen und Beantwortung der Forschungsfrage
3.6.2.1 Prüfung der Hypothesen
3.6.2.2 Beantwortung der Forschungsfrage
3.6.3 Fazit aus Teil B

4 Schlussteil
4.1 Übertragbarkeit der Ergebnisse
4.2 Weiterer Forschungsbedarf
4.2.1 „Workaround“
4.2.2 Erkennung eines Artikelstammdatensatzes
4.2.3 Soziale Interaktion
4.3 Empirische Forschung - Reflexion der Vorgehensweise
4.4 Empfehlungen

5 Literaturverzeichnis

6 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abstract

Es ist Ziel der Master Thesis, die Anwendbarkeit ausgewählter Methoden der Technischen Kommuni- kation auf die inhaltliche Strukturierung von Textfeldern eines Artikelstammdatensatzes zu überprü- fen. Dabei werden Experten befragt. Ein Vergleich von Textfeldern, welche unter Berücksichtigung von Terminologielehre und Textverständlichkeitsforschung erstellt wurden und Textfeldern, die ohne Be- rücksichtigung von Terminologielehre und Textverständlichkeitsforschung erstellt wurden, soll diese Frage klären.

This work wants to verify selected Technical Communication Methods to design database long and short description text fields. To answer this question we will compare text fields designed with terminology-sciences and text intelligibility-science with textfields without those methods.

From all existing fields, located in an article data base, long and short description fields have been chosen. This work will resume and typecast existing variants. Experts shall judge case studies before and after improvements based on this work and its research results.

Vorwort

Die Anfertigung der Master Thesis gab mir Gelegenheit, mich intensiv in ein Fachthema einzuarbeiten, welches im Laufe meines bisherigen Berufslebens mit seinen verschiedenen Stationen ein immer wiederkehrendes Motiv gewesen ist. Mit den Lösungsmöglichkeiten für die verschiedenen Probleme - z. B. inkonsistente Schreibweisen - die es im Umfeld die Stammdatenaufbereitung gibt, war ich im Alltag nicht immer zufrieden.

Die Auswirkungen spüren alle Anwender, die in nachkommenden Arbeitspro- zessen auf die Qualität der Stammdaten angewiesen sind. Deshalb macht es mich glücklich, mit meiner Arbeit für einen Teil der Probleme einen Lösungsvorschlag anzubieten.

Während meiner beruflichen Praxis habe ich an verschiedenen Stationen Erfahrungen mit der täglichen Verwendung von Artikelstammdaten gemacht:

- als Projektleiter für die Einführung des SAP-Moduls MM zur Artikelstammdatenpflege in einem Handelsunternehmen;
- als Projektleiter für das Change Management und SAP-2nd Level Support in der Luft- und Raumfahrtbranche;
- als Produktmanager in der Industrie bei der Anlage von Artikelstammdaten;
- als Anwender, der im Tagesgeschäft auf der Grundlage von Artikel-Stammda- tensätzen Aufträge schreiben, Auswertungen vornehmen, Inventuren durchführen und Ware disponieren musste.

Bei allen, die mich bei der Anfertigung der Master Thesis unterstützt haben, möchte ich mich herzlich bedanken. Mein besonderer Dank gilt der Heinze Bau- Datenbank, Celle und dem Handelsunternehmen Wollschläger in Bochum für die großzügige Unterstützung mit Daten. Auch meiner Lebensgefährtin, meiner Familie und meinen Freunden möchte ich für die nachsichtige und liebevolle Un- terstützung danken; sie haben oft auf mich verzichten müssen. Ein herzliches Dankeschön auch an Professor Ulrich Thiele, der mich bei der Erstellung dieser Arbeit betreut hat und mir ein geduldiger und wertvoller Ratgeber war.

In meiner Master Thesis verwende ich die grammatikalischen Geschlechter nach den Regeln der deutschen Sprache, um einen guten Lesefluss der Texte zu gewährleisten. Aus Gründen der Vereinfachung verwende ich Bezeichnungen für Personengruppen, welche sich im allgemeinen Sprachgebrauch eingebürgert haben. Wenn im Text nicht ausdrücklich anders bezeichnet, sind sowohl weibliche als auch männliche Personen eingeschlossen.

1 Einleitung

1.1 Artikelstammdaten unter Aspekten der Kommunikation

Die Industrie stellt Ware her. Diese Ware - im kaufmännischen Sprachgebrauch Artikel - muss vom Produzenten zum Konsumenten. Die Erfassung der Artikel, die mengen- und wertmäßige Buchung, erfolgt heutzutage elektronisch per EDV in sogenannten ERP-Systemen, welche alle unternehmensweiten Ressourcen steuern und die Warenwirtschaft mit einschließen.

