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Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Theoretische und Praktische Analyse des Wissensmanagements und die Potentiale für die öffentliche Verwaltung

Studienarbeit 2011 32 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Wissensmanagement
1.2 Begriffsbestimmung
1.3 Definitionsansätze - Wissensmanagement

2 Aufgaben, Organisation und Wirkung des Wissensmanagements in der öffentlichen Verwaltung
2.1 Einführung
2.2 Organisation des Wissensmanagements, Wissensmanagement-Konzepte
2.2.1 Die vier Formen der Wissensumwandlung nach Nonaka
2.2.2 Die sechs Bausteine des Wissensmanagements nach Probst, Raub und Romhardt
2.2.3 Die Prinzipien des Wissensmanagements nach Davenport
2.3 Aufgaben des Wissensmanagements in der öffentlichen Verwaltung
2.4 Wirkungen des Wissensmanagements, Einführungs-Strategien
2.5 Evaluation von Wissensmanagement-Projekten

3 Resümee

Quellenverzeichnis

1 Einleitung

1.1 Wissensmanagement

„Wissen ist Macht.“[1] Dieses bekannte Zitat von Frances Bacon (1561-1626)[2] scheint etwas plakativ, aber es betont eindringlich die Bedeutung von Wissen und in diesem Zusammenhang die Notwendigkeit des effektiven und effizienten Umgangs damit – dem Wissensmanagement. Die steigende Bedeutung des Wissensmanagements zu Beginn der 90er Jahre ist insbesondere auf die Arbeiten von Nonaka zurückzuführen, dessen Ansatz in der Literatur als wichtige Grundlage der Wissensmanagementforschung angesehen wird und demzufolge die Basis für eine Vielzahl neuer Wissensmanagement-Konzepte wie bspw. die Bausteine des Wissensmanagements nach Probst et al. und die Prinzipien des Wissensmanagements nach Davenport gebildet hat. Dabei wird insbesondere die Betrachtung von Wissen als Ressource als bahnbrechend angesehen.[3] Weitere wichtige Auslöser waren die Entwicklung der Informations- und Kommunikations-technologien (IuK), die den strukturellen Wandel von der Industrie- zur Informations- und Wissensgesellschaft sowie die Globalisierung vorantrieben.[4] Bechmann (2003) verweist in diesem Zusammenhang auf die zunehmende Komplexität des erforderlichen Rechts- bzw. Fachwissens in der Verwaltung, die neuen IuK-bestimmten Arbeitsweisen sowie die schnelle Ausweitung und Veränderung des im Verwaltungsalltag erforderlichen Wissens[5].
Zudem hatten auch die knappen öffentlichen Kassen sowie der gesellschaftliche Wertewandel und die veränderten Ansprüche an die Verwaltung weitgehende Auswirkungen auf den öffentlichen Sektor. Die Wirtschaftlichkeit, Innovationsfähigkeit und Kundenfreundlichkeit rückten in der Folge immer weiter in den Mittelpunkt des Verwaltungshandelns.

In der freien Wirtschaft wird Wissensmanagement in zahlreichen Unternehmen seit vielen Jahren erfolgreich umgesetzt. Zudem gibt es zahlreiche wissenschaftliche Forschungen auf diesem Gebiet (bspw. vom Fraunhofer Institut). In der öffentlichen Verwaltung wurde bzw. wird dieses Konzept demgegenüber erst in wenigen Behörden implementiert[6]. Daher soll das Ziel dieser Arbeit die Untersuchung des möglichen Nutzens des Wissensmanagements für die öffentliche Verwaltung sein. Im Focus stehen dabei die beiden Fragen: Welche Aufgaben und Wirkungen hat das Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland? Und inwiefern kann das Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung dazu beitragen, die vier strategischen Ziele des New Public Managements zu erreichen? Dazu erfolgt zunächst eine theoretische Einführung in das Thema Wissensmanagement inklusive der Darstellung von Konzepten, Aufgaben und Organisation sowie darauf aufbauend eine Erörterung der Wirkungen des Wissensmanagements in der Praxis. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die sechs Bausteine des Wissensmanagements nach Probst et al. und die Prinzipien des Wissensmanagements nach Davenport sowie die Einführungs- und Umsetzungs-Voraussetzungen für das Wissensmanagement in der Verwaltungspraxis gelegt. Abschließend wird im Fazit erörtert wie die Verwaltungsmodernisierung (langfristig) vom Wissensmanagement profitieren könnte.

