Gewerberechtliche, handelsrechtliche und steuerrechtliche Anmelde-, Aufzeichnungs- und andere Pflichten des Existenzgründers

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Anmeldepflichten
2.1 Gewerberechtliche Anmeldepflichten
2.2 Handelsrechtliche Anmeldepflichten
2.3 Steuerrechtliche Anmeldepflichten
2.4 Sonstige Anmeldepflichten

3 Aufzeichnungspflichten
3.1 Handelsrechtliche Aufzeichnungspflichten
3.2 Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten
3.3 Sonstige Aufzeichnungspflichten

4 Jede Menge Formalitäten: Handlungsempfehlungen
4.1 Handlungsempfehlungen zu den Anmeldepflichten
4.2 Handlungsempfehlungen zu den Aufzeichnungspflichten

5 Schlussbetrachtung

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Es ist keine Seltenheit, dass in Deutschland neue Unternehmen gegründet werden, mit dem Ziel, dass diese wachsen und jede Menge Profit abwerfen. Hintergründe für den Start-Up als Jungunternehmer können hierbei u.a. die Verwirklichung einer guten und einzigartigen Geschäftsidee sein, aber auch Not und Arbeitslosigkeit können als Be-weggründe für den Schritt in die Selbstständigkeit genannt werden oder eine minderbe-zahlte, wenig zufriedenstellende Arbeit als Angestellter in einem Unternehmen.¹

Der Wechsel von einer Tätigkeit als Angestellter hin zur Selbstständigkeit, ist ein sehr großer Schritt, welcher gut geplant und durchdacht werden muss und viele Veränderun-gen mit sich bringt. Es können viele Chancen offen stehen, aber es können auch große Schwierigkeiten und Hindernisse dem Existenzgründer in den Weg gelegt werden. Der große Vorteil der Selbstständigkeit besteht wohl darin, in vielen Aspekten unab-hängig zu sein und stetig auf eigenen Beinen wachsen zu können. Doch durch die aktu-elle angespannte Wirtschaftslage, welche beispielsweise durch Digitalisierung oder Globalisierung geprägt ist, scheitern viele Start-Ups bereits in der Anfangsphase. Eine gute Planung in der Gründungsphase hilft dabei, dass es nicht schon in den ersten Jahren zum Scheitern kommt. So ist vor der ausführlichen Planung erst einmal kritisch zu prüfen, ob die persönlichen Voraussetzungen an einen Existenzgründer erfüllt wer-den können. Zu diesen geforderten Eigenschaften zählen beispielsweise ein hohes Maß an Selbstmotivation und Selbstdisziplin, Verhandlungsgeschick sowie persönliche Sta-bilität.² Sind diese persönlichen Voraussetzungen vorhanden, ist die Planung zu vollzie-hen. Hier sind dann unzählige Fragen zu beantworten, wie beispielsweise die Existenz-gründung finanziert werden soll, welche Rechtsform das junge Unternehmen annehmen soll, welcher Standort bezogen wird oder welche und wie viele Angestellte beschäftigt werden sollen. Ein wichtiger Punkt sind in diesem Zug auch die Formalitäten, die bei der Gründung und in den ersten Jahren des Bestehens zu beachten sind. Diese Ausarbei-tung soll daher aufzeigen, welche rechtlich vorgeschriebenen Anmeldepflichten beste-hen und welche gesetzlichen Aufzeichnungspflichten beachtet und einzuhalten sind, damit es nicht zu Komplikationen kommt. Darüber hinaus werden Handlungsempfeh-lungen dem Existenzgründer geliefert, welche die Aspekte der Anmelde- und Aufzeich-nungspflichten erheblich erleichtern sollen.

2 Anmeldepflichten

2.1 Gewerberechtliche Anmeldepflichten

Ist eine Gewerbeaufnahme geplant, ist dieses nach § 14 GewO per Gewerbeanmeldung anzuzeigen. Zuständig für die Gewerbeanmeldung ist das jeweilig zuständige Gewerbe-amt, in dem das Gewerbe liegt bzw. liegen wird.³ Die Gewerbeanmeldung ist vor der Aufnahme des Betriebes zu erfolgen, spätestens unverzüglich nach der Aufnahme.⁴ Anzeigepflichtig sind ebenso die Verlegung des Gewerbes, welche durch die Gewerbe-ummeldung erklärt wird, die Änderung des Unternehmensgegenstandes sowie die Auf-gabe des Gewerbes, die durch die Gewerbeabmeldung bekundet wird.⁵

Vorerst ist aber zu klären, wann überhaupt von einem Gewerbe gesprochen wird, denn der § 14 GewO definiert diesen Begriff nicht.