Für jeden hergestellten Artikel erzeugt die Industrie einen Artikelstammdaten- satz. Der Artikelstammdatensatz stellt für Produkte der industriellen Serienfer- tigung eine Kurzbeschreibung seiner Eigenschaften dar. Diese Kurzbeschreibung wird benötigt, um Artikel in Katalogen und ERP-Systemen eindeutig zu identifi- zieren, z. B. zum Zwecke der Bestellung. Beispiele für Datenfelder in Artikel- stammdatensätzen sind Artikelnummer, Artikelkurztext, Artikellangtext, tech- nische Daten. Diese Daten repräsentieren Eigenschaften des realen Gegenstan- des, auf den sie sich beziehen.¹

Artikelkurztext und Artikellangtext sind wichtig für die eindeutige Identifikation des Artikels. Der Artikelkurztext wird entweder in Klartext oder in kodierter Form dargeboten und spezifiziert den Artikel auf engem Raum, da in den Einga- befeldern der ERP-Systeme nur eine begrenzte Anzahl von Zeichen zur Verfü- gung steht. Daher ist bei der Erstellung der Artikelkurztexte auf Ökonomie bei guter Verständlichkeit zu achten. In der Praxis wird dieser Kompromiss oft nicht erreicht, so dass Artikelkurztexte unverständlich sind. Artikellangtexte geben ergänzende Informationen zum Artikel und werden in der Praxis entweder als Langtexte zu den einzelnen Artikeln gepflegt oder in separaten Datenbanken verwaltet. Artikellangtexte müssen gut verständlich sein und den Anwender schnell informieren.

Riemann definiert allgemein zum Austausch von Informationen zwischen Mensch und Computer: „(…) die Ergebnisse des maschinellen Arbeitsprozesses müssen in einer vom Menschen auswertbaren Form zur Verfügung stehen“.² Verfügt der Anwender nicht über den passenden Kode, kann er die realweltli- chen Phänomene, die z. B. in einem Artikelkurztext verschlüsselt sind, nicht prä- zise erkennen.³

Ist der Anwender nicht mit den Konventionen vertraut, nach denen Artikelkurz- text und Artikellangtext erzeugt wurden, führt dies ganz sicher zu Schwierigkei- ten bei der präzisen Entschlüsselung der Information. Das empfangene „Signal“ ist nicht mehr präzise mit dem gesendeten „Signal“ identisch. Wesentliche Merkmale können verloren gehen und bleiben dem Anwender verborgen.

Hufschmid schreibt dazu: „Durch den Empfang der Nachricht wird die Ungewissheit im Allgemeinen reduziert, jedoch nicht zwingend auf null“.⁴ Im Arbeitsalltag heißt der Verlust von Information im Kommunikationsprozess zwischen Computer und Mensch, dass ein zusätzlicher Aufwand betrieben werden muss, um der fehlenden Informationen habhaft zu werden und so den präzisen Bezug zum Realweltphänomen herstellen zu können.

Es ist eine der Aufgaben dieser Arbeit zu analysieren, welche methodischen Mit- tel die Technische Kommunikation bereitstellen kann, um den Kommunikati- onsprozess zwischen Computer und Mensch so zu optimieren, dass die Infor- mationsaufnahme erleichtert wird. Dabei beschränke ich mich auf den Artikel- kurztext und den Artikellangtext. Alle Bereiche des Wirtschaftslebens sind von den eventuellen Folgen fehlerhafter oder schlecht und inkonsistent strukturier- ter Stammdaten betroffen. In einer 2008 veröffentlichten Studie der westfäli- schen Wilhelms-Universität Münster, Fachbereich Wirtschaftsinformatik, zum Thema IT-Status in Verbundgruppen, geben nur 15,8 % aller befragten Unter- nehmen an, die gelieferte Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten aus den Anschlusshäusern sei gut.⁵

Datenfehler werden in semantische und syntaktische Datenfehler unterschie- den. Wenn in dieser Arbeit von „Stammdatenqualität" gesprochen wird, ist da- mit vor allem „semantische Stammdatenqualität“ gemeint.⁶ Mit „semantischer Stammdatenqualität“ ist das Maßan Übereinstimmung zwischen den Daten, die in einer Datenbank abgelegt sind und die Korrelation mit externen Realweltphä- nomenen definiert.⁷ Vereinfacht gesagt sprechen wir darüber, wie einfach z. B. der Artikelkurztext mit dem realen Gegenstand, z. B. einem Firstanschlussziegel in Verbindung zu bringen ist.