1.2 Begriffsbestimmung

Nach Davenport /Prusak (1999) entsteht Wissen regelmäßig personengebunden in Prozessen, in denen Informationen mit bereits vorhandenen Erfahrungen, anderen Kenntnissen und weiteren Informationen verknüpft werden.[7] Die Grundlage für Informationen bilden nach Gehle (2001) kontextunabhängige Zeichen und sachverhaltsbeschreibende Daten. Diese hierarchischen Entwicklungsstufen von Zeichen, Daten, Informationen und schließlich Wissen sowie die jeweils verbunden Managementprozesse vom Datenmanagement über das Informationsmanagement zum Wissensmanagement veranschaulicht die folgende Abbildung .

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Hierarchie von Zeichen, Daten, Informationen und Wissen[8]

Wissen als konzeptualisierte Information wird nach Nonaka (1997) wie folgt unterteilt:

- Individuelles Wissen
- Kollektives Wissen
- Implizites Wissen
- Explizites Wissen[9]

Die Unterscheidung in implizites und explizites Wissen ist insbesondere bei der Wissensgenerierung, einem der vier Prozesse der Wissensumwandlung nach Nonaka (Sozialisation, Externalisierung, Internalisierung, Kombination) wesentlich.[10]

Das individuelle Wissen als personengebundenes Wissen wird in Abhängigkeit davon, wo es sich befindet, in implizites und explizites Wissen unterteilt. Ist es bildlich gesprochen in den Köpfen der Mitarbeiter in Form von Erfahrungen, Handlungen[11], Einstellungen, Überzeugungen etc. vorhanden, spricht man von implizitem Wissen. In den Organisationen der öffentlichen Verwaltung ist das vorhandene Wissen häufig nicht nur in Dokumenten, Datenbanken etc. enthalten, sondern auch eingebettet in organisatorischen Abläufen, Routinen, Praktiken, Normen und Erfahrungen und seien dies letztlich das Wissen bezüglich der Vorlieben des Vorgesetzten was die Wortwahl in Bescheiden angeht. Dieses implizite Wissen ist bspw. für neue MitarbeiterInnen erst mit der Zeit – durch Erfahrung – erlernbar. Beim Ausscheiden von erfahrenen Mitarbeitern geht dieses Wissen häufig verloren, weil es i.d.R. nicht dokumentiert ist bzw. nur schwer dokumentiert werden kann.
Das implizite Wissen kann man nur schwer zusammenhängend und verständlich erklären bzw. weitergeben - im Gegensatz zum expliziten Wissen, das außerhalb der Köpfe von Mitarbeitern existiert und damit für Dritte abrufbar in Büchern, Datenträgern, Datenbanken etc. festgehalten werden kann.
Daneben existiert das kollektive Wissen, das sowohl das gesammelte Wissen der Organisationsmitglieder als auch das organisationsspezifische Wissen in Form von Prinzipien, Verhaltensregeln, Umgangsformen etc. umfasst. [12]

Darauf aufbauend definiert Probst (1999) die organisationale Wissensbasis als Zusammenfassung von individuellem und kollektivem Wissen einer Organisation, welche auch die (informationstechnischen) Datenbestände und Informationen als Grundlage des individuellen und kollektiven Wissens beinhaltet.[13]

Das Wissensmanagement soll die Voraussetzungen für den effektiven und effizienten Umgang mit der organisationalen Wissensbasis schaffen.

Damit ist das Wissensmanagement vom Informationsmanagement und vom Innovationsmanagement abzugrenzen.

1.3 Definitionsansätze - Wissensmanagement

Eine eindeutige Definition des Wissensmanagements ist in der Literatur nicht vorhanden, vielmehr existiert eine Vielzahl von Definitionsansätzen. Die Gründe dafür liegen unter anderem darin, dass das Wissensmanagement sehr komplex ist und von zahlreichen Bereichen ausgehend vom Organisationsmanagement, über die Kommunikationspsychologie, die Informationstechnologie, die Betriebswirtschaftslehre und nicht zuletzt die Verwaltungswissenschaft beeinflusst wird, die das Wissensmanagement zum einen aus verschiedenen Perspektiven betrachten und zum anderen jeweils unterschiedliche Begriffsbestimmungen verwenden. [14] Nach Probst et al. bildet Wissensmanagement ganz allgemein „ein integriertes Interventionskonzept, das sich mit den Möglichkeiten zur Gestaltung der organisationalen Wissensbasis befasst.“[15]