Von einem Gewerbe ist die Rede, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

- es wird eine erlaubte wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt,
- es herrschen Gewinnerzielungsabsichten vor,
- die Tätigkeit ist auf Dauer angelegt und
- die Tätigkeit wird selbstständig ausgeübt.⁶

Sofern allerdings mindestens eines der folgenden Kriterien zutrifft, ist nicht mehr von einem Gewerbe zu sprechen:

- es wird eine freiberufliche Tätigkeit ausgeführt,
- es wird eine Urproduktion, wie z. B. eine Gärtnerei, eine Fischerei oder ein Landwirtschaftsbetrieb, ausgeführt und/oder
- das eigene Vermögen wird verwaltet (z. B. eines Mietshauses).⁷

Die Anmeldung erfolgt mittels eines Formblattes, welches bei dem zuständigen Amt ausgegeben wird oder im Internet zu finden ist. Mit der Gewerbeanmeldung erfolgt au-tomatisch auch eine Anmeldung im Handelsregister, bei dem Finanzamt, bei der Be- rufsgenossenschaft, bei der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskam- mer.⁸

Nach der erfolgreichen Anmeldung wird ein Gewerbeschein binnen 3 Tage nach Anzeige ausgestellt.

Erforderliche Unterlagen bei der Anmeldung sind ein gültiger Personalausweis oder ein Reisepass mit der aktuellen Meldebescheinigung. Zusätzlich ist bei Unternehmen in Gründung der beglaubigte Gesellschaftervertrag vorzulegen. Existenzgründer, die keine EU-Bürger sind, benötigen zudem noch eine Aufenthaltserlaubnis.⁹

Eine gesonderte Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbes wird für eine Vielzahl von Tä-tigkeiten benötigt. Die gesonderten erlaubnispflichtigen Gewerbe sind in den §§ 29 ff. GewO bzw. in den jeweiligen Spezialgesetzen ausgeführt. Zu den am zahlreichsten vor-kommenden zählen: Makler und Baubetreuer, Spielhallenbetreibende, Hotel und Gast-stätten, Bewachungsunternehmen, Tanzlokale und Discotheken sowie Tier- und Waf-fenhändler.¹⁰ Die jeweils benötigte zusätzliche Erlaubnis ist frühzeitig vor der Gewer-beaufnahme zu beantragen. Zuständig ist hier das jeweilige Gewerbeamt. Zu dem Formblatt sind dann zusätzlich ein Führungszeugnis sowie ein Auszug aus dem Gewer-bezentralregister vorzulegen. Beide Dokumente sind bei der zuständigen Meldebehörde, dem Einwohnermeldeamt, zu beantragen.¹¹

Für das in den §§ 55 ff. GewO geregelten Reisegewerbe, für welches auch gesonderte Vorschriften vorherrschen, wird eine Reisegewerbekarte als Sonderform der Erlaubnis vorgeschrieben. Diese ist stets mit sich zu führen und bei der zugehörigen Behörte bei Verlangen vorzulegen.¹²

2.2 Handelsrechtliche Anmeldepflichten

Der Existenzgründer, aber auch jeder andere, der am Geschäftsverkehr teilnimmt, hat bei der Vornahme von geschäftlichen Transaktionen ein Interesse daran, feststellen zu können, mit wem er es zu tun hat. Diesem Informationsbedürfnis dient das Handelsre-gister.¹³ Durch die Eintragung wird das Vertrauen der beteiligten Parteien gesteigert und die Kreditwürdigkeit erleichtert. Inhalt und Zweck des Handelsregisters, welches nach § 8 Abs. 1 HGB elektronisch geführt wird, sind in den §§ 8 bis 16 HGB geregelt.¹⁴

Jeder Kaufmann ist gemäß § 29 HGB verpflichtet, seine Firma und den Ort der Niederlassung im Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts eintragen zu lassen.¹⁵ Das gleiche gilt für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Unternehmergesellschaften. Die Anmeldung eine GmbH richtet sich nach § 7 GmbHG und erfolgt durch den oder die Geschäftsführer.

Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen:

Abteilung A ist zuständig für Fragen und Anträge für Einzelunternehmen (Kaufleute), offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaften. Die Abteilung B berät Kapitalgesellschaften (AG, GmbH/UG).¹⁶

Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt mittels eines Notars, welcher die Unterschriften der Einzelunternehmer oder der Gesellschafter beglaubigt. Anschließend sind die Dokumente die dem zuständigen Amtsgericht einzureichen.¹⁷

Bevor die Firma in das Handelsgericht eingetragen wird, sind die formellen Vorausset-zungen durch das Amtsgericht zu prüfen. Zusätzlich wird auch eine gutachterliche Stellungsnahme von der zuständigen Industrie- und Handelskammer eingeholt, in dem geprüft wird, ob der gewünschte Firmenname zulässig ist, ob der Unternehmensgegen-stand zutreffend beschrieben ist und ob die Bewertung der Sacheinlagen richtig erfolg-te.¹⁸

2.3 Steuerrechtliche Anmeldepflichten

Für die steuerlichen Aspekte ist das jeweilige Finanzamt tätig.¹⁹ Nach § 138 Abs. 1 AO unterrichtet die Gemeinde das Finanzamt über die Einrichtung eines neuen Gewerbebe-triebes. Das Finanzamt meldet sich kurzer Zeit nach der Gewerbeanmeldung bei dem Existenzgründer, in der Form, dass es einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu-sendet. Hier gibt es je nach Rechtsform des Unternehmens ein entsprechendes Formu-lar. Die Fragebögen sind innerhalb eines Monats zurückzuschicken.²⁰ In dem Fragebo-gen sind zahlreiche, wahrheitsgemäße Angaben zum Unternehmer und zum Unterneh-men zu tätigen, wie die Rechtsform der Unternehmung, der geschätzte Gewinn, das Eröffnungsdatum oder der Umsatz des Betriebes. Die Angaben zu künftigen Gewinnen und Umsätzen sind vor allem aus den Berechnungen im Business Plan zu entnehmen. Persönliche Daten, wie das Einkommen des Ehegatten - sofern verheiratet - werden ebenso in dem Fragebogen abgefragt.²¹ Ziel ist die Offenlegung der Steuerpflicht mit Fokus auf die Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuer. Nachdem der Fragebogen ausgefüllt bei dem Finanzamt vorliegt, erhält der Existenzgründer eine Steuernummer, welche für alle Steuerarten gültig ist.²²

2.4 Sonstige Anmeldepflichten

Neben der Gewerbeanmeldung, der Eintragung in das Handelsregister und der Steuer-anmeldung sind weitere Pflichten bezüglich der Anmeldung zu beachten. Hierunter fal-len:

- die Anmeldung zur Agentur für Arbeit,
- die Anmeldung zu Kammern und ggf. zu Innungen und Verbänden sowie
- die Anmeldung bei dem Sozialversicherungsträger.²³

Sollen zukünftig Angestellte eingesetzt werden, ist der Kontakt zu der Agentur für Ar-beit unabdingbar. Hier zu ist eine nach § 28a Abs. 3 Ziffer 6 SGB IV achtstellige Be-triebsnummer notwendig. Diese wird auf Antrag zugeteilt und bleibt im Laufe der Zeit unverändert. Für die Beantragung herrschen keine Formvorschriften vor, jedoch ist die schriftliche Beantragung der Betriebsnummer die sicherste Alternative.

[...]

¹ Vgl. Eder 2006, S. 16 f.

² Vgl. Eder 2006, S. 24

³ Vgl. Kirschbaum/Naujoks 2004, S. 232

⁴ Vgl. Volkmann/Tokarski 2007, S. 186

⁵ Vgl. Plümer 2006, S. 57

⁶ Vgl. Wien 2009, S. 17

⁷ Vgl. Wien 2009, S. 17

⁸ Vgl. Plümer 2006, S. 57

⁹ Vgl. Bleiber 2009, S. 249

¹⁰ Vgl. Hebig 2004, S. 83 f.

¹¹ Vgl. Kirschbaum/Naujoks 2004, S. 232 - 236

¹² Vgl. DIHK 2009, S. 59 f.

¹³ Vgl. Wien 2009, S. 26

¹⁴ Vgl. Kirschbaum/Naujoks 2004, S. 238

¹⁵ Vgl. Kirschbaum/Naujoks 2004, S. 237

¹⁶ Vgl. Christ 2007, S. 18

¹⁷ Vgl. Flore/Traut 2009, S. 33

¹⁸ Vgl. Christ 2007, S. 36 f.

¹⁹ Vgl. Plümer 2006, S. 56

²⁰ Vgl. Kirschbaum/Naujoks 2004, S. 250

²¹ Vgl. Wien 2009, S. 103

²² Vgl. Hebig 2004, S. 86 f.

²³ Vgl. DIHK 2009, S. 60