Wenn wir über die in Artikelkurztext und Artikellangtext verwendeten Schriftzeichen, Ziffern, Bilder und Symbole sprechen, fragen wir auch danach „wie“ sie verwendet werden und in welcher Beziehung sie zu einander stehen. Wir befinden uns dann auf der syntaktischen Ebene.⁸

Zum Themenbereich „Datenfehler“ haben Rahm und Do eine Klassifizierung er- arbeitet und legen ein System zur Einordnung von Datenfehlern vor (Abb.1). Wenn wir von semantischer Stammdatenqualität reden, bewegen wir uns in der Klassifikation von Rahm und Do auf der Schemaebene. Der Begriff Eindeutigkeit entspricht dabei in hohem Maße der oben vorgenommenen Definition von se- mantischer Stammdatenqualität.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Ausschnitt „Klassifikation von Datenfehlern”⁹

Im Gegensatz dazu sind Phänomene der Instanzebene Fehler wie Schreib- und Eingabefehler, die den syntaktischen Datenfehlern zuzurechnen sind. Nach Price und Shanks können syntaktische Datenfehler durch Integritätsprüfung, semanti- sche Datenqualität jedoch nur durch empirische Methoden, wie Interviews, überprüft werden. Die Bewertung der Datenqualität hängt stark von der Wahr- nehmung des Nutzers ab.¹⁰

1.2 Hintergrund und Ziele

Der Druck, für alle Artikel ein hohes Qualitätsniveau bereitzustellen, ist im Handel am größten, da hier „on the fly“ Artikel definiert und im Warenwirtschaftssystem gefunden werden müssen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Prototypischer Ablauf eines Kundenauftrags

Wie in Abb. 2 dargestellt, verursacht die Unmittelbarkeit der Interaktionen zwi- schen Kunde und Verkäufer den Zwang, ohne Aufschub die vom Käufer ge- wünschten Artikel korrekt zu verstehen und im ERP-System auch sofort zu finden. Die kleinste Unschärfe bei diesem komplexen Kommunikationsvorgang bringt die Interaktion zwangläufig zum Scheitern, wenn auch in der Praxis nur in der Form, dass dem Kunden im Lager der falsche Artikel ausgegeben wird. Der Kunde hat an den Verkäufer eine Erwartung bezüglich seiner Fachkompetenz. Kann ein Artikel nicht schnell gefunden werden oder wird der falsche Artikel ausgegeben, kann dem Verkäufer dies als mangelnde Kommunikationskompe- tenz ausgelegt werden. Fischer und Wiswede sprechen hier von „Abweichungen von der Angemessenheit“.¹¹

Die Folgen sind:

- Verärgerung des Kunden;
- Zeitaufwand durch Stornierung und erneute Suche des Artikels.

Dem Artikelkurztext kommt hierbei dann eine besondere Bedeutung beim Auffinden des gesuchten Artikels zu, wenn die Artikelnummer nicht bekannt ist und über Eigenschaften des Produktes gesucht werden muss.

Ist der Artikeltext stark verschlüsselt und kryptisch wie z. B. „WDF 845_K W WD AL 08/11 _ SR HAN“, muss der Verkäufer über den Kode zur Entschlüsselung des Datensatzes verfügen oder weitere Texte - wenn im System hinterlegt - zu Rate ziehen. Als Folge verlängert sich der Suchvorgang.

Die Master Thesis hat folgende Ziele:

- darzustellen, welche Bedeutung Artikelkurztext und Artikellangtext bei der zweifelsfreien Identifikation von Artikeln spielen;
- zu reflektieren, welche normativen Vorschriften die Erstellung von Artikelkurztext und Artikellangtext regeln;
- darzustellen, was an der Schnittstelle Mensch-Computer im Hinblick auf Artikelkurztext und Artikellangtext genau passiert;
- zu überprüfen, ob mit den Methoden der Technischen Kommunikation Artikelkurztext und Artikellangtext hinsichtlich einer optimalen Erkennung durch den Menschen strukturell verbessert werden können.

In Industrie-Unternehmen, in welchen die Artikelstammdaten erzeugt werden, gibt es Zielgruppen, wie z. B.:

- Verkaufsmitarbeiter;
- Einkäufer;
- Mitarbeiter der Lagerwirtschaft;
- Buchhalter;
- Controller;
- Produktmanager.