Ähnlich formuliert Willke (1998) das Wissensmanagement als „Gesamtheit organisationaler Strategien zur Schaffung einer „intelligenten Organisation“ und hebt hervor, dass die „organisationale Wissensbasis entsteht, wenn eine Unternehmen [...] etc. als System lernt“[16]. Der Definitionsansatz von Finke hebt besonders die Notwendigkeit der Wissens-Fokussierung hervor: „Wissensmanagement zielt auf die Optimierung des Umgangs mit Wissen innerhalb und/oder zwischen Organisationen. Da Wissen im Gegensatz zu Informationen an Personen gebunden ist, ist die Steuerung und der systematische Transfer von Wissen im Unternehmen mit einem zu initiierenden Lernprozess aller Organisationsmitglieder zu verbinden. [...]Besondere Herausforderungen im Wissensmanagement stellen die Fokussierung auf das richtige Wissen dar, die Unterscheidung in relevante und irrelevante Wissensgebiete, die passende Lösungsauswahl und die partizipative Einführung sowie die Verbindung der Aktivitäten zu den Unternehmenszielen.“[17]

Das Bundesverwaltungsamt, eine der wenigen Bundesbehörden in Deutschland, die das Wissensmanagement (in Teilen) eingeführt haben, beschreibt das Wissensmanagement mit starkem technischem Bezug als Teil des E-Government-Konzeptes:
„Das Wissensmanagement stellt sicher, dass insbesondere internes Wissen einer Organisation, etwa technische Details, vergangene (Fehl-) Entscheidungen, „Best Practices“, Projekte oder Konstruktionen für eine zukünftige Nutzung explizit erschlossen und verfügbar gemacht wird. Dies beinhaltet auch Kontextinformationen und persönliche Erfahrungen. Da das Wissen einer Organisation sehr unstrukturiert und dynamisch ist, sollte gewährleistet werden, dass mit Rechnerhilfe sowohl interne und externe Daten- und Methodenbanken als auch menschliche Experten nachgewiesen werden.“[18]

Bei dieser Beschreibung ist anzumerken, dass das Bundesverwaltungsamt die technischen Aspekte des Wissensmanagements sehr stark fokussiert. Bei der erfolgreichen Umsetzung des Wissensmanagements ist die Implementierung und Nutzung von IuK-Technik jedoch nur ein Aspekt. Die beiden Dimensionen Mensch und Organisation muten ungleich wichtiger an, da ein Großteil des Wissens von den Mitarbeitern durch die Einbindung von Informationen in den jeweiligen Kontext entwickelt wird. Es ist also personengebunden und die Nutzung, Verteilung und Anwendung kann (u. a. mit technischer Unterstützung) hauptsächlich durch das Human Ressource Management im Sinne der Schaffung einer entsprechenden Organisationskultur sowie entsprechende organisatorische Methoden und Instrumente zum Umgang mit Wissen gefördert werden[19]. Eine gute Möglichkeit für Definitionsansätze des Wissensmanagements bietet die Annäherung mittels Beschreibung der Aufgaben und Ziele des Wissensmanagements. „Wissensmanagement schafft Strukturen, die die Generierung, Verbreitung, Bewahrung und Verwertung von Informationen und Wissen ermöglichen, mit dem Ziel der Sicherung der Wettbewerbs- und Lernfähigkeit durch eine Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit, Effizienz, Kompetenz und Innovationsfähigkeit. Das Wissensmanagement muss unter dieser Maßgabe sowohl individuelle als auch kollektive Lernprozesse unterstützen, die dann explizites und implizites Wissen entstehen lassen.“[20]

2 Aufgaben, Organisation und Wirkung des Wissensmanagements in der öffentlichen Verwaltung

2.1 Einführung

Die folgende Abbildung nach Bullinger et al. (1998) zeigt die drei Dimensionen Mensch, Organisation und Technik als Steuerungsbereiche des ganzheitlichen Wissensmanagements in Organisationen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 Dimensionen eines ganzheitlichen Wissensmanagements[21]

Alle drei Dimensionen beeinflussen das Wissensmanagement und sind daher bei der Implementierung des Wissensmanagements zu beachten. Das heißt ausgehend von der Technik-Dimension, dass bspw. entsprechende Datenbanken eingerichtet und die IuK-Technik für das Wissensmanagement genutzt werden sollten. Die Technik sollte jedoch nicht zu sehr in den Focus rücken, da Wissen hauptsächlich personengebunden ist.