Auch in den Unternehmen, die mit der Verteilung und dem Handel der Industrieprodukte beschäftigt sind, gibt es Zielgruppen, wie z. B.:

- IT-Mitarbeiter;
- Verkäufer;
- Controller;
- Einkäufer;
- Lageristen.

Durch Weiterverkauf generiert der Handel die letzten Zielgruppenkategorien:

- private Endkunden;
- Handwerk.
- Hintergrund und Ziele

Die Artikelstammdaten wandern dabei unverändert von Industrie zum Handel und dann zum privaten Endkunden. Die unterschiedlichen Zielgruppen haben aber vielleicht ganz unterschiedliche Anforderungen an die Struktur von Artikelkurztext und Artikellangtext.

Es ist eine der Aufgabe der Master Thesis herauszuarbeiten, worin die unterschiedlichen Anforderungen bestehen und ob es einen Weg gibt, eine einheitliche Struktur bereitzustellen, die es allen Zielgruppen erlaubt, anhand von Artikelkurztext und Artikellangtext präzise und schnell das realweltliche Phänomen auf das sie sich beziehen, zu erkennen.

In der Master Thesis geht es dabei ausschließlich um Artikelkurztext und Artikellangtext im Hinblick auf ihre Darstellung in ERP-Systemen und allen daraus resultierenden Dokumenten wie:

- Angebot;
- Auftrag;
- Lieferschein;
- Rechnung;
- Kataloge.

Die innere Struktur der Artikelnummer, die Attributierung einzelner Artikel und Zuordnung zu existierenden Warengruppen im Hinblick auf die Verwen- dung in elektronischen Bestellsystemen ist nicht Gegenstand dieser Master The- sis.

1.3 Aufbau der Master Thesis

Die Master Thesis gliedert sich in den Theorieteil „A“ und den Empirieteil „B“. In Teil A erfolgt eine präzise Problemdefinition mit einem Resümee des aktuellen Standes und der wissenschaftlichen Forschung.

In Teil B werden die Forschungsfrage präzisiert und Fallbeispiele für Artikellang- texte und Artikelkurztexte Experten aus folgenden Unternehmensbereichen vorgelegt:

- Verkauf;
- Einkauf;
- Lagerwirtschaft;
- Buchhaltung;
- Handwerk.

Die Untersuchung wird in Form von Experteninterviews durchgeführt. Anhand der Ergebnisse der Experteninterviews werden die Hypothesen überprüft. In der Synthese werden die Schlussfolgerungen aus Teil A und Teil B gezogen und die Forschungsfrage beantwortet.

Am Ende der Master Thesis werden im Schlussteil die Ergebnisse interpretiert und in einen größeren Zusammenhang gebracht. Ein kurzer Bericht über inter- essante Beobachtungen und Ergebnisse, die jedoch nicht das Thema der Studie betreffen und Vorschläge für weitere Studien im untersuchten Fachgebiet run- den das Kapitel ab.

2 Teil A: Theorieteil

In Teil A wird das Thema „Methoden zur Strukturierung von Artikelkurztext und Artikellangtext“ basierend auf den Beschreibungen in der Einleitung weiter ausgearbeitet. Bezogen auf das Forschungsthema werden folgende Wissensgebiete zu Rate gezogen:

- Vorgaben in Normen und Richtlinien von Interessensgemeinschaften zum Thema „Strukturierung von Datenfeldern von Artikelstammdaten“.
- Grundlagen des Kommunikationsverhaltens beim Umgang mit Datenfeldern von Artikelstammdaten.
- Stand der Textverständlichkeitsforschung und Terminologielehre in Bezug auf die Strukturierung von Artikelkurztext und Artikellangtext.
- Zusammenfassung der Kapitel, Präzisierung der Forschungsfrage und Bildung der Hypothesen.

2.1 Vorgaben in Normen und Richtlinien

Bei der Recherche von Normen und Richtlinien, in denen etwas über die opti- male Struktur von Artikelkurztext und Artikellangtext gesagt wird oder in de- nen man Rückschlüsse aus allgemeinen Strukturierungsvorgaben ziehen kann, bin ich mehrstufig vorgegangen. Zunächst wurden die Seiten des Beuth-Verlages nach Normen und Richtlinien zum Thema durchsucht. Danach wurde Fachlite- ratur der Themenbereiche Wirtschaftsinformatik, Mensch-Computer-Interakti- on und Informatik nach Verweisen auf zutreffende Normen ausgewertet. Die dabei erhaltenen Hinweise auf Normen wurden der Reihe nach gesichtet und bewertet, ob sie für das Thema zutreffend sind und ob in den Normen konkrete Angaben zur Strukturierung von Artikelkurztext und Artikellangtext enthalten sind.

Neben Vorgaben in Normen waren Richtlinien von privatwirtschaftlichen Orga- nisationen, wie das BMEcat-Format des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V., ebenfalls auf Vorgaben zur Strukturierung von Arti- kelkurztext und Artikellangtext auszuwerten. Die analysierten Normen und Richtlinien werden, sofern sie für das Thema relevant sind, kurz dargestellt und hinsichtlich der explizit für das Thema der Master Thesis relevanten Inhalte ana- lysiert.

2.1.1 DIN EN ISO 9241

Die Norm DIN 9241 ist die Leitnorm für die Gestaltung von Mensch-Compu- ter-Schnittstellen und wurde aus der mittlerweile nicht mehr gültigen deutschen Norm DIN 66234 entwickelt.

Hinweise zur Strukturierung von Artikelkurztext und Artikellangtext finden sich in Teil 110: Grundsätze der Dialoggestaltung und Teil 12: Informationsdarstel- lung.

2.1.1.1 DIN EN ISO 9241-110

Ein gut gestalteter Dialog soll nach DIN ISO 9241-110, Abschnitt 4, Grundsätze der Dialoggestaltung, folgende Eigenschaften haben:

- Aufgabenangemessenheit;
- Selbstbeschreibungsfähigkeit;
- Erwartungskonformität;
- Fehlertoleranz;
- Individualisierbarkeit;
- Lernförderlichkeit.

In diesen Teil der Norm wird allgemein etwas zur Gestaltung eines Dialoges an einer Mensch-Computer Schnittstelle gesagt. Wenn wir uns die in der Einleitung unter 2.1 definierten Zielgruppen vor Augen führen, ist die Gestaltung der Mensch-Computer-Schnittstelle für alle von Bedeutung, die ihre Arbeit mit Ar- tikelstammdatensätzen mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems durchführen.

Ob bei der Erstanlage eines Artikelstammdatensatzes, der Anlage eines Ange- botes oder Auftrages oder der Erzeugung einer Rechnung: in allen Fällen muss der Anwender den gewünschten Artikel eindeutig angeben. Weißer die Arti- kelnummer nicht auswendig, muss er auf die in allen Systemen angebotene Such- hilfe zurückgreifen.

Präzisere Angaben zur Strukturierung von Informationsinhalten macht DIN EN ISO 9241-12.

2.1.1.2 DIN EN ISO 9241-12

DIN 9241-12 definiert ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten hinsichtlich der Informationsdarstellung. Um Menschen die Wahrnehmung der dargebotenen Information am Bildschirm zu erleichtern, sol- len bei der Gestaltung von Informationen folgende Eigenschaften beachtet wer- den:

- Klarheit (der Informationsinhalt wird schnell und genau vermittelt);
- Unterscheidbarkeit (die angezeigte Information kann genau unterschieden werden);
- Kompaktheit (die Benutzer erhalten nur jene Information, die für das Erledigen der Aufgabe nötig ist);
- Konsistenz (gleiche Informationen werden stets auf die gleiche Art darge- stellt);
- Erkennbarkeit (die Aufmerksamkeit wird auf die benötigte Information ge- lenkt);
- Lesbarkeit (die Information ist leicht zu lesen);
- Verständlichkeit (die Bedeutung ist leicht verständlich, eindeutig, interpretierbar und verständlich);

Artikelkurztexte werden in Klartext und kodiert dargestellt. Dieser „mnemoni- sche Kode“¹² enthält Informationen, die den Benutzer zur Langform zurückfüh- ren sollen. Zum Gebrauch dieser Kodes sagt die DIN EN ISO 9241-12:

„Es sollen Kodes verwendet werden, die sich wahrnehmungsmäßig unterscheiden ( … ) in der Büroanwendung wird die Unterscheidbarkeit des Kodes durch die Ver ringerung redundanter Elemente erhöht.“ ¹³

Für den Fall, dass die neue Produktgruppe nach anderen Konventionen kodiert ist, muss die Information über diese Kodes leicht zugänglich sein.¹⁴ Die Norm empfiehlt außerdem, alphabetische Kodes zu bevorzugen.¹⁵

Diese Leitlinien sind dann relevant, wenn statt Klartext im Artikelkurztext oder Artikellangtext auf sprechende Schlüssel oder Abkürzungen zurückgegriffen wird. Der Anhang von DIN EN ISO 9241-12 enthält eine Prüfliste für die Anwendbarkeit und Einhaltung der gemachten Empfehlungen.