2.2 Organisation des Wissensmanagements, Wissensmanagement-Konzepte

Die oben angeführten Definitionsansätze zeigen, dass das Wissensmanagement sehr komplex ist. Es hat Einfluss auf die Informations-, Koordinations- und Kommunikationsprozesse in Organisationen.[22] Das Referenzmodell des Fraunhofer IPK verdeutlicht ausgehend von den vier definierten Kernaktivitäten des Wissensmanagements:

- „Wissen erzeugen
- Wissen speichern
- Wissen verteilen
- Wissen anwenden“[23]

die hauptsächlich involvierten Organisationsbereiche.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3 Wissensmanagement Referenzmodell des Fraunhofer IPK[24]

Im Mittelpunkt dieses Modells stehen die Geschäftsprozesse einer Organisation, die erste Ebene, die mit der darauf aufbauenden zweiten Ebene mit den vier Kernaktivitäten einen geschlossenen Kreislauf bildet. Im äußeren Kreis sind sechs Organisationsbereiche abgebildet, die maßgeblichen Einfluss auf das Wissensmanagement haben – die Organisation, die Informationstechnik, die Führungssysteme, die Unternehmenskultur, das Personal und das Controlling.[25]

Das Bundesministerium für wirtschaftliche Entwicklung und Technik führt die organisationsinternen und –externen Bereiche mit Einfluss auf das Wissensmanagement

[...]


[1] Hasler Rumois, Ursula: Studienbuch Wissensmanagement, 2. Auflage, Zürich, 2010, S. 36.

[2] Ebenda, S. 36.

[3] Vgl. Dombrowski, Uwe/Kuper, Silvia, 2004
URL: http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2004/05_2004/wissenstransformation_ansaetze.shtml?
(Abruf: 31.3.2011).

[4] Vgl. North, K.: Wissensorientierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen. Gabler, Wiesbaden 1998, S. 15.

[5] Vgl. Bechmann, Arnim (Hrsg.): Verwaltungsmodernisierung durch Wissensmanagement, Barsinghausen, 2003, S. 15.

[6] Vgl. Gliederungspunkt 2.4. Daher richtet sich die Arbeit nicht an einer praktischen Erfahrung aus einer Behörde aus.

[7] Vgl. Davenport, Thomas/Prusak; Laurence: Wenn Ihr Unternehmen wüsste, was es alles weiß, Landsberg, 1999, S. 32.

[8] Gehle, Michael/ Mülder, Wilhelm: Wissensmanagement in der Praxis, Frechen, 2001, S. 19.

[9] Vgl. Nonaka, Ikujiro/Takeuchi,Hirotaka: Die Organisation des Wissens, Frankfurt a. Main, 1997, S. 8.

[10] Ebenda, S. 74ff.

[11] Wie bspw. Fahrrad fahren.

[12] Vgl. Gehle, Michael/ Mülder, Wilhelm: Wissensmanagement in der Praxis, Frechen, 2001, S. 20ff.

[13] Vgl. Probst, G.; Raub, St.; Romhardt, K.: Wissen Managen: Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 3. Auflage, Frankfurt/Main, 1999, S. 46.

[14] Ebenda, S. 45ff.

[15] Ebenda, S. 47.

[16] Willke, Helmut: Systemisches Wissensmanagement, Stuttgart, 1998, S. 39ff.

[17] Finke, Ina 2008 URL: http://www.brainguide.de/wissensmanagement-allgemein (Abruf: 21.03.2011).

[18] Informations- und Wissensmanagement im Bundesverwaltungsamt, INFO 1652, 2002.

[19] Vgl. Bullinger, H.-J.; Wörner, K.; Prieto, J.: Wissensmanagement – Modelle und Strategien für die Praxis. In: Bürgel, H.-D. (Hrsg.): Wissensmanagement: Schritte zum intelligenten Unternehmen, Berlin, 1998, S. 21ff.

[20] Lenk, Klaus/Wengelowski, Peter, 2002: URL www.fk2.uni-oldenburg.de/InstRW/vw/download/wm.pdf (Abruf 7.3.2011).

[21] Bullinger et al., 1998, S. 23.

[22] Vgl. BMWI (Hrsg.), 2007: Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen und öffentlicher Verwaltung, Wernigerode, S. 9 ff.

[23] Fraunhofer Institut (Prowis-Projekt), URL: http://shop.prowis.net/wmloesungsbox/kernaktivitaeteninfo (Abruf 21.3.2011).

[24] Orth, R.; Finke, I.; Voigt, S .: Wissen greifbar machen. Den Umgang mit Wissen beschreiben und bewerten (ProWis-Projekt) -. Aktuelle Studie des Fraunhofer IPK und Fraunhofer IFF, Berlin und Magdeburg 2008
URL: http://www.wissensmanagement.fraunhofer.de/publikationen (Abruf am 18.3.2011)

[25] Vgl. ebenda.

Details

Seiten
32
Jahr
2011
ISBN (eBook)
9783640949670
ISBN (Buch)
9783640949496
Dateigröße
4.1 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v174426
Institution / Hochschule
Universität Kassel – MPA
Note
3,0
Schlagworte
Wissensmanagement öffentliche Verwaltung Nonaka Probst Innovationen Kommunikation Barrieren Davenport Prinzipien des Wissensmanagements Wirkungen des Wissensmangaments
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