2.1.2 VDI 4500 Blatt 3

Eine Verwendungsmöglichkeit von Artikellangtexten und Artikelkurztexten bieten, neben der Einspeisung in ERP-Systeme, Ersatzteilkataloge.

Ersatzteilkataloge gehören zu den umfangreichsten Dokumenten der Technischen Dokumentation. Die Erstellung der Ersatzteilkataloge erfolgt weitgehend automatisch, z. B. per Datenbankabfrage aus dem ERP-System.¹⁶

Die VDI 4500 Blatt 3 befasst sich - neben den Schnittstellen zwischen Lieferan- ten und Kunden - auch mit der Definition der notwendigen Eingangsdaten von Ersatzteilen. Als Ersatzteile sind definiert: „Gruppen oder vollständige Erzeug- nisse die dazu bestimmt sind beschädigte, verschlissene oder verbrauchte Teile zu ersetzen.“¹⁷

Anstelle eines Artikelkurztextes definiert die VDI 4500 Blatt 3 eine „Kurzbeschreibung“ mit typischen Einsatzgebieten des Materials.¹⁸ Ein Artikellangtext fehlt in der Definition der Eingangsdaten.

Angaben zur inneren Struktur von Textfeldern oder Feldlängen werden nicht gemacht.

2.1.3 BMEcat

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME), Frank- furt am Main, ist eine privatwirtschaftliche Initiative in Zusammenarbeit mit der Uni Essen. Ziel ist die Entwicklung eines Standards zur elektronischen Daten- übertragung für Produktkataloge. Die Initiative wurde vor allem gestartet, um einen einheitlichen Standard im Hinblick auf elektronischen Handel im Internet zu schaffen.¹⁹ Der Standard ist auf XML Basis entwickelt worden und enthält eine DTD mit definierten Elementen, die vorkommen müssen. In dieser DTD findet sich eine Angabe zu Artikelkurztext und Artikellangtext.

Zu Artikelkurztext (Feldlänge 150 Zeichen)²⁰:

„Dieses Element enthä lt die Kurzbeschreibung/-bezeichnung des Produktes. Grund- sä tzlich soll diese Beschreibung kurz und innerhalb der ersten 40 Zeichen eindeutig und aussagekrä ftig sein, da in der weiteren Verwendung viele Anwendungssysteme

nur 40 Zeichen verarbeiten können (Beispiel: SAP-OCI, SAP R/3). Ausführliche Kurz- beschreibungen bieten Vorteile bei Suchanfragen von weitestgehendä hnlichen Pro- dukten. Bereits in der ersten Trefferliste sind diese dann differenzierbar. Auf

Abkürzungen von wesentlichen Produkteigenschaften sollte generell verzichtet werden (z. B. schw. statt schwarz). Abkürzungen von Organisationen oder Standards können selbstverstä ndlich verwendet werden (z.. B. DIN A4, VDE).“

Zu Artikellangtext (Feldlänge 64.000 Zeichen)²¹:

„Dieses Element enthä lt die Langbeschreibung des Produktes. Formatierung: Um HTML-Tags, wie z. B. <b> für Fettdruck, <i> für kursiv, <p> für Paragraphen, <br> für Zeilenumbrüche sowie <ul>/<li> für Listendarstellungübertragen zu können, müssen die Zeichen '>' und '<' durch ihre entsprechenden character references ko diert sein, damit ein XML-Parser die BMEcat-Datei akzeptiert (siehe auch Kapitel Zeichenkodierung in XML). Beispiel: '<' = &lt; bzw. '>' = &gt..“

Es stehen für den Artikelkurztext zwar grundsätzlich 150 Zeichen zur Verfü- gung, es können aber nur 40 Zeichen verwendet werden, da das geläufigste ERP- System, SAP R/3 nur 40 Zeichen für den Artikelkurztext darstellen kann. Außer- dem wird die Strukturierung des Artikelkurztextes in der Form limitiert, dass wesentliche Produkteigenschaften wie z. B. Farbe nicht abgekürzt werden dür- fen.

Sprechende Schlüssel dürfen nur verwendet werden, wenn diese als allgemein anerkannte Standards definiert sind.²²

Für den Artikellangtext gelten bei BMEcat keine besonderen Einschränkungen. Die Feldlänge ist mit 64.000 Zeichen großzügig bemessen, allerdings fehlen wei- tere Vorgaben, die eine gute Verständlichkeit des Textes gewährleisten.

2.1.4 ETIM

ETIM Deutschland e. V. (Elektro-Technisches-Informations-Modell) ist eine privatwirtschaftliche Kooperation, um den elektronischen Austausch von Produktdaten im Fachbereich Elektrotechnik zu standardisieren.

ETIM gibt einen „Leitfaden für Lieferanten zur Produktdatenbereitstellung nach BMEcat Version 2005“ heraus. Er basiert hinsichtlich seiner Konventionen auf BMEcat 2005, macht jedoch ergänzende Angaben zur Beschaffenheit von Artikelkurztext und Artikellangtext.²³

Zu Artikelkurztext (Feldlänge 150 Zeichen)²⁴:

„Die Kurzbeschreibung (DESCRIPTION_SHORT) dient dazu, den Artikel kurz und prä gnant zu beschreiben, um ihn innerhalb gro ßer Artikelmengen in seiner Art und Funktion zu erkennen. Sie dient nicht dazu, ihn technisch einzigartig zu charakteri- sieren oder ihn unter gleichartigen Produkten hervorzuheben. Unklare Abkürzungen oder Codes sind zu vermeiden. Der BMEcat 2005 lä sst hier 150 Zeichen zu (ge- genüber max. 80 Zeichen im BMEcat 1.2). Falls ein Datenlieferant mehr als 80 Zei- chen liefern möchte, ist zu beachten, dass der Text vom Datenempfä nger je nach Anforderung des jeweiligen Zielsystems möglicherweise nach 80 Zeichen automa- tisch abgeschnitten wird.“

Beispiele für gewünschte Kurzbeschreibungen²⁵:

Überspannungsableiter 1-polig 180 V AC

Abzweigdose S-Color grau

Durchgangsreihenklemme 2,5 mm ² blau

Zu Artikellangtext (Feldlänge 64.000 Zeichen):

„Die Langbeschreibung (DESCRIPTION_LONG) dient dazu, Eigenschaften von Arti keln zu prä sentieren, die mit den strukturierten Daten (DESCRIPTION_ SHORT, Ty pe, ETIM) nicht darstellbar sind. Hier findet sich auch die Möglichkeit herstellerspezifische Vorzüge eines Produkts zu vermitteln. Die Langbeschreibung darf keine Formatierung (fett, Zeilenumbruch, … ) enthalten. Erlaubt sind alle Zeichen des deutschen Zeichensatzes, ohne Semikolon, Anführungszeichen und Hochkomma. Dies gilt im Übrigen für alle Textfelder.“

Beispiel für gewünschte Langbeschreibungen:

„Automatik-Leuchte mit integriertem Bewegungsmelder und 200 ° Erfassungsbe- reich, 360 ° Unterkriechschutz für eine lückenlose Erfassung, witterungsbestä ndige, lackierte Oberflä che, Glas mit seidenmatter Optik, zusä tzlicher Schaltausgang für den Anschluss weiterer Leuchten, verdeckter Anschlusssockel mit gro ßem Verdrah- tungsraum, doppelte Leitungseinführung für eine einfache und schnelle Montage, Anpassung des Erfassungsbereiches durch drehbare Linse und elektronische Justie- rung.“

Die Ergänzungen zum Artikelkurztext korrelieren bezüglich der Abkürzungen mit BMEcat 2005, machen jedoch keine Einschränkungen bezüglich der Anzahl der verwendeten Zeichen. Zum Artikellangtext wird ein Beispiel mit einem werblichen Text dargestellt. Werbesprache wird zur Überzeugung des Konsu- menten eingesetzt.²⁶ Der Anwender, welcher den Artikellangtext im ERP-Sy- stem aufruft, muss jedoch vom Kauf nicht überzeugt werden, da er der Verkäufer ist.

2.1.5 Heinze Baudatenbank

Die Heinze Baudatenbank wurde auf Initiative des Gesprächskreises Baustoffin- dustrie/BDB e. V. gegründet, um zentral für die Baubranche Artikelstammdaten der Industrie zur Weiterverarbeitung im Baustoffhandel aufzubereiten. Dazu wurde 2001 ein Standard geschaffen, welcher in der „Heinze-Broschüre Artikel- stammdaten“ verbreitet wird und noch heute Grundlage für die Aufbereitung von Artikelstammdaten und die Bereitstellung an den Handel ist.²⁷

Zur Beschaffenheit von Artikelkurztext²⁸:

(Beschreibung des Artikels)

„Erlä uterung: Die Artikelkurzbeschreibung dient dazu, den Artikel mit seinen cha- rakteristischen Merkmalen eindeutig zu beschreiben. In der zentralen Artikel- stammdatenbank wird die Eindeutigkeit der Artikelkurzbeschreibung geprüft. Format: alphanumerisch, 3 x 35 Zeichen. Es wird empfohlen, nur 2 x 35 Zeichen zu füllen, da viele Warenwirtschaftssysteme nur 2 x 35 Zeichen verarbeiten können. Es wird empfohlen, Angaben zu Ma ßen, Volumen, Gewichten, die ggf. in Warenwirt- schaftssystemen für Berechnungen benötigt werden, in separaten Datenfeldern zuübermitteln (s. 2.6). Herstellerinterne Abkürzungen sind zu vermeiden. Die Pro- duktbezeichnung und der Markenname sind mit anzugeben.“

Beispiel:

Akustic TP 1 Trennwandplatte 1.250 x 625 x 50 mm

Wie in der Feld-Beschreibung des Artikelkurztextes nach dem Standard BMEcat, wird auch hier die Verwendung von Abkürzungen reglementiert. Bezieht sich der Standard von BMEcat auf sprechende Schlüssel, wie z. B. Farbschlüssel, wird hier generell die Verwendung selbst generierter Abkürzungen untersagt. Angaben zum Artikellangtext sind nicht vorhanden.

2.2 Verarbeitungsprinzipien für unterschiedliche Textsorten

Um zu betrachten, welche kommunikationswissenschaftlichen Grundlagen der Informationsaufnahme von Daten aus Artikelkurztext und Artikellangtext zugrunde liegen, unterscheide ich vorab zwei Anwendungsszenarien:

- Rezeption von Artikelstammdatensätzen bei gedruckten Dokumenten, wie ei- ner Rechnung oder einem Lieferschein, in einem nicht interaktiven Vorgang;
- Besonderheiten der Rezeption von Artikelstammdatensätzen bei der Suche eines Artikels im ERP Systems in einem interaktiven Vorgang.

Für diese Arbeit unterscheide ich die Textsorten:

- Artikelkurztext;
- Artikellangtext.

[...]

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¹ Vgl. Riemann, 2001, S. 172

² Vgl. Riemann, 2001, S. 6

³ Vgl. Price/Shanks, 2005, S. 88 - S. 102

⁴ Vgl. Hufschmid, 2006, S. 13

⁵ Vgl. Becker/Glaser/Winkelmann, 2008, S. 25

⁶ Vgl. Becker et al., 2007, S. 25

⁷ Vgl. Hirschheim/Klein/Lyytinen, 1998, S. 43

⁸ Vgl. Dahm, 2006, S. 113 - S. 114

⁹ entnommen bei Rahm/Do, 2000, S. 5

¹⁰ Vgl. Price/Shanks, 2005, S. 88 - S. 102

¹¹ Vgl. Fischer/Wiswede, 2002, S. 311

¹² Zur deutlichen Unterscheidung von „Code“ in der Informatik, verwendet die Norm DIN EN ISO 9241-12 die Schreibweise „Kode“, da sie hier in einem weiter gefassten kommunikationswissenschaftlichen Sinn verwendet wird

¹³ DIN EN ISO 9241-110, Absatz 7.1.1

¹⁴ DIN EN ISO 9241-110, Absatz 7.1.4

¹⁵ DIN EN ISO 9241-110, Absatz 7.2.2

¹⁶ Vgl. Böcher/Thiele, 2010, S. 58 - S. 59

¹⁷ VDI 4500 Blatt 3, Absatz 1.1

¹⁸ VDI 4500 Blatt 3, Absatz 5.1.1

¹⁹ Vgl. BMEcat 2005, S. 7

²⁰ Vgl. BMEcat 2005, S. 120

²¹ Vgl. BMEcat 2005, S. 120

²² Vgl.􀈱BMEcat􀈱2005,􀈱S.􀈱120

²³ http://www.etim.de/Was_ist_ETIM.58.0.html, abgefragt 01.11.2010

²⁴ Vgl. ETIM 4.0, S. 21

²⁵ Vgl. ETIM 4.0, S. 21

²⁶ Vgl. Klüver, 2009, S. 9

²⁷ Vgl. Artikelstammdaten und elektronisches Bestellwesen im Fachhandel der Bau- branche, S. 3

²⁸ Vgl. Artikelstammdaten und elektronisches Bestellwesen im Fachhandel der Bau- branche, S. 18